Revisionsrapport Ekerö - intern kontroll 2011 fina · Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den ... Därigenom kan konstateras att intern

Revisionsrapport

Övergripande granskning av internkontroll för år 2011

Ekerö kommun

April 2012

Micaela Hedin

Certifierad kommunal revisor

Samir SandbergRevisionskonsult

Revisionsrapport

Övergripande granskning av internkontroll för år 2011

Ekerö kommun

Certifierad kommunal revisor

Övergripande granskning av intern

2012-04-03

____________________________________

Micaela Hedin

____________________________________

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ................................

2 Inledning................................

2.1 Uppdrag................................

2.2 Bakgrund ................................

2.3 Revisionsfrågor

2.4 Avgränsning................................

2.5 Metod................................

3 Sammanfattande kommentarer och bedömning

3.1 Styrning och uppföljning

3.2 System för intern kontroll

3.2.1 Granskning av rutiner och verifiering inom särskilt identifierade områden

3.3 Nämndernas resultat

3.4 Rättvisande räkenskaper

4 Iakttagelser per styrelse/nämnd

0

Innehållsförteckning

................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

Revisionsfrågor................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

Sammanfattande kommentarer och bedömning................................

Styrning och uppföljning................................................................

System för intern kontroll ................................................................

Granskning av rutiner och verifiering inom särskilt identifierade områden

Nämndernas resultat................................................................

Rättvisande räkenskaper................................................................

Iakttagelser per styrelse/nämnd................................................................

............................................ 1

........................................................3

...................................................3

.................................................3

........................................3

.............................................4

.......................................................4

........................................................... 5

......................................................... 5

....................................................... 5

Granskning av rutiner och verifiering inom särskilt identifierade områden ...6

............................................................... 7

.........................................................8

....................................................9

1 Sammanfattning

Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om den interna kontrollen hos

Kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.

Revisorerna har under en följd av år genomfört ett årligt intern kontrollprojekt.

inriktning har förändrats över tiden i takt med att nämndernas arbete med intern

styrning och kontroll har utvecklats. De senaste åren har projektet inriktats mot att

granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Gransknin

den interna kontrollen sker utifrån ett perspektiv där såväl styrning och uppföljning av

verksamhet och ekonomi, system för intern kontroll samt nämndernas ekonomiska och

verksamhetsmässiga resultat innefattas.

Revisorernas sammanfattande uppfatt

arbete med intern kontroll under senare år utvecklats i flera avseenden såväl avseende

verksamhetsstyrning (målstyrning), ekonomistyrning och systematik i kontrollarbetet.

Även under 2011 har arbetet gått framåt

Resultatet av tidigare revisionsgranskningar samt brister som i olika sammanhang

identifierats av kommunen själv visar på behovet av en kontinuerlig uppföljning och

utveckling av den interna kontrollen. Enligt vår bedömning ligger det inom

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt att löpande följa nämndernas arbete med intern

kontroll. Det är även rimligt att Kommunstyrelsen årligen förslagsvis i samband med

årsredovisningen redovisar sin syn på det samlade kontrollsystemet i kommunen.

Respektive nämnd bör även å

kontrollen är tillräcklig inom nämndens ansvars

Den sammanfattande bedömningen

arbete med intern kontroll under 2011 vilket innebär att det sakn

riktlinjer för hur kommunen skall arbeta med den interna kontrollen. Dock har

kommunledningen under 2011 lagt fast hur a

kommunen som helhet vilket vi bedömer är positivt.

sammanfattande bedömning kring styrkor och svagheter avseende Kommunstyrelsens

och nämndernas interna styrning och kontroll.

1

Sammanfattning



Revisorerna har under en följd av år genomfört ett årligt intern kontrollprojekt.



granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Gransknin



mässiga resultat innefattas.

Revisorernas sammanfattande uppfattning är att Kommunstyrelsens och nämndernas



Även under 2011 har arbetet gått framåt .




sens uppsiktsplikt att löpande följa nämndernas arbete med intern



Respektive nämnd bör även årligen behandla och ta ställning till om den interna

kontrollen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde.

nde bedömningen är att kommunen saknat ett samlat system för sitt

arbete med intern kontroll under 2011 vilket innebär att det saknas övergripande


kommunledningen under 2011 lagt fast hur arbetet med intern kontroll

kommunen som helhet vilket vi bedömer är positivt. Nedan redovisas vår

mmanfattande bedömning kring styrkor och svagheter avseende Kommunstyrelsens

och nämndernas interna styrning och kontroll.


Revisorerna har under en följd av år genomfört ett årligt intern kontrollprojekt. Projektets



granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Granskningen av



ning är att Kommunstyrelsens och nämndernas






sens uppsiktsplikt att löpande följa nämndernas arbete med intern



rligen behandla och ta ställning till om den interna

är att kommunen saknat ett samlat system för sitt

as övergripande


rbetet med intern kontroll skall organiseras i

Nedan redovisas vår

mmanfattande bedömning kring styrkor och svagheter avseende Kommunstyrelsens

Flera nämnder saknar

och riskanalyser samt kontroll och uppföljning

(internkontrollplaner).

Vi bedömer utifrån stickprov av underlag för konton gällande representation,

extern representation samt kurs och konferens

dessa konton behöver stärkas. Vår bedömning är att a

förtydliga de formella kraven på underlagen och säkerställa att rätt kontering

sker enligt god redovisningssed för dessa konton.

Mål har fastställts på

redovisningen av måluppfyl

förbättrats och utvecklats

Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande

Utvecklade verksamhetsplaner finns i olika former hos alla

Kopplingen till Kommunfullmäktiges övergripande mål

verksamhet

fastställt ett aktuellt attestreglemente med riktlinjer.

Flera nämnder saknar fortfarande ett systematiskt arbete med väsentlighets

och riskanalyser samt kontroll och uppföljning av den interna kontrollen

(internkontrollplaner).


xtern representation samt kurs och konferens att den interna kontrollen för

dessa konton behöver stärkas. Vår bedömning är att alla nämnder behöver


sker enligt god redovisningssed för dessa konton.

