1

AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIAR

REGULAMENT NR.2/2015

privind activitatea de control periodic i inopinat desfurat de ctre Autoritatea de Supraveghere Financiar

n conformitate cu prevederile art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, art. 6, precum

i ale art. 212 alin. (8) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 93/2012 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Autoritii de Supraveghere Financiar, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 113/2013, cu modificrile i completrile ulterioare, n urma deliberrilor Consiliului Autoritii de Supraveghere Financiar din cadrul edinei din data de 18.02. 2015,

Autoritatea de Supraveghere Financiar emite prezentul regulament:

CAPITOLUL I

Dispoziii generale

Art. 1. - Prezentul regulament stabilete n baza unor reguli unitare cadrul procedural de desfurare a activitii de control de ctre Autoritatea de Supraveghere Financiar, denumit n continuare A.S.F., precum i drepturile i obligaiile prilor implicate n activitatea de control, n vederea asigurrii unui caracter unitar tuturor aciunilor ntreprinse cu ocazia controlului desfurat la nivelul entitilor reglementate i/sau supravegheate de ctre A.S.F..

Art. 2. - n conformitate cu prevederile art. 212 din Ordonana de urgen a

Guvernului nr. 93/2012 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Autoritii de Supraveghere Financiar, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 113/2013, cu modificrile i completrile ulterioare, denumit n continuare O.U.G. nr. 93/2012, direciile de specialitate din cadrul A.S.F. desfoar activiti de control periodic i inopinat n vederea constatrii modului de respectare a reglementrilor legale n vigoare de ctre entitile reglementate i/sau supravegheate de ctre A.S.F..

2

Art. 3. - (1) Termenii i expresiile utilizate n prezentul regulament au semnificaia prevzut n legislaia specific sectoarelor de supraveghere financiar.

(2) n sensul prezentului regulament, termenii i expresiile de mai jos au urmtoarele semnificaii, cu excepia celor prevzute la alin. 2:

a) activitate de control - totalitatea aciunilor cu caracter periodic sau inopinat efectuate n scopul verificrii activitii/operaiunilor desfurate de ctre entitile autorizate, reglementate i supravegheate de ctre A.S.F., ori determinate de apariia unor disfuncii sau sesizri n scopul verificrii respectrii reglementrilor legale n vigoare;

b) anchet - metod de desfurare a activitii de control, realizat la sediul A.S.F., care urmrete stabilirea mprejurrilor i a condiiilor n care entitile menionate la art. 2 alin. (1) lit. a) i c) din O.U.G. nr. 93/2012, au efectuat unele operaiuni, n cazuri semnalate/identificate de nclcare a prevederilor legale specifice;

c) audiere - convocarea n baza unei decizii de audiere la sediul A.S.F. a

persoanelor vizate pentru determinarea condiiilor i mprejurrilor n care a fost desfurat o anumit activitate;

d) control inopinat - tip de control care const n verificarea, de regul la sediul entitii, a uneia sau mai multor activiti/operaiuni derulate ntr-o perioad de timp determinat, i a ndeplinirii de ctre aceasta a uneia sau mai multor obligaii, conform legislaiei incidente sectorului de supraveghere financiar;

e) control periodic - tip de control, realizat cu o anumit ciclicitate, prin verificarea, la sediul entitii, a activitii/operaiunilor desfurate pe o perioad de timp determinat i a ndeplinirii de ctre aceasta a obligaiilor conform legislaiei incidente sectorului de supraveghere financiar;

f) control ncruciat activitate de verificare la sediul entitii sau al A.S.F. a nscrisurilor/operaiunilor unei entiti n corelaie cu nscrisurile/operaiunile unei alte entiti; controlul ncruciat poate avea i caracter inopinat;

g) coordonatorul echipei de control persoana care are atribuii specifice ncredinate prin Decizia de control semnat de Preedintele A.S.F.;

h) decizie de control - act administrativ adoptat la nivelul A.S.F. prin care se

dispune controlul periodic sau inopinat;

i) echip de control - persoanele desemnate prin decizia de control pentru efectuarea aciunii de control;

j) entitate controlat - entiti reglementate i/sau supravegheate de ctre A.S.F. prevzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012;

k) persoan vizat - persoana fizic i/sau juridic, direct sau indirect implicat n activitatea supus supravegherii i controlului A.S.F.;

l) plan anual integrat de control - document aprobat de Consiliul A.S.F. prin

intermediul cruia se stabilete programarea anual a controalelor periodice; m) proces-verbal de control - document care cuprinde totalitatea aspectelor

constatate ca urmare a desfurrii controlului periodic sau inopinat; n) sectoare de supraveghere financiar - Sectorul Instrumente i Investiii

Financiare, Sectorul Asigurri-Reasigurri, Sectorul Sistemului de Pensii Private;

3

o) sondaj - metod de verificare a nscrisurilor, a datelor i a operaiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activiti;

p) structur de control component organizatoric din cadrul A.S.F. care are atribuii privind controlul periodic i inopinat.

