1

SISTEM ADMINISTRASI PENGELOLAAN GUDANG PADAPT.BHANDA GHARA REKSA PALEMBANG MENGGUNAKAN

BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Indriani LatamaJurusan Sistem Informasi

STMIK PalComTech Palembang

Abstrak

PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa PenyewaanGudang. Dalam pengelolaan gudang penginputan data laporannya masih kurang efektif Sehinggadiperlukan sistem admnistrasi pengelolaan gudang menggunakan borland delphi dan sql server 2008 yangdapat membantu dalam penginputan data. Metode yang digunakan adalah wawancara dan dokumentasi.Landasan teori yang dipakai berupa sistem, administrasi, pengelolaan gudang. Aplikasi ini terdiri dariform principal, form spk, form gudang, form surat jalan, form surat fiat masuk, form surat perintahbongkar, form do, form surat perintah muat, form surat fiat keluar, form alokasi gudang, form tagihanbeserta form laporan-laporannya. Analisis yang digunakan adalahn Pengumpulan informasi,mendefinisikan sistem requiretment (kebutuhan sistem), memprioritaskan kebutuhan, menyusun danmengevaluasi altenative, mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen.Dari penjelasan diatas, maka perlu ada sistem administrasi pengelolaan gudang yang berguna dalammenginput data.Kata Kunci : Sistem, Administrasi, Pengelolaan Gudang.

PENDAHULUAN

PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang yang beralamat Jln. RE Martadinata No.01 SeiBuah Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa penyewaan gudang.Pengelolaan gudang di PT.Bhanda Ghara Reksa meliputi laporan gudang yang berkaitandengan masuk dan keluar barang digudang.

Laporan pengelolaan gudang PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang masih menggunakanMicrosoft Office. Proses penginputan datanya masih sederhana yaitu pada saat penginputandata barang diinput satu persatu dan proses penyimpanan data barang disimpan pada tempatyang berbeda. masalah inilah yang menyebabkan terjadi kesalahan dalam penginputan datasehingga masih kurang efektif. Bagian Ops dan Pjl yang menginput data laporan yangdiberikan oleh petugas gudang dan membuatkan tagihan untuk principal. Dalam pengelolaangudang terdapat beberapa jenis data berupa data principal, data SPK, data surat jalan, datasurat fiat masuk, data surat perintah bongkar, data DO, data surat perintah muat, data suratfiat keluar, dan data tagihan.

Dalam pengelolaan gudang, petugas gudang mengalami kesulitan dalam menyimpandata, mencari data yang dibutuhkan sehingga dibutuhkan sebuah penyimpanan yang dapatmenampung segala dokumen-dokumen penting tersebut kedalam sebuah wadah yangdisebut database. Begitu juga dengan pegawai yang ingin melihat dan melaporkan datapengelolaan gudang, maka pegawai tidak sulit menemukan dan melaporkan data pengelolaangudang karena telah tersusun berdasarkan tanggal penginputan data. Dalam pengelolaangudang terdapat juga kendala-kendala yang dihadapi adalah lambatnya proses penginputanbarang masuk dan keluarnya barang karena masih menggunakan manual, keterlambatandalam laporan gudang, waktu pengerjaan relatif lama, data yang dihasilkan kurang akurat.

2

Tabel 1.Jumlah Barang Principal

Pada PT.Bhanda Ghara Reksa PalembangJanuari s.d. Maret 2012

NAMA PRINCIPAL TON

PT.Petrokimia Gresik 8.950,00

PT.Meroke Tetap Jaya 1.099,96

PT.Galatta 6.195,00

PT.Elnusa 2 unit Crane

PT.Alamui Logistics 33 Cont

PT.Agro Mas Internusa 2830,70

PT.Pertamina ER 2 PIB

PT.BLUE PORT LOGISTIK 32 Cont

PT.CMMT 2 Cont

PT.Kopindo Cipta Sejahtera 3.800,00

PT.BUMI TANI SUBUR 2 PIB

PT.BUMI Belita Abadi 80 PalletSumber : PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang

Dari tabel diatas pada bulan januari sampai maret 2012 jumlah principal sebanyak 12principal terdiri dari PT.Petrokimia Gresik dengan jumlah barang 5.000,00 ton, PT.MerokeTetap Jaya jumlah barang 1.801,96 ton, PT. Galatta jumlah barang 1.195,00 ton, PT.Elnusajumlah barang 0,00 ton, PT. Alamui Logistics jumlah barang 15 Cont, PT.Agro MasInternusa jumlah barang 0,00 ton, PT.Pertamina ER jumlah barang 0,00 ton, PT. BLUEPORT LOGISTIK jumlah barang 32 Cont, PT.CMMT jumlah barang 2 Cont, PT. KopindoCipta Sejahtera jumlah barang 3.800,00 ton, PT. BUMI TANI SUBUR jumlah barang 2 PIB,PT.BUMI Belita Abadi jumlah barang 80 Pallet.

LANDASAN TEORI

SistemMenurut Andi Kristanto di dalam buku Sistem Informasi dan Aplikasinya (2008: 1)

Sistem adalah jaringan kerja darin prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul,bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

AdministrasiMenurut Sondang P. Siagian di dalam buku Sistem Administrasi Negara milik Drs.

H. Inu Kencana Syafiie, M.Si. (2011: 5) Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaandari keputusan – keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukanoleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Borland Delphi 2007Menurut Andi dalam buku Delphi (2009:2) Delphi adalah aplikasi development tool

yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows dan web secara cepat dan mudah.

3

Sql Server 2008Menurut Aryo Nugroho (2008:1) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database

Management Sistem) yang handal dalam mengolah data dengan disertai user interface yangcukup mudah untuk digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAAN

Data flow diagram (DFD)Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum

sistem yang dikembangkan. Desain DFD sistem administrasi pengelolaan gudang padaPT.Bhanda Ghara Reksa Palembang dengan menggunakan Borland Delphi 2007 dan SqlServer 2008 adalah sebagai berikut

1. Diagram Konteks

Gambar 1. Diagram Konteks

Berdasarkan diagram konteks diatas dapat dijelaskan bahwa sistemadministrasi pengelolaan gudang di PT.Bhanda Ghara Reksa memiliki 4 (empat)terminator yaitu principal, admin, fiat, cargo.

2. Diagram Level 0Digram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang

mempunyai keselruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

4

Gambar 2. Diagram Level 0

3. Diagram Level 1Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level inimenunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utamadalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

5

Gambar 3. Diagram Level 1

4. Entity Relationship Diagram (ERD)Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan

menggunakan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atributpenghubungnya. Diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

6

Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Implementasi1. Tampilan Form Sistem

a. Menu UtamaMenu utama berupa form awal sebelum memasuki form input data login,

principal, gudang, SPK, surat jalan, surat fiat masuk, surat perintah bongkar, DO,surat perintah muat, surat fiat keluar, alokasi gudang, dan tagihan. Laporan terdiridari laporan principal, laporan gudang, laporan SPK, laporan surat jalan, laporansurat fiat masuk, laporan surat perintah bongkar, laporan DO, laporan suratperintah muat, laporan surat fiat keluar, laporan data alokasi gudang, laporantagihan.

7

Gambar 5. Tampilan Form Menu Utamab. Tampilan Form Principal

Form data principal merupakan form data principal. Form ini diberi namaform principal yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru,button “Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpandata, button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus”untuk menghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput,button “Tutup” untuk keluar dari form principal.

Gambar 6. Tampilan Form Principal

c. Tampilan Form Data GudangForm data gudang merupakan form data gudang. Form ini diberi nama form

gudang yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button“Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data,button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form gudang.

8

Gambar 7. Tampilan Form Data Gudang

d. Tampilan Form Data SPKForm data SPK merupakan form data SPK. Form ini diberi nama form SPK

yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah”untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button“Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form SPK.

Gambar 8. Tampilan Form SPK

e. Tampilan Form Surat JalanForm data surat jalan merupakan form data surat jalan. Form ini diberi nama

form surat jalan yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru,button “Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpandata, button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus”untuk menghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput,button “Tutup” untuk keluar dari form surat jalan.

