Sag - AAU UPDATE · Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 27.06.2018 3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min) 4. Orientering fra medarbejdersiden

17. oktober 2018

SagTitel: FSA - 2018.11.06

Sagsbehandler: Stine Vestergaard, 141319

Sagsnummer: 2018-234-00041

Oprettet: 2018-01-02T00:00:00

Opdateret: 2018-10-17T00:00:00

Sagsparter

Dokumenter

Titel Tilstand Type Aktnr.

Dagsorden til møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalget (FSA) i Fælles Service, onsdag den 6. november 2018 kl. 13-15

UÅ, Udkast DAGSOR, Dagsorden 0

2. Referat af FSA møde den 27.06.2018 UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

6. Sagsfremstilling, 2. periodeopfølgning og status på budget 2019

UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

6.1 2. periodeopfølgning og status på budget


7. Sagsfremstilling, Orientering om beredskab


7.1 Orientering om beredskab UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

8. Sagsfremstilling, Arbejdsmiljøets tilstand i FS


8.1 Sammenfatning af arbejdsmiljøets tilstand i FS


8.2 Status på arbejdsmiljøetstilstand i de enkelte afdelinger


Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i WorkZone under sagsnr.: 2017-234-00020. Møder afholdt i 2018 findes under sagsnr. 2017-234-00022.

Til medlemmerne af FSAHR-afdelingenFredrik Bajers Vej 7F9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:Navn: Stine VestergaardTelefon: +4599403880E-mail: [email protected]

Dato: 24-09-2018

Dagsorden til møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalget (FSA) i Fælles Service, onsdag den 6. november 2018 kl. 13-15, Frederik Bajers Vej 5, lokale 207

Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet.

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00 (5 min)

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 (5 min)Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 27.06.2018

3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min)

4. Orientering fra medarbejdersiden / Louise Danielsen, 13.20 (10 min)

5. Status på organisationsændringen / Antonino Castrone, 13.30 (15 min)

Pause, 13.45 (10 min)

6. 2. periodeopfølgning (januar-august) samt status på budget 2019 /Michael Sandersen, 13.55 (15 min)

7. Orientering om beredskab / Svend Ole Hosbond, 14.10 (15 min)

8. Opfølgning på arbejdsmiljødrøftelsen i Fælles Service samt fokuspunkter for det kommende APV-år / Antonino Castrone, 14.25 (30 min)

9. Eventuelt, 14.55 (5 min)

Side 1 af 3

Til medlemmerne af FSAHR-afdelingenFredrik Bajers Vej 7F9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:Navn: Stine VestergaardTelefon: 99403880E-mail: [email protected]

Dato: 27-06-2018

Referat af møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, onsdag den 27. juni 2018 kl. 13.00-14.40, Frederik Bajers Vej 5, lokale 207

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00

Udvalget godkendte dagsordenen.

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 15.03.2018

Udvalget godkendte referatet.

3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min)

AC orienterede om, at Studievalgs virksomhedsoverdrages til ministeriet. Overdragelsen kommer på baggrund af nye regler fra ministeret. For medarbejderne betyder det, at de ikke længere er koblet op på universitetet, men at de forbliver på samme placering. Det har været en inddragende proces, og det er blevet behandlet grundigt i det lokale SA. Overdragelsen sker pr. 1. oktober 2018.

Udvalget tog orienteringen til efterretning.

4. Orientering fra medarbejdersiden / Louise Danielsen, 13.20

Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant fremmødt X

Suppleant

Antonino Castrone (AC) XLouise Danielsen (LD) XBo Hovgaard Thomasen XKaj Zacho Nedergaard (KN) XHelle Kjær (HK) X Bente Siggaard AndersenKim Kristensen (KK) X Per KnudsenRepræsentant for PROSA - Vakant Birthe Riis KennedyOle Garsdal Hansen (OH) X Morten DenaaAnna Marie Svendstrup (AS) X X Lotte Stehouwer ØgaardLone Vestergaard (LV) XHenrik Søndergaard (HHS) XMartin Vive Ivø (MVI) X (video)

Administrativt personale: Stine Vestergaard (SVE) (ref.)

Desuden deltog: Michael Sandersen, Økonomiafdelingen, vedr. pkt. 6

Side 2 af 3

LD orienterede om, at hun ikke genopstiller som arbejdsmiljørepræsentant, og derfor heller ikke genopstiller til FSA og næstformandsposten ved næste valg.


5. Status på organisationsændring / Antonino Castrone, 13.30

AC orienterede om organisationsændringen. 122 personer er blevet omorganiseret, og ca. 50% er blevet placeret i Fælles Service. Dette er fordelt således, at der kommer 10 nye medarbejdere til ØA, 19 til studieservice og 16 til kommunikation. Ligeledes samles Ph.d. administrationen, som udgør 12 personer, under FS med reference til Ulla Gjørling.

Det nuværende kvalificerede ansættelsesstop bortfalder, men erstattes af et nyt kvalificeret ansættelsesstop for hele organisationen som løber indtil videre. Dette skyldes, at der i projektets næste fase skal kigges på administration af institutterne.

Udvalget ønsker en øget opmærksom på de berørte afdelinger og opfordre til, at de lokale SA behandler området konkret, herunder drøfter hvordan de bedst muligt byder nye medarbejdere velkomne.

Udvalget tog orienteringen til efterretning og havde en drøftelse af omorganiseringens betydning for FS.

Pause, 13.45 (10 min)

6. 1. periodeopfølgning (januar-april) / Michael Sandersen, 13.55 Bilag 6.1: Første periodeopfølgning 2018, præsentation

MS præsenterede udvalget for første periodeopfølgning 2018. Resultatet for FS var ved udgangen af april på minus 429.000 kr., hvilket er en positiv afvigelse fra budgettet på ca. 5,3 mio. Afvigelsen skyldes en positiv afvigelse på forbrugsomkostninger, som er kommet på baggrund af bl.a. forskydninger af poster i CAS samt lavere husleje på Byggeri og Anlægs kommende bygninger. Ligeledes er ikke alle planlagte projekter under digitaliseringspuljen igangsat. MS nævnte ligeledes de finansielle poster, som har haft en negativ påvirkning på resultatet. Den negative påvirkning skyldes, at der har været en generel uro på aktiemarkedet.

