Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SESI CONVERSATION WITH P&P2/2018
13 OGOS 2018
LAPORAN PRESTASI PCT JAN – JUN 2018
TahunBil.
ProgramBajet
Pembangunan (RM juta)
2016 1 3.0
2017 3 9.0
2018 8 39.0
2019* 8 33.2
2020* 8 33.4
+
Bajet Operasi(RM juta)
31.7
27.9
28.7
28.7
-tbc-
KEPERLUAN MENINGKATKAN
KECEKAPAN PENGURUSAN PEROLEHAN
BAJET PEMBANGUNAN DAN OPERASI…
PENINGKATAN
LEBIH 4X GANDA
DARI RM 9 JUTA (2017)KEPADA RM 39 JUTAPADA TAHUN 2018
*ceiling by MOF
PERTAMBAHAN BAJET
PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM
39 JUTA
SEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING PERBENDAHARAAN
PERLU DIPATUHI
STRENGTHS (+)
• Pegawai berpengalamanberkaitan tatacaraperolehan• Kekuatan sumber 3 pegawai dan 5 pelaksanadan 2 PSH• Komunikasi baik antaraPCT dan Warga termasukWilayah
• Semangat kerjaberpasukan yang tinggi
WEAKNESSES (–)
• Permohonan RO secaramanual• Kurang perancangan darisegi pengurusan projek• Kefahaman wargaberkaitan tatacara danprosedur perolehan masihrendah
OPPORTUNITIES
(+)
• Sokongan ICT daninfrastruktur yang baik• Ruang tambahbaik proses dan prosedur sedia ada• Banyak saluran komunikasiuntuk menyalurkan maklumattatacara perolehan kerajaan• Sokongan baik dari pihakpengurusan termasukkeperluan kewangan
THREATS (–)
• Pertambahan volume kerja berikutan peningkatanbajet tahunan• Pertukaran pegawaiperolehan• Motivasi pegawaiperolehan dalammenjalankan tugas
S
O
W
T
ANALISA SWOT PCT
STATISTIK PCT 2018: BILANGAN RO YANG DIPROSES
65%
35%
Bilangan RO Yang Diproses BagiPembangunan & Operasi
PEMBANGUNAN
OPERASI
Bajet Pembangunan Bajet OperasiBil RO Nilai (RM) Bil RO Nilai (RM)
Jan 118 576,121.59 60 673,909.61
Feb 60 2,091,028.86 46 284,051.65Mac 163 1,247,393.73 37 407,930.60
April 165 1,217,512.21 81 458,835.79Mei 103 3,190,523.18 98 1,298,938.61
Jun 74 1,291,546.50 40 220,563.82
JUMLAH 683 9,614,126 362 3,344,230
Bilangan RO Yang DiprosesJAN-JUN 2017/18
2018 1,045
2017 515
JUMLAH RO YANG DIPROSES MENINGKAT SEBANYAK 103 % UNTUK TAHUN 2018
BERBANDING TEMPOH YANG SAMA TAHUN 2017
Sebut Harga A Sebut Harga B TenderBil
MesyuaratBil
KertasNilai(RM)
BilMesyuarat
BilKertas
Nilai(RM)
BilMesyuarat
BilKertas
Nilai(RM)
Jan 1 3 902,132.08 1 4 125,390.00 0 0 0
Feb 2 7 713,240.74 1 7 279,931.13 1 1 -tangguh-
Mac 1 5 913,337.13 2 12 367,306.56 1 3 2,534,918.00
April 4 13 1,712,856.00 2 12 251,027.17 1 2 3,160,814.00
Mei 1 11 2,207,534.00 2 6 208,211.93 0 0 0
Jun 1 13 736,122.50 1 8 265,307.20 0 0 0
JUMLAH 10 52 7,185,222 9 49 1,497,174 3 6 5,695,732
50%47%
3%
Bilangan Kertas Sebut HargaMengikut Kategori Jan-Jun
2018
SEBUTHARGA ASEBUTHARGA BTENDER
STATISTIK PCT 2018: MAKLUMAT SEBUT HARGA & TENDER
Perbandingan Mesyuarat Sebut Harga termasuk Bil KertasJAN-JUN 2017/18
MSH ‘A’ MSH ‘B’ TENDER JUMLAH
Mesy Kertas Mesy Kertas Mesy Kertas Mesy Kertas
2018 10 52 9 49 3 6 22 107
2017 5 18 6 27 1 1 12 46
100%
189%
50%
81%
200%
500%
83%
132%
SECARA KESELURUHAN, BIL MESYUARAT SEBUTHARGA MENINGKAT SEHINGGA 1X MANAKALA BIL KERTAS
YANG DIBINCANGKAN PULA MENINGKAT LEBIH 2X GANDA
Mula
PROSES FLOW RO DI PCT: TERIMA RO HINGGA LO DIKELUARKAN
Hantar borang RO
Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)
