SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE …psociales.sence.cl/docs/Manual_Procedimientos_MJH_2011.pdf · Versión : 1 Fecha Versión: 03.08.2011 2 RESUELVO: 1.- Apruébase el siguiente

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA MUJER TRABAJADORA Y JEFA DE HOGAR DEPARTAMENTO CAPACITACIÓN A PERSONAS Código: DCP-MTJH-7.5-MP1 Página 2 de 40 Versión : 1 Fecha Versión: 03.08.2011

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RESUELVO:

1.- Apruébase el siguiente “Manual de Procedimientos del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar”, en el marco del Sistema Unificado de Gestión de Calidad:


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TABLA DE CONTENIDOS

1. Objetivo ........................................................................................................................................... 5 2. Alcance ........................................................................................................................................... 5 3. Referencias ..................................................................................................................................... 5 4. Definiciones ..................................................................................................................................... 5 5. Unidades involucradas .................................................................................................................... 8 6. Modo de Operación ......................................................................................................................... 9 6.1. Diagrama de flujo “Planificación y formulación del presupuesto” ................................................. 10 6.2. Diagrama de flujo “Convenio SENCE-SERNAM” ........................................................................ 11 6.3. Diagrama de flujo “Recepción de Requerimientos Regionales del SERNAM” ............................. 12 6.4.Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la

Ejecución de la Fase Lectiva” ........................................................................................................ 13 6.5. Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la

Ejecución de la Práctica Laboral” ................................................................................................... 14 6.6. Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la

Ejecución de la Asistencia Técnica” ............................................................................................... 15 6.7. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Lectiva” ................................................. 16 6.8. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Práctica Laboral”…………………………17 6.9. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Asistencia Técnica”……….....................18 6.10.Otras consideraciones…………………………………………………………………………………...19 7. Instructivos de Trabajo……………………………………………………………………………………..33 8. Formularios y Registros……………………………………………………………………………………33 9. Revisiones del Procedimiento ........................................................................................................37


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1. Objetivo El objetivo de este Manual es establecer los procedimientos administrativos que rigen el Programa Mujeres Jefas de Hogar, en adelante Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar, cuyo fin es mejorar la empleabilidad y las condiciones laborales de las beneficiarias inscritas en el programa del mismo nombre que administra el Servicio Nacional de la Mujer, a través de los instrumentos SENCE.

2. Alcance El presente Manual aplica a los procedimientos y procesos que administra el Departamento de Capacitación a Personas, que corresponden a la “Planificación y Seguimiento del Programa”, y también a los procesos ejecutados en las Direcciones Regionales, que corresponden a la “recepción de requerimientos regionales del SERNAM”, y a la coordinación, supervisión, control de la actividad de capacitación, certificaciones y pagos de los servicios adjudicados”.

3. Referencias

La Ley de Presupuesto vigente del año y sus modificaciones. La Ley Nº 19.518, sobre Estatuto de Capacitación y Empleo. El Decreto Supremo Nº 98, de 1997, Reglamento general de la Ley Nº19.518, del Ministerio del

Trabajo y Previsión Social. El respectivo Convenio de Colaboración celebrado entre el SERNAM y el SENCE, vigente del

año. La Instrucción General de carácter obligatorio dirigida a los OTEC, aprobada por Resolución

Exenta N°4986, del 08 de Junio 2011, de la Dirección Nacional. La Ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los

Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

4. Definiciones

Mujer Jefa de Hogar: Corresponde a la mujer económicamente activa, que tiene responsabilidades

familiares y es el principal sustento económico de su familia. Mujer Trabajadora no Jefa de Hogar: La que vive en un hogar donde existe un/a jefe/a de hogar

distinto/a a ella. No es la que hace el mayor aporte económico al hogar, no obstante, genera ingresos (o necesita generarlos) a través de un trabajo dependiente o independiente. Mujer Trabajadora Jefa de Núcleo Secundario: La económicamente activa que vive al interior de

un hogar que tiene un jefe o jefa de hogar, pero con su aporte económico mantiene cargas familiares de su núcleo.


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OTEC: Sigla para referirse a un organismo técnico de capacitación. Fase Lectiva: Corresponde a la etapa del Programa que considera la realización de cursos de

capacitación en oficios a mujeres seleccionadas por el SERNAM y sus equipos comunales. Esta fase puede tener desde 80 a 300 horas de duración y las clases diarias podrán ser de 4 y 5 horas. Experiencia Laboral: Corresponde a la fase de la capacitación que consiste en una práctica laboral

efectuada en una empresa, con una duración de 180 horas jornada completa y de 90 horas equivalente a media jornada. Las beneficiarias objetivo de esta etapa son aquellas que egresaron exitosamente de la fase lectiva de cursos orientados al trabajo dependiente. Asistencia Técnica: Consiste en el acompañamiento y asesoría que hace el OTEC a las beneficiarias, que egresaron exitosamente de la fase lectiva, en la gestión de un proyecto de emprendimiento. Tiene una duración de 25 horas distribuidas en dos meses. SENCE: El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo SERNAM: El Servicio Nacional de la Mujer.

DCP: El Departamento de Capacitación a Personas del SENCE.

Programa: El Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar del SENCE.

Acuerdo Operativo: Es un documento formal suscrito por el/la Coordinador/a del OTEC y el/la

Directora/a Regional del SENCE, donde se comprometen aspectos necesarios para una buena ejecución del servicio contratado. Alumnas Egresadas: Aquellas que han asistido, a lo menos, al 80% de las horas de cada fase de la

capacitación. Alumnas Aprobadas: Aquellas alumnas egresadas que, además de haber asistido a lo menos al

80% de las horas de cada fase de la capacitación, han obtenido una evaluación superior al 60%. Coordinación Nacional: Corresponde a el/la Encargado/a Nacional de Programa y el/la Encargado/a

de Procesos del Programa. Coordinador(a) Regional: Corresponde a el/la Encargado/a Regional del Sence, cuyo rol y

funciones están especificados en el documento “Descriptores de Cargo”. Fase 1: Corresponde a la fase lectiva, que es la fase inicial del servicio de capacitación.

Fase 2: Corresponde a los servicios complementarios consistentes en experiencia laboral y

asistencia técnica.


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Instructivo para OTEC: Se refiere al documento denominado “Instructivo de Carácter General y Obligatorio que fija Normas y Procedimientos dirigidas a los organismos técnicos de capacitación para la ejecución del Programa Mujeres Jefas de Hogar”, aprobado por Resolución Exenta N°4986, del 8 de Junio del 2011, que señala las obligaciones de los OTEC que se han adjudicado cursos de capacitación para este Programa. Liquidación Final: Corresponde al pago por el servicio de cada fase, más los subsidios asociados.


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5. Unidades involucradas

La Dirección Nacional

El Departamento Jurídico

La Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos

El Departamento de Administración y Finanzas

La Unidad de Planificación

La Unidad de Control de Gestión

La Unidad de Programas Especiales y Transferencias a Terceros

El Jefe/a Departamento de Capacitación a Personas

El Encargado/a del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar

El Director/a Regional SENCE.

Los Coordinadores/as Regionales del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar.

Las contrapartes del SERNAM.


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6. Modo de Operación

El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) implementa un Programa de Capacitación en oficios y servicios complementarios, orientado a mujeres trabajadoras beneficiarias del Programa “Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar” del Servicio Nacional de la Mujer (SERNAM), cuyo presupuesto es aprobado a través de la Ley de Presupuesto.

La preparación, programación y coordinación de dicho Programa se realizará a través de un trabajo conjunto entre el SENCE y el SERNAM. Para estos efectos, se deberá celebrar un convenio de colaboración entre ambas Instituciones, que establecerá sus obligaciones a nivel nacional y regional.


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6.1. Diagrama de flujo “Planificación y formulación del presupuesto”


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6.2. Diagrama de flujo “Convenio SENCE-SERNAM”

ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

SERNAM

INICIO

Definición de cláusulas en el convenio.

Convenio

SERNAM y SENCE.

.

FIN

Se envía Propuesta del convenio a SERNAM y al

Departamento de Servicios, Unidad de Planificación.

Envío de propuesta de

Convenio a Depto. Jurídico

¿Se apruebatexto por parte

del Depto. Jurídico?

Elaboración de Resolución Exenta

que aprueba Convenio entre SENCE y SERNAM

Distribución de copias

Envío de Texto al SERNAM

¿Se aprueba

texto por parte de Sernam?

