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Ingreso
Objetivo de la reunión
Revisar el status del cronograma de actividades, conocer la
dinámica de montaje, exposición y desmontaje, realizar un recorrido
porlas instalaciones para conocer la sala de convenciones E1, el
área de montacargas y accesos al recinto, además de resolver
dudas
sobre su participación en la exposición, estos temas se resumen
a continuación:
Cronograma de actividades
Fecha de inicio Actividad Fecha límite Status
7 de Octubre 2015 Kick Off con Proveedores
Comunicaremos las bases para realizar las propuestas y el d
iseño de stands.
Terminado
26 de Noviembre 2015 Pago Expo ProveedoresLos pagos deberán
realizarse a la cuenta de Herdez S.A. de C.V., proceso que se
describe en el apartado 2 Pago de cuota.
15 de Diciembre 2015 Terminado5 proveedorespendientes
7 de Diciembre 2015 Requerimientos de StandsRequerimos la
confirmación del tipo de stand que han decidido montar y de los
servicios adicionales que requieran de Expo Bancomer o de la
Agencia
Productora.
18 de Enero 2016Se ha recorrido al 15de Febrero
Pendiente
18 de Enero 2016 Logística de StandsSesión para revisar el
espacio contratado, coordinar la logística de armado de
stands con Expo Bancomer y con la Agencia Productora del
evento.
18 de Enero 2016 Terminado
5 de Febrero 2016 Propuesta de conferenciasEnviar en formato
solicitado su propuesta de conferencia para el evento,
enfocadas a temas de interés general como tendencias mundiales o
de una
industria, sin enfocarse a la venta de sus productos.
15 de Febrero 2016 En proceso
16 de Febrero 2016 Confirmación de patrociniosSe deberá enviar
el formato con la información de los materiales promocionales
que se deseen patrocinar, una vez que el comité organizador
confirme su
participación en el kit, se deberá enviar el material de acuerdo
a indicaciones del
apartado 5 Patrocinios.
29 de Febrero 2016
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Ingreso
3 de Marzo 2016 Entrega de propuestasSe enviarán por escrito las
propuestas de los proveedores para consolidarlas,
realizar ajustes si es necesario y validar que se proporcionen
los datos
completos, con esto se presentarán las propuestas al comité
Eureka que se
reunirá posterior al evento.
15 de Marzo 2016
16 de Marzo 2016 RetroalimentaciónEl comité revisará las
propuestas y realizará comentarios a los proveedores para
alinear las propuestas.
31 de Marzo 2016
13 de Abril 2016 Montaje de standsSe deberán tomar en cuenta los
lineamientos y mecánica operativa descritos en
este manual.
13 de Abril 2016
14 de Abril 2016 Agenda del evento y desmontajeSe describe la
agenda del evento hasta el momento, la última versión se
compartirá por correo con 2 semanas de anticipación.
Se deberán considerar los lineamientos y horarios para
desmontaje.
14 de Abril 2016
Dinámica de montaje, exposición y desmontaje
Montaje 13 Abril
• Inventario: Hay que realizar un inventario por stand de
los equipos que se están ingresando a la salida se verifican
equipos
completos, los folletos o material impreso no sé inventarían y
también deberán ingresarse por área de montacargas para
evitar incomodar a los invitados el día del evento.
•
Menú montadores: con un mínimo de personas se podrá contratar un
menú para que puedan comer en el recinto losmontadores del stand,
coordinar la contratación con Expo Banquetes de Bancomer y
Mundomex.
• Gafetes: Las personas que ingresaran para montaje
deberán estar identificadas con el gafete correspondiente a
montaje.
• Entrada a proveedores: Para los expositores que desean
stand básico la entrada será a partir de las 3:00 pm y hasta las
10:00
pm, podrán realizar labores de decoración, se recomienda colocar
producto hasta el día del evento 14 de abril en horario de 8
a 9:30 am. Para los expositores con stand custom la entrada será
a partir de las 12:00 del mediodía y hasta las 10:00 pm.
