Regnskabsregulativ - Dragør Kommune · Ledelsestilsyn Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende

Dragør Kommune

Kasse- og RegnskabsregulativGodkendt af Kommunalbestyrelsen den xx.xx.xxxx Reglerne træder i kraft den 1. januar 2020

1

Indhold1 Generelt .............................................................................................................................................3

1.1 Formål.........................................................................................................................................31.2 Økonomisk styring og ansvar.....................................................................................................4

1.2.1 Budgetansvarlige .................................................................................................................41.2.2 Det forpligtende samarbejde ...............................................................................................6

2 Ajourføring........................................................................................................................................72.1 Selve Kasse- og Regnskabsregulativet.......................................................................................72.2 Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet...................................................................................7

3 Budgetprocedure ...............................................................................................................................83.1 Opfølgning på forbrug og budget...............................................................................................8

Administrativ opfølgning...........................................................................................................9Budgetopfølgning........................................................................................................................9Bevillingsoverførsler mellem årene (overførselssagen, anlæg og drift).................................9Anlægsstyring ...........................................................................................................................10Likviditetsopfølgning ...............................................................................................................10

4 Regnskabsaflæggelse.......................................................................................................................114.1 Generelt ....................................................................................................................................114.2 Anlægsregnskaber ....................................................................................................................114.3 Andre regnskaber .....................................................................................................................12

5 Bogføringsprocessen .......................................................................................................................125.1 Generelt ....................................................................................................................................125.2 Bogføringsgrundlag..................................................................................................................125.3 Interne kontroller ......................................................................................................................135.4 Afstemning af statuskonti.........................................................................................................13

6 Finansiel styring og betalingsformidling.........................................................................................146.1 Generelt ....................................................................................................................................146.2 Betalingsformidling..................................................................................................................146.3 Rådighedskasser .......................................................................................................................146.4 Anvendelse af betalingskort .....................................................................................................156.5 Debitorregistrering ...................................................................................................................156.6 Afskrivning...............................................................................................................................15

7 Anvendelse af It-systemer ...............................................................................................................167.1 Systemejer og sikkerhedsansvarlig ..........................................................................................167.2 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik ....................................................................16

2

7.3 Kontroller mod svig..................................................................................................................168 Andre områder.................................................................................................................................17

8.1 Sikring af kommunens fysiske aktiver og anlægskartotek.......................................................178.2 Sikring af værdier tilhørende andre..........................................................................................178.3 Sikring af rette alternative modtager ........................................................................................178.4 Systematiske afgrænsninger .....................................................................................................178.5 Leasingaftaler ...........................................................................................................................188.6 Indkøb.......................................................................................................................................18

Rabat- og bonuskort.................................................................................................................188.7 Risikostyringspolitik ................................................................................................................198.8 Tegningsberettigede .................................................................................................................198.9 Revisionsregulativ ....................................................................................................................19

Bilag 1 ................................................................................................................................................20Ledelsestilsyn .................................................................................................................................20

Bilag 2 ................................................................................................................................................22Bilagsbehandling ............................................................................................................................22

Bilag 3 ................................................................................................................................................24Betalingsfrister ...............................................................................................................................24

Bilag 4 ................................................................................................................................................25Udlæg og udgiftsbilag ....................................................................................................................25

Bilag 5 ................................................................................................................................................26Visa-dankort ...................................................................................................................................26

Bilag 6 ................................................................................................................................................28First Card........................................................................................................................................28

Bilag 7 ................................................................................................................................................30Kontantkasser/rådighedskasser ......................................................................................................30

Bilag 8 ................................................................................................................................................32Afstemning af statuskonti...............................................................................................................32

Bilag 9 ................................................................................................................................................35Bilagskontrol ..................................................................................................................................35

Bilag 10 ..............................................................................................................................................37Oversigt over beslutningskompetencer i forhold til Kasse- og Regnskabsregulativet...................37

Bilag 11 ..............................................................................................................................................38Anlægsregnskaber ..........................................................................................................................38

Bilag 12 ..............................................................................................................................................39Anlægsstyring.................................................................................................................................39

3

1 Generelt

1.1 Formål

Kasse- og Regnskabsregulativet er Dragør Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.

Formålet med regelsættet er at sikre:

Klare principper for kommunens økonomiske styring

Præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar

Et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og

risiko i styring og varetagelse af økonomiske forhold

Lovgrundlag

Regelsættet er den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7:

”Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og

regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen

inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige

skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.”

Kasse- og Regnskabsregulativet udgør sammen med styrelsesloven og styrelsesvedtægten

grundlaget for Dragør Kommunes styringsdokumenter og er styrende for al økonomisk virksomhed

i kommunen.

Kasse- og Regnskabsregulativet suppleres af uddybende bilag og manualer, som detaljeret beskriver

de overordnede principper i praksis.

4

1.2 Økonomisk styring og ansvar

I Dragør Kommune tager den grundlæggende økonomiske styring udgangspunkt i følgende:

En klar og sammenhængende budgetteringsprocedure, der skaber effektive administrative

arbejdsgange samt politisk overblik og ejerskab.

Løbende budgetopfølgninger der sikrer kontrol med forbruget, vurdering af forventet

regnskab, forebyggelse af budgetoverskridelser og den bedst mulige anvendelse af

ressourcerne.

Der henvises endvidere til den økonomiske politik.

1.2.1 Budgetansvarlige

Politisk niveau

Det politiske ansvar for opgaverne er placeret i fagudvalg jf. styrelsesvedtægten. Under hvert

fagudvalg er opgaverne organiseret i forskellige sektorer.

Budgettet i kommunen er organiseret efter den politiske opdeling. Det vil sige, at budget og

regnskab specificeres på de forskellige fagudvalg.

Fagudvalgene er ansvarlige for overholdelse af budgettet inden for hvert udvalgsområde. Hvis der

forventes afvigelser mellem forbrug og budget på områderne forelægges sagen for

Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, der træffer de bevillingsmæssige beslutninger.

Bevillinger tildeles som nettobevillinger på sektorniveau.

Afdelingscheferne er ansvarlige for overholdelse af budgettet for eget område. Afvigelser mellem

forbrug og budget forelægges for fagudvalget, der tager stilling til forslag om budgetoverholdelse.

Der henvises til delegationsplanen.

5

Administrativt niveau

Organisering på det administrative niveau er opdelt i:

Kommunaldirektør

Direktører

Afdelingschefer

Institutionsledere

Inden for hvert ansvarsområde skal det sikres, at de fastsatte regler i Kasse- og

Regnskabsregulativet overholdes.

Direktionen sammen med Kommunaldirektøren er kommunens øverste administrative ledelse og

har ansvaret for den daglige økonomisk styring, herunder budget og budgetopfølgning.

Direktionens mål er, at de overordnede budgetter, der vedtages politisk er realistiske og kan holdes.

Alle budgetposter skal være forankret i forudsætninger og forventninger for udgiftsudviklingen. Der

træffes ikke beslutning om anlægsaktiviteter uden at eventuelt afledte driftsudgifter samtidig

budgetlægges.

Det er dog et erkendt forhold, at kommunale budgetter er påvirket af forhold udefra, som umuliggør

en nøjagtig budgetlægning. Det betyder, at der løbende er behov for at justere udgifts- og

serviceniveauet på de enkelte områder, således at det samlede budget kan holdes.

Direktørerne er ansvarlige for, at der hver måned udarbejdes rapporter over aktivitet og forbrug for

de enkelte udvalgsområder. Rapporterne skal angive om og hvor, der er udfordringer i forhold til at

holde budgettet, samt beskrive konkrete handleplaner for at imødekomme disse udfordringer. Der

skal samtidigt igangsættes aktiviteter, der sikrer budgetoverholdelse på det pågældende område evt.

ved omdisponering af midler inden for hovedkontoen, eller ved tilpasning af udgifts- og

serviceniveau.

Hvis der forventes afvigelser mellem forbrug og budget inden for det enkelte sektorområde, således

at afdelingens eller institutionens samlede budget stadig overholdes, kan der administrativt

foretages budgetomplaceringer. Det forudsættes, at der alene er tale om budgetændringer af

kalkulatorisk karakter, således at det politisk besluttede aktivitetsniveau er uændret.

6

Daglig økonomisk styring

Som et led i decentralisering er ansvaret for den daglige økonomiske styring uddelegeret til

afdelingschefer og institutionsledere.

De budgetansvarlige skal til enhver tid, inden for eget ansvarsområde, sikre overholdelse af de

givne budgetter og forudsætninger for disse. Dette betyder, at de budgetansvarlige løbende skal

have fokus på, om de forventede udgifter og indtægter i resten af året passer til restbudgettet på det

givne tidspunkt.

Hvis der forekommer et merforbrug eller tegn på merforbrug, er det den budgetansvarlige leders

ansvar at iværksætte aktiviteter og kompenserende tiltag til at sikre budgetoverholdelse.

Økonomichefen har et særskilt ansvar for at skabe overblik i forhold til kommunens

økonomistyring og koordinere udarbejdelsen af budget og regnskab. Derudover har Økonomichefen

ansvaret for udarbejdelsen af Kasse- og Regnskabsregulativet og revisionsregulativet, samt at stille

relevante styringsværktøjer til rådighed.

Alle kommunens medarbejdere med opgaver af økonomisk karakter, skal have kendskab til, og

agere i overensstemmelse med Kasse- og Regnskabsregulativet.

Ledelsestilsyn

Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale

forretningsgange og løbende har indseende i forretningsgangene. Kontrol af bogføringen er et led i

ledelsestilsynet.

Der henvises endvidere til bilaget – Ledelsestilsyn og årshjul

1.2.2 Det forpligtende samarbejde

Dragør Kommune har på en række områder indgået forpligtende samarbejde med Tårnby

Kommune. Det giver en yderligere styringsmæssig udfordring, da Tårnby Kommune har

myndigheden til at træffe afgørelser med økonomiske konsekvenser for Dragør Kommune.

7

Det betyder, at det er vigtigt med en tæt dialog med Tårnby Kommune og at der på de enkelte

områder er beskrevet et konkret serviceniveau. Det er afdelingschefens ansvar at udarbejde årlige

bestillinger til Tårnby Kommune, som beskriver behovet i Dragør Kommune på de områder, hvor

der er forpligtende samarbejde. Serviceniveauet er, hvor intet andet er nævnt, det samme som

Tårnby Kommunen har.

Der henvises endvidere til gældende aftalegrundlag.

2 Ajourføring

Kasse- og Regnskabsregulativet samt bilag og manualer skal løbende opdateres og vedligeholdes,

så det til enhver tid er i overensstemmelse med gældende lov og vedtagne politikker.

Der henvises endvidere til bilaget - oversigt over beslutningskompetencer.

2.1 Selve Kasse- og Regnskabsregulativet

Økonomiafdelingen vedligeholder og ajourfører Kasse- og Regnskabsregulativet.

Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af Økonomiafdelingen, men ændringer i de

grundlæggende principper skal godkendes af kommunens direktion, Økonomiudvalget og

Kommunalbestyrelsen.

Der henvises til delegationsplanen.

2.2 Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet

Hvis der ikke er anført andet, skal ændringer i bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet alene

godkendes af økonomichefen. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens

forvaltninger, skal dog godkendes af direktionen.

Økonomiafdelingen er ansvarlig for at informere alle relevante parter ved nye eller opdaterede

bilag, som skal indarbejdes i eksisterende arbejdsrutiner.

8

Kommunens revision skal informeres om væsentlige ændringer af Kasse- og Regnskabsregulativet

før ændringerne træder i kraft.

3 Budgetprocedure

De grundlæggende principper for kommunernes budgetlægning findes i Styrelsesloven og i regler

fastsat af det ansvarlige ministerium.

Budgettet er det centrale redskab i den økonomiske styring i kommunen – både på det

administrative og på det politiske niveau. Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen,

definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. De givne bevillinger skal søges

overholdt.

Direktionen har ansvaret for, at der udarbejdes en procedure- og tidsplan for budgetprocessen.

Planen godkendes af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Økonomiafdelingen kontrollerer i samarbejde med Direktionen, at udvalg, sektorer, afdelinger og

institutioner overholder planen, så der kan vedtages et budget i overensstemmelse med planen.

I selve årsbudgettet er der taget stilling til det konkrete bevillingsniveau, som er udvalgsniveau.

Økonomiafdelingen har bemyndigelse til at foretage budgetneutrale omplaceringer ved udmøntning

af puljer på tværs af de politiske udvalg.

3.1 Opfølgning på forbrug og budget

Opfølgning af forbrug og budget består af fem dele:

• Administrativ opfølgning

• Budgetopfølgninger

• Bevillingsoverførsler mellem årene

• Anlægsstyring

• Likviditetsopfølgning

9

Administrativ opfølgning

De budgetansvarlige ledere har ansvaret for, at udføre månedlige ledelsestilsyn for at sikre blandt

andre følgende forhold:

• Budgetopfølgning

• Ansættelses- og lønforhold

• Sygefravær

• Overholdelse af politikker – f.eks. indkøbspolitik, IT-sikkerhedspolitik, fraværspolitik

Budgetopfølgning

Formålet med budgetopfølgningerne er at give Kommunalbestyrelsen et overblik over kommunens

samlede økonomi samt at give mulighed for at foretage strategiske overvejelser om konkrete tiltag

for at sikre overholdelse af det oprindelige budget.

Der foretages budgetopfølgninger jf. den økonomiske politik. Økonomiudvalget og

Kommunalbestyrelsen kan beslutte om opfølgningen skal indeholde andre elementer.

Det enkelte udvalgsområdes budgetopfølgning indgår i den samlede budgetopfølgning, som

Direktionen behandler, forud for den politiske behandling i udvalgene og Kommunalbestyrelsen.

Budgetopfølgningerne forelægges samlet for Kommunalbestyrelsen.

Økonomiteams, sammensat af medarbejdere fra Økonomiafdelingen og medarbejdere fra hver enkel

sektor, afrapporterer månedens samt årets forventede resultat. Herefter sammenfatter

Økonomiafdelingen et samlet oplæg til direktionen.

Budgetopfølgningen er Direktionens ansvar, og det er Direktionen, som er ansvarlig for resultatet

og fortolkningen heraf.

Bevillingsoverførsler mellem årene (overførselssagen, anlæg og drift)

Decentraliseringsreglerne beskriver mulighederne for budgetoverførsler mellem årene.

Muligheden for at kunne overføre ubrugte budgetbeløb til næste år – eller at forbruge af næste års

budget – har til formål at reducere risikoen for kortsigtet kassetænkning.

Ved overførsel af merforbrug eller mindreforbrug på mere end 3 % skal der udarbejdes en

handleplan. Alle overførsler skal godkendes af Kommunalbestyrelsen.

10

Økonomiafdelingen har ansvaret for, at Kommunalbestyrelsen årligt forelægges en oversigt over det

samlede over- eller underskud for det enkelte politiske område. Oversigten udarbejdes umiddelbart

efter årsskiftet på baggrund af det foreløbige regnskab.

Der henvises endvidere til decentraliseringsreglerne.

Anlægsstyring

Anlægsprojekter skal være placeret på særskilte bevillingsprogrammer og må ikke være samlet på

ét stort bevillingsprogram. Herved er det nemmere at styre økonomien i de enkelte anlægsprojekter.

Til hvert anlægsprojekt skal der være:

• Et rådighedsbeløb – svarende til det beløb, som skal anvendes i hvert af de budgetår, som

anlægget løber over

• En anlægsbevilling – svarende til den samlede sum af rådighedsbeløbene

Rådighedsbeløb og anlægsbevillinger søges i hele 1.000 kr.

Der henvises endvidere til bilaget - Anlægsstyring

Likviditetsopfølgning

Der udarbejdes 4 gange årligt en likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (Styrelseslovens krav er

kvartalsvise opgørelser). Likviditetsoversigten skal som minimum indeholde oplysninger om

likviditeten det seneste år opgjort efter kassekreditreglen ultimo hver måned. Likviditetsoversigten

forelægges for Økonomiudvalget i en meddelelsessag.

11

4 Regnskabsaflæggelse

4.1 Generelt

Det ansvarlige ministerium fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse, herunder

tidsfrister for udarbejdelsen af regnskabet.

Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en

detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse.

Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb. Kommunalbestyrelsen oversender

regnskabet til revisionen senest 1. maj, det efterfølgende år. Regnskabet følger regnskabspraksis for

Dragør Kommune.

4.2 Anlægsregnskaber

Anlægsregnskaber skal aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år,

hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet.

Regnskabsaflæggelsen foretages af den afdeling, som administrerer den pågældende

anlægsbevilling.

Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for kommunalbestyrelsen, såfremt anlægsbevillingen

overstiger 2 mio. kr. eller det er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen. Alle

anlægsregnskaber der forelægges politisk skal være revideret af kommunens revision.

Anlægsregnskaber som ikke skal godkendes særskilt af kommunalbestyrelsen skal fremgå som en

integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse.

Der henvises endvidere til bilaget - Anlægsregnskaber

12

4.3 Andre regnskaber

Kommunen udarbejder andre former for regnskaber, f.eks. Musikskolen, pulje- og

projektregnskaber. Det er de enkelte områder der har ansvaret for aflæggelse af regnskaber og at de

er udarbejdet i overensstemmelse med gældende vilkår.

Øvrige krav om regnskabsaflæggelse indarbejdes i tidsplanen for regnskabsaflæggelse for året.

5 Bogføringsprocessen

5.1 Generelt

Kommunens regnskabsføring skal ske løbende af hensyn til mulighederne for effektiv

budgetopfølgning og overholdelse af betalingsfrister m.m.

I bogføringsprocessen anvendes kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer.

Regningerne håndteres elektronisk, enten som elektroniske fakturaer eller som indscannede

fakturaer.

Et grundlæggende princip er, at bogføringen skal finde sted ved kilden, som har truffet den

disposition, der medfører bogføringen.

Hvor der er automatisk bogføring indgår denne som kilde i forhold til kontering. Kontrol af

automatisk bogføring indgår som en del af bilagskontrollen.

5.2 Bogføringsgrundlag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede elektroniske regnskabsbilag eller i

særlige tilfælde papirfakturaer, der hovedsaligt afregnes via kommunens økonomisystem eller

beslægtede systemer.

Ved kontering af elektroniske regnskabsbilag henvises der til bilaget - bilagsbehandling.

I forbindelse med behandlingen i det elektroniske system registreres brugernavn, og det kan dermed

dokumenteres, hvem der har udført bogføringen. Økonomiafdelingen er ansvarlig for at sådanne

løsninger opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser.

13

Alle manuelle posteringer i økonomisystemet skal dokumenteres tilstrækkeligt og vedhæftes

elektronisk.

Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale

forretningsgange.

Bilagskontrol af bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn.

Der henvises endvidere til bilaget – bilagskontrol.

5.3 Interne kontroller

Et hovedprincip er, at så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den enkelte

transaktion. Der skal derfor fastsættes et kontrolniveau baseret på en vurdering af væsentlighed og

risiko, dette bl.a. for at forebygge svig.

Systemet er indrettet, så man ikke kan lave udbetalinger til sit eget cpr-nummer. Der sker en kontrol

af, at det indberettede cpr.nr. ikke er det samme, som det der er tilknyttet brugernavnet i

sikkerhedssystemet.

Derudover har kommunen andre interne kontroller hvortil der er udarbejdet

forretningsgangsbeskrivelser.

5.4 Afstemning af statuskonti

Alle statuskonti skal som minimum afstemmes én gang årligt pr. 31.12.

Økonomiafdelingen kan til en hver tid indhente afstemninger i løbet af et regnskabsår.

Såfremt Økonomiafdelingen ikke modtager afstemningerne rettidigt kontaktes nærmeste leder for

det omhandlende område.

Økonomiafdelingen har ansvaret for at tilvejebringe og vedligeholde afstemningshierarkiet med

statuskonti i økonomisystemet.

Der henvises endvidere til bilaget – afstemning af statuskonti.

14

6 Finansiel styring og betalingsformidling

6.1 Generelt

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der er en aktiv styring af kommunens portefølje af aktiver og

passiver, dvs. gældspleje og anbringelse af likviditet. Reglerne for styringen af porteføljen af

passiver og aktiver fremgår af kommunens finansielle politik.

6.2 Betalingsformidling

Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger skal automatiseres og systematiseres, hvor

dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Økonomiafdelingen er ansvarlig for

kommunens løbende betalingsformidling.

Ingen person må have eneprokura til kommunes konti i pengeinstitutter eller til IT- systemer til

betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet.

Undtaget herfor, er dem der har betalingskort tilknyttet institutionens eller afdelingens bankkonto.

Disse personer har i forvejen fuldmagt til den givne konto. Økonomiafdelingen skal vedligeholde en

oversigt over fuldmagtsforholdene.

Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres samtidigt med at de effektueres.

Uanset om bogføringen i et vist omfang foregår decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og

den skal i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende.

6.3 Rådighedskasser

Oprettelse af rådighedskasser samt udbetaling af rådighedskasseforskud sker kun efter særskilt

aftale med økonomichefen, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt

kontrolniveau.

Økonomiafdelingen er ansvarlig for at fastsætte regler for etablering og tilrettelæggelse af

forretningsgange vedr. rådighedskasser herunder afstemning og kontrol, idet følgende skal

respekteres:

15

- Der skal foreligge dokumentation for alle ind- og udbetalinger

- Der skal ske månedlig afstemning af rådighedskassen

- Kontrollen med bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn

Rådighedskasserne kan til enhver tid inddrages af Økonomichefen, hvis reglerne ikke overholdes.

Der henvises endvidere til bilaget – Kontantkasser-rådighedskasser.

6.4 Anvendelse af betalingskort

Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort.

Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af

betalingskort, idet reglerne skal:

- Sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler

- Beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav

- Minimere risikoen for misbrug.

Anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af økonomichefen.

Der henvises endvidere til bilagene - Visa-dankort og First Card.

6.5 Debitorregistrering

Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i debitorsystemet. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk.

Økonomiudvalget godkender de generelle retningslinjer for afskrivninger af fordringer.

Økonomiafdelingen udarbejder årligt en restanceopgørelse.

6.6 Afskrivning

For øvrige generelle afskrivninger, henvises der til kommunens afskrivningspolitik.

16

7 Anvendelse af It-systemer

7.1 Systemejer og sikkerhedsansvarlig

Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT- systemer, som

understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder.

For alle IT- systemer udpeges en systemejer. Systemejer og systemansvarliges roller og ansvar er

beskrevet i kommunens IT - sikkerhedspolitik.

IT- og Digitaliseringsafdelingen er ansvarlig for en opdateret oversigt over IT-systemer og

systemejere.

7.2 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik

Såfremt et IT- system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er

særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager eller personer tilrettelægges en mere

omfattende kvalitetskontrol.

Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system.

Kommunaldirektøren afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol. Kontrollen kan ikke

udføres af den enkelte selv. Den kan udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte

kontroller skal dokumenteres.

7.3 Kontroller mod svig

Anvendelse af IT- systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor

tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod

uberettiget mistanke.

Disse dokumentationskontroller skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige,

at den der har foretaget en indberetning til IT- systemet, ikke kan udgøre dokumentationskontrollen.

17

Kontrollerne skal normalt udføres for alle oprettelser og ved alle ændringer af pengestrømmes

retning, f.eks. ved skift af bankkonto.

Kommunen har interne kontroller hvortil der er udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser.

8 Andre områder

8.1 Sikring af kommunens fysiske aktiver og anlægskartotek

Anlægskartoteket ajourføres i forbindelse med regnskabsafslutningen i henhold til retningslinjerne i

Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem kapitel 8.

Grundlaget for optagelse af fysiske aktiver i anlægskartoteket er dokumenterede udgifter fra

økonomisystemet til nye anlæg, anskaffelser, og forbedringer på grunde, bygninger, inventar,

tekniske og immaterielle anlæg over 100.000 kr.

Derudover optages leasingudgifter i anlægskartoteket på grundlag af opgørelser fra

Kommunekredit.

Der foretages en årlig afskrivning, som bogføres ved ajourføringen af anlægskartoteket.

8.2 Sikring af værdier tilhørende andre

Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes

retningslinjer for opbevaring og registrering heraf.

Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af

den enkelte institution evt. i samarbejde med Økonomiafdelingen.

8.3 Sikring af rette alternative modtager

Borger og Social afdelingen skal udføre stikprøvekontrol af alternativ modtager i KMD-Aktiv.

8.4 Systematiske afgrænsninger

Alle kan autoriseres til kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer efter godkendelse af

nærmeste leder. Stabene står for oprettelsen i de relevante systemer.

18

Systemejerne er ansvarlige for at introduktion til de relevante systemer og at medarbejdere i

tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc.

Som udgangspunkt bliver alle medarbejdere teknisk afgrænset til eget arbejds- og budgetområde.

Der henvises endvidere til procedurebeskrivelser og retningslinjer for det pågældende it-system.

8.5 Leasingaftaler

Der er fastsat nærmere regler for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Alle leasingaftaler skal

fremsendes til godkendelse i Økonomiafdelingen inden effektuering.

Økonomiafdelingen skal foretage en registrering af alle kommunens garantiforpligtelser,

eventualrettigheder og leasingforpligtelser i forbindelse med årsregnskabet.

Økonomiudvalget fastlægger de detaljerede regler for at indgå leje- og leasingaftaler.

8.6 Indkøb

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter.

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske

målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler.

De budgetansvarlige ledere har ansvaret for overholdelse af indkøbspolitikken.

Rabat- og bonuskort

Det er ikke tilladt for medarbejdere at indkøbe varer og tjenesteydelser til private formål igennem

kommunens indkøbsaftaler.

Det er ikke tilladt at anvende personlige rabatkort og bonuskort i forbindelse med kommunale

indkøb.

19

8.7 Risikostyringspolitik

Borgmestersekretariatet har ansvaret for forsikringsområdet i kommunen.

Kommunens forsikringspolitik omfatter alle kommunens områder, herunder decentrale institutioner,

medarbejdere i kommunen og kommunens værdier.

8.8 Tegningsberettigede

Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og optagelse af

garantiforpligtelser skal underskrives af borgmesteren eller viceborgmesteren og herudover en

person, der er bemyndiget af kommunalbestyrelsen.

Økonomiafdelingen er bemyndiget til at oprette og nedlægge bankkonti.

8.9 Revisionsregulativ

Dragør Kommune skal have en sagkyndig og uafhængig revision, der er godkendt af

tilsynsmyndigheden. De nærmere retningslinjer for revisionens virke i kommunen er beskrevet i

Revisionsregulativ for Dragør Kommune.

Bilag til Kasse- og Regnskabsregulativ for Dragør Kommune Godkendt af:Dato:

20

Bilag 1 Ledelsestilsyn

Årshjul for ledelsestilsyn

Opgave/frekvens Månedligt Kvartalsvist ÅrligtMånedsopfølgning xLegalitetskontrol xBilagskontrol xKontrol af Nem-konto xTransaktionsprincippet xKontrol af naturalaflønning

x

Afstemning af statuskonti x x x

Det er den budgetansvarlige leder der har ansvaret og opgaven for udførelse af ledelsestilsyn.

Opgaven kan som udgangspunkt ikke uddelegeres.

Månedligt:

Månedsopfølgning på forventet regnskab.

Legalitetskontrol – at forbrug til løn er til rette medarbejdere med rette aflønninger.

Statusafstemninger til månedlig kontrol er udført og kvalitetssikret (stemmer og ingen åbne

gamle posteringer).

Kvartalsvist:

Bilagskontrol.

Statusafstemninger til månedlig kontrol er udført og kvalitetssikret (stemmer og ingen åbne

gamle posteringer).

Årligt:

Transaktionsprincippet er overholdt (varer/tjenesteydelser bogføres i samme regnskabsår

som de vedrører).


21

Særskilt ledelsestilsyn for lønområdet

Udover ovenstående kontrolpunkter, skal lønområdet lave en årlig kontrol af naturalaflønninger.

Særskilt ledelsestilsyn for Økonomiafdelingen

Udover ovenstående kontrolpunkter, skal Økonomiafdelingen kontrollere følgende:

Kvartalsvis

Kontrol af Nem-konto ændringer.


22

Bilag 2

Bilagsbehandling

Al fakturering til Dragør Kommune skal sendes via EAN nr. til den aktuelle afdeling.

Inden bogføring af regning/kreditnota er det fakturamodtagers ansvar at sikre, at bilaget er indgået

til rette modtager.

Hvis bilaget er kommet ind forkert skal fakturamodtager straks, ved konstatering undersøge og

videresende bilaget til den afdeling, som bilaget tilhører.

Hvis bilaget ikke er stilet til Dragør Kommune, eller en enhed herunder, skal fakturamodtager

underrette leverandøren og lave aftale om der skal udstedet en kreditnota, eller om bilaget skal

afvises til ”bogholder”.

En mulighed kan være, at leverandør fremsender en kreditnota, der udligner fakturaen helt – og

fakturamodtager bogfører dermed både faktura og kreditnota.

En anden mulighed er, at leverandør beder fakturamodtager om blot at slette den modtagne

fejlbehæftede faktura og fremsender en ny faktura med korrekte oplysninger.

Fakturamodtager afviser bilaget til boghold med denne oplysning.

Fakturaer modtaget i papirform, skal returneres til leverandøren, med orientering om at fakturaer til

det offentlige skal være elektroniske og modtages via EAN nr.

I særlige tilfælde kan der dispenseres fra reglen om, at en faktura/kreditnota skal indgå elektronisk.

Det kan f.eks. være ved køb af rejser eller ved køb af varer fra et loppemarked eller tjenesteydelser

fra leverandør, der har omsætning lavere end kravet for at være CVR-registreret.

Ved sådanne køb – henvises til bilaget – Udlæg/udgiftsbilag.

Ved fakturaer modtaget med et fakturabeløb på 0 kr. skal fakturamodtager vurdere om fakturaen

skal afvises til bogholder uden videre behandling, eller om den skal registreres i økonomisystemet

via et omposteringsbilag f.eks. hvor en evt. rabatordning udligner fakturabeløbet.


23

Faktura/kreditnota:

Ved bogføring af bilaget skal fakturamodtager sikre at flg. er oplyst:

1. leverandøroplysninger med firmanavn, adresse og cvr.nr.

2. fakturadato

3. vare/tjenesteydelse, der skal være godkendt for mængde, antal, pris og kvalitet

4. korrekt valg af artskonto, også i forhold til moms

5. kontering på korrekt regnskabsår

6. ved honorar eller tjenestekørsel skal der oplyses til SKAT, oplysningspligt, hvis krav er uden

moms

7. at betalingen har hjemmel i bevilling/aftale – dvs. der er tilladelse til at betale regningen

8. hvis betalingen vedrører en person, skal der registrantbogføres

9. ved fakturapålydende over beløbsgrænse, skal bilaget sendes videre til næste godkender

10. betalingsfrist. Bilag skal bogføres rettidigt

OBS – ved køb af varer/tjenesteydelser fra en udenlandsk leverandør:

Kommunen er ikke berettiget til at afløfte udenlandsk moms og afgifter. Dvs. hvis der er et køb fra

udlandet, skal udgiften afholdes på en art 4.0. Også uanset om der på regningen optræder moms og

afgifter eller ej.

Der skal altid afregnes dansk moms på et udenlandsk regningskrav. Der er forskellige

bogføringsregler alt efter, om fakturamodtager er en:

1) momsregistreret institution, f.eks. kantinen, havnen, renovation, Caféen på Wiedergården,

Vejanlæg ect.

2) eller en kommunal institution (ikke momsregistreret)

Der et økonomiafdelingens regnskabsteam, der udfører opgaven med korrekt manuel bogføring af

moms.

Derfor skal alle udenlandske fakturakrav drøftes med økonomiafdelingen.


24

Bilag 3

Betalingsfrister

Dragør Kommune er forpligtet til altid at overholde betalingsfrister på godkendte krav.

Dette er nærmere beskrevet i budget- og regnskabsregler for kommuner i social- og

indenrigsministeriets vejledning, hvorunder også God bogføringsskik er medtaget.

” Alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der ligger

til grund for registreringerne, foreligger, dog senest på betalingstidspunktet.”

Alle regningskrav til kommunen skal være forsynet med oplysning om betalingsfrist, jf. Kasse- og

Regnskabsregulativets bilaget - Bilagsbehandling.

Betalingsfristen registreres elektronisk i økonomisystemet og kan aflæses separat på oversigten over

bilag til bogføring i Rollebaseret indgang (økonomisystemet). Det er derfor hurtigt at få overblikket

over ubehandlede bilag.

Kan en faktura ikke betales inden dens forfaldsdato grundet manglende afklaring eller eventuelle

fejl fra leverandørens side, skal fakturamodtager afgive en begrundelse i kommentarfeltet på

fakturaen om, hvorfor det ikke har været muligt at overholde betalingsfristen. Denne kommentar

kan læses fra økonomiafdelingen, herunder revisionen.

Sagen skal afklares og bilaget behandles hurtigst muligt af fakturamodtager.

Skulle en forsinket betaling medføre et pålæg af gebyr og evt. renter fra leverandøren, skal disse

bogføres særskilt på konto for ”Gebyr og morarenter”.

I forbindelse med udførelse af bilagskontrol har ”overholdelse af betalingsfrist” sit eget

kontrolpunkt, som den budgetansvarlige skal forholde sig til.

Kontrol af overholdelse af betalingsfrister er beskrevet og udføres i henhold til Kasse- og

Regnskabsregulativets bilaget - Bilagskontrol.


25

Bilag 4

Udlæg og udgiftsbilag

I særlige tilfælde kan der dispenseres fra reglen om, at en faktura/kreditnota skal indgå elektronisk.

Det kan f.eks. være ved køb af rejser eller ved køb af varer fra et loppemarked eller mindre

tjenesteydelser.

I sådanne situationer skal betalingen til leverandøren foretages via et udgiftsbilag til leverandørens

CVR – eller CPR.nr. Cpr.nr. bruges i de tilfælde, hvor leverandøren ikke er CVR-registreret.

Alle punkter under Udlæg (nedenfor) med undtagelse af pkt. 2 – skal være opfyldt ved bogføring

af et udgiftsbilag.

Udlæg

Ved refusion af udlæg skal flg. være opfyldt:

1. Vedhæftet dokumentation for udbetalingen, enten i form af udfyldt skabelon med vedhæftet

kvittering for et udlæg eller kvittering med leders underskrift/godkendelse af udlægget

2. Der skal være oplyst cpr.nr. og navn samt underskrift for den, som har haft udlæg

3. Der skal være oplyst, hvilken vare eller tjenesteydelse, der er købt

4. Der skal være oplyst, hvilket formål købet er foretaget til

5. Der skal være oplyst dato for købet

6. Bogføring skal foretages i samme regnskabsår som købet er foretaget (transaktionsprincippet)

7. Det skal være tydeligt, hvor varen eller tjenesteydelsen er købt = CVR.nr, navn, adresse og evt.

tlf.nr. på leverandør/sælger

8. Der skal bogføres med korrekt artskontering – også i forhold til moms

9. Der skal bogføres med korrekt psp-element

Skabelon kan med fordel benyttes til bogføringen, hvor de nødvendige felter er oplyst.

Skabelonen findes på Intranettet under økonomiafdelingen. Søg evt. efter ”udlægsbilag”.

http://intranote.dragoer.dk/filesystem/2619_Udl%c3%a6gsbilag.docx

http://intranote.dragoer.dk/filesystem/2619_Udl%C3%A6gsbilag.docx


26

Bilag 5

Visa-dankort

Anvendelse af Visa/Dankort

Visa/Dankort kan bruges til betalinger, som kommunen ikke kan afvikle via det centrale

betalingssystem og kan anvendes til mindre indkøb eller rejseudgifter, hvorved at medarbejdere

undgår at have udlæg.

Visa/Dankort administreres af Økonomiafdelingen og anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt

tilfælde godkendes af økonomichefen.

Visa/Dankort kan anvendes til følgende:

- Mindre indkøb

- Køb på internettet

- Udgifter under tjenesterejser

Øvrige regler for brug af Visa/Dankort

- Kun 1 kort pr. institution, som skal udstedes til en leder

- Lederen er ansvarlig for alt forbrug på det Visa/Dankort, som er knyttet til institutionen

- Ved brug af Visa/Dankort skal kvittering gemmes og scannes ind, ved månedlig afregning af

forbruget

- Visa/Dankort må under ingen omstændigheder anvendes til privat forbrug. Herunder

anvendelse af private medlemsbonusser/medlemskort i forbindelse med køb på First Card.

- Økonomiafdelingen fører løbende stikprøvekontrol over forbruget på kortet

- Økonomichefen kan til enhver tid inddrage kortet, hvis gældende regler ikke overholdes.

Undtagelse fra reglen:

Hvis to eller flere enheder fusioneres, opstår en ny situation som den kommende leder skal forholde

sig til.

Hvis fusionen medfører samling på samme matrikel – vil det være den kommende leder, der

har mulighed for at få tildelt et rådighedsbeløb og et visa-dankort til institutionen.

Det er den kommende leders leder, der skal anmode om et rådighedsbeløb og et visa-dankort

til institutionens leder, jf. beskrivelsen ovenfor.


27

Hvis fusionen medfører fortsat drift på to eller flere matrikler kan du som kommende leder

vælge, at uddelegere brugsretten til rådighedskasse/visa-dankort for institutionen til en

souschef. I den situation, er det den kommende institutionsleder, der anmoder om

rådighedskasse/visa-dankort, jf. beskrivelsen ovenfor.

Du vil som leder dog til hver tid være ansvarlig for institutionens rådighedskasse og visa-

dankort.

Ansøgningen til økonomiafdelingen skal indeholder oplysning om, hvem en

rådighedskasse/visa-dankort skal delegeres til og hvem lederen for institutionen er.

Leder, delegerede og økonomichefen underskriver aftalen.


28

Bilag 6

First Card

Anvendelse af First Card

First Card kan bruges til betalinger, som kommunen ikke kan afvikle via det centrale

betalingssystem. Det kan fx være mindre indkøb eller tjenesterejser, tjenestemæssig taxikørsel og

benzin o.lign. ved tjenestekørsel.

Hvem kan få et First Card

Borgmesteren og direktørerne kan selv vælge, om de ønsker at have et betalingskort. First Card

administreres af Økonomiafdelingen og anskaffelse af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde

godkendes af Økonomichefen.

Derudover kan følgende personer/afdelinger få udstedt First Card:

HR/Sekretariatschef

IT-chef

Rådhusbetjent

Kontrol af anvendelse af First Card

Senest den 10. dag i den efterfølgende måned skal bilag for brug af kort og udlæg, samt

konteringsoplysninger afleveres til Regnskabsteamet i Økonomiafdelingen. Regnskabsteamet

afstemmer First Card fakturaen med modtagne bilag og bogfører bilag for udlæg. Den foretagne

afstemning skal sikre, at de afholdte beløb er anvendt til kommunale formål, se krav til

kvittering/bilag.

Krav til kvittering/bilag

Når der er foretaget køb på First Card, skal der som tidligere nævnt afleveres bilag for brug af

kortet.