Providencia con propuesta de

convenio a Depto. Jurídico

Oficio dirigido a SERNAM

para la firma

Resolución que aprueba

Una vez aprobado el texto del convenio por parte delDepto. Jurídico, se remit irá al Director/a o Ministro/adel SERNAM para su firma.

Se envía a través de una providencia, la propuesta

del convenio con SERNAM al Depto. JurídicoSENCE para su revisión y posterior visto bueno.

no

no

Encargado /a Nacional del Programa Mujer Trabajadora y

Jefa de Hogar

Encargado /a Nacional del Programa Mujer

Trabajadora y Jefa de Hogar

Jefe/a Depto. Jurídico SENCE

si

si

En el caso de observaciones al texto del

convenio, este será devuelto al DCP.

Una vez entregado los ejemplares firmados del

convenio por el SERNAM, se solicita vía providencia aJurídico elaborar Resolución aprobatoria delConvenio.

Depto. Jurídico SENCE

Distribución de copias de la Resolución, según

corresponda.

Oficina de partes de SENCE

En el caso de observaciones al texto del

convenio, este será devuelto al DCP.

Envío de Convenio y Resolución

que lo aprueba, al DIrector/a Nacional

Posteriormente se remite al D irector/a Nacional para

obtener su revisión y poster ior firma tanto de laResolución como también del Convenio.

Director/a Nacional de SENCE


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6.3. Diagrama de flujo “Recepción de Requerimientos Regionales del SERNAM”

ENTRADA ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

INICIO

Se presenta requerimientos de Capacitación

Coordinador/a Regional recepciona las

fichas mediante correo electrónico, yrevisa que estén completas y seanpertinentes.

Levantamiento de requerimientos por parte

del SERNAM, coordinado con el/ laCoordinador/a Regional del Programa.

Envío de Planilla de

requerimientos validados

Requerimientos

Validados

Se envía a Unidad de

Compras solicitud deadquisición de los servicios

requeridos

Servicios de capacitación

adjudicados

Se inicia el proceso de

compra de los servicios de capacitación y los subsidios

asociados

Ficha "Solicitud de Compras de

Servicios del Programa"

Fin

Correo electrónico

Resolución Exenta que autoriza los

servicios de capacitación

no

si

SERNAM

Se informa de los requirimientos a

comprar.

Se inicia el proceso de compras de losrequerimientos, y la Unidad de Comprasdefine la modalidad de compra.

Se adjudican los servicios de capacitación

en conjunto con los subsidios sí asícorresponde, a través de ResoluciónExenta.

Encargado/a Nacional del

Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar

Unidad de Compras

Oficina de partes

Recepción y revisión de requerimientos de

Capacitación

Coordinador/a Regional del


Se revisa que la planilla esté completa y

se evalúan los requerimientos solicitadosen función de pertinencia y horas curso.

Planilla de requerimientos consolidada.

Requerimientos

Validados

no

si

En el caso de observaciones, será enviado

a Sernam para corrección y nuevo envío.

Correo electrónico



Elaboración de planilla con

requerimientos validados.



Planilla de Requerimientos de Compra.

Encargado/a Nacional del

Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar.

Unidad de Compras

Una vez revisado y validado, se envía al

Encargado/a Nacional del Programa.

Se elabora una planilla por Región, con

los ítems definidos por la Unidad deCompras, y es enviada vía correoelectrónico al Encargado/a Nacional del

programa.

Correo electrónico

Se informa y distribuye copias de las

Resoluciones.


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6.4. Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la Ejecución de la Fase Lectiva”


INICIO

Firma Acuerdo

Operativo

Se emite por parte del OTEC Formulario Nº1 y Formulario Nº1

Complementario desde Sistema de Apoyo. El Coordinador/aRegional los visa.

Coordinador/a Regional se reúne con Coordinador del OTEC

para firma de Acuerdo Operativo.Se entregan insumos para la ejecución.

Inicio de los Cursos

Coordinación inicio de

CursosFase Lectiva

Supervisión de los Cursos

Certificación de las

Beneficiaras

Registros de Acuerdos Operativos

Formulario Nº1 y

Formulario Nº1 complementario

Información en sistema

Fin

Coordinador/a Regional del Programa Mujer Trabajadora y

Jefa de Hogar y OTEC



Se supervisa el curso de capacitación en cualquier momento de

la Fase Lectiva.Encargado/a Nacional y Regional revisan información que seencuentra en el Sistema de apoyo, y ejecución en terreno del

curso.



Para cursos sin Práctica Laboral ni Asistencia Técnica, el/ la

Coordinador/a Regional coordina con el OTEC, la realización dela Ceremonia de entrega de Certif icados con alumnasegresadas.



Inspección Ocular

Antes de iniciar un curso, los/as Coordinadores/as Regionales

deberán realizar una Inspección Ocular. Para dar inicio alcurso, se deberá aprobar la Inspección Ocular y también laSeñalética.

Registros de Inspección Ocular



y OTEC

Fin Fase LectivaEl/la Coordinador/a Regional visa Formulario Resumen de la

Fase Lectiva y se valida Libro de Clases con la información delsistema.

Formulario Resumen Fase Lectiva

firmado, y Libro de Clases almacenado.



Inicio Fase 2: Práctica

Laboral o Asistencia Técnica.

Para cursos con Práctica Laboral o Asistencia Técnica, ver

Flujos respectivos.

Fiscalización de los

Cursos

En caso de detectar irregularidades, se debe informar a el/ la

Fiscalizador/a Regional vía correo.

Acta de Supervisión


Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar o el/la

funcionario/a que actúe de

supervisor/a


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6.5. Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la Ejecución de la Práctica Laboral”


INICIO

Se visa Formulario Nº2 para validar las benef iciarias queiniciarán el proceso de la Fase de Práct ica Laboral. Y sevalidan Convenios de práctica y Planes de Aprendizaje.

En el Acuerdo Operativo f irmado al inicio de la Fase Lectiva, seinforma lugar y horario de la Práctica Laboral a efectuar por lasalumnas que hayan aprobado la Fase Lectiva.

Se ingresa antecedentes en Formulario N°2.

Inicio de la Práctica

Laboral


Fase Práctica Laboral


Beneficiarias

Fin

Formulario Nº 2


Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar y OTEC



El/la Coordinador/a Regional coordina con el OTEC la

realización de la ceremonia de entrega de Certificados conalumnas egresadas.


Programa Mujer Trabajadora y

Supervisión de la

Práctica Laboral


Fin Fase Lectiva con opción

de Práctica Laboral

El OTEC tiene un plazo de 10 días corridos desde el término dela Fase Lect iva, para informar a el/la Coordinador/a RegionalSENCE el inicio de la Práctica Laboral.

OTEC

Desarrollo de la Fase Lectiva,

con opción de Práctica Laboral

Una vez cumplido el 80% de la fase lectiva, el OTEC debepresentar a el/la Coordinador/a Regional, cartas de compromisode empresas privadas o instituciones públicas, donde lasbeneficiarias realizarán su práctica laboral.

OTEC

Cartas de Compromiso

El/la Coordinador/a Regional o el/la funcionario/a designado,debe supervisar la Fase de Práctica Laboral, en el lugar dondese está llevando a cabo, indicado por el OTEC.


Fin Fase Práctica

Laboral

El/la Coordinador/a Regional visa Formulario N°3 "Resumen de

Finalización Fase 2" de la Práctica Laboral, y se valida elinforme de Desempeño Individual, Registro de Asistencia a laEmpresa e Informe de Supervisión en la Empresa.

Formulario N°3 "Resumen

Finalización Fase 2" firmado, y Registro Asistencia e Informe

Supervisión, almacenados.




Cursos Fiscalizador/a Regional




supervisor/a

En caso de detectar irregularidades, se debe informar a el/ la

Fiscalizador/a Regional vía correo, y deberá quedar señaladoen el Acta de Supervisión.


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6.6. Diagrama de flujo “Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para la Ejecución de la Asistencia Técnica”



Beneficiarias

Fin

El/la Coordinador/a Regional coordina con el OTEC la realización de la ceremonia de entrega de

Certificados con alumnas egresadas.



Supervisión de la

Asistencia Técnica


Fin Fase Lectiva con opción

de Asistencia Técnica

El OTEC tiene un plazo de 15 días corridos desde el término de la Fase Lectiva, para informara el/la Coordinador/a Regional SENCE el inicio de la Asistencia Técnica.Esta fecha debe coincidir con la establecida en el Acuerdo Operativo f irmado al in icio de laFase Lectiva, en caso contrario, habrá que Modificar el Acuerdo Operativo.

El/la Coordinador/a Regional o el/ la funcionar io/a designado, debe supervisar que la Fase deAsistencia Técnica, se esté desarrollando conforme a lo propuesto por el OTEC en el Plan deAsistencia Técnica y el Proyecto de Emprendimiento, y que hayan sido entregado los equipos yherramientas, en caso que corresponda.

Fin Fase Asistencia

Técnica

El/la Coordinador/a Regional visa Formulario N°3 "Resumen de Finalización Fase 2" de la

Asistencia Técnica, y valida el libro de Registro de Proyecto.

Formulario N°3 "Resumen

Finalización Fase 2" firmado, y Libro de Registro de Proyecto,

almacenados.




CursosEn caso de detectar irregularidades, se debe informar a el/la Fiscalizador/a Regional vía

correo, y deberá quedar señalado en el Acta de Supervisión.Fiscalizador/a Regional




supervisor/a

INICIO


Asistencia Técnica

Envío de Plan de

Asistencia y Proyecto de Microemprendimiento

Una vez cumplido el 80% de la fase lectiva, e l OTEC debe presentar a el/la Coordinador/aRegional, plan de Asistencia Técnica y Proyectos de Microemprendimiento.

OTEC

Plan de Asistencia técnica y Proyectos

Coordinador/a Regional se reúne con Coordinador/a del OTEC, y entrega Libro de Registrode Proyectos, para llevar a cabo el proceso de Asistencia Técnica.

Libro de Registro de Proyectos


Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar y OTEC

OTEC

Se aprueba

Plan y Proyecto

no

si



En caso de que el/la Coordinador/a Regional no apruebe el Plan de Asistencia Técnica oProyecto de Microemprendimiento, será(n) devuelto(s) al OTEC para su corrección.

Se visa Formulario Nº2 "Registro de alumnas que inician proyecto" para validar las beneficiariasque iniciarán el proceso de la Fase de Asistencia Técnica.

Se ingresa antecedentes en Formulario N°2 "Registro de alumnas que inician proyecto" con lasalumnas que hayan aprobado la Fase Lectiva.

Formulario Nº 2 "Registro de

alumnas que inician proyecto"

OTEC




Inicio de la Asistencia

Técnica

El OTEC debe entregar copia del Formulario N°3 "Resumen Finalización Fase 2" firmado, y

libro de Registro de Proyectos.

OTEC

OTEC entrega útiles, materia les, equipos y herramientas en concordancia con los proyectos deemprendimiento, en caso que corresponda. OTEC

Acta de Entrega de Subsidio de Útiles,

Insumos y Herramientas.


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6.7. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Lectiva”


INICIO

Inicio de la Fase Lectiva

Solicitud de liquidación de la Fase

Lectiva

Coordinación para Pago Fase

Lectiva

Fin del Curso Fase Lectiva

Se solicita pago de Anticipo

Se autoriza

Cursar anticipo

Se envía pago de liquidación

¿Se autoriza

Liquidación final de la Fase Lectiva

¿Autorizapago?

Solicitud de anticipoFactura

Garantía AnticipoCertificado Dirección del Trabajo

Formulario Resumen de la Fase LectivaLibro de ClasesFacturaSolicitud de pago Liquidación FinalCertificado Dirección del Trabajo

Oficio con antecedentes para liquidación final

Fin

OTECEl OTEC presenta solicitud de anticipo por cada curso adjudicado en lasDirecciones Regionales. El OTEC debe presentar factura y garantía deanticipo que asegura los montos solicitados.

no

si

El/la Coordinador/a Regional visa solicitud de anticipo y envíaantecedentes al DAF Central. En el caso de rechazarse el pago deanticipo se devolverán los antecedentes al OTEC para ser presentadosnuevamente.

Oficio con antecedentes para cursar pago

El DAF Central procede a liquidar el curso con los antecedentescorrespondientes.

OTEC

En un plazo máximo de 10 días de egresadas las alumnas del curso, elOTEC debe presentar en la DR la solicitud de liquidación final y la facturapara liquidar y solicitar el reembolso de subsidio por Fase Lectiva, a travésde la Planilla respectiva.Una vez recepcionados los antecedentes por el/la Coordinador/aRegional, se procede a revisar para tramitar pago.

Debe estar visado el Formulario "Resumen de la Fase Lectiva" y el Librode Clases.

no

si

El/la Coordinador/a Regional visa solicitud de liquidación y envíaantecedentes al DAF Central. En el caso de rechazarse el pago final, sedevolverán los antecedentes para ser presentados nuevamente.


Jefa de Hogar o

Encargado/a Regional de Pagos

no

si

DAF central.


Jefa de Hogar

Una vez iniciada la Fase Lectiva, hasta el 50% de las horas, el OTECpodrá solicitar el pago anticipado de hasta el 40% del total del valor delcurso más el 40% del valor total de los subsidios asociados.

Formulario Nº1 y Formulario Nº1 complementario


Jefa de Hogar y DAF Central

Nota: En caso de Asistencia Técnica, es requisito para solicitar laliquidación final de la fase lectiva, la aprobación del Plan de AsistenciaTécnica y Proyectos de Emprendimiento.

Coordinador/a Regional del Programa Mujer

Trabajadora y Jefa de Hogar


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6.8. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Práctica Laboral”


No

Solicitud de pago

Factura

Certificado Inspección del Trabajo

INICIO

.

Solicitud de liquidación

de Práctica Laboral

Coordinación Pago

Fase Práctica Laboral

Trámite pago de

liquidación

¿Se autoriza

pago?

Liquidación de Práctica

Fin

Oficio con solicitud de pago con

antecedentes

En un plazo máximo de 10 días de egresadas las alumnas de la práctica, elOTEC debe presentar los documentos respect ivos en la DR. Los subsidiosdeben ser solicitados a través de la Planilla respectiva.En caso que se haya solicitado pago de ant icipo, se deberán hacer losdescuentos correspondientes.

OTEC



Coordinador/a Regional visa solicitud de liquidación y envía antecedentes alDAF Central. En el caso de rechazarse el pago de liquidación se devolverá losantecedentes para ser presentados nuevamente.

no

si

DAF Central, con los antecedentes procede a pagar el curso.

DAF Central.

Inicio de la Fase

Práctica Laboral

Fin de Práctica Laboral

Se solicita pago de

Se autoriza

pago

Cursar anticipo

Solicitud de anticipo

FacturaGarantía Anticipo

Certificado Dirección del Trabajo

OTECEl OTEC presenta solicitud de anticipo en la Dirección Regional, junto a la factura

y garantía de anticipo que asegure los montos solicitados.

no

si

El/la Coordinador/a Regional visa solicitud de anticipo y envía antecedentes al

DAF Central. En el caso de rechazarse el pago de anticipo se devolverán losantecedentes al OTEC para ser presentados nuevamente.

Oficio con antecedentes para

cursar pago



Una vez iniciada la Fase Práctica Laboral, hasta el 50% de las horas, el OTEC

podrá solicitar el pago anticipado de hasta el 40% del total del valor delservicio, más el 40% del valor total de los subsidios asociados.

Formulario Nº2


Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar y

DAF Central

Se visa Formulario N°3 "Resumen de Finalización Fase 2" de Práctica, y serevisan los antecedentes antes mencionados y los exigidos en la Ejecución.

Solicitud de Liquidación Final

FacturaCertificado Dirección del Trabajo

Formulario Nº3 "Resumen de finalización

Se autoriza

pago

no

si



DAF Central.


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6.9. Diagrama de flujo “Coordinación para Pago de la Fase Asistencia Técnica”


No

Solicitud de pago

Factura

INICIO

Solicitud de liquidación

de Asistencia Técnica

Coordinación Pago

Fase Asistencia Técnica

Trámite pago de

liquidación

¿Se autoriza

pago?

Liquidación de

Asistencia Técnica

Fin

Oficio con solicitud de pago con

antecedentes

En un plazo máximo de 10 días de egresadas las alumnas de la AsistenciaTécnica, el OTEC debe presentar los documentos respectivos en la DR. Elsubsidio de herramientas debe ser solicitado a través de la Planillarespectiva.En caso que se haya solicitado pago de anticipo, se deberán hacer losdescuentos correspondientes.

