SaaS型サービスの JoinGear を採用して

自由な帳票を設計し業務改善

2012年

富士通株式会社

http://fenics.fujitsu.com/outsourcingservice/joingear/

JoinGear ひな形提案書（6）

2

１．現状の一般的な問題点

1. 業務を改善しながら、最適なシステムを導入するのは難しい。 A) 効果を見ながら適用業務を拡大したいのに、構築型システムでは硬直化。

B) 入力や集計の様式は、時間の経過とともに修正が必要となるのが普通。

2. EXCELなどで帳票を設計し、関係者にメールで依頼するが問題が多い。 A) EXCELの帳票設計に、手間がかかる。

B) 関係ない人にメールを誤送信をする危険がある。

C) メールで関係者の決裁を求める方法は、記録が残らない。

D) 回答結果の集計に、また手間がかかる

3. 回答する立場でも、いくつかの問題がある。 A) 添付資料にウィルスが潜んでいないか、いつも気になる。

B) 帳票毎に記入のルールが変わるので、面倒だし間違いも起きる。

C) たくさんのメールに埋もれて、回答を忘れがちである。

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

3

２．解決策

1. SaaS型のサービスを利用する。

A) サーバ機やソフトウェアの購入負担がなくなる。

B) 堅牢なセンターを使っているので、24時間365日のサービスを利用できる。

C) 利用者資格は認証サーバで確認し、データはSSLで保護している。

D) 必要に応じて、適用業務や範囲をいつでも拡大（または縮小）できる。

2. 情報の収集と督促には回覧板を使う。

A) 会議の出欠確認や、予算シートを配布して回収するなど用途は広い。

B) 意見収集には、アンケート帳票を作成したり、自動集計できるので便利。

3. 決裁が必要な帳票は、ワークフローProを使ってペーパーレスを実現。

A) 決裁ルートは固定化することも、フレキシブルな対応も可能。

B) 処理状況は常に把握でき、記入された帳票データはCSV出力できる。

4. 皆で整理されたデータを共用したい場合は、WebDBが便利。

A) 事前に作成した帳票にデータを入力することで、データベースが使える。

B) 検索や置き換え、自動集計など数千件のデータを高速処理できます。

SaaS型の情報共有システム「JoinGear」を採用

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

4

３．JoinGear 採用の理由

1. 実績豊富なSaaSサービス

1997年に開始し、2002年に大幅リニューアル。長期利用の顧客も多い。

2. 機能

ブラウザを使ったインターフェースなので、誰でも使える操作性を実現。

顧客要件を取入れ、実用性に配慮したきめ細かな機能を備える。

必要機能だけを選択して採用できるので、無駄がない。

今後、必要になれば、グローバルIPアドレスでセキュリティを強化できる。

3. 性能

既存回線を圧迫しないよう、128Kbpsの低速度から利用も可能。

日本で有数のIDCセンターを利用し、確実な運用を継続。

4. 価格体系

必要なサービスだけを、選択して利用できる（資産化せず、経費処理）。

必要に応じて、利用人数や利用サービス、ディスク容量を毎月変更できる。

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

5

４．JoinGear の特徴

利用サービス 機能概要

基本

TOP画面 ポータル画面、伝言や週間予定、新着や依頼事項を表示

情報共有フォルダ 掲示板、電子会議室、ライブラリ、文書管理（改版、配布）

発言検索 情報共有を全文検索、インデックスや文書番号も検索

管理者機能 TOP画面設定、フォルダアクセス権設定、利用者管理

コミュニケーションパック

回覧板 納期付き回答依頼、帳票作成／自動集計、メール通知

スケジューラ 日・週・月表示、空時間検索、行先案内、伝言、メール通知

施設予約 日・週・月表示、空時間検索、非公開、メール通知

i モード対応 掲示板、電子会議室、スケジューラ、施設予約の利用

オプション

Webメール 自動転送／応答、振分け、フォルダ単位にPC保存、POP可

ワークフローPro 帳票作成、職制対応、CSV出力

WebDB 簡易データベース、抽出や検索、自動集計、CSV入出力

データ一括転送 JoinGear外と、データの一括入出力（ライブラリとWebDB）

JoinDisk JoinGearとは独立のファイルサーバ、自動で版数管理

http://fenics.fujitsu.com/outsourcingservice/joingear/

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

6

５．見積費用例

項 サービス 初期費 （円）

月額費 （円）

費用算出根拠

1 基本サービス 100,000 35,000 50ID、500MB

2 利用者ID追加 0 50,000 250ID×@2,000／10ID

3 回覧板サービス 20,000 5,000 50ID、50MB

4 利用者ID追加 0 25,000 250ID×@1,000／10ID

5 ワークフローPro 100,000 50,000 50MB

6 WebDB 100,000 50,000 50MB

7 管理者向け教育 100,000 0 5名まで、3時間まで

8 初期設定支援 100,000 0 管理者の基本的設定作業を支援

9 合計 520,000 215,000 （＝月717円／ID）

（注1）3/4/5/6項は、必要になったときに追加できます。

（注2）消費税は別途、必要です。

－300名で利用のケース－

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

7

６．業務系サービスの使い分け

比較項目 回覧板 ワークフローPro WebDB

用途例 連絡、アンケート 申請、届出と承認 予算申請、営業報告

帳票ひな形 依頼時に作成 事前に作成 事前に作成

最大項目数 30 200 50

項目属性 テキスト、単一選択、複数選択、数値項目 （添付資料）

単一、複数、二者択一、数値項目、日付、文字列、説明文、添付資料

単一、複数、二者択一、数値、日付、文字列、説明文、添付、日付、時刻、日付時刻、URL

承認機能 × ○ △（承認項目追加）

回答依頼 ○ ○ ×

自動集計 ○ × ○

CSV出力 ○ ○ ○

メール連携 依頼メール 依頼・却下・承認 ×

● 臨時の対処には回覧板が、恒久的対策にはワークフローProやWebDBが便利です。

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

8

７．参考A：回覧板サービス

1. 回覧板のしくみ

2. 回覧発信時の機能選択

3. 回覧受信と確認作業

4. 社内連絡や会議招集

5. アンケートで確実な情報入手

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

回覧版は、会議案内などの関係者に対する連絡だけではなく、その場で帳票を作ってアンケートの発行や結果の集計ができます。決まり切った仕事なら投資してシステムを組めばいいのですが、臨時に集計などしたい時は、手軽に使える回覧板が便利です。

資料は省略

9

８．参考B：ワークフローProサービス

1. ワークフローProのしくみ

2. ワークフローＰｒｏの使い分け

3. 帳票設計：回送ルート

4. 帳票設計：記入項目

5. 申請者：起票と進捗状況

6. 承認者：決裁と回送ルート

7. 管理者：全体の進捗管理

8. ワークフローの申請・届出例

9. ワークフローで決裁の効率化

10. スマートフォンなどで利用

ワークフローProの特徴は決裁。アン

ケートなら回覧板、報告ならメールでも可能ですが、申請して承認する決裁処理はワークフローの基本です。最近は幹部社員が社外から決裁をしたいというニーズも多くなっています。

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

資料は省略

10

顧客要件

1. 伝票を簡単に自動作成

2. 組織変更時の対応

3. 柔軟な決裁方法

4. 承認の遅延防止策

5. 承認記録を外部保管

メリット

1. 安価で充実した機能

2. 効率的な伝票作成

3. 多様な決裁方法

4. 現状把握や督促が容易

5. セキュリティ強化

費用例：200名

区分 初期費 月額費

基本 100,000 65,000

ワPro 100,000 50,000

その他 330,000 0

合計 530,000 115,000

ワークフローPro 基本サービス

JoinGear

お知らせ掲示板

電子会議室

みんなのライブラリ

文書管理

年次休暇

赴任休暇

妻の出産休暇

事故欠勤

社外勤務

徹夜勤務

打刻忘却

住所変更

改姓届

家族異動

扶養控除申請

起票 課長 部長 人事受付 課長 保管

総務受付 取締役 保管

•伝票利用 •メール通知 •代理承認 •写し送付

•利用者限定 •CSV出力 •アプリで活用

•グループ承認 •全員承認

業務日誌

営業日報

商談報告

週間作業報告

アンケート依頼

•差戻し •強制回送

（円、消費税別）

B9：ワークフローで決裁の効率化

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

ワークフローPro

11

９．参考C：WebDBサービス

1. WebDBのしくみ

2. きめ細かなアクセス権

3. DB設計：アクセス権設定

4. DB設計：フィールド定義

5. DB利用：データの絞り込み

6. DB利用：データの自動集計

7. DB利用：入力形式と出力表示

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

WebDBの特徴はデータベース。従来はEXCELシートを回して記入してもらい、最後に集計をしていたのが、WebDBを使

うとリアルタイムに中間結果や最終結果が分かります。条件を変更したり、一部の情報を抽出したり、データの扱いは自由自在。考えながら企業戦略を練る、そんな時にも役立ちます。

資料は省略

12

顧客要件

1. 導入済みJoinGearを活用

2. 営業が直接注文を入力

3. 注文書項目は48項目

4. 情報子会社が伝票設計

メリット

1. オプション追加でOK

2. 正確な注文データ

3. 担当者不在でも利用可

4. CSV出力を受注傾向分析

費用例：100名

区分 初期費 月額費

基本 100,000 45,000

メール 0 30,000

コミパ 0 20,000

WebDB 100,000 50,000

その他 240,000 1,000

合計 440,000 146,000

WebDB 基本サービス

メール

スケジューラ

施設予約

回覧板

JoinGear

今回追加のサービス

管理№ 6

（枝番） 2

台帳№ 8

PJ № 6

施主区分

施主詳細（1） 全15

施主詳細（2） 全15

件名 全25

販売先（1） 10

販売先（2） 全15

担当者 全6

受注精度 3

状況

W／№ 6

型式 25

本数 3

図面番号 15

価格（円／本） 8

（円、消費税別）

C8：WebDBで受発注管理

All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012

WebDB

13 All Rights Reserved, Copyright Fujitsu, 2012