Otvoreni Univerzitet Apeiron u Travniku

Organizacija

Organizacija i njena financijska funkcijaSeminarski rad

Profesor: dr. sc. Hasan Muratovi Asistent: mr. Edin Arnaut Student:

Travnik, 2010

SADRAJ UVOD...........................................................................................................................3 1.POJAM ORGANIZACIJA........................................................................................4 2. FINANCIJSKA FUNKCIJA....................................................................................6 3.ORGANIZACIJA.....................................................................................................8 3. 1. Organizacijska kultura .....8 3. 2. Organizacija hotela...9 4. FINANCIJSKA FUNKCIJA HOTELA.................................................................13 ZAKLJUAK............................................................................................................15 LITERATURA..........................................................................................................16

2

UVODU seminarskom radu o pokuat u pojasniti sam pojam organizacije a zatim i pojam financijske funkcije. Zatim na primjeru hotela pokuao sam objasniti kakva je to funkcija financija hotela, na koji nain funkcionira takva vrsta poslovanja. Pokuao sam se dotai i same organizacije hotela i jo jednog bitnog dijela organizacije, a to je organizacijska kultura. Dio kulture cijelog drutva ini organizacijska kultura, a ona se odnosi na komuniciranje unutar formalnih drutvenih skupina.

3

1. POJAM ORGANIZACIJAOrganizacija poinje s pojavom ovjeka, budui da se njom poeo baviti istovremeno s poetkom obavljanja korisnog proizvodnog rada s kojim je preoblikovao predmete rada u razne proizvode s ciljem da ostvari svoje ivotne potrebe. Organizacija je kao takva omoguavala da se odri fiziki, da osigura svoju egzistenciju ali i da se razvije kao ljudsko i drutveno bie. ovjek nikada nije mogao, a ni danas ne moe, bez organizacije. Znaenje organizacije je jako veliko i ogleda se u koristima koje ovjek ima njenom primjenom u privredi i ostalim podrujima drutvenog ivota. Ona omoguava realizaciju najsloenijih zadataka ovjeka. Organizacija se stalno nanovo mijenja, napretkom tehnologije, stvaranjem novih metoda rada i unapreenjem drutvenih odnosa, mijenja se i ona. Pojam organizacije je kompleksan i obuhvaa mnoge aktivnosti, od upravljakih do pripremnih, izvrnih i kontrolnih , u raznim podrujima drutvenog u privrednog ivota. Prema Sikavici (1999.) ne postoji jedinstven naziv za ono to obuhvaa pojam organizacije ali se veina vodi prema definiciji kako je to svjesna djelatnost koja se provodi i odrava voljom ljudi radi stvaranja cjeline iz mnotva. Kako bi je se pravilno definiralo autor navodi njena osnovna obiljeja a to su: Cilj, odnosno zadatak koji se eli ostvariti Skladnost materijalnih sredstava i ljudskog potencijala i njihovo koritenje. Organizacija je svjesno udruivanje ljudi kojima je cilj da odgovarajuim sredstvima ispune odreene zadatke s najmanje moguim naporom na bilo kojem podruju drutvenog ivota. Organizacije moemo definirati kao skupine ljudi, koji su udrueni radi neke zajednike svrhe Organizacija bi se trebala prilagoditi tehnikim i ekonomskim uvjetima u kojima se ostvaruje te kadrovskom potencijalu kojim organizacija raspolae.

Sikavica, P.,Novak, M:; Poslovna organizacija, Zagreb, Informator, 1999. Str. 1- 3 Sikavica, P., Novak, M., ISTO, Str. 5, 6

4

Osnovni njen cilj jest uspostavljanje odreenog organizacijskog stanja za odreeno razdoblje. Organizacijska svrha je ustvari njen cilj i nemaju sve isti cilj.