OTEC

Coordinador/a

Regional del Programa Mujer

Trabajadora y Jefa de

Hogar

Coordinador/a Regional visa solicitud de liquidación y envíaantecedentes al DAF Central. En el caso de rechazarse el pago deliquidación se devolverá los antecedentes para ser presentadosnuevamente.

no

siDAF Central, con los antecedentes procede a pagar el curso. DAF Central.

Inicio de la Fase

Asistencia Técnica

Fin de Asistencia Técnica

Se solicita pago de

Se autoriza

pago

Cursar anticipo

Solicitud de anticipo

FacturaGarantía Anticipo

Certificado Dirección del Trabajo

OTECEl OTEC presenta solicitud de anticipo en la Dirección Regional, junto a

la factura y garantía de anticipo que asegure los montos solicitados.

no

si

El/la Coordinador/a Regional visa solicitud de ant icipo y envía

antecedentes al DAF Central. En el caso de rechazarse el pago deanticipo se devolverán los antecedentes al OTEC para ser presentadosnuevamente.

Oficio con antecedentes para cursar pago

Coordinador/a



Hogar

Una vez iniciada la Fase Asistencia Técnica, hasta el 50% de las horas, el

OTEC podrá solicitar el pago anticipado de hasta el 40% del total del valordel servicio, más el 40% del valor total del subsidio de Herramientas.

Formulario Nº2

Coordinador/a


Se visa Formulario N°3 "Resumen de Finalización Fase 2" de AsistenciaTécnica, y se revisan los antecedentes antes mencionados y el libro deRegistro de Proyectos.

Solicitud de Liquidación Final

FacturaCertificado Dirección del Trabajo

Formulario Nº3 "Resumen de finalización fase

2"

Se autoriza

pago

no

si

Coordinador/a



Hogar


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6.10. Otras consideraciones El Programa se ejecutará de acuerdo al presupuesto del SENCE. El Programa tiene una cobertura nacional focalizada en las comunas del país, indicadas en Anexo A. Esta cobertura será establecida por el SERNAM, mediante los convenios que celebrará con los respectivos municipios. Las beneficiarias del Programa sólo podrán efectuar un curso de oficio, no pudiendo participar en otros cursos de oficio comprendidos en programas de capacitación del SENCE, en forma simultánea. Los cursos podrán ser de 10 a 20 beneficiarias.

Perfil de las Beneficiarias

Para participar en este Programa, las mujeres deberán cumplir obligatoriamente los siguientes requisitos: Ser beneficiarias del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar del SERNAM, que incluye a

mujeres jefas de hogar, mujeres jefas de núcleo y mujeres trabajadoras. Tener entre 18 y 65 años de edad. Pertenecer al grupo de población vulnerable de los quintiles I, II y III de ingresos. Ser económicamente activas, sea trabajando de manera independiente o dependiente, con o sin

contrato, cesante o buscando trabajo por primera vez. Estar inscrita en la OMIL, en caso de estar cesantes. Tener ficha de protección social o estar en proceso de su aplicación.

Beneficios del Programa

Los beneficios que podrán recibir las participantes del Programa son los siguientes: Capacitación en oficio totalmente gratuito. Práctica laboral en una empresa o asistencia técnica para un proyecto de emprendimiento. Los Subsidios indicados en el “Instructivo para OTEC”. Seguro contra accidentes personales, durante el período de la fase lectiva, la práctica laboral y la

asistencia técnica.


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Coordinación entre las Direcciones Regionales del SENCE y el SERNAM para la recepción de requerimientos.

Previo a la ejecución del Programa, las Direcciones Regionales, representadas por el/la Coordinador/a Regional del mismo, deberán establecer una coordinación con el SERNAM Regional para efectos de recepcionar los requerimientos de capacitación de cada comuna y brindar asesoría sobre la pertinencia económica y territorial de los cursos solicitados, validando que sean también pertinentes con los ejes productivos de la comuna y/o región. El SERNAM y sus equipos comunales realizarán la inscripción y selección de las beneficiarias del Programa, y enviarán luego a las Direcciones Regionales del SENCE la ficha denominada “Solicitud de Compra de Servicios del Programa”, que identifica a las beneficiarias titulares y reemplazantes. Recepcionada la “Ficha de Solicitud de Compra de Servicios del Programa”, el/la Coordinador/a Regional del Programa deberá efectuar su revisión y visación, enviándola a el/la Encargado/a Nacional del mismo. En caso de presentar observaciones, el/la Coordinador/a Regional deberá asesorar al SERNAM para corregir las fichas. El/la Coordinador/a Regional del Programa deberá completar una planilla de requerimientos de compra de servicios, definida por la Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos, y enviada por el/la Encargado/a Nacional del Programa, debiendo la información de ésta ser coherente con aquella contenida en la Ficha de Solicitud de Compra. Será responsabilidad de el/la Coordinador/a Regional asegurar que la planilla contenga la fundamentación de la pertinencia de cada uno de los cursos solicitados. Posteriormente, enviará la planilla de requerimientos a el/la Encargado/a Nacional del Programa, a través de correo electrónico, para su validación final. Luego el/la Encargado/a Nacional enviará a la Unidad de Organismos capacitadores y Compras de Cursos los requerimientos consolidados a nivel nacional.

Coordinación con la Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos.

La Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos debe realizar la contratación de los servicios de capacitación del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar, en primer lugar a través del Catálogo Electrónico del Convenio Marco vigente, disponible en el sitio www.mercadopublico.cl. En el evento que los servicios demandados no se encuentren disponibles en el Catálogo Electrónico, o cuando surja alguna otra condición que justifique exceptuar la aplicación del Convenio Marco citado, el Departamento de Capacitación a Personas deberá realizar las gestiones correspondientes ante la Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos para adquirir los servicios requeridos a través de una licitación pública. En el caso que las contrataciones fueran iguales o inferiores a 100 U.T.M, la Unidad mencionada podrá acudir al Trato Directo efectuando las cotizaciones a través del Sistema de Información de la

http://www.mercadopublico.cl/


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Dirección de Compras y Contratación Pública www.mercadopublico.cl y de acuerdo a las causales establecidas en el artículo 10 del Decreto Supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la Ley Nº19.886.-. Eventualmente, si concurrieren las causales del artículo 10 del mencionado Decreto Supremo N° 250, se podrá acudir al Trato Directo a través de una resolución fundada, debiéndose acreditar la concurrencia de la circunstancia que permite acudir a dicho proceso de compras. La Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos solicitará al Departamento Jurídico asesoría y visación para efectuar la adquisición de los servicios requeridos a través de una licitación pública o trato directo, para lo cual deberá indicar el tipo de servicio requerido, identificar el o los proveedores, los cupos a atender, los costos asociados y los antecedentes técnicos que justifiquen el procedimiento administrativo, además de indicar los tiempos estimados de todo el proceso de licitación o trato directo. Coordinación entre la Dirección Regional del SENCE y el OTEC para el inicio de la Fase Lectiva

Una vez emitida la orden de compra para adquirir el servicio o firmado el convenio, ambas Instituciones deben realizar las coordinaciones necesarias para identificar los aspectos a convenir en el Acuerdo Operativo. En este proceso, el OTEC deberá ingresar al sistema de soporte informático del Programa y llenar los campos para crear el Acuerdo Operativo, el que deberá ser firmado para luego ser revisado por el/la Coordinador/a Regional. En caso de ser aceptado, será firmado por el/la Director/a Regional e ingresado nuevamente al sistema informático. Los ajustes al Acuerdo Operativo deben quedar registrados y bajo la firma de la Dirección Regional de SENCE y el OTEC. Inspección Ocular

Previo al inicio de los respectivos cursos de capacitación de este Programa, el/la Coordinador/a Regional programará la fecha de una Inspección Ocular, si corresponde. Dicho Coordinador, o el/la Fiscalizador/a o la persona designada por el/la Director/a Regional, deberán reconocer el lugar físico donde será realizado el curso, que evaluarán de acuerdo a los criterios indicados en el “Formulario de Inspección Ocular” disponible en el sistema informático, visando si las dependencias se encuentran habilitadas para el tipo de servicio contratado. También deberán corroborar el estado y cantidad de material ofertado en la propuesta para el inicio de curso, al igual que las herramientas y equipos si corresponde. El/la coordinadora Regional y/o fiscalizador que lo realice, también deberá velar por la correcta utilización de la señalética en cada lugar de ejecución, pudiendo aprobarla o rechazarla de acuerdo a lo indicado en las “Orientaciones Comunicacionales” del SENCE. La señalética deberá permanecer en un lugar visible del recinto donde se desarrolla el curso, indicar que el Programa se financia con fondos provenientes del Estado y, además, destacar que corresponde al “Programa

