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REPUBLICA DE HONDURAS
DIRECCION DE PUEBLOS INDIGENAS Y AFROHONDUREÑOS.
(DINAFROH)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS UPEG-DINAFROH.
UNIDAD DE LA PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION.
ELABORADO POR LA UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA
GESTION UPEG
FECHA DE ENTREGA, 29 de febrero 2019
INDICE
Presentación…………………………………………………………………...2
Generalidades………………………………………………………………....3
-Introducción……………………………………..……………………….4
-Antecedentes…………………...……………………………………….4
-Objetivo del Manual……………………………………………………..5
-Justificación del Manual………………………………………………...5
-Estructura
Organizativa…………………………………………………………..……6,7,8
Estructura del Manual……………………………………………………....…9
-Denominación del proceso y procedimiento…………………………10-13
-Propósito………………………………………………………………… 5
-Alcance
-Personal que interviene…………………………………………………13
-Procedimiento……………………………………………………………12
-Sugerencias para una buena descripción de procedimiento….14
-Documentos de Referencia
-Glosario de Términos
Diagrama de flujo del proceso………………………………………………17 y 22
-Simbología utilizada
Anexos
I. PRESENTACION.
La jefatura de la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en
DINAFROH, dichos en otras palabras la Dirección de Planificación
estratégica, hace a través de este documento la presentación de sus
normas de procesos y procedimientos, con el fin de ordenar todas las
actividades en tiempo y forma, y que responda a una secuencia lógica de
acciones para poder eficiente sus procesos, para alcanzar el orden y
mejores resultados de gestión.
Además con el tiempo, como los puestos son transitorios, podremos
heredar una Unidad de Evaluación de la Gestión con menos burocracia y
mejores procesos y procedimientos.
El documentos de procesos y procedimientos es el instrumento de
entrenamiento de todas las áreas de planificación, donde se concentra toda
la guía técnica de todos los procesos que se deben llevar a cabo en la
Dirección para poder eficiente los resultados y alcances de forma muy
ordenadas.
II. INTRODUCCION.
El Manual de Procesos y procedimientos de la Unidad de Planificación y
evaluación de la gestión, está dirigida a todos los empleados, y funcionarios que
desempeñan cualquier cargo en su interior dentro de la Dirección Pueblos
Indígenas y Afrohondureños.
Se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control
Interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la
información y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada
procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo,
que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las
dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
la participación de cada cual.
Este documento garantizara la obligatoriedad con que se cumplan los lineamientos
administrativos, basados en la ley de la administración Pública.
III. ANTECEDENTES.
La UPEG de la Dirección General de Pueblos Indígenas y Afrohondureños
(DINAFROH) es una Unidad de alto nivel gerencial, en desarrollo permanente, que
desde una perspectiva integral y estratégica, apoya la formulación de la políticas
sociales de los Pueblos en ese campo; gestiona la elaboración del POA de
DINAFROH cada año; orienta y apoya la formulación de planes, programas y
proyectos institucionales y sectoriales; y la utilización de los recursos financieros
En todos sus niveles; promueve nuevas opciones equitativas en el financiamiento
a través nuevos modelos de gestión y atención y el desarrollo de un sistema de
Monitoreo y evaluación basado en un sistema de información integral y de calidad
que contribuya a garantizar que la gestión institucional esté orientada a mejorar
efectivamente y con equidad la situación de la población Indígena y
Afrohondureñas en todos los niveles.”
LOS VALORES COMPARTIDOS DE LA INSTITUCIÓN
♣ Ética y responsabilidad en la práctica de nuestros quehaceres
♣ Honestidad en nuestras gestiones
♣ Excelencia en todo lo que hacemos y la forma Como lo hacemos
♣ Respeto a la dignidad de las personas
♣ Identidad y compromiso con la institución
♣ Participación porque trabajamos en equipo con la comunidad y con los
demás actores claves.
♣ Calidad y mejora continua en la prestación de los servicios como un valor
agregado del producto
De nuestro trabajo, para satisfacer y superar las expectativas de los
beneficiarios
♣ Innovación en la búsqueda de métodos de solución de problemas
IV. OBJETIVOS DEL MANUAL.
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los
mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar
fortalecimiento al Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer,
cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades
misionales y de soporte de La Unidad de Planificación y evaluación de la gestión,
de la Dirección Pueblos Indígenas y Afrohondureños DINAFROH, con el fin de
dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
Cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales, contempladas en
el Plan Estratégico.
Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta,
que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias,
en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de
la UPEG.
V. JUSTIFICACION DEL MANUAL.
Los manuales de procesos y procedimientos, son un instrumento de
ordenamiento de las funciones delos servidores Públicos dentro del
contexto de sus labores o unidad de asignación, si no existen los
instrumento de ordenamiento de los procesos y procedimiento dentro de la
Dirección, no va ver orden.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Institución,
integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la
búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios.
VI- OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE
GESTIÓN.
1. Apoyar al Director y a su equipo en la conducción.
2. Articular los aspectos operativos de las políticas de desarrollo de los
Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
3. Reorganizar y fortalecer la DINAFROH para que pueda desempeñar
eficientemente su rol rector.
4. Favorecer y potenciar la mejora de la asignación de los recursos
financieros en base a las prioridades nacionales en conjunto con los
beneficiarios.
5. Mejorar el proceso de toma de decisiones y la transparencia de la
gestión, a través de un mecanismo que permita verificar el grado de
cumplimiento de los objetivos y resultados planificados.
6. Mejorar la equidad y eficiencia del sistema a través de mecanismos de
financiación adecuados.
7. Potenciar el acceso para toda la población, facilitando llegar a los
beneficiarios con resultados de alta calidad, definida por el criterio de
eficacia en función de los costos.
8. Fortalecer el proceso de planeamiento y evaluación a nivel central, y en
las Regiones
Departamentos, Municipios y Pueblos.
9. Facilitar la implementación del cambio y modelo de gestión.
10. Mejorar el Sistema de Información para la toma de decisiones.
11. Facilitar la toma de decisiones mediante la adopción de medidas
basadas en la investigación y el análisis.
12. Socializar métodos e instrumentos de desarrollo tecnológico y los
principales avances de la proyección de la Gestión de DINAFROH.
13. Facilitar los procesos de formulación, implementación y control de
lineamientos, políticas, estrategias, planes y presupuestos, que sean del
ámbito de competencia de la DINAFROH.
14. Impulsar, articular e integrar los esfuerzos institucionales de
investigación científica, de desarrollo de metodologías y herramientas, de
transferencia del conocimiento, de gestión de la
Información y de los sistemas que la soportan.
VII. FUNCIONES GENERALES
En la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión y sus áreas, se han
definido las siguientes funciones:
1. Facilitar y formular, de manera concertada, los insumos técnicos para la
elaboración de las políticas y los planes nacionales Operativos y
estratégicos de la DINAFROH, sobre la base de las necesidades
prioritarias del país en materia de desarrollo productivo con identidad,
derechos humanos y acciones afirmativas, equidad de género, cultura,
2. lengua y academia, que garanticen el acceso a bienes y servicios con
equidad sin discriminación, según lo estipula el decreto 203-10 de su
creación, y velar por su fiel cumplimiento.
3. Emitir, actualizar y dar seguimiento al planeamiento y evaluación de la
gestión de la institución en todos sus niveles.
4. Apoyar técnicamente en la conducción, orientación y concertación de los
esfuerzos de evaluación de gestión a nivel de la institución, anual,
trimestral, y sus memorias.
5. Apoyar y facilitar la elaboración de planes, programas y proyectos, con el
propósito de contribuir a asegurar la equidad en el acceso, la cobertura
universal, la continuidad y la calidad de vida de los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños, con énfasis en aquellas personas, familias y comunidades
desprotegidas socialmente.
6. Gestionar las estadísticas generales de la Institución para observar
proyecciones.
7. Apoyar y asesorar al Director de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños
en la ejecución, seguimiento y evaluación de las reformas institucionales
que se desarrollan en la Dirección de Los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños.
8. Participar en las Negociaciones con los Organismos Internacionales de
financiamiento FMI, BID, BM.
9. Por Instrucciones del Señor Director representar a la Dirección en
eventos Especiales
10. Participar en las delegaciones de alto nivel en negociaciones sobre
aspectos económicos, con organismos financieros Internacionales fuera del
país.
11. Atender consultas del sector Publico, y misiones diplomáticas
acreditadas en el país.
12. Evaluar los trabajos de consultoría externa a solicitud del Director de
DINAFROH.
13. Evaluar la efectividad de la política nacional de la DINAFROH, los
planes, programas y proyectos
Estratégicos de desarrollo y demás acciones o intervenciones prioritarias en
esta materia.
14. Seguimiento y evaluación de los Programas y Proyectos de las
Instituciones Autónomas, Vinculadas sectorialmente a la DINAFROH.
15. Capacitación en lineamientos y ejecución de evaluaciones, monitoreo
de indicadores y análisis situacional sectorial, así como el uso de sistemas
de información, la preparación de informes y la definición de indicadores.
16. Analizar el gasto e inversión en bienes y servicios financiados por
DINAFROH.
17. Identificar y categorizar a los beneficiarios de las prestaciones públicas
de DINAFROH, según Variables demográficas, culturales, etc.
VIII. PROCESOS
La Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión cumple sus funciones,
mediante la ejecución de procesos y subprocesos inherentes a su
competencia.
Procesos de nivel cero Procesos de nivel uno
1. Facilitación en la definición de políticas y el planeamiento
1.1 Apoyo a la definición de políticas de DINAFROH
1.2 Conducción del planeamiento nacional de DINAFROH
1.3 Conducción del planeamiento estratégico institucional
1.4 Coordinación de la planeamiento interno de la unidad
2 Apoyo y coordinación en la Formulación presupuestaria y la evaluación
financiera
3 Monitoria y evaluación de la Gestión
IX. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y
EVALUACIÓN DE GESTIÓN
ENLACE
DE LA
UPEG
Oficial
de
UPEG
1.- DIRECCIÓN
Enlace, es la autoridad de la unidad, y es la responsable de la ejecución
efectiva de las actividades de apoyo a la DINAFROH en materia de;
planeamiento, monitoria y evaluación de la gestión en temas indígenas y
Afrohondureños; de investigación científica, desarrollo de métodos y
herramientas, transferencia tecnológica; el desarrollo, mantenimiento y
normalización de sistemas de información, de aplicaciones y de
herramientas informáticas, así mismo en redes, equipos y accesorios de
cómputo.
2.- FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN
2.1 Apoyar directamente a la Dirección en la definición políticas y
estrategias de desarrollo con identidad para los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños a nivel nacional, regional e institucional.
2.2 Impulsar, articular e integrar los esfuerzos institucionales de
investigación científica; de desarrollo de metodologías y herramientas; de
desarrollo, mantenimiento y normalización de sistemas de información; de
transferencia del conocimiento; y de gestión de la información institucional
en materia de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
2.3 Dirigir y conducir a las entidades organizacionales bajo su cargo hacia
el cumplimiento de la misión y visión de la DINAFROH.
2.4. Garantizar la ejecución de las funciones asignadas a la UPEG y velar
por el cumplimiento de sus
Objetivos
2.5. Supervisar la ejecución de las actividades y procesos que se realizan
dentro de la unidad, con el fin de medir su eficiencia y realimentarse para
sus actividades.
2.6. Participar en los análisis de los datos e información generados en la
unidad, para todos sus ámbitos de competencia
7. Participar, como experto en las áreas de su competencia, en las mesas
de discusión y concertación estatales, en colaboración al Secretario de
Estado de DINAFROH.
8. Gestionar, distribuir, utilizar y controlar efectivamente los recursos
necesarios para la ejecución de los procesos de la UPEG
X. PROCESOS
La Dirección es responsable por todos los procesos de la unidad, sin
embargo cada una de las entidades enfoca en algunos procesos más que
en los demás, según sea su experiencia y conocimiento.
El proceso de nivel cero a cargo de esta entidad es:
♣ Facilitación de la Definición de Políticas y el Planeación en DINAFROH
1.- DEPENDENCIA JERÁRQUICA
La Unidad de enlace tiene dependencia directa a la Dirección de UPEG de
la SEDIS en La Secretaria de Estado en los despachos de Desarrollo e
Inclusión Social (SEDIS) y mantiene una relación de apoyo y coordinación
con los Subsecretarios de Salud, con las demás entidades organizacionales
de la Secretaría y los órganos organizados de los Pueblos.
2.- INDICADORES DE DESEMPEÑO
♣ % de cumplimiento de metas programadas
♣ % de necesidades de apoyo insatisfechas
♣ % de Planes y Presupuestos facilitados efectivamente
♣ % de indicadores de impacto y de gestión institucional monitoreados y
evaluados oportunamente
♣ Variación anual promedio de los indicadores de proceso, bajo la
responsabilidad de la Unidad.
♣ % de recursos necesarios para el funcionamiento de la unidad y todas
sus áreas de proceso, gestionados oportunamente
3.- OFICIAL DE UPEG.
Entidad organizacional que se encarga de brindar el apoyo técnico
necesario para diseñar, facilitar, monitorear y evaluar el planeamiento
institucional en DINAFROH. Incluye las Políticas de los Pueblos, el Plan
estratégico Nacional de los Pueblos Indígenas, el Plan Estratégico y
Operativo Institucional, y el
Plan Estratégico y Operativo de la UPEG.
4.- FUNCIONES DEL ÁREA
1. Definir y diseñar las metodologías de planeamiento según las
necesidades y la realidad de la Institución.
2. Conducir el proceso de elaboración del planeamiento estratégico y
operativo de DINAFROH a nivel nacional, institucional e interno a la UPEG.
3. Informar oportunamente Al enlace de UPEG sobre el desempeño
institucional y el cumplimiento de los objetivos y metas planteados, por
medio de herramientas de control estratégico de indicadores de gestión e
impacto.
4. Analizar las diferentes mediciones e indicadores en su poder para
recomendar acciones correctivas o preventivas según sean las condiciones
5.- PROCESOS
Los procesos de nivel cero a su cargo son:
♣ Facilitación de la Definición de Políticas y el Planeamiento de
DINAFROH.
♣ monitorea y Evaluación de Gestión
6.- DEPENDENCIA JERÁRQUICA
El área le reporta al Director de la unidad O ENLACE, sin embargo realiza
sus actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la
unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás
entidades organizacionales de la S DINAFROH, y con los actores claves de
los Pueblos
7.- INDICADORES DE DESEMPEÑO
♣ %Nivel de ajuste de las metodologías de planeamiento a la realidad de la
institución
♣ % de Planes Estratégico y Operativos facilitados efectivamente.
♣ % de cumplimiento del Plan Institucional de Monitoreo y Evaluación de la
Gestión.
♣% Variación anual promedio de los indicadores de procesos, bajo su
responsabilidad
♣ %Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos
♣ % de entidades organizacionales integradas al sistema institucional de
monitoria y evaluación.
♣ % de indicadores de impacto y de gestión institucional monitoreados y
evaluados oportunamente
8.- ÁREA DE ESTUDIOS Y FINANZAS
Esta entidad se encarga de definir los lineamientos financieros y
Presupuestarios, desarrollar metodologías y facilitar la elaboración, control y
evaluación integral del presupuesto institucional. Es la entidad responsable
de facilitar la identificación de necesidades de recursos financieros de la
DINAFROH, la definición de estrategias generales de movilización de los
recursos económicos y el control y evaluación financiera y presupuestaria
de la gestión.
. 9.- FUNCIONES DEL ÁREA
1. Definición de lineamientos y políticas para la definición presupuestaria
2. Diseño y desarrollo de metodologías y formatos para la elaboración de
presupuestos
3. Determinar el requerimiento de recursos económicos a nivel institucional
4. Definir estrategias generales de financiamiento interno y externo
5. Elaborar un presupuesto institucional a partir de los insumos de las
entidades de nivel central regionales
6. Apoyar a las diferentes entidades en la elaboración de sus presupuestos
y solventar consultas sobre este ámbito
7. Evaluar la ejecución presupuestaria y el cumplimiento de los objetivos y
metas financieras y presupuestarias de la DINAFROH.
10.- PROCESOS
El proceso de nivel cero a cargo de esta entidad es:
♣ Apoyo y Coordinación en la Formulación Presupuestaria y la Evaluación
Financiera
11.- DEPENDENCIA JERÁRQUICA
El área le reporta al Director de la unidad, sin embargo realiza sus
actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la
unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás
entidades organizacionales de la DINAFROH.
12.- INDICADORES DE DESEMPEÑO
♣ Cantidad de consultas sobre metodologías presupuestarias realizadas en
el período
♣ Cantidad de ajustes al presupuesto institucional
♣ Nivel de ejecución presupuestaria alcanzado
♣ Variación anual promedio de los indicadores de procesos, bajo la
responsabilidad del área
económico-financiero
♣ Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos
♣ % de cumplimiento del Plan de Apoyo al Desarrollo Científico y
Tecnológico de la DINAFROH
♣ Cantidad de investigaciones científicas monitoreadas
♣ Cantidad de modelos y herramientas desarrollados
♣ % de necesidades de transferencia tecnológica atendidas oportunamente
♣ Cantidad de personas cubiertas por las actividades de transferencia de
conocimientos, modelos y herramientas
♣ Variaciones anuales positivas y negativas de los indicadores de procesos,
bajo la responsabilidad del área
♣ Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos
XI. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UPEG Y LA
CONSTRUCCION DEL PLAN NACIONAL DE DINAFROH.
