MANAJEMEN REKOD AKTIF

(Bahan ini diberikan untuk membantu mahasiswa dalam rangka ujian tengah semester mata kuliah sistem pemberkasan. Lebih rinci pelajari materi yang difotokopi dengan judul Information and Image Management : a records systems approach, ch. 5 dan 6, hal 100- 169. Harap dipelajari karena soal uts dari bahan fotokopi tersebut).

Pengertian arsip/rekod

Rekod dan arsip diciptakan oleh semua orang dan institusi. Individu, keluarga,

bisnis, asosiasi dan kelompok, partai politik dan pemerintah semua menciptakan

arsip/rekod setiap hari. Arsip yang tercipta oleh lembaga pemerintah atau institusi lain

dalam pemerintah umumnya atau secara khusus dikenal sebagai ’arsip pemerintah’

pengelolaannya harus diatur oleh peraturan, yang ditentukan bagaimana mereka diolah

melalui daur hidupnya.

Arsip pemerintah adalah arsip yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh

sektor pemerintah. Arsip swasta: arsip yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh

sektor non pemerintah, keluarga atau individu berkaitan dengan pemerintah maupun

swasta.Adalah bahwa tanggung jawab utama pemerintah adalah peduli terhadap rekodnya

sendiri, khususnya bila rekod dibutuhkan untuk administrasi untuk layanan pemerintah.

Sistem pemberkasan (filing system) dan skema klasifikasi

Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod

yang benar tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika

dibituhkan, kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara

ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung

dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun

sistem pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada dua

hal penting yang perlu diingat, yaitu :

Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang mudah digunakan dan

dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi jangka panjang. Kesederhanaan

sistem pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih

meningkatkan kemudahan dan kecepatan penggunaan.

Prinsip kedua, adalah rekod yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu

anda kemudahan untuk mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk

penelusuran’. Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice

bila mencarinya berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang

terbaik untuk setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk setiap series

rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan akan menggunakan sistem

berbeda dengan unit kerja kepegawaian.

Jadi satu yang penting dan diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan

yang mudah diingat dan digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih

mudah untuk menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus

diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk

memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod. Dengan

kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka organisasi

harus membangun sistem pemberkasan agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali

sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit fisik dari kandungan

informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang besatu dalam berkas untuk

mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan sebuah berkas, berkas yang

diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan adalah untuk memberikan bukti

formal dari transaksi kegiatan atau sebuah organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah

untuk menangkap, memelihara dan memberikan akses bukti kegiatan setiap waktu dalam

rangka praktek pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.

Pengembangan sistem pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan

system pemberkasan, penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan

informasi dan meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.

Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode

klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan,

peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam

implementasi sistem.

Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi

untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya

diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi.

Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi

mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam materi klasifikasi disinin titik berat

bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih kepada memilih sistem

klasifikasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan

tipe arsip yang disimpan.

Pemberkasan rekod/arsip

Badan korporasi menciptakan dan menerima rekod sebagai bagian kegiatannya.

Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemu

balik kemudian digunakan oleh pemakai. Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem

tersendiri. Untuk menyusun rekdo, kita memerlukan sistem pemberkasan, arstinya

penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf,

kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod.

Rancangan sistem pemberkasan adalah merupakan perkiraan dan penentuan

kebutuhan di dalam rangka implementasi penyimpanan berkas. Fungsi dari rancangan

pemberkasan ini adalah untul: 1) menentukan sistem pemberkasan untuk seluruh

subyek/masalah yang terdapat dalam skema kalsifikasi, 2) menentukan susunan

pemberkasan rekod untuk setiap kelompok rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile,

file dan series. Semua ini merupakandasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan

penyimpanan serta temu kembali rekod.

Sistem pemberkasan ini merupakan jantung dari kegiatan penyimpanan dan temu

kembali informasi. Faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem

pemberkasan adalah :1) menetukan rekod, 2) menentukan bidang-bidang kegiatan

organisasi, 3) menentukan karakteristik organisasi.

Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode pemberkasan, Seperti

Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan

sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama

pemberkasan rekod, yaitu abjad numerik klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut

Gunarto (1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22) dari

metode pemberkasan yang ada secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam

tiga jenis yaitu sistem numerik/angka, sistem abjad dan sistem subyek?

