AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAÚ”

TITULO

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

CASO PRACTICO: “PANADERIA Y PASTELERIA VAMY´S”

PRESENTADO POR:

GUERRERO FERNANDEZ EDINSON GABRIEL

DOCENTE

Dr. JESUS MERINO VELASQUEZ

TUMBES - PERU

2016

Contenido

Introducción.................................................................................................................................3

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE.....................................................................................3

Capítulo 1: Marco Teórico dela información contable………………………………………………………………4

1.1 Análisis de pronunciamientos doctrinarios en contabilidad………………………………………….…….6

1.2 La contabilidad y la Administración…………………………………………………………………………….……...7

1.3 Objetivos del sistema contable……………………………………………………………………………………………8

2. Tareas de procesamiento de datos………………………………..……………………………………………………10

3. Los principales subsistemas del sistema contable……………………………………………………………….11

4. Surtir pedidos a los clientes………………………………………………………………………………………………..12

5. Ordenar existencias de reabastecimiento…………………………………………………………………………..18

Conclusiones…………………………………………………………………………………………………………………………..22

Bibliografía.................................................................................................................................23

Introducción

La finalidad de este trabajo es presentar un diseño del sistema de información

contable aplicado a la empresa AKEMY LIGTH E.I.R.L; buscando integrar todos los

procesos que afecten la contabilidad en un solo sistema de gestión permitiendo

observar y comprender de una manera clara y precisa cómo funciona el engranaje

entre las diferentes áreas y el área contable, a su vez, que le ayude a facilitar y

direccionar de una manera exacta y precisa la toma de decisiones.

En la actualidad los Sistemas de Información Contables (SIC) son sin lugar a

dudas una herramienta estratégica de gestión económica de las organizaciones. Al

efecto existen diversas posturas teóricas que explican y caracterizan a estos sistemas

como un banco de procesamiento de datos de índole financiero y no financiero para su

conversión en cifras de carácter monetario, de tal manera se exponen definiciones,

elementos y tipos de sistemas de información contable que se ubican en torno a su eje

informativo.

La sociedad de información y conocimiento en que nos movemos hace que

cambie constantemente el mundo de los negocios. Los costos de interacción y de

transformación ya no son tan elevados, los activos físicos ya no desempeñan un papel

protagonista, el acceso a la información ha dejado de ser costoso y restringido y ya no

se necesitan grandes capitales para tener un negocio de escala mundial.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

CAPITULO 1: MARCO TEORICO DE LA INFORMACION CONTABLE

En este primer capítulo se trata de presentar el marco teórico que respalda la gravitación que puede atribuírsele a la información contable como apoyo al proceso de toma de decisiones, entendiendo este último con una visión amplia que contempla las relaciones con el exterior de la organización, además de la evaluación y apoyo de la gestión interna.

Un soporte de esencial prioridad para toda organización en la toma de decisiones es un riguroso y efectivo Sistema de Información Contable, el autor (Montaño, 2011), lo define como “la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. (Raymond McLeod, 2000)

Los sistemas de información contable constituyen un complejo entramado de captura de datos, organización de los mismos y emisión de información para diversos usuarios.Distintos miembros de la organización intervienen de forma interrelacionada en las sucesivas etapas del procesamiento de datos e información, a lo que debe agregarse la incidencia de requerimientos de terceros – entes públicos y/o privados- que actúan basándose en disposiciones normativas aplicables a la actividad de que se trate.

Como algunos autores la definen a los sistemas de información contable en el siguiente cuadro:

Autor Definición

(Horgren,C. DatarM, yFoster G.,2007)

Señala que los SIC es quizás una de las bases de las actividades empresariales, por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos, por lo que es imperioso que vaya al ritmo de las exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de la entidad.

Martelo Un SIC, captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la

(2008) correcta toma de decisiones en la empresa.

López y otros (1996)

Va un poco más allá en su apreciación conceptual de los sistemas de información contables, pues los sitúa como una clase de sistema para la dirección empresarial que, a través de la realización del proceso contable, suministra información económica relevante para la gestión. Su utilización, por consiguiente, puede contribuir notablemente a facilitar y mejorar las decisiones empresariales.

La contabilidad es considerada una fuente de referencia para la mayor parte de las decisiones gerenciales y financieras de una organización. Todas las actividades económicas desarrolladas por el ente son susceptibles de ser registradas para determinar las variaciones patrimoniales producidas en un período determinado.

En ese marco, la información de uso externo que le es requerida a la contabilidad, se basa en la rendición anual que los administradores deben hacer ante los accionistas. Los exponentes históricamente reconocidos como informes válidos a tales fines son los denominados Balance General (Estado de Situación Patrimonial) y Estado de Resultados.

