Siklus Sumber Daya Manusia

7/21/2019 Siklus Sumber Daya Manusia

1/26

SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA

PENDAHULUAN

Setiap bisnis selalu bertujuan untuk terus bertahan dan memiliki masa depan yang baik

(going concern). Oleh karena itu, setiap bisnis menjalankan seluruh kegiatan operasinya dengan

efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, salah satunya dengan memiliki sumber daya

manusia yang andal. Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang penting

dimiliki sebagai penggerak suatu bisnis. Perusahaan yang membutuhkan sumber daya manusia

yang andal, memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan para pegawai yang telah

memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka dalam menjalankan operasi perusahaan dengan

memberikan gaji, upah, maupun tunjangan-tunjangan. Hal ini penting dilakukan oleh suatu

perusahaan karena menyangkut loyalitas dan menjaga agar setiap pekerja selalu produktif dalammenjalankan setiap tugas-tugasnya.

Manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas berulang yang dilakukan perusahaan

dimulai dari rekrut pekerja baru, pelatihan pekerja, penetapan tugas pada pekerja, pemberian

kompensasi dan pembayaran gaji kepada karyawan, evaluasi kinerja, dan pemberhentian pekerja

atau pemecatan. Penggajian merupakan aktivitas yang penting bagi perusahaan karena

merupakan aspek yang fundamental dalam tingkat kinerja karyawan, juga memiliki risiko

manipulasi pada perhitungan dan pendistribusian gaji. Apabila aktivitas ini tidak dilaksanakan

dengan baik, yaitu terdapat banyak manipulasi pada pendistribusian gaji atau upah, jika

terungkap, perusahaan akan mendapatkan risiko kerugian yang tidak sedikit, hal ini diakibatkan

oleh semangat kerja karyawan yang menurun. Semangat kerja karyawan berpengaruh terhadap

produktivitas, apabila produktivitas turun, maka keuntungan perusahaan juga akan menurun.

Kerugian juga terjadi apabila terjadi unjuk rasa yang dilakukan oleh para pekerja dapat

menghambat aktivitas bisnis yang berujung pada kerugian finansial. Kerugian yang dialami

perusahaan juga didapat dari pemerintah berupa sanksi karena tidak mematuhi peraturan yang

diatur pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hal terpenting dari

siklus penggajian adalah pemberi kerja harus membayar setiap pekerja sesuai dengan aturan

pemerintah, kinerja dan jabatan yang dimiliki, maupun segala tunjangan yang dijanjikan

perusahaan kepada para pekerja.


2/26

Penggajian merupakan salah satu aktivitas yang terdapat dalam siklus sumber daya

manusia. Siklus manajemen sumber daya manusia menurut Romney dan Steinbart (2009) adalah

membayar jasa karyawan secara efektif dan efisien. Pengolahan penggajian umumnya dilakukan

secara batch karena pembayaran gaji umumnya periodik (mingguan, dua mingguan, atau

bulanan) dan sebagian besar gaji karyawan dibayar pada waktu yang sama. Soemarso (2005)

penggajian secara umum merupakan suatu jumlah uang yang yang ditetapkan dan diterima

seseorang atas pekerjaannya yang ditetapkan berdasarkan masa waktu, biasanya setiap bulan.

Jika dilihat dari sistem yang umumnya diterapkan oleh perusahaan, menurut Saifuddin Bachrun

(2011) terdapat 3 bagian sistem yaitu berdasarkan posisi, berdasarkan kompetensi karyawan, dan

berdasarkan kinerja.

Pengendalian internal yang baik akan terlaksana, jika perusahaan menerapkan ketentuan

atau komponen-komponen yang dikeluarkan oleh COSO. COSO (Committee of Sponsoring

Organization) adalah suatu organisasi di Amerika Serikat yang anggotanya terdiri dari AAA

(The American Accounting Association), AICPA, IIA (The Institute of Internal Auditors), IMA

(The Institute of Management Accountants) dan FEI (The Financial Executive Institute).