Mål har fastställts på övergripande nivå och på nämndsniv

redovisningen av måluppfyllelse i nämndernas verksamhetsberättelser

och utvecklats, liksom redovisningen av prestationer och volymer

Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande

ecklade verksamhetsplaner finns i olika former hos alla

Kopplingen till Kommunfullmäktiges övergripande mål

verksamhetsplanerna för 2011. Kommunen har under 2011 uppdaterat och

fastställt ett aktuellt attestreglemente med riktlinjer.

2

ett systematiskt arbete med väsentlighets-

av den interna kontrollen


att den interna kontrollen för

lla nämnder behöver


på nämndsnivå. Tydligheten i

lelse i nämndernas verksamhetsberättelser har

, liksom redovisningen av prestationer och volymer.

ecklade verksamhetsplaner finns i olika former hos alla nämnder

Kopplingen till Kommunfullmäktiges övergripande mål har kommenterats i

splanerna för 2011. Kommunen har under 2011 uppdaterat och

2 Inledning

2.1 Uppdrag

De förtroendevalda revisorerna i kommune

interna kontrollen inom Kommunstyrelsen och nämnderna.

för granskningen är kommunens pågående arbete med att utveckla målstyrningen såväl

som nämndernas system för styrning och uppföljning

former av prestations- och volymtal.

Granskningen sker inom ramen för det årliga projektet kring intern kontroll inom

Kommunstyrelsen och nämnderna, i enlighet med kommunallagens intentioner kring god

ekonomisk hushållning. Resultatet av granskningen kan även komma att ligga till grund

för beslut om fördjupade granskningsprojekt framdeles inom avgränsade områden.

2.2 Bakgrund

Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den

interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta

arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 § i vilken det stadgas att nämnderna skall se

till att den interna kontrollen är tillräcklig.

Intern kontroll är ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen

som förvaltningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta

underlag. De bidrar också till s

gångar. Därigenom kan konstateras att intern kontroll både säkrar en effektiv förvaltning

och minimerar risken för allvarliga fel.

2.3 Revisionsfrågor

Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om


Följande frågeställningar har legat till grund för granskningen:

- Hur arbetar nämnderna med styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhetoch kvalitet?

- Vad har nämnderna för syste- I vilken mån har Kommunfullmäktiges och nämndernas mål förverkligats med

avseende på ekonomiskt resultat, prestationer, kvalitet och särskilda uppdrag?- Hur arbetar nämnderna med löpande redovisning?

De förtroendevalda revisorerna i kommunen har gett PwC uppdraget

interna kontrollen inom Kommunstyrelsen och nämnderna. En väsentlig utgångspunkt


som nämndernas system för styrning och uppföljning av verksamheten genom olika

och volymtal.




slut om fördjupade granskningsprojekt framdeles inom avgränsade områden.




ll att den interna kontrollen är tillräcklig.



underlag. De bidrar också till skyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens till


och minimerar risken för allvarliga fel.

Revisionsfrågor



Följande frågeställningar har legat till grund för granskningen:

Hur arbetar nämnderna med styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet

Vad har nämnderna för system för intern kontroll?I vilken mån har Kommunfullmäktiges och nämndernas mål förverkligats medavseende på ekonomiskt resultat, prestationer, kvalitet och särskilda uppdrag?Hur arbetar nämnderna med löpande redovisning?

3

et att granska den

En väsentlig utgångspunkt


av verksamheten genom olika




slut om fördjupade granskningsprojekt framdeles inom avgränsade områden.






kyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens till-


den interna kontrollen hos

Hur arbetar nämnderna med styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet

I vilken mån har Kommunfullmäktiges och nämndernas mål förverkligats medavseende på ekonomiskt resultat, prestationer, kvalitet och särskilda uppdrag?

2.4 Avgränsning

Granskningen omfattar

Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Miljönämnden, Kultur

fritidsnämnden, Tekniska nämnden

Kommunstyrelsen ligger fokus på Kommunstyrelsen

Granskning av rutiner och verifiering

Förtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster Kundfakturering och betalningsbevakning

2.5 Metod

Granskningen har främst skett genom studier av

verksamhetsplaner, delårsbokslut och årsredovisning och andra fo

dokument för 2011.

Under granskningen har intervjuer

och ekonomichef. Materialinsamling och avstäm

sekreterare och redovisningsenheten.

Inom ramen för granskningsprojektet har revisorerna även under revisionsår 2011/2012

träffat Kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Vid träffarna har revisorerna informerat

om Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar samt

granskning av den intern

Avgränsning

samtliga nämnder och styrelser, det vill säga K

snämnden, Socialnämnden, Miljönämnden, Kultur

, Tekniska nämnden och Byggnadsnämnden. Vad gäller

Kommunstyrelsen ligger fokus på Kommunstyrelsen som helhet samt

Granskning av rutiner och verifiering har skett inom följande områden:

Förtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga posterKundfakturering och betalningsbevakning

Granskningen har främst skett genom studier av nämndsprotokoll, budget och

verksamhetsplaner, delårsbokslut och årsredovisning och andra formella styrande

Under granskningen har intervjuer och avstämningar genomförts med nämndsansvariga

. Materialinsamling och avstämningar har gjorts med hjälp av nämnd

och redovisningsenheten.



nstyrelsens och nämndernas ansvar samt revisorernas iakttagelser

interna kontrollen.

4

samtliga nämnder och styrelser, det vill säga Kommunstyrelsen,

snämnden, Socialnämnden, Miljönämnden, Kultur- och

och Byggnadsnämnden. Vad gäller

et samt resultatenheterna.

inom följande områden:

nämndsprotokoll, budget och

rmella styrande

genomförts med nämndsansvariga

ningar har gjorts med hjälp av nämnd-



iakttagelser vid

3 Sammanfattande

Nedan redovisar vi vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen med avseende

på styrning och uppföljn

rättvisande räkenskaper.

