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Gerencia Recursos Humanos
Sistema Gestin Preventivo en Seguridad y Salud Ocupacional
Proceso de calificacin en prevencin de riesgos contratistas y subcontratistas Entel
REC-IN-04-01
Subgerencia de Prevencin de Riesgos
Versin 1.0 del 15 de Enero del 2013 Pgina 1 de 11
Escrito por: Asesores B.V.
Revisado Por: Especialista Snior
Prevencin de Riesgos
Aprobado Por: Subgerente Prevencin de
Riesgos Entel
1.- OBJETIVO Este documento tiene por objeto comunicar la forma en la cual las empresas que postulan al registro de contratistas de Entel debe enviar la documentacin solicitada para la calificacin de PREVENCIN DE RIESGOS.
2.- ALCANCE Todas las empresas contratistas que prestan servicios para Entel.
3.- DEFINICIONES No aplica. 4.- RESPONSABILIDADES 4.1 Gerencia de Recursos Humanos.
a) Proveer los medios, recursos humanos y materiales necesarios para dar cumplimiento a lo establecido en el presente documento.
b) Verificar, mediante las instancias pertinentes, la correcta implementacin de lo establecido en el presente documento.
4.2 Subgerencia Prevencin de Riesgos.
a) Mantener actualizado el registro de documentos internos y externos.
5.- DESCRIPCIN DEL INSTRUCTIVO Este instructivo describe los requisitos y la forma de presentar los documentos de la carpeta de PREVENCIN DE RIESGOS solicitados en el proceso de Evaluacin de empresas que postulan al registro de contratistas de Entel, debe respetar los formatos y el orden en el cual se solicitan los documentos. Cuando un tem no aplica para la empresa evaluada deber adjuntar el formulario JUSTIFICACIN explicando en detalle la razn que corresponda, sin embargo se han establecido documentos NO JUSTIFICABLES, se entender por Solicitud o documento no Justificable aquellos que son de carcter obligatorio para el proceso y que no estn sujetos a excepciones establecidas en la ley o en los requisitos de Entel. En caso que la informacin no se enve como se solicita, la calificacin inicial ser NO RECOMENDABLE hasta la presentacin completa de lo solicitado o su correspondiente justificacin. Una vez recepcionada la carpeta digital con los antecedentes de las empresas, se verificar el cumplimiento de los formatos y la presentacin de cada documento o su correspondiente justificacin y se emitir el informe de calificacin con los documentos auditados y a la vista de los auditores, segn su resultado existir la posibilidad solo de una recalificacin, en la cual se considerar para su evaluacin el
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no cumplimiento de este instructivo en su primera entrega, por lo anterior solicitamos leer cuidadosamente este documento y cumplir cada punto segn lo indicado. Ante la emisin de un primer informe NO RECOMENDABLE por falta de documentos o informacin la empresa deber ingresar en una segunda instancia el 100% de los antecedentes pendientes, no se considerar valido el envo de documentos o informacin parcializada. Emitido un segundo informe, esta Subgerencia no realizar nuevas evaluaciones que modifiquen el resultado obtenido ante el anlisis de los documentos e informacin proporcionado por la empresa en una primera o segunda instancia. ***La numeracin de este documento es correspondiente a su ubicacin en la lista de verificacin y no responde a un orden correlativo en este instructivo.
Informacin y documentos a presentar:
1.- Documentos Laborales:
Corresponden a la evaluacin realizada por la Subgerencia de Outsorcing.
2.- Documentos de PPRR:
2.1 La empresa deber responder la encuesta de PPRR que ser enviada por correo electrnico o ingresando al link: Ctrl+clic para seguir el vnculo:
RG-04-01 Encuesta de Diagnostico en Prevencin de Riesgos Empresas
Oferentes 2014 Solicitud NO JUSTIFICABLE. 2.2 Organigrama de la empresa: Se debe enviar el organigrama de la estructura de la empresa. Documento NO JUSTIFICABLE. 2.8 Certificado de afiliacin a una mutualidad o ISL: Certificado que acredite que la empresa est adherida a una mutualidad o en el ISL y que cuenta con el SEGURO DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES PROFESIONALES. En caso de no estar inscritos debe enviar la solicitud de afiliacin en trmite. El certificado debe registrar fecha de emisin no superior a un mes.
Documento NO JUSTIFICABLE.
