Secretaría Coordinación Ejecutiva de Presidencia ACUERDO

Secretaría de Coordinación

Ejecutiva de la Presidencia

ACUERDO INTERNO NÚMERO DS-23-2021

Guatemala, 29 de diciembre de 2021

EL SECRETARIO DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6, literal d) del Acuerdo Gubernativo

644-98, Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia, corresponde al Secretario de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, velar y

hacer que se cumpla el régimen jurídico de la misma; en consecuencia, para el fiel

cumplimiento de las funciones sustantivas de esta Secretaría, es necesario contar con los

Manuales de Normas y Procedimientos actualizados, que permitan cumplir eficientemente

las funciones que legalmente deben desarrollar las Direcciones y Unidades que conforman la

estructura orgánica de la Secretaría.

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo Número 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene

las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establece que la máxima autoridad

de cada ente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y

procedimientos; asimismo, el Acuerdo Interno DS-08-2021 de fecha 13 de julio de 2021,

emitido por el Secretario de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, Manual de Normas y

Procedimientos de la Dirección de Planificación de esta Secretaría, establece los requisitos

para la actualización del Manual de Normas y Procedimientos y en cumplimiento al mismo, la

Dirección de Planificación, mediante oficio-DP-289-2021/LP/ep, de fecha 18 de noviembre de

2021, somete a consideración de la Dirección Superior la actualización del Manual de Normas

y procedimientos de la Dirección Técnica de Operaciones de esta Secretaría. Habiéndose

emitido el Dictamen Técnico No. DP-004-2021-LP-ep y la Opinión Jurídica No. DAJ-40-

2021/MJSM/et, en sentido favorable, es pertinente emitir la disposición legal correspondiente.

POR TANTO:

En ejercicio de las funciones que le competen y con fundamento en lo preceptuado por el

Artículo 11 del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del

Organismo Ejecutivo; 1, 2, 3, 4 y 6, literal a) b) y n) del Acuerdo Gubernativo número 644-98,

Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, el

Secretario de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

Artículo 3. El presente Acuerdo entra en vigencia inmediatamente.

COMUNÍQUESE

Secretaría de Coordinación

Ejecutiva de la Presidencia

GUATEMALA, C.A.

ACUERDA:

ARTICULO 1. Aprobar la actualización del Manual de Normas y Procedimientos de la

Dirección Técnica de Operaciones de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia, contenido en cuarenta y cuatro (44) folios, que pasan a formar parte integral del

presente Acuerdo.

Artículo 2. Se deroga el Acuerdo Interno número D5-074-2014, de fecha 3 de marzo de 2014,

por medio del cual se aprobó el "Manual de Procedimientos de la Dirección Técnica de

Operaciones" de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia y cualquier otra

disposición interna que se oponga al presente.

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Versión: 02

Octubre de 2021 %CCM' TAL.. OC COORPNAC,ON E IECUTNA OC U POCPOCP•o"

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia

Dirección Técnica de Operaciones

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Revisado por: Elaborado y Autorizado por:

Coordinación

de Monitoreo

de Proyectos

Nombre Or-_4...\:,1 /4-c.) --.5.--,--. .^''.. o -470 c..,

Responsable Luz Marrana Pénz Cbralerass

Directora de Planificación Fecha Secreta lee 117..Ejecutiva 2- 1 IC3 / Zo—cil

Firma

de la Presidencia

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Director Tecnict _ -> SeCr• . i. .eCoord

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Coordinación

de Gestión de

Riesgo

Nombre Luz Mariana Pére., Contreras cxliN\'le 4ce5a---- -- csz C.

Responsable Dirertoro de Planificación Fecha Spcm ‘_ao4,01.5614-Ejecutiva Z:e) 1 rtC) í Z(..)-¿,4 •

Firma Director

de la Presidencia

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DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES

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Versión: 02

Octubre de 2021


CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN 4

2. OBJETIVOS DEL MANUAL 5

2.1 Objetivo General 5

2.2 Objetivos Específicos 5

3. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL 5

4. BASE LEGAL 6

5. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL 7

5.1 Misión 7

5.2 Visión 7

6. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA 7

7. OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES 8

8. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES 8

9. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES 10

10. USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS 10

10.1 Internos 10

10.2 Externos 10

11. GLOSARIO DE TERMINOS 11

12. COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 12

12.1 DTO-CMP-P01 Monitoreo de Proyectos de Infraestructura Financiados por el Sistema de

Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y Otras Fuentes de Financiamiento 14

12.2 DTO-CMP-P02 Asesoría a Directores Ejecutivos y Supervisores de las Direcciones Ejecutivas

Departamentales en el Proceso de Supervisión de Proyectos. 17

12.3 DTO-CMP-P03 Digitalización de los Procesos de Monitoreo a Proyectos de Infraestructura,

Financiados con Recursos del Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural 20

12.4 DTO-CGR-P01 Revisión de la Implementación del Análisis de Gestión de Riesgo en

Proyectos de Inversión Pública —AGRIP- en la Gestión de Proyectos Financiados con Recursos del

Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural 24

12.5 DTO-CGR-P02 Promoción de la Gestión de Riesgo a Través de la Comisión de Emergencia y

del Programa de Salud y Seguridad Ocupacional en la Sede Central y Direcciones Ejecutivas

Departamentales 29

12.6 DTO-CGR-P03 Capacitación en Materia de Gestión de Riesgos en Sede Central y Dirección

Ejecutiva Departamental. 33

www.scep_gob.gt Página 2 de 44

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4.



Presidencia

Versión: 02

Octubre de 2021


12.7 DTO-CGR-PO4 Seguimiento a Mandatos Presidenciales en Materia de Gestión de Riesgos.

36

12.8 DTO-CGR-P05 Coordinación con Instancias Internas y Externas en Asuntos Relacionados

con Gestión de Riesgo. 39

12.9 DTO-CGR-P06 Asesoría a las Direcciones Ejecutivas Departamentales Sobre su Participación

en el Plan Nacional de Respuesta y/o Marco Nacional de Recuperación Postdesastre. 42

www.scep.gob.gt Página 3 de 44

Versión: 02

Octubre de 2021 • SC.Crit TAPIA ce.

COOROINAOON DE LA POIESICIUMCIA



Presidencia


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1

1. PRESENTACIÓN

La Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, tiene como función principal la de

colaborar con el Presidente de la República en la coordinación del Sistema Nacional de Consejos de

Desarrollo Urbano y Rural; así como en la formulación de políticas de desarrollo urbano y rural; de

conformidad con lo establecido en el Artículo 11 de la Ley del Organismo Ejecutivo; Plan Nacional

de Desarrollo K'atun Nuestra Guatemala 2032 como parte del fortalecimiento institucional,

asimismo, en el Reglamento Orgánico Interno -ROI, aprobado mediante el Acuerdo Gubernativo

número 644-98, se establecen las funciones y responsabilidades de la Secretaría, considerando

velar porque las decisiones presidenciales y la ejecución del plan de gobierno tengan el seguimiento

y la evaluación oportuna, que faciliten analizar sus resultados e introducir las enmiendas que exijan

con urgencia la ejecución de los proyectos, a efecto de lograr en forma correcta y ágil los

compromisos adquiridos ante el pueblo de Guatemala.

En ese sentido, se hace necesario facilitar a los funcionarios y servidores públicos de esta Secretaría

a través de la Dirección Técnica de Operaciones, de un instrumento técnico que guie de forma

ordenada, secuencial y detallada, las normas y procedimientos, con la finalidad de que sirvan de

guía y orientación en el desempeño de sus funciones, además de sustentar el paso a paso de cada

una de las etapas de los procedimientos técnicos, administrativos, tecnológicos y financieros, el

establecimiento de las normativas para el desarrollo de las actividades en las diferentes áreas de

trabajo, garantizando así un adecuado desempeño y calidad en la gestión interna de esta Secretaría.

