Sisteme informatice în managementul resurselor umane

__________________________________________________________ Titular: prof. univ. dr. Ioan RADU

Program de master: Managementul resurselor umane

Facultatea de Management, A.S.E. 2005

2

Academia de Studii Economice Bucureşti Facultatea de Management Master: Managementul resurselor umane Titular: prof. univ. dr. Ioan Radu Anul: I Semestrul: 1 Autori material: prof. univ. dr. Ioan Radu (coordonator) prof. univ. dr. Dorian Vlădeanu conf. univ. dr. Minodora Ursăcescu asist. univ. drd. Mihai Cioc prep. univ. Sorin Burlacu dr. ing. Florin Ioniţă

Acest material reprezintă o descriere a structurii generale a cursului. Suportul teoretico-metodologic şi aplicativ al cursului va putea fi achiziţionat de la difuzorii de carte. Toate drepturile asupra acestei lucrări aparţin autorilor. Nici o parte din acest material nu Toate drepturile asupra acestei lucrări aparţin autorilor. Nici o parte din acest material nu Toate drepturile asupra acestei lucrări aparţin autorilor. Nici o parte din acest material nu Toate drepturile asupra acestei lucrări aparţin autorilor. Nici o parte din acest material nu poate fi reprodus sau transmis, sub nici o formă, electronică, mecanică sau de mână, fără poate fi reprodus sau transmis, sub nici o formă, electronică, mecanică sau de mână, fără poate fi reprodus sau transmis, sub nici o formă, electronică, mecanică sau de mână, fără poate fi reprodus sau transmis, sub nici o formă, electronică, mecanică sau de mână, fără permisiunea scrisă a autorilor.permisiunea scrisă a autorilor.permisiunea scrisă a autorilor.permisiunea scrisă a autorilor.

- 2005 -

3

CuprinsCuprinsCuprinsCuprins

1. CERINŢE DE INFOR1. CERINŢE DE INFOR1. CERINŢE DE INFOR1. CERINŢE DE INFORMATIZARE A MANAGEMENMATIZARE A MANAGEMENMATIZARE A MANAGEMENMATIZARE A MANAGEMENTULUI TULUI TULUI TULUI RESURSELOR UMANERESURSELOR UMANERESURSELOR UMANERESURSELOR UMANE ------------------------------------------------------------------------------------------------4444

1.1.CERINŢE MANAGERIALE --------------------------------------------------------------------------------------4

1.2.AUDITAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE -------------------------------------------------------------4

1.3.INGINERIA SPECIFICATIILOR---------------------------------------------------------------------------------4

2. REALIZAREA ŞI IMP2. REALIZAREA ŞI IMP2. REALIZAREA ŞI IMP2. REALIZAREA ŞI IMPLEMENTAREA ARHITECTULEMENTAREA ARHITECTULEMENTAREA ARHITECTULEMENTAREA ARHITECTURILOR DE TIP ERP, SCRILOR DE TIP ERP, SCRILOR DE TIP ERP, SCRILOR DE TIP ERP, SCM M M M ŞI CRMŞI CRMŞI CRMŞI CRM ----------------------------------------------------------------------------------------5555

2.1.ERP ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------5

2.2.SCM ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------6

2.3.CRM ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------7

3. MANAGEMENTUL DOCU3. MANAGEMENTUL DOCU3. MANAGEMENTUL DOCU3. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR,AL FLUXURILMENTELOR,AL FLUXURILMENTELOR,AL FLUXURILMENTELOR,AL FLUXURILOR DE LUCRU OR DE LUCRU OR DE LUCRU OR DE LUCRU ŞI CONCEPTUL DE ŞI CONCEPTUL DE ŞI CONCEPTUL DE ŞI CONCEPTUL DE

SEMNĂTURĂ DIGITASEMNĂTURĂ DIGITASEMNĂTURĂ DIGITASEMNĂTURĂ DIGITALLLLĂĂĂĂ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8888

3.1.MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ŞI FLUXURILOR DE LUCRU ---------------------------------------8

3.2.SEMNĂTURA DIGITALĂ----------------------------------------------------------------------------------------8

4. TEHNOLOGII SPECIF4. TEHNOLOGII SPECIF4. TEHNOLOGII SPECIF4. TEHNOLOGII SPECIFICE DEZVOLTATE PE PLICE DEZVOLTATE PE PLICE DEZVOLTATE PE PLICE DEZVOLTATE PE PLATFORME INTERNETATFORME INTERNETATFORME INTERNETATFORME INTERNET ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9999

4.1.INTRANET--------------------------------------------------------------------------------------------------------9

4.2.VPN ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------9

4.3.E-LEARNING -----------------------------------------------------------------------------------------------------10

4.4.E-COMMERCE ---------------------------------------------------------------------------------------------------11

5. METODE ŞI TEHNICI5. METODE ŞI TEHNICI5. METODE ŞI TEHNICI5. METODE ŞI TEHNICI ASISTATE DE CALCULA ASISTATE DE CALCULA ASISTATE DE CALCULA ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU OPTIMIZARTOR PENTRU OPTIMIZARTOR PENTRU OPTIMIZARTOR PENTRU OPTIMIZAREA DECIZIILOREA DECIZIILOREA DECIZIILOREA DECIZIILOR ----------------------------------------------------13131313

5.1.OPTIMIZAREA LINIARĂ ---------------------------------------------------------------------------------------13

5.2.TEORIA FUZZY --------------------------------------------------------------------------------------------------13

5.3.TEHNICI DE PREVIZIUNE--------------------------------------------------------------------------------------14

5.4.INGINERIA VALORII--------------------------------------------------------------------------------------------15

5.5.ANALIZA DRUMULUI CRITIC ---------------------------------------------------------------------------------15

5.6.SIMULĂRI MANAGERIALE-------------------------------------------------------------------------------------17

6.ARHITECTURA SISTEM6.ARHITECTURA SISTEM6.ARHITECTURA SISTEM6.ARHITECTURA SISTEMELOR INFORMATICE PENELOR INFORMATICE PENELOR INFORMATICE PENELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL RESTRU MANAGEMENTUL RESTRU MANAGEMENTUL RESTRU MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANEURSELOR UMANEURSELOR UMANEURSELOR UMANE ----------------18181818

6.1.OBIECTIV---------------------------------------------------------------------------------------------------------18

6.2.PREMISE PENTRU ELABORARE -------------------------------------------------------------------------------18

6.3.FUNCŢII GENERALE --------------------------------------------------------------------------------------------18

7777. INTRODUCEREA SISTE. INTRODUCEREA SISTE. INTRODUCEREA SISTE. INTRODUCEREA SISTEMELOR EXPERT ÎN MANAMELOR EXPERT ÎN MANAMELOR EXPERT ÎN MANAMELOR EXPERT ÎN MANAGEMENTUL FIRMELORGEMENTUL FIRMELORGEMENTUL FIRMELORGEMENTUL FIRMELOR ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11119999

7.1.MEMORIA ORGANIZAŢIONALĂ------------------------------------------------------------------------------19

7.2.KMS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------19

7.3.SISTEME EXPERT ------------------------------------------------------------------------------------------------20

4

1. Cerinţe de informatizare a managementului 1. Cerinţe de informatizare a managementului 1. Cerinţe de informatizare a managementului 1. Cerinţe de informatizare a managementului resurselor umaneresurselor umaneresurselor umaneresurselor umane. . . . 1.1.1.1.1.1.1.1.CCCCerinţeerinţeerinţeerinţe manageriale manageriale manageriale manageriale

Una din condiţiile necesare pentru alinierea managementului resurselor umane din România la cerinţele şi standardele existente pe piaţa Uniunii Europene o reprezintă integrarea rapidă a celor mai noi tendinţe în domeniul ITC.