5

2. FINANCIJSKE FUNKCIJEOsnovni zadatak financijske funkcije je zapravo pribavljanje potrebnih financijskih sredstava kako bi se normalno odvijao proces reprodukcije. Proces reprodukcije zapoinje s raspolaganjem i troenjem financijskih sredstava. Proces zavrava s realizacijom gotovih proizvoda i dobivanjem novanih sredstava. Aktivnost financijske funkcije pronalazi svoje mjesto u svim fazama reprodukcije. Danas, u suvremenim uvjetima poslovnog preduzea financijska funkcija se razvila u jednu posebnu poslovnu funkciju s jako strunim i odgovornim zadacima. Osnovni zadaci financijske funkcije su da pribavlja novana sredstva, koritenje tih sredstava u poslovanju , zatim usklaivanje dinamike priliva novanih sredstava s rokovima dospijea obaveza plaanja prema izvriocima Njen zadatak je i reguliranje novanih tokova i praenje financijskih odnosa u preduzeu te kontrola upotrebe novanih sredstava u krunom toku procesa reprodukcije. Organizacije financijske funkcija je sloen problem budui da su takvi i zadaci koje ona obavlja u praksi. Tako moe biti organizirana centralizirano, decentralizirano i kombinirano. Koji e se od oblika organizacije primjenjivati sve ovisi od Centralizirani konkretne nain situacije financijske u odreenom funkcije preduzeu. podrazumijeva

jedinstvenu cjelinu i jedinstven nastup prema partnerima , bre i efikasnije izvravanje financijskih zadataka, bolju koncetnraciju i koritenje kadrova, prostora, opreme i ureaja i bolju suradnju sa drugim Zatim vei stupanj podjele rada i specijalizacije financijama.

Organizacione strukture financijske funkcije uslovljena je i

veliinom preduzea tako da je gotovo nemogue na jedinstven nain struktuirati financijsku funkciju za sva preduzea. Uzimanje u obzir veliinu preduzea pri struktuiranju financijske funkcije a je to su dakle Europska nezaobilazno. I Amerika. Kada je u pitanje struktuiranje financijske funkcije, moe se konstatovati da danas egzistiraju dvije osnovne koncepcije Europska koncepcija je razvijena na klasinim principima organizacije i

6

osnovna joj je karakteristika to njena struktura podsjea na autoritet vlasti Amerika koncepcija ima karakteristike podjele kompetencija i odgovornosti i grupnog odluivanja, a razvijena je pod utjecajem amerikog menadmenta. Osnovni prigovor centralizmu svodi se na to to on ograniava odgovornost na nosioce vlasti, a proizvod odgovornosti su nezavisnost i i inicijativa. uprave,

Decentralizacija

multiplicira

efikasnost

snagu

valarizuje do maximuma. Decentralizacija jaa, ubrzava procese administracije, eliminira nekorisne duplirane slube, preoptereenost rada centralnih slubi i sve pratee trokove. Omoguava razvoj valjanih i nezavisnih rukovodilaca, jer stvara ljude koji ele radije da upravljaju nego da se oslanjaju na svoje pretpostavljene. Decentralizacija podie stimulaciju, ivost, vanost. Cjelina financijske funkcije podijeljene na dva djela a to suprvi, koji obuhvata podruje planiranja i kontrole, pod rukovodstvom kontrolora

i drugi koji obuhvata poslove financiranja i upravljanja gotovinom, pod rukovodstvom

