REGISTRACIJA SAMOSTOJNIH PODJETNIKOV POSAMEZNIKOV · Na podlagi tretjega odstavka 74. člena ZGD-1, mora podjetnik, ki ni lastnik objekta na poslovnem naslovu, navedenem na prijavi,

Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve

1

REGISTRACIJA SAMOSTOJNIH PODJETNIKOV POSAMEZNIKOV

VPIS V POSLOVNI REGISTER SLOVENIJE PREK SISTEMA e-

VEM

Gradivo za referente VEM

April, 2017


2

Kazalo

1. UVOD ................................................................................................................................... 3

2. POSLOVNI REGISTER ........................................................................................................... 3

3. VLOGA TOČK VEM ............................................................................................................... 4

4. POSTOPEK VPISA PODJETNIKA V POSLOVNI REGISTER PREK SISTEMA e-VEM .................. 5 4.1. Pravne podlage ........................................................................................................................ 5

4.2. Glavne značilnosti postopka registracije podjetnika ............................................................... 6

4.3. Vložitev prijave za vpis v poslovni register .............................................................................. 8

4.4. Naloge točk VEM v postopku vpisa podatkov o podjetnikih ................................................... 8

4.5. Vpis podjetnika v poslovni register v AJPES .......................................................................... 10

4.6. Upravni akti v postopku vpisa v poslovni register ................................................................. 10

5. DELOVANJE SPLETNE APLIKACIJE e-VEM .......................................................................... 10 5.1. Vložitev prijave za vpis podatkov v poslovni register ............................................................ 11

5.2. Način izpolnjevanja prijave in delovanje spletne aplikacije e-VEM ...................................... 11

5.2.1. Postopek vpisa podjetnika v poslovni register ............................................................ 11

5.2.2. Postopek vpisa sprememb podatkov o podjetniku v poslovni register ...................... 23

5.2.3. Postopek izbrisa podjetnika iz poslovnega registra .................................................... 27

6. DODATNE MOŽNOSTI SPLETNE APLIKACIJE e-VEM V POSTOPKU VPISA PODATKOV O PODJETNIKIH V POSLOVNI REGISTER ....................................................................................... 29

6.1. Prekinitev postopka vnosa podatkov in nadaljevanje postopka na drugi točki VEM ........... 29

6.2. Spreminjanje vložene prijave ................................................................................................ 29

6.3. Dopolnitev vložene prijave .................................................................................................... 30

6.4. Umik vložene prijave ............................................................................................................. 30

7. PRIPOROČILA ZA DELO TOČK VEM .................................................................................... 32

8. DOSTOP DO OSEBNIH PODATKOV PRI DELU S SPLETNO APLIKACIJO e-VEM ................... 33


3

1. UVOD

Gradivo je namenjeno referentom VEM, ki se z nalogami točk VEM šele seznanjajo ali bodo pričeli z opravljanjem nalog v zvezi z registracijo samostojnih podjetnikov posameznikov (v nadaljevanju: podjetnik). Podjetniki se registrirajo z vpisom v Poslovni register Slovenije (v nadaljevanju: poslovni register) pri AJPES, zato so v gradivu na kratko predstavljeni vsebina poslovnega registra, temeljna načela in način vodenja poslovnega registra ter njegova vloga v poslovnem svetu. V nadaljevanju so predstavljene pravne podlage in celoten postopek registracije podjetnika, v okviru katerega so opredeljene osnovne naloge točk VEM ter njihova vloga pri posredovanju prijav v elektronski obliki in zagotavljanju pomoči podjetniku. Ob koncu gradiva je postopek registracije podjetnika obravnavan še z vidika varstva osebnih podatkov, ki ga pri obdelavi in posredovanju podatkov o podjetnikih nikakor ni mogoče prezreti. 2. POSLOVNI REGISTER Poslovni register, ki ga vodi AJPES, je javna zbirka podatkov o vseh poslovnih subjektih, ki imajo sedež v Republiki Sloveniji in opravljajo pridobitno ali nepridobitno dejavnost in o njihovih delih. Poslovni subjekt lahko registrira podružnice (podružnica domačega podjetja, organizacijska enota, zadružna enota, itd.), ki se vpišejo v poslovni oziroma sodni register skladno z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1). Poslovni register se deli na primarni in izvedeni register (za poslovne subjekte, ki se v poslovni register vpišejo šele po vpisu v drug primarni register ali evidenco). Za podjetnike je poslovni register primarni register od 1.7.2005, od 21.1.2008 je poslovni register primarni register še za fizične osebe – sobodajalce, od 1.2.2008 z združitvijo sodnega in poslovnega registra pa tudi za vse poslovne subjekte, ki se registrirajo z vpisom v Sodni register. Glede na to je poslovni register sedaj primarni register za 78% vseh poslovnih subjektov - v tej skupini so seveda tudi vsi gospodarski subjekti. Vsak poslovni subjekt ob vpisu v poslovni register dobi matično številko, ki je njegova enolična identifikacijska številka, s katero se izkazuje v pravnem prometu. Matična številka služi hkrati za povezovanje poslovnega registra z ostalimi primarnimi registri in evidencami podatkov v Republiki Sloveniji, kar je pomembno zaradi zagotavljanja celovitosti in ažurnosti podatkov v poslovnem registru. AJPES vsak poslovni subjekt ob vpisu v poslovni register razvrsti po dejavnosti in mu v skladu s Standardno klasifikacijo dejavnosti, ki jo predpisuje Uredba o standardni klasifikaciji dejavnosti, določi šifro glavne dejavnosti. Glavna dejavnost je lahko le ena od njegovih registriranih dejavnosti in služi predvsem statističnim in analitičnim potrebam. V poslovnem registru se o poslovnih subjektih poleg matične številke vodijo še naslednji podatki (nabor podatkov je odvisen od vrste pravnoorganizacijske oblike):

• firma/popolno ime,

• kratko ime,

• sedež in poslovni naslov,

• pravnoorganizacijska oblika,

• podoblika,

• dejavnosti,

• šifra institucionalnega sektorja,

• davčna številka,


4

• ustanovitelji,

• zastopniki,

• poreklo kapitala,

• vrsta lastnine,

• itd. Poleg teh je v poslovnem registru mogoče najti tudi podatek o registrskem organu in datumu registracije poslovnega subjekta in nekatere kontaktne podatke, ki jih poslovni subjekt vpiše v poslovni register na lastno željo, kot so telefonske številke, elektronski naslov, naslov spletne strani, itd. AJPES v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja in 22. členom Zakona o Poslovnem registru Slovenije (v nadaljevanju ZPRS-1) zagotavlja podatke iz poslovnega registra končnim uporabnikom na več načinov, in sicer z objavo na spletnih straneh (ePRS), z zagotavljanjem celotne baze podatkov, z omogočanjem vpogledovanja v podatke prek spletnega servisa in pripravo izpisov na podlagi različnih kriterijev (po sedežu, dejavnosti, pravnoorganizacijski obliki, datumu vpisa idr.). Podatke AJPES zagotavlja za prvotno uporabo državnim organom in drugim poslovnim subjektom, ki opravljajo javne naloge ter zasebnim subjektom za ponovno uporabo v pridobitne in nepridobitne namene. AJPES redno spremlja spremembe in gibanja podatkov v poslovnem registru ter ugotovitve vsako četrtletje objavi na svojem spletnem portalu. Skupaj s tabelarnimi prikazi podatkov so objavljeni tudi kratka analiza ugotovitev in trendi gibanja podatkov z ustreznimi grafičnimi prikazi. Mesečno objavlja tudi podatke o številu novo registriranih poslovnih subjektov in izbrisanih poslovnih subjektov ter število začetih in končanih postopkov zaradi insolventnosti. AJPES je kot upravljavec poslovnega registra vključen v informacijsko mrežo Evropskega poslovnega registra (EBR), v katero je vključenih 27 evropskih držav. AJPES prek mreže EBR omogoča dostop do podatkov poslovnega registra uporabnikom EBR v drugih evropskih državah, ter uporabnikom spletnega portala AJPES (eEBR) dostop do podatkov o poslovnih subjektih iz drugih držav, članic EBR. Prek EBR so poleg podatkov dostopni tudi nekateri dokumenti kot so letna poročila, ustanovitveni akti, izpisi iz registra, bonitetne informacije, itd. 3. VLOGA TOČK VEM Sistem e-VEM omogoča vložitev prijave za vpis v poslovni register v elektronski obliki prek katerekoli točke VEM ali neposredno prek spletnega portala e-VEM. Informacijske rešitve sistema e-VEM omogočajo hitro in enostavno izvedbo postopka registracije podjetnika, hkrati pa obstoječa mreža točk VEM zagotavlja ustrezno raven informiranja in ureditev večine postopkov, povezanih z registracijo podjetnika na enem mestu. Točke VEM se v sistemu VEM pojavljajo v dvojni vlogi, saj so prva »informativna točka« za podjetnika in hkrati posredniki podatkov in dokumentov med podjetnikom in registrskim organom ter drugimi sodelujočimi institucijami (FURS, ZZZS, ZPIZ, OZS, ZRSZ). Točke VEM hranijo tudi vso prejeto izvorno papirno dokumentacijo v postopkih registracije in vpisa podatkov o podjetnikih v poslovni register. Najpomembnejša naloga točk VEM je svetovanje in nudenje pomoči podjetniku pri izpolnjevanju prijave za vpis v poslovni register, prijav v obvezna socialna zavarovanja, obrazcev za oddajo davčnih podatkov, prijav potreb po delavcih, vlog za izdajo obrtnih dovoljenj, itd.. Pred posredovanjem prijave v sistem e-VEM referent VEM preveri identiteto podjetnika, s čimer je zagotovljena varnost v pravnem prometu. Izpolnjevanje prijave v elektronski obliki zmanjša možnost napak, saj so podatki


5

pod kontrolo referenčnih registrov, kot sta npr. Register prostorskih enot in Centralni register prebivalstva. Prijava, ki je vložena prek sistema e-VEM, bi morala biti zaradi vgrajenih informacijsko-tehničnih kontrol ter zaradi svetovalne in hkrati kontrolne vloge točk VEM popolna, pravilna in posredovana vsem institucijam, ki jo potrebujejo za izvedbo registracije in drugih postopkov evidentiranja in vpisa podatkov v uradne evidence (vpis v Finančni register, prijava zavarovanja, itd.). 4. POSTOPEK VPISA PODJETNIKA V POSLOVNI REGISTER PREK SISTEMA e-VEM

4.1. Pravne podlage

- ZGD-1- Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09–UPB3, 83/09,33/11, 91/11,

100/11, 32/12, 57/12, 82/13, 55/2015; v nadaljevanju: ZGD-1), predvsem njegov II. del (71. do 75. člen), ki vsebuje določbe o podjetniku.

- ZGD-1 v 72. členu določa način prenosa s.p. na dediča, ko dedič po podjetnikovi smrti želi

nadaljevati zapustnikovo podjetje. - ZGD-1 v 72. a in 72. b členu (ki sta bila dodana z novelo ZGD-1G) določa možnost prenosa

celotnega ali dela s. p. na podjetnika prevzemnika, za primere, ko želi podjetnik za časa svojega življenja s.p. prenesti na drugo osebo.