Principala cerinţă care trebuie să fie satisfăcută, în acest context, este trecerea de la societatea informaţională la cea bazată pe cunoştinţe, prin implementarea unor tehnolofii specifice cum ar fi : ERP, SCM, CRM, managementul documentelor şi fluxurilor de lucru, managementul calităţii în informatică, eBusiness, eLearning şi alte tehnici privind lucrul sub platforme Internet.

De asemenea, o cerinţă de natură decizională, cu un grad ridicat de actualitate pe plan mondial, o reprezintă utilizarea instrumentarului informatic pentru rezolvarea unor situaţii manageriale specifice managementului resurselor umane.

În acest sens, se doreşte preluarea unor algoritmi şi a unor modele economico-matematice complexe, cum ar fi cele derivate din teoria fuzzy sau din tehnica ingineriei valorii, şi elaborarea unor produse software care să permită aplicarea lor la nivelul unor probleme decizionale tipice.

1.2.Auditarea sistemelor informaţionale1.2.Auditarea sistemelor informaţionale1.2.Auditarea sistemelor informaţionale1.2.Auditarea sistemelor informaţionale

Identificarea cerinţelor funcţionale ale informatizării managementului resurselor umane presupune defăşurarea unui proces de auditare a sistemului informaţional, fiind abordate problematici precum: • inventarierea echipamentelor hardware

şi a aplicaţiilor software utilizate; • elaborarea politicilor şi standardelor în

domeniul managementului informaţiilor; • evaluarea securităţii fizice şi logice a

sistemului; • analiza contractelor privind mentenanţa

echipamentelor; • studiul mecanismelor de criptare şi

decriptare a informaţiilor; • pregătirea resurselor umane de

specialitate; • managementul informaţiilor şi manage-

mentul cunoştinţelor; • posibilităţile de implementare a noilor

tehnologii. 1.3.Ingineria specificaţiilor1.3.Ingineria specificaţiilor1.3.Ingineria specificaţiilor1.3.Ingineria specificaţiilor

Specificaţiile reprezintă seturi de cerinţe de natură managerială, tehnică sau economică, care trebuie să fie satisfăcute de un produs, sistem sau serviciu.

Ingineria specificaţiilor are drept obiectiv pregătirea specificaţiilor administrative şi tehnice în procesul implementare a sistemelor informatice pentru manage-mentul resurselor umane.

5

2. Realizarea şi implementarea arhitecturilor 2. Realizarea şi implementarea arhitecturilor 2. Realizarea şi implementarea arhitecturilor 2. Realizarea şi implementarea arhitecturilor de tip ERP, CRM şi SCMde tip ERP, CRM şi SCMde tip ERP, CRM şi SCMde tip ERP, CRM şi SCM 2.1.2.1.2.1.2.1.ERPERPERPERP

Sistemele ERP au apărut ca urmare a evoluţiei sistemelor de planificare a resurselor organizaţiei, prin dezvoltarea arhitecturilor de tip MRP1 şi MRP2.

Deşi în abordările specialiştilor există numeroase puncte divergente, sistemele ERP prezintă o serie de trăsături comune atunci când sunt implementate la nivelul funcţiunii de resurse umane :

1.Sunt dezvoltate după criterii obiective precum cel al funcţiunii, ceea ce le conferă flexibilitate şi capacitatea de reproiectare facilă în condiţiile modificării unor factori endogeni sau exogeni organizaţiei.

2.Au un caracter “deschis”, pentru că integrează un număr mare de entităţi din mediul extern al organizaţiei (clienţi, furnizori, organisme financiar-bancare, alţi agenţi economici etc.).

3.Din punct de vedere tehnic, funcţionează pe o arhitectură client-server, în care informaţiile sunt gestionate pe o staţie centrală şi sunt accesate de utilizatori folosind, de regulă, tehnologiile Internet/Intranet, fapt care conferă o serie de avantaje: menţinerea unităţii şi integrităţii datelor; accesarea concurentă a aceloraşi resurse; disponibilitate maximă a serviciilor indiferent de localizarea fizică a resursei sau utilizatorului.

4.Sunt proiectate într-o concepţie modulară şi integrează toate procesele desfăşurate in cadrul organizaţiilor, acoperind, în general, următoarele sfere de activitate: • Managementul financiar-contabil:

automatizarea înregistrării informaţiilor financiar contabile preluate din documentele primare; realizarea unei evidenţe financiar-contabile complete, la nivel sintetic şi analitic; urmărirea operativă a situaţiei financiar contabile a societăţilor comerciale, cu accent pe urmărirea încasărilor şi plăţilor la nivel de document; tipărirea automată a documentelor de informare şi sinteză cerute de legislaţia în vigoare.

• Managementul producţiei: identificarea principalilor indicatori de performanţă şi transmiterea acestora către factorii de decizie pentru monitorizare şi control; flexibilitatea modelelor de fabricaţie şi arhivarea informaţiilor de fabricaţie pe o perioadă nelimitată; informarea în timp real asupra indicatorilor operaţionali; crearea unui instrument de asistenţă pentru planificarea producţiei; calculul costurilor ante şi post producţie.

• Managementul resurselor umane: managementul datelor de personal ale angajatilor existenţi la un moment dat în întreprindere , cu acces imediat la date consistente de istoric; managementul salariaţilor în cadrul structurii organizato-

6

rice; simularea de multiple variante de modificări salariale pentru alocarea corespunzatoare a bugetului; încarcarea automata a proiectelor cu cheltuielile salariale şi cu alte cheltuieli generate de activitatea angajaţilor; urmărirea eficienţei activităţii angajaţilor şi evaluarea performanţelor acestora.

• Managementul stocurilor: actualizarea zilnică a situaţiei stocurilor, atât cantitativ cât şi valoric şi urmărirea corectă a mişcarii de stocuri în vederea eliminării fenomenelor de suprastocare sau lipsă de stoc; stabilirea necesarului de aprovizionare şi realizarea aprovizionării pe baza unui model optim.

• Managementul mijloacelor fixe: gestionarea mijloacelor fixe pe întreaga durată de utilizare, de la achiziţionare şi punere în funcţiune, până la scoaterea din funcţiune; generarea situaţiilor specifice mijloacelor fixe (intrări, ieşiri, fişa mijlocului fix); realizarea unui istoric al mijlocului fix din punct de vedere cronologic de la intrarea în patrimoniu şi până la ieşirea din patrimoniu.

2.2.2.2.2.2.2.2.SCMSCMSCMSCM Arhitectura sistemelor ERP permite furnizarea unui model deschis care permite transferul de date atât în interiorul organizaţiei, cât şi în mediul extern al acesteia, începând cu furnizorii cheie şi terminând cu reţeaua de consumatori. În literatura de specialitate, astfel de arhitecturi sunt denumite sisteme SCM.

SCM permite optimizarea a trei categorii de fluxuri : fluxuri de producţie (deplasarea de bunuri de la un furnizor la un consumator, ca urmare a solicitării acestuia din urmă), fluxuri informaţionale (transmiterea de comenzi de către client şi actualizarea datelor referitoare la livrare) şi fluxuri financiare (modalităţi, termene de creditare şi grafice de plată).