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Ingreso
• Montacargas: El recinto cuenta con 1 sólo montacargas
por lo que deberá compartirse en caso de ser posible entre
varios
proveedores para aprovechar el tiempo.
•
Ingreso: Será conforme vayan llegando y tendrán que hacer fila
en el montacargas.
Evento 14 Abril
• Entrada: Llamado a proveedores 8:00 a 9:30 am para
colocación de producto, no podrán realizarse actividades de montaje
ni
decoración este día, debieron realizarse el 13 de abril. La
entrada para invitados será de 9:30 a 10:00 am. Para iniciar la
inauguración a las 10:00 am.
• Energía eléctrica: Deberán indicarnos en el formato
check list stand el consumo de energía eléctrica requerido para
sus
equipos para saber si necesitarán conexiones eléctricas
adicionales o un mayor consumo, esto deberá contratarse con
Expo
Bancomer o usar el cupón de servicio adicional en caso de que si
aplique.
•
Instalaciones: La sala de convenciones E1 que rentamos para el
evento no está adaptada para poder colocar instalación
hidráulica, tampoco se permiten cocinas, ni colgados del
techo.
• Seguridad: Tome sus precauciones no deje computadoras,
lap tops, celulares u objetos de valor descuidados, no hay
circuito
cerrado en los salones de evento.
• Prohibiciones: No se permite audio por stand con volumen
que altere el orden del evento, tampoco se permiten botargas,
animales, grabar el evento con dron, ni entregar folletos en los
pasillos, lea el manual de expositores para conocer las
políticas del recinto y comparta esta información con las
personas de su compañía o sus proveedores que estarán
involucrados en el evento.
Desmontaje 14 de Abril
• Horario: De 8 a 9:30 pm desmontarán los proveedores y
posteriormente inicia el desmontaje Mundomex, tome en cuenta
los
tiempo para el área de montacargas, adicionalmente el recinto
cobrará un costo extra por permanecer en el recinto por más
tiempo del indicado, por favor considérelo en la planeación de
su stand.
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Ingreso
Recorrido por instalaciones
A continuación se muestran fotos de los puntos importantes en
las instalaciones:
Acceso al recinto Acceso a montacargas
El costo del
estacionamiento es de
$70 pesos por auto por
todo el día del evento.
En el área de
montacargas no
podrán
estacionarse las
camionetas,
deberán hacer fila
para accesar e irán
descargando de
acuerdo a comovan llegando y
deberán desalojar
el área de carga en
cuanto terminen.
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Ingreso
Salón E1 Área de montacargas
La sala está dividida
por una mampara en
medio que será
utilizada el día del
evento, debemos
proteger la alfombra
en los puntos donde se
sostiene el stand para
evitar dañar la que
tiene el recinto, ya que
es fija y no se va a
retirar, de causar algún
daño se cobrará el
costo de reparación.
El acceso al área de
carga está indicado
en los
señalamientos del
estacionamiento,
esta imagen
muestra la entrada,
aquí se hará la fila.
Lay out del evento Render del lay out del evento
Se muestran los
stands, los números
27, 28 y 29 serán para
montaje que realizará
Grupo Herdez, los
demás lugares ya han
sido asignados y se
comunicarán por
correo
individualmente.
Así se verá el
montaje el día del
evento, como
pueden ver
diseñamos un
espacio abierto a
las conferencias
para que puedan
escucharse desde
cualquier punto dela sala, es un
espacio de 921 m2.
http://c/Users/MARA021341/AppData/Roaming/Microsoft/Lugares%20cotizados/Expo%20Bancomer/Salones%20E.JPG
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Ingreso
Entrada al montacargas Montacargas
Esta es la entrada al
montacargas, sólo el
personal autorizado
por Bancomer puede
manipularlo.