- ZGD-1 v 10.a členu (ki je bil spremenjen z novelo ZGD-1H) določa omejitve za pridobitev statusa

samostojnega podjetnika in sicer: Podjetnik ne more postati oseba, ki je:

� bila v Republiki Sloveniji pravnomočno obsojena na kazen zapora zaradi kaznivih dejanj, ki jih

določa Zakon o gospodarskih družbah;

� javno objavljena na seznamu nepredlagateljev davčnih obračunov ali davčnih neplačnikov za zadnjih 12 mesecev, na podlagi zakona, ki ureja davčni postopek;

� neposredno ali posredno z več kot 25 odstotki udeležena v kapitalu kapitalske družbe, ki je

javno objavljena na seznamu nepredlagateljev davčnih obračunov ali davčnih neplačnikov za zadnjih 12 mesecev, na podlagi zakona, ki ureja davčni postopek;

� bila s pravnomočno odločbo najmanj dvakrat izrečena globa zaradi prekrška v zvezi s plačilom za delo oziroma zaradi prekrška v zvezi z zaposlovanjem na črno;

� bila neposredno z več kot 50 odstotki udeležena v družbi, ki je bila izbrisana iz sodnega

registra po zakonu, ki ureja finančno poslovanje, postopke zaradi insolventnosti in prisilno prenehanje.

Na podlagi tretjega odstavka 74. člena ZGD-1, mora podjetnik, ki ni lastnik objekta na poslovnem naslovu, navedenem na prijavi, prijavi za vpis v PRS priložiti tudi overjeno izjavo lastnika objekta, da podjetniku dovoljuje poslovanje na naslovu. Določbe veljajo tudi za registracijo podružnice s.p..

- Posebni predpis, ki določa vsebino in način vodenja poslovnega registra ter postopek vpisa

poslovnih subjektov v poslovni register je Zakon o Poslovnem registru Slovenije (Uradni list RS, št. 49/06 in 33/07 – ZSReg-B; v nadaljevanju: ZPRS-1).


6

- V zvezi z vprašanji postopka, ki jih ne urejata ZPRS-1 in ZGD-1 pa se uporabljajo določbe Zakona o

splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06-UPB2, 105/06 - ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP).

- Določbe ZPRS-1 podrobneje ureja Uredba o vodenju in vzdrževanju Poslovnega registra Slovenije

(Uradni list RS, št. 121/06);

- ZFPPIPP – Zakon o finančnem poslovanju, postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem prenehanju (Uradni list RS, št. 13/14-UPB8 - 10/15 – popr., 27/16, 31/16 – odl. US, 38/16 – odl. US in 63/16 – ZD-C );

- OBRZ - Obrtni zakon (Uradni list RS. Št. 40/2004-UPB1, 117/2006-ZDavP-2, 102/2007, 30/2013

(36/2013 popr.));

- Uredba o standardni klasifikaciji dejavnosti (Uradni list RS, št. 17/2008);

- ZZDT-1 – Zakon o zaposlovanju in delu tujcev (Uradni list RS, št. 26/11-1);

4.2. Glavne značilnosti postopka registracije podjetnika

Upravni postopke se začne pri registrskem organu;

Upravni postopek se začne z vlogo (prijavo) stranke, ki jo ta sama ali prek referenta VEM posreduje registrskemu organu (AJPES). Postopek, ki ga v ta namen izvede referent na točki VEM, torej še ni upravni postopek registracije podjetnika. Vloga, ki jo podjetnik želi predložiti, namreč ni naslovljena na točko VEM, temveč na AJPES. Referent na točki VEM v imenu podjetnika samo posreduje njegovo vlogo na AJPES. Točka VEM zaradi tega tudi ne more zavreči ali zavrniti vloge podjetnika, če ta ni popolna oziroma pravilna, temveč ga le opozori na pomanjkljivosti in zahteva popolne in pravilne podatke. AJPES sprejme vlogo v elektronski obliki iz sistema e-VEM. Postopek vpisa se v AJPES praviloma zaključi v enem dnevu oz. na predlagan dan, in sicer z izdajo upravnega akta – sklepa o vpisu v PRS, sklepa o vpisu spremembe podatkov v PRS, lahko pa tudi sklepa o zavrženju prijave ali sklepa o zavrnitvi vpisa. Izbris podjetnika iz PRS in izdaja sklepa o izbrisu je mogoča šele po 3 dneh od dneva vložitve prijave za izbris; Postopek je za podjetnika brezplačen;

AJPES vroči sklep podjetniku osebno (po pošti, po uradni osebi v izpostavi AJPES ali po elektronski

pošti v varen elektronski predal);

Gre za osebno vročitev upravnega akta v skladu z določbami ZUP, zato je pomembno, da podjetnik oziroma njegov pooblaščenec AJPES seznani, na kakšen način želi prejeti sklep in to označi na prijavi za vpis. Kar zadeva elektronsko vročanje, ZUP določa, da se praviloma pri elektronsko prejeti vlogi (sem štejemo vloge, posredovane AJPES neposredno s strani podjetnika prek interneta) tudi upravni akt (sklep, odločba) vroči po elektronski poti preko informacijskega sistema pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje dokumentov po elektronski poti kot svojo dejavnost v varni elektronski predal naslovnika, vendar pa se lahko stranka odloči tudi drugače.

Izdan sklep v elektronski obliki preko sistema e-VEM takoj prejmejo vsi organi oziroma institucije,

vključen v sistem e-VEM. Hkrati z izdajo sklepa na papirju, AJPES namreč elektronsko podpisan


7

sklep v xml obliki posreduje nazaj v sistem e-VEM, od koder ga prejmejo vsi organi in institucije, ki

ga potrebujejo za izvedbo postopkov iz svoje pristojnosti (npr. FURS, ZZZS, OZS, itd.);

Točke VEM nastopajo v vlogi »posredovalca vlog« in svetovalnih točk;

Točka VEM opravlja vlogo posredovalca prijave med podjetnikom in registrskim organom. Poleg osnovne naloge, da posreduje prijavo podjetnika v sistem e-VEM, opravlja tudi naloge strokovnega svetovanja podjetnikom v zvezi z najrazličnejšimi vprašanji s področja registracije. Ta naloga pridobiva na pomembnosti, saj gre razvoj točk VEM prav v to smer, da bo na enem mestu mogoče dobiti vse informacije in opraviti večino postopkov, potrebnih za začetek poslovanja. Bodočega podjetnika praviloma zanima vse v zvezi z izborom dejavnosti po SKD, pogoji, ki jih mora izpolnjevati za opravljanje določenih dejavnosti in morebitna dovoljenja, ki jih mora za ta namen pridobiti. Spletna aplikacija e-VEM sicer pri vpisu dejavnosti vsebuje šifrant SKD, ki omogoča lažje izpolnjevanje obrazca in hkrati onemogoča napačen vpis dejavnosti oziroma vpis neobstoječe dejavnosti, vendar je smiselno, da je strankam na vseh točkah VEM na razpolago vpogled v SKD (v tiskanem izvodu). Prav tako morajo referenti VEM vsaj v grobem poznati strukturo in vsebino SKD. V zvezi s pogoji za opravljanje posameznih dejavnosti in morebitnimi dovoljenji za opravljanje dejavnosti morajo referenti VEM poznati vsaj osnovne informacije in vedeti, kje jih lahko dobijo. Na spletnem portalu e-VEM – Državnem portalu za podjetja in podjetnike je objavljen Priročnik za opravljanje dejavnosti, ki ga je pripravilo Ministrstvo za gospodarstvo in v katerem so opisani splošni pogoji za opravljanje posameznih vrst dejavnosti in navedeni predpisi, ki te pogoje določajo.

Registrski organ prejme vlogo v elektronski obliki;

AJPES vse prijave za vpis podjetnika v poslovni register, spremembo podatkov ali izbris iz poslovnega registra prejme iz sistema e-VEM v elektronski obliki. Vloge se zbirajo v čakalni vrsti in so uslužbencem na voljo za reševanje po času prejema vloge. To pomeni, da uslužbenec AJPES ne more sam izbrati določene vloge za reševanje, prav tako se vloge rešujejo ne glede na naslov sedeža oziroma krajevno pristojnost izpostave. Naloga uslužbenca je, da preveri popolnost in pravilnost podatkov, izpolnjevanje pogojev za vpis ter da na osnovi podatkov v prijavi določi podatke, ki jih pri vpisu v poslovni register določa AJPES. Zaradi tega je izrednega pomena, da so podatki v prijavi ustrezno preverjeni že na točki VEM, saj se na tak način lahko zelo zmanjša potreba po dopolnitvi, popravljanju ali celo zavrženju prijave. Poleg tega je izredno pomembno, da referent VEM pri posredovanju prijave v sistem e-VEM v skenirani (tif ali pdf) obliki priloži k prijavi vse obvezne priloge, ki se nanašajo na postopek. Priloge so: optično prebrana vloga, pogodba o prenosu podjetja, sklep o dedovanju, dovoljenje sodišča za poslovanje, potrdilo FURS o poravnanih davčnih obveznostih, izjava lastnika objekta, da dovoljuje poslovanje na naslovu, obvestilo o omejitvah za pridobitev statusa podjetnika ter morebitna druga pooblastila in dokazila.

Izhodni dokumenti se v elektronski obliki vračajo v sistem e-VEM;

Hkrati z izdajo sklepa na papirju ali v elektronski obliki AJPES elektronsko podpisan sklep v xml obliki posreduje nazaj v sistem e-VEM, s čimer se krog zaključi. Na podlagi VEM številke oddane prijave in enake VEM številke na sklepu (v povezavi z davčno številko) se vloga, ki je bila posredovana v sistem


8

e-VEM in v AJPES ustrezno rešena, avtomatsko zapre in postopek je uspešno zaključen, kar je razvidno tudi iz statusa vloge na e-VEM portalu. Elektronsko posredovanje sklepa AJPES v sistem e-VEM pa ima še en namen, in sicer sklep po tej poti prejmejo vsi organi in institucije, ki ga potrebujejo za izvedbo postopkov (npr. FURS, ZZZS, itd.) iz svoje pristojnosti.

4.3. Vložitev prijave za vpis v poslovni register

Postopek vpisa podjetnika v poslovni register, kot ga določa ZPRS-1, je upravni postopek, ki predpostavlja hitro in enostavno vložitev prijave za vpis v elektronski obliki neposredno v sistem e-VEM ali prek točk VEM. Prijava v tem postopku je vložena, ko je elektronsko podpisana in poslana v sistem e-VEM. Podjetnik v postopku registracije oziroma vpisa podatkov v poslovni register ali izbrisa iz poslovnega registra ne plača upravne takse ali stroškov postopka.

