REGISTRO DE VOLANTES DE ENTRADA

Una entrada sucede cuando un producto o artículo ingresa a algún almacén ocasionando

un movimiento, que requiere de documentación.

Para la elaboración de los documentos de entrada, también llamados volantes de entrada.

Menú principal>Almacén>Documentos>Entrada

Los espacios para el número de volante (que es un consecutivo) (#) y la fecha (*) se

llenarán automáticamente al abrirse la ventana

• En primer lugar se deberá elegir de la lista de la casilla concepto, el motivo por el

que entra el producto a almacén: orden de compra, ajuste a inventario, devolución

(a)

(b)

(*) (#)

(c) (d)

(e) (f)

(h) (i) (j) (k) (l)

(g)

(m)

(n)

(o)

del cliente, etc. Dependiendo del concepto, los datos obligatorios cambian. (a)

Cuando el concepto de entrada es orden de compra debe existir una orden de compra

previamente generada, que se va a ligar al volante de entrada. Por lo tanto se recomienda

que se consulte el capítulo 4.1.1: Registro de órdenes del módulo de Compras.

Si el concepto de movimiento no aparece en la lista, no se puede teclear directamente, se

debe registrar el concepto desde: Archivos>Conceptos>Volantes de almacén.

• El almacén al que entra el artículo (b).

• El número y nombre del proveedor (c).

**Se puede buscar dándole clic al ícono de búsqueda (binoculares)

• el número de la orden de compra (d) (en caso de ser éste el motivo de entrada).

Se puede buscar en el ícono de la barra de herramientas (e), y aparecerá la

siguiente ventana.

Se puede buscar por todos los que se han generado en el día presente, por número

(tecleándolo y luego dando clic en el ícono número) por nombre de proveedor

(tecleando el número de proveedor luego dando clic en el ícono proveedor), por

fecha o por las últimas 100 órdenes generadas, dando clic a la flecha roja .

• Número y fecha del documento de compra o la factura del proveedor (f), cuando

se trata de una orden de compra. Cuando el motivo de entrada es devolución de

cliente, se digita el número y fecha de la factura del cliente a devolver (f). Se puede

buscar la factura del cliente en el ícono de la barra de herramientas (g).

• Iniciales de quien elabora el volante de entrada (h).

• El importe de los cargos adicionales (i).

• La cantidad de descuento (cuando el proveedor haga un descuento en el producto)

(j).

• El número de orden de taller, en caso de que la orden de compra se haya realizado

para surtir refacciones para una orden de taller (k).

• el número de cliente, que se va a necesitar en caso de que se esté surtiendo una

orden de taller, o que se esté recibiendo la devolución de un cliente (si el Número

de factura se ingresa, este dato se ingresa automáticamente) (l).

• Origen de la mercancía, se debe seleccionar si la mercancía viene de una localidad

de ámbito nacional o si es importado del extranjero (m).

• Se puede agregar una nota si se desea.

Los documentos que se necesitan capturar en la nota dependerán del motivo por el que se

realiza la entrada. Por ejemplo, una entrada por consignación o una entrada por ajuste del

inventario, no necesitan que se especifique ningún documento. Una entrada por orden de

compra requerirá, el Número de Orden de compra, y la factura del proveedor; una entrada

de proveedor, requerirá que se introduzca el Número de factura que compruebe el pago al

proveedor; una orden de taller, el Número de orden de Taller; una devolución del cliente,

la factura de los artículos comprados por el cliente que este desea regresar, y el Número de

cliente.

En el espacio para el registro de los artículos (n), se debe introducir uno por uno los artículos

que entran al almacén.

El procedimiento es diferente según el concepto o motivo por el que entra el artículo.

• Concepto “Devolución de cliente”: si ya se capturó el número de factura, se habilita

el botón “generar entrada según factura” (1), y aparecerá la siguiente ventana:

Se muestra una lista con los artículos de la factura, en la columna de “a devolver”

se tiene que indicar el número de artículos que entran por devolución (la cantidad

a devolver debe ser menor o igual a lo vendido) y puede que no se devuelvan todos

los artículos de la factura.

A continuación se da clic en aceptar , y luego el sistema preguntará si los datos

son correctos, ahí se da clic en ok.

• Concepto “Orden de compra”: Si ya se capturó el Número de orden de compra, se

habilita el botón “generar entrada según Orden de compra” (2), y al dar clic

automáticamente se insertan todos los artículos contenidos en dicha orden; sin

embargo no se pueden agregar más productos.

• Cualquier otro concepto: para cualquier otro concepto, se debe agregar

manualmente, insertando el código del producto en la columna código (3), o dar clic

en el botón de lista de precios (4), para hacer la búsqueda del producto. (consúltese

el procedimiento para la elaboración de orden de compra, pasos 9 y 10, para el

proceso de búsqueda de artículo)

1 2

3

4

Desde el inicio del registro hasta este punto, es posible cancelar la entrada en el botón de

la barra de herramientas ; una vez que se graba el volante de entrada, ya no se

puede cancelar.

Una vez ingresando todos los datos y los artículos, se le puede dar clic al botón de

la barra de herramientas (o), para registrar el volante de entrada.

Le va a aparecer la siguiente ventana:

Si se da clic en ok, Y en caso de que el concepto de entrada haya sido orden de compra,

aparecerá la ventana para ajustar la lista de precio, sobre todo en el caso de que el costo

haya sido. Si se da clic en no se registra automáticamente el volante de entrada.

Si se trata de un volante de entrada por cualquier otro concepto, el sistema confirma el

registro del volante de entrada y da el no de volante que se generó.

• En la primera casilla ingrese el porcentaje de diferencia entre el costo nuevo al

recibir el producto, y el costo actual.

• En la segunda digite, el % de ganancia que se desea obtener, por encima del costo.

• En seguida se teclea el número de decimales para el precio nuevo

• Y si se quiere aplicar al variación en ambos sentidos

Al dar clic en aplicar, el sistema pedirá que se confirme que los datos sean correctos. Si la

entrada del producto implica una compra a un proveedor (factura) se mostrará la siguiente

ventana:

Una vez que se haya configurado los datos del importe, si se da clic en aceptar, se va a

registrar en la interfaz de Cuentas por pagar del sistema. El sistema pedirá que se confirme,

que los datos sean correctos.

Al final el sistema confirma el registro del volante de entrada y en caso de haber creado una

nota de crédito también se confirma su registro en la base de datos, y se muestra el número

de folio de ambos.