1.- Marco Institucional Estratégico.
El Marco Institucional Estratégico para la planificación operativa y presupuesto de
la DINAFROH está definido por la política de planificación del Estado comprendida
en la Visión de País y el Plan de Nación, además del Plan Estratégico Integral Con
Identidad de Los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, que es producto de un
diagnóstico de la realidad socioeconómica de los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños. Los cuales representan el referente macro para la Planificación
Estratégica Institucional a aplicar por todas las Secretaria de Los Pueblos. Este
referente ha sido considerado por la DINAFROH el plan para 2014-2017 orientado
a Resultados.
El siguiente esquema ilustra el marco estratégico y la interrelación en los
diferentes niveles de aplicación:
Esquema 1. Relación entre el Plan Operativo Anual y la Visión de País
Fuente: Presentación SEPLAN, 2010.
De la relación anterior se desprenden una serie de lineamientos macro que
corresponden cumplir a la UPEG dentro de la DINAFROH, tal y como lo muestra
la siguiente tabla:
1- Plan Estratégico
de los integral
Pueblos Indígenas
y Aforhondureños.
→ 5 Ejes Estratégicos
→ 4 Objetivos macro
→ 24 Productos
→ Metas imperdonables
Autorrealización, sociales,
seguridad, fisiológicas, que parte
des dela supervivencia al
crecimiento.
2- Plan Estratégico
Institucional de la
Secretaria.
Está en proceso de construcción.
Basado en el plan integral de
desarrollo de los Pueblos
Indígenas y Afrodescendientes:
marginación, frágil organización,
cooperación interétnica, escaso
aporte Nacional.
3- Plan Operativo
Anual
→ Objetivos Estratégicos y de
Gestión
→ Productos
→ Actividades
→ Indicadores
→ Presupuesto
→ Fuentes de financiamiento
→ Objetos de gasto
Alineado a los ejes estratégicos
del PEI. PIA
Fuente: Elaboración propia
De esta política nacional de planificación se define la política de planificación de la
Dirección de Los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, en coherencia con el Plan
de Nación y Visión de País como lo muestra el siguiente esquema:
XII. PERSONAS QUE INTERVIENEN:
A- DIRECTOR DE UPEG.
B- GERENCIA ADMINISTRATIVA.
XIII. SUGENRENCIAS
Estos instrumentos de planificación estratégica son la base oficial para la
planificación operativa y presupuestaria, a saberse:
a. Documento Base: Plan de Desarrollo Integral de Los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños.
En el marco de la política macro de planificación este documento representa la
Planificación Estratégica Institucional (PEI) con una visión de cuatro años, que se
toma como base para la planificación operativa y presupuestaria, con una visión
anual. La misma contempla los lineamientos estratégicos educativos nacionales
contenidos en: los productos, las acciones estratégicas y las actividades, definidos
para cada eje estratégico, como lineamiento para el cumplimiento de los objetivos
globales e indicadores.
b. Planes Estratégicos regionales
En las Direcciones regionales cuenta con planes estratégicos que reflejan las
necesidades locales que deben ser atendidas mediante acciones estratégicas, las
que están en coherencia con los objetivos globales y ejes estratégicos del Plan de
desarrollo integral con identidad de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
Por consiguiente el marco institucional debe cumplirse por las diferentes Unidades
de Línea de la DINAFROH a través de la planificación, ejecución y monitoreo de la
misma, atendiendo a una lógica coherente que va desde las comunidades hasta el
nivel central de la DINAFROH.
II: Proceso de Planificación Estratégica de la Secretaría de Los Pueblos Indígenas
y Afrohondureños.
La DINAFROH, ha establecido los siguientes niveles de planificación, definiendo
los responsables y las estructuras de apoyo1 en la elaboración del POA-
Presupuesto, así como las herramientas de gestión para su formulación, tal y
como lo muestra la siguiente tabla.
Tabla 2. Niveles de Planificación dentro de la DINAFROH
Niveles Responsables Estructuras de Apoyo Herramienta de
Gestión
1.ORGANIZACIONES
DE LOS PUEBLOS
INDIGENAS
-Directivas de
confederaciones
- Presidentes de las
Organizaciones.
-UPEG. DINAFROH.
Es la instancia de participación a
nivel de los Pueblos, de municipio,
aldeas y culturas que coadyuva en
la gestión de desarrollo.
Con ellos se formula y coordinan los
planes estratégicos que apuntan al
logro de metas y el mejoramiento
de indicadores socio económico y
otros problemas.
-Guía Paso a Paso para la
Planificación Estratégica y
Operativa;
- Planes Estratégicos de
Desarrollo,
- Manual de REDH
-Instructivo para elaborar el
POA y matrices.(Ver
Anexo 2)
2.REGIONALES Coordinador (a)
Y su equipo
administrativo.
UPEG y GA del Nivel Central de la
DINAFROH
- Plan Estratégico de
desarrollo 2010-2014
Orientado a Resultados; y
- Plan Estratégico regional.
Instructivo para elaborar el
POA y matrices. (Ver
Anexo 3).
3.-CENTRAL Unidades Ejecutoras
del Nivel Central
Secretario de Estado, UPEG y GA
de la DINAFROH
DIRECTORES
SEFIN
SEPLAN
- Plan Estratégico de
Desarrollo 2010-2014
Orientado a Resultados.
Instructivo para elaborar el
POA y matrices.(Ver
Anexo 4)
Fuente: Elaboración Propia
1Convenio 169 de la OIT
Esquema 3. Ciclo de la Planificación, Monitoreo y Evaluación
A partir de los niveles anteriores y el esquema del ciclo de la planificación,
monitoreo y evaluación, el proceso de la planificación al interior de la DINAFROH,
se define de la manera en que lo muestra el siguiente esquema
1-Diagnostico y
análisis de contexto.
2-
Planifica
cion
estrategi
as. 3-Planificación
operativa
4-Ejecución y
monitoreo
Evaluación
Esquema 4. Diagrama del Proceso de Planificación de la Secretaría de
SEDINAFROH
I
INICIO DIAGNOSTIC
O
ENERO
ANALISIS
DEL
DIAGNOSTIC
O
FEBRERO
ELABORACIO
N DEL PLAN
ESTRATEGIC
O
ABRIL
INDUCCION
ANT.
POA.RESP.U
PEG/GA.
MAYO ASIGNACION
DE TECHOS
PRESUPUEST
ARIOS. RESP.
SEFIN, JUNIO
ASIGNACION
DE
PRESUPUES
TO A LAS
UE.RESP.
SGP.JUNIO
REV. ACT.
CARGA DEL
FP02,OBJ,RE
S.
IND,COSTO,
RESUPEG.
JUNIO
CAPACITACIO
N,
SOCIALIZACIO
NLINEAMIENT
OS POA.
RESP.SEFIN
SEPLAN
UPEG.JUNIO
ELABORACION
DEL
ANTEPROYECT
O DEL POA.
RESP. NIVEL
CENTRAL.
JUNIO
CORRECCION Y
VERIFICACION DEL
ANTEPROYECTO
POA.
UPEG/GA. JULIO
INGRASR AL SIAFI,
EL ANTEPROYECTO
DEL POA.
PRESUPUESTO.
JULIO.
RECOMENDACIO
NES AL POA
PRESUPUESTO.
RESP. UPEG/GA.
SEFIN.
AGOSTO.
ALABORACION
DEL
ENTE.PROYECT.
PRESUPUESTO.
RES.SEFIN.
AGOSTO.
SOCIALIZACION
DE LOS
ANTEPROYECTOS
EN TODAS LAS
REGIONALES.
RESP. SEFIN,
SEPLAN.
AGOSTO.
CERTIFICACION DEL
POA. RESP. SEFIN.
SEPTIEMBRE.
PROPUESTA DE
MODIFICACION DEL
GABINETE
ECONOMICO. REP.
SEFIN.
SEPTIEMBRE.
REVISION
ANTEPROYECTO
POA, DE
DINAFROH.
UPEG/SEFIN.
AGOSTO.
AAA
MODIFICACION SEGÚN
ANALISIS DEL
GABINETE DEL
CONGRESO. SEFIN.
SEPTIEMBRE
IMPRESIÓN Y
EMPASTE DEL
ANTEPROYECTO
APROBADO. SEFIN .
SEPTIEMBRE
PRESENTACION
DEL
ANT.PROYECTO.
POA
PRESUPUESTO AL
CONGRESO
NACIONAL. SEFIN
SEPTIEMBRE.
REVISION DEL
PRESUPUESTO Y
NOTIFICACION DE
COMISION
RESPONSABLE EN
EL CONGRESO.
ENTREGA DE
PRESUPUESTO
DEL CONGRESO
YA
CONCENSUADO
CON LA
SECRETARIA
EMISION DE
REBAJA U
AUMENTO DE
PRESUPUESTO DE
LA SECRETARIA.
SEFIN/SEPLAN
PUBLICACION DEL
PRESUPUESTO
EN LA GACETA
RESP.
CONGRESO.
DICIEMBRE
AJUSTES AL POA
PRESUPUESTO DE
ACUERDO AL
PRESUPUESTO
GENERAL DE LA
REPUBLICA.
UPEG/SBG,P
APROBACION
DEL
PRESUPUESTO
NACIONAL.
CONGRESO.
DICIEMBRE.
FIN.
Esquema 5. Capacitación sobre el Proceso de Planificación
3- ORGANIZACIONES DE
LOS PUEBLOS
INDIGENAS Y
AFROHONDUREÑOS.
2- EQUIPO UPEG
REGIONAL
1- EQUIPO DE
NIVEL
CENTRAL
DIRECCIONES Y
UNIDADES
UPEG/GA
DINAFROH
3. Resumen general de etapas generales. Descripción.
1. La Unidad de Planificación y Evaluación de Gestión (UPEG) y la Gerencia
Administrativa del Nivel Central de la DINAFROH, capacita a las unidades
ejecutoras de programas y proyectos del Nivel Central en la Formulación del
Plan Estratégico y el POA/Presupuesto y el uso de las herramientas de
planificación oficiales, que se aplican en cada nivel. Esto se realiza cada cuatro
años, como inducción al personal de un periodo administrativo de gobierno.
2. Una vez capacitados los miembros de las unidades Centrales, se procederá a
la capacitación de las Unidades regionales simultanea o consecuentemente en
Diferentes Espacios tiempos ya que los alcances son regionales y no
institucionales.
3. Finalmente, los responsables de la planificación a nivel Central y la Gerencia
Administrativas, capacitaran a las Organizaciones de los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños que tengan vinculación con los programas y proyectos dela
Misma, para efectos que, cumplan con los lineamientos y productos
planificados en tiempo y forma.
4. Las unidades del nivel central son capacitadas directamente por la UPEG y
Gerencia Administrativa de la oficina central de la DINAFROH.
Etapa II. Elaboración del Plan Estratégico
La Planificación Estratégica es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis,
reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino
que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse
a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de
eficiencia y calidad de sus prestaciones.
La planificación estratégica parte de una situación inicial (resultado del diagnóstico
realizado) y desde ese punto se establece una trayectoria (arco direccional), hacia
la nueva situación objetivo deseado. A esta situación deseada se quiere llegar
mediante el consenso entre diferentes actores sociales.
El Plan Estratégico, también denominado PEI2 es el documento que concibe una
planificación de acciones estratégicas a desarrollar en el mediano plazo (período
de Gobierno), a fin de dar respuesta a las demandas existentes de los Pueblos, en
coherencia con los objetivos, metas e indicadores institucionales; constituye el
marco de referencia para la formulación del POA de cada ejercicio fiscal.
El objetivo principal del PEI es asegurar la sostenibilidad de los programas,
proyectos y actividades que se prevén realizar y su vinculación a la programación
presupuestaria. Debe actualizarse cada 4 años tomando de base los resultados
del monitoreo de la ejecución de los POA’s.
1. Diagnóstico
El levantamiento del diagnóstico consiste en la recolección de datos a través de la
aplicación de fichas diagnóstico, lo que permite obtener información general del
contexto geográfico de los diferentes niveles de planificación, así como datos
estadísticos indicadores educativos a nivel local para que, a través de la
planificación estratégica, se dé respuesta a los problemas existentes y se puedan
satisfacer necesidades.
Para desarrollar este proceso se aplica el instrumento ficha para el levantamiento
del diagnóstico de la Guía Paso a Paso para la Planificación Estratégica, y en el
caso de los Comunidades Indígenas, Paso 2: Elaboramos el diagnóstico de todas
las unidades vinculados a las necesidades de los Pueblos en esa materia.
Es necesario que año a año se actualice el diagnóstico de cada uno de los niveles
de planificación tomando como referencia los resultados obtenidos como producto
del monitoreo de la ejecución de los POA, lo que se denomina re planificación.
2 SEPLAN denomina Plan Estratégico Institucional en los lineamientos de planificación nacional.
Esta re planificación permite determinar nuevos rumbos de acción que permitan el
logro de los resultados esperados desde el enfoque de la planificación estratégica.
2. Análisis del Diagnóstico:
Durante esta etapa todas las instancias involucradas en la formulación del Plan
Estratégico se reúnen para analizar la situación de partida con los datos reflejados
en el diagnóstico y así poder tomarlas decisiones pertinentes para el logro de los
resultados esperados. Estas decisiones son la priorización de las actividades
relevantes y deben estar reflejadas en la planificación estratégica.
Para la Planificación Operativa, se realiza de nuevo un análisis, aunque no tan
exhaustivo, comparando los datos actuales y los deseados según la planificación
estratégica. Esto permitirá determinar las actividades específicas que son
necesarias incluir en el Plan Operativo Anual a fin de poder lograr los resultados
planteados en lo estratégico.
Etapa III. Elaboración del Anteproyecto POA - Presupuesto
De acuerdo a la Ley Orgánica de Presupuesto Decreto 83-2004, en su Artículo
9:“El Plan Operativo Anual es la “expresión para un ejercicio fiscal de la
planificación estratégica de las entidades públicas, concordante con el Plan
Nacional de Desarrollo, con objetivos específicos a alcanzar, actividades y
proyectos a ejecutar en relación con metas y resultados, incluyendo la 3.
Estimación de recursos requeridos, todo ello compatible con las directrices
emanadas del marco macroeconómico y de las políticas gubernamentales”.
Para efectos de profundizar en la metodología de la elaboración del anteproyecto
POA-Presupuesto, el paso a paso , así como los instrumentos para su formulación
se describen de forma detallada en el Capítulo III: El Plan Operativo Anual y
Presupuesto de este manual.
Etapa IV. Monitoreo de la Ejecución del POA
El monitoreo del POA-Presupuesto, consiste en observar de manera sistemática el
avance sobre la ejecución física y financiera de las actividades programadas en el
POA, e indicar cómo se está realizando la ejecución de cada una de las
actividades presentadas por las unidades, programas y proyectos3. El sistema de
Monitoreo de la Secretaria de Los Pueblos Indígenas y Afrohondureños está de
igual forma en constante modificación y ensayo, para su previa aprobación como
la ley general de monitoreo de la Secretaria de Estado de Los Pueblos Indígenas y
Afrohondureños.
El monitoreo es importante como parte de la rendición de cuenta que todos los
niveles de planificación están obligados a considerar y visualizar en la ejecución
del POA. Por lo tanto las unidades ejecutoras tienen la obligación de proveer
información que justifique el uso de los fondos públicos y los servicios que provee.
Como ente público tiene la tarea de transparentar y rendir cuentas sobre su
quehacer cotidiano, y concierne a todos los niveles que participan en la
planificación y ejecución de la misma.
La DINAFROH, cuenta con dos instrumentos para rendir cuentas a nivel local:1)
los Murales de Transparencia que deben de ser actualizados periódicamente con
los resultados del monitoreo; y 2) virtualmente el Portal de Transparencia que
también debe de ser actualizado constantemente proporcionando toda la
información referente, entre otras cosas, a la ejecución de fondos y obtención de
resultados, según lo ordenado por la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
Etapa V. Evaluación de POA y productos.
La DINAFROH, a través de la Dirección de UPEG, genera los ambientes de los
instrumentos de evaluación de cada una de las unidades que las presenta. De
modo que para poder recibir las evaluaciones se seguirá el siguiente proceso:
1- La Unidad de la UPEG, avisara y publicara a través del Mural de
transparencia, virtual o por escrito las fechas correspondientes de las
3 Guía operativa de monitoreo de la gestión por resultado de la SEDINAFROH, 2011.
2- evaluaciones mensuales anuales y trimestrales, cerciorándose que les
llegue a todas las instancias que conforma la DINAFROH.
3- Luego la Unidad de Planificación, generara las condiciones para la
evaluación mensual, trimestral y anual a los órganos del gobierno, SEFIN y
SEPLAN.
4- El Ministro debe revisar los resultados de la evaluaciones previo envió a los
Órganos del Gobierno.
5- Si un Jefe de Unidad, Director Funcionario, hace caso omiso a la cláusulas
de la entrega de productos, no cumplir con los requerimientos propuestos
en los reglamentos y leyes, incurre en falta grave, según reincida se
cataloga como falta muy grave., la Dirección estará en la facultad de
notificar tales faltas a la Subgerencia de recursos humanos para su
tratamiento legal.
IV. RESUMEN DE DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL.
Diagnostico
Análisis del diagnóstico.
Elaboración del
anteproyecto del POA
Elaboración del POA
Monitoreo, ejecución y
evaluación del POA
Evaluación de los
productos.