Sistem pemberkasan yang disebutkan di atas merupakan pengolahan rekod yang

tercetak atau konvensional. Dewasa ini telah banyak kantor menggunakan media

elektronik untuk manajemen rekodnya. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan

menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk

dapat mengelola dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan,

pendistribusian, dan perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123)

mengatakan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering

disebut dengan sistem pengarsipan elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan

komputer.

Terdapat 5 (lima) sistem utama pemberkasan rekod ialah 1) abjad; 2) numerik; 3)

klasifikasi; 4) kronologis dan 5) warna. Susunan abjad masih dapat diperluas lagi

menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek. Beberapa sistem dapat

dikombinasikan menjadi sistem campuran, mislanya abjad dengan numerik dikenal

sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang

ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75).

a. Sistem Numerik

Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari angka

terkecil ke angka terbesar. Pemberkasan urut angka merupakan sistem yang paling

sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperto 01, 02, 03, 04 dan seterusnya.

Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod

personil, pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai

dokumen bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi

5000 berkas. Jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. Karena akan memakan waktu

jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari 4 angka (martono, 1990:23). Susunan rekod

personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama

pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder

ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut

yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan

penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang

tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka terakhir) , middle – digit (angka

tengah) dan urutan tanggal.

b. Sistem berabjad

Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan

abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas

dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang

diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah

langganan, pasien dan sejenisnya.

c. Sistem Subyek

Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan

sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan

dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya

diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan

menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem

subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun

dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada

indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas

senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.

d. Kombinasi

Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan

subyek atau lainnya.

Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod

Sistem harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi

penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan

normal organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.

Berkas harus mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan

fungsi yang mana didokumentasikan.

Sistem harus mempunyai struktur numerik atau alfanumerik, yang setiap

unsurnya sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4 unsur. Jenis berkas

seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu abjad, numerik, alfanumrik dan

kata kunci. Sistem yang umum digunakan adalah alfanumerik.

Kesesuaian : sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen

Pemeliharaan yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari;

cukup aman; kebijakan tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang

sesuai pada penciptaan dan penambahan pemberkasan; penyimpanan yang

aman dan cukup untuk bahan arsip.

Dapat mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi

kebutuhan organisasi.

Aksesibilitas : system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi

rekod dan dapat mencarinya tanpa ada gangguan.

Akuntabilitas : harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan

praktek dan prosedur .

Sistem pemberkasan dapat gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan

alasan seperti : beban terlalu berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang;

tidak adanya system untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya

waktu penemuan kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan

untuk merevisi dan menyimpan.

Klasifikasi

Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan

menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana

mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan

penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk

memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas

keamanan rekod.

Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem

klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod

dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai

endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan

berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi,

sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai

guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu

pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana

suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace,

1992:513).

Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau

dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA

mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan

atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu

kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace

(1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip

dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod

berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik

(penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan,

middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan

kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian

diberkaskan secara kronolgis.

Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing).

Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam

suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah

ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses

merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan

rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk

memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan.

(Lebih rinci pelajari pada bahan yang sudah difotokopi).

Fungsi tempat penyimpanan arsip aktif dan in-aktif.

Keputusan dalam memindahkan arsip akan membantu, pertama, untuk

mengurangi biaya peralatan karena arsip yang tidak aktif dapat disimpan di tempat yang

tidak terlalu mahal. Kedua, lemari atau rak penyimpanan yang pernah digunakan melalui

pemindahan berkas dapat menyediakan ruang tambahan untuk berkas aktif yang baru.

Terakhir, efisiensi dari tempat penyimpanan dan pencarian berkas yang aktif dapat

dikembangkan karena kepadatan berkas telah dikurangi; dan ruang dalam laci, lemari, rak

atau tempat penyimpanan secara komputerisasi akan bertambah.

Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan

tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan :

1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif

2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor

tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau

penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.

3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk dipindahkan

4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip

5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir(kontrak telah kadaluwarsa,

kasus hukum diselesaikan dan ditutup)

6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk

memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.

Organisasi atau unit kearsipan pencipta dan penyimpan arsip dalam lembaga.

1. Arsip aktif : Central File atau Unit Kerja – Unit Pengolah

Rekod organisasi sebanyak 25 % umumnya dikategorikan aktif yaitu rekod yang

digunakan administrasi sehari-hari oleh organisasi. Arsip aktif menyediakan informasi

yang dibutuhkan oleh manajer untuk melakukan kegiatan operasional terkini.

