Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo acquisti e pagamenti

Introduzione Contabilit Revisione Il processo in dettaglio

Definizioni Il Ciclo Acquisti Il ciclo acquisti caratterizzato da tutte quelle attivit relative allacquisizione di beni e servizi e al correlato pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.

Definizioni Loperazione di acquisto Unoperazione di acquisto generalmente inizia con la formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra allufficio acquisti. Questultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore selezionato. Allorch i beni siano ricevuti o i servizi siano resi, lazienda rileva il costo e la correlata passivit nei confronti del fornitore. Infine, lazienda paga il fornitore.

Definizioni Debiti Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passivit CERTE e DETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debiti rappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinato ad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempo o sorge al verificarsi di un evento specifico. Alcuni esempi possono essere : a) acquisizione di beni e servizi; b) ottenimento di finanziamenti; c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti); d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.

Principi contabili di riferimento Principio contabile n. 19 I fondi per rischi ed oneri. Il trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Le passivit. Principio contabile n. 26 Operazioni e partite in moneta estera

Costi e Debiti Costo Nella determinazione del reddito il termine costo riferito allacquisto dei fattori produttivi.Debiti Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una data prestabilita. CNDCeR - P.C. n.19 modificato dallOIC

D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER CIASCUNA VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE LESERCIZIO SUCCESSIVO 1) obbligazioni 2) obbligazioni convertibili 3) debiti verso soci per finanziamenti 4) debiti verso banche 5) debiti verso altri finanziatori 6) acconti 7) debiti verso fornitori 8) debiti rappresentati da titoli di credito 9) debiti verso imprese controllate 10) debiti verso imprese collegate 11) debiti verso controllanti 12) debiti tributari 13) debiti verso istituti di previdenza di sicurezza sociale 14) altri debiti D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER CIASCUNA VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE LESERCIZIO SUCCESSIVO 1) obbligazioni 2) obbligazioni convertibili 3) debiti verso soci per finanziamenti 4) debiti verso banche 5) debiti verso altri finanziatori 6) acconti 7) debiti verso fornitori 8) debiti rappresentati da titoli di credito 9) debiti verso imprese controllate 10) debiti verso imprese collegate 11) debiti verso controllanti 12) debiti tributari 13) debiti verso istituti di previdenza di sicurezza sociale 14) altri debiti B) COSTI PRODUZIONE 6) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 7) per servizi 8) per godimento di beni di terzi 9) per il personale B) COSTI PRODUZIONE 6) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 7) per servizi 8) per godimento di beni di terzi 9) per il personale S. P. Conti di Bilancio C.E.

D) DEBITI 4. Debiti verso banche 5. Debiti verso altri finanziatori 7. Debiti verso fornitori D) DEBITI 4. Debiti verso banche 5. Debiti verso altri finanziatori 7. Debiti verso fornitori Conti di Bilancio vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge lobbligazione dellimpresa verso la controparte. c/mutui non garantiti c/ mutui ipotecari per anticipazioni c/anticipazioni estere c/corr. ordinario c/ricevute bancarie allincasso c/valori allincasso vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge lobbligazione dellimpresa verso la controparte. c/mutui non garantiti c/ mutui ipotecari per anticipazioni c/anticipazioni estere c/corr. ordinario c/ricevute bancarie allincasso c/valori allincasso v/ Societ finanziarie v/ Soci c/finanziamento v/ Terzi c/finanziamento v/ Societ finanziarie v/ Soci c/finanziamento v/ Terzi c/finanziamento Devono essere registrati al netto dei soli sconti commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti fra i proventi finanziari nel momento del pagamento Devono essere registrati al netto dei soli sconti commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti fra i proventi finanziari nel momento del pagamento

D) DEBITI 12. Debiti tributari 14. Altri debiti D) DEBITI 12. Debiti tributari 14. Altri debiti Conti di Bilancio per imposte correnti per ritenute alla fonte per IVA per rateizzazione imposte per condoni per accertamenti tributari definitivi per imposte correnti per ritenute alla fonte per IVA per rateizzazione imposte per condoni per accertamenti tributari definitivi Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i costi del personale) Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i costi del personale)