9

Gambar 9. Tampilan Form Surat Jalan

f. Tampilan Form Surat Fiat MasukForm data surat fiat masuk merupakan form data surat fiat masuk. Form ini

diberi nama form surat fiat masuk yang mempunyai button ”Tambah” untukmenambah data baru, button “Ubah” untuk memperbaharui data, button“Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal” untuk membatalkanmenyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data, button “Cetak” untukmencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untuk keluar dari form suratfiat masuk.

Gambar 10. Tampilan Form Surat Fiat Masuk

g. Tampilan Form Surat Perintah BongkarForm data surat perintah bongkar merupakan form data surat perintah

bongkar. Form ini diberi nama form surat perintah bongkar yang mempunyaibutton ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah” untukmemperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal”untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data,button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untukkeluar dari form surat perintah bongkar.

10

Gambar 11. Tampilan Form Surat Perintah Bongkar

h. Tampilan Form DOForm data DO merupakan form data DO. Form ini diberi nama form DO yang

mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah” untukmemperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal”untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data,button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untukkeluar dari form DO.

Gambar 12. Tampilan Form DO

i. Tampilan Form Surat Perintah MuatForm data surat perintah muat merupakan form data surat perintah muat. Form

ini diberi nama form surat perintah muat yang mempunyai button ”Tambah”untuk menambah data baru, button “Ubah” untuk memperbaharui data, button“Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal” untuk membatalkanmenyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data, button “Cetak” untukmencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untuk keluar dari form suratperintah muat.

11

Gambar 13. Tampilan Form Surat Perintah Muat

j. Tampilan Form Surat Fiat KeluarForm data surat fiat keluar merupakan form data surat fiat keluar. Form ini

diberi nama form surat fiat keluar yang mempunyai button ”Tambah” untukmenambah data baru, button “Ubah” untuk memperbaharui data, button“Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal” untuk membatalkanmenyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data, button “Cetak” untukmencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untuk keluar dari form suratfiat keluar.

Gambar 14. Tampilan Form Surat Fiat Keluar

k. Tampilan Form Alokasi GudangForm data alokasi gudang merupakan form data alokasi gudang. Form ini

diberi nama form alokasi gudang yang mempunyai button ”Tambah” untukmenambah data baru, button “Ubah” untuk memperbaharui data, button“Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal” untuk membatalkanmenyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data, button “Cetak” untukmencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untuk keluar dari form alokasigudang.

12

Gambar 15. Tampilan Form Alokasi Gudang

l. Tampilan Form TagihanForm data tagihan merupakan form data tagihan. Form ini diberi nama formtagihan yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button“Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data,button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form tagihan.

Gambar 16. Tampilan Form Tagihan

m. Tampilan Form Tagihan GudangForm data tagihan gudang merupakan form data tagihan gudang. Form ini

diberi nama form tagihan gudang yang mempunyai button ”Tambah” untukmenambah data baru, button “Ubah” untuk memperbaharui data, button“Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal” untuk membatalkanmenyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data, button “Cetak” untuk

13

mencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untuk keluar dari form tagihangudang.

Gambar 17. Tampilan Form Tagihan Gudang

PENUTUP

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada bab-bab sebelumnya,maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut Sistem administrasi pengelolaangudang yang dirancang dapat mempermudah proses pengolahan data gudang, yang dapatmengurangi beban kerja, dengan adanya data masukan yang terotomatis. Aplikasi systemyang dirancang memberikan perlindungan terhadap keamanan satanya dengan penggunaanpassword.

DAFTAR PUSTAKA

Andi. 2009. Delphi 2009. Semarang: CV Andi Offset.

Kristanto Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta:Gava Media.

Nugroho Aryo. 2008. Mengimplementasikan SQL Server 2008. Jakarta: PT Elex MediaKomputindo.

Siagian Sondang P. 2011. Sistem Administrasi Negara. Jakarta: Bumi Aksara.