AGENDAAGENDA Introduccin

Microsoft ProjectDiagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo)CalendarioTareas (Principales, secundarias,

Predecesoras y operaciones con tareas)Diagrama GanttAsignacin de recursosPersonalizacin del proyecto

INTRODUCCIONINTRODUCCIONQUE ES MICROSOFT

PROJECT?Es una herramientaque permite planear sistemticamente las fases y tareas de un

proyecto

MS PROJECT LE PERMITIRMS PROJECT LE PERMITIR:: Organizar la lista de actividades en una

estructura jerrquica.

Asignar recursos y costos a las diferentesactividades.

Obtener la grfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTOACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos, pero si se presenta una excusa no habrcargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podr conocer cuanto le afecta el proyectoen costos y en das si ocurre un cambio de unaactividad.

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTOPROYECTO

Haga un click enView>>View Bar

1

Aparece la barra de Herramientas en la

parte izquierda de la pantalla

2

OPCIONES DE VISUALIZACIONOPCIONES DE VISUALIZACION

Una vista es un formato en donde se puedeintroducir y visualizar informacin de un proyecto. La vista por defecto es el diagramade Gantt

Barra de vistas

DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt

Creador Henry L. Gantt Es una ayuda grfica creada para poder organizar las

actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellostrabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser: Especficas y no generales, es decir buscar el

detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICOEJEMPLO PRACTICO Titulo:Titulo: Preparacin del Seminario de

Microsoft Project Calendario:Calendario:

Horas no laborablesSbado

8:00AM-5:00 PMLunes-Viernes

Horas no laborablesDomingo

HorasHorasCalendarioCalendario

INFORMACIINFORMACINN PREVIAPREVIA1. Ttulo de su proyecto2. Calendario: Dias laborables y no laborables

en el proyecto (Receso acdemico, sbadosy domingos)

3. Lista de tareas principales4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para

ejecutar la Tarea principal) 5. Determinar la duracin de cada tarea y

subtarea.

Preparar Informacin Bsica (Conocimientos, otras presentaciones,

etc.)

Realizar Presentacin en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realizacin del seminario

1 2

4

7 8

Bsqueda del SitioConfirmacin del sitio

Determinar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitacin al personal

administrativo.

6 5

Preparar ejemplo en Microsoft ProjectBorradorDisear la presentacin

3

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIOLA PREPARACION DE UN SEMINARIO

Indicaciones sobre el seminario

Preparar Informacin Bsica

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.

Realizar Presentacin en Power Point

Buscar un ejemplo de aplicacin

Realizar la presentacin en borrador

Disear la presentacin

Imprimir Handouts y Fotocopias

Realizacin del seminario

PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyectoTitulo del proyecto

Tarea PrincipalTarea Principal

Tareas secundariasTareas secundariasBsqueda del Sitio

TAREAS Y SUBTAREASTAREAS Y SUBTAREAS

Confirmacin del sitio

Determinar Fecha, Hora y Lugar

DEFINIR UN NUEVO PROYECTODEFINIR UN NUEVO PROYECTO

Ingrese el ttulo de su proyectoy defina el responsable o el autor

Click en File1

2

DEFINICIDEFINICINN DE LA FECHA DE DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTOINICIO DEL PROYECTO

Click en Project

Marque el primer rengln Escriba el nombre de su proyecto en

Name

1

2

3

Seleccione la fecha de inicio y de finalizacin

del proyecto

4

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIOCALENDARIO

Click en Calendar. Modifique losparmetros necesarios como la hora

de entrada y salida, etc.

Click en Tools>>Options1 2

Tools Tools Change working timeChange working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTOPROYECTO

Asgnele un nombre a suproyecto (Primer rengln) sino lo hizo en los pasosanteriores.

1

Liste todas las tareas y subtareas necesarias de suproyecto, sin preocuparsepor la duracin de cadatarea.

2

AGRUPAR LAS TAREAS DEL AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTOPROYECTO

Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en direccin derecha. Aqu le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: PreparaciPreparacin de un Seminarion de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREASAGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS

Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareasbajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangra para que queden dentro de el grupo que usted requiere.

Iconos el esquema

Subtareas

Tarea

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREASMOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o

mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de la tarea principal

1

2

TRANSLADAR UNA TAREATRANSLADAR UNA TAREA

Click en el nmero de la tarea

1

Presione el botn izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posicin.