3.1 Styrning och uppföljning

Vi bedömer att system för uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet finns

etablerade inom samtliga nämnder.

kring verksamhetsstyrningen. Fastställda planer för uppföljning och utvärdering finns

hos Barn- och utbildning

strukturerat med uppföljning på olika sätt

Vi bedömer vidare att nämnderna har fortsatt attverksamhetsuppföljningenarbete att fastställa nämnden ansvar och roll har pågått under året.

3.2 System för intern kontroll

Det är respektive nämnd/styrelses ansvar att säkerställa att den interna kontrollen inom

nämnden är tillräcklig. För att i praktiken ta detta ansvar krävs att nämnden fattar beslut

om hur den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde skall utformas och genomföras.

Det krävs ett aktivt beslutsfattande och en kontinuerlig uppföljning. Kommunstyrelsen

bör utifrån sin ledande och samordnande roll ta ansvar för att ett samlat system för intern

kontroll finns etablerat i kommunen samt löpande följa upp statusen på den interna

kontrollen. Vår bedömning är att kommunen saknat ett samlat system för sitt arbete med

intern kontroll under 2011 vilket innebär att det saknas övergripande riktlinjer för hur

kommunen skall arbeta med den interna kontrollen. Dock har kommunledningen under

2011 lagt fast hur arbetet med intern kontroll

januari 2012 har ett förslag i ledningsgruppen presenterats att införa övergripande

riktlinjer för det interna kontrollarbetet

intern kontrollreglemente antas i kommunfullmäktige under 2012. Reglementet tydiggör

ansvar och roller och innebär att kommunstyrelsen tar ett helhetsansvar för kommunens

arbete med intern kontroll och leder arbetet med att utveckla den interna ko

tillsammans med övriga nämnder.

Av granskningen framgår att

kommunövergripande gemensamt och strukturerat sätt. T ex gör miljönämnden

kontroller av ärendebalans, handläggningstider, inkommande ärenden/postlista mm. Vi

bedömer att nämndsansvariga upplever förslag

Sammanfattande kommentarer och bedömning


på styrning och uppföljning, system för intern kontroll, nämndernas resultat samt

rättvisande räkenskaper.

Styrning och uppföljning

ystem för uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet finns

ablerade inom samtliga nämnder. Inom flertalet nämnder pågår et


tbildningsnämnden samt Socialnämnden. Övriga nämnder arbetar

strukturerat med uppföljning på olika sätt.

nämnderna har fortsatt att utveckla målstyrningen ochverksamhetsuppföljningen under 2011. Tekniska nämnden inrättades 1 april 2011. Ettarbete att fastställa nämnden ansvar och roll har pågått under året.

System för intern kontroll

mnd/styrelses ansvar att säkerställa att den interna kontrollen inom



ett aktivt beslutsfattande och en kontinuerlig uppföljning. Kommunstyrelsen



Vår bedömning är att kommunen saknat ett samlat system för sitt arbete med



rbetet med intern kontroll skall organiseras i kommunen som helhet. I


för det interna kontrollarbetet. Enligt vår bedömning är att det är positiv



arbete med intern kontroll och leder arbetet med att utveckla den interna ko

tillsammans med övriga nämnder.

Av granskningen framgår att alla nämnderna gör interna kontroller men inte på ett



bedömer att nämndsansvariga upplever förslaget att införa övergripande riktlinjer som

5

bedömning


ing, system för intern kontroll, nämndernas resultat samt

ystem för uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet finns

ett utvecklingsarbete


. Övriga nämnder arbetar

utveckla målstyrningen ochTekniska nämnden inrättades 1 april 2011. Ett

mnd/styrelses ansvar att säkerställa att den interna kontrollen inom



ett aktivt beslutsfattande och en kontinuerlig uppföljning. Kommunstyrelsen



Vår bedömning är att kommunen saknat ett samlat system för sitt arbete med



skall organiseras i kommunen som helhet. I


. Enligt vår bedömning är att det är positivt om ett



arbete med intern kontroll och leder arbetet med att utveckla den interna kontrollen

alla nämnderna gör interna kontroller men inte på ett



et att införa övergripande riktlinjer som

positivt. Enligt vår bedömni

dokumenterat sina interna kontrollmål i interna kontrollplaner som de sedan följt upp på

ett systematiskt sätt.

Byggnadsnämndens internkontrollplan 2011 omfattar kontroller av ärendebalans/

bygglov, avgiftsuttag, remisser, delegationer och modell för arbetsmiljöarbetet. Alla

kontroller har utförts under året. Avvikelser har rapporterats till nämnden gällande rätt

taxa och remisser i tid.

Socialnämndens internkontrollplan innehåller områdena dokumentation,

handläggningstid, vård/behandlingsplaner/genomförandeplaner, familjehemsvård,

attestförteckning och delegationsbeslut.

Vi bedömer att inom övriga nämnder finns självfallet inslag

uppföljning av system, rutiner etc om än inte på ett systematiskt sätt.

införandet av övergripande riktlinjer av intern kontroll kommer nämndernas bedömning

av risk få en enhetlig utgångspunkt för

Vi rekommenderar att Kommunstyrelsen och nämnderna varje år genomför

väsentlighets- och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt

för kvaliteten på arbetet med intern kontroll att riskanalyser som i

för den enskilda nämnden och beaktar dess särskilda förutsättningar utarbetas.

3.2.1 Granskning av rutin

Revisorerna valde i sin väsentlighetsförtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster och kundfakturering ochbetalningsbevakning. Inom ramen för årets granskning av intern kontroll har igranskningsintervjuer även kontrollfrågor genomfört om inom dessa områden.

3.2.1.1 Förtroendekänsli

Resor och representation

Våra iakttagelser utifrån intervjuer, genomgång av rutiner, styrdokument och stickprov är

att det finns på nämndansvarignivå en tillfredsställande kunskap om innehållet i

attestreglementet om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även

dokumenterade riktlinjer för kontering av resor och representation på intranätet.