Así también se constituye como una herramienta obligatoria que deberá de cumplirse en las

Subsecretarías y Direcciones de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

El contenido del Manual se divide en dos apartados: el primero describe los objetivos y el campo

de aplicación del Manual, la base legal de la Dirección Técnica de Operaciones,

la misión y visión institucional, las funciones de la Secretaría, los objetivos y funciones de la

Dirección Técnica de Operaciones y glosario de términos utilizados; en el segundo apartado, se

describen los procedimientos, normativas y flujogramas; que servirán de apoyo para la ejecución

correcta de los procedimientos.

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Presidencia


Versión: 02

Octubre de 2021 SICAETAPiA Q( COOROINACJON excurvA

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2. OBJETIVOS DEL MANUAL

2.1 Objetivo General

Facilitar a los funcionarios y servidores públicos de la Secretaría de Coordinación

Ejecutiva de la Presidencia, de un instrumento técnico que guíe de forma ordenada,

secuencial y detallada, las normas y procedimientos establecidos, para dar

cumplimiento a las funciones y responsabilidades, en el marco de las competencias

legales vigentes.

2.2 Objetivos Específicos

• Contar con un documento de consulta que permita visualizar y orientar el

desempeño de las funciones asignadas por mandato legal a la Dirección Técnica

de Operaciones

• Delimitar el funcionamiento interno de cada dependencia, a través de la

descripción de la normativa específica, pasos, tareas y puestos; así como,

identificar los canales de coordinación y comunicación que se deben utilizar.

• Facilitar la evaluación del control interno y fomentar la mejora continua en la

gestión interna de la Secretaría.

• • Facilitar el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución.

3. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El presente Manual es de uso obligatorio en todas las dependencias internas de la Secretaría

de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia. La inobservancia, trasgresión o violación a

cualquiera de las normas descritas en el contexto de este Manual, serán merecedoras de

las sanciones correspondientes, las que son: amonestación verbal, amonestación escrita,

suspensión en el trabajo sin goce de sueldo o salario, e incluso despido. Dichas sanciones

están normadas por los artículos 74, 75, 76 y 79 de la Ley de Servicio Civil y artículo 80 de

su Reglamento, según el caso.


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia

Versión: 02

Octubre de 2021

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4. BASE LEGAL

La Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia en su rol de coordinadora

considerando a la Secretaría Ejecutiva como una dependencia de apoyo directo a la

Presidencia de la República de Guatemala, tiene responsabilidades establecidas en diversos

instrumentos legales. Para la validez jurídica del presente Manual, su contenido está basado

en la legislación vigente que se describe a continuación:

• Constitución Política de la República de Guatemala.

• Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo

Ejecutivo, Artículo 11. Creación de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia.

• Decreto No. 11-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de los Consejos

de Desarrollo Urbano y Rural.

• Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la

Contraloría General de Cuentas y su Reglamento.

• Acuerdo Gubernativo No. 461-2002 Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo

Urbano y Rural.

• Decreto No. 25-2018 Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para

el Ejercicio Fiscal vigente.

• Acuerdo Gubernativo No. 644-98 Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de

Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

• Lineamientos, instructivos, normas y metodologías emitidas por los entes rectores en

materia de Planificación y Presupuesto, para cada período fiscal vigente.

• Punto Resolutivo Número 04-2019 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural-

CONADUR-. Aprobación del Normativo para la Distribución y Administración de los

Recursos Financieros, así como la Planificación, Ejecución y Supervisión de los

Programas y Proyectos, Financiados con el Aporte a los Consejos Departamentales de

Desarrollo.

• Acuerdo Interno Número RRHH-30-2019. Aprobación temporal, del Manual de

Organización y Funciones de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia,

de los Consejos Regionales de Desarrollo Urbano y Rural y de los Consejos

Departamentales de Desarrollo.

• Acuerdo Interno Número 26-2011, Creación de la Dirección Técnica de Operaciones de

la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.


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Presidencia


Versión: 02

Octubre de 2021 SECQ,A.A OE COO.D.ACION EXCUTIVÁ DE l.1 .1ES,011.1C.

0000007

5. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

5.1 Misión

Colaborar con el Presidente de la República de manera eficiente, eficaz y transparente

en la coordinación del Sistema de Consejos de Desarrollo, la Descentralización del

Organismo Ejecutivo y los mandatos presidenciales, así como el seguimiento a las

políticas públicas de desarrollo urbano y rural.

5.2 Visión

Para el año 2032, consolidar de manera eficiente, eficaz y transparente, el liderazgo en

la promoción del desarrollo integral de la población guatemalteca a través de la

coordinación y fortalecimiento del Sistema de Consejos de Desarrollo y la

Descentralización del Organismo Ejecutivo.

6. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA

Con la aprobación de la Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso

de la República de Guatemala, según lo establece el artículo 11, cambió su denominación

por el de Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, la regulación jurídica en

dicho Decreto establece lo siguiente:

"La Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia tiene a su cargo:

a) Colaborar con el Presidente de la República en la coordinación del sistema nacional de

Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y el Sistema de Consejos Regionales y

Departamentales, así como en la formulación de políticas de desarrollo urbano y rural.

b) Dar seguimiento, para garantizar su ejecución, a proyectos prioritarios que le

encomiende el Presidente de la República.

c) Ejercer la dirección ejecutiva del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural y el

Sistema de Consejos Regionales y Departamentales, a efecto de coordinar la ejecución

de proyectos y políticas aprobados por éste.

d) Así como velar por la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los

proyectos de desarrollo y otros que le asigne el Presidente de la República.


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Presidencia


Versión: 02

Octubre de 2021

Para ejercer el cargo de Secretario de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia se requieren

los mismos requisitos que se exigen para ser Ministro y gozará de derecho de antejuicio en

la misma forma»

7. OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES

• Promover y coordinar el fortalecimiento de las capacidades técnicas y profesionales a los

supervisores de las Direcciones Ejecutivas' de los Consejos de Desarrollo Departamental

en el ciclo de proyectos.

• Fortalecer las capacidades a los supervisores del CODEDE sobre el uso e implementación

de los formatos establecidos para elaborar los informes de supervisión.

• Promover, facilitar y apoyar en la eficaz supervisión de proyectos, de acuerdo a su

experiencia en casos similares.

• Dar seguimiento a las problemáticas y soluciones propuestas en las visitas previas a

determinado proyecto u obra (si fuese necesario).

• Consolidar y trasladar al Director de la Dirección Técnica de Operaciones la información

sobre la situación real de los proyectos.

• Asesorar y dar soporte técnico a las direcciones de la Secretaría de Coordinación

Ejecutiva de la Presidencia en sede central.

• Impulsar las acciones de coordinación interinstitucional con la gestión de riesgo dentro

del Plan de Gobierno.

• Incidir en las áreas de ordenamiento territorial, reducción de la vulnerabilidad y

mejoramiento de la adaptación al cambio climático en los diferentes sectores de la

sociedad.

• Promover el fortalecimiento de las capacidades técnicas en el tema de gestión de riesgo

al personal responsable de la formulación de la cartera de proyectos financiados con el

aporte a los Consejos de Desarrollo Departamental.

8. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES

La Dirección Técnica de Operaciones, forma parte de la estructura organizativa de la Secretaría de

Coordinación Ejecutiva de la Presidencia

1 Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala. 2 Acuerdo Gubernativo Número 461-2002; Capítulo VIII Disposiciones Finales y Transitorias; Artículo 56 (bis). Direcciones Ejecutivas.

wwvv.scep.gob.gt Página 8 de 44

Versión: 02

Octubre de 2021

SECRETARIA I1E COCIRCIRALC.ON t L uT 01 LA PONES, DIIPAC



Presidencia


O O O O 9

• Monitorear una muestra de los proyectos que se ejecutan en los Consejos Departamentales

de Desarrollo, para verificar el cumplimiento de la planificación, avance físico y

especificaciones técnicas.