Informe final de ejecución.
DIRECCIÓN DE PUEBLOS INDÍGENAS Y AFROHONDUREÑOS (DINAFROH)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMA DE LAS FUNCIONES Y
COMPETENCIAS DE LA COORDINACIÓN DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y
SOCIAL
-DINAFROH-
FEBRERO 2019
I. Introducción
El Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas que
bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la DINAFROH y la
Coordinación de Desarrollo Productivo y Social, constituyéndose en un elemento
de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para
coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la consecución de las metas
de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento
normativo.
Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada
procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo,
que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las
dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
la participación de cada cual.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el
personal profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo
establecido implicará responsabilidad personal y profesional.
II. Antecedentes de la Coordinación de Desarrollo Productivo y Social
Le compete a la DINAFROH lo concerniente a la coordinación, formulación,
promoción, armonización, implementación y evaluación de las políticas públicas
para alcanzar la igualdad racial, inclusión social, desarrollo socioeconómico y
equidad de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, erradicando el racismo, la
discriminación racial, la xenofobia y otras formas conexas de intolerancia entre los
seres humanos.
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Introduccion
La Coordinación de Desarrollo Productivo busca impulsar su desarrollo integral
con identidad mediante programas y proyectos que permitan optimizar sus
condiciones de vida; articular y coordinar con las demás Secretarías de Estado,
las actividades comunes para el desarrollo y beneficio de las comunidades
indígenas y afrohondureñas.
III. Objetivo del manual
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los
mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar
fortalecimiento al Sistema de Control Interno.
Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y
visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la Coordinación
de Desarrollo Productivo en general, con el fin de dotar a la misma Entidad, de
una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la
misión y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratégico.
Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta,
que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias,
en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de
la Coordinación de Desarrollo Productivo y Social.
IV. Justificación del Manual de Procedimientos
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del
sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia,
poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es
imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia
no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la
organización.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Institución, integrar
una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y
mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas
que mejoren la satisfacción de los usuarios.
V. Estructura Organizativa;
COORDINACION DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y SOCIAL
VI. Descripción del proceso y procedimiento:
Atender la demanda en materia productiva y social a los nueve pueblos indígenas
y afrohondureños, mediante la inversión de talentos y recursos técnicos
gestionados en distintas instituciones públicas y/o privadas, nacionales o
internacionales, teniendo especial cuido en garantizar la participación de los
actores invirtiendo principalmente en las potencialidades de estas comunidades,
teniendo el cuido de involucrarnos con nuestras respectivas regionales en las
actividades y tareas de seguimiento, monitoreo y evaluación.
DIRECTOR
SUB-DIRECTOR
COORDINACION DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y SOCIAL
Oficial de
Desarrollo Productivo
Oficial de Enlace
de Cooperación
Externa
OFICIAL DE
GESTION Y
SEGUIMIENTO
Asistente
Técnico y
Logística
OFICINAS REGIONALES
VII. Propósito:
Mejorar las condiciones de vida de los miembros hombres, mujeres, ancianos,
niñas y niños de los nueve Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
VIII. Alcance:
Articular modelos de desarrollo culturalmente apropiados promoviendo procesos
interinstitucionales e intersectoriales en un esfuerzo por mejorar las condiciones
de vida y las organizaciones sociales, culturales y políticas de los Pueblos
Indígenas y Afrohondureños.
IX. Actores institucionales que intervienen:
Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-Director
(a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales, Instituciones de Gobierno,
Cooperación Externa y Organizaciones No Gubernamentales y Empresa Privada
X. Procedimiento:
El proceso para proveer de servicios técnicos y de gestión de la Coordinación de
Desarrollo Productivo y Social, inicia con el conocimiento pleno del Plan
Estratégico para el Desarrollo Integral de los Pueblos Indígenas y Afrohondurños,
mismo que nos permite conocer la problemática, actores, potencialidades,
recursos, experiencias, métodos y técnicas para la búsqueda de solución integral
de la problemática de estos Pueblos, además se atienden solicitudes de carácter
personal y colectivo de los miembros y comunidades de estos las cuales
requieren del abordaje personalizado.
1- Descripción del cargo de Coordinador de Desarrollo Productivo y Social:
Coordinar las actividades y tareas del equipo de trabajo asignado a la
Coordinación de Desarrollo Productivo y Social; para atender la demanda en
materia productiva y social a los nueve pueblos indígenas y afrohondureños,
mediante la inversión de talentos y recursos técnicos gestionados en distintas
instituciones públicas y/o privadas, nacionales o internacionales, teniendo especial
cuido en garantizar la participación de los actores invirtiendo principalmente en las
potencialidades de estas comunidades, teniendo el cuido de involucrarnos con
nuestras respectivas regionales en las actividades y tareas de seguimiento,
monitoreo y evaluación, aplicando técnicas y metodologías participativas y de
inclusión.
2- Propósito:
Mejorar las condiciones de vida de los miembros hombres, mujeres, ancianos,
niñas y niños de los nueve Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
3- Alcance:
Desarrollar procesos de coordinación, distribución de actividades y tareas,
seguimiento para articular modelos de desarrollo culturalmente apropiados,
promoviendo procesos interinstitucionales e intersectoriales en un esfuerzo por
mejorar las condiciones de vida y las organizaciones sociales, culturales y políticas
de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Coordinador
4- Actores institucionales que intervienen:
5- Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-
Director (a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales; otras instituciones y
oficinas del Estado
6- Procedimiento:
El proceso para proveer de servicios técnicos y de gestión de la Coordinación de
Desarrollo Productivo y Social, inicia con el conocimiento pleno del Plan
Estratégico para el Desarrollo Integral de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños
a espera que se convierta en Política Pública, mismo que nos permite conocer la
problemática, actores, potencialidades, recursos, experiencias, métodos y técnicas
para la búsqueda de solución integral de la problemática de estos Pueblos,
además se atienden solicitudes de carácter personal y colectivo de los miembros
y comunidades de estos las cuales requieren del abordaje personalizado así:
5.1- Coordinar la formulación del Plan Operativo Anual en conjunto con el
equipo de trabajo adscrito a la Coordinación de Desarrollo Productivo y
Social, en Base a los lineamientos del Plan de Desarrollo de los Pueblos
Indígenas y Afrohondureños
5.2- Se establece el mecanismo de recepción de solicitudes o propuestas
de desarrollo productivo y social, la que se delega al oficial responsable,
si se trata de un proyecto productivo o social, se establece la
coordinación, con la institución solicitante, si ya se tiene el perfil se inicia
la gestión de recursos previo a revisión por el oficial de formulación
5.3- Se diseña la cartera de propuestas de proyectos o propuestas, las
que se coordinan, en base a la viabilidad, se comparte con equipo
técnico y se procede a la elaboración del perfil, esto puede ser mediante
documento escrito o expresión verbal, por parte del solicitante, se asigna
mediante oficio al oficial respectivo para la gestión o elaboración de la
propuesta o perfil según sea el caso.
5.4- Una vez registrada la solicitud el coordinador junto al oficial
respectivo analizan y practican una revisión exhaustiva de la
documentación si es el caso o bien se organiza la gestión del proyecto
con instituciones nacionales, internacionales, públicas o privadas que
pudieran estar interesadas en la propuesta.
5.5- Se coordina con los oficiales u oficial respectivo un análisis y revisión
del perfil o propuesta, teniendo en cuenta la zona geográfica, Pueblo al
que pertenece, beneficiarios(as), actores(as), cotizaciones, presupuesto
y cronograma de ejecución; para definir la mejor ruta de atención a la
demanda.
5.6- Se establece la asignación del perfil al oficial responsable de gestión
o bien al Director(a) Regional si así fuera el caso para iniciar la gestión
de recursos técnicos y financieros, obtenido el financiamiento se informa
a los ejecutores y beneficiarios sobre los procedimientos técnicos y
administrativos del mismo, se da inicio a la ejecución y finalmente se
organiza el cierre del proyecto, con lo cual finaliza la gestión de la
Coordinación.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE LA COORDINACIÓN
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Se establece la
coordinación para
elaborar los POA, las
estrategias y planes
de trabajo
1.1 Revisión del documento
y/o planes propuestos
por el equipo
1.2 Se planifica las
jornadas de
coordinación,
devolución para
corrección
1.3 Aceptación
1.4 Socializar e informar
Coordinador
2. Asignación de
trabajo.
2.1 Traslado de la
documentación al o los
Oficiales
correspondientes o al
Director(a) Regional
Coordinador
3. Ciclo del proyecto
3.1 Coordinar y organizar
las actividades de
seguimiento,
Identificación,
preparación,
aceptación, ejecución,
seguimiento, evaluación
y monitoreo, de
estrategia para proveer
de servicios técnicos y
de gestión de la
Coordinación de
Desarrollo Productivo y
Social
3.2. Finalización del
proceso
3.3. Informe a las
autoridades superiores
Coordinador
DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO DE LA CDPS
Coordinación de Gestión,
Implementación de
Procedimiento y
Planificación del
desarrollo del objetivo de
Coordinación
Revisión de documentos,
investigación de campo,
socialización, organización
de la gestión y elaboración
de documentos o fichas
Análisis técnico y
evaluación de
viabilidad de
propuesta con el
Equipo Técnico
Corrección Propuesta
Recibida
Propuesta
Aceptada
Traslado a
Oficiales o a
Director(a)
Regional
Desarrollo de
gestión Finalización
del proceso
1- Descripción del puesto Oficial de Desarrollo Productivo y Social:
Formular programas y Proyectos encaminados a fortalecer los planes de
desarrollo Agroindustriales, emprendedurismo y planes sociales de las
comunidades indígenas y afrohondureñas, con las acciones de: elaboración,
controles, coordinaciones e implementación de mecanismos técnicos brindados
por la articulación de la gestión implementada por el equipo de la coordinación de
Desarrollo Productivo y social.
2- Misión:
Fortalecer la capacidad de formular propuestas de proyectos para que la
Coordinación de Desarrollo Productivo de DINAFROH, previendo hacer el efecto
multiplicador de esta potencialidad en las comunidades indígenas y
afrohondureñas, considerando la equidad de género.
3- Alcance:
Tomar en cuenta en la formulación de las propuestas de proyectos, las
consideraciones que hagan las comunidades indígenas y afrohondureñas, que
tengan que ver con la idiosincrasia y su cosmovisión, para fortalecer vínculos y
confiabilidad encaminados a fortalecer sus valores culturales y contribuir a mejorar
las condiciones de vida de estas poblaciones armónicamente con su entorno.
4- Actores institucionales que intervienen:
Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-Director
(a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales, Instituciones de gobierno y
cooperación externa
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Oficial de Desarrollo Productivo
5- Procedimiento:
El proceso para proveer de servicios técnicos para la formulación en debida forma
de las propuestas socializadas con los beneficiarios y el equipo de la Coordinación
de Desarrollo Productivo y Social, contando con el conocimiento pleno del Plan
Estratégico para el Desarrollo Integral de los Pueblos Indígenas y afrohondureños,
mismo que nos permite conocer la problemática, actores, potencialidades,
recursos, experiencias, métodos y técnicas para la búsqueda de solución integral
de la problemática de los Pueblos, las cuales requieren del abordaje personalizado
así:
5.1- Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual en conjunto con
el equipo de trabajo adscrito a la Coordinación de Desarrollo Productivo
y Social, en Base a los lineamientos del Plan de Desarrollo de los
Pueblos Indígenas y Afrohondureños
5.2- Se recibe la propuesta remitida por el Coordinador de Desarrollo
Productivo y Social del proyecto o propuesta, si la institución solicitante
ya tiene el perfil o se recibe la idea de proyecto para que se elabore un
perfil técnicamente bien elaborado, esto puede ser mediante documento
escrito o expresión verbal en la que se requiere la intervención de la
Dirección.
Cuando la solicitud se ha hecho por escrito se hace el respectivo acuse
de recibo y se archiva la solicitud haciendo indicación de fecha de
entrega, tipo de gestión, comunidad y persona responsable.
5.3- Una vez registrada la solicitud, el oficial realiza una revisión
exhaustiva de la documentación adjunta si todo está bien se procede a
realizar el perfil del proyecto y se le vincula a ser sujeto de beneficio
5.4- financiero con instituciones nacionales, internacionales, públicas o
privadas que pudieran estar interesadas en la propuesta.
5.5- La propuesta de proyecto debe tomar en cuenta zona geográfica,
Pueblo al que pertenece, beneficiarios(as), actores(as), presupuesto y
cronograma de ejecución; para definir la mejor ruta de atención a la
demanda.
5.6- Se somete el borrador de perfil de proyecto al comité técnico de la
coordinación para su discusión y se socializa con los actores o
beneficiarios
5.7- Hechas las correcciones se da por elaborado y se le comunica a
los(as) interesados(as), que el documento está listo para su última
revisión.
5.8- El perfil de proyecto se puede complementar y validar con el acuerdo
de las partes interesadas, para lo cual se les informa y se promueve una
reunión con los beneficiarios.
5.9- Una vez revisado exhaustivamente el perfil de proyectos se traslada
al oficial responsable para iniciar la gestión de recursos, obtenido el
financiamiento, se informa a los ejecutores y beneficiarios sobre los
procedimientos técnicos y administrativos del mismo, se da inicio a la
ejecución y finalmente se organiza el cierre del proyecto, con lo cual
finaliza la gestión de la Coordinación.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE OFICIAL DE DESARROLLO
PRODUCTIVO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Se recibe la
propuesta ya
socializada de
proyecto para
elaborar el perfil de
proyecto
1.1 Acuse de recibo,
revisión del
documento y/o se
procede a formular el
perfil de proyecto
1.2 Se toma en cuenta
los aportes de los
beneficiarios para su
validación
1.3 Se realiza una
revisión exhaustiva
del perfil para su
versión borrador final
Oficial de Formulación de
Proyectos
2. Asignación de
trabajo.
2.1 Traslado de la
documentación a
oficial
correspondiente o
Director(a) Regional
2.2 Una vez que se
tiene la versión final
es trasladado a la
Coordinación para
iniciar la captación
de recursos
financieros
Oficial de Formulación de
Proyectos
3. Ciclo del proyecto
3.1 Apoyo técnico en el
proceso;
identificación,
preparación,
aceptación,
ejecución,
Oficial de Formulación de
Proyectos
seguimiento,
evaluación y
monitoreo, cierre del
proyecto
3.2. Finalización del
proceso
FLUJOGRAMA: OFICIAL DE DESARROLLO PRODUCTIVO
Identificación de
Necesidades
Remisión de
Propuesta por la
Coordinación
INICIO Elaboración de ficha de solicitud y abrir
expediente
Revisión de documentos, investigación de
campo
Elaboración de documentos borrador
Vincular organización de la gestión
Identificación de actores claves
Convocatoria escrita y electrónica
Confirmación de actores claves
Convocatoria
a los actores claves
Desarrollo de agenda
Vaciado de información de actores claves
Socialización y validación por los
beneficiarios
Publicación en sitio web y portal de
transparencia
Envió en físico a organizaciones competentes
(SEDIS, Organizaciones Indígenas y
Cooperantes)
TERMINO
Jornada de
Trabajo
Socialización
Institucional
1- Descripción del puesto Oficial de Enlace de Cooperación Externa:
Establecer relaciones de cooperación con entidades nacionales e internacionales
para la gestión y coordinación estratégica de recursos financieros y técnicos,
orientados al desarrollo productivo y social de los pueblos indígenas y
afrohondureños
2- Misión:
Mejorar las condiciones de vida de los miembros hombres, mujeres, ancianos,
niñas y niños de los nueve Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
3- Alcance:
Tomar en cuenta las disposiciones establecidas desde la Oficina de Cooperación
Externa de la Secretaria de Desarrollo e Inclusión Social, que es la que conduce
las políticas de establecer las líneas de acción en la conformación de alianzas
estratégicas de gestión ante la Cancillería de la República y se tomara en cuenta
las consideraciones que hagan las comunidades indígenas y afro hondureñas que
tengan que ver con la idiosincrasia y su cosmovisión, para fortalecer vínculos y
confiabilidad encaminados a fortalecer sus valores culturales y contribuir a mejorar
las condiciones de vida de estas poblaciones armónicamente con su entorno.
4- Actores institucionales que intervienen:
Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-Director
(a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales, Instituciones de gobierno y
cooperación externa
5- Procedimiento:
El proceso para proveer de servicios técnicos y recursos para la efectiva
conformación de alianzas y procesos de gestión, deberá ser integral, vinculando a
los beneficiarios y el equipo de la Coordinación de Desarrollo Productivo y Social,
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Oficial de Enlace de Cooperacion Externa
contando con el conocimiento pleno del Plan Estratégico para el Desarrollo
Integral de los Pueblos Indígenas y afrohondureños, mismo que nos permite
conocer la problemática, actores, potencialidades, recursos, experiencias,
métodos y técnicas para la búsqueda de solución integral de la problemática de
estos Pueblos.