Kvitteringen må gerne bestå af en ordrebekræftelse, hvis købet fx er foretaget via nettet. Ligeledes

skal kvitteringerne/bilag scannes og sendes via e-mail til regnskabsteamet: [email protected]

mailto:[email protected]


29

Nedenstående krav skal være opfyldt på kvittering/bilaget for, at regnskabsteamet kan godkende

udlægget:

- Dato

- Formål

- Deltageres navne

- Beløb

- Udlægsholders navn

- Afsender (leverandør)

- Kontering (artskonto + psp-element)

Øvrige regler for brug af First Card

- Medarbejderen er ansvarlig for alt forbrug på det First Card, som er knyttet til

medarbejderen.

- Ved brug af First Card skal kvittering gemmes og afleveres rettidig til Økonomiafdelingen.

- First Card må under ingen omstændigheder anvendes til privat forbrug. Herunder

anvendelse af private medlemsbonusser/medlemskort i forbindelse med køb på First Card.

- Økonomichefen kan til enhver tid inddrage kortet, hvis gældende regler ikke overholdes.

Fratrædelse

Ved kortholders fratrædelse, skal kortet afleveres tilbage til regnskabsteamet i Økonomiafdelingen.


30

Bilag 7

Kontantkasser/rådighedskasser

Leder af institutionen anmoder med sin leders skriftlige tilladelse, om bevilling af et rådighedsbeløb

til institutionen. Ansøgningen stiles til økonomichefen. Ansøgningen skal indeholde en skriftlig

begrundelse for behovet af kontantkassen/rådighedskassen. Økonomiafdelingen påtegner sig

mandatet til at afslå eller godkende ansøgningen.

Qua denne ansøgning giver lederen tilladelse til, at økonomiafdelingen opretter bankkonto til

institutionen og visa-dankort til institutionslederen.

Hvis/når økonomichefen har godkendt anmodningen, bestiller økonomiafdelingen en bankkonto til

institutionen samt opretter en statuskonto i økonomisystemet, som knyttes til bankkontoen og

dermed optages i kommunens aktiver.

Ved udstedelse af visa-dankort udleveres samtidig regelsæt for visa-dankort til lederen, der bliver

gjort opmærksom på, hvilke forpligtelser der følger med ved administration af kommunens likvide

midler.

Kortholder/institutionsleder (oftest samme person) forpligter sig til at føre månedligt regnskab med

kommunens likvider som til hver en tid skal stemme med det udbetalte rådighedsbeløb.

Kontoen skal som minimum konteres/påfyldes månedligt og rådighedsbeløbet må på intet tidspunkt

overskrides. Det er institutionslederens ansvar at afstemningsarket vedlægges afstemningshierarkiet

i økonomisystemet og at den månedlige afstemning skal være lavet senest den 10. dag i

efterfølgende måned.

Derudover kan revisionen aflægge uanmeldt kontrolbesøg i løbet af regnskabsåret.

Institutioner, der har en kontant beholdning, har ansvaret for at kontanterne følger forsikringens

krav om opbevaring af kontanter.

Økonomiafdelingen har udarbejdet skabelon til brug for afstemning og foretager løbende

undervisning og opfølgning med afstemning af kontantkasser og bankkonti. Dette er nærmere

beskrevet i Kasse- og Regnskabsregulativets bilaget - Afstemning af statuskonti.


31

Når en kontantkasse/rådighedskasse ikke længere tjener sit formål for institutionen, skal

rådighedsbeløbet tilbagebetales til kommunens kasse.

Økonomiafdelingen kontaktes og vejleder til afvikling af kontantkassen/rådighedskassen.

Bliver ansvaret af kontantkassen/rådighedskassen misligholdt i form af manglende afstemninger

eller andet, kan Økonomiafdelingen til enhver tid spærre rettighederne til de likvide midler og

afvikle kontantkassen/rådighedskassen.

Ændringer

I tilfælde af organisationsændringer hvor flere kontantkasser/rådighedskasser bliver lagt sammen

som en del af ændringen, kan økonomiafdelingen lave en vurdering om der skal laves en regulering

af rådighedsbeløbet ud fra sidste års forbrug.

Når en institutionsleder stopper skal rådighedskassen gøres op, afstemmes og betalingskortet skal

afleveres til Økonomiafdelingen. Økonomiafdelingen spærrer kortet og adgangen til banken.

Når/hvis en ny leder bliver ansat i en institution med tilhørende kontantkasse/rådighedskasse skal

institutionslederens nærmeste leder informere den nye leder herom. Derudover skal

institutionslederens nærmeste leder også informere Økonomiafdelingen om den nye leder og hvad

der skal ske med rådighedskassen. Dvs. nye leders adgang til rådighedskassen eller afvikling af

samme.

I tilfælde af at institutionen ønsker at forhøje sit rådighedsbeløb, skal der ansøges på ny.


32

Bilag 8

Afstemning af statuskonti

Statuskonti er konti oprettet i kommunens økonomisystem, der binder drift og balance sammen i

regnskabet.

Saldo på en statuskonto er et øjebliksbillede, der viser gæld eller tilgodehavende på

udsøgningstidspunktet.

For at kommunens regnskab hele tiden er retvisende for aktiver og passiver samt status på

mellemregningskonti, er det nødvendigt løbende at foretage afstemning af statuskonti for at sikre, at

alt er bogført korrekt.

Statuskonti omfatter blandt andet beholdningskonti, som dækker over kasser (kontanter) og

bankkonti (indeståender) som til hver en tid, skal afspejle kommunens aktuelle likvide beholdning.

Afstemning

En afstemning er sammenhold af data fra økonomisystemet mod eksterne data.

Der er tre typer afstemninger af statuskonti:

Økonomisystem vs. beholdning (bank, rådighedskasse)

o Kommunens reelle likviditet (beholdning) skal konstant være vist i

økonomisystemet.

Økonomisystem vs. et fagsystem (snitflader)

o Fagsystemer danner bevægelser i pengestrømmen.

Mellemregningskonto bruges til en midlertidig placering af penge.


33

En afstemning af en statuskonto skal indeholde nedenstående:

a. Statuskonto nummer og navn på statuskonto

b. Klip af saldo fra Opus

c. Klip af saldo fra bank/fagsystemer

d. Dato for hvornår afstemningen er lavet

e. Navnet på den der udfører afstemningen

f. Evt. åbne poster med tilhørende dokumentation

g. Vejledning til afstemninger kan også findes på intranettet

Det er vigtigt, at der ikke indgår forkerte og/eller gamle poster i afstemninger. Poster som er ældre

end en måned, betegnes som gamle poster.

Afstemningsansvarlige

Den budgetansvarlige leder er ansvarlig for at sikre:

- at statuskonti bliver afstemt rettidigt

- at oplyse Økonomiafdelingen om evt. ændringer af personale (navne) der skal udføre

afstemningsopgaven

- at oplyse Økonomiafdelingen om evt. ændringer i afstemningsfrekvens

I kommunens økonomisystem er der oprettet et alternativt afstemningshierarki, hvor

afstemningsfrekvens og personale (navne) fremgår.