• Velar porque el equipo de monitores de la Dirección y los supervisores de las Direcciones

Ejecutivas de los Consejos Departamentales de Desarrollo sean capacitados en la aplicación

de los instrumentos, herramientas y aspectos técnicos en el área de supervisión de

proyectos.

• Brindar asesoría técnica a las demás dependencias de la Secretaría para la emisión de

opiniones.

• Apoyar con otras instancias de la Secretaría las acciones necesarias para la implementación

del Programa de Salud y Seguridad Ocupacional en la Institución y en los Consejos de

Desarrollo a nivel regional y departamental, en apoyo técnico que fuera requerido.

• Monitorear una muestra de la implementación del análisis de riesgo atendiendo lo que

estipula la guía de Análisis de Gestión del Riesgo en Proyectos de Inversión Pública (AGRIP),

elaborado por SEGEPLAN, dentro de los expedientes de los Consejos Departamentales de

Desarrollo.

• Coordinar y actualizar los manuales y documentos que coadyuven al cumplimiento de las

funciones de la Dirección.

• Elaborar los Planes Estratégicos y Operativos de la Dirección, y dar seguimiento.

• Otras que le sean asignadas por el Despacho Superior.


SECRETARA cm COOROINALPON EJECUTIVA CE LA RIRESIOCNIC.

Versión: 02

Octubre de 2021



Presidencia


9. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES

Dirección Técnica de

Operaciones

Coordinación de

Monitoreo de

Proyectos

Coordinación de

Gestión de Riesgo

10. USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

10.1 Internos

Secretaría, Subsecretarías, Direcciones y Unidades de la Secretaría Sede Central y las

Direcciones Ejecutivas Regionales y Departamentales.

10.2 Externos

• Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia —SEGEPLAN-.

• Ministerio de Finanzas Públicas —MINFIN-.

• Contraloría General de Cuentas —CGC-.

• Oficina Nacional de Servicio Civil —ONSEC-.

• Gobernación Departamental.

• Municipalidades.



Secretaría de, CoordinaciónEjecutiva de la

Presidencia


Versión: 02

Octubre de 2021

SECRETARIA DE COOPOINAC,ON EJECUTIVA ce LA PRESIDENCIA

C4 2-1•

11. GLOSARIO DE TERMINOS

CODEDE: Consejo Departamental de Desarrollo.

COREDUR: Consejo Regional de Desarrollo Urbano y Rural.

DTO: Dirección Técnica de Operaciones.

MANUAL: Es un instrumento elaborado sistemáticamente en el cual se describen las

actividades a ser cumplidas por los miembros de una institución y la forma en que las

mismas deberán realizarse, ya sea conjunta o separadamente regulando su accionar.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Es el instrumento que contiene información

sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura, procedimientos y

puestos de una institución o dependencia, sirve para normar su accionar y contribuir al

cumplimiento de los fines y objetivos de la misma. Documento administrativo integrado por

un conjunto de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un área

específica o a la totalidad de una institución o dependencia.

NORMA ADMINISTRATIVA: Regla de conducta cuyo fin es el cumplimiento de un precepto

legal; es la disposición administrativa marco que regula lo establecido en un procedimiento,

a fin de evitar o reducir la aplicación de diversos criterios que provoquen confusión e

interpretación particular de la persona que interviene en el mismo.

PROFESIONAL: Estatus que la institución reconoce para el ejercicio de un cargo con un nivel

de responsabilidad basado en la formación académica que debe ser de carácter superior.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Consiste en una serie de pasos o fases realizadas

ordenadamente, para efectuar un trámite administrativo, describe en forma clara y precisa

quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada uno de los pasos o fases

correspondientes.

SCEP: Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

TÉCNICO: Estatus que la institución reconoce para el ejercicio de un cargo con un nivel de

responsabilidad basado en el expertiz o especialidad que regularmente es acreditable con

estudios técnicos o universitarios.

VISIÓN Y MISIÓN INSTITUCIONAL: Se refiere a la Visión y Misión Institucional que se

encuentra contenida en el Plan Estratégico Institucional y define los más altos anhelos de la

institución, su compromiso y valores que la orientan en su desempeño.

AGRIP: Análisis de Gestión de Riesgo en Proyectos de Inversión Pública.




Presidencia


Versión: 02

Octubre de 2021 SECRETARIA IX C00.0114ACION EJECUTIVA DI LA P.5.04LNCIA

12. COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento Descripción

Coordinación de Monitoreo de Proyectos

DTO-CMP-P01 Monitoreo de Proyectos de Infraestructura Financiados por el Sistema de

Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y Otras Fuentes de Financiamiento.

DTO-CMP-P02 Asesoría a Directores Ejecutivos y Supervisores de las Direcciones Ejecutivas

Departamentales en el Proceso de Supervisión de Proyectos.

DTO-CMP-P03 Digitalización de los Procesos de Monitoreo a Proyectos de Infraestructura,

Financiados con Recursos del Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y

Rural.

Coordinación de Gestión de Riesgo

DTO-CGR-P01 Revisión de la Implementación del Análisis de Gestión de Riesgo en Proyectos

de Inversión Pública —AGRIP- en la Gestión de Proyectos Financiados con

Recursos del Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.

DTO-CGR-P02 Promoción de la Gestión de Riesgo a través de la Comisión de Emergencia y

del Programa de Salud y Seguridad Ocupacional en Sede Central y Dirección

Ejecutiva Regional y Departamental.

DTO-CGR-P03 Capacitación en Materia de Gestión de Riesgos en Sede Central y Dirección

Ejecutiva Regional y Departamental.

DTO-CGR-PO4 Seguimiento a Mandatos Presidenciales en Materia de Gestión de Riesgo.

DTO-CGR-P05 Coordinación con Instancias Internas y Externas en Asuntos Relacionados con

Gestión de Riesgo.

DTO-CGR-P06 Asesoría a Directores Ejecutivos y Supervisores de CODEDE, Así Como

Autoridades de los COREDUR en el Proceso de Respuesta y Recuperación Post

desastre.

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www.scep gob.gt Página 12 de 44

(11 Versión: 02 Octubre de 2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la

Presidencia


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Coordinación de

Monitoreo de Proyectos


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Coordinación de Monitoreo de

Proyectos

Fecha: Octubre

2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Página 14 de 44

Nombre del Procedimiento: MONITOREO DE PROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FINANCIADOS POR EL SISTEMA DE CONSEJOS DE

DESARROLLO URBANO Y RURAL Y OTRAS FUENTES DE

FINANCIAMIENTO.

DTO-CMP-P01

Versión-01

Objetivo: Dar seguimiento al proceso de formulación, desarrollo y operación de los proyectos

generados por el Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.

Normas específicas:


Ejecutivo, Artículo 11.

• Decreto No. 11-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de los Consejos de

Desarrollo Urbano y Rural.


Urbano y Rural.






CONADUR-. Aprobación del Normativo para la Distribución y Administración de los Recursos

Financieros, así como la Planificación, Ejecución y Supervisión de los Programas y Proyectos,

Financiados con el Aporte a los Consejos Departamentales de Desarrollo.

• Acuerdo Interno Número 26-2011, Creación de la Dirección Técnica de Operaciones de la

Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

Responsable: Supervisor Profesional DTO.

12.1 DTO-CMP-P01 Monitoreo de Proyectos de Infraestructura Financiados por el Sistema de

Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y Otras Fuentes de Financiamiento.