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Siklus Sumber Daya Manusia

Siklus Sumber Daya Manusia (disingkat SDM) atau sering juga siklus personalia (buman

resource cycle) adalah siklus yang bertanggung jawab untuk mengelola personalia diperusahaan,

sejak seleksi karyawan, pengangkatan karyawan, pembedaan karyawan, perotasian kerja

karyawan, sampai penghentian karyawan atau rangkaian aktivitas bisnis berulang dan

operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam

mengelola pegawai


3/26

Siklus ini sangat penting karena masalah sumber daya manusia kalau tidak ditangani

dengan baik, tidak akan mendatangkan hasil yang baik. Belum tentu perusahaan yang memiliki

tim manajer yang isinya orang-orang yang kompeten di bidangnya, mampu mengalahkan

pesaingan yang para manajernya mungkin kalah kemampuan. Mengapa? Karena banyak faktor

yang mempengaruhi kinerja para karyawan atau manajer. Salah satu hal yang sangat penting

adalah kemampuan bekerja sama antar karyawan dan staf.

Masalah sumberdaya manusia memang harus sangat diperhatikan oleh perusahaan,

apalagi yang memiliki karyawan dan pimpinan dalam jumlah banyak. Belum tentu karyawan

yang digaji cukup besar akan berprestasi baik dalam pekerjaanya. Untuk itulah diperlukan siklus

SDM yang mampu mengatur kinerja masing-masing karyawan secara adil dan merata.

Tugas2 siklus manajemen SDM/Penggajian :

a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru

b. Melatih

c. Memberikan tugas pekerjaan

d. Memberikan kompensasi (penggajian)

e. Mengevaluasi kinerja

f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Mencari dan memilih calon karyawan yang baik dan berkompetisi sesuai dengan tugas

yang akan diberikan kepadanya. Menguasai karyaawan dengan prinsip put the right person on

the right place at the right time (menguasai karyaawan diposisi yang sesuai dengan

kemampuannya dan tepat waktunya). Mengelola penugasan karyawan dengan rotasi dan libur

yang sesuai. Jangan sampai afa karyawan yang bertugas di satu posisi atau di satu tempat terus-

menerus tanpa ada istirahat (liburan) atau tanpa rotasi. Seorang satpam misalnya, mamang akan

bertugas sebagai satpam hampir untuk selamanya, tetapi bisa bertugas berlainan, tahun ini

berada di lobi kantor depan, mungkin tahun depan dikawasan pabrik, tahun depanya lagi di toko

perusahaan.

Kompensasi(penggajian)

Kompensasi merupakan balas jasa yang diberikan oleh organisasi/perusahan kepada


4/26

karyawannya,yang bersifat finansial atau nonfinansial. Mengadakan penelitian kinerja karyawan,

baik perorangan maupun secara kumulaif di suatu bagian atau departemen dan mencari tahu

sebabnya. Apabila menyebabkan prestasi karyawan baik, maka perlu ditularkan di depatmenen

lain. Apabila menyebabkan prestasi karyawan buruk, maka di deparmenen lain juga segera harus

di antisipasi atau dihilangkan penyebabnya.

Memberhentikan karyawan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada di dalam

perusahaan. Bila aturan itu belum ada, maka siklus ini bertugas untuk menyusun prosedur

tersebut.

Aktivitas siklus penggajian

1. Perbarui file induk penggajian

2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak

3. Validasi Data waktu dan kehadiran

4. Skema pembayaran

5. Mempersiapkan penggajian

6. Membayar gaji

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan

pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian

seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan

dalam pengurangan diskresi.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian

dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran

berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)


5/26

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah

memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan

dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan

asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran

pegawai.

Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke

file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung

gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi


6/26

dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan,

untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran

premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan

potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara

elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi

Pilihan pemrosesan : Biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja

Biro jasa penggajian adalah biro yang memelihara file induk penggajian untuk setiap

klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian.