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Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar SENCE”, indicando el nombre del organismo ejecutor, el nombre del curso y las características del mismo. El resultado de esta inspección podrá ser de “Aprobada”, “Aprobada con observaciones” o “Rechazada”. En el caso de la Aprobación con observaciones, el curso podrá iniciarse, no obstante el OTEC deberá subsanar dichas observaciones en la fecha acordada con el/la Coordinador/a. Si el/la Coordinador/a rechaza la Inspección, no se podrá el dar inicio al curso hasta que se subsane(n) la(s) observación(es) formuladas. Acuerdo Operativo

El Acuerdo Operativo es un documento formal suscrito por el o la Coordinador/a del OTEC ante el SENCE y el Director/a Regional donde se comprometen aspectos necesarios para la buena ejecución del curso. La firma del Acuerdo Operativo por parte de el/la Director/a Regional constituye la autorización de inicio de las actividades del servicio de capacitación. Antes del inicio de la fase Lectiva de un curso, la Dirección Regional del SENCE y el OTEC podrán firmar el Acuerdo Operativo sólo si: Se ha aprobado por el SENCE la señalética que el OTEC utilizará durante la ejecución del curso,

según lo indicado en las Orientaciones Comunicacionales del Servicio. Se ha aprobado la Inspección Ocular (si corresponde) por el/la Coordinador/a Regional o

Fiscalizador/a del SENCE. En caso que éste/a rechace las dependencias del OTEC como lugar apto para la ejecución del curso o solicite modificaciones de algunas condiciones de la infraestructura, el/la Directora/a Regional del SENCE (o quien sea facultado por él/ella) no firmará el Acuerdo Operativo hasta que las recomendaciones de el/la Coordinador/a o Fiscalizador/a sean acogidas en su totalidad.

Existe confirmación del 100% del cupo del curso. En caso de presentar menos cupos (siempre que la cifra no sea menor a 10 participantes) y en forma excepcional, se podrá iniciar el curso previa autorización de el/la Directora/a Regional.

Este documento deberá emitirse cada vez que se soliciten cambios a lo acordado mediante acuerdos operativos previos, y podrá ser aprobado o rechazado por la Dirección Regional correspondiente. Sin embargo, la modificación de la comuna donde se ejecutará el curso/servicio podrá ser autorizada mediante resolución de el/la Directora/a Regional respectivo/a, en caso que se le haya delegado esta facultad, previa aprobación del Departamento de Capacitación a Personas. En caso que el servicio de capacitación incluya práctica laboral o asesoría técnica y éstos sean ejecutados por el mismo OTEC, no será necesario un nuevo Acuerdo Operativo.


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Documentación entregada por el SENCE para la Ejecución del Curso El/la Coordinador/a Regional deberá entregar al OTEC la documentación necesaria para la ejecución del curso, a saber: Libro de Clases. Certificados de participación de las alumnas. Credenciales, para efectos del seguro contra accidentes. Libro de Registro de Proyectos (para cursos con salida independiente).

Beneficiarias y Reemplazos

El/la Coordinador/a Regional deberá entregar al OTEC la nómina de beneficiarias derivadas por el SERNAM. La Dirección Regional de SENCE enviará los listados de beneficiarias a los OTEC oferentes para que éstos las contacten y les informen la fecha de inicio del servicio de capacitación. En caso de imposibilidad de contactar a alguna beneficiaria, el OTEC deberá contactar a las beneficiarias identificadas como reemplazantes por el SERNAM, en un plazo de tres (3) días hábiles. En caso que alguna beneficiaria del listado de reemplazantes no haya podido ser contactada, el OTEC deberá informarlo al SERNAM, quien proveerá de nuevas reemplazantes en un plazo de tres (3) días hábiles.

Si el SERNAM no puede cumplir con la cobertura mínima requerida para la conformación del grupo-curso solicitado, el/la Coordinador/a Regional SENCE podrá incluir mujeres que cumplan con el perfil del Programa y que hayan postulado a su oferta regular, y que no necesariamente pertenezcan al Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar del SERNAM, en el plazo de dos (2) días hábiles. El OTEC tendrá un plazo de dos (2) días hábiles para confirmar a las nuevas postulantes y comunicarse con ellas para informar el inicio del curso. En caso de abandono del curso, el plazo máximo para completar los cupos, incluidas las beneficiarias reemplazantes, será hasta completado el 20% de horas de ejecución del curso. En caso de no existir una lista de espera, SERNAM tendrá un día para ingresar a la(s) nueva(s) alumna(s) reemplazante(s). Vencido el plazo o existiendo cupos disponibles, el SENCE deberá realizar el ingreso de beneficiaria(s) de su oferta regular en el plazo de un (1) día.


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Etapas de la Capacitación

El servicio de capacitación en oficio se compone de las siguientes fases: Fase Lectiva Servicios Complementarios:

Fase de Experiencia Laboral o Práctica Laboral Fase de Asistencia Técnica

Será obligación de el/la Coordinador/a Regional conocer y manejar los procedimientos, actividades e indicaciones que son responsabilidad del OTEC, establecidos en el Instructivo General para los OTEC antes mencionado, con la finalidad de velar por el cumplimiento de lo acordado para cada una de las fases del curso de capacitación. FASE LECTIVA Inicio de la Fase Lectiva

Una vez autorizado el inicio del curso, cumpliendo con los requerimientos antes mencionados, el/la Coordinador/a Regional deberá velar por su correcta ejecución conforme a lo indicado en el Instructivo para OTEC que explicita las obligaciones del OTEC, desde el primer día de clases. El/la Coordinador/a Regional del SENCE debe visar los Formularios N°1 y Complementario N°1, relacionados al listado de beneficiarias inscritas y reemplazantes. En caso de adjudicar cursos de capacitación de “Guardias de Seguridad OS-10”, de Carabineros de Chile, el/la Coordinador/a del SENCE deberá informar y entregar al OTEC el denominado “Instructivo para la Autorización de la Nómina de Beneficiarios/as para Tramitar Cursos de Capacitación para Guardias de Seguridad, Gestionada por los Organismos Técnicos de Capacitación”. En caso de existir reemplazantes para este tipo de curso, sólo podrán acceder antes de iniciada la actividad de capacitación y, en ningún caso, podrán incorporarse en el transcurso de ésta. Desarrollo de la Fase Lectiva

El/la Coordinador/a Regional será responsable de controlar y apoyar la fase lectiva, de manera que los OTEC ejecuten los servicios de capacitación de acuerdo a lo comprometido y a lo establecido en el Acuerdo Operativo, verificando que el/la relator/a, los equipos y herramientas disponibles, sean efectivamente los individualizados en la propuesta o el Acuerdo Operativo vigente, y que el OTEC aplique una evaluación de competencias de entrada, al inicio de la fase lectiva.