No. Paso Responsable Descripción

1 Director(a) Técnico de

Operaciones

Analiza y traslada el listado de proyectos de

arrastre, en desarrollo y propuestas para el

ejercicio fiscal siguiente según información

proporcionada por la SEGEPLAN y la Dirección del Sistema de Consejos de Desarrollo de la SCEP.

2 Supervisor Profesional

DTO

Revisa proyectos a visitar y traslada al asistente técnico.

3 Asistente Técnico en

Supervisión

Elabora la propuesta de cronograma de visitas de

monitoreo de campo de los proyectos y traslada

al Asesor Profesional Especializado para su revisión.

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1 wwsN.scep.gob.gt Página 14 de 44

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I.

SECRETARIA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Proyectos

Fecha: Octubre

2021



INFRAESTRUCTURA FINANCIADOS POR EL SISTEMA DE CONSEJOS DE

DESARROLLO URBANO Y RURAL Y OTRAS FUENTES DE

FINANCIAMIENTO.

DTO-CMP-P01

Versión-01


4 Asesor Profesional

Especializado

Revisa la elaboración del cronograma de visita de

monitoreo de campo de los proyectos al

Asistente Técnico en Supervisión y lo traslada al

Director Técnico de Operaciones para su

aprobación.


Operaciones

Revisa propuesta de cronograma.

¿Está correcto?

Si, aprueba cronograma y asigna al Supervisor

Profesional de DTO, el monitoreo de proyectos

en determinada área geográfica según

cronograma, continúa paso 7.

No, Solicita modificaciones, continúa paso 6.


Supervisión

Realiza las modificaciones pertinentes, regresa

paso 5.

7

Supervisor Profesional

DTO

Organiza la logística para la comisión designada.

8

Realiza el monitoreo de los proyectos según

cronograma de trabajo en el área geográfica

asignada.

9 Apoya en otras actividades que sean inherentes a

la naturaleza de los servicios contratados.

10

Liquida administrativamente los gastos de la

comisión, ante la Dirección Administrativa y

Financiera.

11

Traslada información de las condiciones

encontradas en los proyectos visitados al

Asistente Técnico en Supervisión para su registro.


Supervisión

Inicia el registro de datos en los formatos

establecidos para el informe correspondiente.

13 Superviso

DTO

r Profesional Traslada informe de proyectos visitados al

Director(a) Técnico de Operaciones para su

conocimiento y efectos correspondiente.

14 Director (a) Técnico de

Operaciones

Recibe Informe.

15 Fin del procedimiento.




Proyectos

Fecha: Octubre

2021




INFRAESTRUCTURA FINANCIADOS POR EL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL Y OTRAS FUENTES DE

FINANCIAMIENTO.

DTO-CM P-P01

Versión-01

0000 16

FLUJOGRAMA

Procedimiento: MONITOREO DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA FINANCIADOS POR EL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL Y OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO.

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Proyectos

Fecha: Octubre

2021

SECRETARÍA De COORD4MACION EJECL;DvA DE LA PRESIDENCIA


Nombre del Procedimiento: ASESORIA A DIRECTORES EJECUTIVOS Y

SUPERVISORES DE LAS DIRECCIONES EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES

EN EL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS.

Página 17 de 44

DTO-CM P-P02

Versión-01

Objetivo: Asesorar a las Direcciones Ejecutivas de los Consejos Departamentales de Desarrollo en

el ejercicio de sus competencias a través de informes u opiniones técnicas.







Urbano y Rural.












00E017

12.2 DTO-CMP-P02 Asesoría a Directores Ejecutivos y Supervisores de las Direcciones Ejecutivas

Departamentales en el Proceso de Supervisión de Proyectos.


1 Director Ejecutivo

CODEDE

Solicita asesoría por medio escrito sobre temas

específicos en relación a sus competencias.


Operaciones

Recibe solicitud de asesoría y traslada a la

Asesora Profesional Especializado.

3 Asesor Profesional Especializado

Recibe, analiza y asigna solicitud al Supervisor Profesional DTO con jurisdicción del CODEDE

solicitante.

4 Supervisor Profesional de

DTO

Recibe, programa y coordina visita de campo

para atender lo solicitado.

5 Organiza la logística para la comisión designada.


0001;013



Proyectos

Fecha: Octubre

2021


Página 18 de 44

Nombre del Procedimiento: ASESORIA A DIRECTORES EJECUTIVOS Y

SUPERVISORES DE LAS DIRECCIONES EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES

EN EL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS.

DTO-CMP-P02

Versión-01

No. Paso Responsable

Descripción

6

Realiza reunión de asesoría y elabora informe u opinión técnica preliminar para el interesado.

Liquida administrativa mente los gastos de la

comisión, ante la Dirección Administrativa y

Financiera.

Elabora informe de asesoría y entrega al


conocimiento y efectos.

Director(a) Técnico de Operaciones

Recibe y traslada informe al Director Ejecutivo del

CODEDE para su conocimiento y efectos

correspondientes.

10

Fin del procedimiento.


000 ► 1 9

1

,I' *"." ' , ' SECRETARIA Exc.,.

DE LA PRESIDENCIA

Dirección Técnica de Operaciones Coordinación de Monitoreo de

Proyectos

Fecha: Octubre 2021


Nombre del Procedimiento: ASESORIA A DIRECTORES EJECUTIVOS Y SUPERVISORES DE LAS DIRECCIONES EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES EN EL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE PROYECTOS.

DTO-CMP-P02 Versión-01

FLUJOGRAMA Procedimiento: ASESORIA A DIRECTORES EJECUTIVOS Y SUPERVISORES DE LAS DIRECCIONES EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES EN EL PROCESO DE

SUPERVISIÓN DE PROYECTOS.

Director Ejecutivo CODEDE Director(a) Técnico de Operaciones Asesor Profesional Especializado Supervisor Profesional de OTO

2 3 4

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Recibe solicitud de asesorasesoríaRecibe,

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Solicita asesoria por medro -->

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del CODEDEnal

solicitante

escrito sobre ternas específicos en relación a sus competencias

traslada a Asesora Profesional

Especializado

5

9

Organiza la logística comisión

para la designada

6

Realiza reunión y elabora

opnión técnica para el interesado

de asesoría informe')

preirninar

7

Uqu da ad rni nistrativamente los

gastos dela comisión, ante la Drección Adrroristrativa

y Financiera

8

Elabora informe de asesoría y entrega al

Recibe y traslada informe al Director Ejecutilo del CODEDE 4 para su conocimiento y efectos

correspondientesOperaciones

Oirector(a) Técnico de para su

conocimiento y efectos

C Fin )

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1

"mi scep gob.gt Página 19 de 44

1

0000020



SECRETARÍA DE COORDINACION EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA

Fecha: Octubre 2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Página 20 de 44 Nombre del Procedimiento: DIGITALIZACION DE LOS PROCESOS DE MONITOREO A PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA, FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.


Objetivo: Digitalizar documentos para el control, monitoreo y archivo interno de las visitas

programadas y ejecutadas por los supervisores profesionales.







Urbano y Rural.






CONADUR-. Aprobación del Normativo para la Distribución y Administración de los

Recursos Financieros, así como la Planificación, Ejecución y Supervisión de los Programas

y Proyectos, Financiados con el Aporte a los Consejos Departamentales de Desarrollo.



Responsable: Asistente Técnico en Supervisión DTO.

12.3 DTO-CMP-P03 Digitalización de los Procesos de Monitoreo a Proyectos de Infraestructura,

Financiados con Recursos del Sistema de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.


1

Asesor Profesional

Especializado

Asigna a Supervisor Profesional la elaboración de

cronograma de visita de monitoreo de campo.


Supervisión

Elabora propuesta de cronogramas de visita de

monitoreo de campo y actividades

administrativas.

3 Asesor Profesional

Especializado

Revisa propuesta de cronogramas de visita de

monitoreo de campo y actividades

administrativas.

¿Está correcta?

Si, aprueba cronograma de visita, continúa paso

5.


0003021

g %.I1'' '

.‘ ' .4

SECRETARIA DE

12"5,1)=N1acurivA



Fecha: Octubre 2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Página 21 de 44 Nombre del Procedimiento: DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE MONITOREO A PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA, FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.



No, solicita realizar las correcciones, continúa

paso 4.


Supervisión

Realiza las correcciones, regresa paso 3.

5

Supervisor Profesional

DTO

Realiza la verificación y clasificación de los

proyectos de Infraestructura objeto de visita

técnica.

6

Asistente Técnico en

Supervisión

Elabora herramienta de Bitácora de Evaluación

de Campo, según la información recopilada en

plataformas SNIP, GUATECOMPRAS y CODEDE,

así como la logística de la comisión programada.


DTO

Realiza el monitoreo de los proyectos según

cronograma de trabajo en el área geográfica

asignada.


Supervisión

Inicia registro de datos en los Informes Digitales

(Informe de Visita de campo) correspondiente a

la información recopilada en el monitoreo

realizado en los proyectos según cronograma.

9 Traslada Informe de visita de campo para revisión

y firma del Supervisor Profesional DTO.


DTO

Revisa y firma Informe de visita de campo y

traslada al Asesor(a) Profesional, para su

conocimiento y al Asistente Técnico en

Supervisión.


Supervisión

Traslada Informes de Visita de campo firmados y

sellados por los responsables de la Dirección;

para su futura publicación en la página oficial de

esta Secretaría.


www.scep.gob.gt Página 21 de 4.4

0000022

Dirección Técnica de Operaciones Fecha: Octubre

Coordinación de Monitoreo de 2021 Proyectos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Página 22 de 44 —Nombre del Procedimiento: DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE MONITOREO A PROYECTOS DE DTO-CMP-P03 INFRAESTRUCTURA, FINANCIADOS CON RECURSOS DEL Versión-01 SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.

FLUJOGRAMA Fama ~oto: MITRO DE LOS PROCESOS DE MONITOREO A PROYECTOS DE iminuasnurruak -RACIÓN FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.

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Fin

SECRETARIA DE COCIRDINACiON EJECuTevA DE LA PRESIDENCIA

www.scep.gob gt Página 22 de 44




Versión: 02

Presidencia Octubre de 2021 E.1: E E, I 41,4 DE ( 1,,E4 :JE SE

0000C23

Coordinación de

Gestión de Riesgo


0000 C, 4

11

.1 SECRE1ARfA PE COOPOINACiON EJECUTIVA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL

ANÁLISIS DE GESTIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS DE INVERSIÓN

PÚBLICA —AGRIP- EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS CON

RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y

RURAL.

DTO-CGR-P01

Versión-01

Objetivo: Verificar la implementación de la herramienta de Análisis de la Gestión de Riesgo en

Proyectos de Inversión Pública —AGRIP-, financiados con recursos del Sistema de Consejo de








Urbano y Rural.









• Acuerdo Interno Número RRHH-30-2019. Aprobación temporal, del Manual de Organización

y Funciones de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, de los Consejos

Regionales de Desarrollo Urbano y Rural y de los Consejos Departamentales de Desarrollo.



Responsable: Profesional o Técnico en Gestión de Riesgo.

12.4 DTO-CGR-P01 Revisión de la Implementación del Análisis de Gestión de Riesgo en Proyectos de

Inversión Pública —AGRIP- en la Gestión de Proyectos Financiados con Recursos del Sistema de

Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.



Operaciones

Analiza y traslada al Asesor Profesional de Gestión en

Riesgo el listado de proyectos de arrastre, en desarrollo

y propuestas para el ejercicio fiscal siguiente según

información proporcionada por la SEGEPLAN y la

Dirección del Sistema de Consejos de Desarrollo.


0003025

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1

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1

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c, y tieur i SECRETARíA OE

1 1 Orj.7:ItSVENNVICUTIVA I



Fecha: Octubre

2021






RURAL.

DTO-CGR-P01

Versión-01


2 Asesor Profesional en

Gestión de Riesgo

Asigna Profesional o Técnico en Gestión de Riesgo, la

elaboración del cronograma de visita de campo de los

proyectos a revisar ha herramienta de Análisis de

Gestión de Riesgo en Proyectos de Inversión Pública

AGRIP.

3 Profesional o Técnico en

Gestión de Riesgo

Elabora y traslada al Asesor Profesional de Gestión de

Riesgo, la propuesta de cronograma de visitas de

campo a realizar.


Gestión de Riesgo


¿Está correcto?

Si, traslada al Director Técnico de Operaciones el

cronograma de visitas de campo para su aprobación,

continúa paso 6.

No, solicita correcciones y continúa paso 5.


Gestión de Riesgo

Recibe y realiza las correcciones correspondientes,

regresa paso 4.


Operaciones


¿Está correcto?

Si, aprueba cronograma, continúa paso 8.

No, solicita modificaciones, continúa paso 7.


Gestión de Riesgo

Realiza las modificaciones solicitadas, regresa paso 6.


Gestión de Riesgo

Asigna al Profesional o Técnico en Gestión de Riesgo la

visita y revisión de la herramienta de Análisis de


AGRIP, en área determinada.

9

Profesional o Técnico en

Gestión de Riesgo

Organiza la logística para la comisión designada.

10 Realiza la revisión de la herramienta de Análisis de


AGRIP, según cronograma.

11 Liquida administrativamente los gastos de la comisión,

ante la Dirección Administrativa y Financiera.

12 Traslada al Asesor Profesional en Gestión de Riesgo

información de las condiciones encontradas en la


000'3026

1 1 1 I 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

'j -

SECRETARÍA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA



Fecha: Octubre

2021






RURAL.

DTO-CGR-P01

Versión-01


revisión de la herramienta de Análisis de Gestión de

Riesgo en Proyectos de Inversión Pública AGRIP. _


Gestión de Riesgo

Revisa informe de la visita a campo, y consolida la

información mensual, para el conocimiento del

Director (a) Técnico de Operaciones.


Operaciones

Traslada informe de visita de campo, con sus

observaciones al Director Ejecutivo del Consejo

Departamental de Desarrollo correspondiente para su

conocimiento y efectos pertinentes.



Dirección Técnica de Operaciones Coordinación de Gestión de Riesgo

Fecha: Octubre 2021


Nombre del Procedimiento: REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA —AGRIP- EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.

DTO-CGR-P01 Versión-01

Y I SECRETARIA DE COORDINACiON EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA

0000027

FLUJOGRAMA Noeofoamse, REVISIÓN DE LA 1~01TACION Call MUDÓ DE Gond' DE nEsGo EN Rara-ros DE 1161116101 ntuci. -4~ 01 LA

PROYECTOS 05711:111 DE FILM:IMOS coe. RECURSOS Da sarom DE COIDEM DE DESARROLLO ~MYRIAM.

Directora) Tecned de Oderdelon. Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Proles/ene! o Técnico en Gen IrOd cle

Riesgo

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1




Fecha: Octubre

2021

SECRETARIA DE COOPOINACION FJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA


Nombre del Procedimiento: REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS DE INVERSIÓN



RURAL.

DTO-CG R-P01

Versión-01

• 0003028

Procedimiento: REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ANÁLISIS CE GESTIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA -AGRIP- EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA DE CONSEJOS DE DESARROLLO URBANO Y RURAL.

Profesional o Técnico en Gestión de

Riesgo Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Director(a) Técnico de Operaciones

2

./ 9

Organiza la logistica para la comisión designada

1 10

Realiza la revisión de la herramienta de Análisis de

Gestión de Riesgo en Proyectos de Inversbn Publica AGRIP,

según cronograma

/ 11

liquida adminestrativamente los gastos de la comisión, ante la Dirección Administrativa y

Financiera

12 13 14

Trastada al Asesor Profesional en Gestión de Resgo Rodia Informe de la visita a

Traslada informe de visita de campo, cm sus observaciones al

Información de las condicbnes curvo, y consolida la Director Flecutivo del Consejo encongadas en de Desarrollo la restsión de la

de Análisis de Oh" informaeián mensual, para el 1

conocimiento del Director (a) l 1 Departamental

corresponciente herramienta para su Gestión de Riesgo en Proyectos Técnico de Operaciones conocimiento y efectos

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SECRETARIA DE coorroiNACION EJECUTIVA OE LA PPIESIDENCiA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: PROMOCIÓN DE LA GESTIÓN DE

RIESGO A TRAVÉS DE LA COMISIÓN DE EMERGENCIA Y DEL

PROGRAMA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL EN SEDE

CENTRAL Y DIRECCIONES EJECUTIVAS REGIONALES Y

DEPARTAMENTALES.

DTO-CGR-P02

Versión-01

Objetivo: Facilitar la inclusión de la Gestión de Riesgo a través del Programa de Salud y Seguridad

Ocupacional y la Comisión de Emergencia, a las Direcciones Departamentales Desarrollo y Sede

central de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.

Normas especificas:






Urbano y Rural.














Responsable: Profesional o Técnico en Gestión de Riesgo.

12.5 DTO-CGR-P02 Promoción de la Gestión de Riesgo a Través de la Comisión de Emergencia y del

Programa de Salud y Seguridad Ocupacional en la Sede Central y Direcciones Ejecutivas

Departamentales.


1 Director Técnico de

Operaciones

Delega las acciones a implementar en Gestión de

Riesgo de conformidad al Plan Operativo Anual —

POA-, en Sede central y Direcciones Ejecutivas

Regional y Departamental.


0 0 0 0 0

SECRETARIA DL COOADONACION EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021






DEPARTAMENTALES.

DTO-CGR-P02

Versión-01


2 Asesor profesional en

Gestión de Riesgo

Asigna a los encargados de la implementación de

acciones del Programa de Salud y Seguridad

Ocupacional y de la Comisión de Emergencia.

3

Profesional o Técnico en

Gestión de Riesgo

Desarrolla un plan de acción de acuerdo al

cronograma establecido, para la promoción de la

Gestión de Riesgo, a través de la Comisión de

Emergencia y Programa de Salud y Seguridad

Ocupacional, en las Direcciones Ejecutivas

Regionales, Departamentales y Sede Central.

4

Realiza reuniones de trabajo con las comisiones de

Salud y Seguridad Ocupacional y Comisión de

Emergencia, para la promoción de actividades

relacionadas a la Gestión de Riesgo dentro de las

Direcciones Ejecutivas Regionales,

Departamentales y Sede Central.

5

Desarrolla procesos de capacitación de

conformidad con la programación establecida con

la Dirección de Recursos Humanos, dirigidas a las

comisiones de Salud y Seguridad Ocupacional y

Comisión de Emergencia, en Direcciones Ejecutivas

Regionales, Departamentales y Sede Central.

6

Acompaña el desarrollo de acciones de Gestión de

Riesgo, en las en Direcciones Ejecutivas

Departamentales y Sede Central, a requerimiento

o de conformidad del progreso de sus acciones.

7

Recibe informe mensual de acciones realizadas de

conformidad con programación establecida con la

Dirección de Recursos Humanos, dirigidas a las

comisiones de Salud y Seguridad Ocupacional y

Comisión de Emergencia en las en Direcciones

Ejecutivas Regionales, Departamentales y Sede

Central.

8

Elabora y actualiza el Ranking de desempeño de

acciones del programa de Salud y Seguridad

Ocupacional y lo traslada al Asesor Profesional en

Gestión de Riesgo.

~.scep.gob.gt Página 30 de 45

O O O

SECRETARIA DE coonoINACION EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021






DEPARTAMENTALES.

DTO-CGR-P02

Versión-01


9 Asesor profesional en

Gestión de Riesgo

Traslada el informe conteniendo el ranking al Director Técnico de Operaciones, para su conocimiento y efectos.


Operaciones Recibe informe de ranking para conocimiento.

11 Fín del procedimiento.

vvvwv.scep.gob.gt Página 31 de 45



Fecha: Octubre

2021

SECRETARA DE coono~cioN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA






DEPARTAMENTALES.

DTO-CGR-P02

Versión-01

000G032

1

FLUJOGRAMA

1 1

Rovadvdyo, PROMOCION DE LA GESTION DE RIESGO A ERAVE S DE LA COM IS ION DE EMERGENCIA Y DEI PROGRAMA DE SALUD Y SEGURO/4D OCUPACIONAL EN SEOE CENTRAL V DIRECCIONES f 11/ UVAS REGIONALES Y DEPARTAMENTALES.

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3

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~Adrede. para Ia Penaren dela Gedón de Ardid a bawr• de la ConiMn de (melena ay Presumo de Sall.dy Sewmlád

I OtWadani. •n la Direcoonea EsCtlirai R•Slon411,

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Sede central y Id cc dodn Eiduté• ~da y

Deds mané...lel

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Ccann•ln de bvergened. ~ny, én d.

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<e l'abarco, de Salud y

Y pan •

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Emergencia

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andanas de Gesded dt Remr en la CIreccicnee R•innales y

Den) amercales • Sede Cecial • requerinwn o o dr

cadondcLod del Acenso de su ardaYan

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1 1

Ribo Infame mane.' de arda,. nahadas de

ccnIcnn dad caspa/e arnadln ntadencla con la Checcón de

Recusa Ilumina. apega la cce,k•ss dr Salud y Sedirkl.xl

Oruparional y (ornado, de Ernevdenda

y l ELeayeay anudra 44 Itanivn• de

Amen peTo de acr len. del , aovan 14 Salid y Selhadad Read ~dr ranking paso , d

Traslada d nberre cm* rvendo mamá Grana Werke de i

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1 Ocupecicnal y le •adada al 1 Agro Peal asicnal en Gadiln d•

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1 1

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O O O Ci O 3 3

1

SECRETARIA DE COORDINACION EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: CAPACITACIÓN EN MATERIA DE GESTIÓN

DE RIESGOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIÓN EJECUTIVA

DEPARTAMENTAL.

DTO-CGR-P03

Versión-01

Objetivo: Capacitar sobre gestión de riesgos a todo el personal en sede central y Consejos

Departamentales de Desarrollo, de conformidad con el cronograma anual de capacitaciones.







Urbano y Rural.














Responsable: Asesor, Profesional y Técnico en Gestión de Riesgo.

12.6 DTO-CGR-P03 Capacitación en Materia de Gestión de Riesgos en Sede Central y Dirección

Ejecutiva Departamental.


1

Asesor en Logística de

capacitación Dirección de

Recursos Humanos

Envía formato para incluir programación de

cursos de Gestión de Riesgo a desarrollar durante

el año.

2 Técnico en Gestión de

Riesgo

Consolida la información y llena la base de datos

de la Dirección de Recursos Humanos.


Gestión de Riesgo

Revisa la información y se traslada al Director

Técnico de Operaciones para su conocimiento y

aprobación.

1 1

1 1 1

1 1

1 1


0003034

.

' "*

SECRETARIA DE COORDINACiON EJECUTIVA

DE LA PRES1DENC1A



Fecha: Octubre

2021




DEPARTAMENTAL.

DTO-CGR-P03

Versión-01



Operaciones


¿Está correcto?

Si, aprueba cronograma, continúa paso 6.

No, solicita modificaciones, y continua paso 5.


Gestión de Riesgo

Realiza las modificaciones pertinentes regresa

paso 4.

Asesor Profesional en 6

Gestión de Riesgo

Envía la información a la Dirección de Recursos

Humanos


7 capacitación Dirección de

Recursos Humanos

Informa mensualmente a la Coordinación de

Gestión de Riesgo del seguimiento de

capacitaciones y nombres de capacitadores.


Riesgo

Envía a la Dirección de Recursos Humanos los

nombres del personal, Sede Central o Dirección

Ejecutiva Departamental, que debe ser

convocado mensualmente.

9


capacitación Dirección de

Recursos Humanos

Convoca al personal sugerido (sea presencial o

virtual) y gestiona logística de salón.


Riesgo

Confirma vía telefónica la participación del

personal y realiza informe de la actividad.


Gestión de Riesgo

Traslada informe sobre la capacitación al


conocimiento y efectos.


Operaciones

Recibe informe.


1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1


O O`2 5

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Fecha: Octubre

2021




DEPARTAMENTAL.

DTO-CGR-P03

Versión-01

FLUJOGRAMA

Procedimiento: CAPACITACIÓN EN MATERIA DE GESTIÓN DE RIESGOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIÓN EJECUTIVA DEPARTAMENTAL

Asesor en logística de capacitación

Dirección de Recursos Humanos Técnico en Gestión de Riesgo Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Director(a) Técnico de Operaciones

2

inicio )

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Envíe formato poograrreción

para i rclu ir de tusos de

Consok da la información y llena Ite,,-ai la riforrreción y se

traslada al Director Técnico de Gestión de Riesgo

Miente el alio a desarrollar

la base de datos de la Dirección de Recursos Humanos

Operaciones pare su conocirnierto y aprobaci¿n

-ir Revisa propuesta de cronograma

7

alta conecto?

No

Si

Realce las croddicaciones pertinent.

Solicita rrodfcacones

'dome mensuairrentea Coordinación Riesgo del seguimiento

capacitaciones capetnadcres

la de Gesben de

de y nombres de

eli--. Envía la información a la

Dirección de Recursos Humanos Apruebe c remirar». 4-

12 u

Envie a la Drección de Recursos Humanos los nombres del persone!, Dirección o sede

9

0.

Central o Di recobn Ejecutiva Dese neme.' qua debe ser convocado mensualmente

Convoca el personal sugerido (lee presencial o Uds.!) y gestiona

logística de salen 4

10

Confirme vía telefónica la 0. Traslada infame sobre la capacitación al Orectorta) panca:loción del rxrsonai y

realiza informe de b actividad Técnico cie Operaciones pe re su

conocimiento y electos

la• Recibe informe

la

Fin


0000036

110,' iSECR

ETAWA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: SEGUIMIENTO A MANDATOS

PRESIDENCIALES EN MATERIA DE GESTIÓN DE RIESGOS.

DTO-CGR-PO4

Versión-01

Objetivo: Facilitar el cumplimiento a los mandatos presidenciales que en materia de Gestión de

Riesgo se instruya a la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia.







Urbano y Rural.















12.7 DTO-CGR-PO4 Seguimiento a Mandatos Presidenciales en Materia de Gestión de Riesgos.


1

Director Técnico de

Operaciones

Recibe instrucción de la autoridad superior para

el seguimiento del mandato específico en

materia de Gestión de Riesgo.

2

Asigna el seguimiento correspondiente de la

instrucción recibida al Asesor Profesional en

Gestión de Riesgo.


Gestión de Riesgo

Analiza y define la estrategia para el

cumplimiento de la instrucción.

4 Elabora Plan de Trabajo para la ejecución de la

instrucción recibida.


• O O O 3 7

,' ;1.,. , rclr,T=IzEN.Ecur,„.

DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: SEGUIMIENTO A MANDATOS

PRESIDENCIALES EN MATERIA DE GESTIÓN DE RIESGOS.

DTO-CGR-PO4

Versión-01

5

Designa a la persona de la Coordinación de

Gestión de Riesgo que se hará cargo del

seguimiento.

6

Técnico en Gestión de

Riesgo

Convoca a la instancia o instancias con

competencia en gestión de riesgo.

7

Coordina con la instancia o instancias necesarias

para el logro del objetivo e informa al Asesor

Profesional en Gestión de Riesgo.


Gestión de Riesgo

Realiza informes parciales de avance.

9 Traslada informes parciales al Director (a)

Técnico de Operaciones para su conocimiento.


Operaciones

Conoce y traslada informes parciales e informe

final a la máxima autoridad.



• COOG (.1 3 8

-,t - SECRETARÍA ...v. Dirección Técnica de Operaciones

Coordinación de Gestión de Riesgo Fecha: Octubre

2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Página 38 de 44 Nombre del Procedimiento: SEGUIMIENTO A MANDATOS PRESIDENCIALES EN MATERIA DE GESTIÓN DE RIESGOS.

DTO-CGR-PO4 Versión-01

FLUJOGRAMA

Procedimiento: SEGUIMIENTO A MANDATOS PRESIDENCIALES EN MATERIA DE GESTIÓN DE RIESGOS.

Director(a) Técnico de Operaciones Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Técnico en Gestión de Riesgo

--...,

Nido ) ...,

Analiza v define

3

la estrategia para de la instrucción

4

Trabajo para la la instrucción

5

persona de la de Gestión de

recbida

Convoca a la hstancias con competencia

gestión

Coorcina con instancias necesarias

logro del objetivo Asesor Profesional

Riesgo

6

instancia o en

de riesgo

7

la instancia o para el

e irtrxma al en Gestión de

/. Recibe instrucción

autoridad superior seguimiento espeaico en

Gestión

correspondiente instrucción rechida

Profesional en

Conoce y trastada parciales e

máxima

Asigna el seguimiento

_.... 1

de la para el

del mandato materia de

de Riesgo

2

de la

Riesgo

al Asesor Gestión de

10

informes

> el cirnplimiento

Elabora Plan de ejecución de

Designa a la Coorcinación Riesgo que se

segu i rri hará cargo del

erto

>

Real iza informes

Traslada informes Director(a)

8

parciales de avance

1 parciales al

Técnico de para su

conocimiento

9

informe f hal ala autoridad

Fin

Operaciones


0003C39

- 44

SECRETAS in ..r,„„ DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: COORDINACIÓN CON INSTANCIAS

INTERNAS Y EXTERNAS EN ASUNTOS RELACIONADOS CON GESTIÓN DE

RIESGO.

DTO-CGR-P05

Versión-01

Objetivo: Representar a la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia, ante

instituciones públicas y privadas en asuntos relacionados con Gestión de Riesgo.







Urbano y Rural.















12.8 DTO-CGR-POS Coordinación con Instancias Internas y Externas en Asuntos Relacionados con

Gestión de Riesgo.


1

Director Técnico de

Operaciones

Coordina con el Asesor Profesional en Gestión de

Riesgo la atención de asuntos relacionados a la

Gestión de Riesgo, con base en convenios y otros

instrumentos de cooperación establecidos con

instituciones públicas y privadas.

2

Designa a través del nombramiento la

participación de la persona representante o

enlace de la Secretaría.

www.scepsob.gt Página 39 de 44

000:L.'.40

f;

.41,

SECRETARÍA DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: COORDINACIÓN CON INSTANCIAS

INTERNAS Y EXTERNAS EN ASUNTOS RELACIONADOS CON GESTIÓN DE

RIESGO.

DTO-CGR-P05

Versión-01

3

Asesor Profesional en

Gestión de Riesgo

Revisa los instrumentos de cooperación

interinstitucional que fundamentan su

participación como enlace o representante de la


Presidencia.