Vi bedömer utifrån stickprov av underlag för konton gällande representation, e

representation samt kurs och konferens

behöver stärkas. Vår bedömning är att alla nämnder behöver förtydliga de formella

kraven på underlagen och säkerställa att rätt kontering sker enligt god redovisningssed

för dessa konton.

dömning är det främst Socialnämnden och Byggnadsnämnden


internkontrollplan 2011 omfattar kontroller av ärendebalans/





attestförteckning och delegationsbeslut.

nom övriga nämnder finns självfallet inslag av riskanalyser samt

uppföljning av system, rutiner etc om än inte på ett systematiskt sätt.


lig utgångspunkt för arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser.


och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt

för kvaliteten på arbetet med intern kontroll att riskanalyser som i hög grad är specifika


Granskning av rutiner och verifiering inom särskilt identifierade områden

Revisorerna valde i sin väsentlighets- och riskanalys att särskilt granska områdförtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster och kundfakturering ochbetalningsbevakning. Inom ramen för årets granskning av intern kontroll har igranskningsintervjuer även kontrollfrågor genomfört om inom dessa områden.

Förtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster

Resor och representation



om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även


Vi bedömer utifrån stickprov av underlag för konton gällande representation, e

samt kurs och konferens att den interna kontrollen för dessa konton



6

Socialnämnden och Byggnadsnämnden som


internkontrollplan 2011 omfattar kontroller av ärendebalans/





av riskanalyser samt

uppföljning av system, rutiner etc om än inte på ett systematiskt sätt. I samband med


äsentlighetsanalyser.


och riskanalyser till grund för arbetet med intern kontroll. Det är väsentligt

hög grad är specifika


er och verifiering inom särskilt identifierade områden

och riskanalys att särskilt granska områdenaförtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster och kundfakturering ochbetalningsbevakning. Inom ramen för årets granskning av intern kontroll har igranskningsintervjuer även kontrollfrågor genomfört om inom dessa områden.

gt beteende och förtroendekänsliga poster



om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även


Vi bedömer utifrån stickprov av underlag för konton gällande representation, extern

att den interna kontrollen för dessa konton



Bisyssla

Vår iakttagelse är att det inte finns några riktlinjer gällande bisyssla. Vi bedömer att

kommunen bör se över behovet av att informera och fastställa riktlinjer för bisyssla för

kommunens medarbetare.

3.2.1.2 Kundfakturering och betalningsbevakning

I vår granskning kan vi konstatera att arespektive förvaltning. Bevakning av osköter hela bevakningen från påminnelse till eventuell inkassofakturor eller betalningar ansvarar normalt respektive förvaltning för att ta tillbakafakturorna.

Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning. I och med attkundfakturahanteringen är decentraliserad behövs en fördjupad genomgång aoch rutiner fungerar tillfredsställande vilket bedöms kunna genomföras i en framtidagranskning.

3.3 Nämndernas resultat

Störst överskott mot budget redovisar Barn

Kommunstyrelsen redovisar ett över

Byggnadsnämnden redovisar den lägsta avvikelsen mot budget.

Nämnd/styrelse

Resultat (mnkr)

Kommunfullmäktige fastställde i oktober 2011 sju verksamhetsmål

Mål 1. Grundskola

Mål 2. Äldre i kommunen

Mål 3. Service och bemötande

Mål 4. Valfrihet

Mål 5. Hållbar utveckling

Mål 6. Samhällsutveckling

1 Inklusive VA och Renhållning med resultat om

under tre år avsatta 30 mnkr för extra satsning på

inte i budget varför underskott mot budget blir högre.

2Inklusive Bostadsanpassning med ett resultat om +0,5 mnkr



kommunens medarbetare.

Kundfakturering och betalningsbevakning

vår granskning kan vi konstatera att ansvar för att skapa kundfakturor ligger hosrvaltning. Bevakning av obetalda fakturor överlåts till ett extern

sköter hela bevakningen från påminnelse till eventuell inkassohanteringfakturor eller betalningar ansvarar normalt respektive förvaltning för att ta tillbaka

Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning. I och med attkundfakturahanteringen är decentraliserad behövs en fördjupad genomgång aoch rutiner fungerar tillfredsställande vilket bedöms kunna genomföras i en framtida

Nämndernas resultat

Störst överskott mot budget redovisar Barn- och utbildningsnämnden (+ 7,8 mnkr).

yrelsen redovisar ett överskott mot budget. Miljönämnden och

Byggnadsnämnden redovisar den lägsta avvikelsen mot budget.

BUN KF SN MN TN

+7,8 +0,7 +0,2 +0,1 -16,1

Kommunfullmäktige fastställde i oktober 2011 sju verksamhetsmål för Ekerö kommun

Mål 2. Äldre i kommunen

Mål 3. Service och bemötande

Mål 5. Hållbar utveckling

Mål 6. Samhällsutveckling

Inklusive VA och Renhållning med resultat om -2,2 mnkr respektive +1,3 mnkr. Inklusive 10,8 mnkr av de

under tre år avsatta 30 mnkr för extra satsning på underhåll enligt Kommunfullmäktiges beslut. De ingår

inte i budget varför underskott mot budget blir högre.

Inklusive Bostadsanpassning med ett resultat om +0,5 mnkr

7



fakturor ligger hosbetalda fakturor överlåts till ett externt företag som

hantering. Vid felaktigafakturor eller betalningar ansvarar normalt respektive förvaltning för att ta tillbaka

Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning. I och med attkundfakturahanteringen är decentraliserad behövs en fördjupad genomgång av att systemoch rutiner fungerar tillfredsställande vilket bedöms kunna genomföras i en framtida

och utbildningsnämnden (+ 7,8 mnkr).

budget. Miljönämnden och

TN1 KS BN2

16,1 +9,1 +/- 0

för Ekerö kommun:

. Inklusive 10,8 mnkr av de

underhåll enligt Kommunfullmäktiges beslut. De ingår

Mål 7. Ekonomi

Vi bedömer att nämnderna har i sina verksamhetsberättelser i möjligaste mån följt u

nya målen. Måluppfyllelsen hos nämnderna varierar

följts upp i verksamhetsberättelserna.