Din punctul de vedere al aplicaţiilor informatice utilizate, acestea includ două tipuri de pachete software :

• Aplicaţii de planificare: utilizează de regulă algoritmi complecşi pentru a stabili modalitatea optimă de satisfacere a unei comenzi. În această categorie intră şi pachetele de programe care au la bază metoda imploziei şi exploziei prin care se realizează descompunerea fiecărui produs comandat pe articole componente în funcţie de structura sa arborescentă, precum şi stabilirea necesarului de aprovizionat.

• Aplicaţii de execuţie: urmăresc stadiul fizic în care se află produsele şi materialele, precum şi informaţii de natură economico-financiară legate de activităţile de desfacere şi aprovizionare.

Soluţiile SCM utilizează tehnologia de reţea pentru a pune în legătură clienţii şi furnizorii şi pentru a genera, în timp real, informaţii referitoare la evoluţia parametrilor proceselor de producţie şi distribuţie.

7

2.3.CRM2.3.CRM2.3.CRM2.3.CRM Planificarea resurselor organizatiei (ERP) trebuie sa pornească de la principala veriga a lantului de distribuţie şi anume consumatorul final. În vederea optimizării modului in care organizaţiile interacţio-neaza cu clienţii, implementarea de sisteme ERP este insoţită, de cele mai multe ori, de dezvoltarea unor componente de tip CRM.

Un sistem de management al relaţiilor cu clienţii (CRM Customer Relationship Management) reprezintă o un ansamblu de aplicaţii informatice şi proceduri care vizează identificarea principalelor aşteptări şi preferinţe ale clienţilor organizaţiei şi utilizarea eficientă a informaţiilor acumulate în scopul perfecţionării relaţiilor cu aceştia.

Implementarea unui astfel de sistem are drept obiectiv fundamental creşterea gradului de satisfacere a cerinţelor explicite şi implicite ale clienţilor şi presupune dezvoltarea a două componente :

• o componentă managerială reprezentată de ansamblul metodelor şi tehnicilor utilizate pentru integrarea şi utilizarea datelor referitoare la comportamentul consumatorilor;

• o componentă informatică care include totalitatea echipamentelor hardware şi a componentelor software utilizate pentru colectarea, stocarea şi gestionarea informaţiilor. În această categorie sunt cuprinse aplicaţiile CIS (Customer Interaction Software) care prezintă, drept principale funcţionalităţi :

preluarea datelor referitoare la clienţi utilizând machete standardizate pentru comenzi, cereri, solicitări, reclamaţii etc.; evidenţa clienţilor existenţi şi a celor potenţiali, prin prisma unui set de caracteristici unice, păstrându-se şi un istoric al evoluţiei acestora; consolidarea datelor colectate în scopul analizei analizei şi gruparea informaţiilor obţinute în rapoarte de sinteză şi reprezentări grafice.

Din punctul de vedere al arhitecturii informatice, un sistem de management al relaţiilor cu clienţii asistat de calculator integrează o gamă largă de tehnologii informaţionale precum ICT(Integrated Computer Telephony) sau IVR(Intelligent Voice Responce). Principalele componente ale sistemelor CRM sunt :

• Ghişeul unic reprezintă punctul de intrare în sistem a informaţiilor legate de solicitările şi sesizările clienţilor, de regulă sub forma unor documente tipizate, care urmează să fie apoi preluate şi operate în cadrul un sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru.

• Centrul de contact (Call Center/Contact Center/Help Desk) reprezintă o entitate din cadrul unei organizaţii, care acordă asistenţă de specialitate clienţilor care solicită informaţii referitoare la produsele şi serviciile furnizate.

• Componenta eCRM vizează utilizarea tehnologiilor Internet în vederea perfecţionării relaţiilor cu clienţii organizaţiei.

8

3. Managementul documentelor, al fluxurilor de lucru 3. Managementul documentelor, al fluxurilor de lucru 3. Managementul documentelor, al fluxurilor de lucru 3. Managementul documentelor, al fluxurilor de lucru şi şi şi şi conceptul de semnătură digitalăconceptul de semnătură digitalăconceptul de semnătură digitalăconceptul de semnătură digitală Complexitatea activităţilor specifice managementului resurselor umane generează o serie de aspecte negative legate de organizarea şi accesarea informaţiilor cuprinse în documente.

De cele mai multe ori, aceste probleme includ volumul mare de documente operate, existenţa unor proceduri complicate de generare a documentelor, restricţiile de timp în procesarea anumitor categorii de documente, numărul mare de erori apărute în completarea acestora etc.

În contextul în care specialiştii apreciază că documentul reprezintă elementul central al organizaţiei moderne, modul în care o companie reuşeşte să elimine aceste neajunsuri reprezintă unul din factorii cheie ai succesului ei pe piaţă.

Pentru a răspunde la această provocare, se impune o transformare a noţiunii de document dintr-o accepţiune clasică ("act prin care se adevereşte, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaşte o obligaţie; text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt real actual sau din trecut"(DEX)) într-o accepţiune modernă şi anume aceea de document digital, administrat prin intermediul unor aplicaţii informatice dedicate.

În general, un sistem de management al documentelor cuprinde următoarele module :

• Modulul Registratură. Principala funcţionalitate a acestui modul o reprezintă realizarea bibliotecii electronice de documente şi transformarea registraturii clasice într-un biroul virtual de preluare a acestora în sistem.

• Modul Workflow (Managementul fluxurilor de lucru). Documentele care circulă în cadrul unei organizaţii sunt generate, modificate şi distribuite pe trasee informaţionale prestabilite. În vederea automatizării procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaţii de flux care determină cu precizie momentul în care se trimite un document, numărul de exemplare şi destinatarii.

• Modulul Integrare şi Gestiune a Documentelor Electronice.

Sistemul de management al documentelor trebuie să cuprindă, de asemenea, o serie de funcţionalităţi legatate de securizarea şi criptarea documentelor şi integrarea aplicaţiilor utilizate cu celelalte subsisteme informatice existente în organizaţie. În acest context, se detaşează, ca importanţă, conceptul de semnătură digitală.

9

4. Tehnologii specifice de4. Tehnologii specifice de4. Tehnologii specifice de4. Tehnologii specifice dezvoltate pe platforme Internetzvoltate pe platforme Internetzvoltate pe platforme Internetzvoltate pe platforme Internet 4.1.4.1.4.1.4.1.IntranetIntranetIntranetIntranet Un sistem Intranet reprezintă o reţea specifică a unei organizaţii care utilizează tehnologiile Internet bazate pe protocolul TCP/IP.

Deosebirea esenţială între o reţea Intranet şi o reţea locală de calculatoare rezidă tocmai în folosirea acestui protocol. Mai simplu spus, un sistem Intranet reprezintă aplicarea tehnologiilor TCP/IP la nivelul unei reţele private LAN sau WAN a unei organizaţii.Deosebirea esenţială între Intranet si Internet este aceea că Intranetul se adresează informaţiilor cu caracter privat,în timp ce Internetul se adresează informaţiilor cu caracter public.

Utilizarea sistemelor Intranet în sfera resurselor umane prezinta o serie de avantaje de ordin mai general. Primul, şi cel mai evident dintre acestea, este folosirea in comun a resurselor, in scopul de a face toate programele, echipamentele şi in special informaţiile, disponibile pentru oricine din sistem, indiferent de localizarea fizică a resursei şi a utilizatorului.

Un al doilea aspect evident este fiabilitatea mare, prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative. Pentru domeniile militar si bancar, controlul traficului aerian, siguranţa reactoarelor nucleare şi multe alte asemenea activităţi, posibilitatea de a nu întrerupe operarea unor echipamente în eventualitatea unor probleme hardware este de maximă importanţă.