2.9 Certificado de cotizaciones al da, ley 16744: Certificado emitido por su mutualidad que acredite el estado del pago de sus cotizaciones al da o certificacin de NO
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DEUDA, la mutualidad certifica que su empresa se encuentra con las cotizaciones del seguro de accidentes del trabajo pagadas y al da al periodo anterior a la evaluacin. El certificado debe registrar fecha de emisin no superior a un mes. Documento NO JUSTIFICABLE. 2.10 Certificado de tasa de cotizacin vigente de la mutual o el INP: Certificado emitido por su mutualidad. Este certificado muestra la tasa de cotizacin que su empresa paga por el total de la remuneraciones brutas, 0,95, 2,55, 3,5, etc. El certificado debe registrar fecha de emisin no superior a un mes. Observacin, habitualmente la entidad administradora entrega el certificado solicitado en el punto 2.8, 2.9 y 2.10 en un solo documento, esto se considerar valido para el proceso si este contiene la informacin requerida. 2.11 Certificado De Tasas: Certificado emitido por su mutualidad COMPLETO, El certificado debe indicar Total accidentes, total das perdidos, nmero de Trabajadores, tasa de frecuencia, tasa de gravedad, tasa de siniestralidad por incapacidad temporal, tasa de siniestralidad por invalidez y muerte, tasa de siniestralidad total, tasa de accidentalidad, n de pensionados por acc. y enf., n indemnizados por accidentes. y enfermedades., n accidentes fatales. Si la empresa en proceso de evaluacin registra en el certificado emitido por su mutualidad accidentes o das perdidos durante los ltimos 24 meses hasta el mes en curso, deber adjuntar un ANEXO COMPLEMENTARIO DE ACCIDENTABILIDAD (Se adjunta formulario) con el registro de accidentes , adems copia de las investigaciones interna de los accidentes con mayor cantidad de das perdidos , la investigacin de su organismo administrador y evidencia de la ejecucin de las medidas de control implementadas para evitar su ocurrencia. La cantidad de investigaciones a presentar ser el equivalente a un 50 % del total de los accidentes informados, siendo este % seleccionado entre los accidentes con mayor cantidad de das perdidos y 100% de aquellos calificados como graves o fatales.
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El certificado debe registrar fecha de emisin no superior a un mes. Certificado emitido por la Entidad administradora de la ley N 16744 ltimo 3 periodos anuales completos (AO CALENDARIO) Enero A diciembre y el certificado del ao en curso desde Enero al mes anterior al proceso de validacin y calificacin en el que est participando. Por Ej: Para una empresa que postula en Junio del ao 2014 esta debe presentar un certificado de Ene/2011 a Dic/2011, Ene/2012 a Dic/2012, Ene/2013 a Dic 2013 y 01/2014 al mes (2 mximo) anterior al proceso de validacin y calificacin, si hoy es Junio el certificado debe informar de enero o abril de 2014.
La no presentacin del certificado con el formato y los periodos solicitados generaran una calificacin de NO RECOMENDABLE solo con este punto.
Observacin: Siempre debe registrar el n total de trabajadores y las horas hombre HH trabajadas en el periodo. 2.12 Copia de acta de constitucin del comit paritario timbrada por la Inspeccin del Trabajo, si corresponde por qurum (ms de 25 trabajadores): Este documento aplica cuando la empresa tiene ms de 25 trabajadores, y debe venir con los timbres correspondientes de la Inspeccin del Trabajo. Si no aplica por Quorum, debe adjuntar la JUSTIFICACIN. 2.13 Acta de reuniones de comit paritario de los ltimos seis meses anteriores a la solicitud de evaluacin. Si no aplica, debe adjuntar la JUSTIFICACIN.
2.14 Contrato de trabajo VIGENTE del profesional experto en prevencin de riesgos: Debe adjuntar una copia del contrato de trabajo, cuando la empresa tenga ms de 100 trabajadores o voluntariamente cuente con un profesional contratado sea este a tiempo completo o parcial. Para empresas con menos de 100 trabajadores podrn en reemplazo de este documento adjuntar registros de visitas (ltimos seis meses) a sus instalaciones del profesional experto asignado por su mutualidad. Si no aplica por, debe adjuntar la JUSTIFICACIN. 2.15 Copia de la resolucin que autoriza al Profesional Experto en Prevencin a ejercer su actividad. (Emitido por Servicio de Salud correspondiente), si cumple con el punto 2.14. Si no aplica, debe adjuntar la JUSTIFICACIN. 2.16 Certificacin del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad o de Orden, Higiene y seguridad segn corresponda. (Certificado de recepcin por la direccin del trabajo): Se debe
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adjuntar la copia de recepcin timbrada por la Inspeccin del trabajo y copia de recepcin timbrada por el MINSAL (Ministerio de Salud).
En esta etapa del proceso no se solicita copia fsica del reglamento. Documento timbrado y con no ms de 24 meses de antigedad. Documento NO JUSTIFICABLE. 2.18 Formulario de recepcin del REC REGLAMENTO ESPECIAL PARA EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS (Se adjunta copia reglamento). Documento NO JUSTIFICABLE. Adicionalmente si cuenta con otros elementos de gestin en Prevencin de riesgos desarrollados deber adjuntarlos en la carpeta 1.1.Dctos. de Gestion en SSO. Estos no constituyen elementos evaluables en esta etapa del proceso. Sin embargo sern solicitados al inicio de la prestacin del servicio como parte de los requisitos del Estndar Entel en SSO. Lista de verificacin de documentos: ver anexo 1
3.- Forma de envo de documentos e informacin de Prevencin de Riesgos.
Se debe enviar la informacin y documentos de la siguiente forma: Todos los documentos deben estar en el orden que se indica en el Check List o lista de verificacin. Los documentos deben ser escaneados en archivos nicos en formato PDF, no se recibirn carpetas con documentos escaneados por hoja y en formatos distintos al ya mencionado (Tiff, jpg u otros). (Los documentos con varias pginas deben ser escaneados en un solo archivo). Cada documento debe ser guardado en la carpeta que corresponda de acuerdo al archivo enviado.
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Los documentos que requieren firma en original deben ser escaneados en formato PDF.
3.7.-Todos los Antecedentes deben ser enviados a [email protected]; [email protected] Dudas o consultas al correo [email protected]; [email protected] Favor en ASUNTO registrar Calificacin de Oferentes_Nombre de la empresa. Lista de verificacin de documentos: ver anexo 1 La no entrega del 100% de la documentacin solicitada se entender como el NO CUMPLIMIENTO LEGAL de la empresa que postula al registro por lo que se informar como empresa NO RECOMENDABLE. Para evitar esta calificacin debe incluir en su carpeta toda la documentacin segn la lista de verificacin y el formato solicitado o en su reemplazo la correspondiente JUSTIFICACION entregando detalles y la mayor informacin posible del NO CUMPLIMIENTO DEL REQUISITO. Se solicita revisar el documento denominado ESTNDAR LEGAL para determinar si una obligacin legal aplica o no para su empresa, ver anexo 2. Para empresas recin constituidas deber adjuntar en cada caso la correspondiente justificacin, para los documentos y certificados de su mutualidad presentar la SOLICTUD DE AFILIACIN EN TRAMITE y en el caso de obligaciones como constitucin de comits paritarios o
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departamentos de PPRR debern comprometer una fecha de regularizacin de no ms de 30 das.
Las empresas con constritucin o iniciacin de actividades menor al periodo solicitado de documentos e informacin histrica deber adjuntar el correspondiente documento de justificacin por la cual no presenta la evidencia adems de incluir la informacin de iniciacin de actividades y timbraje de documentos del SII. El documento lo baja de la pagina www.sii.cl o en el link:
https://zeus.sii.cl/cvc/stc/stc.html
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Anexo 1: Lista de verificacin de documentos.
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Anexo 2: Estndar Legal
LOS REQUISITOS DEL ESTNDAR LEGAL CONSTITUYEN LA BASE DE EVALUACIN ACEPTABLE COMO MEDICIN
DE INGRESO PARA LAS EMPRESAS QUE POSTULAN AL REGISTRO DE CONTRATISTAS DE ENTEL.
REQUISITOS ESTANDAR LEGAL MARCO LEGAL/NORMA EVIDENCIA
Art.66 Ley 16744;art.1 DS 54 Acta de constitucin.
Tiene constituido el Comit Paritario de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 66 de la Ley
16.744 y art. 1 del D.S. N 54 de 1969 Ministerio del Trabajo y Previsin Social
El Comit Paritario de Higiene y Seguridad cuenta con programa de trabajo. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al
art. 24 D.S. 54 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
La empresa otorga las facilidades para que el Comit Paritario funcione adecuadamente.
Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art 14 del D.S N 594 de 1999, Ministerio de Salud
Los representantes Titulares de los trabajadores han elegido al trabajador aforado. Art 243 Cdigo del Trabajo
Art.16 DS 54/1969
Mintrab Formulario de reuniones.
El Comit Paritario se rene como mnimo una vez al mes o cada vez que ocurre un accidente mortal, o a peticin de los
miembros del comit. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 16 D.S. 54 de 1969 del Ministerio del Trabajo y
Previsin Social
Actas de reunin mensuales, firmadas por los
participantes donde se establezcan acuerdos con sus
respectivas fechas de cumplimiento
Art.66 Ley 16744 /1969 Registro de la empresa
El empleador cumple los acuerdos del Comit Paritario de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin
al art. 66, Ley 16.744
El Comit Paritario realiza investigacin de los accidentes. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 24 D.S. 54 de
1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Art.14 DS 40/1969 Mintrab
Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en
relacin al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Art. 153, inc. 1 Cdigo del
Trabajo
Tiene confeccionado el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Art. 154, inc. 1 Cdigo del
Trabajo
Incorpora disposiciones mnimas adecuadas a los riesgos de al empresa Art. 184 del Cdigo del Trabajo en
relacin a los arts.16 al 20 D.S N 40, Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Incorpora los temas relacionados con acoso sexual. Art. 154 del Codigo del Trabajo inc. 12
Los representantes Titulares de los trabajadores han elegido al trabajador aforado. Art 243 Cdigo del
Trabajo
Art.14 DS 40/1969 Mintrab Correo/carta nductora/aviso
Entrega copia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad a los trabajadores. Art. 184 del Cdigo del
Trabajo en relacin al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsin Social.
Registros firmados por los trabajadores
acusando recibo del reglamento
Art.14 DS 40/1969 Mintrab Acreditacin SAI/recepcin
Entrega copia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad a los trabajadores. Art. 184 del Cdigo del
Trabajo en relacin al art. 14 del D.S. N 40 Ministerio del Trabajo y Previsin Social.
Art.153 C del T
Documento con timbre de la Inspeccin y el
Minsal
Entrega copia del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad al Ministerio de Salud y a la Direccin del
Trabajo. Art. 156 inc. 3 Cdigo del Trabajo
Carta firmada por el representante de la
empresa, para ser presentada y timbrada por
los organismos fiscalizadores
CHARLA ODI DE INGRESO Art.21 DS 40/1969 Mintrab Documento Interno/Acreditacin SAI
CHARLA ODI ACTUALIZACION
CHARLA ODI CAMBIO DE PROCESOS.
CHARLA ODI CAMBIO DE ACTIVIDADES
Art.66 Ley 16744;Art 8 DS 40 /1969 Mintrab
Tiene Departamento de Prevencin de Riesgos Profesionales. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al
art. 8 del DS N 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
El Departamento tiene programa de trabajo, Artculo 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al artculo N 8
D.S. N 40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsin Social.
El Departamento lleva estadsticas de los accidentes. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 12
D.S. 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
La empresa pone en prctica las medidas de prevencin que le indica el Departamento de prevencin de
Riesgos. Art 66 de la Ley 16.744
Art.66 Ley 16744;Art 8 DS 40 /1969 Mintrab
El Departamento de Prevencin de Riesgos es dirigido por un experto profesional o a un experto tcnico
(segn corresponda). Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado
por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
El Experto cumple con la jornada correspondiente. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 11 D.S.
40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Art.8 y 10 DS 40
El Departamento de Prevencin de Riesgos es dirigido por un experto profesional o a un experto tcnico
(segn corresponda). Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado
por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
CERTIFICADO DE ADHESION A UNA MUTUALIDAD La empresa se encuentra aderida a alguna mutualidad o al ISL. Ley 16.744Certificado emitido por su mutualidad con no
mas de 30 das de antigedad.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA La empresa cuenta con un organigrama de acuerdo a lo descrito en el DS 76 Art. 9Estructura organizacional de la empresa, donde
se evidencien cargos y responsabilidades
CONTRATO DE TRABAJO DEL EXPERTO EN
PREVENCION DE RIESGOS, REGISTRO SEREMI
El Departamento de Prevencin de Riesgos es dirigido por un experto profesional o a un experto tcnico
(segn corresponda). Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 10 D.S. N 40 de 1969, modificado
por el DS 95 de 1995, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Contrato de trabajo del experto
La empresa que no estan obligadas a tener un Departamento de Prevencion de Riesgo deberan llevar la
informacin basica para el computo de las tasas. DS 40 Art. 13
Las empresas con Departamento de Prevencion de Riesgos deberan mantener un registro actualizado de
tasas. DS 76 Art. 31
CERTIFICADO DE COTIZACIONES DE SU
MUTUALIDAD AL DIA
Certificado emitido por el organismo
administrador del seguro, firmado por
responsable de la empresa que establece el
pago de las cotizaciones
CUMPLIMIENTO PLAN DE FORMACION
ACTIVIDADES CRITICAS ESTANDAR LEGAL
TRABAJADORES Y SUPERVISORES
Art. 184 del Cdigo del trabajo/183 E ley de Subcontratacin. Acreditacin SAI.
REPORTE DE ACCIDENTES. Documento estndar.
REGISTRO DE ACCIDENTES Documento estndar.