Organisasi tenaga kerja (professional employer organization PEO) tidak hanyamemproses penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain

kompensasi dan administrasi pegawai

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah, karena

alasan2 berikut ini :

a. Menurunkan biaya

b. Kompensasi yang lebih luas

c.

Membebaskan sumber daya computer

Tujuan pengendalian, Ancaman dan Prosedur

Tujuan siklus manajemen SDM/Penggajian :


7/26

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar

2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi di catat

4. Semua transaksi penggajian di catat secara akurat

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian

laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi

6. Aset (baik kas maupun data)dijaga dari kehilangan atau pencurian

7. Aktivitas siklus manajemen SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Proses / aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

1.Pengontrakan dan

perekrutan tenaga

kerja

1.Pemrosesan

pengajian

Mempekerjakan

pegawai yang tidak

berkualifikasi atau

berkelakuan buruk

Pelanggaran hukum

ketenagakerjaan

Perubahan file induk

penggajian tanpa

otorisasi

Data waktu yang tidak

akurat

Pemrosesan penggajian

yang tidak akurat

Pencurian atau

distribusi cek gaji

tipuan

Prosedur mempekerjakan yang baik,

termasuk verifikasi keahlian pelamar

kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

Dokumentasi lengkap atas prosedur

untuk mempekerjakan; pelatihan

perkembangan terkini dalam hal

ketenagakerjaan

Pemisahan tugas: data SDM vs

penggajian dan distribusi cek gaji

pengendalian akses; tinjauan atas

semua perubahan

Otomasisasi pengumpulan data;

berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi

data kartu waktu dengan data kartu

waktu kerja

Total batch dan pengendalian aplikasi

lainnya; rekening kliring penggajian.


8/26

3. Umum

Kehilangan atau

pengungkapan data

tanpa otorisasi

Kinerja yang kurang

baik

Setoran langsung; distribusi cek gaji

dilakukan oleh seseorang yang

independent dari proses penggajian

Prosedur pembuatan cadangan;

rencana pemulihan dari bencana;

pengendalian akses fisik dan logis

enkripsi data

Pengembangan dan tinjauan periodic

atas metric kinerja yang tepat; program

pelatihan


9/26


10/26


11/26

ANALISIS DAN PEMBAHASAN KASUS

Gambaran Umum Perusahaan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan cabang dari kantor pusat PT. Kebon Agung

yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati.

Visi dan Misi Perusahaan


12/26

Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri

gula dan perdagangan umum, yaitu:

1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam pembangunan Nasional

dengan berperan serta dalam produksi gula, memberikan pendapatan kepada Negara, dan

menciptakan lapangan kerja.

2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil senantiasa

berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis tebu maupun

usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing dalam era pasar bebas, dan

meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stakeholder.

Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah

memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin kelangsungan

hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan meningkatkan kesejahteraan bagi

seluruh stake holder.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam mengatur

manajemennya adalah struktur organisasi garis yang menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi

terletak pada pimpinan perusahaan, yang mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan,

menentukan kebijaksanaan perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan

adanya staff yang berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan. Setiap

bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur organisasi. Begitu juga

dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang bertanggungjawab dalam proses

penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi di TUK dipimpin oleh kepala bagian

TUK/manajer TUK yang membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi

personalia dan umum, yang nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap

kasubsi yang ada dalam bagian TUK.

Jenis-Jenis Karyawan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu satu periode dalam

setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut DMG (Dalam Masa Giling). Di luar

masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling), hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan


13/26

jumlah tenaga kerja pada masa DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang

beragam, sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap.

Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil terdiri

dari:

1. Karyawan staff

Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan mengawasi

kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian karyawan staff dilakukan oleh

direksi.

2. Karyawan pelaksana

Karyawan pelaksana dibagi atas:

a. Pekerja tetap

Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan peraturan-peraturan, hal

ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa

golongan sesuai dengan lama masa bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat

pensiun. Pekerja tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG.

b. Pekerja tidak tetap

Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan kontrak yang

telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan menjadi tiga jenis pekerja, yaitu:

Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman)Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan

tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang.

Pekerja musiman tebangan (borongan tebang)

Pekerja ini akan melaksanakan pekerjaan sejak tebu mulai ditebang dan diangkut, untuk

selanjutnya disetorkan kepada Pabrik Gula Trangkil.

c. Pekerja musiman

Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai hubungan langsung dengan

penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan

gilingan tebu.

d. Pekerja kampanye


14/26

Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke gilingan dan mengatur

gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik yang bekerja dalam proses pengolahan tebu.

Para pekerja kampanye ini akan bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.

Jam Kerja Karyawan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu DMG dan LMG,

sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam kerja dibedakan untuk

karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk karyawan tetap adalah:

1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja

2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat

3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja

Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG.

Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-masing shift adalah tujuh

jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan tidak tetap adalah:

1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I

2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II

3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III

Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal kerja ini karena tuntutan

jenis pekerjaan yang berbeda.

Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap aktivitas-aktivitas di

perusahaan, begitu juga dengan aktivitas penggajian dan pengupahan. Berikut ini adalah sistem

penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil :

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil

1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi)

Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan datang hingga

karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di PT. kebon Agung Pabrik Gula


15/26

Trangkil adalah dengan menggunakan application software fingerprint untuk karyawan tetap,

sedangkan karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang

bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir ini akan

menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan, apakah gaji yang diterima utuh

atau ada potongan yang disebabkan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada

pelaksanaannya tidak ada potongan gaji dan upah bagi karyawan yang terlambat ataupun tidak

masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju kantor, tetapi

tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol penggunaan mesin pencatatan waktu hadir

tersebut.

2. Fungsi pembuatan gaji dan upah

Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi gaji pokok dan

tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi potongan gaji dan upah yang terjadi selama

periode pemberian gaji dan upah. Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat

keputusan perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan

masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik)

kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir akan diserahkan ke bagian personalia

untuk diteliti.

3.

Fungsi personalia

Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam perusahaan, tetapi

fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum gaji diberikan kepada karyawan.

Bagian personalia akan menerima daftar gaji dan upah dari bagian penggajian yang kemudian

akan diteliti jumlahnya sudah sesuai.

4. Fungsi Kasir

Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah yang akanmencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah. Setelah menerima rekap

daftar gaji dari bagian personalia kasir akan mentransfer dan membagikan gaji karyawan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil


16/26

Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan application software dan

proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan pelaksanaannya sebagai berikut:

a) Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application software

fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai kampanye presensi

akan dicatat oleh bagian pengupahan.

b) Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan yang

bersangkutan.

c) Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian.

Prosedur penggajian dan pengupahan

Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut :

a) Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan

b) Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai, jabatan, golongan dan

masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan potongan.

c) Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan upah.

d) Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia

Prosedur administrasi personalia

Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia dengan rincian sebagai berikut:

a) Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian.

b) Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji diserahkan kepada

karyawan.

c)

Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian akuntansi.

Prosedur pembayaran gaji

Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan aktivitasnya sebagai

berikut :


17/26

a) Bagian accounting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia.

b) Mencatat biaya gaji dan upah.

c) Membuat bukti kas keluar.

d) Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan.

e) Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan untuk karyawan

tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara langsung.

f) Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah ditransfer.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil

a)

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang berhubungan

dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji, surat perubahan golongan karyawan

dan surat perubahan gaji.

b) Kartu jam hadir

Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software pendeteksi cap jempol,

untuk karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan absensi manual.

c) Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur potongan yang terdiri dari

pajak Pph, iuran dan pinjaman.

d) Rekap gaji dan upah

Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan.

e) Surat perintah kerja lembur

Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam lembur dan uraian

pekerjaannya.

f) Surat tugas

Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang bersangkutan, nama,

jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal berangkat dan kembali serta kendaraan

yang akan dipakai.


