3/1/2013

KPI-gold! Value maximizing (for “Năng suất VN”)

apdated 7/9/2013

DNg - Initiated 3/2013 (tác giả bài viết này đã đăng tại vpcDOTvn); (1) apdated 7/9/2013

1

KPI-gold!

Value maximizing (for “Năng suất VN”)

KPI cho tăng trưởng và Vận hành hiệu quả

tối đa 1

Là gì? KPI - Key Performance Indicator - Chỉ số đánh giá hoạt động của các quá trình cốt lõi (cho mục tiêu chiến lược Lean/excellence) là công cụ quản lý phổ biến để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. KPI là một khái niệm của mô hình mở phi tiêu chuẩn; mỗi tổ chức, doanh nghiệp tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, mục tiêu và năng lực vận hành của mình cần lựa chọn KPI để triển khai. KPI có thể bao gồm các chỉ số đánh giá như tỷ lệ giao hàng được thực hiện trên thời gian yêu cầu, tồn kho tại bất kỳ khoảng thời gian nhất định, tỷ lệ chi phí cho quá trình cung cấp sản phẩm trên tổng doanh số, độ chính xác của hóa đơn được gửi cho khách hàng, hay khoảng thời để cung cấp một sản phẩm cụ thể, vv. Mục đích tận cùng của KPI là để doanh nghiệp đo lường định lượng những tiêu chí được xem là tối quan trọng cho sự thành công lâu dài của tổ chức doanh nghiệp đó.

Động lực nào cho KPI? Trong bài trình bày về động lực làm việc tại hội nghị quốc tế về Điện và Tự động hóa tại Houston gần đây, lãnh đạo cao cấp của một công ty sản xuất thiết bị điện và tự động hóa rất thành công trong việc áp dụng KPI đã nói "Nếu bạn muốn mọi người hành động theo cách bạn muốn, bạn cần có biện pháp đo lường kết quả và đưa ra các hình thức thưởng để thúc đẩy họ làm tốt ông việc đó". Ông cũng liệt kê những KPI phổ biến trong sản xuất như báo cáo sự cố an toàn, tiêu thụ năng lượng trên một đơn vị, thời gian chu kỳ sản xuất, hiệu quả sử dụng thiết bị tổng thể (OEE), sử dụng công suất thiết kế và giảm phát thải.

Đối với tổ chức dịch vụ, KPI cũng là một công cụ hết sức thiết thực. Ví như một công ty cung cấp dich vụ kinh doanh vật lý trị liệu nhận thấy rằng phần lớn lợi nhuận của công ty đến từ lượng khách hàng trung thành – những người sử dụng lặp đi lặp lại dịch vụ của họ. Công ty muốn tập trung nhiều hơn vào nhóm đối tượng này vì nó đem lại sự ổn định dòng tiền dài hạn thu được. Một trong những tiêu chí KPI quan trọng nhất cho công ty này do đó là số lượng khách hàng quay trở lại để trị liệu. Bằng cách thống kê số lượng khách hàng khi sử dụng dịch vụ hoặc khi đặt dịch vụ có yêu cầu tên của nhân viên thực hiện trị liệu, công ty có thể tính toán chính xác KPI về khách hàng sử dụng lặp lại dịch vụ. Tiếp theo, công ty có thể điều chỉnh chỉ tiêu cụ thể cho KPI, chẳng hạn như 50% lượng khách hàng sử dụng lại dịch vụ và công ty quản lý các nhân viên hoặc nhóm nhân viên của họ như thế nào để đáp ứng mục tiêu KPI này. Nhân viên hoặc nhóm đáp ứng hay vượt mục tiêu được khen thưởng nhiều, trong khi nhân viên chưa đạt thì có đào tạo thêm cho mục tiêu KPI.

Lý do cần thực hiện KPI? Những lý do khiến cho hầu hết nhà lãnh đạo thành công, quản lý xuất sắc sẵn sàng triển khai ứng dụng KPI để đo và phân chia

hiệu quả hoặc cho nỗ lực và sự tiến bộ của tổ chức doanh nghiệp bao gồm: (i) Để giảm số lượng các quyết định chỉ dựa vào bản năng hoặc cảm nhận và đưa ra quyết định dựa trên tính khách quan và thực tế; (ii) Định lượng đạt được chỉ tiêu bằng cách thiết lập, theo dõi và đo lường dựa vào chuẩn mức hay

KPI-gold, uapdated 7/9/2013

2

mục tiêu cụ thể; và (iii) Lựa chọn tập trung vào sự kiện ưu tiên cần khắc phục khi có một loạt các vấn đề cần thiết.

Tầm kiểm soát? Sau cùng, điều không thể bỏ qua là tiên lượng của các quản lý rằng KPI có nằm trong tầm kiểm soát của tổ chức doanh nghiệp hay không để đưa ra hành động kịp thời nhằm có được động lực, hiệu quả hoặc ích lợi hơn.

Lời kết, sẽ là tốt hơn vì KPI cung cấp khả năng quản lý trực quan tuyệt vời giúp tổ chức doanh nghiệp

không ngừng cải tiến quá trình với sức mạnh tập trung nhằm đạt được mục tiêu tăng trưởng và vận hành

hiệu quả tối đa. KPI giúp doanh nghiệp đo chính xác hơn hiệu quả để có thể định hướng và chuẩn hóa

hoạt động trong hầu hết các khía cạnh của tổ chức doanh nghiệp. Quan trọng hơn, chuyên gia cho thấy

KPI giúp kéo-đẩy bằng sự tập trung hành động cho mục tiêu thiết thực được thực hiện trong một khoảng

thời gian ngắn và lâu dài từ một-ba năm. Thêm nữa, KPI tạo động lực rõ ràng và cũng là một cách rất tốt

để nhân viên làm việc độc lập hoặc theo nhóm hiệu quả hơn. Đối với nhiều tổ chức tín dụng và các tổ

chức sản xuất kinh doanh khác việc sẵn sàng dữ liệu KPI về khách hàng giúp họ ra quyết định nhanh

chóng, đạt được lợi ích lớn hơn. KPI là một công cụ quản lý tạo giá trị thiết thực, đáng để các tổ chức,

doanh nghiệp quan tâm thực hiện tốt hơn (có câu hỏi vui lòng tin tới info@kaizenvietnam.com)./.

The Author - Expertise Advisor, he can be reached at www.kaizenvietnam.com