Un al treilea avantaj general este economisirea resurselor financiare pentru că implementarea unui sistem Intranet va determina realizarea de economii prin reducerea cantităţii de materiale tiparite si a cheltuielilor de distribuţie asociate.

Un ultim avantaj direct, de această dată de ordin social, îl constituie faptul ca un sistem Intranet creeaza un mediu de comunicare puternic intre angajaţi aflati la mare departare unii fata de ceilalti,favorizând munca in echipa şi intarind relaţiile interumane dintre salariatii organizatiei.

4.2.VPN4.2.VPN4.2.VPN4.2.VPN Utilizarea în practică a sistemelor Intranet a prezentat însă o serie de riscuri legate de securitatea informaţiilor, atunci când se punea problema punerii acestora la dispoziţia publicului, în funcţie de o serie de drepturi de acces.

Problemele de această natură, au impus necesitatea perfecţionării unei noi tehnologii, care să asigure extinderea unei reţele Intranet private pe o reţea publică, în condiţiile menţinerii unui nivel ridicat de securitate şi unui nivel redus al cheltuielilor. Astfel, au luat naştere reţelele VPN (Virtual Private Networks).

O reţea virtuală privată(VPN) reprezintă o simulare a unei reţele private de tip WAN(Wide Area Network) la nivelul reţelei Internet, folosind adrese publice IP.

10

Într-o abordare strict economică, implementarea sistemelor VPN în cadrul organizaţiilor asigură o serie de beneficii. Astfe, un prim avantaj îl reprezintă cheltuielile reduse de implementare, deoarece alternativele, bazate pe linii închiriate, sunt mult mai costisitoare.

De asemenea, concectarea la distanţe mari este înlocuită cu conectarea către un furnizor de Internet (ISP) local. Aceasta conduce şi la o reducere a cheltuielilor de exploatare a reţelei WAN precum şi a costurilor cu echipamentele VPN, deoarece acestea sunt gestionate de către furnizorul ISP. Se reduc, totodată, costurile cu forţa de muncă specializată în întreţinerea acestor echipamente.

Un al doilea beneficiu îl reprezintă conectivitatea sporită deoarece VPN utilizează reţeaua Internet, singura reţea accesibilă global, pentru a realiza transferul de date între componentele sistemului Intranet.

În al treilea rând o reţea VPN asigură creşterea securităţii comunicaţiilor datorită protocoalelor sofisticate utilizate pentru criptarea şi decriptarea datelor, pentru autentificarea şi autorizarea utilizatorilor.

4.3.eLearning4.3.eLearning4.3.eLearning4.3.eLearning E-learning este tehnologia care a revoluţionat sistemul tradiţional de învăţare la distanţă, iar oportunităţile sale au fost sesizate şi valorificate atât în instituţii de învăţământ, cât şi la nivelul organizaţiilor publice sau private.

Din punctul de vedere al structurii, un sistem de e-Learning asigură facilităţi pentru transferul de cunoştinţe prin dezvoltarea şi publicarea de conţinut educaţional sub forma de cursuri sau bliblioteci virtuale şi verificarea şi teatarea cunoştinţelor folosind simulări manageriale, scenarii sau studii de caz pentru evalare.

Formarea profesională a beneficiarilor de eLearning prin intermediul unui sistem integrat, în cadrul organizaţiilor, se poate realiza în trei moduri: auto-formarea (interacţiunea cursant-calculator), formarea individuală (interacţiunea cursant-lector) şi clasa virtuală (interacţiunea între mai mulţi cursanţi şi un tutore).

Auto-formarea se realizează prin intermediul bibliotecii virtuale care poate avea un rol de centru de informare, centru de formare, centru cultural sau centru social şi are drept obiectiv asigurarea accesului la informaţiile şi cunoştinţele organizaţionale, pentru personalul organizaţiei....

Cele mai multe cunoştinţe sunt transferate de către lectori către persoanele şcolarizate prin intermediul cursurilor virtuale, desfăşurate în mod interactiv cu ajutorul produselor multimedia. Atât cursanţii cât şi profesorii sunt coordonaţi în procesul de predare-învăţare prin programe de activitate şi planificări calendaristice.

În general, cursurile sunt împărţite în unităţi de învăţare, succesiunea acestora precum şi metodele de evaluare fiind definite prin reguli precise şi însoţite de

11

feedback din partea cursanţilor. Spre deosebire de clasa tradiţională, fizică, clasa virtuală prezintă drept avantaj faptul că poate să fie accesată din orice loc, în orice moment, fără restricţii privind numărul cursanţilor. De asemenea, într-o clasă virtuală, fiecare cursant are posibilitatea de a relua o anumită parte a cursului sau să elimine din programul de învăţare informaţii deja cunoscute sau care nu prezintă interes.

Un sistem de eLearning permite definirea pachetelor de cursuri şi relaţiilor de ordine între acestea. Astfel, un cursant care participă la un modul nu poate fi înscris şi la un altul, desfăşurat în paralel.

În proiectarea sistemului trebuie să se pornească de la principalii actori implicaţi în procesele de învăţare on-line, respectiv instructorii, coordonatorii şi cursanţii.

• Instructorii sunt persoanele avizate să creeze materiale de instruire şi să le introducă în sistem. De asemenea, aceştia au responsabilitatea de a planifica activităţile de instruire, de a stabili tipul fiecărui curs (on-line sau off-line), perioada în care cursul trebuie parcurs, precum şi cursanţii care participă şi repartizarea acestora pe grupe. Instructorii trebuie să evalueaze performanţele fiecărui cursant prin teste intermediare sau finale şi să monitorizeze activitatea fiecărui cursant.

• Coordonatorii sunt persoanele care planifică activităţile de e-learning în funcţie de numărul de solicitări pentru fiecare curs, de durata cursului şi de instructorii disponibili.

• Cursanţii sunt beneficiarii sistemului de e-Learning. Odată cu introducerea în sistem, aceştia trebuie să aibă posibilitatea de a se înscrie la cursuri şi a primi notificări din partea sistemului, de a parcurge suportul de curs on-line sau off-line sau de a alege să parcurgă doar acele materiale din cadrul unui curs care prezintă interes pentru ei.

Pe baza factorilor identificaţi mai sus, este necesar să se eleboreze o strategie de implementare a sistemului e-learning, care trebuie văzută ca o componentă a strategiei de dezvoltare a organizaţiei, subordonată obiectivelor fundamentale şi derivate ale acesteia. Din acest motiv, e-Learning nu trebuie abordat ca un fenomen individual ci ca un mecanism de impulsionare a altor domenii ale managementului IMM-urilor, cum ar fi managementul cunoştinţelor, managementul cercetării-dezvoltării sau managementul relaţiilor cu clienţii.

4.4.eCommerce4.4.eCommerce4.4.eCommerce4.4.eCommerce În ultimele două decenii, marea majoritate a organizaţiilor au utilizat tehnologii de comerţ electronic.

12

Cu toate acestea, abia în ultimii ani s-a manifestat un interes mai accentuat cu privire la aplicabilitatea soluţiilor de e-commerce, ivindu-se şi o serie de controverse legate de aria de cuprindere a conceptului.

Majoritatea specialiştilor apreciază însă că eCommerce reprezintă automatizarea tranzacţiilor comerciale utilizând sisteme de calcul şi tehnologii de comunicaţii.

Prin tranzacţii comerciale se înţeleg acele activităţi prin intermediul cărora se realizează transferul de bani, bunuri, servicii sau obligaţii între persoane sau organizaţii.

