Gerenciamento de aquisiçõesE-Bio

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Gerenciamento de aquisiçõesTurma e grupo

GEEP 23 – Gerenciamento de aquisiçõesProf. Marco Antonio CoghiMarço/2012

Integrantes do grupo:

Fabricio Metzker Nilson Rezende

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Gerenciamento de aquisiçõesObjetivos do trabalho

Os objetivos desse trabalho são:

• Entender os conceitos apresentados pela disciplina de gerenciamento de aquisições;

• Aplicar tais conceitos através de um trabalho prático;

• Discutir com o professor e demais grupos as possibilidades que podem ser utilizadas durante a elaboração dos planos de aquisição;

• Compartilhar experiências reais já vivenciadas pelos participantes da disciplina;

• Entender as expectativas das empresas, do mercado e dos fornecedores quanto ao processo de aquisições;

• Debater as soluções e ideias apresentadas com o objetivo de aumentar e aprofundar o conhecimento do grupo como um todo;

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Gerenciamento de aquisiçõesApresentação da empresa - E-Bio

A E-Bio é uma empresa que atua no mercado de software com foco em soluções de biometria. A empresa atua como provedora de soluções para otimização de processos e redução no tempo de atendimento em sistemas de coleta, validação e armazenagem de dados.

Na parte de integração, a E-Bio é responsável pela definição do hardware a ser utilizado nas soluções, definição dos algoritmos de coleta e identificação de imagens e montagem da solução final a ser disponibilizada.

Atualmente a empresa possui sólidas parcerias com os principais distribuidores de hardware e soluções de biometria. Isso agiliza a implementação das soluções e torna a E-Bio um dos principais players do mercado.

Nossas soluções estão implantadas em clientes de grande porte, sendo que os dois principais setores que utilizam nossas soluções são: instituições financeiras e orgãos governamentais.

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Gerenciamento de aquisiçõesWork Breakdown Strucutre

WBS com pacotes make e buy:

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Gerenciamento de aquisiçõesCritérios adotados na análise Make or Buy

Critérios de escolha dos pacotes buy:

Pacotes Buy Descrição Critérios de análise

1.1 Hardware Pacote fora do foco principal do negócioHardware validado e homologado pelo mercado

1.2 Software Tecnologia não dominada pela equipeCusto de desenvolvimento elevado

3.1 CodificaçãoUtilização de fornecedor com experiência na área de desenvolvimento Equipe do fornecedor especializada no assunto

4.1 Teste unitário Redução de custo e tempo nos testesLiberação da equipe interna para foco no negócio

5.2 Treinamento Redução nos custos com treinamentoUtilização do expertise de mercado do fornecedor

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Gerenciamento de aquisiçõesMapa de aquisições

ID ITEM ID. WBS Vendor List Orçamento Prazo

1 Hardware 1.1

1. CrossMatch2. Nitgen3. Cannon

4. IBM / Dell

1. 200 cameras * 4.000 reais = 800.00 reais2. 200 leitores digitais * 3.000 reais = 600.00 reais

3. 200 coletores * 3.000 reais = 600.00 reais4. 200 mesas digitalizadoras * 2.000 reais = 400.00 reais

1. 30 dias2. 30 dias3. 30 dias4. 30 dias

2 Software 1.2 CrossMatch 200 licenças de uso do software * 1200 reais = 240.000 reais 10 dias

3 Codificação 3.11. Stefanini

2. Accenture15 pessoas * 240 horas * 150 reais/hora = 540.000 reais10 pessoas * 240 horas * 225 reais/hora = 540.000 reais

45 dias

4Teste

Unitário3.2

1. Stefanini2. Accenture

3 pessoas * 80 horas * 120 reais/hora = 28.800 reais3 pessoas * 80 horas * 150 reais/hora = 36.000 reais

15 dias

5 Treinamento 5.21. IBM2. Tata

1 semana de treinamento para 50 pessoas = 25.000 reais1 semana de treinamento para 50 pessoas = 17.000 reais

20 dias

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Gerenciamento de aquisiçõesWBS revisada pela gerência de aquisições

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Gerenciamento de aquisiçõesRegistro de riscos

Momento Evento de Risco Resposta ao Risco Mitigação Contingência

Análise + gestão

Falta de disponibilidade de Hardware (Estoque baixo e ou atraso na entrega)

Ter fornecedores alternativos e cláusulas contratuais c/ multa.

Manter equipamentos extras no estoque na empresa – por segurança em caso de falta

Análise + gestão

Software de suporte ao hardware c/ bug e ou restrições de uso.

Cláusula contratual prevendo suporte e soluções para as restrições de uso.

Teste de stress para prevenir atraso no desenvolvimento

Análise + gestão

Desenvolvimento da codificação com requisitos faltosos e bugs

Alto nível de detalhamento dos requisitos e da arquitetura da

solução + utilização de pontos de checagem durante essas etapas

(quality gates)

Equipe sênior atuando nas fases de homologação e instalação

Análise + gestão

Testes ineficientes com falhas de execução

Explorar e eliminar as falhas identificadas

Softwares automatizados de testes e identificação de falhas

Análise + gestão

Falta de conhecimento e surgimento de conflitos na fase de treinamento

Treinar equipe na resolução de conflitos e capacitar supervisores

regionais

Fornecimento de treinamento adicional na regiões de conflito

para suprir conhecimento limitado

Principais riscos identificados, planos de mitigação e contingência:

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Gerenciamento de aquisiçõesProcessos eliminatórios e classificatórios

Os critérios eliminatórios são:• Pelo menos 5 profissionais certificados na tecnologia ASP NET• Pelo menos 3 profissionais certificados como Project Management Professional• Comprovação de pelo menos 3 anos de experiência no mercado de biometria• Implementação de um projeto com mais de 3000 horas nos últimos 12 meses• Estar em dia com todas as obrigações trabalhistas

Os critérios classificatórios são (detalhamento no slide “Sistema de pontuação”):• Maior quantidade de profissionais qualificados• Oferecer Data Center para armazenamento• Maior quantidade de credenciais de projetos• Servidores dedicados • Domínio de língua inglesa dos profissionais• Preço

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Gerenciamento de aquisiçõesDeclaração de trabalho

Requisito Detalhamento do requisito

Especificações técnicasAlgoritmo 128 bitsIdentificação de minúcias

Qualidade RequeridaTemplates de 128 bits criptografadosIdentificação de similaridades de fraudes

Quantidades 200 licenças de software e/ou itens de hardware

Prazos Entrega em 30 dias após aprovação de compra

SuporteGarantia de 3 mesesSLA de atendimento para erros de acordo com a criticidade: Alto = 4 h, Médio = 12 h e Baixo = 24h

TreinamentoImplementação de melhorias em relação à versões anterioresTreinamento de 3 funcionários em novas funcionalidades implementadas

Garantia IQD (Índice de qualidade digital) >= 2

Local de Entrega São Paulo ( Sede da empresa )

ConfidencialidadeEmpresa contratada não poderá utilizar as informações para codificar outros sistemas na área de biometria por 3 anos

PadrõesFramework de desenvolvimento em camadasTecnologia: .NET e ferramentas Microsoft

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Gerenciamento de aquisiçõesCritérios de avaliação do fornecedor

Os critérios de avaliação foram definidos, mas foi decidido que os mesmos não serão divulgados para os fornecedores nesse momento.

Entendemos que a divulgação dos critérios nessa fase do processo não agregará valor aos fornecedores . Tais critérios serão apresentados aos fornecedores em momento oportuno, após a entrega das propostas pelos mesmos.

Caso algum fornecedor não concorde com os critérios apresentados, o fornecedor poderá desistir da prestação do serviço sem que haja nenhum impacto no relacionamento com a nossa empresa.

Acreditamos que essa abordagem trará boas propostas de nossos fornecedores e não impedirá de forma alguma a exposição das propostas e ideias.

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Gerenciamento de aquisiçõesSistema de pontuação

Item Critério Peso Critério

1 Maior quantidade de profissionais qualificados 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1

2 Oferecer Data Center para armazenamento 0,15 Sim e ilimitado = 5, Sim c/ 50 Gb/mês = 4, Sim c/ 30 Gb/mês = 3, Sim c/ 10 Gb/mês = 2, Não = 1

3 Maior quantidade de credenciais de projetos 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 4 Servidores dedicados 0,15 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 5 Domínio de língua inglesa dos profissionais 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1

6 Preço 0,55Menor preço = 5, desvio de até 10% do menor preço = 4, desvio de 11 a

20% do menor preço = 3, desvio de 21 a 30% do menor preço = 2 e desvio maior de 31% do menor preço = 1

FORNECEDOR 1 - CrossMatch FORNECEDOR 2 - Nitgen FORNECEDOR 3 - Cannon FORNECEDOR 4 - IBM / Dell

Item Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada

1 4 0,2 2 0,1 4 0,2 1 0,2

2 3 0,45 1 0,15 3 0,45 4 0,45

3 2 0,1 2 0,1 3 0,15 3 0,1

4 4 0,6 3 0,45 2 0,3 4 0,6

5 1 0,05 3 0,15 3 0,15 3 0,05

6 4 2,2 2 1,1 1 0,55 2 2,2

TOTAL 3,6 TOTAL 2,05 TOTAL 1,8 TOTAL 3,6

O quadro abaixo descreve o sistema de pontuação e aplica o mesmo ao item 1 do mapa de aquisições:

O documento escolhido para solicitação de propostas é a RFQ (Request for Proposal). Motivos:

• Alto nível de detalhes que precisam ser especificados na declaração de escopo solicitada aos fornecedores

• Solicitação de requisitos técnicos que serão apresentados em conjunto com as respectivas normas reguladoras

• Disponibilização de documentos técnicos contendo exemplos dos requisitos solicitados

• Apresentação do modelo de contrato que a e-Bio solicitará dos potenciais fornecedores

• Disponibilização de alguns protótipos que devem ser seguidos pelos potenciais fornecedores

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Gerenciamento de aquisiçõesDocumentos de aquisição adotados

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Gerenciamento de aquisiçõesMeio adotado para o convite

Os fornecedores serão avisados quanto a proposta em questão através de e-mail. Convidaremos os 5 fornecedores cadastrados na nossa vendor list, os quais são especializados na prestação dos serviços necessários.

No email de convite será fornecido o endereço eletrônico (URL) da ferramenta que a nossa empresa utiliza para gestão das propostas e/ou aquisições. Cada fornecedor deve acessar a ferramenta, baixar o material da proposta e coletar o cronograma que define as datas definidas para os eventos relacionados a proposta.

Toda a comunicação com os fornecedores será realizado através da ferramenta citada, bem como a reunião de esclarecimento de dúvidas - através da funcionalidade meeting place da ferramenta.

Caso algum fornecedor tenha problemas técnicos de acesso à ferramenta ou dúvidas de como utilizá-la, o fornecedor deverá contatar nosso suporte através do telefone (11) 1234-5678 durante o horário comercial.

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Gerenciamento de aquisiçõesTipo de contrato

O tipo de contrato escolhido para nossas aquisições foi o contrato formal devido aos itens abaixo:

• Criticidade do projeto – como a e-Bio também trabalha com contratos formais com seus clientes, a empresa precisa reduzir os riscos envolvidos nos projetos e ter garantias que conseguirá entregar o que foi acordado com seus clientes.

• Porte dos fornecedores envolvidos – a empresa se relaciona com grandes players do mercado e os mesmos só aceitam trabalhar com contratos formais.

Os contratos serão de prestação de serviços, sendo que os mesmos utilizarão o seguinte critério:

• Escopo solicitado na RFP – será tratado como preço fixo• Possíveis solicitações de mudança – serão estimadas pelo fornecedor, negociadas

com a e-Bio e aprovadas utilizando um valor previamente acordado em contrato (valor em homem / hora).

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Gerenciamento de aquisiçõesModo escolhido

No caso da e-Bio, o processo escolhido foi o de concorrência privada.

Identificar as necessidades que se deseja

adquirir

Já existem fornecedores qualificados ?

I

Planejar o que será

solicitado ao mercado

Escrever a RFP referente a solicitação

Sim Publicar a necessidade

para o mercado

Identificar os possíveis

candidatos

Qualificar os candidatos

Inserir candidatos qualificados

na vendor list

Coletar as propostas dos fornecedores

Analisar as propostas

Pontuar as propostas

Classificar as propostas

Negociar os termos da proposta

Elaborar o contrato com o fornecedor

Não

Acordo entre as partes ?

F

Sim

Não

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Gerenciamento de aquisiçõesAdministração da aquisição

Atitudes e métodos de fiscalização adotados para administrar o contrato:

• Definição de quality gates – definição e verificação de itens que comprovem a performance e qualidade dos pacotes que estão sendo aprovados. Exemplo: tempo de resposta da aplicação, capacidade de processamento por minuto, etc.

• Utilização de critérios de saída para cada pacote de trabalho – somente se forem cumpridos todos os itens do critério de saída o pacote de trabalho será considerado aprovado;

• Controle de solicitações de mudança com aprovação baseada em um Change Control Board – toda solicitação de mudança, tanto do fornecedor quanto do cliente, será avaliada e submetida a avaliação do CCB.

• Visitas ao site do fornecedor – visitas poderão ser agendadas com 5 dias úteis de antecedência ao site do fornecedor

• Reuniões quinzenais para acompanhamento da evolução – nas reuniões o fornecedor apresentará a evolução das atividades e serão discutidos os principais riscos e issues do projeto.

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Gerenciamento de aquisiçõesRelatórios de administração

Para acompanhamento da evolução, um gráfico contendo a curva S comparativa entre o planejado e o realizado será utilizado:

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Gerenciamento de aquisiçõesRelatórios de administração

Também será gerado um gráfico de backlog mostrando a quantidade de changes requests solicitadas, aprovadas, implementadas e a implementar, conforme mostrado na figura abaixo:

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Gerenciamento de aquisiçõesAdministração de contrato

Fluxograma para administração dos contratos:

Definir o gestor do contrato

Existem mudanças no

contrato ?I

Analisar o contrato a ser administrado

Realizar reunião de

kick-off

Realizar os ajustes

necessários

Medir evolução

Gerar relatório de

medição

Critérios definidos

foram atendidos ?

Aprovar pagamento

da fase

Existem ações corretivas ou

melhorias aprovadas ?

Aplicar ações corretivas ou

melhorias aprovadas

Analisar possíveis ações corretivas e/ou melhorias

Fornecedor solicita

mudança

Encerrar o contrato

FExistem pacotes

pendentes ?

Sim

Não

Sim

Não

Sim

Sim

Não

Não

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Gerenciamento de aquisiçõesEncerramento de contrato

Fluxograma para encerramento dos contratos:

Todo o escopo foi

contemplado ?

I

Todos os pagamentos

foram efetuados ?

Entregas aceitas ?

Existem outras

pendências ?

Emitir termo de

encerramento do contrato

Arquivar os documentos necessários

Comunicar o encerramento

do contrato

Publicar as lições

aprendidas

Rever os itens de escopo

não atendidos

Rever os pagamentos

faltantes

Rever as pendências

F

Sim

Não Não Não Não

Sim Sim Sim

Rever as entregas