2

Suelte el mouse3

INSERTAR UNA NUEVA TAREAINSERTAR UNA NUEVA TAREA

Click derecho en el nmero de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva

1

Click en la opcin Nueva tarea (NewTask)

2

COMO ELIMINAR UNA TAREACOMO ELIMINAR UNA TAREA

Click derecho en el nmero de la fila de la tarea que va a eliminar

1

Click en la opcin eliminar tarea DeleteTask

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREACREAR UNA NOTA A UNA TAREA Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar

a recordar como se ha diseado la planificacin:

Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota

1

Click en el icono Notas de tareas TaskInformation

2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)Click en el cuadro notas

3

Escriba la nota correspondientey cuando termine Click en OK

4

Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observar el contenido de la nota

5

NUMERACION DE TAREASNUMERACION DE TAREASClick en el men Tools y click en options

En el rea opciones de esquema, seleccione la casilla de verificacin Show Outline number y click en OK

1

3

Click en la ficha view2

TAREAS PREDECESORASTAREAS PREDECESORAS Ingrese los nmeros de las tareas predecesoras en

la columna Predecesors

DURACIDURACINN DE LAS TAREASDE LAS TAREAS1 Ir a la vista Diagrama de Gantt2.En la columna de duracin de cada tarea establezca la duracin, la cual puede

ser en das, horas, etc.3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogacin al final

del nmero que ingres.4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTTVER EL DIAGRAMA DE GANTT Al introducir la duracin observar que a la derecha va

modicando Diagrama de la derecha de la pantalla(Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.MESES, ETC.

Haga doble click en la escala.

Escala

Cambie la escala mayor y la menor segn el tiempo que requiera: Semanas, dias, aos, etc.

1

2

Abriendo la hoja de RecursosAbriendo la hoja de Recursos

Hoja de RecursosHoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursosColumnas en la hoja de recursos Resource name

Nombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursosColumnas en la hoja de recursos Group

Asigna recursos con caractersticas similares, a un grupo especfico.

Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada.

Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.

Columnas en la hoja de recursosColumnas en la hoja de recursos Resource name

Nombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursosColumnas en la hoja de recursos Accrue At. Especifica cuando MsProject cargar los

costos de los recursos al proyecto.

Base Calendar. Especifica el calendario base que usarel recurso.

Code. Abreviacin para alguna busqueda

Calendario de RecursosCalendario de Recursos

Calendario de RecursosCalendario de Recursos

Asignando tareas a los recursosAsignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADOCREAR UN ENCABEZADOCreacin de un encabezado: Click en File y entre en la opcin PAGE SETUPClick en la parte de encabezado HEADERSeleccione la seccin dondequiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro)

1

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)Pulse la fecha hacia abajode la opcin GENERAL y seleccione el elemento a agregarClick en agregar, si lo deseapuede escribir un texto o puede elegir otra seccinClick en OK

2

CREAR UN PIE DE CREAR UN PIE DE PPGINAGINA Click en File y entre en la

opcin PAGE SETUP Click en la parte de pie de

pagina FOOTER Seleccione la seccin donde

desee que aparezca el pie de pgina (izquierda, centro o derecha)

Pulse la fecha hacia abajo de la opcin nmero de pagina y seleccione el elemento a agregar

Click en ADD, si lo deseapuede escribir un texto o elegir otra seccin

Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIONVISTA PRELIMINAR E IMPRESION Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIVISTA PRELIMINAR E IMPRESIN (2)N (2) En la pantalla haga click en el icono mltiples pginas Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la

escala (mrgenes) Una vez que este satisfecha con la vista preliminar

haga clic en imprimir PRINT

Ver una Pgina

Ver varias pginas

CREACION DE INFORMES CREACION DE INFORMES

Haga en el menView >> Reports

Haba Click sobre la categora que desee y luego en el botn Select (Project tiene 25 informes predefinidos)

1

2

CREACION DE INFORMES (2)CREACION DE INFORMES (2) A continuacin se abrir la ventana de vista preliminar VIEW PREVIEW Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe completo Si est satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT

Overview Current Activities

Custom

GRACIAS POR SU ATENCINCENTRO DE COMPUTOS DE

INGENIERIA GENERAL