Udvalgt stillede spørgsmål til det mindre forbrug som har været på personaleomkostninger. MS kommenterede, at faldet bl.a. skyldes, at ikke alle tiltag under digitaliseringspuljen er i gangsat, og at personaleomkostningerne til projekterne derved ikke er anvendt. Ligeledes er det svært ved budgetplanlægningen at vide hvor mange midler af fx Rektors og Direktørens rådighedssummer, der anvendes til forbrugsomkostninger og hvor mange der anvendes til personaleomkostninger.

MS orienterede om, at det budgetterede afdelingsvise resultat for FS viser et overskud på ca. 17 millioner mod det budgetterede overskud på 3. millioner. Estimatet for 2018 viser dog på nuværende tidspunkt et underskud på ca. 18 millioner. Ændringen i estimatet skyldes bl.a., at ITS har fået bevilliget midler til GDPR. ITS vil derfor bevæge sig fra deres nuværende overskud til et større underskud.

Der blev stillet spørgsmål til, hvilken betydning organisationsudviklingen vil få for budget og resultat. MS svarede, at organisationsudviklingen ikke vil komme til at påvirke budgettet i 2018, da det kører videre med de budgetteringer som allerede er fastlagt. Det vil blive inddraget ved budgetlægning for 2019.

Overordnet på FS var der ved årets start estimeret et underskud på 35,9 mio. I det nye estimat for 2018, er underskuddet steget til 50,9 mio. kr. Til denne afvigelse kommentere MS, at AAU i sidste øjeblik ift. lukning af budget 2018 fik bevilliget 10 mio. kr. mindre i forskningsmidler end forventet. Da AAU ikke som helhed vil budgettere med et højere underskud, blev de 10 mio. kr. i budgettet pålagt FS som en reduktion af FS’ budget. Så oprindeligt blev der budgetteret med et underskud på FS på 45,9 mio. kr., som så blev reduceret til et underskud på 35,9 mio. kr. De manglende 10 mio. kr. skal nu findes ved fælles hjælp i alle hovedområder. Ligeledes blev der i 2017 brugt 2,9 mio. mindre på digitaliseringspuljen, disse midler blev overført til egenkapitalen, og er i 2018 trukket ud til brug for digitaliseringspuljen. Afslutningsvis bemærkede

Side 3 af 3

MS, at der har været en nedjustering af de finansielle poster, at der er bevilliget ekstra midler til GDPR og at der er lavet en teknisk nedjustering på 4,8 mio. i FS, som skyldes en forskel på AAU’s interne handel.


7. Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS, Henrik H. Søndergaard, 14.10

HHS orienterede om, at HSU på deres møde den 25. juni havde drøftet opstart af lønforhandlingsprocessen for 2019. Medarbejdersiden i HSU ønsker, at processen fremover igangsættes i november, hvilket er to måneder tidligere end nuværende praksis. FSA var enige om, at det var en god ide at begynde processen tidligere. Udvalget vurderede ikke, at det var et problem at anvende tal fra november.

AC ytrede, at vi bruger rigtig mange ressourcer på forholdsmæssigt få midler. Han stillede spørgsmålstegn ved, om processen kan være anderledes, fx om den enkelte afdeling kan forhandle med alle de faglige organisationer på et møde.

Udvalget var overvejene enige om, at man bruger en del ressourcer på lønforhandlingerne, men at ressourcerne og møderne med de enkelte tillidsrepræsentanter er godt givet ud. Det er en anledning til at mødes med TR og drøfte både lønforhandling samt andre relevante forhold. Udvalget var ligeledes enige om, at det er vigtigt med gennemsigtighed omkring udmeldingerne. Gennemsigtigheden bør derfor være tilstede både på afdelingsniveau og organisationerne i mellem.

LD kommenterede, at det generelt kan være svært at hamle op med arbejdsmarkedet ift. de lønstigninger vi kan tilbyde, hvilket på sigt kan have betydning for hvor attraktiv en arbejdsplads, vi kan være.

Udvalget tog orienteringen til efterretning og havde en drøftelse af processen.

8. Status på ligestilling og diversitet på AAU/ Helene Selmer Kristensen, 14.25 Bilag 8.1: AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet 2017-2021

HSK var forhindret i at deltage på dagens møde. SVE overtog punktet og supplerede den skriftelige orientering med, at ULD har valgt to handlinger under hvert indsatsområde, som de vil arbejde med i efteråret. HHS gennemgik de udvalgte handlinger.


9. Eventuelt, 14.35 (5 min)

I OK18 nedlægges den nuværende struktur for uddeling af midler fra kompetencefonden samt FUSA midler. I stedet oprettes en statslige kompetencefond. Dette betyder, at der ikke vil blive uddelt flere midler fra den nuværende kompetencefond. Overenskomstparterne udarbejder inden udgangen af 2018 en aftale, der uddyber den nye fondsvirke. AAU kompetenceudvikling vil løbende opdatere deres hjemmeside samt AAU håndbogen med relevant information.

Det er i organisationen blevet besluttet, at AAU flytter valget af nye arbejdsmiljørepræsentanter til november/december 2018. Valget flyttes for at imødekomme behovet for at få reorganiseringen på plads, inden der afholdes valg af AMR. Udvalget afholder derfor deres møde den 11. oktober med de nuværende repræsentanter, hvorefter der vil blive valgt nye AMR og SU-medlemmer med start fra januar 2019.

Afslutningsvis blev der skålet i bobler for FSA i Fælles Service som den 1. juni 2018 fyldte 2 år.

https://www.hr.aau.dk/kompetenceudvikling/finansering/

https://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=343808

https://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=343808

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00041

Dato: 06-11-2018

6. 2. periodeopfølgning og status på budget 2019

Anledning: Som del af FSAs årshjul følger en orientering.

Bilag: Bilag 6.1: Budget for 2019 og 2. periodeopfølgning 2018

Sagsfremstilling: Orientering om status på Fælles Service budget 2018 og 2. periodeopfølgning 2017

Indstilling: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning.

Sagsbehandler: Michael Sandersen, Økonomiafdelingen

17-10-2018

Sagsfremstilling til møde i FSA: 06.11.2018

AAU FÆLLES SERVICE

FSA Budget 2019

Bilag 6.1 – FSA møde den 6/11-18

Budget 2019 Fælles Service

Baggrund:Som et led i AAU’s nye budgetprincipper for 2019-2021, bliver Fælles Service opdelt i et FS (Fælles Service) og FU (Fælles Universitære funktioner). Nedenstående budget er derfor en beskrivelse af FS, som hovedsageligt består af de administrative afdelinger.

Indtægtsramme 2019:FS’ ramme er i 2019 fastsat til 516 MDKK. Sammenlignet med budget 2018 er det en stigning på ca. 113 MDKK. Den store stigning af FS-bidraget skyldes ikke mindst den administrative reorganisering, herunder flytning af CAS’ medarbejdere fra huslejebudgettet til FS.Nedenstående figur viser de vigtigste ændringer i FS’ budget 2019 ift. budget 2018.

17-10-2018


17-10-2018


Særlige indarbejdede ændringer i budgettet:

• Lønstigninger for 3,7 MDKK iht. ny overenskomst• Lønforhandlingspuljer på 1% af afdelingens lønbudget• Indarbejdet besparelser i afdelingerne for 8,7 MDKK• Reorganisering, CAS, Strategistillinger • Interne rokeringer, afskaffelse af interne handler

17-10-2018


17-10-2018


17-10-2018


17-10-2018


17-10-2018


17-10-2018


17-10-2018

AAU FÆLLES SERVICE

FSA 2. periode 2018

Perioderesultat og estimat

17-10-2018

Afvigelsesforklaringer 2. periode

17-10-2018

• Statstilskud: 5,4 MDKK– Omlægning af energirefusioner på CAS. Nu udmøntet som

statstilskud mod budgetteret som modregning af forbrugsomkostninger

• Forbrugsomkostninger: 29,9 MDKK– Mindreforbrug Digitaliseringspuljen: 12,1 MDKK– Special Pædagoisk Støtte: 2,7 MDKK– CAS: 2,7 MDKK– Afdelinger/strategimidler: 6,3 MDKK– Puljer: 3,3 MDKK

• Intern Handel: -10,2 MDKK– Strategimidler: 6,3 MDKK– CAS: 2,0 MDKK

Afvigelsesforklaringer estimat

17-10-2018

• Statstilskud: 7,4 MDKK– Omlægning af energirefusioner (se 2. periode)

• Forbrugsomkostninger: 3,4 MDKK– Mindreforbrug på puljer– Mindreforbrug på systemomkostninger

• Af- og nedskrivninger: 4,8 MDKK– Senere ibrugtagning på investeringer i CAS– Teknisk tilbageførsel

17-10-2018

i mio. kr.Bud

get 2

018

Forskn

ingsb

evilli

ng

Digital

iserin

gspu

ljen

Nedjus

tering

af fin

ansie

lle po

ster

CASAfde

linge

r

Strateg

imidl

er, pu

ljer

Nyt es

timat

for 20

18

-60,0

-50,0

-40,0

-30,0

-20,0

-10,0

0,0

-35,9

-29,3

-5,0-10,0

6,0

12,4

Nyt estimat 2018

5,2-2,0

Punkt: Orientering


Sagsnr: 2018-234-00041

Dato: 06-11-2018

7. Orientering om beredskab

Anledning: Punktet indgår som en fast del af FSA’s årshjul.

Bilag: 7.1 Kort beskrivelse af aktuel status - okt. 2018

Sagsfremstilling: FSA har ønsket en status for beredskabsplanlægningen på AAU. Arbejdet henhører under HAMiU med universitetsdirektøren som ansvarlig.

Indstilling: Det indstilles, at FSA tager beskrivelsen af status til efterretning.

Sagsbehandler: Svend Ole H. Poulsen, Arbejdsmiljøsektionen/CAS

17-10-2018


Bilag 7.1 – FSA møde den 06.11.2018

Foto 1. Beredskabstaske.

Implementering af AAU Generel Beredskabsplan- beskrivelse af aktuel status og forventninger, okt. 2018

Arbejdet foregår fortsat i 2 spor

Krisestyring: Etablering og udvikling af krisestyringsorganisation Samordning: Udvikle, samordne og synliggøre beredskabsmæssige ressourcer

1. Krisestyring Etablering af krisevagtordning

o ordning i drift siden 01.02.2017. Uddannelse af krisevagter

o AAU AAL og AAU ESB: kursus v. Falck gennemført jan. 2017.o AAU CPH: kursus v. Falck gennemført, okt. 2017.

Nødtelefonnumreo er etableret – har været i ’skarp’ brug i en række tilfælde.

’Beredskabstaske’o Taske taget i brug, se foto.o AAU AAL: indkøb af særligt arbejdstøj er sket – formål: vagterne fremstår ensartede og let

genkendelige. Tilsvarende løsning i CPH overvejes. Øvelser (for krisevagter)

o Krisevagter har deltaget i øvelse med EOD 26. juni 2018. Samarbejdet med bl.a. Politiet blev her prøvet af.

2. Samordning (af beredskabsmæssige ressourcer) Safety Points

o Udrulningen af Safety Points konceptet fortsætter - om end i lidt uregelmæssigt tempo, idet der tages hensyn til igangværende eller planlagt renoveringsprojekter, omflytninger i forbindelse med organisationsændringer etc.

o Konceptet er i AAL udrullet indtil omtrent til Fredrik Bajers Vej. Udrulning i CPH og ESB er stort set afsluttet.

Øvrige ressourcer, inkl. slukningsmateriel, skiltning m.v.o Overordnet: placeringen af disse ressourcer baseres på beredskabsmæssige

bygningsgennemgange, som er gennemført alle steder, hvor der nu er opsat Safety Points. Gennemgangene er tidskrævende og det forventes derfor fremadrettet, at ’alt ikke laves på én gang’.

Andre tiltago Bygningsbrugerinstruktioner

Der er fortsat et vigtigt element i implementeringen af beredskabsplanen at fortælle om den. En række bygningsbrugermøder (dansk/engelsk) af ca. 1½ times varighed er

Bilag 7.1 – FSA møde den 06.11.2018

gennemført på en række institutter og fællesserviceafdelinger på AAU..I ESB har man selv stået for denne opgave.Ved Byggeri & Anlæg har samtlige ansatte + studerende fået bygningsbrugerinstruktion. Gentages hvert år ved semesterstart.Introduktion til AAU’s beredskab er påbegyndt pr. oktober 2018 for alle førsteårsstuderende i AAL. Et pilotprojekt, som forventes udbredt generelt på alle 3 campusområder fra 2019.

o Anden formidling omkring AAU’s beredskab3 studieprojekter omkring formidling og Safety Points er gennemført i et samarbejde med Inst. for Kommunikation og Psykologi. Har givet en række input til formidlingsarbejdet.Viden om AAU’s beredskab formidles desuden på den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse.

o EvalueringerEvaluering af beredskabet sker efter hver hændelse.

o Samarbejde med 112-beredskabetKort over ’særlige farer’ ved bygninger med laboratorier og værksteder i AAU’s hovedcampus er udarbejdet. Retter sig primært mod Beredskabscenter Aalborgs 6 indsatsledere. Disse indsatsledere inviteret til erfa-møde på AAU den 25. oktober 2018.

SOHP – 17.10.2018

Punkt: Drøftelse


Sagsnr: 2018-252-00031

Dato: 06-11-2018

8. Status på arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service

Anledning: Arbejdsmiljøsektionen har udarbejdet en model for opfølgning på handleplaner vedr. det psykiske arbejdsmiljø samt på APV og arbejdsmiljøet generelt.

Bilag: Bilag 8.1: Sammenfatning af arbejdsmiljøets tilstand i FSBilag 8.2: Status på arbejdsmiljøets tilstand i de enkelte afdelinger

Sagsfremstilling: Opfølgningen af handleplanerne er sket i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen i de respektive afdelinger, hvor hver afdeling har sammenfattet et skriv angående følgende to punkter:

Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan - Herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af enheder og niveauer samt eksterne samarbejdsparter.

Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner - Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring og handleplaner). I hvilke omfang er problemerne identificeret ved sidste års rundering løst?

Sammenfatningen er fremsendt til sekretæren for FSA i Fælles Service. Sekretæren har på baggrund af indmeldelserne udarbejdet en sammenfattende redegørelse over arbejdsmiljøets tilstand i hele Fælles Service. Dette er vedlagt som bilag 8.1.

FSA besluttede på mødet den 11.01.2018 at udvalgssekretæren udover at fremsende den sammenfattende redegørelse ligeledes fremsender det oprindelige materiale fra de enkelte afdelinger. Dette er vedlagt som bilag 8.2.

Ifølge den fastlagte model skal FSA drøfte redegørelsen.

Indstilling: Det indstilles, at udvalget drøfter den sammenfattede redegørelse af arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service samt drøfter eventurelle fokuspunkter for det kommende APV år.

Sagsbehandler: Stine Vestergaard, HR Specialistcenter

15-10-2018


Side 1 af 2

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:Stine VestergaardTelefon: 99403880Email: [email protected]

Dato: 12-09-2018 Sagsnr.: 2018-252-00031

Sammenfattende redegørelse over arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service 2018

Arbejdsmiljøet på et overordnet planHerunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af enheder og niveauer samt eksterne samarbejdspartnere.

Afdelingerne i Fælles Service vurderer, at arbejdsmiljøet overordnet er godt og velfungerende. Det vur-deres flere steder, at der har været en positiv fremgang i det foregående år, og at der er lavet tiltag som har skabt en positiv effekt. I afdelinger som har været mere udfordret, er der ligeledes et overordnet po-sitiv syn på arbejdsmiljøet.

Det fysiske arbejdsmiljø vurderes af afdelingerne på Frederik Bajers Vej 7F som en stor udfordring. Byg-ningen giver medarbejderne dårlige arbejdsbetingelser i forhold til bl.a. varme og kuldeforhold og anses ikke som egnet til kontorpladser. Ligeledes nævnes enkelte lokaler på Fibigerstræde 5 som problemati-ske ift. det fysiske arbejdsmiljø, fordi det bl.a. regner ind.

Relationerne på tværs af afdelinger omtales overvejende positivt, men afstanden fra Campus CPH til Campus Aalborg opleves som en problematik. Dette skyldes at beslutninger og processer i nogle tilfælde kan kompliceres af afstanden.

På det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø oplever flere afdelinger, at arbejdspresset har været for stort for flere medarbejdere. Dette opleves som en stor udfordring for det organisatoriske og sociale ar-bejdsmiljø.

Enkelte afdelinger nævner nye organisationsændringer som en udfordring for det organisatoriske og so-ciale arbejdsmiljø, fordi det skaber bekymringer og usikkerhed blandt medarbejderne, bl.a. fordi man fryg-ter, at det kan tilflyde afdelingen flere opgaver. Det nævnes dog ligeledes, at det skaber forventninger i forhold til flere kollegaer og mere kritisk masse. De afdelinger, som ikke er direkte berørte i forhold til nye medarbejdere, anser ikke organisationsændringen som en påvirkning af arbejdsmiljøet.

På et overordnet plan anses arbejdsmiljøet i Fælles Services som godt. Jf. ovenstående er der dog for-hold på både det fysiske og organisatoriske og sociale arbejdsmiljø, som afdelingerne bør være opmærk-somhed på i det kommende år.

Bilag 8.1 til FSA møde den 06.11.2018

Side 2 af 2

Status på APV-arbejdet i Fælles Service, herunder handlingsplanerEr AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse, afdelingssparring og handlingsplaner) og i hvilket omfang har i løst problemer som er identificeret ved sidste års rundering.

APV årshjulet er i de fleste afdelinger blevet fulgt. I enkelte afdelinger er tidsfrister dog ikke overholdt, hvil-ket skyldes et stort arbejdspres samt intern ændring af arbejdsstrukturen. Flere afdelinger står over for flytning eller sidder i midlertidige bygninger og har derfor ikke foretaget en fysisk rundering.

Der er i 2017 udarbejdet handlingsplaner, som i vid udstrækning er blevet gennemført frem mod den nye rundering i 2018. I enkelte afdelinger er handlingsplanerne ikke afsluttet. Dette skyldes i en enkelt afde-ling intern omstrukturering, som har gjort de tidligere handlingsplaner irrelevante. De afdelinger som ikke har fulgt op på alle deres handleplaner det seneste år har fokus på fremadrettet at sikre drift. Det er ikke alle afdelinger, der i deres status har skrevet, hvorvidt alle problemer er løst.

I forhold til det fysiske arbejdsmiljø har afdelingerne ikke haft mulighed at afhjælpe alle problemstillin-gerne. De tiltag som afdelingerne har haft indflydelse på, og som realistisk har kunne udbedres, har dog hjulpet.

Flere afdelinger har i forbindelse med afhjælpning af problemstillinger på det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø afholdt interne arrangementer. Andre har haft fokus på at forankre handleplanerne hos me-darbejderne. Det ses gentagene gange, at afdelingerne løbende følger op på problemstillinger og laver tiltag. Mange lette problematikker er afklaret straks i forhold til dette års runderinger, mens de svære er søgt samlet i handleplanerne og vil blive behandlet det følgende år. Visse tiltag er allerede iværksat.

1

AUB

Ark til udfyldelse – 2. del i arbejdsmiljødrøftelsesguiden til Fælles Service

Udfyld skabelonen nedenfor med universitetsdirektøren og FSA som målgruppe, dvs. så I informerer universitetsdirektøren om de nedenstående konsekvenser i forhold til universitetsdirektørens ansvarsområde og råderum som chef for Fælles Service.

Den udfyldte skabelon afleveres til FSA-sekretæren senest d. 1. juni 2018. FSA-sekretæren skriver en sammenfattende redegørelse til universitetsdirektøren over arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service. Redegørelsen bliver drøftet bl.a. i FSA.

1. Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan- Herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs af

enheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere

Der har været en del usikkerhed i personalegruppen pga. organisationsændringer på AUB. (KB) Derfor afholdes der hver 3. uge personalemøde med alle, hvor der bliver informeret og vendt spørgsmål fra begge sider. Fungerer fint.

2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner- Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse,

afdelingssparring og handlingsplaner)?- I hvilket omfang har I løst problemer, som er identificeret ved sidste års rundering?

Vi har fulgt handleplaner og haft institutsparring, samt vi har lavet trivselsundersøgelse og runderet i huset 3 gange i forbindelse med den årlige APV. Alle de fysiske henvendelser er blevet løst og på den psykiske del er der også foretaget tiltag, som beskrevet ovenfor, for at imødekomme usikkerheden i forbindelse med organisationsændringerne (AUB og KB).

Bilag 8.2: Status på arbejdsmiljøets tilstand i de enkelte afdelinger

1

Campus Esbjerg






Efter overstået MUS samtaler for FS AAU Esbjerg i foråret 2018 er der overordnet et rigtig godt arbejdsmiljø. Særlige udfordringer er der omkring vores kommunikationsansatte medarbejder som er påvirket af organisationsændringen. Påvirkningen er vurderet, vil ske i form af nye beslutningsveje og nye sparringspartnere i organisationen.

Derudover er der identificeret mulige påvirkninger af AAU Esbjerg Studiekontor samt AK. Påvirkningen er vurderet, vil ske i form af nye beslutningsveje og nye sparringspartnere i organisationen.



Arbejdet omkring AAU’s APV-årshjul er bagud i forhold til runderinger. Dog er der foretaget en arbejdsmiljødrøftelse og en afdelingssparring. AAU Esbjerg har ingen markante problemer, hvorfor handlingsplanerne har en varighed på mindre end en måned.

Alle problemer er løst efter seneste rundering.

1

Campus Service






Campus Services Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (CASSA) vurderer, at arbejdsmiljøet i CAS overordnet set er godt og der er sket en væsentlig bedring henover det seneste år. Både i regi af projekt God Campus Service og i det daglige samarbejde. Afslutningen af projekt God Campus Service i slutningen af 2017 var et godt punktum for projektet og har fungeret som et godt udgangspunkt for den videre forbedring af arbejdsmiljøet.

Der er det seneste år gjort meget for at fremme arbejdsmiljøet gennem kurser og efteruddannelse og CAS har håndteret udfordringer vedr. fysisk arbejdsmiljø på en god måde. Der er ydermere etableret en god evne til at reagere på udfordringer i det fysiske arbejdsmiljø og en vilje og evne til at gå i proaktiv og konstruktiv dialog ift. det sociale og organisatoriske arbejdsmiljø.



APV-årshjulet er blevet fulgt og alle faser er gennemført i henhold til de fastlagte metoder og processer. Der blev i 2017 udarbejdet handlingsplaner for henholdsvis det fysiske og sociale og organisatoriske arbejdsmiljø samt sygefravær. Disse er i vid udstrækning blevet gennemført med positive resultater til følge.

Campus Service afsluttede i 2017 projekt God Campus Service og en afslutningsrapport på projektet viste, at der var sket en fremgang i relation til det sociale og organisatoriske arbejdsmiljø ift. inden projektet blev sat i gang i 2015. Campus Service deltog endvidere i pilotprojektet Rum for nærvær, hvorigennem der blev sat yderligere fokus på trivsel og sygefravær. Sygefraværet i Campus Service blev i 2017 reduceret i en grad, at det opfyldte CASSA’s målsætninger for 2017 og 2018.

CASSA fastlagde på arbejdsmiljødrøftelsen i 2018 en række nye initiativer for arbejdsmiljøindsatsen det kommende år. Disse er fastlagt på baggrund af en bred inddragelse af input fra alle medarbejdere ved det afsluttende stormøde i projekt God Campus Service.

1

Fælles Service CPH




Udarbejdet af Det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg i Fælles Service CPH



Arbejdsmiljøets tilstand i Fælles Service CPH vurderes at være godt. Afdelingen havde ved seneste trivselsmåling en positiv fremgang til trods for afskedigelser foranlediget af besparelser. Resultaterne ved den seneste APV rundering viste heller ikke tegn på forhold, der giver anledning til bekymring over arbejdsmiljøet i afdelingen.

Fælles Service CPH’s primære samarbejdspartnere er de øvrige afdelinger/institutter på AAU, og det vurderes, at samarbejdet generelt fungerer godt, men til tider kan opleves som noget tungt og trægt. Det opleves til tider som en flaskehals, at de øvrige afdelinger/institutters ledelseslag i varierende omfang er fysisk repræsenteret på campus. Det gør til tider beslutninger og processer komplicerede og langstrakte, hvilket kan have betydning for effektiviteten i opgavevaretagelse og i sidste ende kvaliteten af den udbudte service i organisationen.

De nylige organisationsændringer vurderes ikke at have haft nogen indflydelse på arbejdsmiljøet i Fælles Service CPH.

2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner

- Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse,afdelingssparring og handlingsplaner)?

- I hvilket omfang har I løst problemer, som er identificeret ved sidste års rundering?

APV-årshjulet er fulgt ift. tid og faser. Enkelte handleplaner fra APV året 2016-17 er ikke blevet afsluttet som planlagt. Udvalget sikrer, at der fremover er fremdrift i alle igangværende handleplaner.

De forhold, der blev identificeret ved APV runderingen i 2017, blev i muligt omfang omsat til handleplaner og forankret blandt udvalgets medlemmer. Udvalget har haft fokus på, at løsningerne fortrinsvis skulle komme fra medarbejderne selv. Dette er bl.a. kommet til udtryk ved, at der blev nedsat en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde et kodeks for adfærd i storrumskontor, implementere kodekset

2

og selv evaluere implementeringen. Erfaringerne med denne arbejdsform har været positive og vil fortsætte i det fremadrettede arbejdsmiljøarbejde.

Overordnet set er det udvalgets oplevelse, at AAU’s APV-årshjul er blevet fulgt og deadlines overholdt. Strukturen og organiseringen omkring udvalgets arbejdsmiljøarbejde fungerer godt.

1

HR-afdelingen






HR-afdelingen består af 5 områder på 3 lokationer. HSF Servicecenter på FIB5, EST Servicecenter på NJV10, AAU kompetenceudvikling, International Staff Unit og Specialistcentret på FRB 7F. Det er primært medarbejderne på FRB 7F, som er udfordret af det fysiske arbejdsmiljø, da bygningerne ikke er egnede til kontorpladser. Vi håber, at der snart kan komme en afklaring på afdelingens fremtidige placering, da man ikke ønsker at igangsætte for mange og også dyre tiltag i de nuværende bygninger om end, der er behov for dette. HSF på FIB5 oplever også problemer med deres indeklima, da det ofte er meget varmt og det regner ind.

HR-afdelingen har i det forgange år været i en stor forandringsproces. Arbejdsdagen er 100% ændret for ca. 50 medarbejdere. Det kan ikke afvises, at dette har resulteret i nogle af de langtidssygemeldinger, som vi oplever i afdelingen. Sygemeldingerne giver øget arbejdspres hos de tilbageværende kolleger i den enkeltes team, øget bekymring for deres sygemeldte kolleger samt yderligere opgaver i sidemandsoplæring af nyansatte. Arbejdspres i HR-afdelingen har i det forgangne år været for stort for rigtig mange kolleger i HR. Den kommende organisationsændring resulterer pt. også i øget arbejdsmængde for HR-medarbejderne. Derudover påvirkes medarbejderne i servicecentrene meget af den frustration, der pt. finder sted på fakultetskontorerne. Forandringsprocesserne har også medført at flere processer er blevet smidigere. Man har fundet en anden sammenhængskraft og berigelse ved at være sat sammen med HR-fakulteterne. Servicecentrene har stor gavn af at være sammen og der er fælles retning på det arbejde, der udføres på servicecentrene. Tingene går stærkere og løses nemmere ift. kritisk masse og sparring i nærmiljøet. Der er også fokus på den læring, der foregår ved at sidde i flermandskontor.

Overordnet set er afdelingens psykiske arbejdsmiljø velfungerende. Dette også trods de mange udfordringer afdelingen har været igennem i det forgangne år. Afdelingen fungerer godt og til trods for store forandringsprocesser, stort arbejdspres og nye kolleger er der stor opmærksomhed på hinanden og sikring af hinandens velbefindende.

2



Runderingerne er gennemført i april og maj måned. Hvilket ikke er i overensstemmelse med APV-årshjulet. Det har grundet den nye leverancemodel og øget arbejdspres ikke været muligt at gennemføre dem tidligere. Der har været gode drøftelser ved alle runderinger men der har ikke været fokus på det fysiske arbejdsmiljø, der udsendes snarest et opdateret spørgeskema til alle ansatte omkring dette. Årets rundering har været præget af fokus på konstruktiv feedback samt partnertanken for alle områder i afdelingen. Dette udarbejdes der nu konkrete handleplaner for, hvor der vil være fokus på både at lave tiltag i de enkelte områder men også fælles fokus for hele afdelingen, da dette også kan være med til at styrke sammenhængskraften og få øget den fundamentale viden, som nogle i afdelingen føler de mangler qua den store andel af nye kolleger. Visse tiltag er på de enkelte områder allerede i værksat.

Som noget nyt blev runderingerne gennemført af afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter. Det har været en god proces og arbejdsmiljørepræsentanterne har haft god gavn af at være facilitator.

Arbejdsmiljødrøftelse blev gennemført i HR-SA den 17. maj, hvor resultatet af runderingerne, sygefraværsstatistik samt kommende aktiviteter blev drøftet. Det forgangne år har været et undtagelsesår, hvilket har medvirket til, at det ikke har været muligt at arbejde koncentreret med arbejdsmiljø i samme periode. Dette gør også, at man ved denne rundering ikke har haft fokus på tidligere problemstillinger, da der både er tale om en ny afdeling og mange nye kolleger.

Den nye leverancemodel er også årsag til, at man har valgt ikke at gøre brug af afdelingssparring.

Sygefraværet er det højeste i afdelingen i de sidste 3 år. Dette skyldes blandt andet en del langtidssygemeldinger i efteråret 2017. Der vil det kommende år være fokus på at få nedsat. Korttidsfraværet indikerer også, at det er langtidssygemeldingerne, der påvirker den samlede fraværsstatistik for afdelingen.

Grundlaget for at kunne følge konceptet fra 2019 er tilstede og man føler allerede nu, at der er et bedre fundament for fremtidige runderinger.

HR-afdelingen kigger som ny afdeling fremad og har derved i 2018 blandt andet fokus på fælles kompetenceudvikling samt fagligt/sociale arrangementer, hvor kendskabet til hinanden og arbejdsopgaver øges. Dette skal også gøres via en fleksibel arbejdsstation på alle 3 lokationer, så man som medarbejder har mulighed for at flytte sin arbejdsplads. Afdelingen afholder medio juni 0,5 dags teambuilding for alle områder, hvor der blandt andet er fokus på fællesskab, kollegaskab og tillidsøvelser.

1

IT-service




Rapportering fra ITS 1. Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet plan

- Herunder også påvirkninger fra eventuelle organisationsændringer og relationer på tværs afenheder og niveauer, samt eksterne samarbejdspartnere

ITS-SA har drøftet ud fra et sammenskriv/præsentation, som dannede grundlag for AM-drøftelsen . Materialet lagde op til at der blev defineret 4 indsatser for ITS: • Fysiske forhold: Udover udfordringer i konkrete rum, som skal konkret adresseres, så er det fortsat

et problem for ITS’ virke at vi er placeret på to fysisk adskilte lokaliteter. Dette søges bla.imødekommet ved at søge skabelse af muligheder for større interaktion inden for de nuværenderammer. Der vil være hensigtsmæssigt, hvis der kan etableres sociale rum / rum med mulighed forfysisk udfoldelse, samt stille-rum.

• Processer: Alle i ITS er klar over at vi skal arbejde efter definerede processer, men der er fortsatbehov for at få bedre kendskab til og overblik over faglige processer og andre mere administrativeprocesser som fx processen for nyansættelser: Hvem skal gøre hvad?

• Samarbejde på tværs: Der er ønske om mere samarbejde på tværs af ITS. Fx større inddragelse vedtemamøder. Medarbejderforeningen varetager det sociale sammenhold, så der har meget væretfokuseret på det faglige sammenhold. Man kan holde et tema-møde med beskrivelse af opgaversom tema.

• Ressourcer og opgaver: Det opleves, at der er flere opgaver end hænder der kan løfte dem. ITS-SAdrøftede blandt andet at teknisk gæld blandt andet kræver mange ressourcer; samtidig med at nyeprojekter fx GDPR også lægger beslag på ressourcer. Der lægges op til, at dette punkt taget videre ihandleplanen om skalerbare ressourcer.

Udover de udfordringer, der er nævnt ovenfor, var der også positive tilbagemeldinger på blandt andet, at der opleves en større grad af medarbejderinddragelse.

Der er udarbejdet forslag til 4 indsatser, som indarbejdes i 3 af de eksisterende ITS-handlingsplaner, herudover udarbejdes der 1 ny for de fysiske forhold. Der følges op på disse løbende i ITS-SA.

2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplaner

2

- Er AAU’s APV-årshjul blevet fulgt ift. tid og faser (rundering, arbejdsmiljødrøftelse,afdelingssparring og handlingsplaner)?

- I hvilket omfang har I løst problemer, som er identificeret ved sidste års rundering?

ITS har søgt at følge APV-årshjulet om end i en lidt tilrettet version. ITS’s årshjul er besluttet til at se ud som følger i 2018:

ITS er ikke orienteret om hvorvidt der kommer fælles central trivselsundersøgelse i 2018. Hvis der ikke kommer reel brugbar central trivselsundersøgelse, da forventer ITS at skulle lave egen undersøgelse.

I forbindelse med runderingerne er mange ”lette” problematikker blevet afklaret straks. De sværere er søgt samlet i de beskrevne handleplaner.

1

REKTORSEKRETARIATET






Rektorsekretariatet består af to afdelinger; Rektorsekretariatet og AAU Kommunikation. Ingen af afdelingerne er væsentligt udfordret i forhold til det fysiske arbejdsmiljø, mens arbejdspres for begge afdelinger fylder i det psykiske arbejdsmiljø både generelt og i forhold til den forestående organisationsændring. Desuden er især AAU Kommunikation direkte berørt af den kommende organisationsændring på det administrative område, da kommunikationsområdet er et af de fire spor i arbejdet. Organisationsændringen skaber en kombination af bekymring og forventning. Bekymring fordi man frygter, at der kan tilflyde afdelingen flere opgaver, og forventning fordi man håber på flere kollegaer og dermed mere kritisk masse og bedre opgaveløsning.

Ift. arbejdspres oplever medarbejderne, at der hele tiden fyldes nye opgaver på, og at det er umuligt at nå opgaverne inden for den afsatte tid. Man har både travlt, når man er på arbejde, og man har flere opgaver, end man kan nå. Der synes ikke at være udsigt til flere medarbejdere i FS, hvorfor der konstant skal forventningsafstemmes over for bestillere, og der skal hele tiden prioriteres mellem opgaverne. I tilknytning hertil blev brugen af studentermedhjælpere drøftet og den store hjælp en velfungerende studerende kan udgøre.

Endelig er nogle medarbejdere meget bekymrede for den kommende flytning til FB7K, da bygningen vil blive indrettet som fleksibel, åben indretning uden cellekontorer. Nogle medarbejdere frygter, at der bliver for meget uro og støj, mens andre frygter at de vil blive pålagt mere ”tavshed”, end de ønsker i den daglige arbejdssituation.



Runderingen blev gennemført ultimo januar/primo april og har været en relevant øvelse. Der fremkommer en række fysiske forhold, som af en eller anden grund først kommer til overfladen, når leder og arbejdsmiljørepræsentant indfinder sig ved medarbejderens kontorplads. Alle afdækkede forhold, som afdelingen har indflydelse på, er udbedret eller under udbedring. Der er dog en række forhold vedrørende bygningerne, som det ikke står i afdelingens magt at ændre. Årets rundering har

2

desuden været præget af den kommende flytning til FB7K, hvorfor tidligere års snakke om solindfald, kulde/varme og lignende ikke har fyldt så meget i år. Alt er indrapporteret i handleplanmodulet.

Arbejdsmiljødrøftelsen blev gennemført den 11. april 2018. Her drøftede samarbejdsudvalget resultatet af runderingen, det psykiske arbejdsmiljø, og kommende aktiviteter. Arbejdspres blev drøftet som et vilkår, der skal adresseres både kollektivt og individuelt. Dels er der stor forskel på arbejdsopgaver og arbejdsvilkår, dels er der stor individuel forskel på den enkeltes handlestrategier, når arbejdspresset sker, og dels er der stor forskel på, hvorfra arbejdspresset iværksættes. Udvalget var meget tilfredse med de walk-and-talks og kvarter-i-kvartalet, som i samarbejde med nærmeste leder giver mulighed for individuelt at prioritere opgaver og tale om handlemuligheder.

Afdelingen ser generelt et fald i sygefravær, men en række kollegaer er fortsat belastede af andre kollegaers fravær. Der er fald i graden af langtidssygefravær, men afdelingen har sammenlignet med de øvrige afdelinger langt færre langtidsfriske og færre langtidssyge. Det betyder måske, at der i mindre grad er mulighed for vikardækning af fraværet, hvorfor kollegaer belastes mere af kollegaers fravær end i andre fraværsmønstre.

Afdelingen afholder medio juni en afdelingsdag med fokus på forandringshåndtering. Her er såvel organisationsændringen som flytningen til åbent, fleksibelt kontormiljø på dagsordenen.

Afdelingssparring er endnu ikke aftalt eller gennemført.

1

Studieservice






Organisationsændringerne for AAU fylder p.t. ikke væsentligt i STS for medarbejderne. Der er generelt en god stemning og trivsel samt en konstruktiv arbejds- og samarbejdsstruktur. På en skalavurdering, ligger vi som samlet Studieservice, højt. Der har siden sidst været foretaget flere tiltag i de forskellige grupper, 12 i alt. Dette på baggrund af vores fælles arrangement i 2017, hvor der blev udarbejdet referater i de enkelte grupper. Vi har anvendt en referatskabelon, som vi arbejdede med i 2017 og igen her i 2018, i en lidt tilrettet version. (Bilag 1 og 2) Tiltagene har været af forskellig karakter og efter gruppernes behov. Nogle grupper har haft mere at arbejde med en andre. Det generelle billede er, at der er kommet noget positivt ud af det for alle og det har været medvirkende til et bedre arbejdsmiljø. Tilbagemeldingerne fra vores fælles arrangementer har været positive. Der gives udtryk for, at måden vi arbejder med vores psykiske arbejdsmiljø på pt, er god.

Vi har dog en udfordring i forhold til vores arbejdsmiljø og det er vores systemer, STADS, DANS m.fl. De giver ofte anledning til frustrationer i flere af vores teams. Årsagen til disse problemer er bl.a. at der stort set ikke er nogen udvikling på STADS, hvilket til tider gør det vanskeligt at arbejde i. Udsigterne til et nyt system er lang og det er frustrerende, at der ikke kan foretages nyttige, tidssvarende ændringer i det eksisterende.



Vi har fulgt årshjulet, dog har vi ikke afholdt fysisk rundering pga. genhusning. Vi følger løbende op på eventuelle fysiske problemer. Vi har afviklet et arrangement, hvor det psykiske arbejdsmiljø har været i fokus. Der er fulgt op på referaterne fra sidste års APV rundering i alle områder. I forbindelse med det psykiske arbejdsmiljø følger vi løbende op på de problemer, der opstår, så de bliver håndteret straks, hvilket vi har flere eksempler på.

2

SA har samlet op løbende og forsøger at lave relevante tværgående tiltag.

1

STATUS PÅ ARBEJDSMILJØET I ØKONOMIAFDELINGENMaj 2018

1. Arbejdsmiljøet i afdelingen på et overordnet planGenerelt er der et godt arbejdsmiljø i Økonomiafdelingen. Arbejdsmiljøet er dog udfordret i forhold til de fysiske rammer, da de bygninger afdelingen har til huse i giver en stor gruppe af medarbejdere dårlige arbejdsbetingelser i forhold til især varme- og kuldeforhold. Heldigvis er det besluttet at Økonomiafdelingen i 2019 flytter til andre lokaler (FRB7K). Det psykiske arbejdsmiljø i afdelingen vurderer afdelingens samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (ØASA) som værende tilfredsstillende ud fra observationer gjort i forbindelse med APV-processen samt i det daglige arbejdsmiljøarbejde. Der er stadig enkelte emner, som ØASA fremadrettet skal holde øje med udviklingen af, men som vurderes ikke at kræve handling nu og her.

2. Status på APV-arbejdet, herunder handleplanerØkonomiafdelingen har i det forgangne år i store træk fulgt universitetets APV-årshjul. Den eneste afvigelse har været institutsparringen, som på grund af travlhed blev udskudt fra det planlagte tidspunkt i juni 2017 til januar 2018.

ØASA har i marts 2017 gennemført runderinger i forhold til det fysiske arbejdsmiljø, hvor der blev fundet fortsatte udfordringer relateret til de fysiske rammer, som Økonomiafdelingen har. Mange medarbejdere oplever store varme-/kulde problemer. Der blev desuden konstateret at en række medarbejdere var plaget af støj som følge af kursusaktiviteter i afdelingens største møderum. Her var medarbejderne især plaget af støj på gangarealerne. Andre medarbejdere oplevede støj på et af afdelingens største kontorer, hvor hyppige telefonsamtaler gav problemer i forhold til, at de kunne koncentrere sig om deres opgaver. Disse nævnte større, samt nogle øvrige mindre, konstaterede arbejdsmiljøproblemer er efter drøftelse i ØASA forsøgt afhjulpet med konkrete tiltag. Tiltagene har blandt andet været at henstille brugerne af mødelokalerne via skiltning til at tage bedre hensyn, og i kontorer med mange medarbejdere, og stor telefonaktivitet, er der indkøbt støjdæmpende afskærmning til montering på skrivebordene og fritstående i lokalerne. Problemerne med varme og kulde har ØASA imidlertid ikke kunnet finde løsninger på, der var realistiske at udføre. Det vurderes, at stort set det eneste, der kan hjælpe, er det planlagte - en flytning til nye lokaler. Der har ikke været rundering i forhold til det fysiske arbejdsmiljø i foråret 2018, da ØASA har valgt at fokusere indsatsen på at indgå i brugergruppen for flytningen til nye lokaler (FRB7K).

Institutsparringen blev gennemført den 12. januar 2018. Sparringen var mellem AUB og Økonomiafdelingen. Det deltagerne havde med fra sparringen var en god indsigt i arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøet i vores to afdelinger. Vi vil i år sørge for, at institutsparingen holdes på det planlagte tidspunkt universitetets APV-årshjul i september.

Økonomiafdelingen har siden 2014 hvert år i april gennemført afdelingens egen trivselsmåling i form af en spørgeskemaundersøgelse. Trivselsmålingen har til formål at give ØASA, ledergruppen, alle teams og alle medarbejdere i Økonomiafdelingen et øjebliksbillede af det psykiske arbejdsmiljø i afdelingen. Svarprocenten var i 2018 på 91 %. Trivselsmålingen behandles årligt på et fællesmøde for afdelingen samlet set, i afdelingens ledergruppe, i ØASA og, med specifikke opgørelser for hvert team, i de enkelte teams i Økonomiafdelingen.

STATUS PÅ ARBEJDSMILJØET I ØKONOMIAFDELINGEN – MAJ 2018

2

Arbejdsmiljødrøftelsen blev afholdt i ØASA i maj. I drøftelsen indgik de nævnte APV-initiativer omkring såvel fysisk som psykisk arbejdsmiljø. ØASA fandt, at de fysiske forhold er utilfredsstillende. ØASA er derfor tilfreds med, at der er truffet beslutning om flytning til FRB7K – og håber, at det kan ske hurtigt. ØASA drøftede endvidere status og udvikling i trivselsmåling siden sidste år. Overordnet set fandt ØASA, at trivslen er tilfredsstillende. ØASA noterer dog, at der har været svagt faldende tendens for ”indflydelse på egne opgaver” og ”organisering af opgaver” over flere år, og ØASA vil følge udviklingen. ØASA noterede ligeledes, at der var meget negative scores fra enkelte medarbejdere. ØASA opfordrer til, at medarbejdere, som oplever forskellige forhold som meget utilfredsstillende til at tale med ledelsen eller deres tillidsvalgte om det. Desuden behandlede ØASA i forbindelse med drøftelsen afdelingens sygefraværsstatistik og status for ligestilling i afdelingen.

Documents

Sag - AAU UPDATE · Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 27.06.2018 3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min) 4. Orientering fra medarbejdersiden