1

SISTEM INFORMASI PELAYANAN ARSIP PADA BADAN ARSIPDAERAH PROVINSI SUMATERA SELATAN DENGANMENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

FirmanJurusan Sistem Informasi

STMIK PalComTech Palembang

Abstrak

Badan Arsip Daerah Sumatera Selatan adalah Lembaga pembina dan penyelenggara,pengelolaan pengarsipan dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan yang keberadaannya ditentukan oleh operasionalisasi dan implementasi berbagai kegiatan yang ada di SumateraSelatan. Sistem informasi pengarsipan yang ada saat ini kurang efektif dan efisien sehinggalamban dalam pengelolaan data yang diperlukan. Perancangan sistem ini telah sesuai denganDFD (Data Flow Diagram) serta ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada serta rancangantabel database. Sistem yang dibangun nantinya akan dapat memudahkan pegawai dalammenyimpan data , mencari data, memperbaiki data, menghapus data dan mencetak laporan.Dengan dibangunnya Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Dokumen di Badan Arsip DaerahSumatera Selatan di Palembang diharapkan dapat mengatasi masalah yang sering terjadi.Kata kunci : Sistem Informsi, Arsip, Delphi 2007, SQL Server 2008

PENDAHULUAN

Pengelolaan di bidang arsip khususnya di provinsi sumatera selatan mulaiberkembang mengikuti perkembangan pengelolaan badan arsip ANRI pusat, namunperkembangan yang baru di mulai dalam beberapa tahun ini menimbulkan masalah darisistem yang lama, sehingga menyebabkan lambannya pengelolaan suatu arsip di karenakanminimnya tenaga ahli (arsiparis) khususnya di bagian IT sehingga pengolahan data padabadan arsip menjadi lambat dan tidak efisien. Pelayanan arsip yang masih menggunakansistem lama menyebabkan adanya beberapa masalah yang timbul di antaranya sepertisusahnya mencari data arsip yang di minta oleh peminjam arsip sehingga membuat sipeminjam harus menunggu 1 bahkan 2 minggu untuk arsip yang di carinya. Masalah keduaadalah pencarian arsip yang tidk berurutan berdasarkan tanggal masuk arsip seringkalimenghambat kerja petugas untuk mencari arsip.

Tabel 1.Jumlah Arsip Masuk PeriodeTahun 2009 s/d Tahun 2011

No. Tahun Jumlah1. 2009 112 Arsip

2. 2010 320 Arsip

3. 2011 433 Arsip

Berdasarkan tabel 1.1. penulis menganalisis adanya peningkatan kegiatan pengarsipandari tahun 2009 ke 2011. Tahun 2009 adalah tahun pertama perubahan badan asrsippalembang menjadi suatu badan yang membuat para instansi baru memulai kegiatan arsip

2

tetapi peningkatan signifikan terjadi pada tahun 2010 ke 2011 yang di karenakan adanyaevent Internasional yang berlangsung di palembang yaitu SEAGAMES yang membuatinstansi beramai ramai mengarsipkan data mereka agar menjadi bukti yang sah apabila terjadisesuatu yang tidak di inginkan. Sistem pada pelayanan badan arsip provinsi sumatra selatanini mula mula suatu instansi (swasta atau negeri) mengumpulkan semua arsip mereka untukdi simpan pada badan arsip.

Kemudian petugas arsip menyimpan arsip tersebut dengan tempo waktu yang sudahdi tetapkan. Suatu waktu ketika instansi tersebut membutuhkan arsipnya kembali makamereka harus mengisi formulir peminjaman arsip dan mengikuti prosedur untuk meminjamarsip mereka kembali, baik original ataupun soft copynya. Badan arsip daerah provinsisumatera selatan sebagai salah satu pengelola kearsipan lingkungan pemerintah provinsisumatera selatan, keberadaanya sangat di tentukan oleh operasionalisasi dan inplementasiberbagai kegiatan yang telah menjadi tanggung jawab badan arsip daerah provinsi sumateraselatan no 8 tahun 2010 dan keputusan gubernur provinsi sumatera selatan no 41 tahun 2010tentang uraian tugas dan fungsi badan arsip daerah provinsi umatera selatan.

LANDASAN TEORI

SistemMenurut Kristanto (2007:1), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan ataumenyelesaikan suatu sasaran tertentu.

InformasiMenurut Hanif (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini ataumendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yangmemiliki arti.

DelphiMenurut Wahana Komputer (2010:3), Delphi adalah lingkungan pengembangan

terintegrasi powerfull yang digunakan untuk merancang dan mengembangkan aplikasi, baikberbasis desktop maupun web yang dapat berjalan di semua versi Windows dan platformdatabase secara cepat dan mudah. Delphi dimaksudkan untuk meyempurnakan versi delphiyang sudah dikembangkan sebelumnya dengan penambahan fitur serta fasilitas yang belumada pada versi delphi sebelumnya. Dengan delphi dapat dengan mudah membangun aplikasi-aplikasi clien yang kaya akan fitur, antar muka yang bagus, atau aplikasi berbasis commandline.

SQL Server 2008Menurut Wahana Komputer (2010:2), SQL Server 2008 adalah sebuah terobosan baru

dari microsoft dalam bidang database. SQL Server adalah sebuah DBMS (DatabaseManajeman Sytem) yang dibuat oleh microsoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingandunia pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IBM dan Oracle.

Menurut Nugroho (2009:1), SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (RelationalDatabase Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalammengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisadihandalkan untuk meningkatkan performa database.

3

HASIL DAN PEMBAHASAN

Data Flow Diagram (DFD)Data flow diagram merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data di

dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Berdasarkan hasil analisa penelitian, penelitimemberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut :

1. Diagram KonteksDiagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus

data sistem informasi pelayanan arsip, dapat dilihat pada Gambar 1 :

Gambar 1. Diagram Konteks

2. Diagram Level 0Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram

konteks yang penjabarannya lebih terinci, digram dapat dilihat pada Gambar 2 :

4

Gambar 2. Diagram Level 0

3. Diagram Level 1Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail dari

tahapan proses yang ada di dalam diagram level 0, diagram dapat dilihat pada Gambar 3:

Gambar 3. Diagram Level 1

5

4. Entity Relationship Diagram (ERD)Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan

menggunakan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atributdiagran yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya.Diagram dapat dilihat pada Gambar 4 :

Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Implementasi1. Tampilan Form Sistem

a. LoginFile ini adalah file form Login yang merupakan tampilan awal sebelum masuk

menu utama dari program, adapun tampilan Login seperti pada Gambar 5 :

6

Gambar 5. Tampilan Form Login

b. Main MenuFile ini adalah file form Menu Utama yang merupakan tampilan utama dari

program, adapun tampilan Main menu seperti pada Gambar 6 :

Gambar 6. Tampilan Form Main Menu

c. Form Input Data PemilikForm input data Pemilik berfungsi untuk mengolah data Pemilik. Adapun

tampilan form input data pemilik seperti pada Gambar 7 :

7

Gambar 7. Tampilan Form Input Data Pemilik

d. Form Input Data PengunjungForm input data pengunjung berfungsi untuk mengolah data pengunjung.

Adapun tampilan form input data Pengunjung seperti pada Gambar 8 :

Gambar 8 Tampilan Form Input Data Pengunjung

e. Form Input Data PenggandaanForm input data Penggandaan berfungsi untuk mengolah data Penggandaan.

Adapun tampilan form input data Penggandaan seperti pada Gambar 9 :

8

Gambar 9. Tampilan Form Input Data Penggandaan

f. Form Input ArsipForm input Arsip berfungsi untuk mengolah Arsip. Adapun tampilan form

input Arsip seperti pada Gambar 10 :

Gambar 10. Tampilan Form Input Arsip

g. Form Input Data ArsipForm input data arsip berfungsi untuk mengolah Data Arsip. Adapun tampilan

form input data arsip seperti pada Gambar 11:

Gambar 11. Tampilan Form Input Data Arsip

9

h. Form Input Laporan Data PengunjungForm Input laporan data pengunjung berfungsi untuk memilih tampilan

laporan data pengunjung berdasarkan data yang dipilih dan diinput. Adapun tampilanform input laporan data pengunjung seperti pada Gambar 12 :

Gambar 12. Tampilan Form Input Laporan Data Pengunjung

i. Form Input Laporan Data PenggandaanForm Input laporan data penggandaan berfungsi untuk memilih tampilan

laporan data penggandaan berdasarkan data yang dipilih dan diinput. Adapuntampilan form input laporan data penggandaan seperti pada Gambar 13 :

Gambar 13. Tampilan Form Input Laporan Data Penggandaan

PENUTUP

Setelah penulis menguraikan isi Penelitian ini, maka penulis dapat mengambilkesimpulan dari apa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Kesimpulan ini diambil daripermasalahan yang sedang berjalan. Secara umum penulis dapat menyimpulkan bahwaSistem yang berjalan pada badan arsip daerah provinsi sumatera selatan ini masih kurangefisien di karenakan sistem yang berjalan masih menggunakan metode manual yaitupenulisan pada buku besar yang membuat lambatnya penyimpanan dan memperbesar resikoakan kehilangan data semakin besar. Oleh karena itu penulis menawarkan penyelesaian dari

10

masalah tersebut dengan membuat semua terkomputerisai yang membuat penyimpanan datalebih aman serta ke tepatan dalam pencarian data.Aplikasi Delphi 2007 dan SQL Server 2008merupakan aplikasi yang mudah digunakan dan cepat dimengerti oleh para penggunanya.

Setelah penulis melakukan riset/penelitian dan menganalisa sistem yang telah adapada perusahaan, sampai penulisan skripsi ini selesai, penulis mencoba memberikan saran-saran yang berkaitan dengan apa yang telah penulis uraikan. Saran-saran tersebut adalah :Back-up data dilakukan secara berkala untuk menjaga keamanan data. Dengan sistem baru inidiharapkan dapat dijadikan bahan analisa untuk pengembangan sistem yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Hanif, Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi:Yogyakarta.

Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media:Yogyakarta.

Nugroho, Aryo. 2009. Mengimplementasikan Sql Server 2008. Jakarta : PT. Elex MediaKomputindo.

Wahana Komputer. 2010. Sql Server 2008. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET.