Upload
masz-glos-masz-wybor
View
689
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Autorka: Krystyna Zowczak-JastrzębskaPrezentacja przygotowana w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór 2011, na potrzeby szkolenia "Promocja i angażowanie".www.maszglos.pl
Citation preview
Relacje medioweRelacje mediowe
Krystyna Zowczak-Jastrzębska
Na dobry poczNa dobry począątektek……
Bardziej boję się trzech gazet niżtrzech tysięcy bagnetów.
Napoleon
2K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Czym zajmiemy siCzym zajmiemy sięę podczas szkolenia? 1/2podczas szkolenia? 1/2
1. Co to są media relations?2. Formy współpracy z dziennikarzami, czyli w jaki
sposób kontaktować się z mediami.3. Od czego trzeba zacząć…?4. Jak, kiedy i po co organizować konferencję prasową lub
spotkanie z dziennikarzami, czyli powód, cel i temat.5. Konferencja:• budżet,• goście, termin, miejsce,• plan, organizacja, zaproszenia
3K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Czym zajmiemy siCzym zajmiemy sięę podczas szkolenia? 2/2podczas szkolenia? 2/2
• merytoryczna część konferencji• teczka prasowa i informacja prasowa6. Szczegóły techniczne…7. Garść informacji8. Konferencja Top 109. Złote zasady kontaktów z mediami
4K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Co to sCo to sąą media media relations?relations?
• Relacje mediowe (media relations) to stała współpraca ze środkami masowego przekazu.
• Środki masowego przekazu (mass media) to prasa, radio, telewizja, internet.
Kontakty z mediami
przekazywanie informacji
kształtowanie wizerunku organizacji5K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Dlaczego relacje mediowe?Dlaczego relacje mediowe?
• Plusy PR w mediach:• niewiele kosztuje,• czasami jedyna metoda zaistnienia w mediach, na jaka
organizacja może sobie pozwolić,• informacje o firmie/organizacji umieszczane w prasie lub
w mediach elektronicznych są bardziej wiarygodne niżreklamy;
• Minusy PR w mediach:• brak kontroli nad czasem i miejscem pojawienia się
publikacji,• brak kontroli nad ostateczną wymową publikacji;
6K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Formy wspFormy wspóółłpracy z dziennikarzamipracy z dziennikarzami
• kontakt telefoniczny i mailowy• spotkania i rozmowy nieformalne (podczas uroczystości,
konferencji, seminariów organizowanych przez kogośinnego)
• przekazywanie materiałów prasowych• organizacja konferencji prasowych• udzielanie wywiadów, krótkich wypowiedzi, opinii• organizacja imprez dla dziennikarzy• zapraszanie dziennikarzy na targi, sympozja, debaty
tematyczne• zapraszanie dziennikarzy do siedziby organizacji
7K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Od czego trzeba zaczOd czego trzeba zacząćąć……? 1/4? 1/4
• Od stworzenia dobrej bazy danych mediów (np. w Excelu)
• Jak stworzyć porządną bazę danych, która będzie podstawą wszystkich naszych relacji mediowych? Skąd wziąć informacje?
• Stopki redakcyjne, internet (pomocne strony www.media.info.pl), wizytówki, pomoc zaprzyjaźnionych organizacji, osobiste znajomości,
• „obdzwonka” mediów,• ale także przewodniki mediowe („Almanach mediów i
reklamy”), a nawet osobista wizyta w Empiku…
8K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Od czego trzeba zaczOd czego trzeba zacząćąć……? 2/4? 2/4
• Co powinno znaleźć się w bazie danych mediów?• Nazwa tytułu, stacji etc.• Dane kontaktowe dziennikarza (najważniejszy adres
mailowy!)• Opis tematyki, którą się zajmuje
9K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Od czego trzeba zaczOd czego trzeba zacząćąć……? 3/4? 3/4
• Baza danych mediów i dziennikarzy może wyglądać tak:
10K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Nazwa redakcji
Nazwisko osoby
Tematyka, która sięzajmuje
E-mail Telefony Informacje dodatkowe
Od czego trzeba zaczOd czego trzeba zacząćąć……? 4/4? 4/4
• Dziennikarze często zmieniają redakcje. Pamiętaj o ciągłej aktualizacji zgromadzonej bazy danych.
• Utrzymuj stały kontakt z redakcjami i dziennikarzami, ale nie bądź namolny!
11K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Jak, kiedy i po co organizowaJak, kiedy i po co organizowaćć konferencjkonferencjęęprasowprasowąą, czyli pow, czyli powóód, cel i temat 1/2d, cel i temat 1/2
• Zastanów się, czy konferencja prasowa jest konieczna…• Czy informacja/temat/problem, któremu chcesz
poświęcić konferencję prasową, to prawdziwy gorący news….
• Czy to co chcesz powiedzieć dziennikarzom, możesz przekazać w inny sposób (np. poprzez informacjęprasową).
• Pamiętaj, że jeśli zorganizujesz konferencję z błahego powodu, dziennikarze poczują się rozczarowani i mogąnie pojawić się na Twojej następnej konferencji…
12K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Jak, kiedy i po coJak, kiedy i po co…… 2/22/2
• Zanim jednak podejmiesz decyzję… odpowiednio sięprzygotuj…..
• Zastanów się, jacy dziennikarze i jakie media mogą byćzainteresowane działalnością Twojej organizacji?
13K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
PowPowóód, cel i temat konferencji prasowej 1/4d, cel i temat konferencji prasowej 1/4
• Organizacja pozarządowa może zorganizowaćkonferencję prasową, kiedy ma do zakomunikowania:
• ważny problem społeczny, na który należy zwrócićuwagę mediów i opinii publicznej (np. przemoc w rodzinie, ubóstwo wśród dzieci, dzieci zagrożone wykluczeniem społecznym, mobbing, dyskryminacja kobiet, ludzi starszych itp.);
• start/zakończenie projektu finansowanego przez środki unijne (lub rządowe, samorzadowe itp.);
14K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
PowPowóód, cel i temat konferencji prasowej 2/4d, cel i temat konferencji prasowej 2/4
• rozpoczęcie działalności i plany na przyszłość;• nawiązanie współpracy z władzami lokalnymi itp.
• Cele konferencji:• poinformowanie o wynikach, pochwalenie się efektami;• edukacja społeczeństwa;• tworzenie określonego wizerunku (PR);• nagłośnienie działalności (PR i promocja).
15K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
PowPowóód, cel i temat konferencji prasowej 3/4d, cel i temat konferencji prasowej 3/4
16K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
PowPowóód, cel i temat konferencji prasowej 4/4d, cel i temat konferencji prasowej 4/4
• Temat konferencji powinien być:• zrozumiały, czytelny• atrakcyjnie sformułowany• zawierać „haczyk” (prowokacyjne pytanie,
kontrowersyjna lub polemiczna teza itp.)• powinien trafiać w sedno
17K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Planowanie budPlanowanie budżżetuetu
• Planując konferencję musisz wiedzieć, ile masz pieniędzy?
• Uwzględnij wszystkie koszty związane z organizacjąkonferencji:
• liczba uczestników• wynajęcie sali konferencyjnej• sprzęt (mikrofon/y, nagłośnienie, ekran, rzutnik, inne)• przygotowanie materiałów konferencyjnych, także na CD• czy potrzebny będzie tłumacz?• catering – tak/nie itd.
18K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
Zaproszeni goZaproszeni gośście cie
• Zaproś tylko tych dziennikarzy, którzy rzeczywiście interesują się tematem.
• Pamiętaj – lepiej mniejsza liczba rzetelnych dziennikarzy niż tłum statystów!
• Zastanów się nad zaproszeniem ekspertów, przedstawicieli władz lokalnych, osób szczególnie zainteresowanych tematem.
19K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
WybWybóór terminu i miejsca 1/3 r terminu i miejsca 1/3
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 20
WybWybóór terminu i miejsca 2/3 r terminu i miejsca 2/3
• Ważne! Sprawdź czy w tym samym czasie nie ma innych konkurencyjnych wydarzeń;
• Kiedy i o której?
• Unikaj wczesnych godzin porannych – dziennikarze lubiąsię wyspać!
• Unikaj także późnych godzin popołudniowych –ryzykujesz, że dziennikarz nie zdąży przygotować relacji z wydarzenia przed zamknięciem numeru, wydania etc.
• Unikaj poniedziałku - rano i piątku – po południu!
21K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR
WybWybóór terminu i miejsca 3/3 r terminu i miejsca 3/3
• Wobec tego, kiedy?• Wtorek – czwartek - 10.00/11.00 – 14.00• Piątek – 10.00 – 13.00• Gdzie?• W przypadku ngo - najlepiej i najtaniej – we własnej
siedzibie!takiego rozwiązania:
uważaj na to, co zobaczą dziennikarze, kiedy przyjdą do siedziby Twojej organizacji.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 22
Czas trwania i plan konferencji 1/3Czas trwania i plan konferencji 1/3
• Konferencja nie powinna trwać dłużej niż godzinę (częśćprezentacyjna + ew. pytania dziennikarzy; 40 min -1 h);
• Uprzedź zaproszonych dziennikarzy o planowanym czasie trwania konferencji;
• Zrób konspekt/scenariusz konferencji.• Pamiętaj z jakiego powodu konferencja została
zorganizowana!• Co powinien zwierać konspekt?• Prowadzący• Przywitanie• Kolejność wystąpień
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 23
Czas trwania i plan konferencji 2/3Czas trwania i plan konferencji 2/3
• Czas przeznaczony na poszczególne tematy (nie dłużej niż 5 min).
• Czas na wszystkie wystąpienia – max. 30-35 min.• Prezentacja multimedialna tak/nie.• Czas na pytania dziennikarzy – max.15-20 min.• Lista przewidywanych pytań.• Kto odpowiada na zadane pytania?• Kto pilnuje czasu?
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 24
Czas trwania i plan konferencji 3/3Czas trwania i plan konferencji 3/3
• Podsumowanie – powtórzenie kluczowych tez.• Zakończenie – podziękowanie za uwagę, stworzenie
możliwości indywidualnych rozmów z ekspertami, zaproszenie do poczęstunku.
• Rozdanie materiałów prasowych.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 25
Zaproszenie na konferencjZaproszenie na konferencjęę
• Zaproszenie powinno zawierać odpowiedzi na pytania:• Kto?• Co?• Dlaczego?• Kiedy?• Gdzie?• Ile to będzie trwało?• oraz R.S.V.P. (Repondez s'il vous plaît czyli prośbę o
potwierdzenie przybycia)• A także dane osoby – organizatora/ki konferencji oraz
dane ngo.K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 26
Dystrybucja zaproszeDystrybucja zaproszeńń 1/21/2
• Jak rozsyłać zaproszenia na konferencję?• E-mail (ok.10 dni przed terminem i krótki mail
przypominający 2 dni przed…),
• UWAGA! Zawsze wysyłaj zaproszenia (dotyczy to także wszystkich innych maili do dziennikarzy) wykorzystując opcję UDW/BCC!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 27
Dystrybucja zaproszeDystrybucja zaproszeńń 2/22/2
• W przeciwnym wypadku sprzedajesz innym swojąwłasną – z trudem zdobytą - bazę danych, naruszasz ustawę o ochronie danych osobowych oraz dajesz dziennikarzowi do zrozumienia, że „nie jest ten jedyny wybrany”…
• Poczta (dodatkowo, obecnie rzadko spotykane), • Kurier (jeśli mamy mało czasu; wada tego rozwiązania –
koszt!)• UWAGA! Zawsze dodatkowo obdzwaniamy zaproszone
media z pytaniem, czy otrzymały zaproszenie i czy ew. można się ich spodziewać.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 28
Merytoryczna czMerytoryczna częśćęść konferencjikonferencji
• Tu zaplanuj obecność osób, które doskonale znają temat i potrafią odpowiedzieć na wszystkie -związane z nim -pytania dziennikarzy.
• Zastanów się, co jest głównym celem konferencji.• Jeśli przedstawiasz projekt lub jego wyniki: • dobrze jest pokazać je graficznie – przygotuj małą
prezentację (4-5 slajdów) z atrakcyjną wizualizacją,• a może wykorzystasz krótki materiał filmowy.• Ustal z ekspertami kolejność wypowiedzi oraz jej treść.• Zadbaj, aby wypowiedzi eksperckie były krótkie.• Przygotuj z ekspertami hipotetyczną listę pytań.
(odpowiedzi).K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 29
Teczka prasowa/press kit 1/8Teczka prasowa/press kit 1/8
• Zawartość teczki prasowej: • Informacja prasowa dotycząca tematu konferencji;• Informacja nt. ngo, które konferencję zorganizowało;• Więcej materiałów dotyczących problemu omawianego
podczas konferencji (dla dziennikarzy zainteresowanych pogłębieniem tematu);
• Informacje o współpracy z lokalnymi władzami lub społecznością lokalną;
• Informacje o sposobie finansowania projektu/organizacji;• Zdjęcia, materiały ilustracyjne – jeśli są;
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 30
Teczka prasowa/press kit 2/8Teczka prasowa/press kit 2/8
• Wizytówkę osoby, z którą dziennikarz może sięskontaktować po konferencji;
• Uwaga! Wszystkie materiały prasowe (także teczka) muszą być jednolite graficznie (identyfikacja wizualna: logo, kolory, czcionka, układ graficzny);
• Wszystkie materiały prasowe muszą być opatrzone stopką z danymi organizacji;
• Jeśli możesz, wszystkie materiały przygotuj także na CD
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 31
Teczka prasowa/informacja prasowa 3/8Teczka prasowa/informacja prasowa 3/8
• Najważniejszym materiałem w teczce prasowej jest:• Informacja prasowa (tzw. press release)• Informacja prasowa jest podstawowym narzędziem
komunikacji z dziennikarzami!• Pamiętaj - dziennikarze też ludzie i czasami się lenią!• Jeśli przygotujesz atrakcyjną informację prasową,
dziennikarz opublikuje ją bez zmian!• Niezbędne elementy poprawnie napisanej informacji
prasowej:• Tytuł – przyciągający uwagę, atrakcyjny (może być w
postaci pytania);
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 32
Teczka prasowa/informacja prasowa 4/8Teczka prasowa/informacja prasowa 4/8
• Lead (lid) – to streszczenie informacji prasowej, zawiera odpowiedź na pytania: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego, z jakim skutkiem? Lead zaznaczamy drukiem pogrubionym (boldem);
• Rozwinięcie streszczenia, bardziej szczegółowy opis tego, co mamy do zakomunikowania;
• Data;• Dane osoby, która udzieli więcej informacji;
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 33
Teczka prasowa/press kit 5/8Teczka prasowa/press kit 5/8
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 34
Teczka prasowa/informacja prasowa 6/8Teczka prasowa/informacja prasowa 6/8
• Informacja prasowa jest dobra, jeśli:• jest aktualna, zawiera najnowsze wiadomości, a nie
„odgrzewane kotlety”;• nie zawiera treści reklamowych lub promocyjnych, musi
być pisana w 3 os. l.poj.;• jest ciekawa, napisana żywym, barwnym językiem,
stosuj obrazowe porównania, nie używaj zdańwielokrotnie złożonych, nie pisz drętwo!;
• jest napisana prostym, zrozumiałym językiem (specjalistyczne sformułowania zostawmy na specjalistyczne spotkania);
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 35
Teczka prasowa/informacja prasowa 7/8Teczka prasowa/informacja prasowa 7/8
• jest zwięzła (najlepszy press release to taki, który nie przekracza formatu A4);
• zawiera fakty, konkrety i liczby (np. ciekawe wyniki badań), media lubią twarde dane!;
• zawiera jakąś ciekawostkę (np. na konferencji prasowej będzie jakiś VIP), informacje tego typu umieść w leadzie;
• ma przejrzystą, elegancką formę graficzną, zasada dobrego „pierwszego wrażenia”, najlepiej przygotuj stałąformatkę informacji prasowej.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 36
Teczka prasowa/informacja prasowa 8/8Teczka prasowa/informacja prasowa 8/8
• Informacja prasowa jest niedobra, jeśli:• nie zawiera żadnego newsa;• zawiera błędy ortograficzne, językowe, interpunkcyjne…;• zawiera błędy merytoryczne:• nie zawiera danych kontaktowych;• została wysłana do dziennikarza, który nie zajmuje się
dana tematyką;• została wysłana po zamknięciu wydania (gazety,
czasopisma, programu). • Uwaga! W kontaktach z mediami bądź słowny, jeśli coś
obiecasz, zawsze dotrzymuj słowa!K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 37
SzczegSzczegóółły techniczne 1/2y techniczne 1/2
• Przed konferencją jest wiele spraw organizacyjno-technicznych do wykonania:
• zapakowanie wszystkich materiałów prasowych do press-kitów,
• przygotowanie tabliczek z imionami i nazwiskami osób zasiadających przy stole prezydialnym (tzw. koziołki),
• sukno zasłaniające stół prezydialny i nogi siedzących osób,
• logo Twojej organizacji (ew. innych podmiotów) w widocznym miejscu,
• standy i rollupy informacyjno-reklamowe,
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 38
SzczegSzczegóółły techniczne 2/2y techniczne 2/2
• przygotowanie stołu recepcyjnego: • przed konferencją - miejsce na wizytówki dziennikarzy,
„lista obecności” dla dziennikarzy,• po konferencji - teczki prasowe.• Zastanów się nad obecnością fotografa lub kogoś kto
może dokumentować imprezę.• Informacja nt. konferencji przed budynkiem, w którym się
odbywa,• Oznaczenie drogi do sali konferencyjnej – rozstawienie osób informujących
(wolontariuszy, hostess),K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 39
A co poA co po……??
• Uwaga!• Wyślij materiały do wszystkich uczestników konferencji
(a zwłaszcza do tych, którzy nie przyszli). Pamiętaj o funkcji UDW/BCC!
• Jeśli możesz dołączyć zdjęcia z konferencji do materiałów, zrób to!