Berhubung rekod aktif adalah bagian yang vital dalam fungsi pembuatan

keputusan, maka rekod harus tersedia bagi manajer setiap saat ketika dibutuhkan.

Kecepatan pelayanan untuk rekod jenis ini adalah sangat perlu. Penelusuran difasilitasi

dengan menyimpan rekod aktif yang dekat dengan orang yang membutuhkannya. Pilihan

sistem penyimpanan rekod aktif bisa secara terpusat atau perbagian (sentralisasi dan

desentralisasi).

1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi

Penyimpanan rekod secara sentralisasi yaitu menyediakan tempat untuk semua

rekod aktif dalam satu lokasi dalam institusi. Semua rekod yang dibutuhkan perlu

disimpan di wilayah sentral atau pusat dan setiap departemen harus menyimpannya di

lokasi tersebut. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil, organisasi yang

besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi departemen. Sentralisasi

memberikan pendekatan yang seragam pada sistem rekod, karena semua rekod disimpan

dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Oleh karena

itu keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal :

Menyediakan prosedur yang konsisten

Identifikasi tanggungjawab dan akuntabilitas

Menyimpan rekod yang berkaitan bersama

Training sataf baru

Memberikan layanan yang sama untuk semua departemen

Meminimalkan duplikasi rekod

Memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik

Memberikan peningkatan keamanan rekod

Memberikan satu penelusuran.

1. 2. Sistem penyimpanan desentralisasi

Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap departemen atau unit ada tempat

penyimpanan dalam lokasi tersebut. Umumnya manajer rekod menyukai sistem ini,

karena memberikan kemudahan dalam pengawasan rekod dan rekod miliknya dapat

diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol rekod harus seimbang untuk menghindari

setiap departemen yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses. Masalah yang

muncul dengan sistem ini adalah :

Setiap departemen mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam

dalam sistem tata kearsipannya

Setiap departemen menyimpan rekodnya sendiri ; sehingga rekod yang berkaitan

tidak disimpan bersama

Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan rekod yang sama; yang akan

menyebabkan duplikasi rekod

Departemen mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara

peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik

Setiap departemen cenderung menyimpan rekod dalam format yang berbeda, maka

keamanan rekod tidak mencukupi atau mudah rusak.

Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena

setiap departemen dapat mengawasi rekodnya secara langsung.

1.3. Sistem penyimpanan arsip secara kombinasi atau gabungan

Sistem kombinasi memberikan departemen untuk menyediakan rekodnya sendiri dibawah

kontrol sistem yang terpusat (sentral). Keuntungan pengawasan atau kontrol secara

terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas

yang tidak teratur dan kehilangan rekod; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan

pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan

perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih

baik dalam struktur manajemen.

2. Arsip inaktif : records center : pusat rekod-unit kearsipan

Penyimpanan rekod merujuk pada memberikan ‘rumah’ rekod ketika sudah semi

aktif atau inaktif, tetapi rekod tersebut masih disimpan. Rekod ini sudah jarang

digunakan tetapi masih disimpan untuk keperluan rujukan, untuk keperluan audit, atau

untuk keperluan hukum atau alas an kearsipan lebih murah bila disimpan diluar area

perkantoran. Untuk alasan ekonomi inilah pusat rekod dirancang dan dibangun. Tujuan

merancang dan mengoperasaikan pusat rekod adalah :

1. untuk mencapai ekonomis dan efisien dalam penyimpanan, penelusuran dan

pemusnahan rekod inaktif;

2. untuk keamanan dari baik pada akses yang tidak berwenang, maupun untuk

penghancuran rekod ini dalam rangka tanggungjawab pada pengguna atau

pelanggan;

3. melindungi penyimpanan rekod dari resiko bencana alam seperti kebakaran,

kebanjiran dan gempa bumi.

Keuntungan ekonomi menyimpan rekod inaktif di tempat lain dibandingkan di

area kantor. Bisa dibayangkan biaya atau harga per meter persegi lantai di kota lebih

mahal dibandingkan di desa atau tempat yang agak jauh dari kota, akan tetap lebih mahal

dibandingkan gudang itu sendiri. Pusat rekod secara khusus dirancang yang merupakan

jenis tempat penyimpanan rekod inaktif yang memberikan keamanan, ekonomis dan

kepadatan yang tinggi, tetapi dengan alasan untuk legal dan alasan administrasi.