4.4. Naloge točk VEM v postopku vpisa podatkov o podjetnikih

Osnovna naloga točke VEM je posredovanje informacij in svetovanje podjetniku oziroma bodočemu podjetniku pri odločitvah v zvezi z njegovo registracijo in začetkom poslovanja. Podjetnik običajno potrebuje podrobnejše informacije v zvezi z dejavnostmi, ki jih želi opravljati, v zvezi z morebitnimi dovoljenji za opravljanje teh dejavnosti in drugimi pogoji, ki jih mora izpolniti za začetek poslovanja. Referenti VEM morajo zaradi posredovanja ažurnih, pravilnih in uporabnih informacij poznati predpise, ki urejajo ta področja, predvsem pa morajo poznati možnosti, ki jim jih v zvezi s tem ponuja spletni portal e-VEM s svojimi povezavami na druga ustrezna spletna mesta. Referenti VEM imajo pomembno vlogo pri izpolnjevanju prijave za vpis podatkov v poslovni register, skrbijo za pravilnost in popolnost podatkov v prijavi ter priloženih dokumentov. Referent VEM izpolnjeno prijavo za vpis v poslovni register podpiše s svojim kvalificiranim digitalnim potrdilom in posreduje v sistem e-VEM, od koder jo prejme registrski organ. Točka VEM torej v imenu podjetnika posreduje prijavo registrskemu organu v elektronski obliki, hkrati pa poskrbi za arhiviranje izvorne papirne dokumentacije, ki je podlaga za vpis. Priporočila referentom VEM na točkah VEM Najpogostejše napake, ki se pojavljajo pri posredovanju podatkov oziroma prijav za vpis v poslovni register, so predvsem naslednje:

• pripete so nepravilne priloge k elektronski prijavi,

• prijava ali izjava lastnika objekta nista pravilno podpisani s strani podjetnika, njegovega pooblaščenca oziroma lastnika objekta,

• k prijavi ni priloženo pooblastilo oziroma je pooblastilo nepravilno,

• nepravilno svetovanje glede datuma vpisa ali izbrisa v primeru preoblikovanja, smrti podjetnika, upokojitve, itd.

Glede na to je potrebno posebej opozoriti, da mora referent VEM:

• stranko obvezno identificirati (zahtevati predložitev osebnega dokumenta),

• pred podpisom prijave stranko opozoriti, da pregleda vse podatke v prijavi,

• obvezno zahtevati od stranke podpis prijave ,

• pravilno skenirati prijavo in priloge,

• obvezno pred podpisovanjem pogledati pripete priloge in


9

• pravilno elektronsko podpisati prijavo. Po posredovanju vloge v sistem e-VEM mora referent VEM spremljati status vloge, da se prepriča, ali je bila vloga pravilno oddana. Spletna aplikacija e-VEM omogoča tudi pregled vlog po posameznih referentih VEM. Vsak referent VEM tako lahko kadarkoli pregleda statuse vlog, ki jih je vnašal v spletno aplikacijo e-VEM. S tem je zmanjšana možnost, da bi referent VEM zaradi prekinitve dela na vlogi pozneje pozabil dokončati oddajo vloge in ta ne bi bila vložena. Še nekaj opozoril točkam VEM:

• predlagan datum vpisa je obvezen (pri vpisu mora biti najmanj za dan vnaprej, pri spremembi je lahko tekoči dan, pri izbrisu mora biti najmanj za tri dni vnaprej; v vseh primerih pa je lahko predlagan datum za največ 1 mesec vnaprej);

• pri preverjanju pravilnosti firme je treba upoštevati določbe ZGD-1 in Zakona o javni rabi slovenščine;

• pri vpisu sprememb podatkov je skupaj s stranko potrebno preveriti vse podatke o podjetniku, ki se naložijo v vnosno masko spletne aplikacije e-VEM;

• v skladu s 389. a in b členom Zakona o finančnem poslovanju, postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem prenehanju (ZFPPIPP) je potrebno preveriti ali je oseba, ki želi registrirati s.p. v postopku osebnega stečaja. To se preveri na spletni strani AJPES (http://www.ajpes.si/eInsolv/) v objavah podatkov in dokumentov v postopkih zaradi insolventnosti z vpisom davčne številke in imena in priimka osebe, ki želi registrirati s.p.. Če je ugotovljeno, da je oseba v postopku osebnega stečaja, se lahko vpiše v poslovni register, če ima dovoljenje sodišča za poslovanje in neporavnane obveznosti pri FURS po 10. a členu ZGD-1. VV kolikor so pri bodočem podjetniku, kateremu je sodišče dovolilo opravljanje dejavnosti, podane omejitve po 10. a členu ZGD-1, mora AJPES vpis te osebe kot podjetnika zavrniti. Stečajno sodišče namreč preverja pogoje v skladu z insolventno zakonodajo in ne pogojev, ki so določeni za vpis v PRS v skladu z ZGD.1 in ZPRS-1. . Če je nad osebo pravnomočno končan postopek osebnega stečaja, se oseba lahko vpiše v poslovni register kot podjetnik brez omejitev po ZFPPIPP;

• postopek prenosa s.p. na prevzemnika;

Podjetnik lahko, skladno z 72. a členom ZGD-1, za časa svojega življenja prenese svoje podjetje na družinskega člana oziroma sorodnika. Podjetnik lahko prenese na prevzemnika celotno podjetje ali le del svojega podjetja. Podjetnik lahko prevzemniku dovoli uporabo njegovega imena in priimka v firmi ter uporabo matične številke. Prijavo za vpis prenosa vloži prevzemnik, prijavi mora priložiti pogodbo o prenosu v obliki notarskega zapisa. Izbris podjetnika prenosnika iz poslovnega registra izvede AJPES po uradni dolžnosti. Kadar gre za prenos dela s.p. ali v primeru, ko podjetnik ni dal izrecnega soglasja za uporabo matične številke, referent VEM izpolni prijavo za vpis podjetnika (prevzemnika) v poslovni register. Kadar gre za prenos celotnega s.p. in je podjetnik dal dovoljenje za uporabo matične številke, pa se prenos izvede s postopkom spremembe, v katerem referent VEM izbriše obstoječega podjetnika in vpiše prevzemnika. Postopek spremembe se izvede tudi v primeru, ko gre za prenos s.p. na prevzemnika, ki že posluje kot podjetnik.


10

• postopek prenosa s.p. na dediča;

Če podjetnik umre, lahko njegov dedič nadaljuje s poslovanjem. Prijavi za vpis sprememb podatkov mora priložiti pravnomočen sklep o dedovanju, na podlagi katerega referent VEM izbriše umrlega podjetnika in vpiše dediča. Dedič lahko v firmi še naprej uporablja tudi ime in priimek zapustnika, hkrati pa mora firma vsebovati tudi njegovo ime in priimek.

4.5. Vpis podjetnika v poslovni register v AJPES

AJPES prejme elektronsko prijavo za vpis v poslovni register iz sistema e-VEM v svoj informacijski sistem. Elektronski prijavi so priloženi skenirani dokumenti, ki služijo za kontrolo pravilnosti prejetih podatkov in kot podlaga za odločanje v postopku vpisa. Če gre za prvi vpis, AJPES podjetniku ob vpisu določi matično številko kot enolični identifikator vsakega poslovnega subjekta, šifro glavne dejavnosti v skladu s Standardno klasifikacijo dejavnosti in šifro institucionalnega sektorja v skladu s Standardno klasifikacijo institucionalnih sektorjev. Poleg tega v poslovni register vpiše še nekatere druge podatke, ki jih določi na podlagi podatkov v prijavi, in sicer: pravnoorganizacijsko obliko, vrsto lastnine, itd.

4.6. Upravni akti v postopku vpisa v poslovni register

AJPES v postopkih vpisa podatkov v poslovni register in izbrisa iz poslovnega registra izda naslednje sklepe: - sklep o vpisu v Poslovni register Slovenije ob prvem vpisu podjetnika, - sklep o vpisu spremembe podatkov v Poslovni register Slovenije, kadar podjetnik zahteva

spremembo kateregakoli od podatkov, vpisanih v poslovni register, - sklep o izbrisu iz Poslovnega registra Slovenije, če podjetnik preneha poslovati in zahteva izbris iz

poslovnega registra ali sklep o izbrisu iz Poslovnega registra po uradni dolžnosti AJPES, če AJPES podjetnika izbriše iz poslovnega registra zaradi izbrisnega razloga, določenega v ZGD-1,

- sklep o zavrženju prijave za vpis v Poslovni register Slovenije, če za to obstajajo zakonski razlogi (npr. če prijava ni popolna in podjetnik prijave ne dopolni v predpisanem roku, če je prijavo vložila nepooblaščena oseba, itd.),

- sklep o zavrnitvi vpisa v Poslovni register Slovenije, če za to obstajajo zakonski razlogi (npr. če je podjetnik v osebnem stečaju in nima dovoljenja sodišča za opravljanje dejavnosti, če je tujec in nima prostega dostopa na trg dela ali osebnega delovnega dovoljenja ipd.),

- sklep o ustavitvi postopka vpisa v Poslovni register Slovenije, če podjetnik umakne vloženo prijavo.

AJPES vse izdane sklepe v postopkih vpisa podatkov o podjetnikih v poslovni register v elektronski (xml) obliki takoj posreduje v sistem e-VEM. Če želi podjetnik sklep prejeti v elektronski obliki v svoj varni elektronski poštni predal, ga AJPES vroči na želeni način, sicer pa mu ga osebno vroči po pošti ali na izpostavi AJPES. Sklep v elektronski obliki, ki ga izda AJPES in ga podjetniku vroči na elektronski način, podjetnik prevzame v svojem elektronskem predalu odprtem pri ponudniku za elektronsko vročanje, in sicer tako, da se identificira s svojim kvalificiranim digitalnim potrdilom. 5. DELOVANJE SPLETNE APLIKACIJE e-VEM


11

Spletna aplikacija e-VEM nudi informacijsko-tehnično podporo večini postopkov na področju vpisa podatkov ali vpogleda v podatke o podjetnikih v poslovnem registru, in sicer omogoča:

- vložitev prijave za vpis podjetnika v poslovni register (registracijo podjetnika), - vložitev prijave za vpis spremembe podatkov o podjetniku v poslovni register, - vložitev prijave za izbris podjetnika iz poslovnega registra. Poleg tega je prek spletne aplikacije e-VEM mogoče pregledovati stanje vloženih vlog za posameznega aktivnega podjetnika.