3.4 Rättvisande räkenskaper

Under året genomförda periodiseringskontroller visar att periodiseringar sker i enlighet

med god redovisningssed och kommunens anvisningar. Underlag till balansräkningens

poster finns i tillräcklig omfattning både avseende delårsbokslut och bokslut

Utifrån genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsens och nämndernas

delårsrapporter och årsredovi

Vi bedömer att nämnderna har i sina verksamhetsberättelser i möjligaste mån följt u

Måluppfyllelsen hos nämnderna varierar. Nämnderna har även egna mål som

följts upp i verksamhetsberättelserna.

Rättvisande räkenskaper


visningssed och kommunens anvisningar. Underlag till balansräkningens

poster finns i tillräcklig omfattning både avseende delårsbokslut och bokslut


årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

8

Vi bedömer att nämnderna har i sina verksamhetsberättelser i möjligaste mån följt upp de

. Nämnderna har även egna mål som


visningssed och kommunens anvisningar. Underlag till balansräkningens

poster finns i tillräcklig omfattning både avseende delårsbokslut och bokslut.


4 Iakttagelser per styrelse/nämnd

Revisionsfråga Barn- ochutbildnings-nämnden

Kultur- ochfritidsnämnden

Finns system förstyrning och uppföljningav ekonomi, verksamhetoch kvalitet?

Verksamhetsplan finns för2011 med budget samtnämndens utvecklings-områden. Mål utifrånkommunens övergripandemål samt nämndens egnamål redovisas i bilaga.

Plan för uppföljning ochutvärdering finns iVerksamhetsplan/budget2011.

Verksamhetsplan finnsför 2011 samt enövergripandekulturstrategi.

9

Iakttagelser per styrelse/nämnd

Styrning och uppföljning

Socialnämnden Miljönämnden Tekniskanämnden

Kommunstyrelsen

Verksamhetsplan finns Verksamhetsplaninnehåller budget, mål2010-2015 och tydligkoppling till KF mål samtmålindikatorer iverksamhetsberättelsen.

Verksamhetsberättelseninnehåller målindikatorermed möjlighet att mätaoch utvärdera målen somfinns i verksamhets-berättelsen.

Nämnden har under 2011fortsatt att fastställt sinarutiner för styrning ochuppföljning i ettledningssystem.Systemet omfattarverksamhet och kvalitetsamt ekonomi. I systemetregleras även bl aansvarsfördelning ochkvalitetssäkring. Ettarbete med att revideranya och gamla rutiner hargenomförts under året.

Plan för uppföljning ochutvärdering finns iverksamhetsplanen.

Nämnden har enverksamhetsplan/tillsynsplan för2011.

Tidigare hadenämnden endast entillsynsplan men för2011 tog enverksamhetsplanfram utifrån denkommun-gemensammamallen medenhetliga rubriker.

Tekniska nämnden ären ny nämnd from2011-04-01.

Det finnsheltäckande struktur för målm.m. för Kommunstyrelsensom nämnd ej heller fullt utför produktionsområdena.Styrande för produktionenär de överenskommelsersom finns med beställarnämnderna. Produktionsområdehetsplan

Kommunstyrelsen Byggnadsnämnden

Det finns för 2011 ingenheltäckande struktur för målm.m. för Kommunstyrelsensom nämnd ej heller fullt utför produktionsområdena.Styrande för produktionenär de överenskommelsersom finns med beställar-nämnderna. Produktions-områderna har verksam-hetsplaner.

Verksamhetsplan finns förnämndens alla verksamheter. Iverksamhetsplan 2011 finnsinriktningsmål och effektmål.

Har nämnden enkontinuerlig ochsystematisk uppföljning?

Nämnden rapporterarekonomi samt till stor delprestationer och kvalitet(ex. kvalitetsrapporter,meritvärden och månads-rapporter ekonomi) viddelårs- och årsbokslutsamt september.

Uppföljning av ekonomi,prestationer och kvalitetgörs kvartalsvis, samt viddelårs- och årsbokslut.Det finns ett tydligtuppföljning ochanalysfokus och att bl afölja upp kvalitetsaspekteri verksamheten t exdrogförebyggandeenkät/Länet,språkutveckling iförskoleklass och uppåt.

10

Kf tog nya mål för 2012 ioktober 2011.Verksamhetsberättelseninnehåller både enuppföljning av målen iverksamhetsplanen för2011 (d v s målen förSocialtjänsten) menockså vad gäller de nyamål som fastställdes avkommunfullmäktige ioktober 2011.

Uppföljning av ekonomi,prestationer och kvalitetgörs kvartalsvis, samt vid

och årsbokslut.

analysfokus och att bl afölja upp kvalitetsaspekter

förskoleklass och uppåt.

Rapportering av ekonomioch verksamhet sker iverksamhetsredovisningper mars, aug, sep ochdec. Nämnden följermånadsvis ekonomin viaresultatindikatorer.Ledningssystemet byggerpå uppföljning avverksamhet, ekonomi ochkvalitet.

Uppföljning av målsker vid varjetertial. Uppföljningav tillsynsplan ochekonomi skermånatligen.

Uppföljning avverksamhet ochekonomi skermånatligen och viddel- och helår.Prestationer följs uppöversiktigt under åretvia indikatorer.Prognos lämnas påövergripande nivåoch även ettdriftresultat lämnasvid uppföljningarna.Investeringar följsupp för:- tekniskaverksamheten- VA/Avlopp-Renhållning

Redovisning avprestationer och volymersker till nämnd månadsvisKommunstyrelsen harbedömt att det finns ettutvecklingsområdegällande uppföljning, analysoch utvärdering ochkommer därför ha dettasom ettför 2012.

