SAP Ariba Network

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SAP Ariba Network

Trazabilidad en el proceso de recepción de bienes y servicios, y ágil procesamiento de las facturas de nuestros proveedores.

Lograremos

BENEFICIOS• Trazabilidad y visibilidad de documentos.• Herramientas y beneficios para el proveedor.• Reducción de consultas de proveedores.• Optimización de recursos.• Automatización y eficiencia de los registros contables.• Rechazo Automático de Facturas sin Recepción de Materiales.

Sostenibilidad: Proveedores,Comunidad y Medio Ambiente

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1. ¿Qué es SAP Ariba Network?

2. Cuentas Estándar y Enterprise

3. Primeros Pasos

4. Visualización de Pedidos

5. Crear Aviso de Cumplimiento de Servicios

6. Crear Aviso de Expedición

7. Verificación de Aprobación Cbb

8. Facturación

9. Visualización de Aviso de Pago

10. Instructivos Paso a Paso y Ayuda Online

11. Preguntas Frecuentes

Temario

Transformación Digital

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Título sugerido para lámina con gráficas

¿Qué es SAP Ariba Network?

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¿Qué es SAP Ariba Network?

SAP Ariba Network es una plataforma basada en la web que brinda una solución integrada de principio a fin para todo el proceso desde la compra al pago a proveedores.

Es la plataforma seleccionada por Cbb y empresas relacionadas para optimizar la gestión de todas las actividades desde que se emite la Orden de Compra y hasta visualización del pago de las facturas.

¿Como funciona?

Una vez que el Proveedor se haya registrado en Ariba Network y haya configurado su cuenta según sus preferencias, podrá visualizar las Órdenes de Compra en este nuevo portal y generar los avisos de entrega de mercadería o avisos de cumplimiento de servicios asociados a estas Ordenes de Compra.

Asimismo, a través de este portal podrá visualizar las facturas presentadas a Cbb y visualizar el estado de las mismas, recibiendo las notificaciones de pago correspondientes.

Proceso en Ariba Network



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Visualización de Ordenes de Compra

Dar aviso de cumplimiento de Servicios

Dar aviso de Entrega de Mercadería

Ver estatus de Factura

Notificación de Pago Programado

Notificación de Pago (Remesa)

¿Qué procesos se trasladan a Ariba Network?

Todas las actividades desde que Cbb emite la Orden de Compra y hasta la visualización del pago serán realizadas en esta nueva plataforma.



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Orden de Compra

Aceptación de ServicioAviso de Aceptación

Hoja de Servicio

FacturaCARBON COPY INVOICE

Factura

iConstruye

Factura

(Contab.

Automática)

Entrega Entrante

Aviso de Entrega

Recepción del

MaterialAviso de Recepción

Aviso de Pago / Remesa

Transparencia, registro y

pago proveedores

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Cuentas Estándar y Enterprise

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Cuentas Estándar y Enterprise

Existen dos tipos de cuenta en Ariba Network: las cuentas Estándar y las cuentas Enterprise.

La cuenta Estándar es GRATUITA y cumple con todos los requisitos para transaccionar con Cbb y empresas asociadas.

No es requisito realizar la subscripción a una Cuenta Enterprise para operar con Cbb.

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Primeros Pasos

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Flujo del ProcesoTodas las actividades desde que Cbb emite la Orden de Compra y hasta la visualización del pago serán realizadas en esta nueva plataforma.

Registración Visualización Pedido

Aviso cumplimiento de servicio

Aviso entrega mercadería

Verificación aprobación Cbb

Facturación Visualización aviso de pago



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Primeros Pasos

INVITACIÓNREGISTRO ARIBA

NETWORKCONFIGURACIÓN

DE CUENTATRANSACCIONAR

Proveedor recibe correo interactivo de Cbb

Proveedor se registra en Ariba Network o inicia sesión en su cuenta

Proveedor configura su cuenta, acepta las condiciones y se registra con Cbb

Proveedor transacciona con Cbb

Registro Visualización Pedido





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Invitación

1 El Proveedor recibirá mail interactivo de Ariba, que lo invitará a activar su cuenta con Cbb.

Deberá dar click en el enlace resaltado en azul en el cuerpo del correo.Para su primer ingreso deberá utilizar el ID temporal provisto.






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Registro Ariba Network

Una vez en la pantalla de registro, el proveedor deberá introducir el ID temporal y el código provistos en el cuerpo del correo electrónico.

Dará click en el botón “Crear nueva cuenta” para crear una cuenta Estándar.O utilizará su cuenta existente dando click en “Utilizar cuenta ya existente”.

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Registro Ariba Network

Si el enlace de registro ha caducado y el proveedor no posee una cuenta en Ariba Network, deberá solicitar el reenvío del correo electrónico de confirmación a Cbb enviando un correo a [email protected].

Si el enlace ha caducado y proveedor sí posee una cuenta en Ariba Network, debe iniciar sesión en su cuenta directamente en https://supplier.ariba.comSi acepta la invitación, el proveedor podrá ver su cuenta. Si no puede acceder a su cuenta, puede solicitar el reenvío del correo electrónico de confirmación a Cbb enviando un correo a [email protected].

¿Qué debe hacer el proveedor si el enlace de registro ha caducado?

¿Cómo el proveedor puede saber si su organización ya está dada de alta en Ariba Network y yo desconozco el usuario?

Recomendamos que el proveedor realice la consulta con su área de Ventas / Administración de Ventas / IT de su organización.

¿Qué sucede si proveedor recibió el mail de invitación a una casilla de correo que no es la que utiliza habitualmente?

Deberá comunicarse con el área de Datos Maestros de Cbb al correo electrónico: [email protected] e informar la dirección de correo que utiliza habitualmente.






mailto:[email protected]

https://supplier.ariba.com/



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Configuración de cuenta

El Proveedor crea una nueva cuenta, configura su cuenta, acepta los términos de uso y se registra.

Una vez que la cuenta en Ariba Network ha sido creada ya podrá transaccionar en la plataforma.

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Transaccionar

1. El Proveedor podrá Crear Hoja de Entrada de Servicios / Crear aviso de Expedición según corresponda, y si el estatus del Pedido lo permite.

2. En el menú lateral de su pantalla el Proveedor encontrará el Centro de Ayuda de Ariba Network con videos y documentos de referencia. Igualmente, estamos poniendo a disposición de los proveedores múltiples documentos y guías que le mostrarán el paso a paso de cada una de las actividades.

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Panel de Visualización en Ariba Network

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Ingreso a Ariba Network.Para ingresar a Ariba Network el proveedor debe ingresar en su navegador la url: http://supplier.ariba.com






http://supplier.ariba.com/

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Barra de menú

Mosaicos de acceso rápido

Barra de búsqueda

Ayuda on line

Perfil de usuario

Tarjetas de información

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Visualización de Orden de Compra en Ariba Network

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Acceso directo desde panel de visualización

Acceso desde correo electrónico

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4501383425.pdf

Documentos relacionados

Número de Pedido

Botones de acción

Estatus del PedidoCliente

PDF del Pedido

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Monto del Pedido

Datos de Facturación

Datos de Entrega

Items del Pedido

Datos de Expedición

Botones de acción

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Crear Aviso de Cumplimiento de Servicio

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IMPORTANTE: es requisito indispensable contar con una RECEPCIÓN DE HOJA DE

ENTRADA aprobada (es decir una confirmación de recepción de Hoja de entrada de servicios) por parte de CBB, para poder presentar la factura correspondiente.

La Hoja de Entrada de Servicio, es el documento que se utiliza para confirmar que un servicio fue realizado en lascondiciones acordadas previamente con Cbb.

Posteriormente, Cbb debe aprobar esta Hoja de Entrada de Servicio, actualizando el estatus de la Hoja deServicio a “Aprobado” en Ariba Network.







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Solo se se podrá presentar una Factura por el monto de la HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS APROBADA por Cbb.

Se podrá emitir una factura referenciando varias Hojas de entrada de serviciosrecibidas, pero todas las Hojas de entrada deben estar relacionadas a una única Orden deCompra.

El número de Hoja de Servicio (que comienza por “1000xxxx”) debeser incluido en el campo “HES” de su factura. Esto es requisitoindispensable para la aprobación de la factura por parte de Cbb.







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Debe ingresar Fechas

Autonumerado

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Crear Aviso de Entrega de Mercancía

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IMPORTANTE: es requisito indispensable contar con un ACUSE DE RECIBO validado

por parte de Cbb mediante una Entrada de Mercancía, para poder presentar la factura correspondiente.

El Aviso de Entrega de Materiales o Aviso de Expedición es el documento que el proveedor utiliza en Ariba Networkpara confirmar que un material fue entregado en las condiciones acordadas previamente con Cbb.

Posteriormente, Cbb debe aprobar este Aviso, grabando en su sistema una Entrada de Mercancía, lo que origina unAcuse de Recibo o Recepción de Aviso de Expedición en Ariba Network.

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Solo se podrá presentar una Factura por el monto del ACUSE DE RECIBO en Ariba Network, es decir, porel monto indicado en la Entrada de Mercancía informado por Cbb, independientemente del monto declaradoen el Aviso de Expedición.

Se podrá emitir una factura referenciando varios Acuses de Recibo, pero todos debenestar relacionadas a una única Orden de Compra.

El número de Acuse de Recibo (que comienza por “5000xxxx”) debeser incluido en el campo “802” de su factura. Esto es requisitoindispensable para la aprobación de su factura por parte de Cbb.

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Debe ingresar Número de Guía

Tipo de aviso: real / estimado

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Verificación Aprobación Cbb

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Recomendamos que el proveedor visualice en AribaNetwork cuáles son los conceptos e items habilitados afacturarse ANTES de realizar la facturación.