( First level checking)
Pemeriksaan Perincian– (Kelayakan, Ketepatan maklumat dalam RO, sebut harga dan lampiran sokongan)
(Second level checking)
Key in jenis bajet dan kod akaun dalam SAGA
(Preparer)
Rekod maklumat
dalam buku daftar RO
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Semakan maklumat preparer (Reviewer)
Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Lengkap
Info Tepat
LengkapYa
Tidak
Ya
Tidak
Reject
Ya
Tidak
Tandatangan
pejabat pelulusKeluarkan
Local Order (LO) Tamat
Bil. Proses: 11Masa Proses: 4 HariLO diserah selepashari ke 4.
SERTA MERTA
1 HARI
1 HARI 1 HARI
SERTA MERTA
1 HARI
1-HARI1 HARI
1
TERIMA BORANG RO
2
PROSES DI PCT
3
TANDATANGAN PEJABAT PELULUS
3 HARI 1 HARI
4
CETAK DAN
SERAH LO
1 HARI
PenolongPegawaiTadbir
PenolongPengurus
PembantuTadbir
PenolongPengurus
PengurusKanan
BULAN JUMLAH ROPRESTASI MASA (HARI)
MIN MAX AVERAGE MEDIAN
JAN 118 2 51 11.7 7
FEB 60 3 40 7.08 6
MAC 163 2 54 8.87 7
APRIL 165 2 33 8.16 7
MEI 103 1 42 8.38 7
JUN 74 1 55 16.44 14
JUMLAH 683
PRESTASI TEMPOH MASA BAGI MEMPROSES RO MENGIKUT BULAN BAGI BAJET PEMBANGUNAN
PROSES DALAMAN PCT MENETAPKAN 4 HARI BEKERJA
BERMULA TERIMA RO SEHINGGA LO DIKELUARKAN.
LO DISERAHKAN PADA HARI KE 5.
Termasuk sabtu&AhadTEMPOH MASA: JAN – JUN 2018
KATEGORI BAJET: PEMBANGUNAN
PERBANDINGAN PRESTASI MEMPROSES RO MENGIKUT BULAN
8.55%
52.14%
81.20% 83.76%
100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
10
20
30
40
50
60
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari
Bil
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Jan 2018
25.42%
88.14% 91.53% 93.22%100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14Hari
Bil
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Februari 2018
5.70%
59.49%
88.61% 93.04%100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
20
40
60
80
100
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari
Bil
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan April 2018
7.84%
61.76%
78.43%
95.10% 100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
10
20
30
40
50
60
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari
Bil
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Mei 2018
9.49%
55.06%
71.52%
93.67% 100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
20
40
60
80
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari
Bil
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Mac 2018
5.48%
31.51%
49.32% 50.68%
100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari
BIl
RO
Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Jun 2018
Analisa lanjut ketidakpatuhan piagam pelanggan
Faktor volume kerja yang tinggi di PCT berikutan peningkatan Bajet Pembangunan
Meningkatkan kompetensi pegawai baru dan lama dalam urusan perolehan
Melaksanakan visual management bagi menambahbaik pengurusan dalaman PCT
Kesedaran kepada warga agar menghantar RO 7 hari sebelum tarikh program
Kerjasama daripada warga membantu pihak PCT menghantar dokumen lengkapseperti yang dikehendaki. (RIGHT AT THE FIRST TIME and REDUCE REWORK)
ANALISA…
Menggunakan ICT bagi membantu bagi meningkatkan keupayaan memproses ROdan pengurusan maklumat berkaitan perolehan dengan lebih cekap
5
3
1
2
4
6
7
PENAMBAHBAIKAN PROSES KERJA PENGELUARAN LO
MENGGUNAKAN e-RO
Hantar borang RO ke PCT
Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)
(First level checking)
Lengkap
Rekod maklumat
dalam buku daftar RO
Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan,
ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)
(Second level checking)
Lengkap
Key in maklumat RO, jenis bajet dan kod akaun
dalam SAGA (Preparer)
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Semakan maklumat preparer (Reviewer)
Info Tepat
Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Tandatangan
pejabat pelulus
Keluarkan
Local Order (LO)
SEBELUM
1
2
3
4
5
6
7
9
8
SELEPAS
Keyin dan hantar RO secara online
Pemeriksaan kelayakan dan lampiran sebut harga
(Reviewer)
Pemeriksaan maklumat RO dan kod akaun dan jenis bajet
(Preparer)
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Tandatangan
pejabat pelulus
Keluarkan
Local Order (LO)
Lengkap
Lengkap
1
2
3
4
5
6 7
Reject
1110
Ya Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Reject
8
Hantar borang RO ke PCT
Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)
(First level checking)
Lengkap
Rekod maklumat
dalam buku daftar RO
Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan,
ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)
(Second level checking)
Lengkap
Key in maklumat RO, jenis bajet dan kod akaun
dalam SAGA (Preparer)
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Semakan maklumat preparer (Reviewer)
Info Tepat
Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Tandatangan
pejabat pelulus
Keluarkan
Local Order (LO)
SEBELUM
1
2
3
4
5
6
7
9
8
SELEPAS
Keyin dan hantar RO secara online
Pemeriksaan kelayakan dan lampiran sebut harga
(Reviewer)
Pemeriksaan maklumat RO dan kod akaun dan jenis bajet
(Preparer)
Key in ke dalam
dafar RO (Excel)
Kelulusan (Approver)
Pembangunan: PCT
Operasi: Kewangan
Tandatangan
pejabat pelulus
Keluarkan
Local Order (LO)
Lengkap
Lengkap
1
2
3
4
5
6 7
Reject
1110
Ya Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Reject
8
PENAMBAHBAIKAN
3 PROSES KERJA TIADA
NILAI TAMBAHDIHAPUSKAN
SEBELUM
11 PROSES KERJA
SELEPAS
8PROSES KERJA
VS
PREPAROR TIDAK PERLU KEYIN SEMULA
MAKLUMAT SECARA MANUAL
DARIPADA KEYIN KEPADA CHECKING
PEMERIKSAAN LAMPIRAN TIDAK PERLU DILAKUKAN
SELF CHECKING PADA SISTEM e -RO
PERUBAHAN FUNGSI
COMBINE FUNGSI CHECKING DOKUMEN
DAN FUNGSI REVIEWER
REVIEVER JUGA MELAKUKAN TUGAS SEBAGAI DOCUMENT
CHECKER
PEMOHON KEYIN SECARA TERUS KE DALAM e-RO
RIGHT AT THE FIRST TIME SEMASA MENGHANTAR
PERMOHONAN PEMBELIAN
EMPOWERMENT REVIEWER SEBAGAI
DOCUMENT CHECKER
PERTEMUAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARA
MESYUARAT PADA 7 OGOS 2018, SEKTOR AUDIT KEWANGAN, JABATAN AUDIT NEGARA
Pihak Jabatan Audit Negara tiada halangan bagi pelaksanaan e-RO MPC dimana lampirandokumen sokongan bagi permohonan perolehan akan dimuat naik secara elektronik.
Walaupun secara digital, sebutharga dari pembekal masih lagi sama iaitu mempunyaitarikh, jenis perkhidmatan, kuantiti, harga dan nama wakil syarikat pembekal yang bolehdihubungi.