(García Casella C. L., 2000) Destaca que para abordar el tratamiento académico de los sistemas de información contable y su vinculación con la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Gestión debe establecerse previamente el carácter científico de la contabilidad. Desde esa perspectiva es posible describir aquellos elementos que compondrían el universo o dominio del discurso contable, siendo fundamentales entre ellos los Sistemas Contables y los Modelos Contables.

El autor propicia la generación de Modelos Contables Alternativos relacionados con los diversos Segmentos Contables, los que se diferencian por los objetivos que persiguen en su realización. Así tenemos:

SEGMENTO CONTABLE OBJETIVO

Contabilidad Patrimonial o FinancieraPatrimonio y su evolución

Contabilidad Gerencial o AdministrativaCumplimiento de las normas organizacionales.

Contabilidad Gubernamental o Pública Servicios a los contribuyentes y su aporte

Contabilidad Económica o Nacional Propuestas a la teoría macroeconómica

Contabilidad SocialPropuestas a las teorías micro y macro sociológicas

La necesaria integración de los sistemas que constituye una hipótesis básica en su planteo queda reflejado al afirmar que: “...Los elementos materiales de los Sistemas Contables de cada entidad deberán diseñarse en forma integrada para que atiendan tanto a un Modelo como al otro..... La influencia de los modelos abstractos de la contabilidad generará demandas diversas para los sistemas contables.” (García Casella C. )

Encuadrando su opinión dentro de una concepción amplia de Contabilidad, este autor concluye que “...el sistema de información contable de un ente determinado sería el conjunto de elementos que, vinculados entre sí, participan del objetivo de proporcionar información eficiente, racional y oportuna a los decididores internos y externos de cada ente.”

1.1. Análisis de pronunciamientos doctrinarios en contabilidad

En la construcción de un concepto de contabilidad, pueden encontrarse numerosas acepciones generadas por organismos profesionales y por los doctrinarios del área. Las que a continuación se presentan reflejan algunas de ellas, habiendo influido en el criterio de selección la perspectiva de la generación de informes de uso interno y externo.

Para el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son - cuando menos- de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados".

Por su parte Horngren & Harrison (1991), la identifican como "...el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones"

(Fowler Newton, 2005) Define a la contabilidad como “..... la parte integrante del sistema de información de un ente (con fines de lucro o sin él) que suministra información sobre la composición y evolución de su patrimonio, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias. Esta información debe ser útil para la toma de decisiones (por los administradores y por terceros) y para facilitar el control sobre los recursos y las obligaciones del ente”

1.2. La contabilidad y la administración

El tratamiento dado a la relación de la contabilidad con la administración parte de reconocer que nos encontramos en un momento de ruptura del perfil tradicional de la función contable, puesto que ya no aporta "valor" la tarea de la registración contable aislada del quehacer económico-financiero de los entes, habiéndose generado además la aparición de nuevas demandas vinculadas con la responsabilidad social empresaria.

El mayor énfasis que debe dársele desde la contabilidad a cuestiones interdisciplinarias, lo vemos reflejado en el pensamiento de (Mattessich, 2002) quien analiza las posibilidades de incluir a la contabilidad como una ciencia administrativa. Parte de considerar que la Ciencia de la Administración constituye un esfuerzo interdisciplinario, un intento de fusionar las ramas de varias ciencias sociales con las de la ingeniería, la matemática y la filosofía. A partir de ello, se cuestiona si debería considerarse a la contabilidad como una de las ciencias administrativas. En respuesta a ello encuentra que algunas áreas de la ciencia de la administración se hallan tan estrechamente vinculadas a la contabilidad que resulta difícil excluir a nuestra disciplina de ese movimiento interdisciplinario, llegando a aseverar que la contabilidad es parte de un esfuerzo interdisciplinario.

Atendiendo a sus particularidades, Mattesich vincula a la contabilidad con las siguientes funciones de control dentro de la organización postulando que:

“El comercio, la industria y las actividades gubernamentales, requieren sistemas de control interno y externo que tradicionalmente han sido proporcionados por la contabilidad. Existen dos criterios decisivos para el control patrimonial:

1) La custodia, es decir, el control dirigido principalmente a la fiscalización de la honestidad y la administración de la persona que es sujeto del mismo, y

2) La evidencia objetiva, es decir, el control que se basa en documentación de naturaleza altamente “objetiva”. Ambos criterios se refieren al control de custodia que es sólo un aspecto del control, el otro, el control de eficiencia, inspecciona la habilidad manifestada por una persona u organización.” (Mattessich, 2002)

1.3. Objetivos del sistema de información contable

Cabe plantearse, ¿Cuáles son los objetivos de la información contable? Entendemos que el propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planificación y control de las actividades de la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos, que ha sido lo tradicionalmente utilizado.

La estructura de un sistema de información contable incluye las actividades de captura, registración, clasificación y resumen de los datos vinculados con las actividades del ente. Las salidas de información constituyen la forma de comunicar aquello que es demandado por los diversos usuarios.

Las actividades de registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para generar información contable. Forma parte del proceso contable la consideración de la exteriorización de los resultados que surgen del mismo, atendiendo a los requerimientos internos y externos de los diversos usuarios.Un concepto intrínsecamente asociado con la generación de informes contables es el de la utilidad que puedan tener los mismos. Las posibilidades de análisis e interpretación que éstos brinden, constituirán la mejor justificación de su generación.

El tipo de relaciones que pueden establecerse teniendo como fuente la información contable permiten arribar a conclusiones vinculadas con las actividades del ente y sus resultados económicos y financieros, tales, como por ejemplo, la determinación de costos de oportunidad entre estrategias alternativas, la proyección de ingresos y egresos sobre la base del comportamiento histórico registrado.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no

apreciará hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

SISTEMAS CONTABLES Y MODELOS CONTABLES

En este nivel del análisis, si bien los estados contables de uso externo surgen de los datos recogidos por un sistema de información administrativo-contable aplicado en la organización y son preparados siguiendo criterios contables contenidos en las normas vigentes en una jurisdicción, no deben confundirse los términos “sistemas contables” y “modelos contables”. Así lo analiza García Casella (2000, pág. 4-16), destacando que los componentes del sistema contable deberían estar destinados a lograr un objetivo particular, tal como el representado por la voluntad de generar un informe contable o un grupo de informes contables.

Atendiendo a ese objetivo, el diseño del sistema contable es un arreglo establecido de los componentes del mismo, que son:

Informe contable a emitir; Plan de Cuentas; Registros Contables; Medios de registro; Método de registro; Control interno; y Archivo de comprobantes

Señala este autor que si nos limitamos a considerar la existencia de Modelos Contables Patrimoniales y Modelos Contables Gerenciales, ambos deberían influir en el diseño de los sistemas contables para que los informes que se elaboren sean útiles a destinatarios con situaciones de decisión diversas. Su propuesta consistiría en:

Un único sistema de información integrado (tipo base de datos); Salidas hacia terceros en base a un Modelo Contable Patrimonial o

Financiero definido; y Salidas hacia los diversos usuarios internos en base a Modelos

Contables Gerenciales alternativos.

Las conclusiones que hemos reseñado planteadas por Scott (1997) y García Casella (2000) nos permiten ilustrar acerca del interés que el tema reviste para la actividad que diariamente se lleva a cabo en las organizaciones, y acerca del hecho de que sus niveles de eficiencia y eficacia sólo son perceptibles por los usuarios a partir de la información de la que pueden disponer en respuesta a sus demandas sectoriales.

2. Tareas de procesamiento de datos

Según el autor (Raymond McLeod, 2000)

o Recolección de Datos

Cuando la compañía proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si en la acción interviene un elemento del entorno, la acción recibe el nombre de transacción; de ahí el término de procesamiento de transacciones.El sistema de procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.

o Manipulación de Datos

Es necesario manipular los datos para convertirlos en información. Las operaciones de manipulación de datos incluyen:

o Clasificación

Ciertos elementos de datos de los registros funcionan como códigos. En el campo de la computación, un código es uno o más caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo, un registro de nómina incluyen códigos que identifican el empleado (número de empleados), el departamento del empleado (número de departamento) y la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina).

o Ordenamiento

Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los códigos y otros elementos de los datos. Por ejemplo, el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estén juntos.

o Calculo

Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. En un sistema de nómina, por ejemplo, el salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.Resumen hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en forma de totales, subtotales, promedios, etcétera.

o Almacenamiento Datos

En una compañía pequeña podría haber cientos de transacciones y acciones cada día; en una empresa grande hay miles. Cada transacción se describe con varios elementos de datos. Todos estos datos deben guardarse en algún lado en tanto se necesitan, y esa es la función del almacenamiento de datos. Los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario, y los archivos pueden integrarse lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayor parte de los datos de la base de datos son datos de contabilidad.

o Preparación de Documentos

El AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto de dentro como de fuera de la compañía. Las salidas se originan de dos maneras:Por una acción se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un cliente.Por un plan se produce salidas en una fecha determinada. Un ejemplo es un cheque de nómina que se prepara cada viernes.En la mayor parte de los casos las salidas son documentos impresos, pero cada vez más los usuarios están usando las salidas en pantalla

3. Los principales subsistemas del sistema contable.

El diagrama de contexto este bien para definir las fronteras del sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Sin embargo, necesitamos saber más acerca de los procesos que se llevan a cabo. (Raymond McLeod, 2000) Para ello, identificamos los tres subsistemas principales:

Sistemas que surten pedidos de clientes

Se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en el surtido de pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por cobrar.Aprenderemos más acerca de los cuatro sistemas de surtido de pedidos más adelante. Por ahora, solo necesitamos entender que el sistema de captura de pedidos introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.