Structura dinamică a noii economii bazate pe e-commerce impune ca managerii organizaţiilor să dezvolte politici şi strategii care să stimuleze creştere cererii şi a consumului. Dar, pentru a putea asigura dezvoltarea rapidă a comerţului electronic, este necesar să fie respectate următoarele principii ale aplicării tehnologiilor de eCommerce :

• Protejarea proprietăţii intelectuale. Inovarea este factorul care impulsionează comerţul online, iar la rândul său, inovarea este stimulată de motivare. În aceste condiţii, drepturile de copyright şi brevetele reprezintă elementele cheie de revigorare a societăţii informaţionale.

• Securitatea şi protejarea consumatorilor. Protejarea informaţiilor şi comunicaţiilor pe Internet reprezintă o condiţie esenţială pentru asigurarea progresului tehnologiei informaţiilor.

• Liberalizarea pieţelor. Pieţele închise şi tratamentele discriminatorii au un efect inhibator asupra comerţului electronic.

• Asigurarea investiţiilor în infrastructura tehnologiilor de e-commerce. Acest principiu presupune ca administraţia publică să depună eforturi pentru asigurarea infrastructurii fizice pentru livrarea conţinuturilor digitale, prin creşterea competitivităţii pieţei telecomunicaşiilor şi pentru asigurarea accesului, pe scară largă, la reţeaua Internet.

Odată cu apariţia comerţului electronic (eCommerce) , organizaţiile au identificat noi oportunităţi de extindere a afacerilor. Extinderea, pe scară largă, a pieţelor digitale, care permiteau vânzarea prin mijloace eletronice a aproape oricărui tip de produs, a generat o proliferare a reţelelor comerciale de tip B2B (business-to-business), ca surse principale de profit pentru organizaţie.

Activităţile specifice acestui tip de comerţ au fost împărţite, de către specialişti, în două categorii şi anume acelea care facilitează transferul de produse şi servicii şi acelea care asigură infrastructura derulării on-line a schinburilor comerciale. În cele două categorii intră toate activităţile care formează lanţul de distribuţie al organizaţiei (Supply Chain Management), care include toţi partenerii acesteia, precum furnizorii, distribuitorii sau consumatorii care pot cumpăra produse în sistem B2C(Business-to-Consumer).

13

5. Metode şi tehnici asistate de calculator5. Metode şi tehnici asistate de calculator5. Metode şi tehnici asistate de calculator5. Metode şi tehnici asistate de calculator pentru optimizarea deciz pentru optimizarea deciz pentru optimizarea deciz pentru optimizarea deciziiloriiloriiloriilor 5.1.5.1.5.1.5.1.Optimizarea liniarăOptimizarea liniarăOptimizarea liniarăOptimizarea liniară Aplicaţiile software de optimizare a deciziilor au la baza funcţionării lor modele economico-matematice liniare care se rezolvă cu ajutorul algoritmului simplex primal. Din această cauză ele sunt utilizate, la nivelul funcţiunii de personal, în condu-cerea acelor activităţi economice care pot fi modelate prin modelele specificate mai sus, fiind un suport ajutător pentru exercitarea funcţiilor de organizare şi coordo-nare în procesul de fundamentare a deciziilor.

Trebuie subliniat faptul că, în cadrul organizaţiilor cu activitate de producţie, aceste pachete de programe, ca şi altele din aceeaşi categorie, pot fi folosite pentru rezolvarea unor situaţii manageriale ce apar la nivelul funcţiunii de producţie.

Din experienţa autorilor, utilitatea metodei se manifestă îndeosebi în activitatea de programare, lansare şi urmărire a producţiei. Astfel, într-o organizaţie cu producţie de serie mică şi unicate, optimizarea liniară poate fi utilizată pentru stabilirea sortimentului optim de fabricaţie, urmărindu-se satisfacerea secvenţială a unor criterii de optim economic. Se pune astfel problema de stabilire a dimensiunii nomenclatorului de fabricaţie care satisface cel mai bine politica globală a organizaţiei în momentul luării deciziei. Astfel, în situaţia menţionată, se va lansa în fabricaţie sortimentul de produse care asigură un cost total de producţie minim.

5.2.5.2.5.2.5.2.Teoria fuzzyTeoria fuzzyTeoria fuzzyTeoria fuzzy Teoria mulţimilor fuzzy utilizează, drept concept de bază, testarea valorii de adevăr a unei propoziţii, care este reprezentată în sistemul fuzzy printr-un număr real aparţinând intervalului [0,1], în care 0 corespunde stării Fals, iar 1 corespunde stării Adevărat.

În acest mod, teoria fuzzy îşi propune să răspundă la faptul că o manieră strictă de evaluare a valorii de adevăr a unei propoziţii nu coincide cu modul mult mai flexibil în care gândesc oamenii, în condiţii de incertitudine şi incompletitudine.

De fapt, cele două concepte – incertitudinea şi imprecizia – reflectă gradul de completitudine al unei informaţii.

În lucrarea sa “Fuzzy sets : information and control”, Lotfi Zadeh descrie proprietăţile unui set de valori fuzzy, precum şi modul în care obiectele pot primi grade de apartenenţă în intervalul [0,1]. Astfel, fiecărui obiect x al unui set fuzzy X i se asigură un grad de apartenenţă prin intermediul unei funcţii μ(x).

Abordând această relaţie din prisma unui decident, se poate considera că X reprezintă mulţimea alternativelor decizionale din care se va selecta decizia optimală, iar funcţia μ(x)→[0,1] este funcţia care ne indică gradul în care alternativa decizională x satisface criteriile economice luate în considerare.

14

La nivelul managementului organizaţiilor, teoria fuzzy poate fi utilizată atunci când se ridică problema găsirii unei modalităţi de determinare a acelei alternative decizionale care satisface cerinţele decidenţilor în condiţiile luării în considerare a mai multor funcţii obiectiv. Astfel de situaţii apar, spre exemplu, la nivelul sistemelor de producţie atunci când se doreşte obţinerea unei structuri de producţie în condiţiile luării în calcul a mai multor criterii economice de optim.

5.3.5.3.5.3.5.3.Tehnici de previziuneTehnici de previziuneTehnici de previziuneTehnici de previziune

În optimizarea activităţii organizaţiilor apare necesitatea ca managementul acestora să deţină informaţii cât mai corecte referitoare la o serie de aspecte ce reflectă natura concurenţială a acestor activităţi.

Pentru societăţile care îşi desfac produsele pe diverse pieţe se pune problema cunoaşterii previzionale a evoluţiei unor factori de stare caracteristici acestora, factori care influenţează la nivel microeconomic atât activitatea de producţie, cât şi rezultatele economico-financiare. Satisfă-cându-se această necesitate, se creează posibilitatea folosirii unor pârghii de marketing prin care să-şi asigure fie vânzarea în continuare a produselor, fie o stabilitate mai mare pe anumite pieţe.

Răspunzând anumitor cerinţe, produsele software menţionate anterior asigură, printr-o mulţime de funcţii economico-matematice prestabilite, atât prognoza

evoluţiei în timp a indicatorilor economici, cât şi efectuarea unor calcule de natură statistică.

La baza funcţionării produselor software de prognoză economică stă posibilitatea ca, plecând de la o evoluţie anterioară cunoscută a unor indicatori economici şi presupunând că în viitorul apropiat nu se vor modifica factorii care au influenţat această evoluţie, să se prognozeze, cu o acurateţe acceptabilă, nivelul acestor indicatori pe un orizont mic de timp.