B) COSTI DELLA PRODUZIONE 1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 2) Per servizi 3) Per godimento di beni di terzi B) COSTI DELLA PRODUZIONE 1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 2) Per servizi 3) Per godimento di beni di terzi Conti di Bilancio Il costo dacquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati. Il costo dacquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati. Locazione di beni mobili (leasing operativo) 1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto (se rilevanti da ammortizzare) 2) Stipula del contratto: Conti dordine 3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base della durata del contratto 4) Pagamento dei canoni: Canone leasing IVA a credito Banca c/c Locazione di beni mobili (leasing operativo) 1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto (se rilevanti da ammortizzare) 2) Stipula del contratto: Conti dordine 3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base della durata del contratto 4) Pagamento dei canoni: Canone leasing IVA a credito Banca c/c Si registrano quando passa la propriet degli stessi (generalmente con la consegna da parte del fornitore) Si registrano quando passa la propriet degli stessi (generalmente con la consegna da parte del fornitore)

B) COSTI DELLA PRODUZIONE 4) Per il personale 9) Oneri diversi di gestione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 4) Per il personale 9) Oneri diversi di gestione Conti di Bilancio 1. salari e stipendi salari e stipendi 2. oneri sociali oneri sociali 3. trattamento di fine rapporto trattamento di fine rapporto 4. trattamento di quiescenza e simili trattamento di quiescenza e simili 5. altri costi altri costi 1. salari e stipendi salari e stipendi 2. oneri sociali oneri sociali 3. trattamento di fine rapporto trattamento di fine rapporto 4. trattamento di quiescenza e simili trattamento di quiescenza e simili 5. altri costi altri costi Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dellesercizio Perdite su crediti non coperte da specifico fondo Contributi ad associazioni sindacali e di categoria Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinaria Omaggi Oneri di utilit sociale Liberalit Abbonamenti Sopravvenienze e insussistenze passive Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dellesercizio Perdite su crediti non coperte da specifico fondo Contributi ad associazioni sindacali e di categoria Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinaria Omaggi Oneri di utilit sociale Liberalit Abbonamenti Sopravvenienze e insussistenze passive

Criteri di contabilizzazione In corso desercizio: Tutte le fatture ricevute nellesercizio e relative ad acquisti e/o a prestazioni ricevuti nellesercizio. Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestante lobbligazione (ad es. contratto di mutuo). A fine esercizio (scritture dassestamento): Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altre tipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e non godute) maturati, ma per i quali non ancora stato emesso il documento finale. Vedi Ratei e risconti attivi e passivi

Criteri di classificazione Per natura del debito commerciale finanziaria diversa Per natura del debito commerciale finanziaria diversa Per natura del creditore fornitori societ del Gruppo istituti previdenziali Erario altri Per natura del creditore fornitori societ del Gruppo istituti previdenziali Erario altri Per scadenza del debito breve media lunga Per scadenza del debito breve media lunga Per vincolo di garanzia del debito senza garanzie assistiti da garanzie (reali o personali di terzi) Per vincolo di garanzia del debito senza garanzie assistiti da garanzie (reali o personali di terzi) Per grado di certezza del debito certi e determinati certi e determinabili sulla base di stima Per grado di certezza del debito certi e determinati certi e determinabili sulla base di stima

Rischi di revisione Principali rischi di revisione: Mancata rilevazione delle passivit certe sorte a fronte di obbligazioni esistenti Errato cut-off degli acquisti Non corretta rilevazione dei costi Inesistenza delle passivit

COMPLETENESS (C) ACCURACY (A) VALUATION (V) PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D) EXISTENCE (E) RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO) La registrazione dei miei acquisti individuali e dei debiti verso fornitori accurata? (A, E) Tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori sono stati correttamente inseriti e classificati nel bilancio ? (P&D) Sono stati registrati tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori? (C) Ho totalizzato correttamente i miei acquisti e i debiti verso fornitori? (C,E,V) Gli acquisti e i debiti verso fornitori esistono realmente? (C,E,RO) CUT-OFF (CO) Sono state escluse le transazioni effettuate dopo la chiusura del bilancio? (CO) Sono state incluse nel bilancio le transazioni effettuate prima della chiusura? (CO) $$$ La societ tenuta pagare tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori alla chiusura dellesercizio? (RO,V) Ci sono acquisti e debiti verso verso societ consociate? (P&D) Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map

Il processo acquisti e pagamenti Acquisti (P&P) Ricavi R&R Magazzino Paghe e personale Immobilizzazioni Materiali Contabilit Generale (GL) Bilancio Preparazione Bilancio fine anno Transazioni finanziarie significative Processi di Business

Il processo acquisti e pagamenti Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave allinterno del ciclo ruoli chiave e responsabilit esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli del ciclo impatto del ciclo sul bilancio di esercizio

Il processo acquisti e pagamenti Process Overview Fatturazione Pagamento Ricevimento Ordine

Il processo acquisti e pagamenti Esercizio Rischi Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati al processo acquisti e pagamenti

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Pagamento Ricevimento Ordine

Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una necessit di business Valutazione della necessit di business Ordine dei beni/servizi Monitoraggio

Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una necessit di Business I dipendenti inoltrano una richiesta per: Servizi Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino) Materiali di consumo Immobilizzazioni

Processo acquisti e pagamenti Ordine Valutazione della necessit di business La richiesta rivista Approvazione per confermare che la richiesta una valida necessit del business Ottenimento proposte Selezione del fornitore preferito

Processo acquisti e pagamenti Ordine Ordine di beni/servizi Creazione dellordine di acquisto Approvazione Invio dellordine di acquisto al fornitore Accettazione da parte del fornitore Acquisti centralizzati vs. decentralizzati

Processo acquisti e pagamenti Ordine Monitoraggio Monitoraggio delle consegne attese Monitoraggio degli ordini non evasi

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi di Financial reporting La creazione di richieste di acquisto errate o inappropriate porta a spese non valide. Gli ordini non rilevati a sistema possono generare mancate contabilizzazioni di costo/debito.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Gli acquisti non sono effettuati puntualmente, traducendosi nellincapacit di far fronte alle esigenze del cliente o del business. Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business. Le alternative a basso costo non sono considerate. Benefici derivanti da economie di scala e da sconti di acquisto non sono considerati. Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un numero limitato di fornitori.

Processo acquisti e pagamenti Allineamento degli obiettivi di controllo Rischi Esempio di Obiettivo di controllo La creazione di richieste di acquisto errate o inappropriate porta a spese non valide. Ordini di acquisto validi sono imputati per essere processati completamente e accuratamente. Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business. Gli ordini di acquisto sono immessi nel sistema accuratamente ed una volta sola. Potenziali mancate consegne a fronte di ordini di acquisto portano a perdite non individuabili. Ordini di acquisto non evasi da lungo tempo sono investigati e risolti.

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento beni Ricevimento Servizi

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento beni Il fornitore consegna i beni Riconoscimento ricevimento beni Controllo consegna Accettazione o rifiuto dei beni I beni rispecchiano lordine di acquisto I beni rifiutati sono resi

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento servizi Il fornitore presta il servizio Confronto del servizio prestato con le aspettative o con lordine di acquisto

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Potenziali entrate di merce non registrate a fronte di ordini di acquisto portano alla mancata rilevazione di debiti Le merci ricevute non sono correttamente inserite nel sistema, quindi la rappresentazione del valore di magazzino inaccurata. I servizi prestati dai fornitori non sono accuratamente riconosciuti, quindi le passivit non sono correttamente calcolate.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Le esigenze operative e di business non sono soddisfatte a causa di acquisti non realizzati. La qualit dei beni ricevuti non in linea con le aspettative di business. Le consegne non sono processate puntualmente, conducendo quindi a ritardi nella produzione.