Este es el
montacargas por
dentro, hay
suficiente espacio
para que pueda
cargar más de un
proveedor al
mismo tiempo, les
pedimos
colaboración y
trabajo en equipo
para realizar la
cargo de sus
materiales.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuándo aplica el cupón de servicio adicional?
Para saber si aplica el cupón deberán decidir el diseño de su
stand como se muestra:
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Ingreso
¿Cómo será el montaje de mi stand?
Básico Nos referimos a los paneles blancos con los
servicios de conexión
eléctrica, mesa y sillas, como se observa en la imagen 1, sobre
esto
ustedes podrán montar exhibidores, cambiar el mobiliario,
imprimir y el
stand podría quedar como la imagen 2 y sigue siendo el básico
porque se
montaron los paneles blancos de octanorm.
CustomLa estructura que se muestra en la imagen 3 no está
montada sobre paneles
blancos de octanorm, para esto debe indicarnos que desea el
stand custom y
será fabricado de mdf, cartón, octanorm de colores, etc. y
montado por su
agencia o equipo de mantenimiento asignado.
Imagen 1
Imagen 2Sigue siendo el stand básico con servicios adicionales
que se podrán
comprar con una agencia especializada, o con Mundomex.
En este caso NO APLICA el cupón de servicios adicionales
porque se estáutilizando el stand y mobiliario contratados y
montados por Mundomex.
Imagen 3Este es un ejemplo de un stand custom (personalizado),
los muros son de mdf se
hacen con anticipación van de acuerdo al color que solicite el
expositor; el piso
puede ser laminado, otra alfombra o una estructura de madera
también al color
requerido; el mobiliario combina con los colores elegidos y la
cabecera tiene un
diseño a color y personalizado.
En este caso SI APLICA el cupón de servicios adicionales y
usted deberá indicar alcomité que montará un stand custom y qué
servicio adicional requiere a cambio
del montaje que no se realizará.
Montaje stand custom $1,800
Mesa y sillas $260
Usted puede elegir un servicio adicional por el valor de dichos
costos a
Mundomex o Expo Bancomer a través del Comité Organizador.
Exhibidores
Pantalla
Impresión
Aletilla
Muros
Piso
Mobiliario
Cabecera
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Ingreso
2. ¿Para qué debo llenar el formato check list stand? ¿Me
sirve para contratar servicios con Expo Bancomer o Mundomex?
El formato está diseñado para que planee el montaje del stand,
para que defina si utilizará un stand básico o custom, que ind
iquelos servicios adicionales que requiere y en caso de que aplique
su cupón indique por cuál servicio adicional quiere cambiarlo.
Si no aplica el cupón deberá contratar con Bancomer o Mundomex
directamente el servicio requerido. Al final están los
requerimientos adicionales que puede tener para el Comité
Organizador.
Imagen 4
Como se muestra en la imagen 4 necesitamos saber sus
requerimientos de base de producto Herdez, energía, dinámicas
en
stand, personas que participarán y otros como pueden ser logos
de Herdez, etc., esto implica actividades concretas para el
Comité por eso es importante que nos envíen la información.
3. ¿Pueden enviarme los volúmenes de los productos
Herdez?Los volúmenes, planos mecánicos, gramaje de las
presentaciones y capacidad instalada se consideran estratégicos por
lo que no
se compartirán, deberán tomarse de los datos públicos
disponibles como productos en el mercado, páginas web de las
marcas,
food service http://herdezfoodservice.com.mx/ y Grupo
Herdez www.grupoherdez.mx
http://herdezfoodservice.com.mx/http://herdezfoodservice.com.mx/http://herdezfoodservice.com.mx/http://www.grupoherdez.mx/http://www.grupoherdez.mx/http://www.grupoherdez.mx/http://www.grupoherdez.mx/http://herdezfoodservice.com.mx/
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4. ¿Pueden proporcionarme las bases de salsas, helados,
etc.?Las fórmulas no podrán compartirse son confidenciales, se
podrán entregar muestras físicas de las bases que sean solicitadas,
se
adjunta formato para solicitar estas bases, la coordinación de
solicitud y entrega se realizará a través del Comité
Organizador.
5. ¿Se pueden utilizar o introducir los siguientes
artículos para la exposición?
Artículo ¿Se puede? ¿Por qué?
Bufeteras de alcohol sólido SI No presentan riesgo de
incendio
Freidoras NO Por el peligro del aceite caliente y el cuidado que
debemos tener con la alfombra de la sala rentada
Alcohol para los invitados Sólo al final
del evento
Los colaboradores de Herdez no tenemos permitido ingerir alcohol
durante las labores, al final del
evento tendremos un cóctel de clausura y podrán
Productos en diversos envases SI No se deberán vender, si son de
la competencia por favor quite las etiquetas o cámbielas por
marcas
HerdezMuestras para degustación SI Deberán ser preferentemente
en formato muestras de 3 oz.
Refrigerador o congelador SI Deberán considerar e informar al
Comité sobre el consumo de energía eléctrica requerido
Microondas o parrilla eléctrica SI Se utilizarán sólo para
calentar los alimentos, no deberán prepararse en el recinto.
Estufa de gas NO Están prohibidas por el peligro de incendio o
explosión
Lap top o computadora SI Deberán resguardarlas adecuadamente
para evitar pérdida o extravío
Catálogos y folletería SI No se permite volantear en los
pasillos deberán entregar el material impreso a los invitados en
su
stand
6. ¿Cuántas personas pueden ingresar al evento?El evento
está considerado para que participen 3 personas por proveedor, 2
expositores que deberán estar en stand y 1 gerente
o directivo invitado que podrá estar en stand o realizando
Relaciones Públicas con los colaboradores Herdez en las áreas
comunes de coffe break, recepción, conferencias o área de
comedor.
Al ser un evento privado y profesional como hemos mencionado, no
se permitirá el acceso a personas ajenas al evento que no
cuenten con el gafete indicado, los gafetes se clasificarán por
colores de acuerdo a la imagen 5.
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Ingreso
Imagen 5
Por lo que deberán confirmarnos 1 mes antes del evento en el
formato que se les envié las personas, puestos y labor en la
expo
de las personas que ingresarán para imprimir los gafetes
correspondientes, el gafete de montaje no podrá usarse el día
del
evento, sin gafete no habrá acceso al recinto.
Ahora bien estará permitido el acceso a las edecanes no usarán
gafete pero si deben estar en la lista de invitados para entrar
al
recinto, no podrán consumir alimentos del evento por lo que el
expositor deberá considerar la contratación de alimentos y
bebidas para su personal de stand, edecanes, montadores,
etc.
Invitados expositor Número permitido Consumo de alimentos y
bebidasPersonal para stand 2 Coffe break y cóctel de clausura,
contratar box lunch
o comida
Gerente o directivo 1 Coffe break y cóctel de clausura,
contratar box luncho comida
Edecanes Máximo 2 Ninguno, contratar por aparteMontadores Máximo
2 Ninguno, contratar por aparte
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En caso de requerir accesos adicionales deberá informar al
Comité Organizador para que sean autorizados y se acuerde si
tendrán un costo adicional.
7. ¿Puedo regalar material promocional en mi stand sin
participar en el kit de bienvenida?Si pueden, sólo consideren que
las políticas de Grupo Herdez respecto a obsequios dicen que no se
pueden aceptar regalos
onerosos, deben ser sólo artículos promocionales.
También es importante mencionar que el objetivo del kit de
bienvenida es motivar la participación de los colaboradores, debido
a
que se entregará al final del recorrido por los stands al
mostrar las tarjetas de presentación recopiladas.
8. ¿Cuál es mi lugar asignado en el lay out?Se enviará por
correo a cada proveedor su número de stand y la indicación de si es
cajón o esquina para que puedan terminar la
planeación de su stand, recuerde que la fecha límite para
recibir sus requerimientos de stand será 15 de febrero.