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El/la Coordinador/a Regional debe solicitar al SERNAM el listado de beneficiarias que requieran información sobre la Bolsa Nacional de Empleo (www.bne.cl) y tengan necesidad de inserción laboral, para luego proporcionarlo al OTEC y que éste las inscriba en dicho portal. El/la Coordinador/a Regional deberá también coordinar al SERNAM con los/as relatores/as del OTEC adjudicados, para su participación en un taller de inducción y orientación en la perspectiva de género, de acuerdo a la fecha informada por el SERNAM. El taller estará dirigido a los relatores y tendrá una duración aproximada de dos horas. Para el caso de los cursos con Asistencia Técnica, el/la Coordinador/a Regional deberá evaluar el Plan de Asistencia Técnica y Proyecto de Micro emprendimiento, y luego deberá informar al OTEC estos resultados antes de finalizada la Fase Lectiva del Curso. La guía para dicha evaluación debe ser extraída del sistema informático de apoyo. Término de la Fase Lectiva La fase lectiva concluye cuando el OTEC ha desarrollado completamente el programa del curso o servicio adjudicado, habiéndose alcanzado los objetivos del curso, tratados todos los contenidos y realizadas todas las actividades comprometidas y en el número de horas establecidas. En esta fase el OTEC debe registrar en el sistema de soporte informático la situación final de las alumnas en términos de “Aprobadas”, “Reprobadas” o “Desertoras” y, además, deberá aplicar una “Evaluación de Adquisición de Competencias”, ingresando sus resultados en el sistema informático. El OTEC deberá ingresar el “Resumen de la Fase Lectiva” al sistema informático, completándolo y entregando copias impresas al Coordinador/a quien, después de visarlo, devolverá una de las copias al OTEC, reteniendo el Libro de Clases. Será responsabilidad de el/la Coordinador/a Regional supervisar la ejecución durante esta fase, y si encontrara alguna irregularidad, deberá derivarla a la Unidad de Fiscalización.

http://www.bne.cl/


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FASE DE EXPERIENCIA LABORAL

Inicio de la Fase Experiencia Laboral o Práctica Laboral

La experiencia laboral deberá ser iniciada en el plazo establecido en el Acuerdo Operativo. El OTEC tendrá un plazo de 10 días corridos para informar al SENCE el inicio de esta fase, desde el término de la Fase Lectiva. La experiencia laboral sólo podrá desarrollarse en una empresa distinta al OTEC que se adjudicó este servicio. El/la Coordinador/a Regional deberá verificar que el OTEC ingrese el Formulario Nº2 “Registro Inicio de la Fase N°2” al sistema, junto con los convenios de prácticas y planes de aprendizaje o los contratos de trabajo (de acuerdo al “Instructivo para OTEC”) y, al mismo tiempo, visar dichos documentos para constatar que la experiencia laboral tenga pertinencia con la formación impartida. Ejecución de la Fase Experiencia Laboral

Durante la ejecución de esta fase, el/la Coordinador/a Regional deberá velar por que el OTEC cumpla con sus obligaciones detalladas en el “Instructivo para OTEC”. Los OTEC deberán facilitar al SENCE información de cualquier tipo que se les solicite y también las evaluaciones de las beneficiarias, sean éstas de carácter presencial, virtual u otras, conforme a las instrucciones impartidas por el del SENCE, a través de sus Direcciones Regionales. Término de la Fase Experiencia Laboral

Esta fase concluye cuando todas las alumnas cumplen con las horas de experiencia laboral establecidas en la orden de compra o convenio. El/la Coordinador/a Regional deberá supervisar que el OTEC registre la situación final de las alumnas que iniciaron la Experiencia Laboral, en términos de “Aprobadas”, “Reprobadas” o “Desertoras”, situación que debe quedar registrada en el Formulario N°3 “Resumen de Finalización de la Fase 2”, en el sistema de soporte informático del Programa. Una vez registrada la situación final de las alumnas, el/la Coordinador/a Regional del SENCE recibirá, firmadas por el OTEC, dos copias del Formulario Nº3, junto con el informe de desempeño individual, el registro de asistencia de las alumnas a la empresa y el informe de supervisión de la misma. El/la Coordinador/a del SENCE visará el Formulario N°3, devolviendo una copia al OTEC.


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FASE DE ASISTENCIA TÉCNICA Inicio de la Asistencia Técnica

La Asistencia Técnica debe ser iniciada en el plazo establecido en el Acuerdo Operativo. El OTEC, sea quien realizó la Fase Lectiva del curso o uno distinto, tendrá un plazo de 15 días corridos para informar al SENCE el inicio de esta fase, desde el término de la Fase Lectiva. El OTEC podrá solicitar por escrito autorización a la Dirección Regional del SENCE para ampliar el plazo de ejecución de la fase técnica, tratándose de cursos que por razones de estacionalidad no puedan iniciarla en el plazo establecido anteriormente o en el Acuerdo Operativo. El/la Coordinador/a Regional debe supervisar que el OTEC ingrese al sistema la información del Formulario Nº2 “Registro de Alumnas que Inician Proyecto”. Este acompañamiento y asistencia técnica debe ser realizado por el OTEC en terreno, en forma directa, presencial y personalizada. Ejecución de la Asistencia Técnica

Cada beneficiaria deberá recibir 25 horas de asistencia técnica, distribuida en dos meses, a partir de la puesta en marcha del proyecto. El OTEC podrá realizar una sesión grupal con el objeto de entregar orientaciones generales sobre la ejecución de los proyectos de emprendimiento, cuya duración máxima será de dos (2) horas. El resto de la asistencia técnica deberá realizarla en forma individual. Las beneficiarias no dispondrán de subsidio de movilización para esta Fase. El/la Coordinador/a Regional deberá supervisar que el OTEC ingrese la información sobre los emprendimientos individuales en el “Libro de Registro de Proyectos”, debiendo utilizarse un libro por cada proyecto. Compra de Útiles, Insumos y Herramientas Estas compras se podrán realizar una vez que el/la Coordinador/a Regional SENCE haya evaluado y aprobado los Proyectos de Emprendimiento y el Plan de Asistencia Técnica presentado por el OTEC. El/la Coordinador/a Regional deberá supervisar que estos útiles y herramientas sean pertinentes a los proyectos de micro emprendimiento.


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Término de la Asistencia Técnica La Asistencia Técnica concluye cuando el OTEC ejecuta efectivamente las 25 horas de asistencia para todas y cada una de las alumnas, distribuidas en dos meses. El/la Coordinador/a Regional SENCE debe supervisar que el OTEC haya registrado la situación final de las alumnas que iniciaron la Asistencia Técnica, en términos de “Aprobadas”, “Reprobadas” o “Desertoras”, en el Formulario N°3 “Resumen de Finalización de la Fase 2” contenido en el sistema informático del Programa. Una vez registrada la situación final de las alumnas, el/la Coordinador/a Regional SENCE recibirá dos copias del Formulario Nº3 firmadas por el OTEC, junto con el Libro de Registro de Proyecto. El/la Coordinador/a del SENCE visará el Formulario N° 3 y devolverá una copia al OTEC. Encuesta de Satisfacción Una vez que los servicios de capacitación superen el cincuenta por ciento e su ejecución, tanto en la fase lectiva , experiencia laboral o asistencia técnica, el OTEC aplicará una encuesta de satisfacción a las beneficiarias proporcionada por el/la Encargado/a Nacional del Programa. Evaluación de Competencias Adquiridas

Al finalizar la Fase Lectiva, la Experiencia Laboral en Empresas o la Asistencia Técnica, el/la Coordinador/a Regional deberá supervisar que el OTEC aplique una evaluación de las competencias adquiridas por parte de las beneficiarias, de acuerdo a los contenidos y aprendizajes esperados en cada una de las fases, con carácter individual, debiendo supervisar que los resultados hayan sido ingresados al sistema informático de apoyo. Corresponderá a los OTEC diseñar y aplicar este instrumento de evaluación a las beneficiarias. Los resultados de la aplicación del instrumento tendrán la ponderación indicada en el Instructivo para OTEC. El/la Coordinador/a Regional supervisará que la evaluación, que deba registrarse en el certificado final por parte del OTEC, señale la calidad de “Participante” del curso a todas aquellas beneficiarias que cumplan con la asistencia mínima exigida pero que no aprueban la evaluación referida, y la calidad de “Aprobada” a aquellas beneficiarias que cumplan con la asistencia mínima exigida y aprueban la evaluación referida.

Certificación

En un plazo máximo de 10 días hábiles, contado desde el término de la última fase del curso, el OTEC deberá entregar a las alumnas que cumplieron con al menos el 80% de asistencia, un certificado


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extendido por el SENCE acreditando su “Aprobación” y/o “Participación” en el curso de capacitación. El no cumplimiento de este plazo podrá acarrear para el OTEC las sanciones que correspondan, salvo autorización de la Dirección Regional del SENCE para extenderlo. El/la Coordinador/a Regional deberá recepcionar el certificado anteriormente mencionado con los datos de la alumna y del curso, firmados por el representante legal del OTEC, para que sea firmado y timbrado por el/la Director/a Regional. La entrega de estos certificados se realizará en una ceremonia organizada por el OTEC, siendo responsabilidad de el/la Coordinador/a Regional, o quien defina el/la Director/a Regional, efectuar la debida coordinación para efectos de elaborar el programa de ceremonia, el lugar, su fecha, personas invitadas y, en especial, para organizar la participación del SENCE y el SERNAM en dicho evento. El/la Coordinador/a Regional deberá recepcionar un archivo fotográfico y una minuta que incluya el listado de mujeres certificadas, nombre de cursos y características de esta capacitación, en un plazo no superior a 5 días desde la fecha de la certificación.

Modalidad de Pagos

El pago de los servicios al OTEC se efectuará dentro de 30 días hábiles contados desde que la Dirección Regional reciba conforme la solicitud de pago. El monto a pagar será calculado automáticamente por el sistema informático, en la medida que el OTEC haya ingresado los formularios y completado la información requerida en la solicitud de pago respectiva. La visación corresponde a el/la Coordinador/a Regional del Programa, quien deberá velar por el cumplimiento de los requisitos, documentación y pertinencia de los pagos que se estipulan para cada servicio. La autorización del pago corresponde a el/la Director/a Regional. Independientemente de la modalidad de contratación (convenio marco, trato directo, licitación pública o privada), los OTEC deberán ingresar, registrar y tramitar formularios y solicitudes de pago, obligatoriamente a través del sistema informático del Programa y regirse por los procedimientos que a continuación se detallan para cada uno de los pagos correspondientes. Pago de los Servicios

Para efectos del pago, el/la Coordinador/a Regional del Programa deberá cotejar en el Libro de Clases que la información de la asistencia de las alumnas coincida con aquella registrada en el sistema informático del Programa. En caso contrario, o cuando el Libro de Clases contenga enmendaduras, el pago será objetado por los montos correspondientes, salvo que el Libro sea visado (firmado en el original) por el/la Coordinador/a Regional del SENCE, dando fe que la enmendadura corresponde a un error del cual ha tomado conocimiento.


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El Coordinador/a Regional será responsable de aplicar la siguiente clasificación a las alumnas, para efectos de la visación y posterior pago de los servicios: Aprobada: Si la alumna cumplió con, a lo menos, el 80% de asistencia en la fase respectiva. Reprobada: Si la alumna no cumplió con, a lo menos, el 80% de asistencia a la fase respectiva o por

razones justificadas por el OTEC y refrendadas por la Dirección Regional del SENCE Desertora sin causa justificada: Si la alumna se ha ausentado sin dar información o aduciendo

causas no contempladas en este Manual de Procedimientos. Desertora por causa justificada: Si la alumna se ha ausentado por las razones que se mencionan a

continuación en este Manual de Procedimientos.

Tanto en la fase lectiva como en la fase de experiencia laboral, se considerarán como causas de deserción justificada las siguientes:

Enfermedades o accidentes que impidan a la alumna asistir a clases por un período superior al 20%

de las horas de la fase lectiva o experiencia laboral. El OTEC deberá ingresar al sistema y presentar al SENCE cuando corresponda la certificación médica.

Privación de libertad que se acreditará por el tribunal correspondiente. Fallecimiento de la alumna, acreditada con el certificado de defunción. Obtención de un contrato de trabajo, que deberá ser acreditado por el respectivo contrato. Cambio de domicilio a otra región o a otra comuna que le impida asistir al curso. Esta situación deberá

ser acreditada por el OTEC con la presentación del certificado de residencia correspondiente emitido por la autoridad competente.

Nacimiento de un/a hijo/a, acreditado con el certificado correspondiente.

En estos casos se pagará al OTEC como si la beneficiaria hubiera asistido al 100% de las horas.

Solicitud de Anticipo

Una vez iniciado el servicio (fase lectiva, práctica laboral y/o asistencia técnica), y hasta la ejecución del 50% de las horas, el OTEC podrá solicitar pago anticipado de hasta el 40% del total del valor del servicio más el 40% del valor total de los subsidios asociados. Liberación de Recursos

En el caso que un OTEC, luego de firmado el Acuerdo Operativo, no haya ejecutado los servicios contratados, la Dirección Regional del SENCE deberá gestionar la liberación de los recursos comprometidos, previo informe de la Unidad de Fiscalización que establezca si el incumplimiento es imputable o no a dicho OTEC, debiendo aplicarse las sanciones que correspondan de acuerdo a lo establecido en la ley N° 19.518 y su Reglamento General. La documentación será visada por el Departamento de Capacitación a Personas y enviada a la Unidad de Organismos Capacitadores y Compras de Cursos.


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Para estos efectos también se aplicará lo dispuesto en el artículo 77 del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Supervisión y Fiscalización La supervisión y fiscalización del Programa se realizará por los funcionarios del SENCE de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para OTEC.

Es requerimiento del Programa que haya, a lo menos, un/a funcionario/a encargado/a de supervisar por cada región en que éste se ejecute. Dicho/a funcionario/a deberá visitar los lugares donde se realizarán las actividades del curso y, además de controlar los procesos, debe obtener retroalimentación respecto a la ejecución del servicio, de las beneficiarias y los/las funcionarios/as de la institución o empresa supervisados. La supervisión de la Fase Lectiva se realizará una vez iniciado el curso. El/la funcionario/a

supervisor/a debe evaluar si se cumple con lo establecido en el Acuerdo Operativo respectivo, velando por que se impartan los contenidos de la propuesta adjudicada, se cumpla con los horarios, con el perfil de el/la relator/a, el lugar de ejecución del curso y que los/as relatores/as sean los mismos aprobados en la Inspección Ocular y el Acuerdo Operativo vigente. En la supervisión de la Experiencia Laboral en empresas o de la Asistencia Técnica, el/la funcionario/a supervisor/a deberá visitar la empresa o lugar donde la beneficiaria desarrolla la práctica laboral o el proyecto productivo de la Asistencia Técnica, según corresponda. En esta inspección se deberán evaluar las tareas desarrolladas por las alumnas, la aplicación de las competencias del curso de capacitación realizado y la pertinencia de la experiencia laboral el oficio de la fase lectiva. Estos criterios se aplicará también al proyecto productivo. El/la Coordinador/a deberá supervisar como mínimo al 10% de las beneficiarias de cada curso, de los servicios de Experiencia Laboral y de la Asistencia Técnica, y en caso de detectar alguna irregularidad deberá informarlo a el/la Fiscalizador/a Regional para que adopte las medidas correspondientes. Además, los cursos de capacitación podrán ser fiscalizados por la Dirección Nacional del SENCE, tanto en su Fase Lectiva como en la Práctica Laboral y/o Asistencia Técnica. El seguimiento y monitoreo a la ejecución regional del Programa se realizará desde la Coordinación Nacional en forma periódica, a través del sistema informático de apoyo. Se podrán monitorear las siguientes etapas: Estado de ejecución de cursos y de la Fase de Servicios Complementarios. Estado de Ingreso de la totalidad de formularios correspondientes a la Fase lectiva y de Servicios

Complementarios.


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Estado solicitud de pago (ingreso, revisión y aprobación). En virtud de lo señalado, el/la Coordinador/a Regional deberá velar permanentemente por el avance en la ejecución, su seguimiento, y por el ingreso de formularios al sistema informático en tiempos oportunos y acordes a cada etapa de ejecución y/o pago de los servicios. El/la Coordinador/a Regional deberá mantener todos los documentos archivados en la carpeta correspondiente a cada curso, que debe contener toda la información requerida y actualizada, incluidas las firmas correspondientes, y disponible para las auditorías que se realicen. Sistema Informático de Apoyo Los/as Coordinadores/as Regionales deberán monitorear y hacer seguimiento del avance en la ejecución del servicio a través del sistema de soporte informático. Deberán además conocer las instrucciones de uso de este sistema, a disposición en Intranet. Será responsabilidad de los/las Coordinadores/as Regionales monitorear que la información que deben contener los formularios de ejecución de cursos sea ingresada al portal habilitado para dicho procedimiento, en la oportunidad que estas Instrucciones Generales determinen. En caso contrario, se considerará que los cursos de capacitación no han sido realizados y las solicitudes de pago de los cursos presentadas por los OTEC no serán aprobadas. Se debe tener presente que registrar el OTEC la información de las alumnas en un sistema distinto al definido por SENCE será considerado una infracción, lo que podrá dar origen a la aplicación de sanciones.


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7. Instructivos de Trabajo El “Instructivo para OTEC” corresponde al documento “Instructivo de Carácter General y Obligatorio que fija Normas y Procedimientos dirigidas a los organismos técnicos de capacitación para la ejecución del Programa Mujeres Jefas de Hogar”, aprobado Resolución Exenta N°4986, del 8 de Junio del 2011.

8. Formularios y Registros

Identificación del Registro

Código Responsable

Almacenamiento

Tiempo de Retención y disposición

final

Soporte Lugar

Ficha A1 “Definiciones Estratégicas”

No aplica

Jefe/a de Departamento de Servicios

Internos

3 años y destrucción

Digital Intranet

Ficha H “Indicadores de Desempeño de la Ley

de Presupuestos”

No aplica

Jefe/a de Departamento de Servicios

Internos

3 años y destrucción

Digital Intranet

Providencia con propuesta de convenio a

Depto. Jurídico SENCE.

No Aplica

Encargado/a Nacional Programa

3 años / archivo bodega

Papel

Archivo Coordinación

Nacional Programa

Providencia dirigida a SERNAM para firma de

convenio

No Aplica



Papel


Nacional Programa

Resolución que aprueba convenio

No Aplica

Director/a Nacional


Papel


Nacional Programa

Correo electrónico informando

orientaciones programáticas

(coberturas e inversión para cada región)

No Aplica


3 años / destrucción

Digital

PC Coordinación

Nacional Programa


34


Código Responsable

Almacenamiento


final

Soporte Lugar

Formulario de Solicitud de compra de servicios del Programa (Nómina beneficiarias titulares y reemplazantes, Nómina

de niños/as para cuidado infantil).

No Aplica

Coordinador/a Regional Programa


Papel Archivo

Coordinador/a Regional

Planilla Consolidada de requerimientos de servicios catálogo

electrónico

No Aplica

Encargado/a Nacional


Digital

PC Encargado/a

Nacional Programa

Documento Acuerdo Operativo

No Aplica


3 años / archivo digital

Digital Sistema Informático

de apoyo

Registros de Acuerdo Operativo

No Aplica




de apoyo

Propuesta técnica del curso

No Aplica


3 años / bodega

Digital Papel

Archivo Coordinador/a

Regional

Formulario de Inspección Ocular

No Aplica


3 años/bodega

Papel Archivo

Coordinador/a Regional

Formulario N°1 “Registro de beneficiarias

inscritas”

No Aplica




de apoyo

Formulario N° 1 Complementario

“Registro de Reemplazantes”

No Aplica




de apoyo

Formulario “Resumen de la Fase 1 (Lectiva)”.

No Aplica




de apoyo

Formulario N°2 “Registro de alumnas que inician proyecto” (Asistencia

Técnica)

No Aplica




de apoyo


35


Código Responsable

Almacenamiento


final

Soporte Lugar

Plan de Asistencia Técnica o Proyectos de

Emprendimiento (Asistencia Técnica)

No Aplica



Papel

Archivador Coordinador/a

Regional Programa

Libros de Registro de Proyectos (Asistencia

Técnica)

No Aplica



Papel Archivador


Formulario N°3 “Resumen de

Finalización de la Fase 2” (Asistencia Técnica)

No Aplica




de apoyo

Formulario N° 2 “Registro de la Fase N°2”. (Experiencia

Laboral)

No Aplica




de apoyo

Convenios de práctica y planes de aprendizaje

(Práctica Laboral)

No

Aplica



Papel Archivador


Formulario “Registro de Asistencia a Práctica

Laboral”.

No Aplica




de apoyo

Informe de Desempeño Individual (Práctica

Laboral)

No Aplica



Papel


Regional Programa

Informe de Supervisión en la empresa (Práctica

Laboral)

No

Aplica



Papel


Regional Programa

Formulario N°3 “Resumen de

Finalización de la Fase 2” (Práctica Laboral)

No Aplica




de apoyo

Instructivo a los OTEC para la autorización de

la nómina de

No

Aplica

Encargado/a

Nacional 3 años Digital

Sistema Informático de apoyo


36


Código Responsable

Almacenamiento


final

Soporte Lugar

beneficiarios para tramitar cursos de

guardia de seguridad OS-10 de Carabineros.

Programa

Registro de Resultados de la aplicación del

“Instrumento de evaluación de

competencias al término de Fase Lectiva,

Asistencia Técnica y Práctica laboral”

No

Aplica

Coordinador/a

Regional Programa 3 años /

destrucción Digital

Sistema Informático de apoyo


37

9. Revisiones del Procedimiento

REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

Nº Versión Fecha Motivo de los cambios Páginas elaboradas o modificadas

0(CERO) 16.12.2010

ELABORACION INICIAL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA EL PROGRAMA MUJER

TRABAJADORA Y JEFA DE HOGAR

TODAS

1(UNO) SE RE ELABORA EL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS TODAS


38

Anexos


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Anexo A: Focalización Territorial del Programa Mujer Trabajadora y Jefa de Hogar.

Arica y Parinacota Arica Cauquenes Puerto Montt

Huara Villa Alegre Fresia

Pozo Almonte Empedrado Purranque

Pica Teno Ancud

Alto Hospicio Sagrada Familia Quellón

Iquique Romeral Osorno

Antofagasta Río Claro Castro

Tocopilla Chanco Frutillar

Tal Tal Longaví Calbuco

Calama Curicó Llanquihue

Vallenar San Javier Río Negro

Tierra Amarilla Linares San Pablo

Freirna Molina Chonchi

Caldera Maule Puerto Varas

Chañaral Talca Maullín

Huasco San Clemente Los Muermos

Copiapó Pelluhue Puerto Octay

Canela Parral Hualaihué

Los Vilos Colbún Aysén

Andacollo Yerbas Buenas Coyhaique

Monte Patria Chillán Puerto Natales

Salamanca Coronel Punta Arenas

Vicuña Cañete Valdivia

La Serena Nacimiento Corral

I llapel Lota Lanco

Coquimbo Concepción Los Lagos

Combarbalá Quillón La Unión

Ovalle San Carlos Paillaco

Olmué Yungay Río Bueno

Putaendo Laja Lago Ranco

La Ligua Bulnes Panguipulli

Nogales Yumbel San José de la Mariquina

Llay Llay Coelemu Buin

San Antonio Chiguayante Calera de Tango

Quillota Santa Juana Cerro Navia

Los Andes El Carmen Colina

Hijuelas San Pedro de la Paz Conchalí

Valparaíso Los Álamos Curacaví

Calle Larga Los Ángeles Cerrillos

San Felipe Hualqui Estación Central

Quintero Tomé La Florida

Puchuncavi Chillán Viejo La Pintana

Cartagena Talcahuano La Reina

El Quisco Curanilahue Lo Espejo

La Calera Cabrero Lo Prado

Petorca Hualpén Maipú

Catemu Lebu Padre Hurtado

Viña del Mar Penco Paine

Cabildo Lautaro Pedro Aguirre Cerda

Panquehue Pitrufquén Peñaflor

Concón Toltén Peñalolén

Quilpué Perquenco Pudahuel

Rinconada de Los Andes Galvarino Quilicura

San Fernando Puerto Saavedra Recoleta

Rancagua Loncoche San Bernardo

Rengo Lonquimay San Joaquín

Chepica Temuco San Miguel

Pichilemu Angol San Ramón

Palmilla Villarrica Santiago

Chimbarongo Pucón El Bosque

Peumo Nueva Imperial El Monte

Coltauco Renaico Independencia

Quinta de Tilcoco Victoria Isla de Maipo

Doñihue Melipeuco La Cisterna

Santa Cruz Purén La Granja

Machalí Padre Las Casas Lampa

San Vicente de Tagua Tagua Gorbea María Pinto

San Francisco de Mostazal Freire Melipilla

Collipulli Puente Alto

Cholchol Quinta Normal

Lumaco San José de Maipo

Teodoro Schmidt Talagante

Los Sauces Lo Barnechea

Ercilla

Carahue

Curarrehue

Coquimbo

Biobío

Magallanes y la Antártica

Chilena

Araucanía

Aysén del General Carlos

Ibáñez del Campo

Valparaíso

Maule

Los Lagos

Libertador General

Bernardo O'Higgins

Los Ríos

COMUNAREGIÓN

Región Metropolitana

Tarapacá

Antofagasta

Atacama

REGIÓN COMUNA REGIÓN COMUNA


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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE …psociales.sence.cl/docs/Manual_Procedimientos_MJH_2011.pdf · Versión : 1 Fecha Versión: 03.08.2011 2 RESUELVO: 1.- Apruébase el siguiente