5.1. Vložitev prijave za vpis podatkov v poslovni register

Za namen izvedbe vpisa prek točke VEM mora bodoči podjetnik ali njegov pooblaščenec na točki VEM referentu VEM predložiti vse potrebne podatke za izpolnitev prijave za vpis v poslovni register. Podatke lahko predloži na enega od naslednjih načinov:

− podatke ustno posreduje referentu VEM,

− izpolnjeno prijavo osebno predloži točki VEM,

− izpolnjeno in podpisano prijavo pošlje točki VEM po pošti. Običajen način, ki je tudi najhitrejši in najenostavnejši, je ustno posredovanje podatkov referentu VEM. V tem primeru podjetniku ni treba izpolnjevati obrazca, temveč vse podatke, potrebne za izpolnitev prijave, referentu VEM posreduje ustno, ta pa jih vnese v spletno aplikacijo e-VEM. Referent VEM mora podjetnika, ki želi opraviti vpis v poslovni register, najprej identificirati, kar stori z vpogledom v njegov osebni dokument. Če podjetnika v postopku vpisa zastopa pooblaščenec, mora ta točki VEM skupaj s svojim osebnim dokumentom predložiti še pisno pooblastilo, na katerem je overjen podpis podjetnika. Podjetnik lahko poda pooblastilo pooblaščencu tudi ustno na zapisnik na točki VEM. Podjetnik lahko referentu VEM predloži že izpolnjen obrazec prijave za vpis v poslovni register. V tem primeru referent VEM najprej preveri popolnost in pravilnost podatkov na obrazcu, podpis podjetnika oziroma pooblaščenca ter pravilnost morebitnega pooblastila, nato pa podatke prepiše v spletno aplikacijo e-VEM. Ta način se lahko uporabi v primeru, če podjetnik iz kakršnegakoli utemeljenega razloga ne more počakati, da referent VEM vnese vse podatke v spletno aplikacijo e-VEM ter obrazce izpiše in jih predloži podjetniku v podpis ali če pride do kakršnekoli okvare in spletna aplikacija e-VEM ne dela.

Če podjetnik predloži obrazce za vpis v poslovni register točki VEM po pošti, mora biti na vlogi podpis stranke. AJPES lahko zahteva overitev podpisa, če sumi v njegovo verodostojnost.

5.2. Način izpolnjevanja prijave in delovanje spletne aplikacije e-VEM

Spletna aplikacija e-VEM, ki se nahaja na Državnem portalu za podjetja in podjetnike (http://evem.gov.si/evem/) nadomešča klasičen (papirni) obrazec prijave za vpis podatkov v poslovni register ter omogoča največjo možno kontrolo podatkov že na samem vhodu v sistem in posredovanje podatkov registrskemu organu v elektronski obliki.

5.2.1. Postopek vpisa podjetnika v poslovni register


12

Vpis podatkov v poslovni register lahko podjetnik izvede na katerikoli točki VEM. Po vnosu davčne številke bodočega podjetnika se na zaslonu prikažejo vse storitve, ki jih je možno izvesti prek spletne aplikacije e-VEM. Če fizična oseba s to davčno številko še ni vpisana v poslovni register kot podjetnik, spletna aplikacija e-VEM ponudi le možnost registracije - prvega vpisa v poslovni register. Po izboru te možnosti se odpre vnosna maska spletne aplikacije e-VEM za vpis podatkov o podjetniku v poslovni register. Vpis podjetnika v poslovni register se izvede z vnosom podatkov v vnosno masko v naslednjih korakih, in sicer: 1. korak: podatki o podjetniku, 2. korak: firma in osnovni podatki, 3. korak: podatki o zastopnikih, 4. korak: podatki o dejavnostih, 5. korak: podatki o podružnicah , 6. korak: način vročitve , 7. korak: izbira prilog, 8. korak: predogled podatkov. V nadaljevanju je podrobneje opisano izpolnjevanje vloge po korakih, in sicer:

1. korak: Podatki o podjetniku V tem sklopu podatkov spletne aplikacije e-VEM se vpišejo osebni podatki podjetnika, in sicer:

− ime in priimek,

− EMŠO,

− davčna številka,

− naslov stalnega/začasnega prebivališča. Vpis vseh podatkov je obvezen. Spletna aplikacija e-VEM na podlagi davčne številke bodočega podjetnika samodejno napolni vnosno masko z njegovimi podatki iz Centralnega registra prebivalstva (CRP). Če so v CRP vpisani nepopolni podatki o tujem prebivališču podjetnika, referent VEM podatke dopolni na podlagi osebnega dokumenta. Kljub temu je priporočljivo, da stranka na upravni enoti uredi pravilnost in popolnost podatkov vpisanih v CRP. Pogoj za registracijo podjetnika je torej obstoj njegovih podatkov v CRP. Če se želi kot podjetnik registrirati oseba, ki ni vpisana v CRP (tuja fizična oseba), mora pred tem na pristojnem finančnem uradu vložiti zahtevo za pridobitev davčne številke in vpis v CRP. Referent VEM mora stranko ob vpisu v poslovni register seznaniti z omejitvami za pridobitev statusa podjetnika, ki jih določa 10. a člen ZGD-1 (pravnomočna obsodba na kazen zapora in neporavnane davčne obveznosti).


13

Slika 1

Podatki o preverjanju omejitev zaradi neporavnanih davčnih obveznosti po 10. a členu ZGD-1 V tem sklopu se zapišejo rezultati poizvedbe o poravnanih davčnih obveznostih osebe pri FURS, ki ga samodejno, z neposredno elektronsko izmenjavo podatkov med sistemom e-VEM, AJPES in FURS izvede sistem e-VEM, in sicer na način:

� Sistem e-VEM pošlje spletnemu servisu AJPES poizvedbo za pridobitev podatka o udeležbi osebe

v kapitalskih družbah z deležem višjim od 25%. Poizvedba vsebuje podatek o EMŠO in pridobitev podatka o deležih višjih od 50 % v družbah, ki so bile v zadnjem letu izbrisane po ZFPPIPP brez likvidacije.

� AJPES, na podlagi podatkov iz delniških knjig, ki jih pridobi od KDD in podatkov sodnega registra

preveri, ali je oseba v kateri od kapitalskih družb udeležena z več kot 25% (posrednim ali neposrednim) deležem in sistemu e-VEM vrne seznam teh družb.


14

Seznam vsebuje naslednje podatke: - matično številko družbe - datum stanja podatkov v evidenci in - višino deleža v odstotkih in vrsto lastništva (posredno/neposredno) oziroma - vrne ustrezen status, če takšnih deležev ni.

� Sistem e-VEM za osebo in družbe v katerih ima oseba delež višji od 25% posreduje FURS zahtevek za preveritev, ali ima oseba oziroma družba/e poravnane davčne obveznosti.

� FURS nato preveri, ali se oseba in družbe nahajajo na javno objavljenem seznamu

nepredlagateljev davčnih obračunov ali seznamu davčnih neplačnikov v zadnjih 12 mesecih ter ali je oseba naknadno poravnala davčne obveznosti in nato vrne sistemu e-VEM ustrezen odgovor:

− v primeru, da oseba ni na seznamu nepredlagateljev davčnih obračunov ali seznamu davčnih neplačnikov za zadnjih 12 mesecev, na podlagi zakon, ki ureja davčni postopek, FURS vrne informacijo, da oseba ni na seznamu FURS in referent VEM lahko nadaljuje z vpisom v poslovni register;

− v primeru, da je oseba na seznamu davčnih neplačnikov ali nepredlagateljev davčnih obračunov in kasneje poravna davčne obveznosti, referent VEM lahko nadaljuje z vpisom v poslovni register;

− v primeru, da je oseba na seznamu davčnih neplačnikov ali nepredlagateljev davčnih obračunov referent VEM lahko nadaljuje z delom na vlogi le v primeru, če stranka predloži potrdilo FURS, da je davčne obveznosti že poravnala. Če stranka ne predloži potrdila nadaljevanje z delom na vlogi ni mogoče. Referent VEM v tem primeru natisne »Obvestilo o omejitvah« in stranko v zvezi z neporavnanimi davčnimi obveznostmi napoti na krajevno pristojen finančni urad, glede višine posrednega ali neposrednega deleža v kapitalski družbi pa stranko napoti na AJPES.


15

Slika 2

2. korak: Firma in osnovni podatki

V tem koraku je treba v vnosno masko spletne aplikacije e-VEM vpisati naslednje podatke:

− predlagan datum vpisa (podatek je obvezen in najmanj za dan vnaprej),

− firma (obvezen podatek),

− skrajšana firma (neobvezen podatek),

− poslovni naslov (obvezen podatek),


16

− kontakti: telefon, telefaks, naslov elektronske pošte, spletni naslov (neobvezni podatki). Kontakti, ki so označeni s kljukico so javno objavljeni na spletnih straneh AJPES (ePRS) in jih AJPES posreduje naročnikom za ponovno uporabo, kontakti brez kljukice pa niso objavljeni in služijo zgolj za komuniciranje AJPES s stranko.

Drugi odstavek 74. člena ZGD-1 določa, da mora podjetnik v prijavi za vpis v poslovni register navesti predlagan datum vpisa, ki je poznejši od dneva vložitve prijave in ni daljši od 1 meseca od dneva vložitve prijave za vpis.

ZGD-1 v 72. členu določa, da firma podjetnika vsebuje ime in priimek podjetnika, skrajšano oznako, da gre za samostojnega podjetnika (s.p.), oznako dejavnosti in morebitne dodatne sestavine. Vrstni red posameznih sestavin firme ni predpisan. Kadar gre za vpis podjetnika na podlagi prenosa s.p. lahko podjetnik prevzemnik skladno z 72. a členom ZGD-1 v firmi uporablja tudi ime in priimek podjetnika prenosnika, če ima njegovo izrecno soglasje za uporabo, ki mora biti navedeno v pogodbi o prenosu. V tem primeru firma vsebuje ime in priimek podjetnika prenosnika ter ime in priimek podjetnika prevzemnika. Če bodoči podjetnik v prijavi za vpis v poslovni register navede firmo, ki ni v skladu z določbami v navedenih predpisih, ga AJPES ne sme vpisati v poslovni register. Referent VEM je podjetnika dolžan na to opozoriti. Prav tako 71. člen ZGD-1 določa, da se za podjetnika smiselno uporabljajo določbe 12. do 23. člena tega zakona (določbe o firmi), v katerih zakon med drugim določa, da se mora firma družbe (ali v tem primeru podjetnika) bistveno razlikovati od firm vseh drugih družb (podjetnikov). Spletna aplikacija e-PRS na spletnem portalu AJPES (http://www.ajpes.si/prs/) referentu VEM omogoča vpogled v poslovni register, kjer se le-ta lahko prepriča o obstoju oziroma neobstoju enake ali podobne firme in na to opozori podjetnika še pred vložitvijo prijave za vpis. V skladu z drugim odstavkom 72. člena ZGD-1 podjetnik lahko uporablja tudi skrajšano firmo, ki vsebuje vsaj njegovo ime, priimek in oznako »s.p.«. Referent VEM ob izpolnjevanju prijave za vpis v poslovni register podjetnika pouči o tem, da skrajšane firme ne bo mogel uporabljati, če je ne bo vpisal v poslovni register, in o obveznih sestavinah tega podatka. Sedež podjetnika je kraj, kjer podjetnik opravlja svojo dejavnost. V prijavi za vpis v poslovni register je treba navesti natančen naslov, ki mora biti usklajen s podatki v Registru prostorskih enot. Pri vseh podatkih o naslovu je v spletno aplikacijo e-VEM vgrajena kontrola s podatki Registra prostorskih enot, ki veljajo za uradne podatke o naslovih v Republiki Sloveniji. Če podatek o naslovu ni v skladu s podatkom v Registru prostorskih enot, ga ni mogoče vpisati v poslovni register in prijave ni mogoče posredovati v sistem e-VEM. Referent VEM mora podjetnika na to opozoriti. Pod podatki o poslovnem naslovu je možnost, da referent VEM »s kljukico« označi, da je podjetnik lastnik objekta na poslovnem naslovu, ki ga je navedel v prijavi. Če podjetnik ni lastnik objekta, mora prijavi priložiti overjeno izjavo lastnika objekta, da podjetniku dovoljuje poslovanje na tem naslovu, ki jo referent VEM namesti v koraku pripenjanja prilog. V tem primeru e-VEM omogoča izpis izjave lastnika objekta, na katero se izpišejo podatki o imenu in priimku ter naslovu podjetnika in poslovni naslov podjetnika. Ostale podatke dopiše stranka sama. Tiskanje izjave ni obvezno ampak lahko stranka predloži izjavo v poljubni obliki. Številki telefona in telefaksa, naslov elektronske pošte in spletni naslov niso obvezni podatki za vpis v poslovni register, vendar je običajno v interesu podjetnika, da se s temi podatki seznanijo tudi


17

njegovi potencialni poslovni partnerji. Vsi podatki, ki jih podjetnik posreduje na prijavi za vpis, se vpišejo v poslovni register. Javno objavljeni na ePRS in drugače dostopni javnosti pa so le tisti podatki, ki jih je podjetnik označil, da so lahko objavljeni.