• Podziękuj mailowo wszystkim uczestnikom konferencji.• Podaj jeszcze raz wszystkie dane kontaktowe: tel.kom.,
e-mail, stronę www Twojej organizacji.• A na koniec: zacznij monitorować media!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 40
GarGarśćść informacji informacji …… 1/21/2
• Briefing - informacja udzielona dziennikarzom przez osobę oficjalną, rzecznika rządu, przedstawiciela jakiejśinstytucji, często specjalistyczna, szczegółowa (głównie z dziennikarzami zajmującymi się daną tematyką) mająca na celu dyskusję nad konkretnymi zdarzeniami, briefingi mogą służyć wyjaśnianiu różnorodnych kwestii.itp.
• Śniadanie/lunch/brunch prasowe – czyli spotkania z mediami połączone z eleganckim posiłkiem w klubie, restauracji, gdzie w niekonwencjonalnej atmosferze można omówić wiele kwestii. Ale można też zrobićśniadanie prasowe na trawie lub w parku!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 41
GarGarśćść informacji informacji …… 2/22/2
• Spotkania prasowe poświęcone wybranej kwestii, skromne, cykliczne – może to być dobra formuła dla Twojej organizacji.
• Mat release - materiał przygotowany przez „piarowców”z danej firmy/organizacji. Wysyłany jest do gazet lokalnych i czasopism o mniejszym nakładzie. Najczęściej dołącza się do niego zdjęcia lub grafiki. Artykuł jest od razu gotowy do publikacji.
• Opracowanie prasowe (backgrounder release) obszerny materiał zawierający informacje o firmie, nie jest przeznaczony do druku, jest wykorzystywany przy pisaniu artykułów.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 42
• Zastanów się, czy informacja, którą chcesz przekazaćdziennikarzom, potrzebuje konferencji prasowej.
• Sprawdź: koszty versus efekty.• Wymyśl atrakcyjny, ale krótki przekaz.• Zwróć uwagę na perfekcyjną organizację.• Miej czas dla dziennikarzy.• Przygotuj dobre materiały prasowe.
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 43
• Napisz do dziennikarza po konferencji.• Nie obrażaj się, jeśli dziennikarz niczego nie napisał na
temat Twojej konferencji.• Zawsze możesz zorganizować następną konferencję…• Zawsze utrzymuj dobre stosunki z mediami – nigdy nie
wiadomo, kiedy będziesz ich potrzebował!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 44
ZZłłote zote zasady kontaktasady kontaktóów z dziennikarzami w z dziennikarzami 1/31/3
• Ciągle aktualizuj swoją bazę danych – bądź na bieżąco z wszystkimi zmianami w redakcjach.
• Utrzymuj uprzejme stosunki z wszystkimi dziennikarzami (nawet jeśli nie wszyscy są uprzejmi!).
• Zawsze bądź profesjonalna/ny! Nie spóźniaj się, dotrzymuj słowa i terminów!
• Nie bądź namolna/namolny! Nie wciskaj im materiałów na siłę, nie dzwoń bez przerwy i nie pytaj się, czy i kiedy opublikują, to co im wysłałaś/łeś…
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 45
Złote zasady kontaktów z dziennikarzami 2/3
• Jeśli media opublikują informację na temat Twojej organizacji, która jest nieprawdziwa lub z którą się nie zgadzasz, dąż do umieszczenia sprostowania albo umów się z dziennikarzem na rozmowę.
• Nie wolno Ci natomiast dzwonić do dziennikarza, aby na niego nawrzeszczeć lub wyrazić wściekłość, w ten sposób zrazisz go do siebie i swojej organizacji!
• Staraj się im pomóc, jeśli potrzebują informacji, materiałów lub komentarza.
• Nie zbywaj dziennikarzy, miej dla nich czas!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 46
Złote zasady kontaktów z dziennikarzami 3/3
• Pamiętaj, że w rozmowie z przedstawicielem mediów nie możesz mówić „prywatnie” lub „nie do druku”, dla dziennikarza jeśli coś jest interesujące, zawsze jest do druku.
• Staraj się odzywać do dziennikarzy, nie tylko wtedy, kiedy ich potrzebujesz. Wyślij im nowe ciekawe materiały nt. swojej organizacji lub nietypowe życzenia z okazji 1-szego dnia wiosny!
• Pamiętaj, dobre kontakty z mediami buduje się latami!
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 47
DziDzięękujkujęę za uwagza uwagęę i niech wszystkie media i niech wszystkie media bbęęddąą Wam zawsze przychylneWam zawsze przychylne……
K. Zowczak-Jastrzębska RELACJE PR 48