5.1- Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual que
indique las disposiciones vinculadas al objetivo de la Coordinación
de Desarrollo Productivo y Social
5.2- Establecer las líneas de acción del Plan Operativo Anual
vinculadas a las disposiciones y políticas de la Cooperación Externa
5.3- Promover el desarrollo integral de los pueblos indígenas y
afrohondureños a través de la articulación con la Cooperación
Externa
5.4- Conformar alianzas con organismos no gubernamentales y
con organismos de Cooperación Externa
5.5- Generar un eficaz mecanismo de respuesta y seguimiento a
los resultados de la gestión de programas y proyectos aprobados por
la Cooperación Externa
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE OFICIAL DE ENLACE DE
COOPERACION EXTERNA
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Establecer las líneas
de acción y
conformar alianzas
1.1 Mapeo de
organizaciones
involucradas en
procesos de
desarrollo para los
PIAH
1.2 Elaboración de
propuestas en base
a la misión
Coordinación-Oficial de
Enlace de Cooperación
Externa
institucional tanto de
DINAFROH como de
las organizaciones
mapeadas
1.3 Concertación de
entrevista
1.4 Identificación de
acciones conjuntas
1.5 Identificación de
recursos en cada
institución
1.6 Planificación para el
corto/mediano/largo
plazo
2. Asignación de
trabajo.
2.1 Redacción de
acuerdo/convenio/ca
rta de entendimiento
a manera de
respaldo para ambas
instituciones.
2.2 Acto protocolario
Coordinación-Oficial de
Enlace de Cooperación
Externa
3. Ciclo del proyecto
3.1 Construcción de
indicadores de
gestión e
instrumentos de
evaluación
Oficial de Enlace de
Cooperación Externa
FLUJOGRAMA: OFICIAL DE ENLACE DE COOPERACION EXTERNA
Identificación
de
Necesidades
Remisión de
Propuesta por la
Coordinación
INICIO
Mapeo de programas de desarrollo de
Cooperación Externa
Elaboración de Propuestas de forma integral
Identificación de acciones conjuntas
Concertación de entrevistas y reuniones
Identificación de recursos en cada
institucucion
Planificación en el corto/medio/largo plazo
Redacción de Acuerdos/Convenios/Cartas de
entendimiento
Acto Protocolar
Construcción de indicadores de gestión e
instrumentos de evaluación
TERMINO
Acercamient
o Inicial
Acuerdo de
Alianzas
Monitoreo y
Seguimiento
1- Descripción del proceso y procedimiento del cargo de Oficial de
Gestión y Seguimiento:
Atender la demanda en materia productiva y social a los nueve pueblos indígenas
y afrohondureños, mediante la intervención y supervisión de diferentes tareas de
estudio, análisis e investigación de factores de viabilidad para la gestión de
propuestas productivas, empresariales y sociales con la inversión de talentos y
recursos técnicos gestionados en distintas instituciones públicas y/o privadas,
nacionales o internacionales, teniendo especial cuido en garantizar la participación
de los solicitantes o beneficiarios, invirtiendo principalmente en las potencialidades
de las comunidades, teniendo el cuido de involucrarnos con nuestras respectivas
regionales en las actividades y tareas de seguimiento, monitoreo y evaluación.
2- Misión:
Mejorar las condiciones de vida de los miembros hombres, mujeres, ancianos,
niñas y niños de los nueve Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
3- Alcance:
Articular e integrar modelos de desarrollo culturalmente apropiados, promoviendo
procesos interinstitucionales, intersectoriales e internacionales, en un esfuerzo por
mejorar las condiciones de vida y el bienestar de las organizaciones sociales,
culturales y políticas de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
4- Actores institucionales que intervienen:
Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-Director
(a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales, Instituciones de gobierno y
Cooperación Extranjera
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Oficial de Gestion y Seguimiento
5- Procedimiento:
El proceso para proveer la gestión e implementar el mecanismo de monitoreo y
evaluación, inicia con el conocimiento pleno del Plan Estratégico para el Desarrollo
Integral de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, mismo que nos permite
conocer la problemática, actores, potencialidades, recursos, experiencias,
métodos y técnicas para la búsqueda de solución integral de la problemática de
los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, además se atienden solicitudes de
carácter personal y colectivo de los miembros y comunidades de estos las cuales
requieren del abordaje personalizado así:
5.1- Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual que indique las
disposiciones vinculadas al objetivo de la Coordinación de Desarrollo
Productivo y Social
5.2- Se recibe la solicitud de la gestión de un proyecto o propuesta, se
analiza su condición de acuerdo a la naturaleza de la petición.
5.3- Una vez identificada la petición, si la comunidad o empresa
productiva solicitante ya tiene el perfil o se recibe la idea de proyecto, por
escrito o por entrevista de campo, se considera para que se elabore un
perfil, en la que se requiere la intervención y aprobación de la Dirección
General de Pueblos Indígenas y Afrohondureños.
Cuando la solicitud se ha hecho por escrito se hace el respectivo acuse de
recibo y se procede a la tarea descrita producto del análisis de la petición,
se archiva la solicitud para su trámite, haciendo indicación de fecha de
entrega, tipo de gestión, comunidad y persona responsable.
5.4- Una vez registrada la solicitud el coordinador junto al oficial de
gestión, estos practican una revisión exhaustiva de la documentación, si es
el caso o bien se organiza la gestión del proyecto con instituciones
nacionales, internacionales, públicas o privadas que pudieran estar
interesadas en la propuesta.
5.5- Se procede a remitir la solicitud una vez estudiadas las condiciones
de viabilidad que debe tener la propuesta, si se requiere de la intervención
del oficial de formulación se le remite de forma oficial para que proceda con
la elaboración del perfil de proyecto o se articula a una gestión prevista con
anticipación con algún cooperante externo
5.6- Se realiza un análisis integral con el equipo técnico de coordinación y
se establece si se requiere hacer corrección del perfil, teniendo en cuenta;
requisitos planteados por ejecutor y cooperante, zona geográfica, Pueblo al
que pertenece, beneficiarios(as), actores(as), presupuesto y cronograma
de ejecución; para definir la mejor ruta de atención a la demanda.
5.7- Se traslada el perfil al Director general de Pueblos Indígenas y
Afrohondureños, para su revisión y aprobación, si así fuera el caso para
iniciar la gestión de recursos, obtenido el financiamiento se informa a los
ejecutores y beneficiarios sobre los procedimientos técnicos y
administrativos del mismo, se da inicio a la ejecución y finalmente se
organiza el cierre del proyecto, con lo cual finaliza la gestión del oficial de
gestión.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE OFICIAL DE GESTION Y
SEGUIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Se recibe la solicitud
escrita o verbal para
analizar la gestión y
definir como elaborar
el perfil de proyecto
1.1 Acuse de recibo,
revisión del
documento y/o se
organiza la gestión
1.2 Se conforma el plan
de socialización y
análisis
1.3 Corrección
1.4 Aceptación
Oficial de Gestión
2. Asignación de
trabajo.
2.1 Traslado de la
documentación a
Oficial
correspondiente
2.2 Se involucra a la
Regional, en el
proceso de
investigación
2.3 Se organiza la
socialización y
consulta a
beneficiarios con la
regional
Oficial de Gestión
3. Ciclo del proyecto
3.1 Identificación,
preparación,
aceptación, ejecución,
seguimiento,
evaluación y
monitoreo, cierre del
proyecto
3.2. Finalización del
proceso
Oficiales y Director(a)
Regional
FLUJOGRAMA: OFICIAL DE GESTION Y SEGUIMIENTO
Identificación de
Necesidades
Remisión de
Propuesta por la
Coordinación
Intercambio de información y requisitos
Se organiza la gestión
Elaboración de documentos propuesta plan
de socialización y análisis
Confirmación de organización de la gestión
con pertinencia
Identificación de actores claves
Convocatoria escrita y electrónica
Confirmación de actores claves
Incidencia con ejecutores y cooperantes
Implementación de herramienta de consulta y
socialización
Socialización y validación por los
beneficiarios
Generar convenios y cartas de compromiso
Incidencia a nivel superior de Instituciones
INICIO
Construcción de consensos
Aprobación de propuesta
Convocatoria
a los actores claves
Jornada de
Trabajo de
Consulta y
Socialización
Establecer
Marco Legal
1- Descripción del proceso y procedimiento del cargo de Asistente
Técnico y Logística:
Diseñar, desarrollar, implantar, reparar y mantener los programas de los sistemas
y el equipo de cómputo, brindar la colaboración solicitada por el equipo técnico de
coordinación, conformar la base de datos de gestión y formulación de proyectos
elaborados desde el equipo técnico, con el fin de agilizar el procesamiento de
información por parte de los usuarios y funcionarios de la institución.
Colaborar con la sistematización de las actividades, eventos y procesos que
desarrolle el equipo técnico de la Coordinación de Desarrollo Productivo y Social,
brindar soporte técnico a los usuarios de las bases de datos, con el objetivo de
maximizar el uso de los recursos y potenciar los mismos, verificar y organizar la
relación de los procesos, a ser implementados con las tablas de las bases de
datos a fin de garantizar su correcto funcionamiento.
2- Misión:
Brindar un eficiente control de sostenibilidad en los mecanismos informáticos
necesarios para la operatividad de las tareas desarrolladas por la Coordinación de
Desarrollo Productivo y Social, así como brindar soporte técnico a los usuarios, de
TERMINO
Presupuesto y planificación de monitoreo
COORDINACION DE DESARROLLO
PRODUCTIVO Y SOCIAL
Asistente Tecnico y Logistica
Monitoreo y
Seguimiento
acuerdo a lineamientos establecidos por el superior jerárquico, con el fin de
maximizar la utilización de los recursos y potencial de los mismos.
3- Alcance:
Tiene como alcance, equipo de cómputo que pertenezca a la Secretaria y sus
Regionales, influyendo en los usuarios a los cuales se les ha designado el equipo.
4- Actores institucionales que intervienen:
Secretario(a) de Estado, Sub-Secretario(a) de Estado, Director(a), Sub-Director
(a), Coordinador(a), Directores(as) Regionales, Instituciones de gobierno,
Cooperación Extranjera y usuarios
5- Procedimiento:
El proceso para proveer la gestión e implementar el mecanismo de monitoreo y
evaluación, inicia con el conocimiento pleno del Plan Estratégico para el Desarrollo
Integral de los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, mismo que nos permite
conocer la
problemática, actores, potencialidades, recursos, experiencias, métodos y técnicas
para la búsqueda de solución integral de la problemática de los Pueblos Indígenas
y Afrohondureños, además se atienden solicitudes de carácter personal y colectivo
de los miembros y comunidades de estos las cuales requieren del abordaje
personalizado así:
5.1- Mantenimiento de página web, institucional y portales adscritos a la
Coordinación de Desarrollo Productivo y Social, se evalúan las
necesidades de la Unidad de Tecnología e Informática, de la Coordinación
de Desarrollo Productivo y Social, llenando el formato de solicitud de
suministros donde se detallan los requerimientos técnicos necesarios,
luego se entrega al coordinador, para que se gestionen los requerimientos
por solicitud por escrito al responsable de compras y una vez hecha la
compra por parte del administrador se recibe el insumo y se dictamina si el
insumo cumple con los requerimientos que se detallaron en la solicitud de
suministros y si son correctos se recibe el insumo y se utiliza.
5.2- Diseño de material de promoción o material de controles, requeridos, con
uso de programas de diseño gráfico, el que se ejecuta al recibir nota u
oficio requiriendo el trabajo, se programa una cita con el ejecutor de la
actividad para intimar detalles del diseño, ya sea tamaño, colores, texto,
imágenes, luego se comienza con la etapa del diseño y se preparan 3
borradores los cuales se le presentan al ejecutor el cual se decide por 1
de ellos, se le hacen las modificaciones necesarias para luego ser
aprobado por el ejecutor y se entrega el diseño final para ser enviado a la
imprenta ya sea por parte de él o por la Administración con oficio de
recibido.
5.3- La solución de problemas, en el sistema informático se ejecuta con la
recepción de la queja o petición de ayuda y se entrevista al responsable,
en caso de tratarse de un usuario para determinar la problemática, de lo
contrario identifica directamente el problema, luego se evalúa la gravedad
del problema y se buscan distintas alternativas para la solución, se
realizan pruebas para comprobar si el problema fue debidamente
solucionado y no se repetirá, en caso que no sea solucionado se vuelve a
la etapa de evaluación, una vez solucionado se registra el problema y se
le da seguimiento.
5.4- La reparación de equipo y terminales CPU, de igual forma se recibe una
comunicación por escrito, requiriendo la reparación de equipo, se
programa una cita con el ejecutor de la actividad para reconocer el daño o
fallo del equipo luego, se evalúa y dictamina el estado del equipo, en caso
de ser necesario se llena el formato se solicitud de suministros y se
entrega a la Enlace de Administración, por medio del Coordinador, para
que efectué su compra y una vez obtenido el repuesto se efectúa la
reparación, el cual se somete a pruebas para comprobar su buen
funcionamiento, y luego se le entrega al usuario.
5.5- La asistencia técnica en la sistematización de actividades y eventos
desarrollados por el equipo técnico de la Coordinación de Desarrollo
Productivo y Social, será desarrollada a través de solicitud por escrito y
estará a cargo del Asistente Técnico y Logística, el equipo requerido de
grabación, computadora, data show y otro equipo requerido para su
eficiente labor
5.6- Brindar apoyo en las diligencias, trámites administrativos,
acompañamiento a la formulación de propuestas de proyecto y cualquier
tipo de requerimiento dentro de las competencias de acción de la
Coordinación de Desarrollo Productivo y Social, será responsable del
levantamiento de la base de datos de las solicitudes, gestión, formulación
y ejecución de propuestas
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE ASISTENTE TECNICO Y
LOGISTICA
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Se recibe la solicitud
escrita o verbal para
las actualizaciones y
asignaciones
1.1 Elaboración de
planificación
corto/mediano/largo
plazo
1.2 Programar
reuniones o
sesiones de trabajo
Coordinación-Asistente
Técnico y Logística
2. Asignación de
trabajo.
2.1 Mantenimiento y
apoyo
2.2 Revisión y
diagnostico
2.3 Establecer criterios
Asistente Técnico y
Logística
del diseño(base de
datos y otros)
2.3 Solicitud de
compra
3. Ciclo del proceso
3.1 Optimización del
portal web
3.2 Implementar las
alternativas para
solucionar
problemas
3.3 Registro de solución
mediante hoja de
trabajo
3.4 Se realizan pruebas
3.5 Documentar en
Bitácora
Coordinación-Asistente
Técnico y Logística
4. Resultado
4.1 Entrega de
resultados mediante
informe
Asistente Técnico y
Logística
FLUJOGRAMA: ASISTENTE TECNICO Y LOGISTICA
Identificación
de
Necesidades
Remisión de
Asignación por la
Coordinación
Intercambio de información y requisitos
Se elabora de planificación
Programar reuniones o sesiones de trabajo
Mantenimiento y apoyo
Revisión y diagnostico
Establecer criterios del diseño (Base de datos y otros)
Solicitudes de Compra
Optimización del portal web y sitios adscritos
Implementar las alternativas para solucionar problemas
TERMINO
INICIO
Registro de solución mediante hoja de trabajo
Se realizan pruebas
Monitoreo Documentar en Bitácora
Jornada de
Trabajo con el
Equipo
Técnico
Trabajo
Técnico
Mantenimiento de Equipo Computacional UTI-01
Propósito:
El propósito para el mantenimiento es puramente preventivo, evitamos
problemas mayores a futuro y aseguramos el correcto funcionamiento del
equipo computacional de la secretaria y sus regionales.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Revisar Informática Evitar problemas
futuros
Usuario
Alcance:
Tiene como alcance cualquier equipo computacional que pertenezca a la
DINAFROH y sus regionales influyendo en los usuarios a los cuales se le
ha designado el equipo.
Personal que Interviene:
Todo el personal de la Unidad de tecnología e Informática
usuario
Procedimiento:
El proceso comienza con la planeación y listado de equipos para revisión,
después se habla con el usuario para determinar la fecha y hora para el
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 01 II. Mantenimiento de Equipo Computacional
mantenimiento, una vez concretado este se informa al superior en este caso
el jefe de la unidad para que este dato sea agregado al listado, una vez
llegada la fecha y hora, el técnico atiende la cita con el usuario y su equipo
para dar comienzo a la revisión (antivirus, copias de seguridad, procesos,
programas, activaciones, etc.) y diagnóstico de ser necesario, para luego
redactar un dictamen técnico del equipo el cual es archivado y almacenado
para referencias futuras, en caso que se encuentren anomalías comienza el
proceso de reparación de equipo.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Planeación 1.1 Cronología
1.2 Listado
Jefe de Unidad
Oficial de redes
2. Determinar fecha 2.1 planificación con usuario Oficial de redes
3. Mantenimiento 3.1 Revisión
3.2 Diagnostico Oficial de redes
4. Informe 4.1 Redactar informe Jefe de Unidad
Oficial de redes
5.Archivado 5.1 Archivar Informe Jefe de Unidad
Oficial de redes
Flujograma de Procedimientos:
Inicio
Planeación
Determinar
Fecha
Mantenimient
o
Informe
Archivado
Fin
Mantenimiento de Pagina Web UTI-02
Propósito:
El propósito para el mantenimiento es puramente preventivo, evitamos
problemas mayores a futuro y aseguramos el correcto funcionamiento del
portal web de DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Revisar Informática Evitar problemas
futuros
Usuarios Web
Alcance:
Usuarios web en general que tengan interés en el portal de DINAFROH.
Personal que Interviene:
Todo el personal de la Unidad de tecnología e Informática
Procedimiento:
El proceso comienza con la planeación para revisiones mensuales, el jefe
de informática determina las fechas de revisión, para el mejoramiento de la
funcionabilidad y alcance de la misma, tomando como base el manual para
el desarrollo de sitios web de gobierno Republica de Honduras para cumplir
con los requisitos mínimos del portal midiendo peso y velocidad de carga,
de realizarse cambios se documentan en la bitácora web.