3. korak: Podatki o zastopnikih V skladu z določbami ZGD-1 podjetnika ne more zastopati druga oseba, razen oseba, ki ji je podjetnik podelil prokuro. Prokura je posebna oblika pooblastila za zastopanje gospodarskih subjektov v prometu blaga in storitev. Prokura se kot pooblastilo loči od vseh drugih pooblastil potem, da obseg prokure določa zakon. Prokuro kot obliko zastopanja podrobno ureja ZGD-1 v 33. do 37. členu, ki se smiselno uporabljajo tudi za podjetnika. Prokurist je torej po zakonu pooblaščen za sklepanje pogodb, opravljanje drugih pravnih poslov in dejanj, ki sodijo v pravno sposobnost podjetnika oziroma v katerih nastopa podjetnik kot nosilec pravic, obveznosti in odgovornosti, razen za odsvojitve in obremenitve nepremičnin, za kar mora biti prokurist posebej pooblaščen. Zato kakršnakoli omejitev prokure nima pravnega učinka proti tretjim osebam. Prokurist je lahko le fizična oseba. Podjetnik lahko imenuje enega ali več prokuristov, ne glede na to, ali so zaposleni pri podjetniku ali ne, vendar jih mora obvezno vpisati v poslovni register. Prokurist, ki je vpisan v poslovni register, lahko brez posebnega podjetnikovega pooblastila opravlja vse postopke v zvezi z vpisom sprememb podatkov pri podjetniku v poslovnem registru. Za izbris podjetnika iz poslovnega registra pa potrebuje tudi prokurist izrecno pooblastilo podjetnika. Prokuro lahko podjetnik kadarkoli prekliče. Preklic prokure ima takojšen učinek proti prokuristu. Proti tretjim osebam ima preklic prokure učinek šele z izbrisom prokurista iz poslovnega registra. Prokura ne preneha s smrtjo podjetnika, ali z izgubo poslovne sposobnosti podjetnika. Osmi odstavek 72. člena ZGD-1 določa, da podjetnik lahko imenuje tudi zastopnika za primer smrti, ki je od trenutka smrti podjetnika pooblaščen za opravljanje vseh pravnih dejanj, ki spadajo v redno poslovanje podjetnika. Zastopnika za primer smrti mora podjetnik vpisati v poslovni register in ga lahko kadarkoli spremeni. Če podjetnik imenuje prokurista ali določi zastopnika za primer smrti, mora v prijavi za vpis v poslovni register navesti naslednje njune podatke: - ime in priimek, - EMŠO (kadar je oseba vpisana v CRP), - davčno številko (kadar oseba ni vpisana v CRP), - tip zastopnika (prokurist ali zastopnik za primer smrti), - stalno/začasno prebivališče. Če podjetnik vpiše v poslovni register prokurista ali zastopnika za primer smrti, mora prijavi za vpis priložiti njegovo soglasje. Enako velja za vpis zastopnika pri podružnici podjetnika. Če podjetnik ne vpiše zastopnika v poslovni register, pomeni, da je zastopnik sam podjetnik. V primeru, če želi podjetnik za zastopanje pooblastiti tudi drugo(e) osebo(e), mora njene podatke vpisati v poslovni register kot podatke o zastopniku. Podatki o zastopniku se na podlagi vnosa EMŠO v vnosno masko aplikacije e-VEM, samodejno prenesejo iz CRP. Če zastopnik ni vpisan v CRP, se vpiše v poslovni register z davčno številko. V tem primeru referent VEM njegove podatke prepiše iz osebnega dokumenta zastopnika.


18

4. korak: Dejavnosti podjetnika

Bodoči podjetnik mora v prijavi za vpis v poslovni register navesti vse dejavnosti, ki jih bo opravljal kot podjetnik. Podjetnik namreč ne sme opravljati dejavnosti, ki jih ni vpisal v poslovni register. Vendar pa ZPRS-1 določa, da se v poslovnem registru vodijo le tiste dejavnosti, ki jih poslovni subjekt dejansko opravlja. Poleg tega mora podjetnik za opravljanje določenih dejavnosti izpolnjevati še druge, s posebnimi predpisi določene pogoje, oziroma pridobiti potrebna dovoljenja pristojnih organov. Dejavnosti podjetnika se vpišejo v poslovni register v skladu s Standardno klasifikacijo dejavnosti (Uredba o standardni klasifikaciji dejavnosti). To pomeni, da je treba na prijavo za vpis v poslovni register v spletni aplikaciji e-VEM vsako izbrano dejavnost vpisati s 5-mestno šifro in nazivom podrazreda dejavnosti po Standardni klasifikaciji dejavnosti (SKD). Zaradi zagotovitve pravilnega vpisa dejavnosti in kot pomoč referentom VEM in bodočim podjetnikom pri izboru dejavnosti spletna aplikacija e-VEM vsebuje šifrant Standardne klasifikacije dejavnosti (SKD), ki omogoča vpis dejavnosti v prijavi za vpis v poslovni register z izborom ustreznih šifer in pripadajočih nazivov dejavnosti iz šifranta. Referent VEM v vnosni shemi aplikacije e-VEM izbere možnost »Dodaj dejavnost«. Nato s pomočjo iskalnika ali drevesne strukture dejavnosti poišče ustrezno šifro in naziv dejavnosti. Referent VEM nato izbrano dejavnost potrdi s klikom na gumb »Potrdi izbiro«. Izbrane dejavnosti se izpišejo na dnu strani, razvrščene naraščajoče glede na šifro dejavnosti. Če referent VEM želi iz seznama izbranih dejavnosti katero od dejavnosti odstraniti, lahko to stori tako, da takšno dejavnost označi in izbere možnost »Briši izbrane«. Ko so izbrane vse dejavnosti podjetnika, je potrebno med njimi označiti še glavno dejavnost. Na podlagi spremembe Obrtnega zakona (v nadaljevanju: ObrZ-E) in Pravilnika o postopku izdaje obrtnega dovoljenja in o obrtnem registru je preko sistema e-VEM omogočena predložitev izjav o nameri opravljanja dejavnosti na obrtni način, in sicer na način, da se v koraku Podatki o dejavnostih, pri dejavnostih, ki niso obrtne in niso na listi iz šestega odstavka 5. člena ObrZ, s kljukico označi, da namerava stranka določeno dejavnost opravljati na obrtni način. Označitev s kljukico pomeni, da je stranka podala izjavo o nameravanem opravljanju dejavnosti na obrtni način, v skladu s 5. členom ObrZ. AJPES v skladu z 2. odstavkom 19. člena ObrZ, Obrtno-podjetniško zbornico Slovenije enkrat tedensko obvesti o podanih izjavah ter o vpisu dejavnosti, ki so navedene na listi iz šestega odstavka 5. člena ObrZ. Na podlagi teh podatkov Obrtno-podjetniška Zbornica

Slovenije poslovne subjekte vpiše v obrtni register.


19

Slika 3

5. korak: Podatki o delih (podružnicah) podjetnika

Podjetnik lahko hkrati z vpisom v poslovni register vanj vpiše tudi svoje dele (poslovne enote oziroma podružnice). V poslovni register se vpišejo naslednji podatki o poslovni enoti/podružnici podjetnika:

− popolno ime podružnice (obvezen podatek),

− matična številka podružnice (dodeli jo AJPES ob vpisu v poslovni register),

− naslov podružnice (obvezen podatek),

− glavna dejavnost podružnice (obvezen podatek),

− podatki o zastopniku podružnice (neobvezen podatek). Za določitev in vnos vseh zgoraj navedenih podatkov o poslovnih enotah/podružnicah podjetnika veljajo v glavnem enaka pravila kot za istovrstne podatke pri podjetniku. Ime poslovne enote/podružnice mora vsebovati vsaj del firme podjetnika, in sicer ime in priimek podjetnika, oznako s.p. ter pristavek iz katerega je razvidno, da gre za del poslovnega subjekta oz. s.p. kot npr. podružnica, poslovna enota, obrat, prodajalna, itd.. Tudi podatki o poslovnem naslovu podružnice morajo biti v skladu z Registrom prostorskih enot. Vendar se pri poslovni enoti/podružnici lahko pojavi težava, če gre za enoto, ki posluje v kiosku ali drugem premičnem objektu in nima hišne številke. V tem primeru referent VEM vpiše ulico in najbližjo hišno številko. Po potrditvi naslova, ki ga ponudi aplikacija, se pojavi možnost izbrisa hišne številke. Referent VEM z gumbom »Izbriši hišno številko« le-to izbriše. Pri poslovni enoti/podružnici podjetnika se vpiše le glavna dejavnost, ki pa je obvezno ena izmed registriranih dejavnosti podjetnika. Pod podatki o poslovnem naslovu obstaja tudi pri podružnici s.p. možnost, da referent VEM »s kljukico« označi, da je podjetnik lastnik objekta na poslovnem naslovu, ki ga je navedel v prijavi za vpis podružnice s.p.. Če podjetnik ni lastnik objekta, mora prijavi priložiti overjeno izjavo lastnika objekta, da podjetniku dovoljuje poslovanje na naslovu podružnice, ki jo referent VEM namesti v koraku pripenjanja prilog. V tem primeru e-VEM omogoča izpis izjave lastnika objekta, na katero se izpišejo podatki o imenu in priimku ter naslovu podjetnika in poslovni naslov podjetnika. Ostale


20

podatke dopiše stranka sama. Tiskanje izjave ni obvezno ampak lahko stranka predloži izjavo v poljubni obliki.

6. Korak: Način vročitve Sklepi, izdani v postopku vpisa podatkov o podjetnikih v poslovni register, se v skladu z določbami ZUP osebno vročijo podjetniku. Glede na to, da ZUP omogoča različne načine osebne vročitve akta, se mora podjetnik odločiti, na kakšen način želi prejeti sklep o vpisu v poslovni register. Izbira lahko med naslednjimi možnostmi:

− Elektronsko vročanje

− Osebna vročitev po pošti

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Ljubljana

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Celje

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Koper

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Kranj

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Krško

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Maribor

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Murska Sobota

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Nova Gorica

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Novo mesto

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Postojna

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Trbovlje

− Osebna vročitev na izpostavi AJPES Velenje. ZUP omogoča osebno vročitev akta (sklepa) po uradni osebi AJPES, po pošti ali na elektronski način. Stranka mora izbrati enega od načinov vročitve, kar referent VEM ustrezno označi v prijavi na portalu e-VEM.

Običajno AJPES sklep o vpisu vroči podjetniku po pošti. Podjetnik, ki se odloči za elektronsko vročitev sklepa, mora imeti odprt varni poštni predal pri ponudniku za elektronsko vročanje in tega v prijavi tudi navesti. Lahko pa se podjetnik tudi odloči, da bo sklep osebno prevzel na eni izmed izpostav AJPES in v tem primeru v prijavi označi izpostavo AJPES, na kateri želi prevzeti sklep. Sklep lahko prevzame na dan vpisa podjetnika v PRS

7. Korak: Izbira prilog Referent VEM v vnosni maski spletne aplikacije e-VEM označi vse priloge, ki jih bo pripel k elektronski prijavi, in te so:

� Optično prebrana vloga � Dovoljenje sodišča za opravljanje dejavnosti � Pogodba o prenosu podjetja � Potrdilo FURS � Izjava lastnika objekta � Obvestilo o omejitvah � Druga priloga


21

Slika 4

Dovoljenje sodišča za poslovanje

V skladu s 389. a členom ZFPPIPP lahko stečajni dolžnik po začetku postopka osebnega stečaja začne poslovati kot podjetnik, če sodišče dovoli poslovanje stečajnega dolžnika kot podjetnika. V tem primeru referent VEM iz prilog izbere Potrdilo FURS in kot prilogo namesti dovoljenje sodišča. V kolikor so pri bodočem podjetniku, kateremu je sodišče dovolilo opravljanje dejavnosti, podane omejitve po 10. a členu ZGD-1, mora AJPES vpis te osebe kot podjetnika zavrniti. Sklep stečajnega sodišča namreč ne pomeni nobene izjeme, ki bi dopuščala vpis kljub podanim omejitvam.

Pogodba o prenosu podjetja Skladno z 72. a in 72. b členom ZGD-1 mora podjetnik v primeru vpisa prenosa dela podjetja in v primeru prenosa celotnega podjetja, priložiti poleg prijave za vpis prenosa (dela) podjetja tudi pogodbo o prenosu v obliki notarskega zapisa. Podjetnik mora objaviti nameravani prenos.. Za objavo se smiselno uporabljajo določbe drugega odstavka 75. člena tega zakona. Prenos podjetja na podjetnika prevzemnika pomeni, da lahko podjetnik za časa svojega življenja prenese podjetje na drugo fizično osebo, ki s prenosom vstopi v vsa pravna razmerja v zvezi s prenesenim s.p.. Podjetnik in prevzemnik morata skleniti pogodbo o prenosu podjetja v obliki notarskega zapisa. V pogodbi o prenosu podjetja morajo biti navedeni: firma in sedež podjetja, morebitno izrecno soglasje glede uporabe imena in priimka nosilca podjetja v firmi podjetnika prevzemnika, izjava o prenosu podjetja, in vrednost podjetja. Potrdilo FURS


22

V skladu z določbami 2., 3. In 5 točke prvega odstavka odstavka 10. a člena ZGD-1, ki določajo, da ustanovitelj, družbenik in podjetnik ne more postati oseba: - ki je bila v obdobju zadnjih 12 mesecev javno objavljena na seznamu nepredlagateljev obračunov

ali seznamu neplačnikov na podlagi zakona, ki ureja davčni postopek, - ki je neposredno ali posredno z več kot 25 odstotki udeležena v kapitalu kapitalske družbe, ki je

bila v obdobju zadnjih 12 mesecev javno objavljena na seznamu nepredlagateljev obračunov ali seznamu neplačnikov na podlagi zakona, ki ureja davčni postopek;

Oseba za katero obstajajo omejitve za pridobitev statusa podjetnika zaradi neporavnanih davčnih obveznosti in le-ta izpolni davčne obveznosti pozneje (do dneva oddaje vloge) ter odda tako vlogo za vpis v poslovni register skupaj s potrdilom FURS, da so davčne obveznosti poravnane, se lahko vpiše v poslovni register. Potrdilo FURS ne sme biti starejše od dneva objave zadnjega seznama na spletnih straneh FURS oziroma starejše od 15 dni. Izjava lastnika objekta

Skladno s tretjim odstavkom 74. člena ZGD-1 mora podjetnik, ki ni lastnik objekta na poslovnem naslovu, prijavi priložiti overjeno izjavo lastnika objekta, da dovoli poslovanje. Pod podatki o poslovnem naslovu je možnost, da referent VEM »s kljukico« označi, da je podjetnik lastnik objekta na poslovnem naslovu, ki ga je navedel v prijavi. Če podjetnik ni lastnik objekta, mora prijavi priložiti overjeno izjavo lastnika objekta, da podjetniku dovoljuje poslovanje na tem naslovu, ki jo referent VEM namesti v koraku pripenjanja prilog. Izjava lastnika objekta mora biti overjena pri notarju ali upravni enoti. V primeru, če lastnik poda izjavo na točki VEM ali če podjetnik pridobi dovoljenje za opravljanje dejavnosti od Republike Slovenije, samoupravne lokalne skupnosti ali pristojnega državnega ali občinskega sklada, pristojnega za stanovanjske zadeve, na podlagi zakona, ki ureja stanovanjske stavbe, izjave lastnika objekta ni potrebno overiti. Aplikacija e-VEM omogoča izpis izjave lastnika objekta, na kateri se izpišejo podatki o imenu in priimku ter naslovu podjetnika in poslovni naslov podjetnika. Ostale podatke dopiše stranka sama. Tiskanje izjave ni obvezno, saj referent VEM lahko priloži izjavo tudi v drugi obliki. Obvestilo o omejitvah Skladno z dvanajstim odstavkom 10. a člena ZGD-1 in v primeru, da so podani razlogi za omejitev iz 2., 3. in 5. točke prvega odstavka 10. a člena ZGD-1, aplikacija e-VEM v 1. koraku izpiše obvestilo s podatki o omejitvah, ali obstajajo omejitve za osebo ali za družbo, v kateri ima oseba delež večji od 25% in za kakšno omejitev gre (neplačane davčne obveznosti, nepredlaganje davčnih obračunov ali oboje). Referent VEM v takem primeru natisne obvestilo o omejitvah. En izvod priloži kot prilogo k prijavi, en izvod pa izroči stranki. Druga priloga Priloga »Druga priloga« ni obvezna in se po potrebi uporablja za pripenjanje soglasja zastopnikov. V primeru vpisa prokurista ali zastopnika za primer smrti (tudi, ko gre za spremembo funkcije oziroma spremembo tipa zastopnika) je obvezna priloga soglasje zastopnika. Enako velja pri vpisu zastopnika pri podružnici podjetnika.

8. Korak: Predogled podatkov


23

Aplikacija e-VEM omogoča, da referent VEM skupaj z bodočim podjetnikom po vnosu vseh podatkov ponovno pregleda izpolnjeno prijavo za vpis v poslovni register ter popravi morebitne napake. Podatke lahko pregleda v vnosni maski e-VEM aplikacije ali prijavo natisne tako, da izbere »Pripravi osnutek za tiskanje« in »Natisni obrazec«. Ko podatke pregleda izbere možnost »Naprej«. Odprejo se mu naslednji koraki: 1. korak: na vlogo, 2. korak: izpis listin, 3. korak: podpisovanje. Če referent VEM želi karkoli popravljati v sami prijavi, izbere 1. korak »Na vlogo« ter nato izbere ustrezen korak v katerem želi popraviti podatke. V nasprotnem primeru izbere 2. korak in natisne prijavo tako, da izbere »Pripravi vlogo za tiskanje«. Prijavo predloži podjetniku v podpis. Podpisano prijavo in druge priloge referent VEM poskenira ter shrani v ustrezno mapo v računalniku. Nazadnje referent VEM celotno prijavo elektronsko podpiše, s čemer je prijava oddana v sistem e-VEM. Referentu VEM se izpiše obvestilo »Prijavo ste uspešno podpisali in oddali«. Če podjetnik referentu VEM predloži pravilno izpolnjeno in podpisano prijavo za vpis v poslovni register in ne počaka, da referent VEM podatke vnese v spletno aplikacijo e-VEM, referent VEM poleg natisnjenega obrazca prijave iz spletne aplikacije e-VEM, ki jo sam podpiše, skenira še izpolnjene in podpisane obrazce, ki jih je predložil podjetnik. K elektronski prijavi za vpis v poslovni register priloži vse priloge. Prijava za vpis v poslovni register dobi v sistemu e-VEM svojo enolično identifikacijo, tj. VEM številko, ki je sestavljena vrste prijave (vpis. sprememba, izbris), točke VEM, ki je prijavo posredovala v sistem e-VEM, in datuma, ko je bila prijava vložena. Po uspešni oddaji prijave za vpis v poslovni register za posameznega podjetnika lahko referent VEM spremlja nadaljnji postopek v zvezi z zadevo z vpogledom v »Pregled stanja vlog samostojnega podjetnika posameznika na portalu e-VEM« v spletni aplikaciji e-VEM. Iz pregleda je razvidno, kdaj je bila prijava posredovana registrskemu organu, kdaj je registrski organ prejel prijavo in kdaj je bil postopek zaključen z izdajo sklepa. Pomembneje pa je, da je iz pregleda razvidno tudi, ali je registrski organ zahteval dopolnitev vložene prijave in kdaj jo je zahteval. Pred zaključkom vnosa za posameznega podjetnika referent VEM preveri status oddane prijave na vstopni strani portala e-VEM in se s tem prepriča, da je bila prijava uspešno oddana. Če prijava ni bila uspešno oddana, referent VEM preveri pravilnost vseh izvedenih postopkov, odpravi morebitno ugotovljeno napako ter prijavo ponovno pošlje v sistem e-VEM. Če kljub preveritvi ne ugotovi napake, obvestilo o napaki pošlje na elektronski naslov: [email protected].