7

3. ORGANIZACIJA3. 1. Znaaj organizacijske kulture

Organizacijska kultura se odnosi na odreene skupine ljudi koji dijele ista miljenja o svojoj skupini, njezinom okruenju i odnosu prema tom okruenju. Ona obuhvaa poduavanje (svjesno) ili socijalizaciju (nesvjesno) pridolica o prihvaenim normama, vrijednostima i temeljnim pretpostavkama i stoga ima vaan utjecaj na komunikaciju u organizaciji. Organizacijska kultura obuhvaa nain miljenja i ponaanja te vrijednosti i norme koje tijekom vremena nastaju u nekoj organizaciji. Na taj se nain kultura moe tretirati i kao niz svojstava pojedine organizacije. Neke su dinamine i moderne, okrenute stvaralatvu, inovacijama i poduzetnitvu, dok su druge tradicionalne, krute i trome, sporo se mijenjaju i prilagoavaju promjenama. Organizacijska kultura obuhvaa ideju da kultura nastaje djelomino kao rezultat prilagodbe skupine svojem vanjskom okruenju koje se moe promijeniti iz raznih razloga, no uglavnom se radi o promjenama ekonomskih, socijalnih uvjeta, tehnolokom razvoju ili postupcima konkurencije.. Danas je sasvim izvjesno da meu kvalitativnim imbenicima uspjeha hotelskog poduzea, organizacijska kultura zauzima sredinju poziciju. Pojam organizacijske ili korporacijske kulture, postao je kljuna rije i tema u podruju menadmenta i preuzima dominantnu ulogu u opem menadmentskom miljenju Organizacijska kultura pribliava i povezuje ljude te pomae lakem usuglaavanju ponaanja i poslovanja u radnim sredinama. Postojanje visoke organizacijska kulture je suptilno i sofisticirano stanje koje bez ikakve dvojbe doprinosi rastu uspjenosti i djelotvornosti organizacije. Na organizacijsku kulturu djeluju mnogi imbenici kao to su meusobni odnosi zaposlenika, nain voenja i upravljanja, vanjski utjecaji, obiljeja organizacije i sami poslovni procesi. Kljunu ulogu u utjecaju na organizacijsku kulturu ima uprava odnosno vodstvo organizacije.Vodstvo, odnosno same voe moraju imati jaku volju, elju i sposobnosti utvrivanja kulturnih temelja u organizaciji te operativno provesti potrebne akcije. Za izgradnju jake organizacijske kulture voe moraju biti dosljedni i jasno potivati8

vrijednosti koje ele provesti. Organizacijska kultura mora podcrati misiju i viziju tvrtke, strateke ciljeve i potrebe organizacije. Jedino na taj nain organizacijska kultura moe doprinijeti uinkovitosti, a to je opi cilj razvoja svake organizacije. Organizacijska kultura moe pomoi da se organizacija prilagodi promjenljivoj okolini ili moe to sprijeiti i time voditi stagnaciji i konano neuspjehu . Ona je stoga izuzetno vaan aspekt ukupne strategije i kljuni faktor njezine uspjene realizacije i ukupne organizacijske uspjenosti Vrijednost organizacijske kulture oituje se u sklonosti i prihvaanju odreenog ponaanja to kod zaposlenih stvara osjeaj identificiranja sa tvrtkom, lake predavanje radnim obvezama i poboljava stabilnost drutvenih veza unutar organizacije.

2. Organizacija hotela

Kao to je reeno, organizaciju ine ljudi, a ne fiziki kapital. Tako hotelska zgrada ne predstavlja organizaciju, ve organizaciju ine hotelski zaposlenici koji u hotelsko poslovanje ulau svoj rad u svrhu ponude hotelskih usluga potroaima. Hoteli su poslovne organizacije u koje su uloeni odreena novana sredstva s namjerom ostvarivanja povrata ulaganja, odnosno profita. Stoga je primarni cilj hotelskog poslovanja ostvarivanje profita. Taj cilj povezan je i s ostalim ciljevima, jer hoteli nastoje doi na dobar glas, u poslovanju biti pouzdani i biti pozitivna snaga u drutvenom okruenju. Vlasnici obino nisu ukljueni u sve svakodnevne hotelske poslove, osim ako se ne radi o nekom malom obiteljskom hotelu. Oni definiraju skup ciljeva i odabiru one koji e nadgledati implementaciju postavljenih ciljeva. Iako o profitu ovisi opstanak hotela na tritu, hotelsko poslovanje se mora voditi s osjetljivou i na druge ciljeve to ih hotelska organizacija nastoji dosei. Uvijek kad se rezultati hotelskih poslovnih pothvata manifestiraju u neeljenom pravcu uzrok problema mogue je potraiti u organizacijskoj strukturi. To mogu biti konflikti izmeu razliitih hotelskih odjeljenja, potekoe u koordinaciji, loe adaptiranje na promjene ili loa podjela poslova i drugo.