Redovisning avprestationer och volymersker till nämnd månadsvis.Kommunstyrelsen harbedömt att det finns ettutvecklingsområdegällande uppföljning, analysoch utvärdering ochkommer därför ha dettasom ett prioriterat områdeför 2012.

Uppföljning av ekonomi ochärendebalans sker månatligen.Detaljplaner och måluppföljningsker per tertial.

Revisionsfråga Kontrollmål Barn ochutbildnings-nämnden

Kultur- ochfritids-nämnden

Organisation, ansvaroch befogenheter

Nämnd harfastställt enändamålsenligorganisation medtydlig förankring avansvar ochbefogenheter

Aktuelltreglemente finnsjanuari 2011 somreglerarnämndensansvar ochuppgifter.Beträffandeansvar ochbefogenheter senedan.

Aktuellt reglementefinns from januari2011 som reglerarnämndens ansvaroch uppgifter.

Administrativa kontrolleroch rutiner

Nämnd hardokumenterad ochaktuelldelegationsordning

Delegations-ordning ärfastställd 2011-01-17 .

Delegationsordningär fastställd2011.

Väsentlighets- ochriskanalys (VoR)

Nämnd genomförårligen en VoRanalys för attidentifiera hotavseende ekonomi,måluppfyllelsesamt regel-efterlevnad

Delvis. Vissriskbedömningsker iverksamhetsplanen 2011 främstavseendevolymrisker.Fastställdaindikatorer är iviss månframtagna ur ettriskperspektiv.

Ett dokumentbenämnt strategiskplan, riskanalys ochintern kontroll förKultur- ochfritidsnämndenfinns framtagen.

11

System för intern kontroll

och

nämnden


Kommunstyrelsen

Aktuellt reglementejanuari

som reglerarnämndens ansvaroch uppgifter.

Aktuellt reglementefinns som reglerarnämndens ansvaroch uppgifter.Beträffande ansvaroch befogenheter senedan.

Aktuellt reglementefinns from 2010som reglerarnämndens ansvaroch uppgifter.

Aktuellt reglementefinns från 2011-03-29.

Aktuellt reglemente finns(2011ansvar och uppgifter.

Attestreglemuppdaterats under 2011

Delegationsordningär fastställd under

Delegationsordningär fastställd 2009-03-25.Nydelegationsordning ärinte fasställd under2011. Mål attfastställa en ny under2012.

Delegationsordningreviderades senast2011-10-26.

Delegationsordningfastställdes 2011-04-28.

Delegationsordning ärfastställd 2011

Ett dokumentbenämnt strategiskplan, riskanalys ochintern kontroll för

ochfritidsnämndenfinns framtagen.

Väsentlighets- ochriskanalys ärgenomförd inför2011. Riskbedömningvad gällermåluppfyllelseredovisas i budget2011.

Ingendokumenteradväsentlighets- ochriskanalys ärgenomförd inför2011.

Ingen dokumenteradväsentlighet- ochriskanalys ärgenomförd för 2011.

Ingen väsentlighetsriska2011. Under 2012 har manför avsikt att ta fram engemensam modell för arbetetmed intern kontroll ikommunen.


Aktuellt reglemente finns(2011-06-07) som regleraransvar och uppgifter.

Attestreglementet haruppdaterats under 2011.

Aktuellt reglemente finns2011som reglerar nämndensansvar och uppgifter. Densenaste uppdateringen skedde idecember 2011.

Delegationsordning ärfastställd 2011-06-07.

Uppdaterad delegationsordningär fastställd 2011-04-13.

Ingen väsentlighets- ochriskanalys genomförd inför2011. Under 2012 har manför avsikt att ta fram engemensam modell för arbetetmed intern kontroll ikommunen.

En väsentlighets- och riskanalysgenomförd inför 2011.

Uppföljning och åtgärder- intern kontrollplan(eller motsvarande)

Nämndenfastställer årligenen plan för att följaden internakontrollen inomverksamheten

Det finns ingeninternkontrollplan.

Det finns ingenintern kontrollplanse ovan.

Granskning internkontroll 2011

Kontrollmål

Förtroendekänsligtbeteende ochförtroendekänsligaposter har beaktatsi risk- ochväsentlighetsanalyssamtinternkontrollplan?

Inom nämndensverksamhet finnsen medvetenhetom riskområdent ex underlag förutbetalningar förgymnasieelever.Det finns enkunskap omrisker gällandeförtroendekänsliga poster. Politikeroch tjänstemäneftersträvar attefterleva deallmännariktlinjerna iattestreglementet

Det finns enkunskap om riskergällandeförtroendekänsligaposter. Politiker ochtjänstemäneftersträvar attefterleva deallmännariktlinjerna iattestreglementetsom avser lön, inoch utbetalningar tex reseräkningar,ersättningaregna utlägg,representation mm.

12

Det finns ingenintern kontrollplan,

Internkontroll planfastställd för 2011.Uppföljning av IK-plan 2011 ärgenomförd.

Det finns ingenintern kontrollplan,men tillsynsplan.Anser sig ha höggrad av internkontroll vad gällermyndighets-utövning och lägregrad av internkontroll vad gällernämndens övrigaverksamhets-områden.Kontrollergenomförs bl a avärendebalans,handläggningstider,delegationsbeslut,inkommandeärenden/postlista.

Det finns ingeninternkontrollplan för2011. Nämnden hardiskuterat riskområden.Ett riskområde som äridentifierat är underhållav fastigheter.Nämnden tänker under2012 ta fram enunderhållsplan.

Det finnsvissa delar av produktionen,men dessa tas inte upp tillbeslut i styrelsen.

Ekonomienheten genomförvissa kontroller, dessa ärdock inte fastställda i någonplan.- kontroll genomförts av

avtalstrohetsom resulterat i enåtgärdsplan.

- en genomgång avbehörigheter skettgällande attest .

Det finns enkunskap om risker

förtroendekänsligaposter. Politiker ochtjänstemäneftersträvar attefterleva de

riktlinjerna imentet

som avser lön, in-och utbetalningar tex reseräkningar,ersättningar föregna utlägg,representation mm.