4 Participa activamente en reuniones presenciales

o virtuales a las que se le convoque.

5

Realiza y traslada informe parcial de los avances

y acuerdos productos de la coordinación a la

autoridad que corresponda.

6

Mantiene comunicación fluida con las diferentes

instancias públicas o privadas que participan en

el convenio.

7

Profesional o Técnico de

Gestión de Riesgo

Genera los registros e informes correspondientes

de reuniones, talleres, capacitaciones a

instituciones externas.

8

Da seguimiento a los compromisos que asume a

nombre de la Secretaría de manera pertinente y

oportuna.

9

Elabora y traslada informe final al concluir los

objetivos de la coordinación para la cual fue

nombrado.


•

e


Dirección Técnica de Operaciones Coordinación de Gestión de Riesgo

Fecha: Octubre 2021


Nombre del Procedimiento: COORDINACIÓN CON INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS EN ASUNTOS RELACIONADOS CON GESTIÓN DE RIESGO.

DTO-CGR-P05 Versión-01

SECRETARIA DE COORDerrAC ION FJECuTNA DE LA PRESIDENCIA

•

0003041

FLUJOGRAM A Procedimiento: COORDINACIÓN CON INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS EN ASUNTOS RELACIONADOS CON GESTIÓN DE

RIESGO

Director(a) Técnico de Operaaones Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Profesional o Técnico de Gestión de

Riesgo

Indo

1 1

Coordna 1. ~Me., de asuntos relaoonados a la

Gestbn de Riesgo. con base a conversos y otros instrumenta

decooperadón esta beddos con Instituciones públicas y

privadas

-- — — / 3

Reyna los instiumentos de Deseo., a treses del

nombra/monto la participadón lb fundamentan

cooperación IreerInstItuCenlai su

de la persona representante o enbce de la Ser retaría

que pan/CO.0[1On cOer0 ere ace o

representante de la Secretaria

/ 4

Participa a ot Inmole en reurecries besenaa les O vrtuales

a las que tele convoque

1 S

Reallus y traslada ufane panul de los avances y acuerdos

productos de la coordinación a la autoridad que corresponda

1 6 7

Mantiene comuricación fluida Genera los registra e Informes con las diferentes Instancias correspondientes de reuniones,

pi:bacas o privadas que talleres, capacRadones a pu/Usan en el comento instes.< boes edemas

1 8

Da seguimiento a bs ccrnorornisos que .corre a nantre de la Secretan. de

marra re Relente y ~Mana

1 9

Elabora y trastada informe final al crodur os objensos de la

coordinación para la cual fue nornbrado

1

Fb

_i


O 0 0 ti _ it

4, ' SECQE TAPIA DE

COORDINACióN EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA



Fecha: Octubre

2021


Nombre del Procedimiento: ASESORÍA A LAS DIRECCIONES

EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES SOBRE SU PARTICIPACIÓN EN EL

PLAN NACIONAL DE RESPUESTA Y/0 MARCO NACIONAL DE

RECUPERACIÓN POSTDESASTRE.

DTO-CGR-P06

Versión-01

Objetivo: Asesorar a las Direcciones Ejecutivas Departamentales de Desarrollo en sus actuaciones

frente a situaciones de Riesgo de Emergencia de Desastre —RED-.







Urbano y Rural.















12.9 DTO-CGR-P06 Asesoría a las Direcciones Ejecutivas Departamentales Sobre su Participación en

el Plan Nacional de Respuesta y/o Marco Nacional de Recuperación Postdesastre.



Operaciones

Instruye la participación de la Secretaría y

Direcciones Ejecutivas Departamentales de Desarrollo en procesos de repuesta o de

recuperación post desastres.

2

Asesor Profesional en

Gestión de Riesgo

Participar en reuniones de información

convocadas por el ente rector de la Gestión de

Riesgo.




Fecha: Octubre

2021



EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES SOBRE SU PARTICIPACIÓN EN EL DTO-CGR-P06

PLAN NACIONAL DE RESPUESTA Y/0 MARCO NACIONAL DE Versión-01


SECRETARIA DE COORDINACION EJECUTIVA DE LA PRESIDENCIA

000G0 ,4,3


3

-- Ela bora informes periódicos de la situación y de

la participación en la respuesta o recuperación

post desastre.

4 Traslada informe periódico al Director Técnico de

Operaciones para su conocimiento y efectos.

5

Profesional o Técnico de

Gestión de Riesgo

Traslada información oportuna de la situación de

Riesgo de Emergencia o Desastre a las

Direcciones Ejecutivas Departamentales.

6

Asesora a los Directores Ejecutivos

Departamentales en su integración a los Centros

de Operaciones de Emergencia —COE- o mesas de

trabajo.

7

Traslada información periódicos del Director Técnico de Operaciones para su conocimiento y

efectos.


Operaciones

Revisa y traslada información a la autoridad

superior.

9 Fin del Procedimiento.


1 SUCRE TAPIA DE

COORDINACIÓN EJECUTIVA DE LA PRES4DENcIA



Fecha: Octubre

2021



EJECUTIVAS DEPARTAMENTALES SOBRE SU PARTICIPACIÓN EN EL

PLAN NACIONAL DE RESPUESTA Y/0 MARCO NACIONAL DE


DTO-CGR-P06

Versión-01

0 0 .7. 4 4

FLUJOGRAMA

Procedimiento: ASESOR1A A LOS CONSEJOS DE DESARROLLO SOBRE SU PARTICIPACIÓN EN EL PLAN NACIONAL DE RESPUESTA Y/0

MARCO NACIONAL DE RECUPERACIÓN POSTDESASTRE.

Diredona) Técnico de Operaciones Asesor Profesional en Gestión de Riesgo Profesional o Técnico de Gestión de

Riesgo

2

5

C INDO )

Instruye la participación de la Secretaria y Direcciones

Ejecutivas Departamentales de Participar en reuniones de

información convocadas por el Desarrd lo en procesos de

repuesta o de recuperación post desastres

ente rector de la Gestión de Riesgo

3

8

Elabora informes periódicos de la situación y de la participación en la respuesta o recuperación post

desastre

V 4 Traslada ,nform.at ion oportuna

de la situación de Riesgo de Traslada informe periódico al Director Técnico de Operaciones para su conoorniento y efectos

Emergencia o Desastre a las Direcciones Ejecutivas

Departamentales de Desarrolos

6 Asesora a los Directores

Ejecutivos Departamentales de Desarrollo en su integración a los

Centros de Operaciones de Emergencia —COE- o mesas de

tral di°

7

Trastada información periódicos del Director Técnico de 1 Revisa y traslada información a la 4

1 autoridad superior Operadores para su

conocimiento y efectos

(

Fin

)


1 I DR. •LEVLNDRIO CIAMMATTEI

GUATEMALA GOBIERNO de SECRETARÍA DE

COORDINACIÓN EJECUTIVA

DE LA PRESIDENCIA

Guatemala, OS de enero de 2022

Oficio-DP-XX-2022/LP/vr

Licenciada

Luz Mariana Pérez Contreras

Directora de Planificación

Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia

Presente

Licenciada Pérez:

Reciba un cordial saludo, deseándole éxitos en sus labores diarias.

Por este medio, se traslada la copia certificada del Acuerdo Interno Número DS-24-2021

y Manual Original de Normas y Procedimientos de la Dirección de Asesoría Jurídica para y P.e,

su resguardo, socia izacion y cualquier-actu-a-hzación que se presente_

awre.c.t__ Pe.czn, o 1 L, 9 - - <- Sin otro particular, me suscribo de usted.

Atentamente,

5.a Avenida 6-06, Zona 1, Edificio IPM, 3.' y 4.° Nivel

PBX: 2410-4141

Documents

Secretaría Coordinación Ejecutiva de Presidencia ACUERDO