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 02 II. Mantenimiento Pagina web
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Planeación 1.1 Determinar fechas Jefe de Unidad
2. Mantenimiento 3.1 Revisión
3.2 Diagnostico
Jefe de Unidad
4. Modificaciones
4.1 Reparación de errores
4.1 Optimización del portal
web
Jefe de Unidad
5.Archivado 5.1 documentar en bitacora Jefe de Unidad
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Planeación
Mantenimient
o
Modificaciones
Archivado
Fin
Mantenimiento de Redes UTI-03
Propósito:
El propósito para el mantenimiento es puramente preventivo, evitamos
problemas mayores a futuro y aseguramos el correcto funcionamiento de la
red informática de DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Revisar Informática Evitar problemas
futuros
Usuarios
Alcance:
El edificio principal y regional de DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
Procedimiento:
El proceso comienza con la planeación para revisiones mensuales, el jefe
de informática determina las fechas de revisión, para el mejoramiento de la
funcionabilidad y alcance de la misma, el oficial de redes realiza la limpieza
de equipo fijo y reordenamiento de nodos si es necesario.
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 03 II. Mantenimiento de Redes
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Planeación 1.1 Determinar fechas Jefe de Unidad
2. Limpieza 3.1 limpieza de equipo
3.2 reordenamiento de nodos
Oficial de Redes
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Planeación
Mantenimient
o
Fin
Compra de equipo, Insumos y Licencias UTI-04
Propósito:
El propósito para el mantenimiento es puramente preventivo, evitamos
problemas mayores a futuro y aseguramos el correcto funcionamiento de la
red informática de DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Comprar Informática Satisfacer
necesidades
informáticas
Unidad de tecnología
e Informática
Alcance:
El edificio principal y regional de DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
Sugerente de recursos materiales y servicios
Procedimiento:
Se evalúan las necesidades de la unidad de tecnología e Informática, ya
sean insumos, licencias de software o equipo computacional, se analiza
el presupuesto de compra y si es factible se llena el formato de solicitud
de suministros donde se detallan los requerimientos técnicos
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 04 II. Compra de equipo, Insumos y Licencias
necesarios, luego se entrega al Sugerente de recursos materiales y
servicios, se espera respuesta de compra y una vez hecha la compra
por parte de la administración se recibe el insumo y se dictamina si el
insumo cumple con los requerimientos técnicos que se detallaron en la
solicitud de suministros y si son correctos se recibe el insumo y se
almacena.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Evaluación 1.1 Determinar necesidades
1.2 análisis presupuesto
Jefe de Unidad
2. Solicitud
2.1 determinar
requerimientos técnicos
2.2 rellenar formato de
solicitud
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
3. entrega solicitud
3.1 entrega de solicitud
3.2 respuesta de compra
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
4. recepción 4.1 dictamen de compra Jefe de Unidad
5. almacenamiento 5.1 almacenado de insumo Oficial de Redes
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Evaluación
Solicitud
Fin
Entrega Solicitud
Recepción
Almacenamient
o
s
i
no
Respuesta de
compra
s
i
no Insumo Correcto
Actualización de página web UTI-05
Propósito:
Difusión de las actividades y noticias concernientes a la DINAFROH
mediante implementación de nuevas tecnologías para eficiente y
administrar la misma.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
actualizar Informática Difundir actividades Público en general
Alcance:
El edificio principal y regional de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
Jefe de prensa
Oficial de Redes
Procedimiento:
Se recibe un correo con asunto; “nota de prensa” al correo oficial de la
Unidad de tecnología e Informática procedente de prensa, el cual
contiene 1 imagen como mínimo y la nota de prensa en un formato
prestablecido, se descarga la información junto con las imágenes y se
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 05 II. Actualización de página web
editan las imágenes para minimizar el tiempo de carga de la página web
a un formato de 339px X 264px, luego se ingresa a el área de
administración de la página web mediante el navegador web y se
archiva la nueva noticia mediante un gestor de contenidos y es
archivada en la misma, esta que despliega la información en la página
web, finalmente se registra en la bitácora web .
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. recibe correo
1.1 recibe correo
1.2 descargar
información
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
2. editar imágenes
2.1 edición de tamaño
de imagen
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
3. ingresar a la pagina
3.1 subir archivos
3.2 archivar con gestor
de contenidos
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
4. registrar 4.1 se registra en la
bitácora web
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Recibe correo
Editar imágenes
Fin
Ingresar Pagina
web
Registrar
Diseños gráficos UTI-06
Propósito:
Generación de arte gráfico para las distintas actividades de la DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de
especialidad se
hace?
¿Para qué se
hace?
¿Para quién se
hace?
Diseñar Informática Actividades Ejecutor de
actividad
Alcance:
El edificio principal y regional de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
Ejecutor de actividad
Oficial de Redes
Procedimiento:
Se recibe un oficio o memorándum requiriendo el diseño, se programa
una cita con el ejecutor de la actividad para intimar detalles del diseño
ya sea tamaño, colores, textos, imágenes, entre otros detalles, luego se
comienza con la etapa del diseño y se preparan 3 borradores los cuales
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 06 II. Diseños gráficos
se le presentan al ejecutor el cual decide por 1 de ellos y se hacen las
modificaciones necesarias para luego ser aprobado por el ejecutor y se
le entrega el diseño final para ser enviado a imprenta ya sea por el o por
la Administración con oficio de recibido.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. recibe 1.1 recibe oficio
1.2 programa reunión
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
2. reunión
2.1 especificaciones del
diseño
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
3. diseño
3.1 se diseñan 3
borradores
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
4. Aprobación 4.1 se aprueba diseño Jefe de Unidad
Oficial de Redes
5. Modificación 5.1 se modifica a
versión final
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
6. entrega 6.1 entrega de diseño
6.2 firma recibido oficio
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Recibe
Reunión
Fin
Diseño
Aprobación
Modificación
Entrega
Reparación de equipo UTI-07
Propósito:
Evaluación y reparación del equipo informático de la DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Reparar Informática Recuperar equipo
dañado
usuario
Alcance:
El edificio principal y regional de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
usuario
Oficial de Redes
Procedimiento:
Se recibe un oficio o memorándum requiriendo la reparación del equipo
asignado a un usuario, se programa una reunión con el usuario para
reconocer las causas del daño o fallo del equipo, se traslada el equipo a
la oficina de la Unidad de tecnología e informática, luego se evalúa y
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 07 II. Reparación de equipo
dictamina el estado del equipo y dispositivo dañado, en caso de ser
necesario se rellena el formato de solicitud de suministros y se entrega a
la administración para que ejecuten la compra, una vez obtenido el
repuesto o dispositivo se comienza con la reparación o sustitución de
repuesto o dispositivo, después de la reparación el equipo se somete a
pruebas para comprobar su buen funcionamiento una vez aprobada la
prueba se le hace entrega al usuario junto con un oficio de recibido y un
formato de hoja de trabajo para ser archivada.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. recibe 1.1 recibe oficio
1.2 programa reunión
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
2. reunión
2.1 determinar causa Jefe de Unidad
Oficial de Redes
3.Traslado
3.1 se traslada equipo a
informática
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
4. Diagnostico 4.1 evaluación
4.2 dictamen
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
5. solicitud
5.1 solicitud de compra
de dispositivo(referencia
a proceso UTI-04)
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
6. Reparar 6.1 se cambia el
dispositivo
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
7. prueba 7.1 prueba del equipo Jefe de Unidad
Oficial de Redes
8. entrega 8.1 entrega de equipo a Jefe de Unidad
usuario
8.2 firma de recibido y
hoja de trabajo
Oficial de Redes
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Recibe
Reunión
Fin
Traslado
Diagnostico
Solicitud
Entrega
Reparación
Prueba
Requiere compra S
i
No
Resolución de problemas UTI-08
Propósito:
Resolución de distintos problemas incluyendo la atención al usuario para
poder proporcionar un servicio completo y en todos los niveles del mismo.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
solucionar Informática Optimizar el uso de
los recursos
informáticos
SEDINAFROH
Alcance:
El edificio principal y regional de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Jefe de Unidad
usuario
Oficial de Redes
Procedimiento:
Se recibe la queja o petición de ayuda y se entrevista al responsable en
caso de tratarse de un usuario para determinar la problemática de lo
Manual de Procesos y Procedimientos
Unidad de Tecnología e Informática
CODIGO UTI - 08 II. Resolución de problemas
contrario de identifica directamente el problema, luego se evalúa la
gravedad del problema y su buscan distintas alternativas para la
solución, se realizan pruebas para comprobar si el problema fue
debidamente solucionado y no se repetirá en caso que no sea
solucionado se vuelve a la etapa de evaluación una vez solucionado se
registra el problema y se le da seguimiento.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Recibe
1.1 recibe oficio
1.2 programa reunión
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
usuario
2. Identificación
2.1 determinar problemática Jefe de Unidad
Oficial de Redes
Usuario
3. Evaluación
3.1 se determina la magnitud
del mismo
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
4. Alternativas 4.1 se implementan las
alternativas para solucionar
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
5. Pruebas 5.1 se realizan pruebas Jefe de Unidad
Oficial de Redes
6. Registro 7.1 se registra median hoja
de trabajo
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
7. Seguimiento
8.1 se entrevista de nuevo al
usuario
Jefe de Unidad
Oficial de Redes
usuario
Flujo grama de Procedimientos:
Inicio
Identificación
Evaluación
Fin
Alternativas
Seguimiento
Pruebas
Registro
¿Problema solucionado?
S
i
No
DIRECCION DE PUEBLOS INDIGENAS Y AFROHONDUREÑOS/ SECRETARIA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE DESARROLLO
E INCLUION SOCIAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACION: de Formulación y Promoción de Derechos
Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
Febrero de 2019
INDICE
Contenido Pagina
Presentación
Introducción , Antecedentes y Objetivos del Manual
Estructura Organizativa
I. Asesoría técnica-jurídica ( asesoría Legal)
Cuadro de procedimiento
Flujograma de Asesoría técnica-jurídica
Glosario de términos
II. Procedimiento para la constitución de enlaces
institucionales en materia de protección de derechos
humamos
Cuadro de descripción de procedimientos
Flujograma de procesos de constitución de enlaces institucionales en
derechos humanos
III. Procedimiento de atención de casos por la vía de
denuncia y oficio
Cuadro de descripción de procedimiento
Flujograma de atención de casos
IV. Procedimiento para la formulación de procesos de
educación, capacitación y formación en derechos
humanos
Cuadro de descripción del procedimiento
V. Procedimiento para la efectiva realización de incidencia
política en derechos humanos
Cuadro de descripción del procedimiento
Flujograma de procedimiento de para la realización de incidencia política
en derechos humanos
Anexos y simbología
PRESENTACIÓN
Considerando la dinámica de la administración pública actual es importante definir
los procedimientos para la tramitación de forma más expedita para la realización
de toda la gestión pública desde esta entidad y específicamente la Coordinación
de Formulación y promoción de derechos humanos y políticas públicas, este
manual permitirá definir una ruta crítica efectiva para lograr de forma eficaz y
eficiente los objetivos, funciones, actividades y acciones a favor de los pueblos y
comunidades indígenas y afrohondureñas.
La Coordinación, formula el presente manual de procesos y procedimientos para
la ejecución de objetivos, planes y instrumentos de control interno para el eficaz
cumplimiento de las responsabilidades de los empleados y funcionarios en el
desarrollo de sus tareas, actividades y funciones específicas.
La coordinación de derechos humanos se enfoca en temas importantes como la
promoción, respeto y defensa de los derechos humanos de los pueblos indígenas
y afrohondureños con énfasis en sus derechos colectivos. Responsable de los
servicios / valor publico siguiente: a) Asesoría, diseño, formulación y ejecución de
Políticas Publicas y Acciones Afirmativas diferenciadas, b) Asistencia técnica
jurídica en la Promoción, aplicación y protección de los DDHH-PIA y colectivos. c)
Asesoría académica para el acceso a la educación Media y Superior, d)
Promoción, protección y fortalecimiento de la cultura Indígena y Afrodescendiente.
Este manual considera una forma ágil de ejecutar nuestras funciones desde la
dirección, considerando todas las circunstancias que yacen alrededor del
cumplimiento de estas responsabilidades a favor de los pueblos indígenas y
afrohondureños que requieren de forma urgente, mediando su participación de
Una apuesta estatal de su desarrollo integral sostenible con identidad después de
más de quinientos años de invisibilidad histórica y de falta de atención estatal.
Funciones y acciones Específicas de la Coordinación de Formulación y Promoción
de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y
Afrohondureños
Responsable de formular, dirigir, implementar, ejecutar y evaluar las
políticas públicas, proyectos, programas, acciones y medidas orientadas
hacia la promoción, vigencia y respeto de los derechos humanos, la
inclusión social y la participación políticas ciudadana de los pueblos
indígenas y afrohondureños.
1. Asesorar en materia de derechos humanos y colectivos de los pueblos
indígenas y afrohondureños a las organizaciones, federaciones y
comunidades, así como a las agencias de gobierno.
2. Promover e impulsar acciones hacia el respeto, vigencia y promoción de
los derechos humanos de los pueblos indígenas y Afrohondureños.
3. Promover el diseño, formulación y ejecución de políticas públicas y
acciones afirmativas para el desarrollo integral, sostenible con identidad
de los referidos pueblos.
4. Formular, coordinar y ejecutar las políticas públicas dirigidas a la
igualdad racial, la no discriminación, eliminación del racismo, la inclusión
social de los pueblos.
5. Elaborar los criterios y procedimientos para evaluar el cumplimiento de
las leyes, decretos, resoluciones e instrumentos jurídicos internacionales
ratificados y que salvaguardan derechos de los pueblos indígenas y
afrohondureños.
6. Realizar el seguimiento y formular recomendaciones para posicionar el
tema indígena y Afrodescendientes en la agenda política del gobierno.
7. Promover la cultura de los pueblos indígenas y afrohondureños, el
rescate y promoción de la lengua materna, la educación intercultural
multilingüe, la promoción y apoyo al turismo comunitario sostenible,
inherentes a los derecho humanos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE FORMULACION Y
PROMOCION DERECHOS HUMANOS Y POLITICAS PUBLICAS PARA
PUEBLOS INDIGENAS Y AFROHONDUREÑOS.
Introducción
El presente manual es parte de un proceso de consolidación, que garantice el
buen funcionamiento de las estructuras Estatales, en el caso particular la
Dirección Generan para Pueblos Indígenas y Afrohondureños
(DINAFROH/SEDIS), que facilita y promueve el desarrollo de los diferentes
procesos que se impulsan para lograr el progreso Social, Económico, Cultural de
los pueblos indígenas y afrohondureños. Las diferentes actividades y funciones de
la DINAFROH/SEDIS, permite hacer necesario contar con estructuras
organizacionales, las que necesitan ser orientadas a través de un manual de
procesos y procedimientos, esto debe tener un orden establecido para el
cumplimiento de las funciones y diferentes competencias de la Dirección General
para el desarrollo de Pueblos Indígenas y Afrohondureñas (DINAFROH)
El manual de Procesos y Procedimientos, es una valiosa herramienta técnica, al
alcance de los funcionarios y empleados públicos, su orientación, establece una
Nombre de la Institución Manual de Procesos y Procedimientos Página __de ___
CODIGO MPP - 01
I. Generalidades
secuencia Administrativa, proporciona elementos básicos para desarrollar de
forma ordenada los procesos de realización de operaciones enmarcados en los
planes operativo de las instituciones y otras responsabilidades de interés
nacional, el mismo contiene, Diagramas de Flujo que expresan la trayectoria de
las operaciones que corresponden a las diferentes estructuras de dirección.
Antecedentes
Por disposición reglada se establecen los controles internos para definir los
procesos y procedimientos, como elementos que conforman el Control Interno,
constituyendo pesé un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas que devienen de las disposiciones reglamentarias de
la institución.
La Coordinación de formulación y promoción de Derechos Humanos Orientado a
los Pueblos Indígenas y Afrohondureños, forma parte de la estructura organizativa
Secretaria de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS), mediante decreto PSM -003
2014 esta organización es de carácter social, y que promueve la inclusión de
todos los hondureños teniendo especial énfasis en los proceso de crecimiento y
desarrollo en el ámbito poblacional de los nueve(9) pueblos, las diferentes
actividades se orientan a Responsable de formular, dirigir, implementar, ejecutar y
evaluar las políticas públicas, proyectos, programas, acciones y medidas
orientadas hacia la promoción, vigencia y respeto de los derechos humanos, la
inclusión social y la participación políticas ciudadana de los pueblos indígenas y
afrohondureños.
Promover la cultura de los pueblos indígenas y afrohondureños, el rescate y
promoción de la lengua materna, la educación intercultural multilingüe, la
promoción y apoyo al turismo comunitario sostenible, y otras disciplinas que
ayudan a los jóvenes a tener una mejor orientación educativa.
Entre otras actividades la Coordinación de formulación y promoción de Derechos
Humanos Orientado a los Pueblos Indígenas y Afrohondureños desarrolla
procesos educativos, mismos que se realizan en diferentes comunidades, siendo
las regionales en coordinación con la misma, las encargadas de la promoción,
convocatoria y ejecución de las actividades programadas.
Objetivo del Manual
Es una herramienta ágil y funcional que tiene como objeto la implementación de
procesos y procedimientos en la Dirección General de Pueblos Indígenas y
Afrohondureños en la que corresponde a la Coordinación de Formulación y
Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas para contribuir a la
ejecución de controles internos para volver sustancialmente más eficaz la gestión
pública, ajustándola al derecho administrativo.
Justificación
El presente manual es una guía que orienta para la administración y operatividad
del trabajo, nos muestra, mecanismos y responsabilidades como funcionarios y
empleados públicos, nos señala la importancia de mejorar con eficiencia y eficacia
el desarrollo de nuestras funciones asignadas, todo el contenido conceptual y
técnico del manual sirve para facilitar el trabajo y las operaciones
administrativas de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos
Humanos y Políticas Publicas
El manual además de ser una herramienta que orienta a la Coordinación de
Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Publicas, sirve para
la agilización de un trabajo eficiente, motiva la planificación y la formulación de
Programas y proyectos de desarrollo, evita la improvisación de las actividades;
con su aplicación se logran avances significativos, dando lugar al cumplimiento de
los planes y metas establecidas en los Planes Operativos anuales.
PROPOSITO: Establecer un mecanismo eficaz que permita realizar las acciones
y actividades de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos
Humanos y Políticas Publicas de forma eficaz y ordenada, en relación a los
servicios de asesoría técnica-jurídica.
ALCANCE: Posee carácter permanente, pero surtirá modificaciones y adecuación
conforme a la dinámica cambiante de la administración pública
PERSONAL QUE INTERVIENE: Coordinación de Promoción y Formulación y sus
unidades, la Asesoría Legal
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1. Etapa Solicitud de opinión
jurídica en derechos
humanos, políticas de
acción afirmativa y
derecho propio
Dirección de Derechos
Humanos
2. Etapa Revisión de legislación
aplicable
Derechos Humanos
3. Etapa Gestión legal/Opinión
Jurídica
Derechos Humanos
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH-01
ASESORIA TECNICA-JURIDICA EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS Y POLITICAS DE ACCION AFIRMATIVA
4. Etapa De retorno a la Unidad
operativa correspondiente
u Organización
Derechos Humanos y
otros entes
5. Etapa Archivo Derechos Humanos y
otros entes responsables
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
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CODIGO DDHH - 01
ASESORIA TECNICA-JURIDICA EN MATERIA DE DERECHOS HUMANO
Solicitud
Revisión de
legislación
aplicable
Emisión de
opinión
jurídica
Devolución
Opinión jurídica
Archivo
Documentos de Referencia
Constitución de la Republica, Convenio 169 para Pueblos Indígenas y Tribales en
Países Independientes, Reglamento Interno de la SEDINAFROH, Decreto 203-
2012, Reglamento de Organización, Funcionamiento del Poder Ejecutivo
(Reforma), Ley General de la Administración Publica
Glosario de Términos45
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indigenas y Afrohondureños
CODIGO DDHHF-02
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCION DE ENLACES INTERINSTITUCIONALES EN MATERIA
DE DERECHOS HUMANOS Y POLITICAS DE ACCION AFIRMATIVA
5 Dirección General de Acciones Afirmativas para Pueblos Indígenas y Afrohondureños:
Responsable de formular, dirigir, implementar, ejecutar y evaluar las políticas públicas, programas,
proyectos, planes, acciones y medidas orientadas hacia la promoción, vigencia y respeto de los
derechos humanos, de los Pueblos Indígenas y Afro hondureños, la inclusión social y la
participación política ciudadana en coordinación con instituciones relacionadas al tema.
Para la integración de comisiones y delegaciones de alto nivel, como: La Comisión
interinstitucional de Derechos Humanos, Grupo de Trabajo para la elaboración y
presentación del Informe Convención Internacional para la Eliminación de la
Discriminación Racial (CERD, Informe al Examen Periódico Universal (EPU),
Consejo Consultivo Forestal).
PROPOSITO: La constitución de esfuerzos vinculados respondiendo a los
mandatos específicos de cada uno de los órganos de gobierno, se hace necesario
la conformación de comisiones y comités; este procedimiento permite establecer
un mecanismo más viable para la delegación institucional.
ALCANCE: Posee carácter permanente, pero sufrirá modificaciones y adecuación
conforme a la dinámica cambiante de la administración pública.
PERSONAL QUE INTERVIENE: Director y Coordinación de promoción y
formulación
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Actividad Responsable Fase I. Recepción La oficina del Director General
recepciona solicitud para la integración de un funcionario en calidad de titular y un suplente, con suficiente acreditación para la toma de decisiones
Secretaria General-Secretaria Despacho Ministerial
Fase II. Decisión Administrativa
Delegación expresa del Director General
Fase III. Acreditación Acreditación ante la entidad u órgano correspondiente e incorporación de los trabajos y resultados
Fase IV. Seguimiento Comunicación permanente al Mandante para la toma de decisiones
Fase V. Informe/Archivo
Informe de Avances de Procesos
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CODIGO DDHH - 02
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCION DE ENLACES
INTERINSTITUCIONALES EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS Y
POLITICAS DE ACCION AFIRMATIVA
Recepción de
comunicación
interinstitucional
Delegación expresa
del Director
Acreditación
Intercomunicación para la
toma de decisiones
Informe sobre Avances
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH-03
PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE CASOS
Atención de Casos (Denuncia penales, salvaguarda al debido proceso, solicitud
de resolución administrativa)
PROPOSITO: Establecer una secuencia ordenada de paso para disminuir
esfuerzo y optimizar resultados, ofreciendo la resolución, pronta y expedita a los
conflictos y casos presentados en sede administrativa.
ALCANCE: Cumplir con los derechos y garantías constitucionales de “Accesos a
justicia” y “tutela judicial efectiva” a ciudadanos cuya participación ciudadana ha
sido anulada.
PERSONAL QUE INTERVIENE: Coordinación
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Actividad Responsable Denuncia . Conocimiento de casos Vía:
a) Denuncia
b) Medios de comunicación
c) Organizaciones
comunitarias
Secretaria General-Secretaria
Despacho Ministerial
Procesamiento Trámite administrativo de la
Denuncia
Secretaria General y Dirección
de Derechos Humanos
Fase Investigativa a) Visita in-situ (tiene
como objetivo la
acumulación y
Dirección de Derechos
Humano a través de su oficial
de derechos humanos
procesamiento de la
información relacionada al
caso en concreto.
b) Acompañamiento
hacia Interposición de
denuncia a la Fiscalía de
las Etnias y Patrimonio
Cultural o la gestión
administrativa si es el
caso.
c) Seguimiento
d) Solución definitiva.
(Resolución judicial,
administrativa o salida
alterna.
e) Archivo documental
Resolución Obtención de la resolución por
la vía penal o administrativa
Ibídem
Archivo Archivo administrativo de la
denuncia
Ibídem
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indigenas y Afrohondureños
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CODIGO DDHH -
03
PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE CASOS
Denuncia
Trámite administrativo de la
Denuncia
Archivo administrativo
del caso
Procesamiento
Resolución
Resolución
Fase Investigativa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH-04
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DE PROCESOS DE CAPACITACION Y FORMACION EN
DERECHOS HUMANOS.
PROPOSITO: Crear un mecanismos oportuno, dinámico para la realización de
procesos permanentes de capacitación.
ALCANCE: La educación no formal, con conceptos propios de los pueblos sobre
sus propias dinámicas de educación y resocialización.
PERSONAL QUE INTERVIENE: Coordinación
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Actividad Responsable Planeación Elaboración del plan de
capacitación
Oficial de Educación y
capacitación de derechos
humanos
Obtención de
Recursos
Contratación de facilitadores Coordinación y enlace
administrativo
Ejecución Implementación del Plan de
Capacitación (Seminarios-
Talleres, encuentros
formativos)
Coordinación y Oficial de
Educación y capacitación de
derechos humanos
Acreditación Acreditación (CONEANFO) Ibídem
Sistematización Sistematización Ibídem
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH - 04 PROCEDIMIENTO PARA LA
FORMULACION DE PROCESOS DE CAPACITACION Y FORMACION EN
DERECHOS HUMANOS.
Plan de
Capacitación
(Planeación)
Facilitadores
y logística
Acreditación
Ejecución e
Implementación
Sistematización
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indigenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH-05
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE INCIDENCIA POLITICA EN DERECHOS HUMANOS
Incidencia política para realización de Reformas legislativas, adecuación normativa
e implementación de Convenios internacionales que salvaguardan los derechos de
los Pueblos Indígenas y Afrohondureños
PROPOSITO: Orientar metodológicamente las acciones de incidencia política para
influir en la decisión del Estado a favor de los pueblos indígenas y afrohondureños.
ALCANCE: Orientar positivamente las decisiones de las instancias del gobierno y
agencias de la cooperación internaciones a favor de los pueblos indígenas y
afrohondureños.
PERSONAL QUE INTERVIENE: Coordinación y Oficial de seguimiento e
implementación de políticas publicas
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de Etapas Actividad Responsable Cooperación Interinstitucional
y Alianzas Estratégicas
Establecimiento de vínculos
inter institucionales para la
promoción, defensa y respeto
de los derechos humanos de
los pueblos Indígenas y
Afrohondureños
Coordinación y Oficial de
seguimiento e implementación
de políticas publicas
Revisión
presupuestaria y
adquisición de fondos
Fortalecimiento institucional
(del sistema de gestión
administrativa con enfoque en
derechos
Ibídem
Formulación Formulación, ejecución y
evaluación de políticas
públicas
Ibídem
Evaluación y
Monitoreo
Monitoreo sobre avances en la
implementación de las
políticas publicas
Ibídem
Implementación Participación en la diseño e
implementación desde otros
órganos de gobierno
Ibídem
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indigenas y Afrohondureños
CODIGO DDHH-05
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE INCIDENCIA POLITICA EN DERECHOS HUMANOS
Cooperación
Interinstitucional
(Convenios)
Obtención de fuentes de
financiación
Formulación e implementación
de Instrumentos de Políticas
Publicas
Monitoreo
Participación
interinstitucional
Proceso: Formulación de Proyectos sobre derechos de los pueblos indígena
y afro hondureño
Propósito: Los proyectos sobre derechos de los pueblos indígenas y
afrohondureños, son de gran importancia para el conocimiento y ejecución de
la legislación nacional e internacional.
Justificación: Las iniciativas orientadas para que se conozca el marco jurídico
nacional e internacional a favor de los pueblos indígenas y afrohondureños es
parte de las atribuciones de la Coordinación de Formulación y Promoción de
Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y
Afrohondureños
Alcance: Lograr que todos los pueblos indígenas y afrohondureños conozcan
las diferentes leyes que tienen que ver con sus derechos, en todos los espacios
de la vida social, económica, política y cultural del país.
Personal que interviene: Director, UPEG, coordinaciones, Relaciones
públicas, oficial de cultural y académico
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
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CODIGO MPP -
01 ASESORIA TECNICA-JURIDICA EN MATERIA DE DERECHOS HUMANO
Procedimiento
Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1.-Definir la Estrategia 1.1-Diagnostico de la
Problemática
1.2Convocar a los actores
principales
1.3Presupuestar/Recursos
1.4 Definir objetivos y metas
1.5-Socialización del
diagnóstico con los PIAH
Director General
Coordinadores
Enlace administrativo
2.-Espacio de Análisis y
validación de la propuesta
2.1-Establecer
comunicaciones
2.2-Reproduccion del
contenido de la ley
2.3discusión y reflexión sobre
proyecto de estudio
Director General
Coordinadores
Asesor Legal
3.-Validacion de resultados 3.1 Utilización del proyecto
3.3 Reproducción de texto
3.4 Ejecución prioridades
Director General
Coordinadores
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de la Coordinación de Formulación y Promoción de Derechos Humanos y Políticas Públicas orientadas a Pueblos Indígenas y Afrohondureños
Diagrama del Flujo “ Formulación de Proyectos”
Inicio
Estrategia
Diagnosticar la problemática
Convocar actores principales
Presupuesto/recursos materiales
Definir objetivos y metas
Socializar el diagnostico
Espacio de análisis y
validación de la
propuesta de
Establecer comunicaciones
Reproducción contenidos de ley
Discusión sobre el proyecto
Validación de resultados
Utilización del proyecto
Reproducción del texto
Ejecución con prioridades
Termino
Implementación de programa de becas para estudiantes Indígenas y
Afrohondureños.
Propósito: Que estudiantes de los PIAH tengan la oportunidad para
beneficiarse de una beca estudiantil
Justificación: Estudiantes de los PIAH tienen necesidad de lograr una beca
para poder coronar una carrera en el nivel Secundario y Superior
Alcance: La adquisición y otorgamiento de becas por parte de la Secretaria a
los jóvenes de los pueblos es una prioridad, un número considerable de
estudiantes recibe actualmente beneficio de becas.
Personal que interviene: Director General, coordinadores, Enlace
Administrativo, Oficial de derechos humanos.
Procedimiento:
Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.-Diagnostico de
necesidades de becas
1.1-Identificar beneficiarios
1.2 Implementar metodología
1.3-Implementar reglamento
de becas
1.4 Informar a las regionales
sobre el proceso de
otorgamiento de becas
Director General
Coordinadores
Oficial de Derechos Humanos
2.-Identificacion de las
fuentes de Financiamiento
2.1-cooperacion
interinstitucional
2.2 recursos propios.
2.2-Cooperacion Internacional
Director General
Coordinadores
Oficial de Derechos Humanos
Manual de Procesos y Procedimientos Dirección General de Desarrollo Cultural y Académico
Diagrama del Flujo ,Implementación de becas para estudiantes, Indígenas y Afrohondureños
Inicio
Diagnóstico
de
necesidades
de becas
Identificar Beneficiarios
Implementar metodología
Presupuesto/recursos materiales
Implementar reglamento de becas
Informar a las regionales
Cooperación Internacional
Utilización de recursos propios
Universidades internas y externas
Fuentes de
Financiamiento
Instituciones para
gestionar becas
Termino
Sector privado interno-externo
Cooperación Interinstitucional
Formulación de propuesta para, la promoción e implementación del turismo en
las comunidades de los PIAH
Propósito: Generar una motivación e incentivación para que las comunidades
puedan impulsar su propia dinámica en materia Turística
Justificación: Hacer valer las riquezas ancestrales, haciendo una dinámica de
turismo comunitario, de trabajo eficaz y de impacto a favor de los PIAH
Alcances: Capacidad de autogestión y mercadeo en espacios naturales a
favor de los PIAH
Personal que interviene: Director, coordinación, Universidad, Cooperantes,
Procedimiento
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1.- Diagnostico
1.1- Reunión para la
planificación, inicio y
orientación del proceso
1.2 Documentar el proceso
1.3-Presupuestar
1.4 orientar el turismo
Director
Jefes de unidad
UPEG
Líderes de los PIAH
2 comunicación y apoyos
técnicos
2.1- Diseño de un plan de
promoción
2.2 Presupuesto
Director
Relaciones Publicas
Regionales de SEDINAFROH
3.- Evaluación de avances 3.1 medición de Resultados
alcanzados
Director
UPEG
Jefes de Unidad
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Manual de Procesos y Procedimientos Dirección General de Desarrollo Cultural y Académico
Diagrama del Flujo ,Implementación de becas para estudiantes, Indígenas y Afrohondureños
Inicio
Diagnóstico
de
necesidades
de becas
Identificar Beneficiarios
Implementar metodología
Presupuesto/recursos materiales Implementar reglamento de becas
Informar a las regionales
Cooperación Internacional
Utilización de recursos propios
Universidades internas y externas
Fuentes de
Financiamiento
Cooperación Interinstitucional
Instituciones para
gestionar becas
Termino
Sector privado interno-externo
SIMBOLO DESCRIPCION
-Indicador de inició de un procedimiento. -Indicador de Terminar el proceso.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad predefinida expresada en otro Diagrama.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad combinada.
Conector dentro de la misma página.
Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso.
Conector fuera de la página.
Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades.
DINAFROH CONTABILIDAD
Código #240 DINAFROH
I. Manuel de Procesos
INTRODUCCION
Procedimiento cantable; Consiste en llevar un registro exacto del manejo de los
Recursos Económicos de la Institución Implementando los mecanismos de
control en las operaciones desglosadas mediante sistemas de rutas críticas,
donde inicia y finaliza la ejecución del gasto para cumplir con el desarrollo de
actividades planificadas de las dependencias y que define los pasos a seguir
para que un documento contable llegue al final de la operación, utilizando flujo
gramas o rutas de avance administrativo.
OBJETIVO
Registrar en forma sistemática las operaciones Contables que Afectan Las
Erogaciones Presupuestarias y Financieras de la DINAFROH
PROCEDIMENTO INTERNO DE CONTABILIDAD
1. Revisión de órdenes de compra y orden de pago
2. Revisión y Control de combustible y lubricantes
3. Revisión y Control de viáticos en físicos
4. Elaboración Solicitudes de Viáticos en Digital
5. Impartir Capacitación de proceso administrativo y contable en las 6
Regiones y dar Seguimiento
6. Custodia de Expedientes de Viáticos, Liquidaciones y otros documentos
DINAFROH CONTABILIDAD
Código #240 DINAFROH
II. Manual de Procesos Orden de Compra y Orden de Pago
I- REVISION DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE PAGO
1. Las órdenes de compras y órdenes de pago son revisadas en
contabilidad.
2. Son documentos para generar un gasto y adquirir un bien o servicio.
3. Existen formatos oficiales en el que se llena toda la información de los
gastos a generar.
4. Contiene documento soporte.(se detallan a continuación)
4.1 - Órdenes de compra, contienen documento soporte:
a) Formato debidamente lleno cotizaciones de proveedor
b) Resumen de cotización
c) Resumen de adjudicaciones
d) Acta de entrega
e) Facturas
f) Acta de recepción
4.2 - Ordenes de pago
4.3.-Recibo de Tesorería General de la Republica
I. FLUJOGRAMA PROCESO ORDEN DE COMPRA Y ORDEN
DE PAGO.
Inicio
ENLACE ADMVO.
REMITE
DOCUMENTO A
CONTABILIDAD
DEVOLUCION POR
FALTA DE
REQUISITOS
CORREGIDA
RECIBIDA
FIN DEL
PROCESO
REVISION DE
DOCUMENTOS,
CALCULOS Y
VALORES
CEACEPTADA
CUMPLE CON
REQUISITOS
CONTADOR
REMITE
DOCUMENTO A
ENLACE
ADMVO.
DINAFROH CONTABILIDAD
Código # 240 DINAFROH
III.-Manuel de Procesos Control de Combustibles
II- CONTROL DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTE
1. ENLACE ADMINISTRATIVO, Solicita a la Administración SEDIS Realice
la Gestión de pago Anticipado a Favor de la Gasolinera
2. Se extiende orden de combustible con las características del vehículo y
cantidad de galones a los motoristas debidamente firmada por el jefe
administrativo.
3. La estación gasolinera recibe la o/combustible y abastece de
combustible al vehículo, extiende factura del combustible con las
características del vehículo coincidente con la o/combustible.
4. Contabilidad registra el pago anticipado en el formato digital y rebaja
mensualmente el gasto según los estados de cuenta recibidos con la
documentación soporte(o/c y facturas).
5. Contador presenta informe a Enlace administrativo de los saldos
disponibles el ultimo de cada mes con Copia al Director DINAFROH
6. El Enlace Administrativo solicita nuevos pagos anticipados cuando ya
existe la necesidad del uso de combustibles
II. FLUJOGRAMA CONTROL DE COMBUSTIBLES Y
LUBRICANTES.
Inicio
ENLACE
ADMVO.REMITE:
DOCUMENTO A
CCONTADOR
ESTADO DE
CUENTA
FACTURA Y O/C
DEVOLUCION POR
CALCULOS
INCORRECTOS
CORREGIDA
RECIBIDA ACEPTADA POR
CONTABILIDAD
FIN DEL
PROCESO
REVISION DE
DOCUMENTOS
Y CALCULOS
MATEMATICOS
CONTABILIDAD
ELABORA
CONCILIACION DE
SALDOSK
CONTABILIDAD
ELABORA Y PRESENTA
INFORME A ENLACE
ADMVO.Y DIRECTOR
DINAFROH CONTABILIDAD
Código #470 DINAFROH IV.-Manuel de Procesos Control de Viáticos
III. CONTROL DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
1. El viajero presenta solicitud mediante un oficio explicando el propósito
de la gira y lugar donde permanecerá; indicando fecha de salida y
regreso.
2. Adjunta formato oficial debidamente lleno y firmado por el viajero y jefe
inmediato.
3. Adjunta el plan de gira en la que describe en forma detallada y orden de
las actividades que realizara en forma cronológica.
4. Esta documentación es recibida en contabilidad para revisión de valores
y documentación soporte (original).
5. Contabilidad remite esta solicitud a Enlace administrativo
6. Enlace administrativo remite a UPEG para verificación en POA
7. Contador remite a Enlace administrativo, para elaboración de orden pe
pago y Memorándum de Remisión a Administración de SEDIS
LIQUIDACIONES
8. Liquidación de viáticos a más tardar 5 días después de finalizada la gira
el viajero presentara liquidación con documentos soporte (facturas,
recibo e informe de la gira.)
9. Contabilidad revisa liquidación en base a ley de viáticos.
10. Contabilidad devuelve liquidación cuando le faltan requisitos.
11. Contabilidad da por aceptada la Liquidación cuando es presentada con
todos los requisitos
12. Fin del proceso.
III FLUJOGRAMA CONTROL DE VIATICOS Y GASTOS DE
VIAJE.
Inicio
DOCUMENTOS
INGRESAN A
CONTABILIDAD
REVISION DE
DOCUMENTOS Y
CALCULOS
MATEMATICOS
DEVOLUCION, NO
CUMPLE
REQUISITOS
CORREGIDA
REGRESA A
CONTABILIDAD
DOCTOS SE
ENVIAN A UPEG
PARA VERIFICAR
EN POA
CONTABILIDAD
REMITE DOCTOS.
A ENLACE
ADMVO.
SE ELABORA
ORDEN DE
PAGO Y SE
ENVIAN A
SEDIS
FIN DEL
PROCESO
FLUJOGRAMA
PROCESO LIQUIDACION DE VIATICOS
Inicio
DOCUMENTO
S INGRESAN A
CONTABILIDA
D
REVISION
-
DOCUMENTOS
DEVOLUCION
POR FALTA DE
REQUISITOS
CORREGIDA
RECIBIDA
ACEPTADA
POR
CONTABILIDA
D
DOCUMENTOS SE
INSERTAN AL
EXPEDIENTE DE
VIATICOS
FIN DEL
PROCESO
DINAFROH CONTABILIDAD
Código #240 SEDINAFROH
VI.-Manuel de Procesos Control de Viáticos en digital
V- ELABORAR SOLICITUD DE VIATICOS EN FORMATOS DIGITAL
1- Los viáticos de cada empleado se registran una vez que han sido
generados
2- Se registra toda la información de la solicitud en formato oficial de
viáticos.
3- Cuando el empleado presenta la liquidación en forma correcta se
procede a registrar la información de la liquidación (liquido).
4- Al empleado se le proporciona una copia en físico de este formato para
actualizar su expediente personal.
5- Con este formato resumen se presenta informe a la jefatura de
administración para ver la situación de gasto recibido para cada
empleado.
FLUJOGRAMA
V. VIATICOS EN FORMATO DIGITAL POR EMPLEADOS.
Inicio
CONTADOR
RECIBE
INFORMACION
FIN
CONTADOR INGRESA
INFORMACION DE
LIQUIDACION DE
GASTOS
INGRESA
INFORMACION DE
VIATCOS
CONTADOR PRESENTA
INFORME MENSUAL DE
GASTOS EJECUTADOS
DINAFROH CONTABILIDAD
Código #240 DINAFROH
VII.-Manuel de Procesos Inducción del Proceso administrativo
VI- INDUCCION DE PROCESO ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES A
LAS DEPENDENCIAS DE DINAFROH.
1. Presentación de los temas planificados
a). Tramite de viáticos y gastos de viajes
b). solicitud de necesidades y prioridades
c). liquidaciones de gastos varios.
d). asignación de presupuesto mensual
e). leyes presupuestarias.
f) inventarios físicos.
2. Explicación en digital y físico en base a planificación cronológica de
los temas.
3. Evaluación practica con los participantes de las dependencias sobre
los temas impartidos todos los días.
4. Los empleados quedan capacitados para desarrollar sus actividades
mensuales
FLUJOGRAMA
VI. INDUCCION DE PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE A LAS
DEPENDENCIAS DE DINAFROH
Inicio
RECIBE
INFORMACION
DIGITAL
INDUCCION DE LA
PRESENTACION
PREGUNTAS
DE LOS
PARTICIPANTE
S
EVACUACION DE
PREGUNTAS Y
RESPUESTAS
FIN
RETROALIMENTACI
ON DE LA
INDUCCION
DINAFROH CONTABILIDAD/
Código #240 DINAFROH
VIII.-Manual de Procesos custodia de Expedientes
VII. CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE VIATICOS
1. Se arma el expediente con toda la documentación soporte
a). solicitud en formato oficial
b). oficio de solicitud de trámite de viáticos
c). planificación de la gira.
2. Liquidación de viáticos
a). llenado de formato oficial
b). adjuntar documento de gasto.
c). adjunta documento informe de gira realizada.
FLUJOGRAMA
VII. CUSTODIA DE EXPEDIENTES VARIOS.
Inicio
CONTADOR
RECIBE
EXPEDIENTE
CADA MES SE
ARCHIVA LA
DOCUMENTACION
EN EXPEDIENTE.
LOS EXPEDIENTES
SE ARCHIVAN EN
ORDEN
ALFABETICO Y POR
AÑO LECTIVO
FIN
DIRECCIÓN DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS Y AFROHONDUREÑOS
OFICINA DE ENLACE DE RELACIONES PÚBLICAS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE LA OFICINA DE ENLACE DE RELACIONES PÚBLICAS
“Posesionar a la DINAFROH en la mente de la ciudadanía como un
instrumento válido de progreso para Honduras y en especialmente para
las comunidades indígenas y afrohondureñas”
Febrero de 2015
ÍNDICE
Presentación…………………………………………………………………………….…2 Generalidades………………………………………………………………………….….3 Introducción Antecedentes y Objetivo del Manual……………………..………..…..3 Justificación del Manual………………………………………………………….....…..4 Estructura Organizativa de Relaciones Públicas……………………….…………….4 Estructura del Manual………………………………………………………………….…5 Cuadro de Descripción del Procedimiento…………………………….……...........6 Flujograma de Difusión de Actividades……………………………………………....6 Producción de Audiovisuales…………………………………………………….…..…7 Alcance, personal que interviene, procedimiento………………………………….…7 Cuadro de descripción del procedimiento………………………………………........8 Flujograma de Producción de Audiovisuales………………………………….…..….9 Actualización de la página web y redes sociales…………………………………… 10 Alcance, personal que interviene, procedimiento y cuadro de descripción.........10 Flujograma de Actualización de la Página Web y Redes Sociales……….……....11 Monitoreo de prensa………………………………………………………………...…..12 Alcance, personal que interviene, procedimiento…………………..…………..……12 Cuadro de descripción de Monitoreo de Prensa……………….…………………....13 Flujograma de Monitoreo de Prensa………………………..………………………….14 Redacción de Comunicados…………………………………..………………………...15 Alcance, personal que interviene y procedimiento……………………………..….…15 Cuadro de descripción de Redacción de Comunicados…………….……………...16 Flujograma de Redacción de Comunicados……………………..……………….…..17 Comparecencias radiales y televisivas……………………………………………......18 Alcance, personal que interviene y procedimiento…………….…………………..…18 Cuadro de descripción de Comparecencias radiales y televisivas………………...18 Flujograma de Comparecencias radiales y televisivas……………………………....19 Programa radial En Diferentes Acentos……………………………………………….. 20 Alcance, personal que interviene y procedimiento……………………..……...…..…20 Cuadro de descripción de programa radial En Diferentes Acentos…………….….20 Flujograma del programa radial En Diferentes Acentos…......................................21 Elaboración de Revistas…………………………………………………………………..22 Alcance, personal que interviene y procedimiento…………..………..………......….22 Cuadro de descripción de Elaboración de Revistas…………….……………….......22 Flujograma de Elaboración de Revistas……………………………………………......22
RESENTACIÓN
La práctica de las Relaciones Públicas concierne de manera preponderante a las
instituciones del Estado. Esa obligatoriedad deviene de nuestro principal patrono
que es la ciudadanía. Nuestra meta es solventar los problemas de esa gran masa
social, en consecuencia debemos estar con conectados con ellos, esta es la
ayuda que nos prestan las relaciones públicas.
Sin embargo conviene hacerlo de manera coordinada, inteligente y en base a una
línea estratégica que pende desde el cargo más importante hasta la base. Un
funcionamiento correcto de una institución es imposible lograrlo sin la existencia
de las relaciones públicas, en tanto que su fiel ejecución muestra a una institución
completa, transparente y con disciplina de rendición de cuentas, además con una
positiva imagen.
Este manual contiene los procesos adoptados en la práctica de las relaciones
públicas en la Dirección de Pueblos Indígenas y Afrohondureños (DINAFROH)
adscrita a la Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social. Lo que aquí se presenta
servirá como una ruta a seguir para llegar a los fines reflejados dentro del Plan
Operativo de la DINAFROH. Desde luego, todo lo aquí contenido tiene carácter
dinámico y cambiante. Además todo lo que hace el ser humano es perfectible, de
tal manera que hablamos de un documento guía no un decreto.
I. Introducción
El Manual de Procesos y Procedimientos de Relaciones Públicas está
dirigido a las personas que laboran en esta materia dentro de la
Dirección de Pueblos Indígenas y Afrohondureños (DINAFROH),
constituye un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el
Control Interno en la consecución de las metas de desempeño y
rentabilidad.
Este documento describe los procesos administrativos y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen
cada procedimiento de Relaciones Públicas, y la manera de realizarlas.
Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la
trayectoria de las distintas operaciones.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para
todo el personal profesional, técnico o administrativo actuante. La
inobservancia de lo establecido implicará responsabilidad personal y
profesional.
II. Antecedentes de la Oficina de Enlace de Relaciones Públicas de
DINAFROH
En la estructura de toda entidad, particularmente en el sector público,
alguien debe tomar la batuta en cuanto a su representación mediática y
gestión de los medios de comunicación, contactos con la prensa,
Nombre de la Institución Manual de Procesos y Procedimientos
Página __de ___
CODIGO MPP - 01
II. Generalidades
además de un enlace con el público, este trabajo es el quehacer
fundamental de la oficina Relaciones Públicas.
Esta oficina, inicialmente concebida como Dirección General de
Comunicación, nace desde el primer organigrama de la Secretaría y
luego declarada Dirección, crece junto a ella para registrar la historia y
los hechos que suceden en su orden, además de establecer esa ruta de
coordinación entre el periodismo y la Dirección.
III. Objetivo del Manual
Este Manual de Procesos tiene como objetivo principal marcar las líneas
de trabajo para el cumplimiento de la labor de Enlace de Relaciones
Públicas. Los Procesos que se dan a conocer cuentan con el
razonamiento, estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las
actividades encomendadas. Es además una herramienta de trabajo que
contribuye al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas
esenciales, contempladas en el Plan Operativo de la DINAFROH.
IV. Justificación del Manual
Las relaciones públicas no se pueden ejecutar al azar, es imperioso
hacerlo de manera sistemática y coordinada. Los manuales de
procedimientos constituyen la base del sistema de calidad y del
mejoramiento continuo, de la eficiencia y la eficacia. No bastan las
normas. Es necesario marcar una línea de trabajo a seguir, esto con la
idea de que todo se cumpla en el marco institucional.
V. Estructura Organizativa, Oficina de Relaciones Públicas.
Director DINAFROH
Enlace de Relaciones Públicas (1 persona)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
------------- La relación jerarquizada en este diagrama corresponde a la situación interna de DINAFROH, sin embargo, el concepto de Enlace refiere a que somos un apéndice con la oficina de Relaciones Públicas de la Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social.
VI. Estructura del Manual
Divulgación de actividades de la DINAFROH
PROPÓSITO
Difundir las actividades con el fin de entregar a la ciudadanía las muestras
del trabajo que realiza la DINAFROH. Esta actividad se desarrolla a través
de los medios de comunicación social del país, medios propios de la
institución y redes sociales al alcance.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Difundir Medios de
comunicación
Dar a conocer las
actividades
Ciudadanía en
general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH. Todas las actividades, actos,
eventos, informaciones, excepto aquellas que el jerarca pudiera vetar en
razón de intereses institucionales.
Personal que Interviene:
Quienes intervienen en los eventos (Las dos coordinaciones existentes6)
6 Coordinación de Desarrollo Productivo y Coordinación de Derechos Humanos
Manual de Procesos y Procedimientos
Relaciones Públicas
CODIGO MPP - 01 I. Difusión de actividades
Enlace Relaciones Públicas
Dirección/Revisión
Procedimiento:
En coordinación con la dirección nos hemos enterado, vía memorándum del
evento. Se designa a personal de RR PP para la cobertura. Se busca la
logística para acudir a ese acto (transporte con administración; grabadoras,
cámaras, lápices y libreta). Al estar ahí se desarrolla la observación con el
fin de tomar la nota y las fotografías necesarias. Una vez obtenido este
material, se procede a la elaboración de la nota informativa. Redactada la
pieza se envía a la revisión del ministro. Con el visto bueno del director se
sube a la página web de la DINAFROH. Dependiendo de la magnitud e
importancia del evento, ésta nota informativa se envía a todos los
contactos de prensa, desde la dirección web de DINAFROH. El círculo se
cierra cuando estas notas son divulgadas por los medios.
CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
. Etapa: Recepción del Memorándum del Evento
1.1 Actividad: Se entrega al Enlace de RR PP se calendariza 1.2 Actividad: Se designa quien va a la cobertura 1.3 Gestionar Logística; Preparar equipo
Responsable A: Direcciones; organizadores del evento RR PP o encargado Enlace de RR PP
2. Etapa: Cobertura de la actividad
2.1 Actividad: Observación del evento; tomar nota, fotografías 2.2 Actividad: Entrevistas sobre el evento: Participantes, organizadores, Autoridades de DINAFROH
Responsable B: Periodista de DINAFROH
3. Etapa: Elaboración de la 3.1 Actividad: Escribir la Responsable A: Enlace de la
nota nota 3.2 actividad: Visto Bueno del director
DINAFROH Director de DINAFROH
4. Etapa revisión para el Visto Bueno
4.1 Actividad: Recibir el visto bueno del Ministro o encargado
Responsable A
5. Etapa: Difusión de la Nota
5.1 Actividad: Enviar a nota a contactos de prensa 5.2 Actividad: A los contactos Org y otros afines. 5.3 Actividad: Redes sociales
Responsable C: Enlace de Prensa
FLUJOGRAMA
DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES
Recepcion del
Memorandum
de
Se planifica y
organiza
Design
acion/re
sponsa
be
Logiistica
instalaciÓn en el
evento
Elaboración de
la nota Revisión y
edición
Envió de la
Nota al
Ministro para
VB
Apro
bació
n
del
del
Difusión de la
nota Publicación
Producción de Audiovisuales PROPÓSITO Promover imagen institucional de la DINAFROH y de los pueblos Indígenas y afrohondureños
Justificación/ Razón de Ser ¿Qué se hace?
¿En qué función o campo de especialidad se hace?
¿Para qué se hace?
¿Para quién se hace?
Producir Anuncios/ Infomerciales/documentales
Medios de comunicación
Promoción imagen institucional
Ciudadanía en general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Enlace Administración
Enlace de Relaciones Públicas
Participantes del Audiovisual
Equipo de Edición
Director/Revisión
Manual de Procesos y
Procedimientos
Relaciones Públicas
CODIGO
MPP - 01 II. Producción de
Audiovisuales
Procedimiento:
Relaciones Públicas elabora cada cierto tiempo (dos veces por año)
audiovisuales. Se establece una reunión para una lluvia de ideas. Luego
escribimos el guión y un pre-plan de grabación. Establecemos contacto con
el director de TNH quien asigna un equipo de producción. Con el equipo de
Producción asignado se establece la pre-producción. Se envía para
conocimiento y visto bueno del director. Luego de esto se coordina con el
Enlace de Administración para la Logística pertinente. Se desarrolla una
reunión con los participantes en el audiovisual, estableciendo día y hora para el
rodaje/producción del audiovisual. Hecha la Producción, se trae para el visto
bueno del Director y luego se pauta mediante nota a la dirección del Canal 8- TNH
y Canal del Congreso.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas
Actividad Responsable
1. Etapa: Pre elaboración del Documental
1.1 Actividad: Surge La idea del documental 1.2 Actividad: Reunión lluvia de idea 1.3 Actividad: Escribir guion 1.4 Enviar el guion para el visto bueno del Director.
Responsable A: Enlace de Relaciones Públicas Practicante7
2. Etapa: Pre- Producción del audiovisual
2.1 Actividad: Solicitud a Director de TNH/Canal 8 2.2 Actividad: Reunión/Contacto con equipo de Producción asignado por director de
Responsable A: Enlace de Relaciones Públicas Practicante Secretaria
7 Es temporal. Desarrolla su práctica profesional supervisada en la oficina
TNH/Canal 8 2.3 Actividad: Notificación del Proceso al señor director 2.4 Actividad Coordinación logística con Enlace de administración DINAFROH
Enlace de Administración
3. Etapa: Producción del audiovisual
3.1 Actividad: Rodaje del Audiovisual 3.2 actividad: Edición del Audiovisual. 3.3 Actividad: Envío de Audiovisual para el Visto Bueno del Director
Responsable A: Enlace de Relaciones Públicas Practicante
4 Etapa: Difusión
4.1 Actividad Solicitud al Director del Canal de Pautar en Canal 8 4.2 Actividad: Envío de material a programas afines o con contratación publicitaria 4.3 Actividad: Subida del material a las redes sociales: Facebook, youtube
Responsable A: Enlace de Relaciones Públicas Practicante Secretaria
FLUJOGRAMA
PRODUCCION DE AUDIOVISUALES
Preelaboració
n del Material
Elaboración del
Guion
Solicitud al
Dir. TNH Decide
Produc
tor
Coordinación
logística
Rodaje
audiovisual
Produccion
Audivisual Vb
Director
Pautar Canal 8
Difusión
Actualización de la Pág. Web, y Redes Sociales
PROPÓSITO Informar al país de las actividades y eventos de la DINAFROH.
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o campo de especialidad se hace?
¿Para qué se hace?
¿Para quién se hace?
Informar Comunicación Informar Ciudadanía en general
Alcance: Relaciones Públicas y Tecnología
Personal que Interviene:
Relaciones Públicas
Procedimiento:
Diariamente se alimenta la página web. Elaboración de la noticia (eventos e
informaciones de la (DINAFROH), Notas extraídas de la Presidencia y de SEDIS.
Notas de interés publicadas en los Diarios nacionales; elaborada la nota se envía
para la aprobación del Director y Posteriormente a la Unidad de Tecnología e
Informática para su subida al Portal. RR PP se encarga de las redes sociales
subiendo las mismas notas de la página web.
Manual de Procesos y Procedimientos
Relaciones Públicas CODIGO
MPP - 01
III. Actualización de la Pág. Web, y Redes Sociales
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Etapa: Elaboración /Redacción de la Nota
1.1 Actividad:
Entrevista/ recolección de datos
1.2 Actividad: Sentarse a escribir/
Elaboración de la Nota
1.3 Actividad: Se envía la nota con todo y foto al Enlace de RR PP.
Responsable A: Practicante
Enlace de RR PP
2. Etapa: Publicación de la Nota
2.1 Actividad: Revisión de la nota/foto
2.2 Actividad: Envío para revisión del Director
2.3 Actividad: Aprobada por el
ministro la Nota regresa al Enlace de RR PP.
2.4 La nota se envía a Tecnología e Informática para subirla a la pág.
2.5 Con la dirección de la página, difundirla en las redes sociales.
Responsable B: Practicante de DINAFROH
Director Enlace de RR PP Tecnología e Informática
FLUJOGRAMA Actualización de la Pág. Web, y Redes Sociales
Surge la
nota
Redacción la
nota
Revisión
de VB
Director
Se envío
Tec. para
subirla Pág.
web
Redes
sociales Publicación
Monitoreo de Prensa PROPÓSITO Monitorear las noticias difundidas relacionadas con la DINAFROH. Enterarse de las noticias difundidas de los Pueblos Indígenas y afrohondureños. Buscar nuevas oportunidades y contactos para la Institución.
Justificación/ Razón de Ser ¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Monitorear Medios de comunicación
Publicaciones sobre la DINAFROH
Ubicar lo publicado sobre los pueblos Buscar nuevos contactos relaciones para la DINAFROH
Ciudadanía en general
Alcance:
Emisoras de Radio, TV, Periódicos, Internet
Personal que Interviene:
Personal de Relaciones Públicas
Manual de Procesos y Procedimientos
Relaciones Públicas
CODIGO MPP - 01 IV. Monitoreo de Prensa
Procedimiento:
Cada mañana Personal de DINAFROH está obligado a la revisión de los
diarios del país y los otros medios; escuchar las emisoras de radio y estar
pendiente de los noticiarios de TV. Las noticias que tienen que ver con la
DINAFROH y aquellas de importancia sobre los pueblos son archivados.
Dependiendo del tema se distribuye al organismo competente al interior de la
DINAFROH. Si coincide con las líneas generales de la DINAFROH,
establecidas en el decreto de creación se puede publicar en nuestra página
web. Esta actividad si bien es importante dependerá de las facilidades y de
personal. El monitoreo puede ser relegado para priorizar otras actividades.
CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Etapa: Revisión de los Medios
1.1 Actividad: Se recibe los Periódicos 1.2 Actividad: Se Revisan los Periódicos 1.3 Actividad: Recortar las noticias de interés sobre la DINAFROH y los pueblos
Enlace de Relaciones Públicas
2 Etapa: Realizar Reporte
2.1 Actividad; Ordenar los recortes 2.2 actividad Elaborar el Reporte de monitoreo con fecha, hora, Periódico. Cada recorte de prensa debe ir con día y Nombre del periódico. También hacer constar la tendencia de la Nota si es Positiva, Negativa o Neutra para la DINAFROH 2.3 Actividad: Si es radio se desarrolla la nota de prensa para subir a la página. 2.4 actividad: Se envía el
Periodista Relaciones Públicas
reporte de Prensa al director y a los coordinadores 2.5 Actividad: Se envía los scaner de recortes a los organismos internos que tengan competencia con el tema.
2. Etapa: Re-difusión
2.1 Actividad: Transcribir la Nota 3.1 Actividad: Enviarla a la Enlace para su edición 3.2 Actividad: se envía la Nota al director para su visto Bueno 3.3 Regresa la Nota al Enlace de RR. PP. Con el visto bueno 3.4 Actividad: El Enlace de RR PP la remite a Tecnología e Informática para su subida a la web 3.5 Actividad: Con la dirección de la página re-difundirla por las redes sociales.
Responsable B: Practicante DINAFROH Enlace Director Tecnología e Informática
FLUJOGRAMA MONITOREO DE PRENSA
Revisión de
medios
Recortar
notas…
grabar
Scanner
enviárselo
a
interesado
s
Archivar
Positivas
van a web Publicació
n
Redacción de COMUNICADOS
PROPÓSITO
Dar a conocer el posicionamiento de la DINAFROH, sobre diversos temas
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o campo de especialidad se hace?
¿Para qué se hace?
¿Para quién se hace?
Producir un comunicado
Medios de Comunicación
Dar a conocer el posicionamiento de la DINAFROH
Ciudadanía en general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Relaciones Públicas
Organismo interno competente según tema
Procedimiento:
Esta es una de las reacciones de la DINAFROH cuando se generan
ataques o crisis mediática que comprometan la imagen de la DINAFROH.
Conseguir la Grabación de la polémica. Se envía al director. El Ministro
Manual de Procesos
y Procedimientos
Relaciones Públicas
CODIGO
MPP - 01 V. Redacción de
COMUNICADOS
decide el Comunicado. Reunión con quienes pudieran aportar al
comunicado. Redacción del Comunicado. Compartirlo con la dirección
relacionada al tema del Comunicado. Enviarlo para Aprobación del Director
y Difundirlo.
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas
Actividad Responsable
1. Etapa: Preparación COMUNICADO
1.1 Actividad: Grabar/ Recortar la polémica que será tema del COMUNICADO 1.2 Actividad: Enviar el Asunto al Director 1.3 Actividad: Director decide que se hará un COMUNICADO 1.4 Actividades Reunión con aportantes al COMUNICADO.
Responsable A: Jefe de Relaciones Públicas Practicante de RR PP
2. Etapa: Elaboración y Difusión del COMUNICADO
2.1 Actividad: Documentación/investigación del Tema 2.2 Actividad: Redacción del COMUNICADO 2.3 Actividad: Revisión Enlace de RR PP 2.4 Actividad Aprobación Director 2.5 Actividad: Difusión del COMUNICADO
Responsable A: Enlace de Relaciones Públicas Practicante Enlace de Administración
FLUJOGRAMA REDACCIÓN DE COMUNICADOS
Preparacion
Recortar/Gravar el asunto
Comunica
do Documenta
cion
Redacción VB de RR PP
VB Direc.
Envío del
comunicado
Difusión
Comparecencias Radiales y Televisivas
PROPÓSITO
Proyectar la imagen de la Secretaria
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Difundir Medios de
comunicación
Dar la marca
DINAFROH
Ciudadanía en
general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH.
Personal que Interviene:
Personal de Relaciones Públicas
Coordinaciones relacionadas al tema
Procedimiento:
La búsqueda de espacios para la difusión de la marca DINAFROH, debe ser
constante en Radio y TV. Para ello hay que establecer una excelente relación con
los medios. Conseguir el espacio. Se decide el tema bajo criterios estratégicos
para la proyección de la DINAFROH. Se determina quién va a exponer.
Coordinación logística. Presentación en el medio.
Manual de Procesos y Procedimientos
Relaciones Públicas CODIGO MPP - 01 VI. Comparecencias Radiales y
Televisivas
CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Etapa: Localización
de Espacio medio
1.1 Actividad: Según e
interés de la DINAFROH se
buscan oportunidades de
proyección en los medio, en
base a amistades, contactos,
afinidades
1.2 Actividad: Se determina
el Tema
1.3 Actividad: Se designa
quien será el expositor
Responsable A: Coordinaciones; organizadores del evento Practicante Enlace de RR PP
2.- Etapa: Preparación de la
Comparecencia
2.1 Documentar la
Comparecencia(Si es TV,
buscar recursos, video,
fotos)
2.2 Reunión de Preparación
de la comparecencia con RR
PP
2.3 Coordinación Logística
Relaciones Públicas Enlace de Administración
3. Etapa: Comparecencia
TV/Radio
2.1 Actividad: Arribo al
Canal/Emisora de Radio.
Llegar antes del tiempo y
buscar responsable
2.2 Actividad: Entregar
material de apoyo de la
Responsable B: Periodista de DINAFROH
Comparecencia
2.3 Actividad
Solicitar apoyo para
Grabación de la
comparecencia
2.4 Actividad:
Comparecencia al aire. Se
recomienda enfatizar en la
marca DINAFROH y en la
persona del Director.
Nota: Siempre debe haber
personal de RR PP(Para
archivar, fotografía)
FLUJOGRAMA COMPARECENCIAS RADIALES Y TELEVISIVAS
Contacto
medios
Director
define Documentacion
Archivo de
respaldo llevar Quien
va
Coordinar
Logística
Comparecenci
a en el canal Difusión
Programa Radial EN DIFERENTES ACENTOS PROPÓSITO Tener espacio propio de la DINAFROH para difundir actividades y eventos
Justificación/ Razón de Ser ¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Emitir el Programa Radio Nacional de
Honduras
Dar a conocer las
actividades
Ciudadanía en
general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH. Todas las actividades, actos,
eventos, informaciones, excepto aquellas que el jerarca pudiera vetar en
razón de intereses institucionales.
Personal que Interviene:
Personal de Relaciones Públicas
Procedimiento:
Se prepara el guion del Programa los días martes. Un día antes de la
emisión del Programa. Se preparan material, Incluyendo Invitados.
Coordinación Logística y emisión del Programa.
Manual de Procesos y Procedimientos Relaciones Públicas
CODIGO MPP -
01 VII. Programa Radial EN DIFERENTES ACENTOS
CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Etapa: Preparación del :Programa “EN DIFERENTES ACENTOS”
1.1 Actividad: Elaboración del Guion. 1.2 Actividad: Preparación del Material (Invitados)
1.3 Actividad: Coordinación logística
RR PP
2. Etapa: Emisión del Programa
2.1 Actividad: Arribar por lo menos 15 minutos antes del Programa 2.2 Actividad: Entrar a Cabina 5 minutos antes. 2.3 Actividad: Coordinar con el Operador del Programa 2.4. Actividad: Programa al Aire 2.5 Actividad: Traer Grabación del Programa
Equipo de EN DIFERENTES ACENTOS
FLUJOGRAMA PROGRAMA RADIAL EN DIFERENTES ACENTOS
Redac. del Guion
Preparación de Entrevista
Coordinación Logística
Quienes van
Programa
Difusión
Elaboración de Revistas/Ediciones Especiales
PROPÓSITO
Documentar los procesos/ Difundirlos/ Proyectar la marca DINAFROH
Justificación/ Razón de Ser
¿Qué se hace? ¿En qué función o
campo de especialidad
se hace?
¿Para qué se hace? ¿Para quién se hace?
Elaboración
Revista/Ediciones/
Especiales
Comunicación Dar a conocer las
actividades
Ciudadanía en
general
Alcance:
Todos los estamentos de la DINAFROH. Todas las actividades, actos, eventos,
informaciones, excepto aquellas que el jerarca pudiera vetar en razón de
intereses institucionales.
Personal que Interviene:
Enlace Relaciones Públicas
Director/Revisión
Procedimiento:
Se establece un guion. Documentación. Coordinación con enlace administrativo.
Producción, Diseño y diagramación, Revisión del Ministro, Impresión /Tiraje,
distribución
Manual de Procesos y Procedimientos
Relaciones Públicas CODIGO MPP - 01
VIII. ELABORACIÓN DE REVISTAS/EDICIONES
ESPECIALES BOLETINES
CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Etapa: Preparación
1.1 Actividad: Se establece un guión. 1.2 Actividad: Documentación/Investigación/Entrevistas/Fotografía 1.3 Actividad: Revisión/Ultima preparación 1.4 Actividad: Elaborar un plan de entrega
Responsable A: Personal de RR PP Jefe de RR PP
2. Etapa: Elaboración
2.1 Actividad: Redacción del material 2.2 Actividad: Diseño/Diagramación de la obra 2.3 Actividad: Revisión de Jefe de RR PP 2.4 Actividad: Visto bueno del director
Responsable B: Periodista de DINAFROH
3. Etapa: Impresión y Distribución
3.1 Actividad: Impresión de la obra 3.2 Actividad: Entrega/recibimiento de obra 3.3 Distribución del Materia (en base a plan de distribución) Distribución por correo masivo
Responsable A: Periodista de la DINAFROH Jefe de FF AA
FLUJOGRAMA
ELABORACIÓN DE REVISTAS/EDICIONES ESPECIALES
Organización
de la edición
Investigación Documentación
Guion Redacción
Diagramación Revisión Impresión Producto
Difusión- FIN
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
SIMBOLO DESCRIPCION -Indicador de inició de un
procedimiento.
-Indicador de Terminar el proceso.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una tarea o
actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una
actividad predefinida expresada en
otro Diagrama.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una actividad
de decisión o de conmutación.
Forma utilizada en un Diagrama de
Flujo para representar una actividad
combinada.
Conector dentro de la misma
página.
Documento. Representa la
información escrita pertinente al
proceso.
Conector fuera de la página.
Dirección de flujo o línea de unión.
Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas actividades.