Sistemas que ordenan existencias de reabastecimiento

De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores.El sistema de compras envía órdenes de compra a los proveedores para las existencias que se requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar realiza pagos.

Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general

El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas contables con el objeto de presentar un panorama financiero compuesto de las operaciones de la compañía. El archivo que contiene los datos contables combinados es el libro mayor.Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema de actualización del libro mayor asienta en el libro mayor los registros que describen las diversas acciones. El subsistema de preparación de informes utiliza el contenido del libro mayor para preparar los informes de la gerencia.

4. Surtir pedidos a los clientes

La gestión de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la facturación. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los análisis que se ejecutan en el sistema.

4.1 Captura de pedidos

Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con mayor detalle el procesamiento.

4.1.1 Editar datos de pedidos

Las compañías usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el número del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error,

como cuando el número de artículo no concuerda con el nombre del artículo, el empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se envía al cliente pidiéndole que vuelva presentar una orden de ventas corregida.

El empleado también archiva la orden de ventas en un archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algún tipo de archivo histórico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema.

4.1.2 Verificación de crédito

El propósito de este paso es determinar si la compañía quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa mediante una verificación de crédito.

Una estrategia para realizar la verificación de crédito considera el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compañía por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero también incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de créditos de clientes, que se usa para realizar la verificación de crédito. El archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que la compañía está dispuesta a aceptar de un cliente.

El flujo de datos rotulado datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite de crédito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el límite de crédito. Si se excede el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de compra rechazadas por crédito, y se envían avisos de orden de venta rechazada a los clientes.

4.1.3 Asentar pedidos

Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos en breve descripción para identificarlo, y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitácora de pedidos contiene elementos de datos como el número de cliente, el número de pedido del

cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepción del pedido. Los pedidos que están en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no se han surtido.

4.1.4 Marcar pedidos surtidos

Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena conectada; están vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. Este paso esta aparte porque se efectúa después, cuando el sistema de facturación indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturación crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como señal. Aquí, los registros de la bitácora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no están abiertos.

Al registrar la fecha de surtido en la bitácora de pedidos, se incrementa el valor de información de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cuáles pedidos están abiertos, y también puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cuánto tiempo toma surtir los pedidos. Esta información es valiosa para los gerentes.

4.2 Inventarios

Una vez que se toma la decisión de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios.

4.2.1 Verificar existencias

El primer paso es verificar las existencias de cada artículo ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de artículo del artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtirá apenas se reabastezca el inventario.

Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de datos relacionados con el artículo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripción del artículo y ubicación en bodega, que se usaran

posteriormente. Si recuperamos esos datos aquí y los llevamos junto con los datos de la transacción, no será necesario volver a acceder el archivo de inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la parte más tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde sea posible.

Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos artículos disponibles es el vínculo con el siguiente proceso.

4.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido)

En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de reorden se registran como datos de compra que el sistema de compras usara.

El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los registros de artículos actualizados de vuelta en el archivo de inventarios. Cada uno de estos registros actualizados contiene las nuevas existencias disponibles. El flujo de datos artículos surtidos es el vínculo con el siguiente sistema de surtido de pedidos: facturación.

4.2.3 Añadir artículos recibidos

Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el paso 1.2.3. Se usa el flujo de datos artículos recibidos del sistema de recepción y se actualizan los campos de existencias disponibles de los artículos recibidos, en el archivo de inventarios.

4.2.4 Proporcionar datos de libro mayor

Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos contables de inventario.

4.3 Facturación

Una factura es el aviso oficial que la compañía envía a sus clientes para notificarles cuánto dinero deben. El sistema que prepara las facturas es el de facturación.Como consumidor, usted recibe factura que probablemente no identifica como tales. Cada vez que usa su tarjeta de crédito, el vale que usted firma es una factura: describe una sola transacción a crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior.