Aceste pachete de programe au o largă utilizare în determinarea datatei de viaţă a produselor, a pragului de rentabilitate, a intervalului de timp în care se pot vinde produsele cu asigurarea unui profit corespunzător, în prognoza costurilor totale de producţie.

De asemenea, ele sunt folosite pentru extrapolarea nivelului unor indicatori economici în cascadă, cu alte cuvinte, când o parte din componentele lor se determină anterior, tot prin extrapolare.

Se poate exemplifica îndeosebi cazul extrapolării evoluţiei preţurilor de vânzare pe o anumită piaţă după ce, în prealabil, au fost extrapolate evoluţiile probabile ale costurilor de producţie (ca elemente de preţ) şi anterior evoluţiile cheltuielilor materiale şi a cheltuielilor cu salariile (ca articole de calculaţie de cost).

Din punct de vedere economic şi managerial utilizarea eficientă a acestor pachete de programe este posibilă doar dacă sunt satisfăcute următoarele două condiţii restrictive:

15

• volumul datelor statistice este satisfăcător din punct de vedere al conţinutului acestora; altfel spus, nivelurile realizate pentru indicatorul economic care urmează să se extrapoleze sunt suficiente ca număr pentru orizontul de timp anterior momentului extrapolării;

• factorii economici şi sociali care au influenţat în perioada anterioară evoluţia indicatorului rămân neschimbaţi şi în orizontul de timp rezervat extrapolării.

5.4.Ingineria valorii5.4.Ingineria valorii5.4.Ingineria valorii5.4.Ingineria valorii Deşi primele modele economico-matematice care aveau drept obiectiv reducerea cheltuielilor operaţionale au apărut la mijlocul secolului trecut, modalităţile concrete de utilizare a acestor tehnici reprezintă o problemă de actualitate, datorită faptului că organizaţiile trebuie să aibă la îndemână o metodă prin care să controleze costurile de realizare a lucrărilor de investiţii, îndeosebi în situaţiile în care componentele dezvoltate sunt complexe şi surprind în funcţionarea lor intercorelat o multitudine de activităţi economice.

După cum se cunoaşte, perfectarea contractelor de dezvoltare a unor lucrări, cum sunt cele de reproiectare, modernizare sau retehnologizare, în cadrul organizaţiilor se face pe bază de licitaţii între firmele ofertante sau prin stabilirea, de comun acord între beneficiar şi executant, a contravalorii serviciilor ce urmează a fi executate.

În ambele cazuri, organizaţiilor beneficiare se află adeseori în imposibilitatea de a aprecia corect costurile de realizare a acestor lucrări.

A apărut astfel necesitatea ca specialiştii acestor organizaţii şi îndeosebi economiştii să aibă posibilitatea de a identifica acele subsisteme pentru care costurile de realizare antecalculate sunt supradimensionate de către executant. Pe plan mondial, una din metodele folosite pentru atingerea acestui obiectiv este ingineria valorii.

Ingineria valorii poate fi definită ca un proces de analiză a funcţiilor unui material, produs, proces sau sistem, în scopul identificării acelora care au costuri supradimensionate, urmărindu-se astfel realizarea funcţiilor la un cost minim, în condiţiile menţinerii calităţii.

Ingineria valorii reprezintă o tehnică derivată din analiza valorii, al cărui obiectiv fundamental îl reprezintă amplificarea valorii, prin îmbunătăţirea funcţiilor şi calităţii şi reducerea costurilor. 5.5.Analiza drumului critic5.5.Analiza drumului critic5.5.Analiza drumului critic5.5.Analiza drumului critic Organizarea şi planificarea la un nivel superior a activităţilor de resurse umane este confruntată şi cu optimizarea unor probleme de tip reţea. Astfel, pentru activităţile economice complexe se urmăreşte obţinerea unei durate minime de execuţie a acestora corelată cu un consum cât mai redus de resurse materiale, umane şi financiare.

16

Atunci când aceste activităţi se pot reprezenta sub formă de grafuri reţea, conducerea lor se poate face cu ajutorul tehnicii de calcul prin intermediul unor produse software specializate pe acest tip de probleme.

Produsele software din această clasă folosesc o serie de concepte specifice domeniului cercetărilor operaţionale, în general, şi a metodei analizei drumului critic în special.

Se defineşte astfel conceptul de proiect ca fiind o mulţime de activităţi înzestrate cu o relaţie de ordine, pentru fiecare activitate identificându-se o durată a sa, precum şi resursele necesare realizării ei. Structura unui proiect este dată de succesiunea activităţilor în timp, care se poate prelua, de regulă, din fişele tehnologice, fişele de reparaţii, grafice de execuţie etc.

Prin resursă necesară desfăşurării unei activităţi se înţelege orice intrare în procesul de producţie (materiale, energie, apă, forţă de muncă, informaţii, bani, mijloace fixe etc), utilizatorul concentrându-se fie asupra resurselor deficitare, fie asupra celor foarte scumpe sau cu un grad de utilizare necorespunzător.

Pentru fiecare tip de resursă trebuie să se stabilească intensitatea acesteia (cantitatea de materiale, numărul de muncitori, energia consumată, banii cheltuiţi etc.).

Informaţiile de mai sus permit definirea conceptului de nivelare a resurselor care presupune obţinerea unei programări a activităţilor într-o perioadă de timp egală

cu durata minimă de execuţie a întregului proiect (stabilită anterior) pentru care necesarul de resurse se menţine, pe cât posibil, la un nivel constant.

Rezerva totală a unei activităţi este dată de intervalul de timp cu care se poate întârzia începerea activităţii fără ca durata totală de execuţie a proiectului să fie afectată. Activităţile cu rezerva totală de timp zero sunt activităţi critice pentru proiect. O succesiune de activităţi critice care formează un drum între nodul iniţial şi cel final al grafului unui proiect se numeşte drum critic. Lungimea acestuia reprezintă durata minimă de execuţie a proiectului.

Rezerva liberă a unei activităţi este dată de timpul cu care poate fi prelungită durata acesteia dacă se respectă timpul minim de începere pentru toate activităţile care o succed.

Utilizarea aplicaţiilor software care au la bază metoda ADC presupune parcurgerea următoarelor etape :

• Identificarea tuturor activităţilor care compun proiectul.

• Determinarea duratei acestor activităţi.

• Precizarea resurselor şi a intensităţii acestora.

• Stabilirea relaţiilor de precedenţă dintre activităţi urmată de trasarea grafului reţea.

Drumul critic trebuie să conţină un număr mare de activităţi şi durata fiecăreia să fie maxim 10% din durata totală de execuţie. De asemenea, lungimea drumului critic să difere de lungimea oricărui alt drum complet cu cel puţin 15%.

17

5.6. Simulări manageriale5.6. Simulări manageriale5.6. Simulări manageriale5.6. Simulări manageriale Simularea managerială, care în esenţă este o simulare decizională, face parte din categoria metodelor de pregătire activă cu mari valenţe pedagogice mai ales în planul formării şi dezvoltării de abordări şi comportamente manageriale eficace.

În esenţă, simularea managerială decizională constă în crearea unui model managerial pe baza identificării şi stabilirii relaţiilor logice dintre variabilele ce definesc o situaţie managerială tipică, cu o anumită periodicitate, cu ajutorul căruia se proiectează mai multe variante decizionale, pentru care se determină efectele, în vederea facilitării selecţionării celei ce corespunde în cea mai mare măsură anumitor criterii manageriale prestabilite.

Din analiza definirii simulării manageriale utilizată în perfecţionarea managementului IMM-urilor, se desprind principalele sale caracteristici:

• se foloseşte numai pentru situaţii manageriale tipice care se produc cu o anumită repetabilitate;

• se bazează pe construirea unui model din variabilele manageriale implicate ce reproduc mecanismul decizional aferent situaţiei manageriale; ,

• se proiectează cu ajutorul modelului, pe baza unor informaţii de pornire, mai multe variante decizionale pentru care se determină caracteristicile manageriale (obiective, modalităţi decizionale, resurse eşalonate în timpetc.) şi efectele pe care le generează la nivelul firmei;

• se alege dintre variantele sau alternativele decizionale proiectate aceea care corespunde în cea mai mare măsură unui set de criterii decizionale prestabilite de managementul firmei;

• presupune existenţa unui scenariu de derulare a jocului ale cărui elemente sunt obligatorii pentru participanţii la procesul educaţional;

• generează o succesiune de intervenţii ale participanţilor la jocul managerial sub forma deciziilor ale căror rezultate intermediare servesc drept bază de plecare pentru următoarele decizii şi acţiuni ale acestora;

• stabileşte un câştigător individual sau participativ pe baza criteriilor manageriale (profit, cifră de afaceri, cotă parte din piaţă etc.) utilizate în activitatea societăţilor comerciale.

Jocul managerial este o simulare managerială care în final stabileşte un manager sau un organism managerial câştigător. Jocul managerial tipic prezintă următoarele caracteristici:

• mai mulţi participanţi, fie manageri, fie organisme manageriale de tip participativ, care îndeplinesc roluri de conducere bine definite şi similare cu cele din societăţile comerciale;

• un set de reguli ce reflectă principalele coordonate ale desfăşurării activităţilor similare în societăţile comerciale reale, obligatorii de respectat pe parcursul jocului managerial.

18

6.Arhitectura sistemelor informatice pentru managementul resurselor umane6.Arhitectura sistemelor informatice pentru managementul resurselor umane6.Arhitectura sistemelor informatice pentru managementul resurselor umane6.Arhitectura sistemelor informatice pentru managementul resurselor umane 6.1.Obiectiv6.1.Obiectiv6.1.Obiectiv6.1.Obiectiv Un sistem informatic pentru managementul resurselor umane urmăreşte în principal, să ofere instrumente şi soluţii software performante, prin care să fie asigurată eficientizarea activităţii de personal desfăşurate în cadrul organizaţiei. 6.2.Premise pentru elaborare6.2.Premise pentru elaborare6.2.Premise pentru elaborare6.2.Premise pentru elaborare

Principiul esenţial care trebuie luat în considerare în demersul de informatizare al activităţilor de personal este cel care se referă la necesitatea conceperii aplicaţilor informatice într-o manieră care să permită corelarea cu celelalte module ale sistemului integrat pentru management. De aceea, se impune constituirea unei baze de date de personal, structurată după criterii complexe, astfel încât informaţiile să poată fi folosite atât pentru activităţile de promovare, recrutare, selecţie a personalului, cât şi pentru cele de producţie sau logistica vânzării.

Modulul informatic este grefat pe structura organizatorică a firmei, urmărind gestionarea aspectelor referitoare la angajaţi atât din punct de vedere al sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor posturilor ocupate, cât şi sub aspectul salarizării. 6.3 Funcţii generale6.3 Funcţii generale6.3 Funcţii generale6.3 Funcţii generale Componenta de Management a resurselor umane oferă suport informatic pentru realizarea tuturor proceselor din domeniul resurselor umane şi al managementului de personal .

Într-o abordare non-exhaustivă, funcţionalităţile acestui modul se referă la:

• managementul datelor de personal ale angajaţilor existenţi la un moment dat în companie, cu acces imediat la date existente în fişiere istorice;

• posibilitatea de simulare a mai multor variante de modificări salariale, în vederea alocării corespunzătoare a sumelor din buget;

• elaborarea graficelor evenimentelor profesionale şi urmărirea acestora (precizarea cursurilor, estimarea bugetelor de instruire etc);

• înscrierea automata în diferite proiecte ale organizaţiei, a cheltuielilor salariale şi a altor cheltuieli generate de activitatea angajaţilor (şcolarizare, perfecţionare etc.);

• menţinerea istoricului privind activitatea fiecărui salariat şi a beneficiilor materiale primite;

• urmărirea eficienţei activităţii angajaţilor şi a progreselor înregistrate de aceştia;

• administrarea procesului de angajare în cadrul oragnizaţiei.

Aplicaţiile componente sunt:

• Evidenţa personalului. • Recrutarea, selecţia şi şcolarizarea

personalului. • Salarizarea personalului. • Elaborarea nomenclatoarelor.

19

7777. Introducerea sistemelor . Introducerea sistemelor . Introducerea sistemelor . Introducerea sistemelor expert în managementul firmelorexpert în managementul firmelorexpert în managementul firmelorexpert în managementul firmelor 7777.1.Memoria organizaţională.1.Memoria organizaţională.1.Memoria organizaţională.1.Memoria organizaţională Construirea unei memorii a organizaţiei este justificată în principal de necesitatea de a conserva, localiza, difuza şi valorifica cât mai eficient întreg patrimoniul de cunoştinţe acumulat de organizaţie în decursul existenţei sale.Putem afirma astfel că, scopul procesului de capitalizare al cunoştinţelor îl constituie asigurarea premiselor pentru reutilizarea cunoştinţe-lor unui domeniu, cunoştinţe care au fost ulterior stocate şi prelucrate în vederea îndeplinirii de noi obiective.

Gestionarea resurselor de cunoştinţe reprezintă o problemă complexă care poate şi trebuie să fie abordată din mai multe puncte de vedere: socio-organizaţional, economic, financiar, tehnic, legal şi uman.

Memoria organizaţională include două mari categorii de elemente: • elemente tangibile, reflectate în date

proceduri, planuri, modele, algoritmi, documente de analiză şi sinteză, tehnici de analiză, elemente care pot fi capitalizate prin intermediul gestiunii datelor tehnice, gestiunea documentelor, gestiunea diferitelor activităţi de bază ale întreprinderii;

• elemente intangibile, reunind cunoştinţe private, aptitudini individuale sau colective, talente profesionale, experienţe anterioare ale decidenţilor, cunoştinţe privind evoluţia întreprinderii, anumite contexte de adoptare a deciziilor.

7777.2.KMS.2.KMS.2.KMS.2.KMS Amplificarea dimensiunii inovatoare a managementului IMM-urilor este dependentă, din ce in ce mai mult, de folosirea activelor intangibile ale firmei. Astfel, în ultimii ani s-a remarcat o sporire a iniţiativelor în domeniul managementului de cunoştinţe, concretizată în investiţii importante in domeniul IT.

Primele eforturi în această direcţie au fost dezvoltarea unor aplicaţii din categoria "data warehousing" şi realizarea de reţele care să permită accesul nerestricţionat la resurse indiferent de localizarea fizică a utilizatorului.

În acest context, în paralel cu perfecţionarea instrumentelor asociate managementului cunoştinţelor, sub impactul exploziei tehnologiilor informaţionale, s-au dezvoltat primele sisteme de tip KMS (Knowledge Management Systems).

Managementul Cunoştinţelor reprezintă un proces organizaţional sistematic de colectare, organizare si stocare a cunoştinţelor angajaţilor in asa fel incit alţi membri ai organizaţiei să le poată folosi în vederea sporirii eficienţiei activităţii acestora.

Orice sistem KMS trebuie să îndeplinească două cerinţe fundamentale : să faciliteze lucrul colaborativ între utilizatorii implicaţi in procesele de management al

20

cunoştinţelor şi să asigure administrarea informaţiilor de la baza sistemului. În vederea satisfacerii acestor cerinţe, KMS utilizează o serie de instrumente care permit integrarea cunoştinţelor sub formă de baze de cunoştinţe sau memorii colective.

În cadrul acestora, datele sunt structurate în unităţi de cunoaştere care se regăsesc, de regulă, sub formă de documente.

Unităţile de cunoaştere trebuie să fie structurate în aşa fel încât să permită interconectarea cunoştinţelor şi realizarea de topologii de tip "arbore de cunoştinţe" şi să fie corelate cu profilul persoanelor care le vor utiliza.

De altfel, cunoştinţele organizaţionale sunt rezultatul parcurgerii unor faze de combinare, internalizare, socializare si externalizare. Acest proces dinamic implică definirea unor reguli de comunicare între grupurile de indivizi din cadrul organizaţiei. Chiar dacă, uneori, între grupuri există perspective diferite de interpretare a cunoştinţelor prin prisma semnificaţiei şi diferenţelor de terminologie, comunicarea asigură partajarea resurselor şi accelerarea proceselor inovatoare.

În literatura, există numeroase abordări ale conceptului de KMS şi ale modalităţilor concrete de implementare în cadrul organizaţiilor. Punctul de vedere al specialiştilor este acela că o metodologie de proiectare clasică a sistemelor informatice nu poate fi aplicată cu succes în dezvoltarea unui KMS.

Efectele implementării unui sistem de management al cunoştinţelor asupra proceselor de învatare, inovare şi dezvoltare a expertizei sunt greu de cuantificat. Ţinând cont că, în general, experienţa joacă un rol important în procesul de învăţare organizaţională, beneficiile unui sistem KMS se amplifică pe măsura utilizării acestuia de către angajaţi. Astfel, pe termen lung, membrii organizaţiei îşi vor extinde experienţa în obţinerea şi utilizarea nu numai a cunoştinţelor explicite, ci şi a celor tacite, care presupun un efort mai mare pentru a fi accesate. Un alt efect este acela că, prin utilizarea frecventă a sistemului, angajaţii vor căpăta deprinderi în a utiliza baza de cunoştinţe ori de câte ori este necesar.

Luând în considerare argumentele de mai sus, putem trage concluzia că utilizarea sistemelor KMS poate conduce atât spre rezultate pozitive cât şi negative. O organizaţie poate cistiga eficienţă, pe termen scurt, prin standardizarea procedurilor de accesare a cunoştinţelor, dar treptat îşi poate pierde capacitatea de inovare. Din acest motiv, un sistem eficient de management al cunoştinţelor este acela care asigură un echilibru între procesele de exploatare a cunoştinţelor şi cele de explorare de noi soluţii.

7777.3.Sisteme expert.3.Sisteme expert.3.Sisteme expert.3.Sisteme expert Cercetătorii din domeniul inteligenţei artificiale au încercat într-o primă etapă să simuleze procesele complicate ale gândirii prin găsirea metodelor generale de rezolvare a unei game largi de probleme.

21

În pofida unor progrese interesante, această strategie nu a condus la realizarea unui salt hotărâtor în domeniu. Dezvoltarea programelor de uz general a fost destul de dificilă şi nu foarte rentabilă. Specialiştii în inteligenţa artificială au căutat şi găsit o nouă cale să conducă la realizarea calculatoarelor cu programe inteligente.

Astfel, în locul unui program de uz general au fost dezvoltate mai multe programe specializate. Cercetătorii şi-au concentrat eforturile asupra tehnicilor de reprezentare, adică asupra modului de formulare a unei probleme astfel încât aceasta să fie uşor rezolvabilă, precum şi asupra modului de căutare a soluţiilor în aşa fel încât rezultatele să fie obţinute într-un timp relativ scurt, iar programul să nu ocupe o zonă din memorie.

Cercetările din domeniul inteligenţei artificiale au descoperit un element destul de important şi anume că puterea de rezolvare a programelor derivă din cantitatea de cunoştinţe pe care o posedă acest sistem şi nu din procedurile şi interferenţele utilizate.

Se poate concluziona că pentru soluţionarea unui program inteligent este necesară dotarea acestuia cu informaţii specifice de înaltă calitate în strânsă legătură cu domeniul respectiv.

Denumite sisteme-expert, aceste programe au condus la apariţia şi, în continuare, la dezvoltarea unui nou domeniu al ştiinţei.

Utilizarea expertizei artificiale determină creşterea posibilităţilor pe care le oferă raţionamentul uman, existând avantaje evidente faţă de agenţii umani, unul din ele referindu-se la caracterul său permanent.

Expertiza umană se poate deprecia rapid, indiferent dacă este vorba despre o activitate fizică sau de natură psihică. Un expert uman trebuie sa practice constant şi să se perfecţioneze continuu pentru a se menţine fruntaş într-un anumit domeniu. Orice perioadă semnificativă de nefolosire a cunoştinţelor poate afecta serios performanţele expertului. În cazul expertizei artificiale informaţia, o dată achiziţionată, se află permanent la dispoziţia utilizatorului, excluzând perioadele marcate de deteriorări accidentale ale suporturilor de informaţie.

Un alt avantaj al expertizei artificiale este legat de uşurinţa transferării sau reproducerii acesteia. Dacă transferul cunoştinţelor de la o persoană la alta este laborios, necesitând în plus un timp şi experienţă îndelungată, transferarea expertizei artificiale este un proces simplu de copiere.

Pentru expertiza artificială, documentarea este un proces corect de mapare între modul în care cunoştinţele sunt reprezentate în sistem şi descrierea limbajului folosit pentru aceste reprezentări. Comparativ cu expertiza umană, cea artificială permite obţinerea de rezultate mai consistente şi mai sigure.

22

BibliografieBibliografieBibliografieBibliografie

1. Anderson, K. Customer Relationship Management Ed. McGraw Hill 2002

2. Chaitain, G.J. Algorithmic Information Theory Ed. Cambridge 2003

3. Champlain, J. Auditing Information Systems Ed. John Wiley 2003

4. Cook, C. Just Enough Project Management Ed. McGraw Hill 2005

5. Cormen, T. An Introduction to Algorithms, Second Edition Ed. McGraw Hill 2001

6. Freeman A.J.

Skapura D.M.

Neural Networks : Algorithms, Applications and Programming Techniques

Ed. Addison Wesley 2001

7. Gupta, M. Building a VPN Network Ed. Premier Press 2003

8. Harkins, D. The New Security Standards for Internet Intranets and VPN

Ed. Prentice Hall 2003

9. Loshin, P. Electronic Commerce Ed. Charles River 2004

10. Manolescu, A. Managementul resurselor umane. Ediţia a IV-a Ed. Economică 2003

11. Nicolescu, O.

Verboncu, I.

Fundamentele managementului organizaţiei Ed. Tribuna Economică

2001

12. Radu, I. (coord) Informatică şi management Ed. Universitară 2005

13. Radu, I. (coord) Simulări manageriale Ed. InfoMega 2005

14. Reynolds, J. The Complete eCommerce Book Ed. CMP Books 2004

15. Tanaka K. Fuzzy Control Systems Design and Analysis Ed. John Wiley 2001

16. Ursăcescu, M. Sisteme informatice – o abordare între clasic şi modern

Ed. Economică 2002