Frister for afstemning af statuskonti

Der er fire afstemningsfrekvenser af statuskonti.

Frekvens Seneste frist for afstemning

Månedligt 10. dag i efterfølgende måned

Kvartalsvist 10. dag i efterfølgende måned

Halvårligt 10. dag i efterfølgende måned

Årligt Fremgår af tidsplanen for regnskabsafslutning

Bankkonti og rådighedskasser skal som minimum afstemmes månedligt.


34

Kontrol

Økonomiafdelingen kontrollerer løbende, at de afstemningsansvarlige får lavet deres afstemninger

inden for deres eget ansvarsområde i afstemningsrapporten og om tidsfristen overholdes.

Årsafslutning

Alle kommunens statuskonti skal afstemmes per ultimo regnskabsåret. Afstemningen skal ske

inklusiv supplementsperioderne.

Fristen for at få afstemt statuskonti, fremgår af den tidsplan der udarbejdes og udmeldes fra

økonomiafdelingen i forbindelse med årsafslutningen. Den afstemningsansvarlige har ansvaret for

at al dokumentation til brug for afstemningen kan findes til brug for revisionen.

Økonomiafdelingen foretager en kvalitetskontrol af en andel af de modtagne statusafstemninger,

ved at sammenholde afstemningssaldo med statusbalancesaldo, samt sikre, at der enten er en

specificeret beskrivelse af kontoen eller at der er vedhæftet uddybende materiale til afstemningen.

Kvalitetskontrollen opsamles i kommunens journaliseringssystem. Findes der mangler ved

afstemningen er det den afstemningsansvarlige, der har ansvar for at udbedre disse mangler.


35

Bilag 9

Bilagskontrol

Økonomiafdelingen danner lister til bilagskontrol i økonomisystemet og sender ud til de

budgetansvarlige ledere, der skal udføre kontrollen elektronisk.

Bilagskontrollen foretages kvartalsvist bagud med en frist for udførelsen senest den 10. dag efter

modtagelsen.

Der dannes tre typer af lister til bilagskontrol for hvert kvartal:

Fakturabilag under kr. 50.000 – kontrolleres 5% af godkendte bilag

Fakturabilag over kr. 50.000 – 100% af godkendte bilag

Udgiftsbilag – 100% af godkendte bilag

Kontrolpunkter for fakturabilag:

1. Er der anvendt korrekt regnskabsår for bogføringen?

2. Er posteringen inden for budgettets formål?

3. Er posteringen bogført på korrekt profitcenter?

4. Er der registrantbogført på udgift vedr. en person (påført ydelsesmodtageroplysninger)?

5. Er betalingsfristen overholdt?

Særligt for udgiftsbilag – ud over ovenstående kontrolpunkter skal disse forhold kontrolleres:

1. Er der vedhæftet dokumentation for det udlæg, som refunderes?

2. Er der oplyst, hvilket formål udgiften er brugt til, samt hvem købet omhandler?

3. Er udbetalingen foretaget til korrekt modtager og med rette beløb?

4. Er der benyttet anden betalingsform end Nem-konto, skal det fremgå af det vedhæftede

bilag?

5. At der ikke er opnået private medlemsfordele eller -rabatter ved udlæg til

varer/tjenesteydelser til kommunale formål, f.eks. bonuspoint.


36

Systemteknisk er det ikke muligt, at kontrollere de bilag man selv har godkendt. Kontrollen heraf

udføres af en anden medarbejder på ledelsesniveau.

Økonomiafdelingen kontrollerer om bilagskontrollen er udført. Der foreligger en

arbejdsgangsbeskrivelse herfor.


37

Bilag 10

Oversigt over beslutningskompetencer i forhold til Kasse- og Regnskabsregulativet

Nedenstående tabel viser en oversigt over beslutningskompetencerne i forhold til ændringer i

Kasse- og Regnskabsregulativet og underliggende bilag.

Kompetencer Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget

Direktører Økonomichefen

Godkendelse af Kasse- og Regnskabsregulativet

X

Ændring af grundlæggende principper i Kasse- og Regnskabsregulativet

X

Redaktionelle ændringer i Kasse- og Regnskabsregulativet

X

Ændringer i bilagene med væsentlig betydning

X

Ændringer i bilagene uden væsentlig betydning

X

Der henvises endvidere til delegationsplanen.


38

Bilag 11

Anlægsregnskaber

Anlægsregnskaber skal aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år,

hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet.

Regnskabsaflæggelsen foretages af den afdeling, som administrerer den pågældende

anlægsbevilling.

Anlægsregnskaber til særskilt politisk godkendelse

Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for kommunalbestyrelsen, såfremt

Anlægsbevillingen overstiger 2 mio. kr. svarende til Økonomi- og Indenrigsministeriets

krav.

Det i øvrigt er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen

Anlægsregnskaber som kun fremgår af årsregnskabet

Anlægsregnskaber som ikke skal godkendes særskilt af kommunalbestyrelsen skal fremgå som en

integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse, nærmere betegnet ”Anlægsoversigten”.


39

Bilag 12

Anlægsstyring

Til hvert anlægsprojekt skal der være:

• Et rådighedsbeløb – svarende til det beløb, som skal anvendes i hvert af de budgetår, som

anlægget løber over (rådighedsbeløb = budget)

• En anlægsbevilling – svarende til den samlede sum af rådighedsbeløbene (anlægsbevilling =

tilladelse til at bruge pengene)

Rådighedsbeløb og anlægsbevillinger søges i hele 1.000 kr.

Beløbene vil som regel ”følges ad”. Hvis der søges tillægsbevilling til rådighedsbeløb, skal der

tages stilling til, om der samtidig skal søges anlægsbevilling. Et rådighedsbeløb må IKKE bruges,

før der er givet anlægsbevilling til beløbet.

Til enhver bevilling (både rådighedsbeløb og anlægsbevilling) skal det angives:

• Hvad der søges (rådighedsbeløb og/eller anlægsbevilling)

• Hvilken bevilling, der søges til (bevillingsområde og projekt)

• Hvilket beløb der søges – og om det er en udgift eller indtægt

• Hvilket år der søges til – f.eks. ved start af et projekt angives tidshorisonten og

rådighedsbeløbene i de enkelte år

• Afledt drift pr. år – der skal søges tillægsbevilling til afledt drift, hvis denne ikke allerede er

indarbejdet i budgettet

Anlægsbevillinger og rådighedsbeløb er bruttobeløb.

Beløb angives som udgangspunkt altid eksklusiv moms. Hvis beløbet undtagelsesvist er inklusiv

moms (f.eks. ældreboligbyggeri) skal det fremgå af bevillingen.

Documents

Regnskabsregulativ - Dragør Kommune · Ledelsestilsyn Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende