DICONO DI NOI

THE PROCUREMENT – Luglio 2014

25201424 2014

Ridurre lo spreco di carta con la dematerializzazione

Il termine dematerializzazione indica il progressivo incre-mento della gestione documentale informatizzata - all’in-terno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del docu-mento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pieno valore giuridico.Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:

da una parte si adottano criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei; dall’altra si punta ad eliminare i documenti cartacei esi-stenti negli archivi, sostituendoli con opportune registra-zioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

I benefici sono garantiti: non solo recupero di efficienza ma anche risparmio sulla carta e maggiore tutela am-bientale, grazie alla riduzione dei movimenti delle perso-ne e delle pratiche amministrative.

Una volta che si è effettuata la dematerializzazione di tutti i documenti, si può pensare all’ottimizzazione dei processi interni per renderli massimamente efficienti, creando un sistema di gestione documentale, indirizza-mento e condivisione dell’informazione digitalizzata.I documenti digitali, supportati da una buona rete di ser-vizi IT come intranet aziendali e piattaforme di file sha-ring, possono acquisire una facilità d’accesso e di con-divisione molto rilevante ai fini dell’efficienza totale dei processi interni all’azienda stessa.

Per completare il processo di digitalizzazione e demate-rializzazione dei documenti cartacei, è necessario utiliz-zare un servizio di distruzione certificata dei documenti, consentendo così lo smaltimento dei documenti sicuro e a norma di legge, permettendo inoltre il recupero totale degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei.La normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, meglio conosciuta come “Codice Privacy” (D.lgs 196/2003), prevede una distruzione sicura dei do-cumenti che contengono informazioni riservate.

n questi anni lo smisurato consumo della carta ri-schia di trasformarsi in uno di quegli eccessi che il nostro pianeta non sarà più in grado di sostenere.La carta che viene ricavata dalle fibre di cellulosa rappresenta infatti circa il 17% dell’utilizzazione del

legno con una domanda in espansione che negli ultimi anni ha contribuito ad incrementare la deforestazione e l’abbattimento degli alberi, soprattutto nelle aree tropi-cali della Terra. Le foreste, oltre a costituire un enorme patrimonio di biodiversità e l’habitat essenziale di molte specie animali, giocano un ruolo essenziale nello smalti-mento dell’anidride carbonica immessa nel pianeta dalle attività umane. Gli italiani stampano, in media, 32 pagine di documenti ogni giorno: sono allineati ai consumi euro-pei, a esclusione dei paesi del Nord dove invece l’utilizzo della carta è molto più basso (in Svezia non si arriva a 20 pagine). Per ridurre lo spreco di carta basterebbero pic-coli e semplici gesti: stampare anche sul retro del foglio, utilizzare le mail al posto dei fax, ecc... oppure optare per il riciclaggio della carta che diventerebbe anche un’im-portante opportunità di lavoro.

In Italia la filiera di aziende che raccolgono, trattano e ri-ciclano oltre 3 milioni di tonnellate di carta e imballaggi di cartone ogni anno, rappresenta un settore con un fat-turato di 9 miliardi di euro e 30mila addetti. Non sprecare significherebbe anche produrre nuova ricchezza.Sicuramente, quindi, il riciclaggio della carta e il recupero della carta da macero costituisce una pratica virtuosa che si è consolidata nel corso degli ultimi anni, ma da sola non è in grado di scongiurare i fattori di rischio ambientale.Quello che veramente potrebbe determinare il salto di qualità è la riduzione dei flussi cartacei a favore di pro-cessi documentali totalmente informatizzati.Digitalizzazione e dematerializzazione sono i concetti cardine di questa nuova rivoluzione che oltre ad opera-re una progressiva sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del do-cumento informatico dovrebbe garantire una maggiore trasparenza e velocità soprattutto per quanto concerne la gestione documentale.

ESO e la The Secret Paper Company® per la gestione dei documenti e degli archivi riservati

GOGREEN

In genere la triturazione e l’eliminazione di documenti sensibili si rivolge a tutte le società che si occupano della gestione di archivi in forma cartacea e non.La scelta di affidarsi a una ditta di smaltimento che non solo si occupi di smaltire i vecchi archivi scaduti, ma che possa garantire la distruzione degli stessi con apposita certificazione può essere utile per le società che trattano dati sensibili al fine di:

-ra questi dati fossero soggetti ad un’esposizione non corretta;

loro dati personali.

ESO, la nostra società di servizi, trasporto e smaltimento di rifiuti da ufficio, recupero toner e gestione rifiuti hi-teach, risolve questo tipo di problema. Viste le normative in materia di sicurezza dei dati sensibili, ESO si propone di soddisfare ogni esigenza di riservatezza con il marchio The Secret Paper Company®, nato per la gestione di documenti e archivi cartacei riservati, nonché cd, floppy disk e carte di credito. Specifici contenitori in alluminio, i Secret Paper, dotati di serratura a cilindro con chiavi, consentono di contenere e trasportare in sicurezza i dati sensibili fino agli impianti di trattamento finale. La successiva distruzione e riduzio-ne, fino ad un formato illeggibile secondo gli standard di sicurezza previsto dalla DIN 32757, ora definita nella DIN EN15713, consente la chiusura di un ciclo impostato su criteri di massima sicurezza e riservatezza.

Alla fine del processo, ESO fornisce al cliente il certificato di avvenuta distruzione con la prova del materiale tritura-to, il tutto nella massima riservatezza. I materiali resi così illeggibili possono essere avviati verso i canonici proces-si di recupero presso relative piattaforme autorizzate.

A completamento della gamma dei servizi ESO, entra a far parte del catalogo anche la vendita dei trituratori per materiali cartacei per la messa in sicurezza dei docu-menti direttamente all’interno della tua azienda.I trituratori sono prodotti dall’azienda HSM® e assicurano la distruzione dei documenti rispettando la norma DIN EN15713.

La scelta del modello, varia a seconda del tipo di esi-genza di livello di sicurezza di distruzione dei documenti: Livello 3 per documenti riservati o Livello 2 per docu-menti interni.

La distruzione dei documenti sensibili tramite triturazio-ne è una scelta intelligente non solo per la tutela della privacy, ma anche per il rispetto dell’ambiente. I mate-riali frammentati, infatti, sono avviati ad un processo di recupero e riciclo che consente il riutilizzo delle materie prime sotto diverse forme.

Con un semplice gesto, basta inserire un documento in un Secret Paper e si apriranno le porte al mondo della sicurezza, nel pieno rispetto della complesse norme eu-ropee e italiane a tutela della privacy.Entra anche tu nel mondo della tua sicurezza!

Per maggiori informazioni visita il nostro sito: http://www.eso.it/

La dematerializzazione garantisce recupero

di efficienza, risparmio sulla carta e maggiore

tutela ambientale, riducendo i movimenti

delle persone e delle pratiche amministrative

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2520

1424 2014

Ridurre lo spreco di carta con la dematerializzazione

Il termine dematerializzazione indica il progressivo incre-mento della gestione documentale informatizzata - all’in-terno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del docu-mento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pieno valore giuridico.Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:

da una parte si adottano criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei; dall’altra si punta ad eliminare i documenti cartacei esi-stenti negli archivi, sostituendoli con opportune registra-zioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

I benefici sono garantiti: non solo recupero di efficienza ma anche risparmio sulla carta e maggiore tutela am-bientale, grazie alla riduzione dei movimenti delle perso-ne e delle pratiche amministrative.

Una volta che si è effettuata la dematerializzazione di tutti i documenti, si può pensare all’ottimizzazione dei processi interni per renderli massimamente efficienti, creando un sistema di gestione documentale, indirizza-mento e condivisione dell’informazione digitalizzata.I documenti digitali, supportati da una buona rete di ser-vizi IT come intranet aziendali e piattaforme di file sha-ring, possono acquisire una facilità d’accesso e di con-divisione molto rilevante ai fini dell’efficienza totale dei processi interni all’azienda stessa.

Per completare il processo di digitalizzazione e demate-rializzazione dei documenti cartacei, è necessario utiliz-zare un servizio di distruzione certificata dei documenti, consentendo così lo smaltimento dei documenti sicuro e a norma di legge, permettendo inoltre il recupero totale degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei.La normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, meglio conosciuta come “Codice Privacy” (D.lgs 196/2003), prevede una distruzione sicura dei do-cumenti che contengono informazioni riservate.

n questi anni lo smisurato consumo della carta ri-schia di trasformarsi in uno di quegli eccessi che il nostro pianeta non sarà più in grado di sostenere.La carta che viene ricavata dalle fibre di cellulosa rappresenta infatti circa il 17% dell’utilizzazione del

legno con una domanda in espansione che negli ultimi anni ha contribuito ad incrementare la deforestazione e l’abbattimento degli alberi, soprattutto nelle aree tropi-cali della Terra. Le foreste, oltre a costituire un enorme patrimonio di biodiversità e l’habitat essenziale di molte specie animali, giocano un ruolo essenziale nello smalti-mento dell’anidride carbonica immessa nel pianeta dalle attività umane. Gli italiani stampano, in media, 32 pagine di documenti ogni giorno: sono allineati ai consumi euro-pei, a esclusione dei paesi del Nord dove invece l’utilizzo della carta è molto più basso (in Svezia non si arriva a 20 pagine). Per ridurre lo spreco di carta basterebbero pic-coli e semplici gesti: stampare anche sul retro del foglio, utilizzare le mail al posto dei fax, ecc... oppure optare per il riciclaggio della carta che diventerebbe anche un’im-portante opportunità di lavoro.

In Italia la filiera di aziende che raccolgono, trattano e ri-ciclano oltre 3 milioni di tonnellate di carta e imballaggi di cartone ogni anno, rappresenta un settore con un fat-turato di 9 miliardi di euro e 30mila addetti. Non sprecare significherebbe anche produrre nuova ricchezza.Sicuramente, quindi, il riciclaggio della carta e il recupero della carta da macero costituisce una pratica virtuosa che si è consolidata nel corso degli ultimi anni, ma da sola non è in grado di scongiurare i fattori di rischio ambientale.Quello che veramente potrebbe determinare il salto di qualità è la riduzione dei flussi cartacei a favore di pro-cessi documentali totalmente informatizzati.Digitalizzazione e dematerializzazione sono i concetti cardine di questa nuova rivoluzione che oltre ad opera-re una progressiva sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del do-cumento informatico dovrebbe garantire una maggiore trasparenza e velocità soprattutto per quanto concerne la gestione documentale.

ESO e la The Secret Paper Company® per la gestione dei documenti e degli archivi riservati

GOGREEN

In genere la triturazione e l’eliminazione di documenti sensibili si rivolge a tutte le società che si occupano della gestione di archivi in forma cartacea e non.La scelta di affidarsi a una ditta di smaltimento che non solo si occupi di smaltire i vecchi archivi scaduti, ma che possa garantire la distruzione degli stessi con apposita certificazione può essere utile per le società che trattano dati sensibili al fine di:

-ra questi dati fossero soggetti ad un’esposizione non corretta;

loro dati personali.

ESO, la nostra società di servizi, trasporto e smaltimento di rifiuti da ufficio, recupero toner e gestione rifiuti hi-teach, risolve questo tipo di problema. Viste le normative in materia di sicurezza dei dati sensibili, ESO si propone di soddisfare ogni esigenza di riservatezza con il marchio The Secret Paper Company®, nato per la gestione di documenti e archivi cartacei riservati, nonché cd, floppy disk e carte di credito. Specifici contenitori in alluminio, i Secret Paper, dotati di serratura a cilindro con chiavi, consentono di contenere e trasportare in sicurezza i dati sensibili fino agli impianti di trattamento finale. La successiva distruzione e riduzio-ne, fino ad un formato illeggibile secondo gli standard di sicurezza previsto dalla DIN 32757, ora definita nella DIN EN15713, consente la chiusura di un ciclo impostato su criteri di massima sicurezza e riservatezza.

Alla fine del processo, ESO fornisce al cliente il certificato di avvenuta distruzione con la prova del materiale tritura-to, il tutto nella massima riservatezza. I materiali resi così illeggibili possono essere avviati verso i canonici proces-si di recupero presso relative piattaforme autorizzate.

A completamento della gamma dei servizi ESO, entra a far parte del catalogo anche la vendita dei trituratori per materiali cartacei per la messa in sicurezza dei docu-menti direttamente all’interno della tua azienda.I trituratori sono prodotti dall’azienda HSM® e assicurano la distruzione dei documenti rispettando la norma DIN EN15713.

La scelta del modello, varia a seconda del tipo di esi-genza di livello di sicurezza di distruzione dei documenti: Livello 3 per documenti riservati o Livello 2 per docu-menti interni.

La distruzione dei documenti sensibili tramite triturazio-ne è una scelta intelligente non solo per la tutela della privacy, ma anche per il rispetto dell’ambiente. I mate-riali frammentati, infatti, sono avviati ad un processo di recupero e riciclo che consente il riutilizzo delle materie prime sotto diverse forme.

Con un semplice gesto, basta inserire un documento in un Secret Paper e si apriranno le porte al mondo della sicurezza, nel pieno rispetto della complesse norme eu-ropee e italiane a tutela della privacy.Entra anche tu nel mondo della tua sicurezza!

Per maggiori informazioni visita il nostro sito: http://www.eso.it/

La dematerializzazione garantisce recupero

di efficienza, risparmio sulla carta e maggiore

tutela ambientale, riducendo i movimenti

delle persone e delle pratiche amministrative