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento e gestione della fattura Verifica della fattura

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento e gestione delle fatture I fornitori inviano le fatture Le fatture vengono processate dal sistema Le fatture vengono immesse in batch o individualmente Categorie di fatture (Non PO vs. PO)

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica delle fatture Fatture PO 3-way matching Ordine,Bolla, Fattura 2-way matching Ordine, Fattura Approvazione della fattura Tolleranze Fatture sospese

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica fatture Non PO Registrazione fattura Approvazione fattura Fattura processata dal sistema Revisione delle fatture

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione - Esercizio Ponetevi nei panni di un addetto fornitori allinterno di un dipartimento contabile, come vi comportereste nelle seguenti situazioni? 1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto 2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto 3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma lammontare della fattura del 20% maggiore rispetto al prezzo indicato nellordine di acquisto.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Le fatture gestite manualmente sono processate anche se non riflettono reali necessit di business e non sono autorizzate, quindi si verificano delle spese non appropriate. Le fatture doppie possono avere come conseguenza pagamenti verso i fornitori inappropriati e in eccesso. Le fatture sono processate a fronte di beni e servizi non ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendo come conseguenza pagamenti inappropriati.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Eccessivo numero di fatture processate dallo staff addetto. Eccessivo numero di fatture manuali. Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano gli ordini di acquisto.

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione delle transazioni di pagamento Selezione delle transazioni per il pagamento Scrittura dei pagamenti Monitoraggio

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione delle transazioni di pagamento Generazione automatica di gruppi/registri di pagamento Non richiesta unapprovazione esplicita se esiste un severo controllo sullapprovazione degli ordini ed il matching (lapprovazione implicita) Controlli autorizzativi severi sono richiesti su pagamenti manuali/non-PO

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Selezione delle transazioni per il pagamento Creazione di gruppi/registri di pagamento Selezione automatica in base alle condizioni di pagamento Selezione manuale / pagamenti sospesi Revisione dei gruppi/registri di pagamento Una volta selezionato il pagamento, questo non pu essere nuovamente selezionato

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Scrittura dei pagamenti Basata sui gruppi/registri di pagamento Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia) Tramite bonifico bancario Home Banking / Internet banking Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal master file Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Monitoraggio Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti Revisione dei pagamenti doppi Conti fornitori /Riconciliazione creditori

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/o per fatture o importi errati. Pagamenti fraudolenti dovuti allaccesso non ristretto ad assegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni. Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici di trasferimento fondi.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i fornitori portano a costi eccessivi. Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato pagamento dei fornitori. Processi di approvazione dei pagamenti troppo complessi dovuti al mancato sfruttamento della funzionalit del sistema.

Processo acquisti e pagamenti Process Overview Adjustments & Ledger Maintenance Manutenzione Dati Fissi

Processo acquisti e pagamenti Adjustments and ledger maintenance Rettifiche monetarie Rettifiche non monetarie Aggiornamento dei conti Monitoraggio Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale delle fatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sul valore delle fatture) Laggiornamento dei conti pu avvenire on-line o per batch Come parte dellaggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziario sia applicato un corretto cut-off

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi (Standing Data Maintenance) Inserimento di un nuovo fornitore Manutenzione anagrafica fornitori Altra manutenzione ai dati fissi

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi (Standing Data Maintenance) Inserimento di un nuovo fornitore Necessit di beni/servizi per il business Fornitori esistenti non sono in grado di soddisfare la necessit Processo di selezione dei fornitori Approvazione del nuovo fornitore Inserimento del fornitore nel sistema

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi (Standing Data Maintenance) Manutenzione Fornitore Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es. coordinate bancarie, indirizzo o termini di pagamento) Nuove informazioni ricevute dal fornitore Approvazione e verifica delle variazioni Sospensione del fornitore

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi (Standing Data Maintenance) Altra manutenzione ai dati fissi Listini prezzi Cataloghi Prodotti / Articoli

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks La societ sta effettuando acquisti da fornitori non validi o inappropriati. I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamenti sono effettuati nei loro confronti.

