SIHTEERI 1.9.12 Kirkkonummen koulukeskus

20.8.2012 1Sihteerikoulutus / KE & ET

SIHTEERI 1.9.12 Kirkkonummen koulukeskus

Apua ja neuvontaa.Ottakaa yhteyttä[email protected] / puh. 044-3361455


Koulutuksen tavoite

• Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi• Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen• Ideariihi


• Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin

Toimintasi näkyy!

Sihteeri Klubin tärkein virkailija??


• Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen• Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta• Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo• Arkistointi• Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus

Sihteerin tehtävät sisäiset


• Jäsenrekisterin päivitykset• Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan• Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin• Koulutuksiin osallistuminen• Kirjeenvaihto

Sihteerin tehtävät ulkoiset


• Läsnäololista• Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiatkirjat asialistan mukaisesti• Tee luettelo ilmoitusasioista

Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin• Lions –vuosikirja• Klubin säännöt• Toimintakauden pöytäkirjat• Piirikuvernöörin tiedotteet

Kokousten valmistelu


Kokouksen aikana

• Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen• Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä• Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa• Kirjaa tiedot aktiviteeteista

Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon


Kokouksen jälkeen

• Laadi pöytäkirja viivyttelemättä• Läsnäolotilastot ajan tasalle• Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia)• Palkitsemiset ko. jäsenen palkintotilastoon jäsenrekisteriin

Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä


Pöytäkirjan pitäminen

• Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista)• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos• Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed.

MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”


Vuosikokous

• Lähetä kokouskutsu ajoissa• Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms)


•Perheen jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä• Tammikuun 15. mennessä

•Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon• Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa-valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi-tus

Muuta muistettavaa 1


Muuta muistettavaa 2

• Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa• Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa• Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa• Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu


Kauden lopussa

• Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja• Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa• Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET 14

Jäsenrekisteri

Rekisteriin kirjautuminen•http://www.lions.fi/rekisteri/


• Kirjautuminen Lions-liitosta saaduilla tunnuksilla




• Ylävalikon kohdasta Lisää tai Jäsenlisäys (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys.

• Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä.• Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae

painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia.

• Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia.• Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot

jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti.

• Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia.


• - Lisää kaikki tiedot• -


Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi

Sihteerikoulutus / KE & ET 21

- Viimeistään kauden lopussa-Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen

20.8.2012


UUTTA Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä-Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms

20.8.2012


Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo.Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit .

Klubin tietosivuKlubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja . Uusi klubi lisätään liiton toimistossa.

Alias osoite Alias osoite kohdassa puhelin, sinne lisätään ainakin Presidentin ja sihteerin sähköpostiosoitteet . Sen kautta linkittyvät klubille tulevat postit kys. Virkailijoille. Tarkista , että edellisen kauden sihteeri on päivittänyt tiedot! Voi laittaa useampiakin virkailijoita vaikka koko hallituksen

AKTIVITEETTIUUTTA



AKTIVITEETTIUUTTA

20.8.2012


AKTIVITEETTIUUTTA

20.8.2012

AKTIVITEETTIUUTTA


AKTIVITEETTIUUTTA



JÄSENMATRIKKELI

- Tietoja Suomen leijonista ”jäsenkirja”

UUTTA

20.8.2012


KLUBIMATRIKKELI

Tietoja klubista : Kokoukset, tehtävänhaltijat s-posti

UUTTA

20.8.2012


34Sihteerikoulutus / KE & ET

Kiitos osallistumisesta

Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia!

20.8.2012

Documents

SIHTEERI 1.9.12 Kirkkonummen koulukeskus