5.2.2. Postopek vpisa sprememb podatkov o podjetniku v poslovni register

Po vpisu v poslovni register mora podjetnik v skladu s prvim odstavkom 75. člena ZGD-1 vsako spremembo podatkov prijaviti AJPES v 15 dneh po nastanku spremembe. Med spremembe podatkov podjetnika sodijo tudi spremembe podatkov pri delih podjetnika, vpis novih delov podjetnika v poslovni register ali izbris delov podjetnika iz poslovnega registra. Vpis sprememb podatkov v poslovni register lahko podjetnik izvede na katerikoli točki VEM na enak način kot prvi vpis v poslovni register, le da se tokrat vnosna shema spletne aplikacije e-VEM še pred


24

vnosom sprememb podatkov samodejno napolni z zadnjimi podatki iz poslovnega registra. Referentu VEM zato v vnosno shemo spletne aplikacije e-VEM ni treba vnašati vseh podatkov, temveč v njej le popravi podatke, ki se spreminjajo, oziroma podatke doda ali briše. Referent VEM pri spremembi klikne na: »Sprememba samostojnega podjetnika«

Slika: 5

Predlagan datum vpisa pri spremembi je obvezen (pri spremembi je lahko tekoči dan). Prvi del izpolnjevanja vloge je razdeljen iz korakov: 1. korak: firma in osnovni podatki, 2. korak: podatki o podjetniku, 3. korak: podatki o zastopnikih, 4. korak: podatki o dejavnostih, 5. korak: podatki o podružnicah, 6. korak: način vročitve, 7. korak: izbira prilog, 8. predogled podatkov.


25

Slika: 6

Referent VEM v e-VEM aplikaciji ustrezno popravi podatke skladno s prijavo podjetnika in nato v 7. koraku izbere ustrezne priloge:

� Optično prebrana vloga � Sklep o dedovanju � Pogodba o prenosu podjetja � Potrdilo FURS � Izjava lastnika objekta � Obvestilo o omejitvah � Druga priloga

Pomen prilog je obrazložen že v točki 5.2.1. - Postopek vpisa podjetnika v poslovni register. V nadaljevanju je pri vpisu spremembe pri podjetniku pomembno izpostaviti tri primere sprememb, in sicer: � sprememba poslovnega naslova/izjava lastnika objekta, � sprememba prenosa s.p., ko je podjetnik prevzemniku dal dovoljenje za uporabo matične številke

ter � sprememba podjetnika, ko dedič po pokojnem nadaljuje s poslovanjem s.p.. Izjava lastnika objekta V primeru spremembe poslovnega naslova , referent VEM postopa na enak način kot v točki 5.2.1. – Podatki o firmi in osnovni podatki, in sicer:


26

Pod podatki o poslovnem naslovu je možnost, da referent VEM »s kljukico« označi, da je podjetnik lastnik objekta na poslovnem naslovu, ki ga je navedel v prijavi. Če podjetnik ni lastnik objekta, mora prijavi priložiti overjeno izjavo lastnika objekta, da podjetniku dovoljuje poslovanje na tem naslovu, ki jo referent VEM namesti v koraku pripenjanja prilog. V tem primeru e-VEM omogoča izpis izjave lastnika objekta, na katero se izpišejo podatki o imenu in priimku ter naslovu podjetnika in poslovni naslov podjetnika. Ostale podatke dopiše stranka sama. Tiskanje izjave sicer ni obvezno. Postopek vpisa prenosa podjetja Pogodba o prenosu podjetja v obliki notarskega zapisa je obvezna priloga prijavi, kadar:

− gre za prenos podjetja in je podjetnik prenosnik dal izrecno soglasje o uporabi matične številke,

− gre za prenos podjetja na že obstoječega podjetnika prevzemnika in

− gre za prenos dela podjetja. Kadar gre za spremembo podatkov zaradi prenosa s.p. na prevzemnika in je podjetnik dal dovoljenje za uporabo matične številke, referent VEM v 2. koraku izbriše obstoječega podjetnika in vpiše davčno številko podjetnika prevzemnika. Vsi ostali podatki o podjetniku se avtomatsko prenesejo iz CRP. Za podjetnika prevzemnika veljajo enaki pogoji za vpis v poslovni register kot za ostale podjetnike (omejitve po 10. a členu ZGD-1, dovoljenje sodišča, če je oseba v postopku osebnega stečaja). Hkrati izvede tudi spremembo firme in druge spremembe, če jih podjetnik zahteva.

V primeru, ko gre za prenos s.p. na podjetnika, ki je že vpisan v poslovni register kot podjetnik, referent VEM izvede spremembe (firme, naslova, dejavnosti, itd.) na enak način kot pri drugih postopkih sprememb podatkov. Če podjetnik prevzemnik ne zahteva sprememb podatkov referent v e-VEM sistem posreduje prijavo z nespremenjenimi podatki. Prijavi mora biti priložena pogodba o prenosu s.p. v obliki notarskega zapisa. Referent VEM mora preveriti ali pogodba vsebuje vse obvezne sestavine, kot jih določa ZGD-1. Postopek dedovanja Postopek dedovanja referent VEM izvede na enak način kot postopek prenosa, tako da v 2. koraku izbriše umrlega podjetnika in vpiše davčno številko dediča. Na podlagi davčne številke se ostali podatki o podjetniku prenesejo iz CRP. Hkrati izvede tudi spremembo firme in druge spremembe, če jih dedič zahteva. Prijavi referent VEM priloži pravnomočni sklep o dedovanju.

Referent VEM ima možnost pregledati podatke v izpolnjeni prijavi na e-VEM ali tako, da osnutek prijave natisne. Nadaljnji postopek je enak kot pri vpisu podjetnika v poslovni register in je podrobno opisan v točki 5.2.1 - Predogled podatkov.

Preverjanje omejitev v skladu z 10.a členom ZGD-1 za pridobitev statusa podjetnika, se mora izvesti tudi v primeru, ko gre za prijavo sprememb podatkov, in sicer kadar gre v skladu z 72. členom ZGD-1 za postopek dedovanja ali za prenos s.p. na drugo osebo na podlagi 72. a oziroma 72.b člena ZGD-1 (prenos s.p. na prevzemnika – univerzalnega pravnega naslednika). Preverjanje omejitev se tako izvede vedno kadar gre za vpis novega podjetnika, in sicer takoj po vpisu davčne številke novega podjetnika v 2. koraku.


27

Postopek vpisa spremembe podatkov o podjetniku v poslovni register opravi referent VEM na podoben način kot pri vpisu podjetnika v poslovni register - točka 5.2.1. – Postopek vpisa podjetnika v poslovni register.

5.2.3. Postopek izbrisa podjetnika iz poslovnega registra

Podjetnik lahko vloži prijavo za izbris iz poslovnega registra prek točke VEM na enak način kot prijavo za vpis oziroma spremembo podatkov. V primeru, če podjetnik točki VEM osebno ali po pošti predloži že izpolnjeno prijavo, mora na prvi strani prijave obvezno označiti namen vložitve prijave – v tem primeru »C. Izbris podjetnika«. Po vnosu davčne številke podjetnika in izboru možnosti »Izbris samostojnega podjetnika iz registra PRS« v spletni aplikaciji e-VEM se vnosna maska napolni z zadnjimi podatki o podjetniku iz poslovnega registra. Podatkov ni mogoče spreminjati. Če podjetnik ugotovi, da kakšen podatek ni pravilen, ker ni vložil prijave za njegovo spremembo, mora najprej vložiti prijavo za vpis spremembe podatkov in po vpisu spremembe v poslovni register lahko vloži prijavo za izbris iz poslovnega registra. Referent VEM pri izbrisu klikne na »Izbris samostojnega podjetnika iz registra«.

Slika: 7

Pri izbrisu mora biti predlagan datum najmanj za tri dni vnaprej in največ za en mesec vnaprej. Podjetnik mora vsaj 15 dni pred prenehanjem opravljanja dejavnosti na spletnih straneh AJPES objaviti, da bo prenehal opravljati dejavnost ter ob tem navesti tudi dan prenehanja opravljanja dejavnosti. Poleg objave na spletnih straneh AJPES lahko podjetnik tudi na druge načine obvesti o prenehanju dejavnosti (s pismi upnikom, v sredstvih javnega obveščanja, poslovnih prostorih).


28

Podjetnik lahko obvestilo o prenehanju opravljanja dejavnosti objavi elektronsko prek aplikacije OOPS. Skenirano obvestilo o nameri lahko pošlje tudi po elektronski pošti na naslov: [email protected], ter pošlje oziroma dostavi po pošti ali osebno na katerokoli izpostavo AJPES. Obvestilo lahko odda tudi na katerikoli VEM točki hkrati s prijavo za izbris, če prijavo za izbris vloži najmanj 15 dni pred predlaganim datumom izbrisa. Prijava za izbris podjetnika iz poslovnega registra se v spletni aplikaciji e-VEM pripravi le v štirih korakih, in sicer: 1. korak: Firma in osnovni podatki 2. korak: Način vročitve 3. korak: Izbira prilog 4. korak: Predogled podatkov.

Slika: 8

V prvem koraku se vnosna maska samodejno napolni z vsemi podatki o podjetniku iz poslovnega registra. Referent AJPES, ki opravlja naloge točk VEM ima v tem koraku možnost označiti, da želi prijavo izpolniti in oddati po uradni dolžnosti AJPES (podlaga so določbe tretjega odstavka 75. člena ZGD-1). Referenti VEM na ostalih točkah VEM te možnosti nimajo in lahko prijavo oddajo le na podlagi zahteve podjetnika. Referent VEM določi datum izbrisa in s kljukico označi »Potrjujem izbris samostojnega podjetnika iz Poslovnega registra Slovenije«.


29

V drugem koraku referent izbere način vročitve (po pošti, po elektronski pošti v varen elektronski predal ali osebno v izpostavi AJPES). V tretjem koraku izbere prilogo. Na voljo ima »optično prebrana vloga«, ki je obvezna priloga in »druga priloga«, kamor pripne listine, ki spadajo k vlogi (pri postopku izbrisa na predlog stranke običajno ni drugih prilog, razen v primeru, ko je podan predlog za izbris s pooblastilom. Vse druge priloge pa so sestavni del postopkov izbrisa po uradni dolžnosti, ki pa jih izvaja le AJPES) . V četrtem koraku ima možnost pregledati podatke v izpolnjeni prijavi na aplikaciji ali tako, da osnutek prijave natisne. Nadaljnji postopek je enak kot pri vpisu podjetnika v poslovni register in je podrobno opisan v točki 5.2.1 Predogled podatkov. V skladu s prvim odstavkom 75. člena ZGD-1 lahko prijavo za izbris iz poslovnega registra predloži le podjetnik sam ali oseba, ki jo podjetnik za ta namen posebej pooblasti. Če prijavo za izbris vlaga pooblaščenec, mora imeti izrecno pooblastilo za izvedbo izbrisa, ki mora biti upravno ali notarsko overjeno. Hkrati z izbrisom podjetnika se iz poslovnega registra izbrišejo tudi vsi njegovi deli (podružnice), zato tega referentu VEM na portalu e-VEM ni potrebno posebej označevati. 6. DODATNE MOŽNOSTI SPLETNE APLIKACIJE e-VEM V POSTOPKU VPISA PODATKOV O

PODJETNIKIH V POSLOVNI REGISTER

6.1. Prekinitev postopka vnosa podatkov in nadaljevanje postopka na drugi točki VEM

Spletna aplikacija e-VEM omogoča, da podjetnik ali referent VEM v primeru, ko iz kakršnegakoli razloga ne more zaključiti vnosa podatkov ali prijave posredovati v sistem e-VEM, začasno prekine postopek, vnesene podatke pa shrani v sistemu e-VEM. Spletna aplikacija e-VEM omogoča nadaljevanje z delom na začasno shranjeni prijavi na isti ali katerikoli drugi točki VEM. Referent VEM, ki želi nadaljevati z izpolnjevanjem takšne prijave, po vnosu davčne številke podjetnika izbere možnost »Odprite vlogo za izpolnjevanje« in nato izvede še vse manjkajoče korake za uspešno posredovanje prijave v sistem e-VEM.