Pengaturan dan operasional secara benar, pusat rekod adalah komponen penting dalam

program manajemen rekod dan sumber kritis untuk biaya penyimpanan rekod inaktif dari

siklus hidup informasi. Oleh karena itu, pusat rekod dapat memberikan penghematan

biaya dalam peralatan dan ruangan, yaitu :

1. Ruang pusat rekod digunakan lebih baik – lebih dari lima kali lipat rekod

disimpan per meter perseginya sama dengan ruang kantor dengan

menggunakan peralatan lemari yang padat (compact-seperti roll opac).

2. Ruang pusat rekod yang jauh dari kota harganya lebih murah – dalam

hitungan rata-rata menghemat kurang lebih 750-1500 persen.

3. Biaya untuk petugas lebih murah di luar kota

4. Menghemat biaya perlatan karena pusat rekod menggunakan peralatan yang

compact dibandingkan peralatan biasa yang digunakan di kantor,

penghematan ini kira-kiran 25 persen.

Yang perlu dicatat bahwa, walaupun secara tradisional kita membangun pusat

rekod untuk kepentingan ekonomis, pusat rekod diperlukan sebagai pusat rujukan atau

pusat layanan rekod untuk institusi yang bersangkutan. Artinya, manajer rekod akan

mengembangkan pusat rekod bila ada jaminan bahwa memang mengurang biaya

perawatan ruang dan peralatan penyimpanan, rekod yang disimpan aman dari pencurian

atau akses yang tidak berwenang, dan tidak hilang. Walaupun program penyimpanan

rekod adalah bagian dari tahap akhir dari siklus hidup rekod, maka program ini tetap

harus direncanakan pada saat melakukan survei rekod. Karena survei rekod mulai

mendapatkan informasi tentang sistem pemberkasan yang membingungkan, barangkali

ketidak sesuaian penggunaan perangkat lunak, tidak adanya prosedur ’back-up’

perlindungan, mungkin juga tidak efisiennya peralatan pemberkasan.

Program penyimpanan rekod seharusnya dapat menangani semua jenis media

rekod, menyediakan tempat yang sesuai untuk semua jenis media rekod, memungkinkan

keamanan yang lengkap, dan menyediakan untuk layanan rujukan yang lengkap. Disisi

lain kita memiliki kekurangan, bahwa tidak tersedianya dana yang memamdai, ruang

terbatas, tenaga, peralatan bahkan ahli dalam bidang ini menjadi hambatan untuk

membuat pusat penyimpanan rekod. Tetapi janganlah kekurangan ini jangan dijadikan

alasan bahwa kita tidak dapat membangun pusat penyimpanan rekod. Manajer rekod

harus segera memulainya walaupun masih jauh dari sempurna.

Pusat rekod yang dimaksud dalam konteks di negara kita dapat disamakan adalah

unit kearsipan. Sesuai dengan penjelasan dalam pasal 3 PP No. 34 tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip) yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah unit yang bertugas

mengarahkan dan mengendalikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah

(satuan kerja). Hal ini juga dijelaskan oleh pasal 17 UU No.8 tahun 1997 tentang

Dokumen Perusahaan) bahwa yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah satuan kerja

yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah

diselesaikan oleh unit pengolah untuk disimpan dan dipelihara.

Apapun yang didefinisikan tentang pusat penyimpanan rekod, dalam

mengembangkannya, ada 4 (empat) faktor yang harus ditentukan seprti dibawah ini:

1. Apa yang akan disimpan?

Media rekod

Tingkat kerahasiaan rekod

Jumlah rekod

2. Bagaimana menyimpannya?

Lingkungan penyimpanan khusus, kelembaban, suhu atau temperatur

ruangan

Ekstra keamanan

3. Tingkat layanan apa yang akan disediakan?

4. Dimana akan disimpan?

Tujuan membangun pusat rekod

Apakah arsip

Penyimpanan komersial?

Lantai dasar?

3. Jenis pusat rekod

3.1. Pusat rekod on-site

Pusat rekod yang umum ada di dalam gedung yang sama di institusi tersebut, lokasi

biasanya di lantai dasar gedung. Ruang pusat rekod di lantai dasar banyaknya rekod tidak

menjadi halangan, hanya saja memiliki kerugian bila ada banjir. Sehingga pusat rekod

seperti ini harus difikirkan perlindungan terhadap bahaya kebakaran, banjir, keamanan

dan pencahayaan.