Det finns en kunskapom risker gällandeförtroendekänsligaposter. Politiker ochtjänstemäneftersträvar attefterleva de allmännariktlinjerna iattestreglementetsom avser lön, in-och utbetalningar t exreseräkningar,ersättningar för egnautlägg, representationmm. I bedömningenav risk ochväsentlighet ochbeslut av

Inom nämndensverksamhet finnsen medvetenhet omriskområdengällande etik, mutoroch korruption t exför tillsynsärenden.Det finns enkunskap om riskergällandeförtroendekänsligaposter. Politiker ochtjänstemäneftersträvar attefterleva deallmännariktlinjerna iattestreglementet

Inom nämndensverksamhet finns enmedvetenhet omriskområden gällandeetik, mutor ochkorruption t ex vidupphandlingar eller vidrepresentation.På tjänstemannanivåhar diskussioner förtsom beteende ochattityder för attförebygga oetiskahandlingar. Politikeroch tjänstemäneftersträvar att efterlevade allmänna riktlinjernai attestreglementet som

Det finns inga riktlinjer tagnaför bisyssla i kommunen.HRgöra en översyn avkommungemensamma rutinerför bisyssla.Ekonomienheten genomförårligen kontroller gällanderesor och representation.

Kommunen genomför ettgenomgripandevärdegrundsarbete som harfortsatt under 2011. Dettainnebär att attityder ochbeteende bl a gällandeförtroendekänsliga posterdiskuteras på olika nivåer i

Det finns internkontrollplaner ivissa delar av produktionen,men dessa tas inte upp tillbeslut i styrelsen.

Ekonomienheten genomförvissa kontroller, dessa ärdock inte fastställda i någonplan. Under 2011 har bl a :

kontroll genomförts avavtalstrohet och leverantörersom resulterat i enåtgärdsplan.en genomgång avbehörigheter skettgällande attest .

Internkontroll plan fastställd för2011. Uppföljning av IK-plan2011 är genomförd.

Kontroll av ärendebalanser harutförts.

Kontroll av att rätt taxa har tagitsut i samband med lov, med engranskning av 10% av beslutenhar utförts.

Kontroll av att inkomnaansökningar om lov remitteras itid har utförts.

Kontroll av attdelegationsordning följs genomkontroll av slumpmässigt utvaldadelegationsbeslut har utförts.

Kontroll om en årlig genomgångmed personalen gällandearbetsmiljöarbete (SAM) harutförts.

Det finns inga riktlinjer tagnaför bisyssla i kommunen.HR-enheten har diskuterat attgöra en översyn av

mmungemensamma rutinerför bisyssla.Ekonomienheten genomförårligen kontroller gällanderesor och representation.

Kommunen genomför ettgenomgripandevärdegrundsarbete som harfortsatt under 2011. Dettainnebär att attityder ochbeteende bl a gällandeförtroendekänsliga posterdiskuteras på olika nivåer i

Det finns en kunskap om riskergällande förtroendekänsligaposter i nämnden. Politiker ochtjänstemän eftersträvar attefterleva de allmänna riktlinjernai attestreglementet som avserlön, in- och utbetalningar t exreseräkningar, ersättningar föregna utlägg, representation mm.På tjänstemannanivå harhänsyn tagits till risker bl amutor och jäv vid fördelning avarbetsuppgifter . T ex hanterarinte bygglovshandläggarebygglov i ett område därhanteraren har sin bostad

som avser lön,in- ochutbetalningar t exreseräkningar,ersättningar föregna utlägg,representationmm.

13

kontrollområden ingåräven kontroll av vadavseende bl aattestrutiner/faktura-hantering/inköp,beslutsfattande imyndighetsutövningetc.

som avser lön, in-och utbetalningar tex reseräkningar,ersättningar föregna utlägg,representation mm.

avser lön, in- ochutbetalningar t exreseräkningar,ersättningar för egnautlägg, representationmm.

organisationen.organisationen.


Kulturfritids

Ekonomiskt resultat Nämnden/styrelsenuppnår ettekonomiskt resultatsom överensstämmermed KF:s mål.

Nämnden redovisar ettpositivt resultat om 7,8mnkr. Stort positivt utfallför grundskolan.

ett positivt resultat om0

Prestationer Nämnden/styrelsenhar utfört deprestationer somfinns fastställda ibudget 2011.

Volymtal redovisas i etteget avsnitt och kommen-teras i anslutning tilltydliga tabeller för om-sorg, skola och gymna-sium.

Prestationvolymer redovisastabeller

Kvalitet Nämnden/styrelsenuppnår ettkvalitetsmässigtresultat somöverensstämmer medfastställd budget2011.

Nämnden har antagitkvalitetsmål och arbetaraktivt med kvalitet inomsin verksamhet bl a medVåga- Visa.

Nämnden har antagitkvalitetsmål te xoch ungdomar hartillgång till kulturellverksamhet med högkvalitet och ett brettutbud av idrott ochfysiska aktivteter.Målet är intemed bedöms vara påväg att uppnås.

14

Nämndernas resultat


Social-nämnden

Miljönämnden Tekniskanämnden

Nämnden redovisarett positivt resultat om0,7 mnkr.

Nämndensredovisar ettpositivt resultatom 0,2 mnkr.

Nämnden redovisar ettpositivt resultat på 0,05mnkr.

Nämnden redovisar ettnegativt resultat om16,1 mnkr.Varav 10,8 mnkr enligtKF beslut om extrasatsning på underhåll.

Prestationer ochvolymer redovisas itabeller.

Prestationer ochvolymtalredovisas i etteget avsnitt ochkommenteras ianslutning tilltydliga tabeller.

Prestationer ochvolymer redovisas itabell i bilaga tillverksamhets-berättelsen.

Prestationer ochvolymer redovisas itabell i bilaga tillverksamhets-berättelsen.

Nämnden har antagitkvalitetsmål te x Barnoch ungdomar hartillgång till kulturellverksamhet med högkvalitet och ett brettutbud av idrott ochfysiska aktivteter.Målet är inte uppnåttmed bedöms vara påväg att uppnås.

