1

APLIKASI JASA PENGURUSAN DOKUMEN DAN PENGELUARAN BARANG

PADA PT.BHANDA GHARA REKSA PALEMBANG MENGGUNAKAN BORLAND

DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Angga PriatnaJurusan Manajemen Informatika

POLITEKNIK PalComTech Palembang

Abstrak

PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasaPenyewaan Gudang. Dalam pengurusan dokumen dan pengeluaran barang penginputan datalaporannya masih kurang efektif sehingga diperlukan aplikasi jasa pengurusan dokumen danpengeluaran barang menggunakan borland delphi dan sql server 2008 yang dapat membantudalam penginputan data. Metode yang digunakan adalah wawancara dan dokumentasi. Landasanteori yang dipakai berupa aplikasi, jasa, pengurusan dokumen, pengeluaran barang. Aplikasi initerdiri dari form principal, form spk, form barang, form surat kuasa, form sppb, form sp2, formsurat jalan, form kendaraan, form tagihan beserta form laporan-laporannya. Analisis yangdigunakan adalah Pengumpulan informasi, mendefinisikan sistem requiretment (kebutuhansistem), memprioritaskan kebutuhan, menyusun dan mengevaluasi altenative, mengulas kebutuhandengan pihak manajemen. Dari penjelasan diatas, maka perlu ada aplikasi jasa pengurusandokumen dan pengeluaran barang yang berguna dalam menginput data.Kata Kunci : Aplikasi, Jasa, Pengurusan Dokumen, Pengeluaran Barang.

PENDAHULUAN

PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidangjasa Penyewaan Gudang. Laporan mobilisasi barang dibagian logistik pada PT.Bhanda GharaReksa berkaitan erat dengan penyewaan gudang. Laporan mobilisasi barang dibagian logistikPT.Bhanda Ghara Reksa Palembang masih menggunakan Microsoft Office. Prosespenginputan data masih sangat sederhana yaitu setiap data diinput satu persatu dan disimpandalam tempat yang berbeda. Masalah ini menyebabkan pada saat menginput data laporanpengurusan dokumen masih sangat kurang efektif. Bagian Logistik yang menginput datapengeluaran barang dari pelindo dan membuatkan tagihan untuk principal. Dalampengeluaran barang terdapat beberapa jenis data berupa data principal, data SPK, data barang,data surat kuasa, data SPPB, data SP2, data surat jalan, data Kendaraan, dan data tagihan.Dalam pengurusan dan pengeluaran dokumen pegawai mengalami kesulitan dalampenyimpanan data, mencari data yang dibutuhkan sehingga dibutuhkan sebuah penyimpananyang dapat menampung segala dokumen – dokumen penting tersebut kedalam sebuah wadahyang disebut database. Begitu juga dengan pegawai yang ingin melihat data pengurusandokumen, maka pegawai tidak sulit menemukan data pengurusan dokumen karena telahtersusun berdasarkan tanggal penginputan data. Kendala-kendala yang dihadapi selamaproses pengurusan dan pengeluaran barang adalah lambatnya proses pengurusan dikarenakanmasih menggunakan manual, data yang dihasilkan kurang akurat, bila data dibutuhkan datasusah didapat, waktu pengerjaan relatif lama.

2

Tabel 1Jumlah Dokumen Barang Principal

Januari s.d Maret 2012

NAMA PRINCIPAL Januari Febuari Maret

PT.Petrokimia Gresik 4 6 7

PT.Meroke Tetap Jaya 5 7 4

PT.Galatta 1 - 1

PT.Elnusa 2 - -

PT.Alamui Logistics 2 3 5

PT.Agro Mas Internusa - 1 -

PT.Pertamina ER - 1 -

PT.BLUE PORTLOGISTIK -

- 3

PT.CMMT - - 1

PT.Kopindo CiptaSejahtera -

- 1

PT.BUMI TANI SUBUR - - 1

PT.BUMI Belita Abadi - - 1Sumber: PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang

Dari tabel diatas pada bulan januari sampai maret 2012 jumlah dokumen barangprincipal adalah PT.Petrokimia Gresik dengan jumlah 7 dokumen, PT.Meroke Tetap Jayadengan jumlah 4 dokumen, PT.Galatta dengan jumlah 1 dokumen, PT.Elnusa denganjumlah 0 dokumen, PT.Alamui Logistics dengan jumlah 5 dokumen, PT.Agro Mas Internusadengan jumlah 0 dokumen, PT.Pertamina ER dengan jumlah 0 dokumen, PT.Blue PortLogistik dengan jumlah 3 dokumen, PT.CMMT dengan jumlah 1 dokumen, PT. KopindoCipta Sejahtera dengan jumlah 1 dokumen, PT.Bumi Tani Subur dengan jumlah 1 dokumen,PT.Bumi Belita Abadi dengan jumlah 1 dokumen.

LANDASAN TEORI

AplikasiMenurut Hendrayudi dalam buku Pemograman Delphi( 2008:194) Aplikasi adalah

Program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Misalnya, Aplikasiperpustakaan digunakan untuk mengerjakan dan mengolah data buku, anggota, danpeminjaman buku.

JasaMenurut Valarie A. Zethaml dalam Manajemen Pemasaran Jasa ( Lupiyoadi (

2006:6) Jasa Merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasil nya bukan berbentuk produkfisik atau konstruksi, yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan sertamemberikan nilai tambahan(misalnya kenyamaan, hiburan, kesenangan, ataukesehatan)konsumen.