6.2. Spreminjanje vložene prijave

Podjetnik lahko kadarkoli do predlaganega datuma vpisa v poslovni register ali izbrisa iz poslovnega registra zahteva, da referent VEM njegovo prijavo, ki jo je že prejel registrski organ, spremeni oziroma dopolni. Sprememba prijave je dovoljena do dneva pred predlaganim datumom vpisa ali izbrisa, navedenim na prijavi. V tem primeru referent VEM po vnosu davčne številke podjetnika v spletni aplikaciji e-VEM izbere možnost »Dopolnite vlogo« in na zaslonu se prikaže zadnja prijava, ki je bila za tega podjetnika posredovana v sistem e-VEM. Referent VEM podatke v prijavi ustrezno spremeni oziroma dopolni, spremenjeno prijavo izpiše in jo predloži v podpis podjetniku ali njegovemu pooblaščencu. Podpisano prijavo skenira. Nato obvezno izbriše priloge k prejšnji prijavi in priloži nove priloge (skenirano spremenjeno prijavo).


30

Slika: 9

V tem primeru nova prijava ohrani prvotno VEM številko, le da dobi zaporedno številko 2, kar zagotavlja, da pooblaščena oseba v AJPES vedno odloča o zadnji vloženi prijavi v isti zadevi.

6.3. Dopolnitev vložene prijave

Če pooblaščena oseba v AJPES v postopku vpisa podatkov v poslovni register ugotovi, da so podatki na prijavi nepravilni ali nepopolni ali v primerih, ko prijavi za vpis v poslovni register niso priložene vse zahtevane oziroma pravilne priloge, v sistem e-VEM posreduje poziv za dopolnitev prijave. Takšna prijava v sistemu e-VEM dobi status nepopolne vloge. V primeru, če na prijavi niso navedeni vsi podatki oziroma so ti nepravilni, AJPES podpisan zahtevek za dopolnitev prijave pošlje tudi podjetniku po pošti z vročilnico (osebna vročitev). Podjetnik lahko prijavo za vpis v poslovni register dopolni ali popravi na točki VEM. Za dopolnitev prijave referent VEM v spletni aplikaciji e-VEM vnese davčno številko podjetnika in izbere možnost »Dopolnite vlogo«. Na zaslonu se odpre vnosna maska s podatki oddane prijave. Referent VEM dopolni manjkajoče podatke oziroma popravi nepravilne podatke, popravljeno prijavo izpiše in jo predloži v podpis podjetniku ali njegovemu pooblaščencu. Podpisano prijavo skenira. Prejšnje priloge k prijavi izbriše in priloži popravljene priloge. Če je prijava nepopolna le zaradi nepravilno priloženih prilog, pooblaščena oseba AJPES o tem obvesti samo točko VEM po telefonu in hkrati v sistem e-VEM pošlje zahtevek za tehnično dopolnitev prijave. Referent VEM lahko v tem primeru dopolni prijavo brez prisotnosti podjetnika, saj mora le izbrisati nepravilno priložene dokumente in priložiti pravilne. V ta namen v spletni aplikaciji e-VEM izbere možnost »Tehnično dopolnite vlogo«, izbriše nepravilne priloge in pripne pravilne. Nato prijavo ponovno elektronsko podpiše in posreduje v sistem e-VEM. Dopolnjena prijava ohrani isto številko VEM kot prvotna prijava, spremeni se le njena zaporedna številka.

6.4. Umik vložene prijave

Spletna aplikacija e-VEM omogoča podjetniku umik vložene prijave v obdobju do dneva pred predlaganim datumom vpisa, vpisa spremembe ali izbrisa. Podjetnik lahko umik prijave zahteva pri katerikoli točki VEM. Referent VEM po vnosu davčne številke podjetnika v spletni aplikaciji e-VEM izbere možnost »Umaknite vlogo«. Na zaslonu se izpiše zahtevek za umik prijave, ki ga je treba potrditi s klikom na gumb »Potrjujem umik«. Po potrditvi umika prijave referent VEM zahtevek za umik prijave izpiše in


31

predloži v podpis podjetniku ali njegovemu pooblaščencu. Podpisani zahtevek skenira in skenirani dokument priloži k elektronskemu zahtevku. Vse skupaj elektronsko podpiše in posreduje v sistem e-VEM. Zahtevek za umik prijave dobi isto številko VEM kot vložena prijava, spremeni se le zaporedna številka.


32

7. PRIPOROČILA ZA DELO TOČK VEM Dosedanje izkušnje pri izvajanju postopkov vpisa podatkov o podjetnikih v poslovni register prek sistema e-VEM so pokazale, da so najpogostejši vzroki vložitve nepravilnih oziroma nepopolnih prijav naslednji: � nedoslednost pri identifikaciji podjetnika ali njegovega pooblaščenca, � nepravilnosti v zvezi s pooblastili pooblaščencev in overjenimi podpisi pooblastiteljev, � površnost podjetnika pri preverjanju pravilnosti podatkov, ki jih referent VEM vnese v spletno

aplikacijo e-VEM, � nepravilno priloženi dokumenti k prijavi za vpis v poslovni register, � nepravilnosti pri elektronskem podpisovanju dokumentov, � referent VEM ne spremlja statusov vložene prijave podjetnika na spletnem portalu e-VEM. Kljub mnogim kontrolam podatkov, ki so vgrajene v spletno aplikacijo e-VEM, pa sama informacijsko-tehnična podpora sistema ne zmore zagotoviti popolne pravilnosti in popolnosti vloženih prijav. Zato je večji del odgovornosti za vložitev popolnih prijav s pravilnimi podatki na referentih VEM, ki morajo v ta namen poznati veljavne predpise s področja registracije podjetnika in vodenja poslovnega registra ter obvladati delo s spletno aplikacijo e-VEM. Poleg navedenih osnovnih navodil pa je za uspešno delo referentov VEM in s tem za uspešnost in učinkovitost celotnega sistema VEM potrebno posebej opozoriti še na naslednje. 1) Prijavo za vpis podatkov v poslovni register lahko vloži le podjetnik ali oseba, ki jo podjetnik za to

pooblasti. Prijavo, ki jo vloži nepooblaščena oseba, AJPES zavrže. Zato mora referent VEM osebo, ki želi vložiti prijavo za vpis v poslovni register, obvezno identificirati, kar stori z vpogledom v njen osebni dokument. Hkrati primerja tudi podatke iz osebnega dokumenta podjetnika s podatki, ki jih spletna aplikacija e-VEM prikliče iz CRP. V primeru neskladja med podatki referent VEM podjetnika na to opozori in ga napoti na upravno enoto, kjer mora podatke uskladiti.

2) Če podjetnika v postopku vpisa podatkov v poslovni register zastopa pooblaščenec, mora ta

referentu VEM obvezno predložiti pooblastilo. Pooblastilo mora biti v slovenščini oziroma jeziku narodne skupnosti (madžarski, italijanski) ali prevedeno v slovenski jezik. Če s pooblastilom ni pooblaščen odvetnik, mora biti lastnoročni podpis podjetnika na pooblastilu overjen. Pooblastilo mora biti takšno, da je iz njega mogoče nedvoumno razbrati, da pooblaščenec lahko izvede postopek vpisa podatkov v poslovni register v imenu podjetnika.

3) Pri podatkih, ki jih je treba ročno vpisati v vnosno masko spletne aplikacije e-VEM, ni mogoče

zagotoviti samodejne kontrole pravilnosti vpisa. Referent VEM mora zato podjetnika oziroma njegovega pooblaščenca posebej opozoriti na to, da naj pred podpisom prijave za vpis podatkov v poslovni register natančno pregleda podatke na prijavi. Podjetnik oziroma njegov pooblaščenec namreč s podpisom izpisane prijave jamčita za pravilnost in resničnost podatkov v prijavi.

4) Postopek vložitve prijave za vpis podatkov v poslovni register prek sistema e-VEM zahteva

priložitev skeniranih dokumentov k elektronski prijavi. Referent VEM mora vse dokumente (prijavo, pooblastilo in druge listine) pravilno skenirati ter skenirane dokumente (v obliki tif ali pdf) priložiti k prijavi. Če priloge niso popolne in pravilne, je prijava nepopolna in AJPES zahteva dopolnitev prijave. Zato se mora referent VEM pred posredovanjem prijave v sistem e-VEM prepričati o pravilnosti priloženih dokumentov.

5) Referent VEM prijavo za vpis podatkov v poslovni register elektronsko podpiše s svojim


33

kvalificiranim digitalnim potrdilom. Če je prijava pravilno podpisana, sistem e-VEM sporoči, da je bila prijava uspešno oddana, če pa referent VEM prijave ni uspešno posredoval v sistem e-VEM, mora ponovno preveriti ves postopek in pravilnost elektronskega podpisa oziroma o napaki obvestiti enotno kontaktno točko.

6) Po uspešni vložitvi prijave v sistem e-VEM mora referent VEM spremljati postopek reševanja

prijave, kar se na spletnem portalu e-VEM evidentira v »Informacijah o vlogi« za posameznega podjetnika. Referent VEM lahko s spremljanjem statusov prijave takoj ugotovi, ali je bil postopek na podlagi določene prijave uspešno izveden ali pa je AJPES morda izdala zahtevek za dopolnitev prijave.

8. DOSTOP DO OSEBNIH PODATKOV PRI DELU S SPLETNO APLIKACIJO e-VEM Referenti VEM pri svojem delu dnevno dostopajo do osebnih podatkov fizičnih oseb, za katere opravljajo postopke vpisa podatkov v poslovni register in druge evidence. V skladu z določbami Zakona o varstvu osebnih podatkov je potrebno dostop do tovrstnih podatkov in njihovo obdelavo oziroma posredovanje posebej evidentirati. Sistem e-VEM spremlja dostope do osebnih podatkov in obdelovanje osebnih podatkov o fizičnih osebah posameznih referentov VEM prek njihovih kvalificiranih digitalnih potrdil in gesel, s katerimi se prijavljajo v spletno aplikacijo e-VEM. Kljub temu pa je treba na točkah VEM temu področju nameniti kar največjo pozornost in pri delu upoštevati predpise, ki urejajo področje varstva osebnih podatkov.

Documents

REGISTRACIJA SAMOSTOJNIH PODJETNIKOV POSAMEZNIKOV · Na podlagi tretjega odstavka 74. člena ZGD-1, mora podjetnik, ki ni lastnik objekta na poslovnem naslovu, navedenem na prijavi,