INVESTIGACION DE ACCIDENTES GRAVES Y
FATALES.Documento estndar.
REGISTRO DE ESTADISTICAS DE ACCIDENTES El Departame,nto lleva estadsticas de los accidentes. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 12
D.S. 40 de 1969 del Ministerio del Trabajo y Previsin Social
Documento propio de la empresa contratista,
actualizado mensualmente, en el cual mantiene un
registro permanente de las estadsticas de accidentes
de su empresa
RECEPCION DEL REGLAMENTO ESPECIAL PARA
CONTRATISTASArticulo 66bis, reglamento 76 Formulario Entel
*ESTAS OBLIGACIONES SI EVALUAN SI APLICAN, SEGN LA CANTIDAD DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA EN PROCESO DE EVALUACIN.
** REQUISITO DE CUMPLIMIENTO LEGAL DE LA EMPRESA EVALUADA-
DISTRIBUCION
Evidencias objetivas del cumplimiento de los acuerdos
generados en las reuniones mensuales
Acta de constitucin firmada por los representantes,
presentada y timbrada por los organismos
fiscalizadores
Copia de Reglamento interno
CERTIFICACION (MINSAL/INSPECCION DEL
TRABAJO).
*COMIT PARITARIO
*REGLAMENTO INTERNO
***CHARLA ODI
*DEPARTAMENTO DE PREVENCIN DE RIESGOS
**GESTION EMPRESA ESTANDAR LEGAL.
Certificado emitido por el organismo
administrador del seguro, firmado por
responsable de la empresa que establece la
tasa de accidentabilidad de la empresa
CONSTITUCION DEL COMIT
Organigrama de la empresa, cuando esta
cuente con mas de 100 trabajadores
COPIA DE LA REUNIONES MENSUALES DEL COMIT
CONTRATACION DEL EXPERTO. Contrato de trabajo del experto
REGISTRO SEREMI DE SALUD
REGISTRO DE LA IMPLEMENTACION DE LOS
ACUERDO Y COMPROMISOS.
Informa a los trabajadores acerca de los riesgos laborales. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art.
21 del D.S. N40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsin Social.Documento con datos del trabajador, firma,
huella digital y fecha en la cual recibi la
induccin
Informa a los trabajadores sobre las medidas de prevencin de los riesgos laborales y los mtodos de
trabajo seguro. Art. 184 del Cdigo del Trabajo en relacin al art. 21 del D.S. N40 de 1969, Ministerio del
Trabajo y Previsin Social.
FORMACION DEL DEPARTAMENTO DE PPRR.
CONFECCION
PUBLICACION
Copia del registro del experto de la empresa
otorgada por SEREMI
CERTIFICADO MENSUAL DE TASAS DE
ACCIDENTABILIDAD
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. Anexo 3 Flujo de Evaluacin Etapa de PPRR.
FLUJO DE EVALUACION DE NUEVOS CONTRATISTAS (ETAPA SUBGERENCIA DE PPRR)
Envo de Solicitud de Documentos
COMPRAS
Recepciona Correo con solicitud
de Dctos.
CONTRATISTA
Recepciona Correo con solicitud
de evaluacin nuevo contratista.
PREVENCION DE RIESGOS
ENTEL
Dctos. De Empresa.
Dctos. De Outsourcing.
Dctos. De PPRR.
Enva correo
Encuesta
PPRR ENTEL
Responde
Encuesta
Encuesta
Recibe
Encuesta
Contratistas
Registro
Respuestas.
Sistema en lnea
Recibe
confirmacin de
Encuesta
PPRR ENTEL
Enva doctos.
Solicitados
Contratistas
Recibe Carpeta de
Dctos.
PPRR ENTEL Recibe, revisa, registra
Dctos.
PPRR ENTEL
Dctos OK SI
Emite Informe
RECOMENDABLE/
RECOMENDABLE CON
REPAROS PPRR ENTEL
Emite Informe
NO
RECOMENDABLE
PPRR ENTELNO
Enva informe
a compras.
PPRR
ENTEL
CONTRATISTAS
Responsable
PPRR ENTEL
Responsable
COMPRAS
Responsable
El plazo de entrega del
informe es de 3 das hbiles
desde el momento de la
recepcin de los
documentos Informa resultado a Ejec. Com
Compras.
Informe Cliente Interno.
Ejec. Compras
Informe al contratista
Ejec. Compras
Fin
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8.- CONTROL DE MODIFICACIONES
Rev. Fecha Modificacin
CONFIDENCIAL: Prohibida su reproduccin total o parcial sin una autorizacin expresa de Entel Documento elaborado con la colaboracin de Bureau Veritas.