4.3.1 Obtener datos de clientes

Primero, los datos de inventarios de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y dirección, instrucciones de embargue y numero de vendedor. Estos elementos se imprimirán en las facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

4.3.2 Preparar facturas

La preparación de las facturas requiere extender cada renglón, o articulo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos los artículos y tal vez calcular un impuesto de venta.Una vez que se imprimen las facturas, se envían a los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos de pedidos facturados son incluyen los detalles de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por número, fecha, número de cliente, nombre y dirección del cliente, número de pedido del cliente, número de vendedor e importe de la factura.

Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación de surtido se refleje en la bitácora de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos pedidos completados.

4.4 Cuentas por cobrar

La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por cobrar. Este sistema es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio disparador.Cuadro

4.4.1 Añadir nuevas cuentas por cobrar

Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El disparador pedidos facturados ocurre a diario.

4.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas

Así mismo, se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

4.4.3 Preparar estados de cuenta

Cada mes, se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o mas facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una compañía de tarjetas de crédito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

4.4.4 Proporcionar datos de libro mayor

También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el balance general.

En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.

5. Ordenar existencias de reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepción, y cuentas por pagar.

5.1 Compras

El departamento de compras consiste en varios compradores que se encargan de seleccionar los proveedores que suministran las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el paso 1.2.2 cuando se llega al punto de reorden. Se añade un registro de flujo que funciona como entrada del sistema de compras.

5.1.1 Seleccionar proveedores

El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes.El archivo de proveedores mantiene datos que describen las transacciones previas con la compañía en términos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

5.1.2 Obtener compromisos verbales

Cuando el comprador determina cuales proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizás empleado de una red de comunicación de datos con objeto de llegar a un acuerdo.

5.1.3 Preparar órdenes de compras

El comprador usa entonces su Terminal para iniciar la preparación de una orden de compra.Otra salida son los registros de orden de compras que se agregan al archivo al de órdenes de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de compras que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magnético, la computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: órdenes de compra que deberían de haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones por las que no se surtieron los pedidos, esto es un ejemplo de administración por excepción.

5.1.4 Cerrar órdenes de compra

Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compra pendiente cuando se surtan los pedidos. Esta señal proviene del sistema de recepción en forma del flujo de datos los registros de orden de compra se archivan en un archivo histórico de orden de compra.De todos los subsistemas del sistema de distribución, compras es el que ha sido más difícil de computarizar.La principal razón es el hecho de que el elemento humano es muy importante. Todas las actividades giran alrededor de las negociaciones del comprador o los acreedores. Esta situación parece estar cambiando tecnologías de comunicación innovadoras como ISDN, EDI y videotex se están aplicando al área de compras para mejorar el flujo de información entre la compañía y sus proveedores. Además se están programando sistemas basados en conocimientos para tomar una parte de las decisiones del comprador.

5.2 Recepción

El sistema de recepción tiene la obligación de actualizar el sistema conceptual de la compañía de modo que refleje la recepción de las existencias de reabastecimiento de los proveedores.

5.2.1 Procesar recepciones

Usted recordara que el sistema de compras avisaba al sistema de recepciones que habría una recepción futura con el flujo de datos de órdenes de compra emitidas. Se ve en la figura que esos registros se mantienen en el archivo de artículos comprados hasta que se dispara el proceso de recepción.El disparador llega cuando un camión entrega los embarques en la plataforma de recepción el personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar roturas o contar los artículos y retirar la boleta del empaque que a menudo es una copia de la factura del proveedor, que viene dentro de la caja como registro del contenido.

5.2.2 Notificar a otro sistema

La información de recepción consiste en todos los elementos de datos que otros sistemas usaran. Un flujo de datos artículos recibidos se envía al sistema de inventarios para informar los números de artículos y las cantidades que se usaran para actualizar el archivo de inventario. Un flujo de datos de órdenes de compra surtidas se envía al sistema de compras, que lo usara para cerrar las órdenes de compra pendiente.

Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres avisos de recepción con poco o ningún retraso. En los sistemas manuales pueden pasar días antes de que todas las notificaciones lleguen a su destino.

5.3 Cuentas por pagar

El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago la compañía querrá asegurarse de que en verdad debe ese dinero. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo de cuentas por pagar.

Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de recepción.

Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de factura y estados.

5.3.1 Preparar registros de cuentas por pagar del proveedor

Se añaden registros al archivo de cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de datos u obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

5.3.2 Efectuar pago a proveedores

Las facturas de proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados donde se conservan hasta que se efectúa su pago. Se efectúan cuando se satisfacen las tres condiciones anteriores.

5.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas

Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.

5.3.4 Proporcionar datos del libro mayor

El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad numeral las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el balance general.

Conclusiones

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la información.

Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto internas como externos.

Bibliografía

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