Upload
cortney-johnson
View
16
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1
SEKILAS TENTANG KNOWLEDGE MANAGEMENT1
Oleh: Sajiharjo
)
2
)
I. PENDAHULUAN
Menurut Stephen Covey, saat ini kita berada pada era ekonomi pengetahuan, yang
antara lain ditandai dengan adanya demokratisasi informasi, globalisasi pasar dan
teknologi, serta pergeseran dari penciptaan kekayaan melalui uang menjadi melalui
orang.
Ini berarti bahwa yang menjadi faktor penentu dalam kesuksesan sebuah organisasi
(perusahaan, lembaga pendidikan dll) bukanlah hanya aset-aset yang tangible
(berwujud) seperti alat produksi, gedung, peralatan kantor, mobil, dan lainnya, namun
juga aset-aset yang intangible (nirwujud) seperti informasi, kompetensi, citra, dan lain
sebagainya. Semua hal tersebut bergantung pada satu hal, yaitu knowledge atau
pengetahuan.
Banyak organisasi, yang segera menyadari bahwa pengetahuan yang paling berharga
adalah pengetahuan yang ada pada masing-masing anggotanya dan oleh karena
akhirnya mengambil kebijakan untuk mengimplementasikan Manajemen Pengetahuan,
yang selanjutnya disebut dengan Knowledge Management (KM), guna mengelola
proses transformasi pengetahuan individu anggota menjadi pengetahuan organisasi.
II. PENGERTIAN TENTANG KM
II.a. Pengetahuan/Knowledge dan Knowledge Management
Pengetahuan/knowledge3
1) Disampaikan pada acara Dies Himpunan Mahasiswa Teknik Sipil (HAMAS) STT-PLN ke 13,
) merupakan hasil pembelajaran menghadapi suatu masalah
yang unik dalam situasi dan kondisi yang unik pula.
di Jakarta, 13 Juni 2011
2) Dosen Jurusan Teknik Sipil STT-PLN 3) Menurut Humberto Maturana, seorang biologis ternama dari Chili, pengetahuan adalah “… a validated platform for action” atau sebuah dasar yang tervalidasi dalam mengambil sebuah keputusan atau tindakan.
2
Ada 2 (dua) jenis pengetahuan/knowledge:
1. Explicit Knowledge: Jenis pengetahuan ini adalah pengetahuan yang dapat dilihat
ataupun tertulis. Biasanya berbentuk dokumen, buku, dan lainnya
2. Tacit Knowledge: Jenis pengetahuan ini adalah pengetahuan yang tersembunyi/
terbatinkan. Pengetahuan ini terletak dalam benak manusia yang dapat diubah
menjadi explicit knowledge.
Kedua jenis pengetahuan ini dapat diidentikkan seperti gunung es, di mana
pengetahuan yang terlihat (explicit knowledge) hanya sebesar 20%, dan pengetahuan
yang ada di balik itu atau yang tidak terlihat (tacit knowledge) sebesar 80%.
Menurut Nonaka dan Takeuchi, ahli KM dari Jepang, proses pengelolaan KM terbentuk
dari perpindahan kedua jenis pengetahuan tersebut yang akhirnya membentuk spiral
semakin lama semakin besar.
Proses perpindahan kedua jenis pengetahuan tersebut di atas biasa disebut SECI
(Socialization – Externalization – Combination – Internalization), terdiri dari empat
proses sebagai berikut:
1. Socialization: Perpindahan pengetahuan tacit ke tacit. Terjadi pada saat orang
berbagi pengetahuan dengan tatap muka.
2. Externalization: Perpindahan pengetahuan tacit ke explicit. Terjadi pada saat orang
menuangkan pengetahuannya ke dalam sesuatu yang nyata seperti sebuah buku,
dokumen, formulir di sebuah sistem informasi, melalui proses menulis, merekam dan
lainnya.
3. Combination: Perpindahan pengetahuan explicit ke explicit. Terjadi pada saat ada
pengorganisasian pengetahuan explicit, biasanya dilakukan oleh sebuah sistem
informasi atau perpustakaan.
4. Internalization: Perpindahan pengetahuan explicit ke tacit. Terjadi pada saat
pengetahuan yang bersifat explicit diserap oleh manusia melalui membaca,
mendengar, menonton, dan lainnya.
3
S
a
m
p
a
i
s
Sampai saat ini Knowledge Management4
Selain itu, KM merupakan sebuah sistem manajemen untuk mempercepat tercapainya
sasaran organisasi dengan mengintegrasikan orang, proses dan teknologi, sehingga
melancarkan aliran pengetahuan perusahaan, melalui proses berbagi pengetahuan
yang relevan dengan bisnis.
) merupakan suatu konsep dengan banyak
definisi untuk organisasi yang berbeda-beda. Definisi-definisi tersebut semuanya benar,
namun ada yang sesuai dan ada pula yang tidak sesuai bagi organisasi masing-
masing. Karena itu, Sebagai contoh, PLN memiliki definisi KM sendiri, yang paling
sesuai untuk pengimplementasian KM di organisasi ini.
Dengan mengimplementasikan KM, akan terjadi aliran pengetahuan dalam organisasi
secara lancar yang memungkinkan ditemukannya pengetahuan baru dan
menyebabkan tumbuh suburnya karya-karya inovasi yang dihasilkan oleh anggota
organisasi untuk mendukung kemajuan dan perkembangan organisasi.
4) PLN telah merumuskan definisi mengenai KM yaitu: “Knowledge Management (KM) adalah langkah-langkah sistematik untuk mengelola aset pengetahuan perusahaan (mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan/menggunakan aset pengetahuan), untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan”.