9

Organizacija je funkcija svrhe poslovanja, a sloenost hotelskog poslovanja treba zahvaliti tome to se brine o nekoliko razliitih proizvoda, usluga i sadraja koje nudi u raznim kombinacijama. Danas u okviru drutvenih i gospodarskih uvjeta u veinskom dijelu svijeta narasla su i hotelska trita i broj hotela i veliina pojedinanih poduzea. Organizacija poslovanja podrazumijeva na smiljeno integriranje rada zaposlenika i imovine hotela na izvrenju poslovnih zadataka. Odreuje se iz razloga da bi se za postizanje poslovnih ciljeva potroilo to manje energije, radnog vremena i materijalnih dobara, tj. da bi se uz to manje utroka proizvodnih resursa postigli bolji poslovni rezultati, odnosno profiti. Svaka gospodarska djelatnost odlikuje se odreenim posebnostima u svezi s uvjetima rada, to za posljedicu ima i specifine organizacije poslovanja. Organizacija hotelskog poslovanja podrazumijeva: asortiman usluga trini uvjeti, koji ovise o strukturi potroaa, njihovoj kupovnoj moi, senzacionalnosti i slino lokacija, veliina i opremljenost hotela, struktura zaposlenika, njihova strunost i odnos prema radu. Tehnoloki aspekt organizacije hotelskog poslovanja odnosi se na raspolaganje hotela imovinom koja je nuna za normalno odvijanje procesa pruanja usluga. Imovina bi trebala biti pravilno iskoritena na nain da se postigne puna zaposlenost osoblja, zadovoljavajua kvaliteta usluga i da se iskoritavaju trine mogunosti. Rezultat takve organizacije poslovanja je via razina prihoda, odnosno, vei poslovni rezultati. Hoteli su sloeni i otvoreni poslovni sustavi iji su vidljivi oblici funkcioniranja poslovne funkcije a to su proizvodna, kadrovska, prodajna, financijska, nabavna i investicijska. Poslovne funkcije ine hotelski izvoaki poslovni sustav. Izvoenjem poslovnih funkcija mora se upravljati da bi ono bilo uinkovito. Hotelima, kao i svakom drugom tvrtkom, upravljaju manageri. Upravljanje zapravo podrazumjeva donoenje poslovnih odluka a donoenje odluka je temeljni i osnovni zadatak managementa kojeg je mogue

Medlik, S., Ingram, H., Hotelsko poslovanje, Golden marketing, Zagreb, 2002. Str. 157 - 159

10

ispuniti jedino na osnovu relevantnih informacija koje moraju biti pravovremene i imati razumljiv i do tada nepoznat sadraj. Vanost poslovne informacije raste njezinom uporabnom vrijednou, a s takvim informacijama management treba opskrbljivati hotelski informacijski sustav. Ovaj sustav prikuplja, obrauje i analizira podatke o izvoenju poslovnih funkcija, a rezultate obrade, odnosno informacije dostavlja managementu. Sloenost poslovanja i veliina hotela odreuju karakter poslova i broj izvrioca radnih zadataka. Poslovne jedinice u kojima se obavljaju slini poslovi ine organizacijsku strukturu hotela,a ona je uvjetovana brojnim imbenicima. Osnovni elementi organizacijske strukture hotela ine: management - donosi odluke,vodi poslovne aktivnosti hotela; odjeljenje smjetaja recepcija - prima, smjeta i ispraa goste, naplauje usluge; portirnica - obavlja poslove vezane za dolazak, boravak i odlazak gosta; hotelsko domainstvo - brine se o istoi soba i zajednikih prostorija; odjeljenje hrane i pia kuhinja - proizvodna jedinica za pripremu jela i slastica; restoran - prodajna jedinica za usluivanje jela i pia; aperitiv bar - proizvodno-prodajna jedinica za pripremu i usluivanje pia i napitaka; odjeljenje rekreacije - objedinjuje rekreacijske, portske i zabavno-kulturne hotelske sadraje; odjeljenje prodaje i marketinga - obavlja poslove prodaje i promocije hotelskih kapaciteta; controlling i financije - prikuplja, obrauje i prezentira podatke, odnosno informacije o hotelskom poslovanju i obavlja druge financijske poslove;

11

tehniko odjeljenje (odravanje) - brine se o ispravnosti opreme i ureaja, odnosno radi na odravanju hotela.

