Datadrevet effektiviseringsprojekt

Sammen om ny velfærd

Disposition

• Lidt om Halsnæs Kommune• Overordnet om projektet• Dataanalyse• Projektets faser

Halsnæs Kommune

Indbyggertal: 31.000

Større Byer: Hundested, Frederiksværk og Liseleje

Budget 2 mia.kr.

Borgmester: Steen Hasselriis (V)

Effektiviseringsdagsorden i Halsnæs

• Der findes 2% hvert år af budgettet til omprioriteringer (38 mio.kr.), hvoraf 1% skal findes som effektiviseringer (19 mio.kr.)

• Tre-delt strategi: – Områdegennemgang– Enkeltstående effektiviseringsforslag

fra områderne– Tværgående effektivisering

Sammen om ny velfærd

• Komplekse borgere med mange kommunale kontaktpunkter og modtager flere ydelser fra kommunen.

• Hypotese: 1% af borgere driver 30% af kommunens udgifter

• I Halsnæs: 1% af borgerne driver 30% af kommunens udgifter

Projektets mål

• Øget kvalitet for borgerne

• Øget effekt af indsatser

• EffektiviseringTilgang: • borgeren i bevægelse med udgangspunkt i borgerens drømme og

ønsker• Fokus på vedvarende ændring af kultur, samarbejdsformer og

arbejdsprocesser

Projektets mål

• Ekstra bonus: Understøtter og eksemplifiererkoncerntankegangen med fokus på fælles og helhedsorienterede løsninger på tværs af kommunen

Projektets mål

• Udgangspunkt var at kigge på samtlige borgere

Projektets faser

• Maj-juni 2015Foranalyse

• November-januarKortlægning

• Februar-aprilIdegenerering

• Maj-juniDesign og 1.impl.

• August-Implementering og gevinstrealisering

Foranalyse - dataSTEP 1 DATAINDSAMLING OG OVERBLIK• Indsamling af individ data

• Borgere, adresse og familierelation

• Identificering af områder med manglende individdata

• Yderligere indhentning af data

• Udarbejdes algoritmer/fordelingsnøgler til estimering af individomkostninger

• Validering af beregnede individomkostning

STEP 2 IDENTIFICERING AF YDERLIGERE DATABEHOV OG UDREGNING AF MANGLENDE VARIABLE

STEP 3 DATABEHANDLING OG IDENTIFICERING AF SEGMENTER• Data behandles og indsættes i model

• Segmenter identitetens

• Validering af segmenter

Foranalyse - dataDATAKILDER – OMKOSTNINGER PÅ INDIVIDNIVEAU

5. Ingen registreringer

4. Udgifts- eller aktivitetsregistrering på

ukendt gruppeniveau

- lokal registrering

3. Udgifts- eller aktivitetsregistrering på

kendt gruppeniveau

- sagssystem

2. Aktivitetsregistrering på individniveau

- sagssystem, hvorsamkøring med økonomisystem

ikke er mulig

1. Udgiftsregistrering på individniveau

-ved samkøring af sagssystem og økonomisystem

Kendskab til hvilke cpr-numre, der trækker hvilke udgifter.F.eks.• Alle kontakte ydelser• Visiterede foranstaltninger i form af tilbud, indsatser eller aktiviteter

Kendskab til hvilke cpr-numre, der modtager hvilke foranstaltninger i form af tilbud, indsatser, aktiviteter, hvor udgiften ikke er kendt. Prisen kan skønnes på baggrund af totaludgiften eller takstberegningF.eks.• Visiterede foranstaltninger – hvor den præcise pris ikke fremgår af

visitationenKendskab til en gruppe af cpr-numre, der modtager en foranstaltning, hvor den samlede pris eller samlede omfang er kendt. Udgiften skønnes ved at dele (skønnet) samlet udgift med antal modtagere eller pba. Takstberegning

Ukendt gruppe af cpr-numre, der modtager en foranstaltning, hvor den samlede pris eller samlede omfang er kendt. Udgiften skønnes ved at dele (skønnet) samlet udgift med antal modtagere F.eks.• Ikke-visiterede foranstaltninger som anonym alkoholbehandling, psykologsamtaler

Hverken kendskab til hvem der modtager den givne foranstaltning, hvad enhedsprisen er eller omfanget af ydelsen. Udgiften vurderes alene på skøn – evt. på baggrund af casestudierF.eks.• Rådgivning og vejledning på voksenområdet

12

Samlet omkostninger i 2014 fordelt på borgere

2.079 Mio.

1.010 Mio.

473 Mio.

1.068 Mio.

537 Mio.

Totale forbrug Ikke relevant Relevant Kompletteret Fra økonomisystem

De omfattede omkostninger fordelt på Halsnæs Kommunes 32.595 borgere

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

4.000.000

Gennemsnitlig omkostning: 921.547 kr.

1 PROCENT AF BORGERNE

Gennemsnitlig omkostning:539.913 kr.

3 PROCENT AF BORGERNE

Gennemsnitlig omkostning.389.546 kr.

5 PROCENT AF BORGERNE

Antal borgere: 3259Gennemsnitlig omkostning:253.846 kr.

10 PROCENT AF BORGERNE

30 %

53 %

63 %

83 %

Fra borger nr. 13.043 er omkostningen 0

1% 3% 5% 10%Mio. kr.

14

De omfattede omkostninger fordelt på Halsnæs Kommunes 3.567 husstande med minimum to beboere hvoraf minimum en beboer er under 18 år

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

1.600.000

1.800.000

2.000.000

Antal familier: 90Gennemsnitlig omkostning: 830.941 kr.

1 PROCENT AF FAMILIERNE

Antal familier: 269Gennemsnitlig omkostning: 529.531 kr.

3 PROCENT AF FAMILIERNE

Antal familier:448Gennemsnitlig omkostning. 417.422 kr.

5 PROCENT AF FAMILIERNE

Antal familier: 897Gennemsnitlig omkostning:298.781 kr.

10 PROCENT AF FAMILIERNE

Fra familie nr. 2207 er omkostningen 0

1%3% 5% 10%Mio. kr.

16 %

31 %

41 %

58 %

Foranalyse

• Udvælgelse af borgersegmenter • Kostede minimum

150.000 kr/årligt• Modtog min. 7

ydelser fra et område eller

• Min. 4 ydelser fra 2 områder eller

• Ydelser fra 3 områder eller flere

Borgersegmenter

• Forslag fra Implement om 10 forskellige borgersegmenter svarende til 784 unikke borgere og samlede udgifter for knap 200 mio.kr.

Hvilke borgersegmenter ?

Segmenter Skønnet effektiviseringspotentiale

Hjerneskadekoordinator 570.000

Misbrugsbehandling og støtte i eget hjem 430.000

Alkohol og stofmisbrug 960.000

Ressourceforløb/mentor og støtte i eget hjem 310.000

Sygepleje eller hjemmeplejle og støtte i eget hjem 2.180.000

Familier, hvor en i familien modtager mentor eller er i ressourceforløb

3.830.000

Familier i almene boliger med børn 6.260.000

Familier med anbragte børn 4.860.000

I alt 19.400.000

1) HjerneskadeskoordinatorKARAKTERISTIKA• Antal borgere: 18• Gns. Alder: 58• Andel kvinder: 28 %

• Samlet forbrug: 5,8 mio. kr.• Gns. Forbrug: 322.217 kr.

BORGERNES OMKOSTNINGER FORDELT PÅ OMRÅDER TOP 10 KONTI MED STØRST FORBRUG

0 250.000 500.000 750.000 1.000.000

Ældre Beskæf. B&U Sundhed Voksen Social Familie & børnOmråde Kontonavn

Antal personer

Omkostning

Andel der modtager

Beskæf. Førtidspension 9 1.158.209 50%Beskæf. Sygedagpenge 7 677.252 39%

Ældre

Afløsning og aflastning samt tilbud om midlertidigt ophold 4 554.401 22%

Ældre

Kommunens levering af personlig og praktisk hjælp 7 429.461 39%

Ældre

Afløsning og aflastning samt tilbud om midlertidigt ophold < 4 417.203 -

Voksen Social

Socialpædagogiskbistand og behandlingtil personer med bety… < 4 411.149 -

Ældre

Kommunens levering af personlig og praktisk hjælp 5 265.607 28%

Voksen Social Køb af pladser 11 262.134 61%

Sundhed

Vederlagsfri behandling hos en fysioterapeut 7 228.966 39%

Ældre

Tilskud til personlig og praktisk hjælp m.v., som modtageren… < 4 190.069 -

HjerneskadekoordinatorSkønsmæssigt effektiviseringspotentiale

VurderingDer er formentlig alene et meget beskedent potentiale i at forbedre visitationen af indsatser og ydelser til borgere med erhvervet hjerneskade, da hjerneskadekoordinatorfunktionen allerede varetager denne funktion. Dog kan der formentlig forsat arbejdes videre med at udvikle funktionen ikke mindst på baggrund af erfaringerne fra de landsdækkende projekter på området.

IndsatsDer ses et tydeligt potentiale i at udvikle nye indsatser og nye tilbud til borgere i segmentet, idet borgernes kompleksitet i behov ikke optimalt kan håndteres inden for den eksisterende tilbudsvifte og med de mere gennerelle kompetencer – og som derfor bliver ”tunge at håndtere” i generelle tilbud

EffektDer ses et tydeligt potentiale i at intensivere den rehabiliterende indsats til nogle af borgerne i segmentet med henblik på at opnå bedre effekt af den kommunale indsats og dermed hurtigere tilbagevenden til arbejdsmarkedet og lavere behov for ydelser

Ca. 390.000 kr.

Udgiftsprofil

3.897.104 1.902.804

I spil Ikke i spil, herunder lovbundne udgiftstyper

Ca. 190.000 kr.

I alt ca. 580.000 kr.

Sagsbehandlings-/visitationstyngde

Ældre Beskæf. B&U Sundhed Voksen Social & Familiebørn

Organisering af projekt

Projektejer: Lisbeth RindomStyregruppe: Økonomichef,

Implement , MED-repræsentant, Chef for Borgerservice &Beskæftigelse

Referencegruppe: Udvalgsformænd og borgmester

Arbejdsgruppe 1 Arbejdsgruppe 2 Arbejdsgruppe 3

Projektleder: Louisa Moestrup

Proces

Opgaver-kortlægningsfase

• Nærmere beskrivelse af segmentgruppe

• Finde eksempler på borgere i borgersegment

• Borgerrejser• Estimere sagsbehandlertid

Resultat -kortlægningsfase

• Generel stor lighed i borgersegmenterne – mere udtryk for livscyklus og tilfældighed i hvor i kommunen borgeren først ramte

• Gav anledning til at oprette 2 spor:– Voksen (individ)– Familie

Idefasen -proces

• 4 workshops for alle arbejdsgrupper + ekstra medarbejdere– Brainstorm ideer– Konkretisering af løsningsveje– Første beregning af pris– Lovgivningsmæssige udfordringer

• Arbejdede dels i arbejdsgrupper og spor

Idefasen -proces

• Mål om at ramme reduceret ramme for hvad nyt løsningsdesign må koste

• Færre kontaktpunkter for borgeren• Tro på større effekt for borgeren

Løsningsdesign -Tværgående elementer

Principper• Borgeren i centrum

(empowerment)• Netværket aktiveres• En plan – fælles mål og

fælles sprog• Øget tilknytning til

arbejdsmarkedet altid mål• Fokus på

fremtidsmuligheder og ressourcer

Konkrete elementer• Et borgerkoordinatorkorps med forskellige fagligheder omkring

borgerne/familien/segmentet• En ”borgerkoordinator” (nogle gange to fagligheder i et makkerpar)• Bagvedliggende eksperter, der bringes i spil af borgerkonsulenterne• Videndelingsmøder, hvor ”borgerkoordinatorer” og eksperter deler viden

om bedste praksis• Én plan for borgeren/familien med tydelige mål for borgeren• Afsættet er borgerens behov – ikke løsningen. Borgerens egne

ambitioner (inden for rimelige rammer) som udgangspunkt for planen

Løsningsdesign -Tværgående elementer

Konkrete elementer• Der er altid beskæftigelsesfokus i planen – fokus er virksomhedspraktik• Tydelig tidsafgrænsning af indsatsen (ét-års sigte),• Borgerens netværk aktiveres• Borgeren evaluerer selv indsatsen (egen indsats og borgerkoordinatorens indsats)• Der arbejdes med få/integrerede ydelser, der leveres af færre mennesker• Der arbejdes med at udvikle gruppeforløb for borgerne, når de er klar (med mindre

det forstyrrer netværket)• Pakkeydelser (med henblik på at lette visitationen) – der arbejdes hen mod

smidige myndighedspakker• Vi er altid på vej ud af borgerens liv

Udfordringer – et par af dem

• Opsporing af borgere• Hvordan implementer vi for så mange

borgere af gangen og revisitering• Kompetenceudvikling af sagbehandlere

og sammenhæng til daglig drift • Økonomi og opfølgning herunder

effektmål• Organisering af løsninger• Lovgivningsmæssige udfordringer

Økonomimodel

• Omkostninger på ca 175 mio.kr. som går på tværs af udvalg – hvilken udvalgsmæssig forankring?

• Hvordan følger vi op på økonomien, når ca. halvdelen af omkostninger ikke kan trækkes umiddelbart i økonomisystemet? Skyggepriser ?

• Opfølgning på antal, så vi ikke pludselig har flere borgere i de nye tilbud?

• Budgetansvar og skal vi samle budget eet sted eller skal budgetterne blive ud i de forskellige områder ? Og opsamling på tværs.

• Er vi bogføringsmæssig nødt til at udskille de borgere, som er i programmet? Og hvordan gør vi det bl.a. i ydelsessystemet, hvor der er automatisk bogføring ?

Erfaringer indtil videre• Vigtig med bred involvering fra områderne og ja det

kræver mange ressourcer• Kan være en god ide at gøre det faseopdelt• Vigtigt at tage ejerskab af projektet ift eksterne

konsulenter• Vigtigt at tænke over tidligt i processen, hvordan data

gøres anvendelige fremadrettet• Stærk projektleder og –ejer• Havde forventet flere ”slagsmål” mellem

fagligheder/faglige logikker, men det har vi ikke oplevet meget endnu.

• Medarbejdere er virkelig gået ind i processen proaktivt og har ikke været bange for at skære sig sin egen funktion væk

Tak