3.2. Pusat rekod off-site

Lokasi pusat rekod diluar gedung tetapi dibawah operasional lembaga tersebut. Biasanya

pusat rekod jenis ini digunakan oleh institusi yang sangat besar, dimana bila menyimpan

rekod di gedungnya membutuhkan ruang yang sangat besar dan biaya sewa gedung

sangat mahal. Faktor yang harus diperhatikan adalah faktor keamanan dan

keteraksesannya.

3.3. Jasa pusat rekod komersial

Komersial pusat rekod biasanya penitipan penyimpanan rekod in-aktif organisasi

dengan biaya yang cukup mahal, karena organisasi perlu membayar titipan dan layanan

jasa yang dilakukan oleh pusat rekod tersebut. Jasa ini juga digunakan bila organisasi

tidak memiliki ruangan untuk menyimpan rekod inaktif.

Pusat rekod untuk menyimpan rekod inaktif karena dari proses penjadwalan atau

penyusutan untuk dilakukan pemindahan. Pemindahan rekod inaktif dari unit kerja

digunakan daftar rekod yang dipindahkan dilampirkan berita acaranya.

Pusat rekod komersial kemungkinan bersaing dengan off-site pusat rekod, tetapi

tetap pertimbangannya adalah bahwa kebanyakan organisasi kekurangan penyediaan

keamanan, dan faktor ekonomi untuk pengaturan rekod inaktif serta bila dibandingkan

membeli fasilitas, pembelian rak dan pemeliharaan peralatan, jasa pusat rekod komersial

lebih murah dan nyaman. Jasa pusat rekod akan memberikan beban biaya kepada

organisasi tergantung kepada jasa layanan yang diminta. Jasa layanan yang dapat

diberikan oleh pusat rekod komersial adalah :

Pengantaran dan pengambilan rekod

Memasukkan data ke dalam database

Pencarian rekod

Pengantaran rekod yang diperlukan

Fotocopi

Scan, fax dlsb

Pemusnahan rekod

Pembuatan laporan secara periodik.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan rekod

Apa yang akan disimpan di pusat rekod?

Keputusan yang harus diambil adalah menyangkut rekod apa yang akan diterima

di pusat rekod. Seperti pertanyaan kertas tetapi bukan buku? Gambar teknik buka foto?

Pita magnetik bukan disket? Setiap bahan atau media tersebut mempunyai kebutuhan

kemasan, lingkungan penyimpanan atau peralatan untuk pemeliharaannya. Apakah semua

ini bisa diperoleh, dipelihara dan dijalankan? Apakah tingkat kerahasiaannya dapat

dijamin? Apakah mungkin anggarannya mencukupi untuk membayar staf keamanan?

Dari hasil survei rekod akan terlihat jumlah perkiraan rekod inaktif per tahun dan dalam

media apa saja.

Bagaimana rekod harus disimpan?

Sebagian besar rekod non kertas sangat membutuhkan lingkungan yang terkontrol

untuk penyimpanan jangka panjang. Sementara itu banyak juga rekod yang harus segera

dimusnahkan, lainnya mungkin akan dipindahkan ke arsip nasional sebagai arsip statis,

sehingga kondisi lingkungan di tempat penyimpanan harus disesuaikan dengan media

rekodnya. Anda harus mengetahui beberapa kondisi ruang tempat penyimpanan yang

dibutuhkan pada saat ini (kemungkinan saja bis berubah).

Kertas harus disimpan dalam temperatur lingkungan antara 13-18 derajat celcius,

dengan tingkat kelembabab ruan antara 55-65%;

Mikrofilm harus disimpan dengan kondisi temperatur ruang penyimpanan antara

15-20 derajat celcius dan kelembabannya 20-40 %. Juga harus bersih dari debu

dan gas yang dikeluarkan oleh lemari arsip kabinet dan juga gas diazo dari film

duplikat;

Slide berwarna membutuhkan ruang yang gelap, dengan temperatur 18 derajat

celcius dan kelembaban antara 30-35%;

Pita magnetik dan disk membutuhkan ruang stabil dengan temperatur 20 derajat

celcius dan kelembaban 50% serta bebas debu.

Dengan demikian ruangan terpisah dalam pusat rekod harus mempunyai kondisi

lingkungan yang berbeda karena menyimpan media berbeda, anda harus menghindari

penyimpanan rekod dalam ruang yang sama untuk media rekod yang berbeda. Masalah

lain yang juga harus diperhatikan adalah tentang keamanan rekod. Pengguna sangat

mengharapkan bahwa rahasia atau tidak, rekodnya yang akan disimpan, mereka ingin

rekod yang disimpannya aman dari bahaya api, banjir, rusak bahkan hilang.

Tingkat layanan apa yang diberikan oleh pusat rekod?

Sebuah fasilitas penyimpanan dapat dengan mudah mengontrol lingkungan dan

keamanan gedung, yang mana departemen atau organisasi ’dialloted” dalam ruang

tertentu. Ruang ini dibagi dalam, dan setiap departemen menangani areanya sendiri.

Departemen mengirim petugasnya untuk menyimpan, mencari dan memelihara rekodnya.

Manajer rekod tidak melakukan apapun selain memelihara lingkungan dan keamanan

gedung. Keuntungan seperti ini adalah sangat murah, hampir membutuhkan staf

administrasi. Kerugiannya adalah sementara menyediakan penyimpanan fisik, tidak

efisien penggunaan ruang, dan manajer tidak, dalam kata lain, memberikan bantuan ke

manajemen rekod. Tetapi, bagaimanapun memberikan lebih langsung mengawasi

dibanding jika departemen tidak memiliki pusat rekod, atau secara individu kontrak

dengan komersial fasilitas pusat rekod.

Sebagian pemilihan pusat rekod akan memberikan rujukan informasi penuh dan

layanan penyimpanan. Dalam hal ini, fasilitas tertentu adalah aman dan dijalankan secara

penuh oleh staf manajemen rekod. Pengiriman, penerimaan, penyimpanan, perlindungan,

penghancuran, dan pemindahan semuanya dilakukan oleh staf manajemen rekod. Satu

departemen rujukan penuh akan menelusur berkas, dokumen atau tape atas permintaan;

atau akan menelusur informasi di disk atau tape atau membuat laporan. Keuntungan dari

sini, adalah keamanan yang tinggi untuk informasi, dan mengelolanya sebagai sumber,

lebih tinggi untuk mengeksploitasinya, untuk keuntungan organisasi. Kerugiannya

adalah, kebutuhan yang besar staf berkualitas, kendaraan, perangkat keras dan perangkat

lunak komputer, adalah mahal.

Pusat rekod dapat dilakukan oleh institusi, pemerintah atau organisasi lain untuk

penggunaan sendiri. Seperti, pusat rekod in-house adalah sangat penting dalam

komponen program manajemen rekod, maka organisasi juga terkadang melakukan

pembayaran dengan kontrak pusat rekod komersial yang memberikan harga untuk

penyimpanan rekodnya. Beberapa organisasi menggunakan penyedia jasa komersial

sebagai tambahan pusat rekodnya khusus untuk jenis rekod atau khusus untuk wilayah

tertentu. Ada tiga pilihan untuk pusat rekod yaitu: pusat rekod on-site (dalam gedung);

fasilitas off-site (diluar gedung) yang dikelola oleh organisasi dan pusat rekod komersial.

Beberapa kriteria yang menjadi dasar tingkat layanan karena adanya kebutuhan

dan kemampuan organisasi, yaitu:

1. Kebutuhan informasi pengguna, apakah rekod masih dibutuhkan sebagai

informasi secara reguler atau memang informasi masih digunakan atau memang

berguna dan lainnya. Hal ini harus ditanyakan ke departemen apakah masih

dibutuhkan?

2. Keuntungan ’sharing’ informasi, dalam survei rekod, manajer rekod akan

mengetahui departemen atau bagian mana yang akan mempunyai rekod duplikat.

3. Biaya, layanan penyimpanan pusat rekod harus jelas menguntungkan pengguna

4. Ketersediaan staf yang berkualitas, dibutuhkan staf yang berkualitas.

Dimana akan disimpan?

Untuk menentukan dimana rekod akan disimpan, manajer rekod dalam memilih harus

mempertimbangkan hal-hal berikut, dibawah ini:

Media – apakah tempat penyimpanan dapat menerima semua jenis media rekod?

Jumlah – adalah hal yang lebih penting mudah untuk tempat yang besar untuk

menyimpan semua rekod?

Keamanan – apakah keamanan lebih penting dibanding yang lain?

Lingkungan – atau lingkungan yang sesuai , untuk memungkinkan kelangsungan

hidup rekod, lebih penting?

Layanan- akhirnya, kualitas dan jumlah layanan rujukan menjadi perhatian

primer.