12

4. FINANCIJSKA FUNKCIJA HOTELAFinancijska funkcija je odgovorna za cjelokupan financijski poloaj hotela i sustav informiranja managementa. Ovdje su ukljueni poslovi financiranja poslovanja i raunovodstveno praenje poslovnih promjena. Osnovne financijske aktivnosti hotela je mogue promatrati s aspekta tri glavne odluke koje hotel mora donijeti - odluke o investiranju, - odluke o financiranju - odluke o distribuciji profita. Optimalni odgovori za rezultat e imati maksimaliziranje vrijednosti hotela vlasnicima. Odluke o financiranju su usredotoene na odreivanje najbolje kombinacije koritenja financijskih resursa ili strukturu kapitala. Temeljne financijske aktivnosti se mogu svrstati u etiri skupine a to su financijsko planiranje, financiranje, financijska analiza i financijska kontrola. Sve financijske aktivnosti se evidentiraju u raunovodstvenim izvjeima putem kojih se o poslovanju hotela informiraju razliiti korisnici kao to su vlasnici, management, porezni organi, banke i neke druge financijske institucije, poslovni partneri i drugi. S obzirom na karakter korisnika razlikuju se interno i eksterno raunovodstvo. Interno je okrenuto korisnicima unutar hotela, u prvom redu managementu i nazivamo ga managerskim raunovodstvom, dok je eksterno okrenuto vanjskim korisnicima i naziva se financijskim raunovodstvom. Za razliku od internog, voenje eksternog raunovodstva je propisano zakonom. U raunovodstvu se knjie sve poslovne promjene. U meunarodnom hotelijerstvu koristi se granski kontni plan - Uniform System of Accounts for Hotels and Restaurants (jedinstveni raunovodstveni sustav za ugostiteljstvo). Ovaj sustav raunovodstva osim evidentiranja poslovnih promjena omoguava usporeivanje rezultata poslovanja s prosjekom grupacije, ocjenu boniteta poslovanja i primjenu jedinstvenih naela sastavljanja raunovodstvenih izvjea. Na taj je nain mogue tono odreivanje prihoda i rashoda svih

13

organizacijskih jedinica, odnosno praenje profitabilnosti svakog odjela to je djelotvoran instrument za upravljanje hotelom.

14

ZAKLJUAKOrganizacija je svjesno udruivanje ljudi kojima je cilj da odgovarajuim sredstvima ispune odreene zadatke s najmanjim moguim naporom, najmanjim trokom na bilo kojem podruju rada i ivota. Svaka organizacija treba biti dinamian, otvoren i svrhovit sustav koji ima osnovni zadatak postizanje cilja, odnosno transformaciju inputa u outpute, a sve u svrhu zadovoljavanju korisnika. Suvremeni trendovi na svjetskom turistikom tritu koji nameu potrebu ponovnog preispitivanja organizacijske kulture hotelskih poduzea ujedno predstavljaju i izazov za njihov menadment. Postojea organizacijska kultura s karakteristikama centraliziranog donoenja odluka i odluivanja s nedovoljnim koordinacijskim uincima ne mogu zadovoljiti potrebe sve zahtjevnijih gostiju u smislu kvalitetnog pruanja sve raznovrsnijih usluga. Organizacijska kultura, temeljena na nekoliko kljunih vrijednosti, koje

operacionaliziraju strategiju i ukupnu poslovnu filozofiju poduzea, postaje najznaajniji regulator i vodi ponaanja i odnosa, omoguujui maksimalnu fleksibilnost i stalnu usmjerenost svih planova na realizaciju zadataka i ciljeva.

15

LITERATURA Medlik, S., Ingram, H., Hotelsko poslovanje, Golden marketing, Zagreb, 2002. Sikavica, P.,Novak, M:; Poslovna organizacija, Zagreb, Informator, 1999. http://www.efst.hr/nastava/90/Vjezbe%201.pdf http://www.efst.hr/nastava/90/Vjezbe%203.pdf http://kairos-student.blog.hr/2010/01/1627206907/organizacijske-kulture.html

16