Nämnden harantagitkvalitetsmål t exhandläggningstidper ärende förserviceinsatsmed förenkladbiståndshandläggning. Uppföljningav målet visar attdengenomsnittligahandläggningstiden var 40 minuterper ärende (attjämföras med4,5-5 timmarinnan det

Nämnden harkvalitetsmål t ex omhandläggningstider.

Nämnden harkvalitetsmål t exbesvarande av tillnämnden inkomnaärenden inom 3arbetsdagar med

utpekad handläggare


Nämnden redovisar ettnegativt resultat om

Varav 10,8 mnkr enligtKF beslut om extrasatsning på underhåll.

Kommunstyrelsen visarett positivt resultat om 9.1mnkr.

Nämnden visar ettnollresultat.

Prestationer ochredovisas i

Redovisning påövergripande nivåavseendeKommunstyrelsensverksamheter sker i års-redovisningen

Redovisning avmåluppfyllelse förprestationer finns inteför de fastställdamålen iverksamhetsplan utantill de avkommunfullmäktigesfastställda målen i okt2011.

kvalitetsmål t exbesvarande av till

inkomna

arbetsdagar med

handläggare.

Se ovan. Redovisning avmåluppfyllelse ärtydligt. De internakontrollmålen ärexempel påkvalitetsmål, dvs kortahandlägganingstider,rätt avgift för bygglovmm

Måluppfyllelse Nämnden/styrelsenhar uppnått de avKommunfullmäktigeoch av nämndenfastställda målen

Av kommunfullmäktigesverksamhetsmål berörsnämnden av måletgrundskola, service ochbemötande, valfrihet,hållbar utveckling,samhällsutveckling ochekonomi.En beskrivning av hurnämnden arbetar föruppfyllelse av målenpresenteras iverksamhetsberättelsen.

Inom barn ochutbildningsnämndensområde haruppföljningsbara ochmätbara mål formuleratsmed utgångspunkt frånkommunfullmäktiges målatt Ekerö ska vara en avlandets bästaskolkommuner mätt igenomsnittligt meritvärdeför skolår 9 . För vart ochett av målen harindikatorer föruppföljningen angetts.

Målens nyckeltal ärtydliga och uppföljnings-bara.

Avkommunfullmäktigesverksamhetsmålberörs nämnden avmålet grundskola,service ochbemötande, valfrihet,hållbar utsamhällsutveckling.En beskrivning av hurnämnden arbetar föruppfyllelse av målenpresenteras iverksamhetsberättelsen.

Nämnden har antagitfem egnaövergripande mål.Redovisningen iverksamhetsberättelsen utgår från dessa.Av kulturnämndensmål bedöms 3 intehelt uppnått men påväg och 2 ej uppnåttmen påbörjat.

15

förenkladeförfarandetinfördes 2010).

Avkommunfullmäktigesverksamhetsmålberörs nämnden avmålet grundskola,service ochbemötande, valfrihet,hållbar utveckling ochsamhällsutveckling.En beskrivning av hurnämnden arbetar föruppfyllelse av målenpresenteras iverksamhetsberättelsen.

Nämnden har antagitfem egnaövergripande mål.Redovisningen iverksamhetsberättelsen utgår från dessa.Av kulturnämndensmål bedöms 3 intehelt uppnått men påväg och 2 ej uppnåttmen påbörjat.

Tre avkommunfullmäktiges verksamhets-mål berörSocialnämnden -äldre ikommunen,service ochbemötande ochvalfrihet.Socialnämndenhar under åretarbetat i riktningmålen.Genomfördaaktiviteter ochindikatorerredovisas iverksamhetsberättelsen.Kommunfullmäktige har fastställtsex mål försocialtjänstenvilka gäller sedan2010.Måluppfyllelsenför målen försocialtjänstenbedöms för femav de sex målen ien fyragradigskala vara 2 ”intehelt uppnått/är påväg” och för ettvara nivå 3 ”ejuppnått menpåbörjat” .

Avkommunfullmäktigesverksamhetsmål harnämnden redovisatmåluppfyllelse förmålen service ochbemötande, hållbarutveckling ochekonomi. Nämndensegna mål har i de flestafall antingen uppnåttseller har närapåuppnåtts.

Nämnden arbetavidare med en egenmålbeskrivning och ettförslag till beslut omTekniska nämndenmål under 2012.Gällandekommunfullmäktigesverksamhets mål omservice ochbemötande, hållbarutveckling ochekonomi bedömernämnden att de intehar uppnått målenmen att de är på väg.

arbetarvidare med en egenmålbeskrivning och ett

beslut omTekniska nämnden

2.

kommunfullmäktigesverksamhets mål om

bemötande, hållbar

ekonomi bedömernämnden att de intehar uppnått målenmen att de är på väg.

Kommunledningskontoretlämnar enverksamhetsberättelsemed uppföljning avkommunfullmäktigesverksamhetsmål.

Nämnden beskriverönskad måluppfyllelseav de avkommunfullmäktigeantagna målen omservice ochbemötande, hållbarutveckling ochekonomi. Nämndenhar även egna måldär måluppfyllelse ärredovisad iverksamhets-berättelsen.


Kulturfritids

Delår/årsbokslut Bedömsdelårsrapport 2011vara i allt väsentligträttvisande?

Ja. Ja.

Delår/årsbokslut Bedöms årsbokslut2011 vara i alltväsentligträttvisande?

Ja. Ja.

Löpande redovisning Sker entillfredsställandeperiodisering av denlöpanderedovisningen?

Ja. Ja.

16

Rättvisande räkenskaper



Ja. Ja. Ja.

Ja. Ja. Ja.

Ja. Ja. Ja.


Ja. Ja.

Ja. Ja.

Ja. Ja.

Documents

Revisionsrapport Ekerö - intern kontroll 2011 fina · Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den ... Därigenom kan konstateras att intern