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Organismo Nacional de Certificación y Servicios Ganaderos
(ONCESEGA)
Manuales de Calidad y Procedimientos
Juan Ramón Gonzalez Sáenz Pardo20 de octubre de 2008
Manual de Calidad y de Procedimientos
• Políticas y procedimientos bajo los cuales opera el Organismo.
• Los elementos que nos permiten guiarnos para un desempeño constante y comprobable, así como la toma de decisiones y elementos para cumplir el propósito del Organismo.
• Criterios contra los cuales se realiza la evaluación.
• La confidencialidad del personal que participa en la certificación.
• Permite la posibilidad de realizar Apelaciones, Quejas o Disputas, relacionadas a la certificación.
• Las solicitudes están a disposición de los usuarios y no se hace distinciones.
• Hay un sistema de vigilancia, mediante auditorias internas.
• También aclara como se establecen las decisiones sobre la certificación y remite a los procedimientos de la misma.
Establece cual es la estructura y organización del Organismo
Consejo Directivo
Director GeneralPuntos 4.2 c, j y 12
Diagrama del Organismo Nacional de Certificación y Servicios Ganaderos (ONCESEGA) Punto 4.5.2d
Director de Operaciones de Calidad y MovilizaciónPuntos 4.7 . 5.1 y 13
Coordinación deRegistros de centros
Coordinación deDistribución y Captura
Propuesta planteada en junio de 2008Que señala la Norma
NMX-EC-065-IMNC-2000
Consejo Técnico
Comité TécnicoPuntos 4.2 c6
Captura y resguardoPaquetería envíos
y distribuciónDerechos y cuotas de recuperación
Centros de certificación
Centros de Distribución
Asamblea General
Organismos Regionales, estatales ymunicipales de certificaciónConsejo de vigilancia
Sección Administrativa(Acta Constitutiva)
Sección Operativa(Aspectos Funcionales
y Técnicos)
Una vez que el Tercer Especialista Autorizado en Movilización, es registrado y cubre los requisitos para obtener su credencial, así como
la firma de su carta compromiso se le da un número y clave para poder acceder a la página electrónica y consultarlo.
Manual de Procedimientos
• El primer procedimiento que se entregó fue el P1M, para aplicarlo a partir del primero de septiembre de 2008 y abarcaba la certificación en general.
• Debido a que certificar animales es un proceso muy diferente al de certificar productos y subproductos, se canceló el anterior y se sustituyo por dos nuevos procedimientos.
•Procedimiento para la expedición de certificados zoosanitarios en animales vivos. P1aM
•Procedimiento para la expedición de certificados zoosanitarios en bienes de origen animal. P1bM
Procedimientos de aplicación en los centros de certificación
1 Finalidad: Que los médicos veterinarios registrados como terceros especialistas autorizados en movilización (TEAM) coordinados por el ONCESEGA, expidan el certificado zoosanitario para la movilización de animales vivos, conforme a lo señalado por el ONCESEGA y SAGARPA.
2 Amplitud: Es aplicable por los TEAM registrados como terceros especialistas en centros de certificación en lista del ONCESEGA.
3 Glosario:3.1 Animales vivos: Todas las especies de animales vivos con excepción de las provenientes del
medio acuático ya sea marítimo, fluvial, lacustre o de cualquier cuerpo de agua natural o artificial.3.2 Certificado zoosanitario: Documento oficial expedido por la Secretaría o por quién esta autorice
para constatar el cumplimiento de las disposiciones de sanidad animal, al movilizar animales, productos y subproductos de origen animal.
3.3 Cintillo o fleje oficial: Dispositivo que se aplica a una carga o al transporte para evitar que se altere lo señalado en el certificado.
3.4 Comité Técnico: Grupo colegiado cuyo objetivo es emitir opinión sobre aspectos técnicos relacionados con el ONCESEGA.
3.5 DGSA: Dirección General de Salud Animal.3.6 ONCESEGA: Organismo Nacional de Certificación y Servicios Ganaderos.3.7 SAGARPA: Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.3.8 SENASICA: Servicio Nacional de Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria.3.9 Tercero especialista autorizado en movilización (TEAM) : Médico Veterinario autorizado por la
SAGARPA para auxiliar al ONCESEGA en la certificación de la movilización., conocido anteriormente como signatario.