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi I criteri di selezione dei fornitori non sono appropriatamente definiti. Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato di fornitori. Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienze nella gestione degli ordini. Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori, rinunciando a potenziali risparmi.

Processo acquisti e pagamenti Ruoli e responsabilit Fatturazione Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Manutenzione Dati Fissi Ricevimento Ordine Acquisti / Procurement Magazzino Addetto alle fatture Contabilit fornitori Senior Finance Management Acquisti / Procurement

Processo acquisti e pagamenti diagramma di flusso - collegamento ai conti Financial Statements ERP system Payments ERP system Invoicing ERP system Purchase Order ERP system Master data (Inventory & Supplier) ERP system Cash (BS) Accounts Payable (BS) Accrual (BS) Inventory Cycle Inventory (BS) Receiving ERP system Master data (Inventory & Supplier) ERP system DR CR

Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzione di bilancio TransazioniSaldi Finali AcquistiPagamentiDebiti Existence/ Occurrence (E/O) Gli acquisti di periodo contabilizzati si riferiscono a beni o a servizi effettivamente ricevuti I pagamenti di periodo contabilizzati si riferiscono a risorse monetarie effettivamente uscite I debiti esposti in bilancio derivano da beni o servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le rettifiche effettivamente avvenuti sono rilevati in diminuzione dei debiti esposti in bilancio. Cut-off (CO)Gli acquisti sono contabilizzati nel periodo di competenza I pagamenti sono contabilizzati nel periodo di competenza I debiti esposti in bilancio derivano da operazioni rilevate, per competenza, entro la data di riferimento del bilancio Tutti i beni ed i servizi ricevuti effettuate sono contabilizzate nel periodo di competenza Tutte le risorse monetarie effettivamente uscite sono contabilizzate nel periodo di competenza Tutte le operazioni avvenute, per competenza, entro la data di riferimento di bilancio, da cui derivano variazioni dei debiti verso fornitori, sono correttamente rilevate Completeness ( C) Tutti i beni e servizi ricevuti sono contabilizzati senza duplicati Tutte le risorse monetarie effettivamente uscite sono contabilizzate senza duplicati Tutti gli acquisti di beni e servizi che originano debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I debiti esposti in bilancio sono diminuiti per effetto di pagamenti e rettifiche effettivamente avvenuti Rights & Obbligations (RO) Gli acquisti contabilizzati determinano obbligazioni di pagamento giuridicamente valide nei confronti dei fornitori I pagamenti contabilizzati rappresentano obbligazioni di pagamento estinte, giuridicamente valide nei confronti dei fornitori I debiti esposti in bilancio rappresentano obbligazioni di pagamento giuridicamente valide nei confronti dei fornitori. Accuracy (A)Gli ammontari degli acquisti di beni o servizi ricevuti sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti Gli ammontari delle risorse monetarie uscite sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti Gli ammontari delle operazioni da cui derivano i debiti esposti in bilancio sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti

Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzioni di bilancio TransazioniSaldi Finali AcquistiPagamentiDebiti Valuation (V)Gli acquisti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate I pagamenti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate I debiti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate I debiti sono stati valutati in conformit ai principi contabili statuiti, tenendo conto dei fattori che possono influire sul loro valore. E' rispettato il criterio di uniformit dei principi contabili, salvo deroghe ammissibili e giustificate Presentation & Disclosure (PD) La rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di acquisto La rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di pagamento La rappresentazione in bilancio adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sui debiti verso fornitori Gli acquisti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I pagamenti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I debiti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/OCA COCO PDPD RORO VCAVR 1.1 Ricevute di Acquisto Possono essere inoltrate richieste di Acquisto non autorizzate Sono formalizzate, utilizzate e opportunamente aggiornate delle procedure interne di autorizzazione delle Rda Verificare la presenza e l'utilizzo delle procedure di autorizzazione 1.2 Emissione dell'ordine di Acquisto Possono essere effettuati acquisti non autorizzati Gli ordini di acquisto sono processati solo su Rda opportunamente autorizzate Verifica degli ordini di acquisto per verificare la presenza di Rda approvate 1.3 Ricevimen to beni Possono essere ricevuti beni non ordinati Presenza di un Ordine di Acquisto approvato per ogni bene ricevuto Verifica dei documenti di ricevimento per abbinarli con i relativi ordini di acquisto Il responsabile di magazzino potrebbe negare di aver ricevuto la merce affidatagli in custodia Ogni passaggio dal ricevimento merce al magazzino registrato da una ricevuta firmata Verifica delle ricevute firmate

Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 1.4 Custodia dei Beni Il responsabile di magazzino potrebbe negare di aver ricevuto la merce affidatagli in custodia Ogni passaggio dal ricevimento merce al magazzino registrato da una ricevuta firmata Verifica delle ricevute firmate 1.5 Approvazione fattura Possono essere registrate fatture per beni non ricevuti Abbinamento delle fatture con i relativi documenti di ricevimento Esame della documentazione a supporto delle fatture di acquisto 1.6 Registrazione Contabile Le fatture possono essere registrate in maniera scorretta o non registrate Sono svolti esami indipendenti delle registrazioni contabili Esame dell'evidenza dell'esame indipendente E' svolta una review periodica dei documenti di supporto alla registrazione contabile Osservazione delle procedure di test e conformit svolte periodicamente Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti

Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR Le fatture possono essere registrate in maniera scorretta o non registrate Verifica sulla accuratezza matematica della fattura di acquisto Ricalcolo della accuratezza matematica delle fatture di acquisto 1.6 Registrazi one Contabile Verifica di concordanza tra ordine di acquisto, documento di ricevimento e fattura di acquisto con riguardo a descrizione, quantit, prezzo e spese accessorie Controllo incrociato delle informazioni contenute in un campione di documenti in merito a descrizione, quantit, prezzo e spese accessorie Acquisto registrato a fronte di beni non ordinati o non ricevuti Separazione delle mansioniOsservazione e valutazione della adeguatezza della separazione dei compiti Impedimento della registrazione dell'acquisto in mancanza di Ordine approvato e di documento di ricevimento della merce (e di fattura) Verifica su un campione di registrazioni per accertare la presenza di ordini di acquisto approvati e dei relativi documenti di ricevimento (e fatture) Gli ordini di Acquisto e i documenti di ricevimento sono numerati sequenzialmente e le fatture di acquisto sono protocollate Revisione e verifica delle procedure per l'adozione della sequenza numerica e della protocollazione. Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti

Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR Acquisto effettuato ma non registrato Abbinamento delle fatture dei documenti di ricevimento alle fatture di acquisto e registrazione di queste ultime in contabilit Abbinamento di un campione di documenti di ricevimento alle rispettive fatture di acquisto; abbinamento di un campione di fatture di acquisto alle registrazioni contabili 1.6 Registrazi one Contabile Riconciliazione tra le fatture di acquisto e le registrazioni in contabilit fornitori Test su un campione di riconciliazioni periodiche (per verificare il numero delle operazioni e il valore delle operazioni) Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti

Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR Operazioni di acquisto contabilizzate in un periodo sbagliato Inoltro dei documenti alla contabiit fornitori su base giornaliera Confronto tra le date delle fatture e quelle di trasmissione alla contabilit fornitori 1.6 Registrazio ne Contabile Tempestiva registrazione degli acquisti dopo il ricevimento della documentazione (fattura) Confronto tra le date dei documenti di acquisto (fatture) e le date della loro registrazione in contabilit Operazioni di acquisto non correttamente classificate La Societ effettua delle verifiche sulla adeguatezza del piano dei conti Revisione della contabilit generale per verificare la ragionevolezza dei conti utilizzati E' prevista una approvazione indipendente dei conti movimentati per la registrazione degli acquisti Esame di un campione di registrazioni per verificare l'approvazione indipendente e l'adeguatezza della classificazione Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti

Fasi Attivit Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 2.1 Disposizione dei Pagamenti Possono essere effettuati pagamenti non autorizzati I responsabili dei pagamenti effettuano un esame preventivo della documentazione di supporto al pagamento Verifica che i responsabili dei pagamenti effettuino un esame preliminare della documentazione di supporto Una fattura pu essere pagata due volte Annullamento delle fatture pagate e della relativa documentazione di supporto con l'apposizione del timbro 'pagato' Verifica del timbro 'pagato' sulle fatture pagate. Utilizzo esclusivo dei documenti in originale Esame della documentazione di supporto per verificare che sia in originale Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti

Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 2.2 Registrazion e Pagamenti Mancata registrazione dei pagamenti Utilizzo di mezzi di pagamento pre- numerati Esame dell'uso di strumenti di pagamento pre- numerati Errore nella registrazione dei pagamenti E' svolto periodicamente un confronto indipendente delle registrazioni contabili con i documenti di pagamento Osservazione delle evidenze del confronto indipendente E' effettuata periodicamente una riconciliazione bancaria indipendente Esame delle riconciliazioni bancarie Riconciliazione e controllo indipendente degli estratti conto fornitori con le registrazioni nei partitari Verifica della riconciliazione e della verifica indipendente Riconciliazione mensile o settimanale e controllo indipendente degli estratti conto bancari Verifica della riconciliazione bancaria e del controllo indipendente Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti

Fasi Attivit RischioPunti di controllo necessariTest dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 2.2 Registrazi one Pagamenti Ritardo nella registrazione dei pagamenti E' svolta periodicamente una analisi indipendente dei tempi che intercorrono tra le date di registrazione dei pagamenti e le date indicate sui documenti di pagamento Verifica delle esame indipendente Pagamento effettuato ma non registrato Riconciliazione giornaliera dei pagamenti con le rilevazioni nei partitari Revisione delle riconciliazioni giornaliere dei pagamenti con le rilevazioni nei partitari Pagamenti registrati in un periodo errato Riconciliazione giornaliera dei pagamenti effettuati con le registrazioni nella prima nota cassa e nei partitari Verifica delle riconciiazioni giornaliere Errata totalizzazione dei pagamenti a libro cassa, a libro giornale e nelle ulteriori evidenze di supporto (scadenzario) Riconciliazioni del libro cassa, delle registrazioni in contabilit generale e delle ulteriori evidenze a supporto Revisione della concordanza tra i totali delle varie fonti informative Segregati on of duties- Non assicurata un adeguata segregazione dei ruoli E' previsto un sistema di accessi al sistema controllato (ad esempio sono controllati e separati gli accessi al sistema relativamente a : Oda, Rda, Pagamenti, custodia dei beni e servizi..) Verificare che siano previsti dei blocchi autorizzativi automatici/manuali Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti

Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti e pagamenti Flow chart livello 1: Flow chart livello 2: Flow chart livello 3:

Separazione dei compiti (Segregation of Duties) Conflitti di alto livello

Separazione dei compiti (Segregation of duties) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Acquisti 1. Separazione tra le attivit di movimentazione e custodia dei beni e le attivit di rilevazione contabile della movimentazione e custodia dei beni medesimi Funzione Acquisti versus Reparto Operativo che emette la Richiesta di Acquisto (RdA) Funzione Acquisti versus Magazzino Ricevimento merci Registrazione della fattura passiva versus Funzione Contabilit Fornitori 2. Separazione tra l'attivit di rilevazione contabile e le responsabilit operative di gestione Contabilit Fornitori versus Tesoreria Contabilit Fornitori versus Contabilit Pagamenti Contabilit Fornitori versus Contabilit Generale

Aspetti legati alle frodi Pagamenti non autorizzati Beneficiari fraudolenti Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronico di fondi Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione del management Accesso alla cassa Collusione tra ufficio acquisti e fornitori Assegnazione di contratti di fornitura

Domande?

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Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo acquisti e pagamenti