Sumber: Nonaka & Takeuchi 1995
4
Dengan demikian, KM bertujuan untuk mempercepat tumbuhnya inovasi pengetahuan,
dengan memfasilitasi knowledge workers5
II.b. Unsur-unsur KM
), dalam mendapatkan pengetahuan yang
mereka butuhkan pada waktu yang tepat dan mempercepat tumbuhnya pengetahuan
tacit dan explicit.
KM memiliki 3 (tiga) unsur yang harus dikembangkan untuk mencapai hasil yang
holistik. Ketiga unsur tersebut adalah People, Process, dan Technology.
5) Knowledge Worker yang merupakan peran utama dalam organisasi berbasis pengetahuan didefinisikan sebagai: “Pekerja yang dalam kegiatannya sehari-hari mendapatkan, menciptakan, menggunakan, berbagi, dan berbasis pada pengetahuan.”
Unsur People fokus kepada mengembangkan sebuah budaya dan lingkungan yang aman, menyenangkan dan efektif dalam berbagi pengetahuan. Kepemimpinan merupakan hal yang sangat penting dalam unsur ini.
Unsur Process fokus dalam metode-metode dalam berbagi pengetahuan serta menanamkannya ke dalam proses pekerjaan sehari-hari seperti pembelajaran dalam perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.
Unsur Technology fokus kepada penyediaan infrastruktur berbagi pengetahuan seperti menarik dan menyimpan pengetahuan, serta berkolaborasi dengan sesama knowledge worker.
5
II.c. Beberapa Contoh Dalam Implementasi KM
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa KM memiliki 3 (tiga) unsur yang
harus dikembangkan. Dalam hal ini, akan diberikan contoh implementasi KM di
perguruan tinggi, terutama yang berkaitan dengan unsur process (proses) yang disebut
SECI (menurut Nonaka dan Takeuchi), di samping unsur people (manusia) dan
technology (teknologi) juga disinggung serba sedikit sebagai berikut.
1. Socialization:
- Menyelenggarakan Seminar dan/atau knowledge sharing hasil penelitian dosen
dan/atau mahasiswa dengan pembicara dari internal organisasi maupun tentang
teknologi baru oleh pembicara dari eksternal. Audience adalah para dosen dan
mahasiswa yang bidangnya sesuai dengan topik seminar. Dalam kegiatan ini
terjadi proses transfer tacit to tacit dari para pembicara ke audience dan juga
membangun budaya berbagi pengetahuan.
- Menyelenggarakan berbagai macam lomba (termasuk Lomba Karya Inovasi,
Lomba Pidato Bahasa Inggris dll.), sehingga terjadi proses transfer tacit to tacit dari
para peserta lomba ke audience dan berbagi pengetahuan.
2. Externalization:
- Melakukan capturing pengetahuan para dosen senior/pakar dari masing-masing
Jurusan sesuai bidangnya dituangkan ke dalam dokumen berupa buku, artikel atau
bentuk dokumentasi lainnya. Kegiatan ini juga membangun budaya berbagi
pengetahuan dari senior ke yunior.
- Mengembangkan karya-karya inovasi yang dapat digabungkan untuk peningkatan
manfaat yang dihasilkan. Kegiatan ini juga membangun budaya berbagi
pengetahuan antar anggota organisasi, khususnya para inovator.
- Pengurusan Patent untuk beberapa hasil penelitian dosen atau karya inovasi.
Untuk keperluan ini, disyaratkan membuat dokumen berupa deskripsi teknis dari
hasil penelitian atau karya inovasi.
6
3. Combination:
- Mengelola penerbitan/penggandaan Buletin, Jurnal, Majalah atau Laporan Hasil
Penelitian, Makalah Seminar/Knowledge Sharing, Skripsi/Tugas Akhir, Direktori
Penelitian dan lain-lain. Dalam proses ini terjadi transfer explicit to explicit dan
diperlukan pula teknologi yang memadai guna mendukung proses tersebut agar
efektif.
4. Internalization:
- Mengelola Perpustakaan dengan menyediakan berbagai referensi (buku, text book,
journal, standar dan lain-lain) baik secara off-line (konvensional) maupun on-line (e-
library). Di sini terjadi transfer explicit to tacit dan membangun budaya belajar untuk
mewujudkan knowledge worker. Unsur teknologi cukup berperan untuk
memfasilitasi proses internalisasi ini dengan membangun e-library.
Dalam praktek implementasi KM, sering muncul beberapa kelompok anggota
organisasi yang memiliki hasrat atau minat sejenis dan selalu aktif melakukan
knowledge sharing dalam rangka mencari solusi permasalahan yang mereka hadapi.
Kelompok ini lazim disebit dengan Community of Practice (CoP). Adapun pelaksanaan
knowledge sharing dapat berupa diskusi temu muka atau via dunia maya, Knowledge
Café dan lain-lain.
III. PENUTUP
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa KM merupakan sebuah sistem
manajemen untuk mempercepat tercapainya sasaran organisasi dengan
mengintegrasikan orang, proses dan teknologi, sehingga melancarkan aliran
pengetahuan organisasi, melalui proses berbagi pengetahuan yang relevan dengan
bidangnya.
KM bertujuan untuk mempercepat tumbuhnya inovasi pengetahuan, dengan
memfasilitasi knowledge workers, dalam mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan
pada waktu yang tepat dan mempercepat tumbuhnya pengetahuan tacit dan explicit.
Apabila suatu organisasi ingin tetap bertahan dan bahkan berkembang, maka
mengimplementasikan KM adalah suatu pilihan yang tepat.