4 Referencias para la operación: Base Documental para funcionar como tercer especialista en la movilización, registrado en un centro de certificación del ONCESEGA (I1P1M), diferenciando las especies animales que les apliquen.
5. Lineamientos de Operación: 5.1 ONCESEGA notifica por escrito a la DGSA, indicando las causas de las
suspensiones de servicio que realice a los TEAM ante el incumplimiento al Criterio para identificar y responder a una no conformidad (I2P1M), conforme lo descrito en el mismo criterio y a los procedimientos P2M y P6M aplicables por la Coordinación Administrativa.
5.2 Brindar el servicio público zoosanitario a quién lo solicite y cumpla con las normas oficiales mexicanas.
5.3 Cumplir con los horarios establecidos.5.4 Entregar el reporte mensual de los certificados zoosanitarios utilizados,
dentro del mes inmediato siguiente a su expedición. 5.5 Ubicar en un lugar visible para información del público usuario, horario y
los requisitos para la obtención del certificado zoosanitario de movilización.5.6 Consultar e implementar lo señalado en el listado de Elementos a
considerar para el funcionamiento de centros de certificación (I3P1M).5.7 Citar el número correcto del organismo a nivel central el cual es OCZ-4-06-
09, (clave del ONCESEGA) cuando requiera mencionarlo en cualquier documento.
6 Deberes y derechos:6.1 El TEAM tiene el deber de presentar su reporte mensual al centro de
distribución que le corresponda, en el que indique los certificados expedidos, cancelados y en existencia, así como la copia del pago de derechos. Este reporte el centro de distribución lo hará llegar a ONCESEGA.
6.2 El TEAM debe permanecer en dichos centros los días y horarios de atención que notificaron a la SAGARPA, y si esos días y horarios no los pueden cumplir, deben hacer del conocimiento de la unidad administrativa los cambios correspondientes, por medio del ONCESEGA.
6.3 El TEAM tiene la obligación de respetar la secuencia progresiva de folios de certificados al expedirlos y reportar los que haya utilizado cada mes en el formato F1P1M.
6.4 El TEAM debe en caso de robo o extravío de formatos de certificados zoosanitarios, notificar de inmediato a la Delegación o Subdelegación de la SAGARPA y a más tardar al día siguiente con su comprobante de aviso a la SAGARPA, informar por escrito a ONCESEGA y cubrir los derechos correspondientes de los folios extraviados.
6.5 El TEAM debe apegarse a este procedimiento, seguir las correcciones escritas que le envíe el ONCESEGA, y tiene el derecho de solicitar orientación al mismo organismo ante dudas al aplicarlo y de negarse a extender el certificado cuando no se reúnan las condiciones señaladas en este documento y en las referencias citadas, así como apelar al comitétécnico cuando considere que la corrección escrita o alguna suspensión aplicada no está justificada.
TEAMSignatario
Cobra sus honorarios por el servicio, conforme a las condiciones que acordó con el usuario y otorga el certificado original con firma y sello. Archiva su copia rosa en el centro de certificación e integra las otras dos copias a los reportes que entrega mensualmente, la amarilla a Delegación Estatal de la SAGARPA y la verde al ONCESEGA.
5
TEAMSignatario
Elabora el certificado zoosanitario anotando los datos por él constatados en la documentación mostrada y aplica los cintillos o flejes oficiales, cuando las normas oficiales lo establezcan, para evitar que la carga sea alterada durante su transporte, por lo que solo en los casos en que proceda anota en el certificado el número o números de cintillo o cintillos aplicados.
4
TEAMSignatario
Comprueba que se realizó el pago de derechos y solicita se le entregue una de las copias con el sello bancario, para envío con su reporte al centro de distribución y una copia simple para su archivo del centro de certificación.
3
TEAMSignatario
Constata que los documentos presentados, están acordes a la normatividad aplicable, de lo contrario informa al usuario la causa por lo cual no le es posible brindar el servicio y pide se proceda a cumplir los requisitos solicitados en las normas oficiales mexicanas aplicables, para poder expedir el certificado, así como el cumplimiento del pago de derechos.
2
TEAMSignatario
Recibe la solicitud, analiza su factibilidad conforme a la normatividad vigente, e informa al solicitante, el costo y condiciones por prestar el servicio, así como la obligación del pago de derechos correspondiente.