18/26

g) Sampul gaji (amplop gaji)

Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye dengan rincian berisi

nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya.

h) Bukti kas keluar

Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan diperiksa terlebih dulu

sebelum kas dikeluarkan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian dan

Pengupahan

Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis mengenai sistem pengendalian

intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil. Analisisnya adalah sebagai berikut:

Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

Organisasi

Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi yang memisahkan

antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas

pada masing-masing bagian akan mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja

sesuai dengan kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab

yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan

2. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian

3. Fungsi penggajian dipegang oleh bagian PDE dan fungsi presensi dipegang oleh bagian

upah.

Sistem Operasi

Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah:


19/26

1. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah memiliki surat

keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah ditandatangani oleh

pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan tetap tidak memiliki surat keputusan

pengangkatan karena pekerja hanya bekerja pada saat waktu tertentu.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat karyawan akan

didasarkan pada surat keputusan pimpinan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan didasarkan

pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi accounting.

4. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.

5. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.

6. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia.

7.

Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian accounting.

Prosedur Pencatatan

Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

1. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji dan upah karyawan.

2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh bagian

personalia.

Praktik yang sehat

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil adalah :

1. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya

oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan.

2. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang

dipegang oleh manajer PDE.


20/26

Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan

unsur pengendalian yang baik menurut konsep

1. Lingkungan pengendalian

a.Integritas dan nilai-nilai etika

Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat digunakan oleh perusahaan

untuk memberikan peraturan bagi karyawannya. Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil, pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh

pimpinan perusahaan secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak

masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk SP (Surat

Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan kesalahan seperti karyawan yang

sering terlambat masuk, tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Selain SP, karyawan

juga akan dikenakan potongan gaji apabila melakukan kesalahan. Meskipun telah ada peraturan

yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang datang terlambat dan

tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga peraturan-peraturan ini tidak berjalan

sesuai yang diharapkan perusahaan. Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos,

bahkan pulang sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang

membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran.

b.Filosofi dan gaya operasi manajemen

Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan supaya seluruh

karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan karyawan yang disiplin, jujur, mampu

bekerja dengan baik dan dapat memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses

penggajian dan pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari

gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya masing-masing. Pada bagian TUK

(Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi

keuangan dan kasubsi personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan

kepada manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab memberikan

laporan kepada pimpinan perusahaan.


21/26

c.Struktur organisasi

Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan dengan adanya

struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan wewenang dan tanggungjawab sesuai

dengan fungsinya. Struktur organisasi di bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi

pada fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini

dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak memiliki job

descriptionyang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian yang ada di perusahaan tidak

dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan.

d.Komite Audit

Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal control. Audit terhadap

proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh

direktur utama, selain itu juga ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan

dilakukan terhadap laporan tentang penggajian dan pengupahan.

e.Pemberian wewenang dan tanggung jawab

Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan memiliki

tugas dan wewenang masing-masing dalam menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini

dilakukan oleh pimpinan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada

seluruh karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data

Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian untuk membuat

daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah menjalankan tugas dan wewenangnya

masing-masing.

f.Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

Keberhasilan sebuah perusahaan dapat dipengaruhi oleh SDM yang ada di perusahaan. Sehingga

perlu adannya sistem pengendalian untuk memperoleh SDM yang berkompeten. Ada beberapa

tahapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu:

Perekrutan karyawan


22/26

Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan akan diadakan seleksi

untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut telah berkompeten di bidangnya. Misalnya

untuk bagian accounting pendidikan minimal D3.

Penilaian prestasi/kinerja karyawan

Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki kinerja terbaik di

perusahaan.

Promosi jabatan

Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan prestasi yang dicapai

memuaskan.

Rotasi

Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi yang sama. Misalnya:

dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia, kemudian pindah lagi ke bagian accounting.

2. Penilaian resiko

a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan

Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah mengikuti perubahan, dimana

dalam proses pembuatan daftar gaji dan upah sudah terkomputerisasi. Sehingga proses

penggajian dapat dilakukan dengan cepat. Meskipun sudah terkomputerisasi, kesalahan dalam

perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan bisa salah memasukkan

nama pegawai dan jumlah gaji atau human error. Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang

memiliki jumlah pegawai tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi

perubahan pegawai.

b. Personel

Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah memiliki kompetensi yang

sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari

lulusan akuntansi atau komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu

tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan ilmu dan pendidikan

yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat karyawan melakukan kecurangan dengan


23/26

memanipulasi data yang ada. Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan

dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya kecurangan

perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala.

c. Perubahan stuktur organisasi

Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini dilakukan agar

terhindar resiko kejenuhan karyawan yang dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga

dapat mengurangi tingkat penyimpangan apabila karyawan terus berada di bagian yang sama

karyawan akan lebih memahami tentang segala sesuatu yang terdapat di bagian tersebut dan

mempermudah untuk melakukan kecurangan.

3. Aktivitas pengendalian

a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi

Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan. Dalam pemberian gaji

dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh bagian administrasi personalia. Namun

otorisasi hanya dilakukan sebatas meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada

karyawan. Pada kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang dilakukan

dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian penggajian bisa memasukkan nama

karyawan yang tidak bekerja di perusahaan.

b. Pemisahan tugas

Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang baik. Pada PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk

bagian keuangan belum dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan

penyelewengan. Ini merupakan kelemahan.

c.

Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi

Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam pencatatan data yang

akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji dapat dilakukan secara benar. Dokumen-

dokumen yang digunakan ldalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil antara lain: kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan


24/26

upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas keluar. Dengan adanya

dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan ini membantu

dalam memberikan pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.

d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi

Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan menyimpan data yang

berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan data ini dilakukan oleh bagian PDE.

Pengendalian aktiva dilakukan dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai

dengan bukti pengeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu.

e. Pemeriksaaan independen atas kinerja

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin akan mengadakan

penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang memiliki kinerja paling baik akan mendapat

penghargaan dari perusahaan, karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan

serta kenaikan gaji.

4. Informasi dan komunikasi

Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, informasi

dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada di perusahaan. Dalam proses

pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry data-data karyawan dari tiap manajer bagian

yang akan diserahkan ke bagian PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian

agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada

penambahan jumlah karyawan.

5. Pemantauan

Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan pengupahan masih

kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan karyawan yang sebenarnya tidak bekerja.

Penyimpangan ini merugikan perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan

secara berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem pengendalian intern di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada. Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian

intern sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat

dalam tabel berikut:


25/26

Tabel 1

Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik,

sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil sudah sudah ada dan memadai. Ini dapat dilihat dari peraturan-peraturan yang telah

dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan

pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut

konsep. Tetapi masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik

yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih ada dua fungsi

yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada pemisahan fungsi antara

akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang bisa timbul akibat dari

penyalahgunaan wewenang.

Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai

dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik tujuan yang diharapkan

perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat

dilihat dengan sudah ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum

dapat dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai

presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi yaitu

pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak diterapkan dan

akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat jam kerja dan pulang

sebelum jam kerja habis.

Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang

masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat berpotensi menyebabkan

kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur sistem pengendalian

yang baik di PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya

belum bisa seperti yang diharapkan.

Kesimpulan


26/26

Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern atas sistem

penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dapat disimpulkan

bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil,

sudah memisahkan tugas dan tanggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan

penggajian dan pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai sesuai dengan

unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep.Meskipun dalam penerapannya

belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.

Berdasarkan hasil analisis pengendaliam intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan untuk pebaikan

perusahaan :

1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan, untuk

menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan karena berada di fungsi

yang sama.

2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian dan

pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses penggajian dan

pengupahan.

3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian intern atas

sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang diharapkan, perusahaan

bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang telah dibuat supaya para

karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.

Documents

Siklus Sumber Daya Manusia