Borland Delphi 2007

3

Menurut Andi dalam buku Delphi (2009:2) Delphi adalah aplikasi development toolyang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows dan web secara cepat dan mudah.

Sql Server 2008Menurut Aryo Nugroho (2008:1) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database

Management Sistem) yang handal dalam mengolah data dengan disertai user interface yangcukup mudah untuk digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Data flow diagram (DFD)Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum

sistem yang dikembangkan. Desain DFD aplikasi jasa pengurusan dokumen dan pengeluaranbarang pada PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang dengan menggunakan Borland Delphi 2007dan Sql Server 2008 adalah sebagai berikut:

1. Diagram KonteksDiagram konteks adalah proses awalan atau gambaran umum dari suatu aplikasiyang menunjukan bagaimana alliran data, dari mana asal data, dan tujuan datatersebut.Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang diusulkan:

Gambar 1. Diagram Konteks

2. Diagram Level 0Digram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yangmempunyai keselruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambaar dibawahini :

Aplikasi Jasa Pengurusan DokumenDan Pengeluaran Barang

Pada PT. Bhanda Ghara ReksaPalembang

Petugas Principal

PetugasAdminitrasi

Petugas Beacukai

Petugas Pelindo

GeneralManager

Data Principal

Data Surat Kuasa

Data Tagihan

LaporanData SPKData Surat Jalan

Data TagihanData barangData Kendaraan

Data Surat Kuasa

Data SPPB

Data SP2

Data SPPB

4

Gambar 2. Diagram Level 0

3. Diagram Level 1Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level inimenunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utamadalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

5

Gambar 3. Diagram Level 1

4. Entity Relationship Diagram (ERD)Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) merupakankomponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masingdilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antaraentitas dengan attribute penghubungnya. Gambar ERD ini dapat dilihat padagambar di bawah ini :

6

Mem

beri

1

1

Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Implementasi

1. Tampilan Form Sistem

a. Menu LoginDibawah ini merupakan menu login yang dilakukan oleh user. Gambar menulogin dapat dilihat seperti di bawah ini:

Gambar 5. Menu Login

7

b. Tampilan Form PrincipalForm data principal merupakan form data principal. Form ini diberi nama formprincipal yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button“Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data,button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form principal.

Gambar 6. Tampilan Form Principal

c. Tampilan Form SPKForm data SPK merupakan form data SPK. Form ini diberi nama form SPK yangmempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah” untukmemperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal”untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data,button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untukkeluar dari form SPK.

Gambar 7. Tampilan Form SPK

d. Tampilan Form BarangForm data barang merupakan form data barang. Form ini diberi nama form barangyang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah”untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button“Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form barang.

8

Gambar 8. Tampilan Form Barang

e. Tampilan Form Surat KuasaForm data surat kuasa merupakan form data surat kuasa. Form ini diberi namaform surat kuasa yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru,button “Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpandata, button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus”untuk menghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput,button “Tutup” untuk keluar dari form surat kuasa.

Gambar 9. Tampilan Form Surat Kuasa

f. Tampilan Form SPPBForm data SPPB merupakan form data SPPB. Form ini diberi nama form SPPBlyang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah”untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button“Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form SPPB.

9

Gambar 10. Tampilan Form SPPB

g. Tampilan Form SP2Form data SP2 merupakan form data SP2. Form ini diberi nama form SP2 yangmempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button “Ubah” untukmemperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data, button “Batal”untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untuk menghapus data,button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button “Tutup” untukkeluar dari form SP2.

Gambar 11. Tampilan Form SP2

h. Tampilan Form Surat JalanForm data surat jalan merupakan form data surat jalan. Form ini diberi nama formsurat jalan yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru,button “Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpandata, button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus”untuk menghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput,button “Tutup” untuk keluar dari form surat jalan.

10

Gambar 12. Tampilan Form Surat Jalan

i. Tampilan Form KendaraanForm data kendaraan merupakan form data kendaraan. Form ini diberi nama formkendaraan yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru,button “Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpandata, button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus”untuk menghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput,button “Tutup” untuk keluar dari form kendaraan.

Gambar 13. Tampilan Form Kendaraan

j. Tampilan Form TagihanForm data tagihan merupakan form data tagihan. Form ini diberi nama formtagihan yang mempunyai button ”Tambah” untuk menambah data baru, button“Ubah” untuk memperbaharui data, button “Simpan” untuk menyimpan data,button “Batal” untuk membatalkan menyimpan data, button “Hapus” untukmenghapus data, button “Cetak” untuk mencetak data yang telah diinput, button“Tutup” untuk keluar dari form tagihan.

11

Gambar 14. Tampilan Form Tagihan

PENUTUP

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada Bab-bab sebelumnya,maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut Penggunaan aplikasi jasa pengurusandokumen dan pengeluaran barang yang dirancang memiliki kemampuan mengeluarkaninformasi dalam bentuk hasil cetakan computer, seperti print out laporan. Aplikasi systemyang dirancang memberikan perlindungan terhadap keamanan satanya dengan penggunaanpassword.

DAFTAR PUSTAKA

Andi. 2009. Delphi 2009. Semarang: CV Andi Offset.

Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: CV Yrama Widya.

Jogiyanto. 2005. Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan PraktikAplikasi Bisnis. Penerbit Andi.

Nugroho Aryo. 2008. Mengimplementasikan SQL Server 2008. Jakarta: PT Elex MediaKomputindo.

Zethaml Valarie A., Mary Jo Bitner. 2006. Manajemen Pemasasaran Jasa. Jakarta:Salemba Empat.