1
RealizaActividadOrden o
paso
TEAM(Signatario)
Cobra sus honorarios por el servicio, conforme a las condiciones que acordó con el usuario y otorga el certificado original con firma y sello. Archiva su copia rosa en el centro de certificación e integra las otras dos copias a los reportes que entrega mensualmente, la amarilla a Delegación Estatal de la SAGARPA y la verde al ONCESEGA.
7
TEAMElabora el certificado zoosanitario con los datos por él constatados. 6
TEAM(Signatario
)
Aplica los cintillos o flejes oficiales que aseguran que la carga no será alterada durante su transporte, en los casos en que proceda. 5
TEAM(Signatario
)
Revisa los bienes de origen animal (productos y subproductos) que van a ser movilizados y constata los datos que requiere para llenar el certificado zoosanitario de movilización y autoriza sea cargado el vehículo. 4
TEAM(Signatario
)
Constata que las condiciones del vehículo en el cual se va a llevar a cabo la movilización, están acordes a la normatividad aplicable, de lo contrario pide se proceda a su acondicionamiento para certificar la carga.3
TEAM(Signatario
)
Constata que la movilización esta permitida por la normatividad, y recibe copia con sello bancario del pago de derechos, para integrarlo en el reporte mensual y una copia simple para archivo del centro. De lo contrario informa al usuario el requisito faltante para brindar el servicio. En caso de cumplir sigue al paso siguiente
2
TEAM(Signatario)
Recibe la solicitud, analiza su factibilidad conforme a la normatividad vigente, e informa al solicitante, el costo por prestar el servicio, así como la obligación del pago de derechos correspondiente y condiciones a cubrir, que acuerde con el usuario.
1
RealizaActividadOrden o
paso
Instructivos de aplicación en los centros de certificación
Instructivo: Base Documental.Clave I1P1MInstructivo: Criterio para responder a una no conformidad.Clave I2P1M Instructivo: Elementos a considerar para el funcionamiento de los centros de certificación.Clave I3P1M
- Ley Federal de Sanidad Animal, publicada miércoles 25 de julio de 2007 en el Diario Oficial de la Federación.
- NOM-024-ZOO-1995 Especificaciones y características zoosanitarias para el transporte de animales, sus productos y subproductos, productos químicos, farmacéuticos, biológicos y alimenticios para uso en animales o consumo por estos. 16 de octubre de 1995.
- NOM-051-ZOO-1995 Trato humanitario en la movilización de animales. 23 de marzo de 1998.- NOM-008-ZOO-1994 Especificaciones zoosanitarias para la construcción y equipamiento de
establecimientos para el sacrificio de animales y los dedicados a la industrialización de productos cárnicos. Modificación del 10 de febrero de 1999.
- NOM-009-ZOO-1994 Proceso sanitario de la carne. 12 de noviembre de 1996 y su modificación de agosto de 2007.
- NOM-033-ZOO-1995 Sacrificio humanitario de los animales domésticos y silvestres. 16 de julio de 1996.
- NOM-027-ZOO-1995. Proceso zoosanitario del semen de animales domésticos. 11 de enero de 1996
- NOM-001-ZOO-1994 Campaña Nacional contra la Varroasis de las abejas. (modificación del 28 de dic. 2005).
- NOM-002-ZOO-1994 Actividades técnicas y operativas aplicables al Programa Nacional para el Control de la Abeja Africana. 25 de abril de 2001
- NOM-005-ZOO-1993 Campaña Nacional contra la Salmonelosis aviar. 1 de septiembre de 1994.- NOM-013-ZOO-1994 Campaña Nacional contra la enfermedad de Newcastle, presentación
velogénica. 28 de febrero de 1995.
• - NOM-044-ZOO-1995 Campaña Nacional contra la Influenza Aviar. 30 de enero de 2006• - NOM-019-ZOO-1994 Campaña Nacional contra la Garrapata Boophilus spp. 19 de mayo de
1995.• - NOM-031-ZOO-1995 Campaña Nacional contra la Tuberculosis bovina (Mycobacterium bovis).
8 de marzo de 1996• - NOM-041-ZOO-1995 Campaña Nacional contra la Brucelosis en los animales. 6 de febrero de
2004.• - NOM-007-ZOO-1994 Campaña Nacional contra la Enfermedad de Aujeszky. (modificación a la
NOM publicada el 15 de agosto de 1996).• - NOM-037-ZOO-1996 Campaña Nacional contra la Fiebre Porcina Clásica. 29 de octubre de
1996.• - Manual de Procedimientos. (Constituido por los procedimientos aplicables)• - Manual de Calidad• - Manual de ética• - Instructivo de llenado del certificado zoosanitario de movilización. SAGARPA.• - Criterios generales sobre el certificado zoosanitario y la certificación, anexos en el instructivo de
llenado.• - Criterio para identificar y responder a una no conformidad. (de los centros de certificación.
I2P1M)• - Reseña en el caso de movilización de equinos.• - Lineamientos Generales a seguir en caso de robo o extravío de certificados zoosanitarios en los
centros de certificación zoosanitaria de un organismo de certificación.• - Formato para entregar reporte mensual de utilización de material oficial, (concentrado).• - Instructivo para la Elaboración del sello y sello para completar el llenado del formato de
movilización.• - Claves estatales y municipales de toda la Republica Mexicana. • - Forma 5 para realizar el pago de derechos por concepto de certificados zoosanitarios de
movilización.• - Formulario 4 para informar los pagos de derechos realizados.• - Escrito de registro del centro
- Constancia de Médico Veterinario, tercer especialista adscrito al centro de certificación en el cual va a certificar la movilización.
- Gafete de identificación personal o credencial.- Identificación del centro de certificación con su clave de
registro, (descrita en el escrito de registro del centro de certificación o autorización).
- Identificación del Organismo del cual depende el centro de certificación con su clave de registro. El Organismo a nivel central es Organismo Nacional de Certificación y Servicios Ganaderos (ONCESEGA) con clave OCZ-04-06-09.
- Elementos a considerar para el funcionamiento de centros de certificación (I3P1M)
La Coordinación Administrativa del ONCESEGA, notifica mediante un escrito la corrección de copias faltantes, detectadas en la captura, según P6M.En caso de incumplimiento a la medida, aplica el procedimiento P2M.
El centro deberá enviar las copias verdes de los certificados zoosanitarios expedidos. En caso necesario, cuando le sea solicitado por escrito, debe enviar las copias rosas y conservar una copia simple.
Las copias verdes de los folios de certificados zoosanitarios que se entregaron al centro de certificación, no regresan en el reporte mensual, después de ser expedidos.
Las copias verdes de los folios de certificados zoosanitarios que se entregaron al centro de certificación, regresan en el reporte mensual, después de ser expedidos.
Control de los folios recibidos
La Coordinación Administrativa del ONCESEGA, notifica mediante un escrito el incumplimiento de tres reportes mensuales, o retrasos detectados, según P6M.En caso de incumplimiento a la medida, aplica el procedimiento P2M.
En caso de cualquier imposibilidad para entregarlo deberá informarlo por escrito al ONCESEGA.
El centro de certificación incumplecon entregar mensualmente sus reportes de los certificados expedidos.
El centro de certificación cumplecon entregar mensualmente sus reportes de los certificados expedidos.
Entrega de los reportes mensuales
Revisar que hay pago de derechos correspondiente a los certificados zoosanitarios reportados, de lo contrario hacerlo notar al centro de certificación, mediante un escrito.En caso de incumplimiento la CA del ONCESEGA, aplica el procedimiento P2M.
Realizar los pagos de todos los certificados zoosanitarios que expida.Deberá pagar los certificados zoosanitarios que no tengan el pago de derechos correspondiente, y le sean notificados por la Coordinación Administrativa (CA) del ONCESEGA.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, o se extravian, tienen cubierto el pago de derechos correspondiente, y el informe mensual, llega sin su respectivo pago de derechos.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, o se extravian, tienen cubierto el pago de derechos correspondiente, y el informe mensual, llega con su respectivo pago de derechos.
Realización de los
pago de derechos
Actividad para identificarlo y acción a seguir por el ONCESEGA
Forma de evitar la no conformidad y medida a tomar por el centro de
certificación para corregirla.
Rechazo del punto o clasificación como una no
conformidad
.Aceptación del punto o
clasificación como cumplimiento
Punto para aclarar
mediante este criterio
Verificación de los formatos en los centros de certificación.El verificador toma evidencia y lo reporta a la Coordinación Administrativa del ONCESEGA, que aplica el procedimiento P2M.
El tercer especialista debe completar debidamente los certificados zoosanitarios y después sellarlos, para expedirlos.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, se sellen con otro sello distinto al correspondiente al centro de certificación, o no se sellen.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, se sellen con el sello correspondiente al centro de certificación.
Sellado de los certificados
zoosanitarios
Verificación de los formatos en los centros de certificación.El verificador toma evidencia y lo reporta a la Coordinación Administrativa del ONCESEGA, que aplica el procedimiento P2M.
El tercer especialista debe completar debidamente los certificados zoosanitarios y después firmarlos, para expedirlos.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, se sellen y firmen sin que tengan llenos todos los campos que apliquen, o fueron firmados estando en blanco.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, se sellen y firmen, si tienen llenos todos los campos que apliquen.
Firmar para certificar.
La Coordinación Administrativa del ONCESEGA, notifica mediante un escrito la corrección en el llenado incompleto, detectado por las copias verdes, según P6M.En caso de incumplimiento a la medida, aplica el procedimiento P2M.
El tercer especialista deberállenar los certificados zoosanitarios en su totalidad, en los campos que apliquen, cuando son expedidos.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, les falte por llenar algún campo que les aplique.
Los certificados zoosanitarios que se expiden, tengan llenos todos los campos que apliquen.
Llenado completo del certificado
Actividad para identificarlo y acción a seguir por el ONCESEGA
Forma de evitar la no conformidad y medida a tomar por el centro de certificación para corregirla.
Rechazo del punto o clasificación como una no
conformidad
.Aceptación del punto o
clasificación como cumplimiento
Punto para aclarar mediante este criterio
1. Tener el escrito donde se registra al centro de certificación y se le da la autorización para operar.
2. Ubicar a la vista del público usuario los requisitos para la obtención del certificado zoosanitario de movilización, mediante señalizaciones interiores y exteriores.
Estos requisitos son:a) Cumplir con la normatividad vigente aplicable según la especie de
los animales, productos, subproductos o mortalidad, desechos y decomisos a movilizar.
b) Realizar el pago de derechos correspondiente previo a la utilización del certificado zoosanitario de movilización.
c) El horario en el cual se proporciona el servicio.d) Diferenciar las diversas áreas de servicio.
3. Tener un ejemplar de la Ley Federal de Sanidad Animal que fuepublicada en el Diario Oficial de la Federación el 25 de julio de 2007.
4. Mantener para consulta en el centro de certificación, ejemplares actualizados de las normas oficiales mexicanas que les apliquen.
5. Enviar el informe de ingresos enterados, elaborado en el formulario IV, a más tardar el último día hábil de cada mes.
6. Remitir un reporte mensual de los certificados zoosanitariosutilizados durante el mes, que incluya:
- El concentrado de actividades con los datos solicitados completos en el formato F1P1M.
- Las copias verdes de los certificados zoosanitarios expedidos, con su pago de derechos anexo.
7. Cumplir con los horarios establecidos.8. Portar gafetes o credenciales de identificación, el personal que
preste el servicio al público usuario. 9. Contar con el Manual de procedimientos. (Constituido por los
procedimientos que les apliquen)10. Contar con el Manual de calidad.
11. Lineamientos Generales a seguir en caso de robo o extravío de certificados zoosanitarios en los centros de certificación zoosanitaria de un organismo de certificación.
12. Tener un ejemplar del Instructivo para el llenado del certificado zoosanitario para efectos de movilización.
13. Seguir los criterios generales sobre el certificado zoosanitario y la certificación, anexos en el instructivo de llenado, que incluye entre otros puntos no dejar formatos de certificados zoosanitarios firmados en blanco.
14. Mostrar su constancia de Médico Veterinario, tercer especialista adscrito al centro de certificación en el cual va a certificar la movilización.
15. Tener en el centro de certificación su manual de ética.16. Sello correcto, especificaciones señaladas por la SAGARPA e identificar el
centro de certificación con su clave de registro, que aparece en el sello.17. Tener las claves estatales y municipales con las cuales se va a llenar el
certificado zoosanitario.18. Colocar para utilización de los usuarios un buzón de quejas y sugerencias,
y dar la atención correspondiente a cada una de ellas.19. Utilizar la clave correcta del Organismo, en cualquier documento,
incluyendo el certificado de movilización, esta clave es OCZ-4-06-09, adicional a las siglas que son ONCESEGA.
20. Resguardo seguro del material oficial.