Untuk keperluan audit, pemohon hanya perlu mencetak borang perolehan yang dijanaoleh sistem eRO. Maklumat berkaitan pembelian akan disimpan di dalam failprojek/program untuk tujuan rujukan oleh pihak auditor.
Limitasi had Kuasa Pelulus tetap dipatuhi dan mematuhi garis panduan prosedurkewangan dan perakaunan yang telah ditetapkan
Bagi proses pembayaran pula, dokumen sokongan yang dilampirkan (semasapermohonan) juga secara elektronik kecuali Invois (original hardcopy) dan LO.
Juru Audit boleh memohon dokumen-dokumen yang diaudit dapat dicetak jika perlu.
PERTEMUAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARA
Walaubagaimanapun, pihak MPC perlu mengambilperhatian kepada perkara-perkara berikut:
Memastikan kaedah penyimpanan fail secara elektronik adalah sistematik termasuk'fail retrieval' yang mudah dikesan. Ini bagi membolehkan pegawai perolehan,kewangan dan juru audit mudah membuat carian untuk memproses ataupun bagitujuan pemeriksaan dokumen.
Tempoh minima dokumen secara elektronik atau softcopy yang disimpan adalahselama 7 tahun (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 2007)
Salinan (backup) dokumen yang disimpan secara elektronik perlu dibuat atas faktorancaman virus dan ancaman keselamatan yang lain. Kehilangan dokumen secaraelektronik atas tanggungjawab agensi dan tindakan boleh diambil keranaperbelanjaan dibuat tanpa mempunyai dokumen dan tidak mematuhi tatacara atauprosedur yang ditetapkan oleh kerajaan.
INISIATIF LAIN….
BIL INISIATIF STATUS
1 KUASA COMMIT DALAM SISTEM SAGA DITURUNKAN PADA PCT BAGI BAJET PEMBANGUNAN
• BERMULA APRIL 2018
2 MENINGKATKAN KEFAHAMAN WARGA • 3 SIRI ENGAGEMENT BERSAMA PEGAWAI DIJALANKAN PADA 9, 15 DAN 22 JAN 2018
• BENGKEL TATACARA PEROLEHAN PADA 3 MEI 2018
3 SEMAKAN SEMULA GARIS PANDUAN KADARBAYARAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING MPC
• DILULUSKAN BOM PADA 4 APRIL 2018
4 PENAMBAHBAIKAN PROSEDUR BORANG PERMOHONAN PEROLEHAN
• DILULUSKAN BOM PADA 26 APRIL 2018
5 PEMBANGUNAN PORTAL PEROLEHAN (PRINCE): BERKONGSI MAKLUMAT BERKAITAN PEROLEHAN
• HEBAHAN MELALUI EMAIL PADA WARGA PADA 2 JULAI 2018. MENDAPAT HAMPIR 3,00 PELAWAT
6 PERMOHONAN KEPADA MOF: SEMAKAN SEMULA PEROLEHAN TERUS MPC KEPADA RM 50 RIBU (MENGGUNAKAN PKP MPC)
• DILULUSKAN PEROLEHAN TERUS KEPADA RM 50 RIBU HANYA UNTUK BAJET OPERASI SAHAJA BERMULA JULAI 2018
7 PERMOHONAN KEPADA MOF: PELANTIKAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ DI MPC DI BAWAH SISTEM KONTRAK PANEL
• MOF TIDAK MELULUSKAN PERMOHONAN INI DAN PEROLEHAN HENDAKLAH MENGIKUT TATACARA PEROLEHAN SEMASA
8 MESYUARAT SEBUT HARGA (KHAS) A DAN B • SEBANYAK 7 MESYUARAT (A&B) SECARA KHAS TELAH DIJALANKAN (JAN – JUN) BAGI MEMENUHI PERMINTAAN WARGA
9 PELAKSANAAN eRO • TOT PADA 1 OGOS 2018• PERCUBAAN PADA OKTOBER 2018
10 PELAKSANAAN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS) – AUTOMASI MAKLUMAT BERKAITAN PEROLEHAN
• PERINGKAT RUNDINGAN HARGA DENGAN PEMBEKAL PERKHIDMATAN
TERIMA KASIH