Art. 4. - (1) Pentru exercitarea atribuiei de control prevzut la art. 2 alin. (1) din O.U.G nr. 93/2012 n conformitate cu prerogativele stabilite prin lege, A.S.F.

coopereaz i face schimb de informaii cu orice alte instituii, organisme i autoriti din Romnia, din state membre i din state tere.

(2) A.S.F. poate decide ca n aciunile de control la entitile autorizate care desfoar activiti n alte state membre ale Uniunii Europene n baza dreptului de stabilire sau liberei circulaii a serviciilor i a unor protocoale bilaterale s participe autoritile competente din respectivele state, precum i autoritile europene relevante pentru activitatea respectivelor entiti, ESMA sau EIOPA, dup caz.

(3) Consiliul A.S.F. aprob aciunile de control menionate la alin. (2), cu luarea n considerare a informaiilor rezultate n urma cooperrii cu autoritile competente din statele membre unde i desfoar activitatea entitile autorizate care vor face obiectul aciunilor de control.

CAPITOLUL II

Funciile i atribuiile structurilor de control

Art. 5. - Activitatea de control este organizat procedural distinct pentru fiecare sector de supraveghere financiar, n funcie de particularitile activitilor desfurate la nivelul acestora i are ca rol principal prevenirea, identificarea, combaterea actelor i faptelor de nclcare a legislaiei i a eventualelor abateri comise n legtur cu activitile specifice desfurate de entitile prevzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, cu aplicarea msurilor/sanciunilor ce se impun, dup caz.

Art. 6. - A.S.F., n exercitarea atribuiilor sale prevzute la art. 3 alin. (1) lit. c) i art. 21

2 alin. (2) i alin. (3) din O.U.G nr. 93/2012, decide asupra tipului de control ce

urmeaz a fi efectuat, precum i asupra locului de desfurare a verificrilor, n funcie de scopul, obiectivele i complexitatea activitii investigate, n concordan cu prevederile prezentului regulament i cu legislaia specific aplicabil fiecrui sector de supraveghere financiar.

Art. 7. - n aplicarea prevederilor art. 5, structurile cu atribuii de control periodic i inopinat, ndeplinesc urmtoarele funcii:

a) funcia de control, n scopul identificrii actelor i faptelor de nclcare a legislaiei specifice aplicabile, rezultate din activitatea desfurat de ctre entitile autorizate, reglementate i supravegheate de ctre A.S.F.;

4

b) funcia de monitorizare a adoptrii msurilor dispuse de ctre Consiliul A.S.F..

Art. 8. - Structurile de control care efectueaz activiti de control periodic i inopinat, pentru a realiza funciile prevzute la art. 7, au urmtoarele atribuii principale:

a) efectueaz documentare care vizeaz entitatea ce va fi supus controluluiprivind activitile/operaiunile care au fost autorizate/supravegheate de ctre A.S.F.;

b) efectueaz aciuni de control la entitile prevzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, inclusiv asupra persoanelor vizate;

c) verific respectarea reglementrilor aplicabile entitilor controlate/persoanelor vizate;

d) propun Consiliului A.S.F. adoptarea de msuri i/sau sanciuni cu privire la faptele constatate, n condiiile legii.

CAPITOLUL III

Reguli generale privind activitatea de control i responsabiliti

Art. 9 . - (1) Controlul periodic se organizeaz i se desfoar n baza unui plan anual integrat de control, aprobat de ctre Consiliul A.S.F..

(2) Planul anual integrat de control se va ntocmi n conformitate cu prevederile

legale incidente n vigoare, n baza analizei riscurilor pe care le poate induce entitatea ce

va fi supus controlului, avnd n vedere i termenul de prescripie a contraveniilor prevzut n legislaia specific sectoarelor de supraveghere financiar.

Art. 10.- (1) Ciclicitatea controlului periodic se determin innd cont de perioada anterior controlat, natura i volumul activitii entitii, riscul i complexitatea produselor i serviciilor oferite de ctre aceasta, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate n situaiile financiare anuale/rapoartele financiare i tehnice periodice sau n raportrile de supraveghere prudenial.

(2) n procesul de selectare a entitilor care vor fi incluse n planul de control, se va ine cont i de rezultatele procesului de evaluare a entitilor derulat la nivelul structurilor de supraveghere ale A.S.F..

(3) Selectarea operaiunilor i a documentelor ce urmeaz a fi verificate se realizeaz de ctre echipa de control, n baza tematicii de control, lund n considerare obiectivele controlului, ponderea operaiunilor, precum i relevana n activitatea desfurat de entitatea supus controlului.

(4) Durata estimativ a controlului periodic i numrul specialitilor care formeaz echipa de control se stabilesc innd cont de volumul de activitate al entitii supuse verificrii i de complexitatea aciunii de control.

5

Art. 11. - A.S.F. poate decide reluarea verificrilor, extinderea perioadei controlate, precum i a ariei de verificare, dac ulterior efecturii activitii de control, intr n posesia unor informaii i date suplimentare referitoare la entitate i operaiunile controlate.

Art. 12. - (1) n baza colaborrii dintre structurile de control i cele de autorizare i supraveghere privind analizele de conformitate i cele de prudenialitate, precum i ca urmare a apariei unui eveniment/informaie/sesizare care denot posibile nclcri ale legislaiei n vigoare i amenin ndeplinirea misiunii/obiectivelor A.S.F., se poate proceda la iniierea controlului inopinat care urmrete anumite obiective tematice strict delimitate.

(2) Controlul inopinat se hotrte de ctre preedintele A.S.F., care poate declana controlul din oficiu sau la solicitarea oricruia dintre cei trei vicepreedini.

Art. 13 . - Controalele desfurate la sediul entitilor pentru verificarea modului de ndeplinire a planului de msuri stabilit prin decizie a Consiliului A.S.F., precum i controalele desfurate ca urmare a solicitrilor entitilor autorizate, reglementate i supravegheate de ctre A.S.F. de limitare, suspendare sau ncetare a activitii sunt asimilate controlului inopinat i intr sub incidena prezentului regulament i a legislaiei specifice fiecrui sector de supraveghere financiar.

Art. 14. - (1) A.S.F. poate suspenda n situaii justificate un control periodic pentru o perioad de maximum 90 de zile i va notifica entitatea cu privire la data de la care se va suspenda derularea acestuia i, ulterior, cu privire la data la care controlul va fi reluat.

(2) Suspendarea controlului se hotrte de ctre preedintele A.S.F. cu avizul vicepreedintelui coordonator.

(3) Notificarea privind reluarea aciunii de control va fi comunicat entitii supuse controlului cu cel puin dou zile lucrtoare nainte de data relurii aciunii de control.

Art. 15. Din motive obiective care in de A.S.F. sau de entitatea controlat, precum i ca urmare a apariei unor elemente neprevzute care restricioneaz/mpiedic desfurarea activitii de control, durata aciunii de control poate fi prelungit pentru o period stabilit n funcie de situaia existent.

Art. 16. (1) Conductorii structurilor de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiar sunt responsabili pentru organizarea i modul de desfurare a activitilor specifice de control.

(2) n exercitarea atribuiilor, structurile de control din cadrul A.S.F colaboreaz i fac schimb de informaii cu structurile de supraveghere, precum i cu toate celelalte structuri organizatorice din cadrul A.S.F., n limita competenelor.

6

Art. 17. (1) n situaii justificate, pentru asigurarea unei aplicri corecte i unitare a prevederilor actelor normative emise de ctre A.S.F., echipa de control solicit puncte de vedere structurilor organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F., care vor fi

transmise acesteia.

(2) Structurile organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F. sunt obligate s rspund solicitrilor primite din partea echipei de control n maximum cinci zile lucrtoare.

CAPITOLUL IV

Drepturile i obligaiile entitii controlate/persoanei vizate i ale echipei de control

Art. 18. - Entitatea controlat/persoana vizat care face obiectul aciunii de control are urmtoarele drepturi: a) s fie notificat cu privire la nceperea aciunii de control, n cazul controlului periodic;

b) s beneficieze, din partea echipei de control, de un tratament just i echitabil bazat pe un dialog instituional constructiv; c) s fie informat cu privire la rezultatele controlului efectuat; d) s formuleze obieciuni la procesul-verbal de control ntocmit de echipa de control, dac este cazul; e) s conteste msurile i sanciunile dispuse prin actele emise de ctre A.S.F..

Art. 19. - Pe durata desfurrii activitii de control, entitatea controlat/persoana vizat are urmtoarele obligaii: a) s permit accesul echipei de control n spaiile n care se desfoar activitatea pentru care a fost autorizat/avizat de ctre A.S.F., precum i n spaiile unde se afl documentele aferente activitii desfurate i sistemele informatice utilizate; b) s rspund la solicitarea A.S.F. de a fi prezent, respectiv reprezentat la un nivel corespunztor, la data i ora stabilit, astfel nct s asigure desfurarea optim a activitii de control; c) s permit i s asigure efectuarea n bune condiii a activitii de control i s acorde sprijinul necesar desfurrii acesteia; d) s pun la dispoziia echipei de control, la termenele i n forma solicitat, toate nscrisurile, informaiile, nregistrrile de orice fel, inclusiv cele telefonice n legtur cu ordinele de tranzacionare primite/transmise, fiierele, registrele i evidenele contabile aferente activitii pe care o desfoar, documentele n original, copiile certificate conform cu originalul, precum i traducerea legalizat n limba romn, dup caz;

7

e) s colaboreze pe ntreaga perioad de desfurare a activitii de control n vederea determinrii situaiilor de fapt, prin prezentarea n ntregime a faptelor cunoscute i a tuturor documentelor justificative;

f) s semneze procesele-verbale: de control, de ridicare date/documente i de audiere.

Art. 20. - n exercitarea atribuiilor ce le revin, membrii echipei de control au urmtoarele drepturi: a) s aib acces n spaiile n care entitatea controlat i desfoar activitatea, precum i n spaiile unde se afl documentele i sistemele informatice de eviden i prelucrare a datelor;

b) s efectueze verificri n prezena reprezentantului legal al entitii controlate sau a unei persoanei desemnate de ctre acesta, care are obligaia de a nsoi echipa de control n orice sediu i incint n care entitatea i desfoar activitatea, inclusiv n sediile societilor crora le-au fost externalizate din activitile specifice; c) s solicite, n cazul audierilor, prezena la sediul A.S.F. a reprezentantului legal al entitii controlate i a altor persoane/angajai n vederea furnizrii de informaii i de note explicative scrise, precum i a prezentrii de documente, nscrisuri, registre i evidene contabile; d) s solicite i s verifice, n totalitate sau prin sondaj, orice nscrisuri, informaii, nregistrri de orice fel, inclusiv cele telefonice n legtur cu ordinele de tranzacionare primite/transmise, fiiere, registre i evidene contabile care pot avea legtur cu activitatea entitii controlate, inclusiv cu activitile externalizate/transferate de ctre aceasta, dup caz, precum i sistemele informatice de eviden i prelucrare a datelor; e) s solicite copii, dac este cazul, ale documentelor, fiierelor, nscrisurilor, registrelor i nregistrrilor contabile n form fizic/scanate/electronic, dup caz; f) s solicite toate informaiile i explicaiile referitoare la aciunile/operaiunile desfurate de ctre entitatea supus controlului; g) s solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entitii controlate, angajailor acesteia, precum i reprezentantului legal al oricrei altei entiti creia i-au fost externalizate activiti specifice.

Art. 21. - n exercitarea atribuiilor ce le revin, membrii echipei de control au urmtoarele obligaii:

a) s aduc la cunotin n scris conductorului ierarhic existena sau apariia unui potenial conflict de interese, aa cum este definit n Codul de Etic i Integritate al A.S.F. prin completarea unei declaraii n acest sens; b) s se identifice prin prezentarea legitimaiei de serviciu i deciziei de efectuare a controlului;

c) s aplice n mod corect prevederile legislaiei specifice aplicabile entitii controlate;

d) s pstreze confidenialitatea asupra datelor i informaiilor obinute;

8

e) s efectueze controlul astfel nct s afecteze ct mai puin activitatea curent a entitii controlate; f) s respecte programul de lucru al entitii controlate; controlul se poate desfura i n afara programului de lucru al entitii, cu acordul scris al reprezentantului legal al acesteia.

CAPITOLUL V

Activitatea de control efectuat de ctre A.S.F.

SECIUNEA 1

Iniierea controlului

Art. 22. - (1) Decizia de control periodic/inopinat reprezint mandatul de control primit de echipa de control pentru a desfura aciunea de control. Documentul este ntocmit de structura de control, avizat de vicepreedintele coordonator i semnat de preedintele A.S.F.. Decizia de control cuprinde cel puin urmtoarele elemente:

a) temeiul legal al efecturii controlului; b) tipul controlului;

c) data de nceput a aciunii de control; d) perioada supus controlului; e) obiectul/tematica de control;

f) denumirea i adresa entitii supuse controlului; g) componena echipei de control i coordonatorul acesteia; h) semntura preedintelui i tampila A.S.F.; i) numrul i data deciziei.

(2) Echipa de control are obligaia de a nregistra decizia de control n Registrul de intrri-ieiri al entitii la data prezentrii acesteia, precum i n Registrul unic de control al entitii care va fi supus controlului.

Art. 23. (1) Structura de control are obligaia de a notifica entitatea care va fi supus controlului periodic printr-o adres transmis prin pot cu confirmare de primire sau, dup caz, prin fax, cu cel puin 15 zile lucrtoare nainte de data declanrii aciunii de control.

(2) Notificarea transmis entitii va cuprinde anexat obiectul/tematica de control, i, dup caz, prima solicitare de documente.

Art. 24. (1) n cazul audierilor, structura de control va emite decizia de audiere semnat de vicepreedintele coordonator, n care se nscriu data i ora la care persoanele convocate se vor prezenta, obiectul audierii, precum i eventualele documente care trebuie furnizate echipei de control.

9

(2) Data la care se vor prezenta persoanele convocate pentru audiere nu trebuie s depeasc dou zile lucrtoare de la data primirii deciziei.

SECIUNEA a 2-a

Efectuarea controlului

Art. 25. - Echipa de control are obligaia de a prezenta decizia de control conducerii entitii supuse controlului sau unui reprezentant legal al acesteia.

Art. 26. - Conducerea entitii supuse controlului are obligaia de a informa personalul angajat cu privire la prezena echipei de control i responsabilitatea acestuia de a rspunde n cel mai scurt timp solicitrilor echipei de control.

Art. 27. - (1) Conductorul structurii de control are obligaia de a desemna un coordonator al echipei de control, potrivit prevederilor art. 3 alin. (2) lit.g).

(2) Coordonatorul echipei de control are atribuia de a urmri ca aciunea de control s se desfoare conform prevederilor legale n vigoare, membrii echipei de control fiind rspunztori de aciunile ntreprinse n timpul controlului.

(3) Pentru atingerea obiectivelor activitii de control, membrii echipei de control vor utiliza tehnici i instrumente de control specifice (chestionar, sondaj, interviu, observare etc.).

Art. 28. - n desfurarea activitii de control, echipa de control va parcurge cel puin urmtoarele etape:

a) analiza preliminar (pregtirea controlului) respectiv analizarea entitii ce urmeaz a fi controlat efectuat n funcie de natura, amploarea i forma de manifestare a riscurilor aferente activitii, precum i de complexitatea produselor i serviciilor oferite;

b) documentarea care se efectueaz la sediul entitii controlate, prin utilizarea tehnicilor i instrumentelor de control specifice;

c) solicitarea de informaii suplimentare entitii controlate, n cazul n care informaiile i probele obinute nu sunt suficiente;

d) transmiterea procesului-verbal de control entitii controlate n vederea semnrii i formulrii de eventuale observaii.

Art. 29. - (1) Echipa de control poate solicita copii pe suport hrtie i/sau pe suport electronic, dup caz, pentru documentele pe care le consider necesare n susinerea constatrilor i concluziilor aciunii de control.

(2) Pentru documentele pe suport de hrtie, copiile solicitate vor fi semnate, iar

pentru documentele pe suport electronic, acestea vor fi certificate prin declaraii olografe

10

sub semntur privat sau sub semntur electronic extins de ctre conductorul sau reprezentantul legal al entitii controlate.

(3) Documentele n original ntocmite la solicitarea echipei de control vor fi

semnate de conductorul sau de reprezentantul legal al entitii controlate.

Art. 30. Componena echipei de control poate fi modificat/completat n timpul derulrii aciunii de control, temporar ori pentru ntreaga perioad rmas.

Art. 31. - (1) Entitatea supus controlului are obligaia de a pune la dispoziia echipei de control toate datele/documentele solicitate pentru a fi ridicate n copie/format

electronic de ctre aceasta n baza unui proces-verbal de ridicare date/documente. (2) La solicitrile de informaii/explicaii formulate de membrii echipei de control,

orice angajat al entitii controlate sau persoan care se afl n relaii contractuale cu aceasta este obligat() s rspund n limita competenelor.

(3) Refuzul formal, tacit sau prin omisiune de a furniza informaiile solicitate conform alin.(1), n forma i la termenele solicitate de ctre echipa de control, precum i mpiedicarea fr drept a exercitrii prerogativelor conferite de lege A.S.F., se vor consemna ntr-un proces-verbal care va sta la baza adoptrii de msuri n conformitate cu reglementrile n vigoare.

(4) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevzut la alin. (1) cuprinde cel puin urmtoarele elemente: a) data i locul ncheierii procesului-verbal; b) numrul deciziei de control n baza creia a fost declanat controlul; c) numele, prenumele i funcia persoanelor desemnate s efectueze controlul; d) denumirea entitii controlate; e) numele, prenumele i funcia reprezentantului legal al entitii controlate sau al persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;

f) referiri la toate notele explicative date n scris de ctre reprezentantul legal al entitii supuse controlului i de personalul acesteia; g) numrul de file prezentate/ridicate n format fizic i identificarea documentelor prezentate/ridicate n format electronic;

h) nscrisuri, date, situaii i/sau informaii pe care echipa de control le consider relevante;

i) meniunea c toate nscrisurile n original puse la dispoziia echipei de control au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de ctre echipa de control sunt complete i conforme cu originalele.

(5) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevzut la alin. (1) se ntocmete n dou exemplare, unul pentru A.S.F. i cellalt pentru entitatea supus controlului, i se semneaz de ambele pri. Cele dou exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se nregistreaz cu acelai numr de nregistrare n Registrul de intrri-ieiri al entitii supuse controlului.

(6) n cazul n care reprezentantul legal al entitii sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada n care s-a desfurat controlul refuz semnarea, acest

11

fapt, precum i motivele invocate, se consemneaz de ctre echipa de control n procesul-verbal de ridicare date/documente.

Art. 32. - n cazul audierilor se va ntocmi un proces-verbal de audiere, n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte implicat, n care se vor meniona, dup caz, elemente din cadrul celor prevzute la art. 31 alin. (4) i care va fi nregistrat la Registratura A.S.F.. Prevederile art. 31 alin. (2), (3) i (6) se vor aplica n mod corespunztor i n cazul ntocmirii procesului-verbal de audiere.

Art. 33. Pe parcursul aciunii de control, echipa de control va purta un dialog instituional ferm i constructiv cu entitatea controlat.

SECIUNEA a 3-a

ntocmirea procesului-verbal de control i a notei de constatare

Art. 34. - n urma desfurrii tuturor activitilor aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control va ntocmi un proces-verbal de control, la sediul A.S.F.

sau la sediul entitii controlate, care va conine ntr-o manier clar i concis cel puin elementele prevzute n anexa care face parte integrant din prezentul regulament, din care rezult motivul de fapt i temeiul de drept pe care acestea se fundamenteaz.

Art. 35. Echipa de control va consemna n procesul-verbal de control prevzut la art. 34, iregularitile i disfuncionalitile constatate, structurate dup caz, att pe elemente de conformitate ct i pe elemente de risc.

Art. 36. - (1) Entitatea controlat, sub semntura reprezentantului legal, are

dreptul de a formula n scris obieciuni cu privire la constatrile consemnate n procesul-verbal de control, dup cum urmeaz: a) n termen de maximum trei zile lucrtoare de la data primirii procesului-verbal de control, n cazul controlului inopinat;

b) n termen de maximum apte zile lucrtoare de la data primirii procesului-verbal de control, n cazul controlului periodic.

(2) n situaii excepionale, la solicitarea temeinic motivat a entitii i cu acordul vicepreedintelui coordonator din cadrul A.S.F. termenele prevzute la alin. (1) lit. (a) i (b) pot fi prelungite cu o perioad care s nu depeasc durata maxim acordat iniial.

(3) Entitatea controlat are obligaia de a informa persoanele care sunt responsabile cu privire la constatrile echipei de control legate de activitatea acestora n vederea formulrii de eventuale observaii.

Art. 37. (1) Procesul-verbal de control ntocmit n conformitate cu prevederile prezentului regulament se nregistreaz la Registratura A.S.F. i n Registrul unic de control al entitii controlate.

12

(2) n cazul n care entitatea refuz semnarea i/sau nregistrarea actului de control, echipa de control va consemna meniunea "refuz s semneze" n procesul-verbal.

Art. 38. Nota de constatare reprezint un act de control bilateral i se ntocmete de ctre echipa de control, n cazuri excepionale dup cum urmeaz:

a) cnd se constat iregulariti i disfuncionaliti ca urmare a controlului efectuat, pentru clarificarea crora se impune continuarea verificrii la alt entitate i/sau de ctre alte structuri ale A.S.F. i/sau alte instituii;

b) cnd se impune efectuarea unor verificri ncruciate i la alte entiti dect cea la care s-a iniiat controlul, n scopul instrumentrii i fundamentrii unor constatri;

c) cnd se constat la o entitate supus controlului iregulariti i disfuncionaliti a cror reconstituire ulterioar nu mai este posibil. n aceast situaie, nota de constatare se ntocmete i se semneaz n momentul identificrii deficienelor respective.

Art. 39. - (1) n nota de constatare se consemneaz situaia de fapt, precum i, dac este cazul, msurile luate operativ de entitate pentru remedierea iregularitilor i disfuncionalitilor identificate de ctre echipa de control.

(2) Nota de constatare este anex la procesul-verbal de control, se ntocmete n dou exemplare, unul pentru echipa de control i unul pentru entitatea controlat, i se semneaz de ctre echipa de control, precum i de ctre:

a) reprezentantul legal al entitii controlate, n cazurile prevzute la art. 38 lit. (a) i (b);

b) alte persoane n prezena crora s-a efectuat constatarea, n cazul prevzut la art. 38 lit. (c).

(3) n cazul n care entitatea controlat refuz semnarea notei de constatare de ctre reprezentantul legal, aceasta poate fi semnat de maximum doi martori sau, n lipsa acestora, se va consemna meniunea "refuz s semneze".

SECIUNEA a 4-a Finalizarea aciunii de control

Art. 40. - (1) n situaia n care, n urma aciunii de control, entitatea nu a fost sancionat sau nu au fost dispuse msuri cu privire la aceasta, finalizarea aciunii de control este reprezentat de comunicarea prin adres scris ctre entitatea controlat prin care se atest faptul c n urma activitii de control, aceasta nu a fost sancionat sau nu au fost dispuse msuri.

(2) n situaia n care, n urma aciunii de control, au fost dispuse sanciuni/msuri de ctre Consiliul A.S.F., aciunea de control se consider finalizat dup comunicarea msurilor dispuse.

13

(3) Entitatea controlat are obligaia de a transmite n termenul fixat stadiul adoptrii msurilor dispuse de ctre Consiliul A.S.F..

(4) n cazul netransmiterii stadiului de implementare a msurilor dispuse, entitatea controlat este notificat de ctre direcia de specialitate din cadrul A.S.F. i are obligaia de a se conforma n termenul stabilit de ctre A.S.F..

CAPITOLUL VI

Sanciuni

Art. 41. - (1) Pe baza concluziilor rezultate n urma activitii de control, Consiliul A.S.F. poate aplica sanciuni potrivit legislaiei aplicabile sectoarelor de supraveghere financiar, i/sau poate dispune msuri n scopul prevenirii unor situaii similare ori remedierii deficienelor constatate cu prilejul desfurrii controlului i poate sesiza alte instituii ale statului, potrivit competenelor acestora.

(2) Netransmiterea la termen a stadiului adoptrii msurilor dispuse de ctre A.S.F. ca urmare a constatrilor echipei de control se sancioneaz n conformitate cu prevederile legale n vigoare.

(3) Nerespectarea msurilor dispuse de ctre A.S.F. ca urmare a constatrilor echipei de control se sancioneaz conform prevederilor legale n vigoare.

(4) Dispunerea sanciunilor i/sau a msurilor se face n baza hotrrii Consiliului A.S.F., prin decizie semnat de preedintele A.S.F. i se comunic entitii/persoanei sancionate.

Art. 42. - Nerespectarea de ctre entitile i persoanele vizate supuse activitii de control a prevederilor prezentului regulament se sancioneaz de ctre A.S.F. n conformitate cu legislaia n vigoare.

Art. 43. La aplicarea saniunilor sau la dispunerea msurilor pentru o spe n cauz sau spee identice se va ine cont de punctele de vedere exprimate anterior de ctre A.S.F. n condiiile existenei aceluiai cadru legal n vigoare.

Art. 44. - (1) Msurile sancionatorii se pot publica n Buletinul A.S.F. i/sau, dup caz, n Monitorul Oficial al Romniei.

(2) Monitorizarea aplicrii sanciunilor i/sau adoptarea msurilor prevzute la art. 41 alin. (1) se realizeaz de ctre structurile de specialitate din cadrul A.S.F. conform atribuiilor din Regulamentul de Organizare i Funcionare al A.S.F..

Art. 45. - Persoanele fizice sau juridice sancionate pot formula plngere mpotriva deciziei prin care sunt aplicate sanciuni ori dispuse msuri, n conformitate cu

14

dispoziiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare.

CAPITOLUL VII

Dispoziii tranzitorii i finale

Art. 46. - Activitile de control n curs de desfurare la data intrrii n vigoare a prezentului regulament vor continua n conformitate cu reglementrile n vigoare la data nceperii aciunii de control.

Art. 47. (1) Structurile de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiar vor asigura consolidarea i specializarea procedurilor proprii i metodelor de control, n acord cu prevederile prezentului regulament i cu cele mai bune practici n domeniu.

(2) Pentru aplicarea unei politici de control unitare la nivelul celor trei sectoare,

structurile de control vor elabora cadrul de obiective urmrit n activitile de control periodic i vor asigura schimbul de informaii cu structurile de supraveghere n ceea ce privete att abordarea bazat pe riscuri, ct i cea de conformitate.

Art. 48. - Prezentul regulament se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I i intr n vigoare la data publicrii acestuia.

Art. 49. - La data intrrii n vigoare a prezentului regulament se abrog Regulamentul Consiliului Autoritii de Supraveghere Financiar nr. 1/2014 privind activitatea de control desfurat de Autoritatea de Supraveghere Financiar, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 61 din 24 ianuarie 2014.

Preedintele Autoritii de Supraveghere Financiar,

Miu NEGRIOIU

Bucureti, Nr. 2/18.02.2015

ANEXA

15

PROCES-VERBAL DE CONTROL

ntocmit ca urmare a aciunii de control desfurate la..............

A) Elemente introductive

a) decizia de control n baza creia a fost declanat controlul;

b) date privind entitatea supus controlului;

c) numele, prenumele i funcia reprezentantului legal al entitii controlate sau ale

persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;

d) perioada n care s-a desfurat controlul;

e) perioada controlat;

f) numele, prenumele i funcia persoanelor desemnate s efectueze controlul;

g) note explicative date n scris de ctre reprezentantul legal al entitii supuse controlului i

de personalul acesteia;

B) Constatri i recomandri ale echipei de control incluse pe capitole, n funcie de

structura lor i n conformitate cu obiectivele tematicii de control aferent controlului

cu referire la cel puin urmtoarele elemente:

a) aspecte privind administrarea i gestionarea activitii desfurate;

b) calitatea i eficiena sistemului de guvernan corporativ;

c) aspecte privind modul de reflectare a activitii desfurate n evidenele financiar-

contabile;

d) aspecte privind principalele riscuri, vulnerabiliti, cerine prudeniale i indicatori;

e) msurile deja dispuse de ctre entitatea controlat pentru remedierea deficienelor

constatate;

f) iregulariti i disfuncionaliti constatate, structurate dup caz, att pe elemente de

conformitate ct i pe elemente de risc, cu indicarea actului normativ incident,

g) sinteze referitoare la punctul de vedere al reprezentanilor legali ai entitii controlate fa

de solicitrile echipei de control, dac este cazul.

16

n cazul controlului inopinat se vor prezenta n cuprinsul procesului-verbal de control doar

aspectele relevante din perspectiva obiectivelor de control urmrite.

C) Alte aspecte relevante1

D) Meniuni finale (data i locul ncheierii procesului-verbal, semnturi, etc. )

1 Vor fi consemnate acele nscrisuri, date, situaii i/sau informaii pe care echipa de control le consider relevante, n aciunea de control periodic/inopinat, inclusiv anexe acolo unde este cazul.