Los Pedidos con los siguientes estatus están habilitados para la presentación de factura:

• Recibido• Recibido parcialmente• Incluido en Hoja de Servicios• Parcialmente incluido en la hoja de entrada de servicio• Facturado parcialmente

Los Pedidos con los siguientes estatus NO están habilitados para la presentación de factura:

• Nuevo• Modificado• Expedido• Expedido parcialmente• Facturado

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En la visualización de la Hoja de Entrada de Servicios el proveedor podrá identificar el estatus de la Hoja de entrada de servicios /que debe ser “Aprobado” para poder emitir factura, y el ID de la hoja de entrada de servicios de ERP (11).

El número de ID de la Hoja de entrada de servicios (que comienza por “1000xxxx”) debe ser incluido en el campo “HES” de su factura.

Esto es requisito indispensable para la aprobación de la factura por parte de Cbb

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En la visualización del Aviso deexpedición el proveedor podráidentificar:- El Pedido de compra (OC)- Acuses de recibo (Entrada Mercancía).

El número de Recepción de bienes / materiales (que comienza por “5000xxxx”) debe ser incluido en el campo “802” de su factura.

Esto es requisito indispensable para la aprobación de la factura por parte de Cbb.

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Facturación

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Facturación






El envío de la factura a Cbb se realizará por los canales habituales a través del SII (Servicio deImpuestos Internos), o facturador electrónico de cada proveedor.

CADA FACTURA DEBE REFERENCIAR SOLO UN PEDIDO.EVITE tener que realizar anulaciones y reprocesamiento de documentos fiscales.

En las facturas de Bienes / Materiales el proveedor deberá referenciar documentosde Entrada de Mercancía “5000xxxx” que identifican la Recepción de Bienes /Materiales por parte de Cbb.Esta referencia debe ser incluida en el campo 802.

Otro dato a referenciar es la Guía de Despacho en el campo de referencia “52”.

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Facturación






¿A quién puede recurrir el proveedor si tiene inconvenientes con la confección de lafactura?

El equipo de Pago a Proveedores de Cbb asistirá a los proveedores en las dudas que se lespresenten respecto a los requisitos para la presentación de facturas.Contacto al correo electrónico: [email protected]

En las facturas de Servicios el proveedor deberá referenciar documentos “1000xxxx”que identifican ID de la hoja de entrada de servicios.Esta referencia debe ser incluida en el campo “HES”.


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Visualización Aviso de Pago

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Visualización Aviso de Pago






El proveedor podrá consultar el estatus de las facturas presentadas a Cbb en todo momento en Ariba Network.

El estatus de las facturas será actualizado de modo on line, según el estado de los documentos en el Sistema de Gestión de Cbb.

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Instructivos Paso a Paso y Ayuda On Line

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Instructivos Paso a Paso

Hemos creado para los proveedores detallados instructivos para operar en Ariba Network.

Instructivos disponibles en https://cbb.cl/proveedores/



https://cbb.cl/proveedores/

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Ayuda On Line & Asistencia Técnica

SAP Ariba cuenta con Ayuda en Línea, accediendo con el ícono del interrogante (1) : 1

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Allí el proveedor podrá realizar búsquedas específicas (2), consultar documentación (3) o contactar al Servicio de Asistencia de Ariba Network para obtener asistencia técnica (4).

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Ayuda On Line & Asistencia Técnica

La Ayuda Online también comprende acceso a tutoriales audiovisuales:

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3

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Preguntas frecuentes

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¿Tiene costo para los Proveedores?No, no tiene costo. La cuenta Estándar es gratuita para los Proveedores.Si el Proveedor eligiera registrarse con una cuenta Enterprise, ese tipo de cuentas sí está sujeta a un cargo por suscripción.

¿El actual Portal de Proveedores dejará de funcionar?El Portal de Proveedores seguirá vigente durante este proceso, con funcionalidades que serán gradualmente migradas a SAP Ariba Network.

¿Cómo sé si mi cuenta es Estándar o Enterprise?

Tipo de cuenta



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¿Cuáles son las empresas relacionadas de Cbb y sus casillas electrónicas?

RUT Razón Social Casilla de intercambio91755000-K CEMENTOS BIO BIO SA [email protected] BIO BIO CEMENTOS SA [email protected] CEMENTOS BIO BIO DEL SUR SA [email protected] READY MIX HORMIGONES LIMITADA [email protected] INACAL SA [email protected] MINERA EL WAY SA [email protected] MINERA RIO TENO SA [email protected] MINERA JIGUERO SA [email protected] ARIDOS PETROMIN SA [email protected] ARENEX SA [email protected] INVERSIONES CEMENTOS BIO BIO SA [email protected] ARIDOS ARENEX LIMITADA [email protected]



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Gracias!Equipo Proyecto Ariba

Network

Documents

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