RANCANG BANGUN PENGARSIPAN SURAT MENYURAT PADA SMK

NEGERI 3 PANGKALPINANG BERBASIS WEB MENGGUNAKAN

METODE FAST

SKRIPSI

GEBY VIDIA

1622500103

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT SAINS DAN BISNIS (ISB)

ATMA LUHUR

PANGKALPINANG

2020

RANCANG BANGUN PENGARSIPAN SURAT MENYURAT

PADA SMK NEGERI 3 PANGKALPINANG BERBASIS WEB

MENGGUNAKAN METODE FAST

SKRIPSI

Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Oleh :

GEBY VIDIA

1622500103

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT SAINS DAN BISNIS (ISB)

ATMA LUHUR

PANGKALPINANG

2020

i

ii

iii

KATA PENGANTAR

Tiada kata yang paling indah selain puji dan rasa syukur kepada Allah SWT, yang

telah menentukan segala sesuatu berada di tangan-Nya, sehingga tidak ada setetes

embun pun dan segelintir jiwa manusia yang lepas dari ketentuan dan ketetapan-

Nya. Alhamdulillah atas hidayah dan inayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan

penyusunan Skripsi ini yang berjudul :

“Rancang Bangun Pengarsipan Surat Menyurat Pada SMK Negeri 3

Pangkalpinang Berbasis Web Menggunakan Metode Fast” yang merupakan syarat

dalam rangka menyelesaikan studi untuk menempuh gelar Sarjana Komputer di

INSTITUT SAINS DAN BISNIS ATMA LUHUR Pangkalpinang. Penulis

menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna, hal itu disadari

karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki penulis. Besar

harapan penulis, semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi

pihak lain pada umumnya. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis banyak

mendapat pelajaran, dukungan motivasi, bantuan berupa bimbingan yang sangat

berharga dari berbagai pihak mulai dari pelaksanaan hingga penyusunan laporan

skripsi ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada orang-orang yang penulis hormati dan cintai yang

membantu secara langsung maupun tidak langsung selama pembuatan skripsi ini.

Dalam kesempatan baik ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan hidayah dan karunia kepada penulis

sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu.

2. Kepada keluargaku yang tercinta, Mamaku Asmarani dan Ayahku Masdar

Arifin, yang selalu mendo’akan serta memberikan semangat yang luar biasa

dan memberikan dukungan moril maupun materil.

3. Untuk Ayuk, Kakak, Abang, dan Keponakanku tercinta yang selalu

memberikan do’a dan semangat.

iv

4. Bapak Drs. Sjaetun Hs yang telah mendirikan ISB Atma Luhur

Pangkalpinang.

5. Bapak Dr. Husni Teja Sukmana,S.T.,M.Sc, Selaku Ketua ISB Atma Luhur

Pangkalpinang

6. Bapak Okkita Rizan,M.kom selaku kaprodi Sistem Informasi.

7. Ibu Hamidah,S.Kom,M.Kom selaku dosen pembimbing yang selalu setia

meluangkan waktu dan tenaganya untuk memberikan arahan dan bimbingan

kepada penulis.

8. Bapak Sukinda,S.Ag.M.M. selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 3

Pangkalpinang.

9. Seluruh Staff SMK Negeri 3 Pangkalpinang yang telah membimbing selama

penulis melakukan riset.

10. Untuk teman-temanku seperjuangan sekaligus sahabatku di Institut Sains dan

Bisnis Atma Luhur angkatan 2016, terima kasih telah memberikanku

semangat dan motivasi.

11. Untuk teman-teman KP di Kantor Lurah Pintu Air Pangkalpinang, terima

kasih atas kerjasama tim yang baik.

12. Untuk sahabatku tercinta para Gengs Keramat Village, 4 Achu Mantul, 7

Girls, Aserehe Anti Lemes, 010Love, Gile Mangal, Adiks-Acu yang selalu

memberikan support terima kasih selalu mengingatkan penulis untuk bersabar

dan mengingatkan dalam hal kebaikan.

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari sempurna, semoga

Allah SWT memberikan balasan yang berlipat ganda kepada semua pihak yang

telah turut membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Akhir

kata, penulis mengharapkan semoga tujuan dari pembuatan skripsi ini dapat

tercapai sesuai dengan yang diharapkan.

Pangkalpinang, Juli 2020

Geby Vidia

v

ABSTRACT

State Vocational School 3 Pangkalpinang is a school majoring in tourism groups,

One important component is the administration section, In the administration

section State Vocational School 3 Pangkalpinang letter is an important and

confidential means related to the information contained therein. Because the

process of archiving in SMK 3 Pangkalpinang causes many problems such as

data that is not neatly arranged. In this case, researchers are interested in

creating a website-based information system that functions to facilitate the

process of archiving incoming and outgoing letters. In analyzing and processing

data the author uses the FAST (Freamwork for the Application of System) model.

The method used is using Object Oriented Analysis Design Method. Tools / tools

used to model the software in this case the authors use Unifed Modeling

Language (UML). For the stage of analysis using the activity diagram (Activity

Diagram) and Use Case Diagrams, while in the design stage using the Class

Diagram and Squence Diagram. The results of this study are systems that can

help SMK Negeri 3 Pangkalpinang in archiving letters both incoming and

outgoing letters.

Keywords: FAST (Freamwrok for the Application of System Thinking), UML

(Unifed Modeling Language), system.

vi

ABSTRAK

SMK Negeri 3 Pangkalpinang adalah sekolah kejurusan kelompok

pariwisata, Salah satu kompenen penting adalah bagian tata usaha, Pada bagian

tata usaha SMK Negeri 3 Pangkalpinang surat merupakan sarana penting dan

rahasia terkait dengan informasi-informasi yang terkandung di dalamnya. Karena

Proses pengarsipan di SMK Negeri 3 Pangkalpinang banyak menimbulkan

masalah seperti data yang tidak tersusun rapi. Dalam hal ini peneliti tertarik

membuat suatu sistem informasi berbasis website yang berfungsi untuk

mempermudah proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Dalam

melakukan analisis dan pengolahan data penulis menggunakan model FAST

(Freamwork for the Application of System). Metode yang digunakan adalah

menggunakan Metode Berorientasi Obyek Analysis Design. Tool/alat bantu yang

digunakan untuk memodelkan perangkat lunak dalam hal ini penulis menggunkan

Unifed Modeling Languange (UML). Untuk tahapaan analisis menggunkan

diagram aktivitas (Activity Diagram), dan Use Case Diagram, sedangkan dalam

tahapan perancangan menggunkan Class Diagram dan Squence Diagram. Hasil

penelitian ini merupakan sistem yang bisa membantu SMK Negeri 3

Pangkalpinang dalam melakukan pengarsipan surat baik surat masuk maupun

surat keluar.

Kata Kunci: FAST(Freamwrok for the Application of System Thinking),

UML(Unifed Modeling Languange), sistem.

vii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERNYATAAN ..................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI .................................................................... ii

KATA PENGANTAR .............................................................................................. iii

ABSTARCTION ...................................................................................................... v

ABSTRAKSI ............................................................................................................. vi

DAFTAR ISI ............................................................................................................. vii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ x

DAFTAR TABEL .................................................................................................... xii

DAFTAR SIMBOL .................................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................. 2

1.3 Batasan Masalah .................................................................................................... 2

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................................. 3

1.4.1 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 3

1.4.2 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat ..................................................... 5

2.1.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 5

2.1.2 Analisa dan Perancangan Sistem ................................................................. 5

2.2 UML.......................... ............................................................................................. 6

2.3 FAST dan Perancangan Berorientasi Objek........................................................ .. 7

2.3.1 FAST . ......................................................................................................... 7

2.3.2 Perancangan Berorientasi Objek .................................................................. 7

2.4 Arsip dan Surat.............................................................. ......................................... 8

2.4.1 Pengertian Arsip ........................................................................................... 8

viii

2.4.2 Pengertian Surat ........................................................................................... 8

2.5 Teori Pendukung ................................................................................................... 9

2.5.1 Bahasa Pemrograman PHP .......................................................................... 9

2.5.2 Pemrograman Berbasis Web ........................................................................ 9

2.5.3 MySQL ........................................................................................................ 10

2.5.4 Database ....................................................................................................... 11

2.5.5 HTML. ......................................................................................................... 11

2.5.6 CSS .... ........................................................................................................ 12

2.5.7 Java Script .................................................................................................... 12

2.6 Tinjauan Penelitian Terdahulu ............................................................................... 12

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Model Pengembangan Perangkat Lunak ............................................................... 14

3.2 Metode Pengembangan Sistem .............................................................................. 15

3.3 Tools Pengembangan Sistem ................................................................................. 15

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Tinjauan Umum Objek Penelitian .......................................................................... 17

4.1.1 Sejarah Tempat Riset ................................................................................... 17

4.1.2 Visi ........... ................................................................................................... 18

4.1.3 Misi ........... .................................................................................................. 18

4.1.4 Struktur Organisasi ...................................................................................... 19

4.1.5 Tugas dan Wewenang ................................................................................. 20

4.2 Tahapan Pengembangan Sistem Informasi ............................................................ 23

4.2.1 Pemodelan Bisnis ......................................................................................... 23

4.2.1.1 Proses Bisnis .................................................................................... 23

4.2.1.2 Activity Diagram ............................................................................. 26

4.2.2 Analisa Dokumen Masukan dan Keluaran .................................................. 33

4.2.2.1 Analisa Keluaran Sistem Berjalan ................................................... 33

4.2.2.2 Analisa Masukan Sistem Berjalan ................................................... 35

4.2.3 Identifikasi Kebutuhan ................................................................................. 37

ix

4.2.4 Desain Logis ................................................................................................ 40

4.2.5 Use Case Diagram ........................................................................................ 40

4.2.6 Deskripsi Use Case ...................................................................................... 42

4.2.7 Analisa Keputusan ....................................................................................... 46

4.2.7.1 Entity Relationship Diagram (ERD)................................................ 46

4.2.7.2 Transformasi ERD ke LRS .............................................................. 47

4.2.7.3 Logical Record Structure (LRS) ...................................................... 48

4.2.7.4 Tabel/Relasi ..................................................................................... 49

4.2.7.3 Spesifikasi Basis Data ..................................................................... 51

4.2.8 Rancangan Antar Muka ............................................................................... 58

4.2.8.1 Rancangan Keluaran ........................................................................ 58

4.2.8.2 Rancangan Masukan ........................................................................ 60

4.2.9 Struktur Tampilan ........................................................................................ 62

4.2.10 Rancangan Layar........................................................................................ 63

4.2.11 Sequence Diagram ..................................................................................... 73

4.2.12 Class Diagram ............................................................................................ 83

4.2.13 Deployment Diagram ................................................................................. 84

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan ............................................................................................................ 85

5.2 Saran ..................................................................................................................... 86

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 87

LAMPIRAN A, Keluaran Sistem Berjalan ................................................................. 89

LAMPIRAN B, Masukan Sistem Berjalan ................................................................. 95

LAMPIRAN C, Rancangan Keluaran Sistem............................................................. 99

LAMPIRAN D, Rancangan Masukan Sistem............................................................. 104

LAMPIRAN E, Surat Izin Instansi ............................................................................. 110

LAMPIRAN F, Surat Balasan Dari Instansi ............................................................... 112

LAMPIRAN G, Kartu Konsultasi .............................................................................. 114

LAMPIRAN H, Biodata Penulis ................................................................................ 116

x

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

Gambar 4.1 Halaman Depan SMKN 3 Pangkalpinang .................................................... 18

Gambar 4.2 Struktur Organisasi.............................. .......................................................... 19

Gambar 4.3 Activity Diagram Pendataan Instansi ............................................................ 26

Gambar 4.4 Activity Diagram Pendataan Bagian ............................................................. 26

Gambar 4.5 Activity Diagram Proses Surat Masuk .......................................................... 27

Gambar 4.6 Activity Diagram Proses Surat Keluar .......................................................... 28

Gambar 4.7 Activity Diagram Proses Surat Perintah Tugas ............................................. 29

Gambar 4.8 Activity Diagram Proses Disposisi ............................................................... 30

Gambar 4.9 Activity Diagram Proses Agenda Surat Masuk............................................. 31

Gambar 4.10 Activity Diagram Proses Agenda Surat Keluar .......................................... 32

Gambar 4.11 Package Diagram......................................................................................... 40

Gambar 4.12 Use Case Diagram Master ........................................................................... 40

Gambar 4.13 Use Case Diagram Transaksi ...................................................................... 41

Gambar 4.14 Use Case Diagram Laporan......................................................................... 41

Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................................... 46

Gambar 4.16 Transformasi ERD ke LRS ......................................................................... 47

Gambar 4.17 Logical Record Structure (LRS) ................................................................. 48

Gambar 4.18 Struktur Tampilan...................... ................................................................. 62

Gambar 4.19 Rancangan Layar Login .............................................................................. 63

Gambar 4.20 Rancangan Layar Admin ............................................................................. 63

Gambar 4.21 Rancangan Layar Data Instansi ................................................................... 64

Gambar 4.22 Rancangan Layar Data Bagian .................................................................... 65

Gambar 4.23 Rancangan Layar Data Pegawai .................................................................. 66

Gambar 4.24 Rancangan Layar Kartu Surat Masuk ......................................................... 67

Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Disposisi............................................................... 68

Gambar 4.26 Rancangan Layar Kartu Surat Keluar ......................................................... 69

Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Surat Perintah Tugas ............................................ 70

Gambar 4.28 Rancangan Layar Laporan Agenda Surat Masuk ........................................ 71

xi

Gambar 4.29 Rancangan Layar Laporan Agenda Surat Keluar ........................................ 72

Gambar 4.30 Sequence Diagram Login ............................................................................ 73

Gambar 4.31 Sequence Diagram Instansi....... .................................................................. 74

Gambar 4.32 Sequence Diagram Pegawai........ ................................................................ 75

Gambar 4.33 Sequence Diagram Bagian.............. ............................................................ 76

Gambar 4.34 Sequence Diagram Entry Kartu Surat Masuk ............................................. 77

Gambar 4.35 Sequence Diagram Cetak Disposisi ............................................................ 78

Gambar 4.36 Sequence Diagram Entry Kartu Surat Keluar ............................................. 79

Gambar 4.37 Sequence Diagram Surat Perintah Tugas .................................................... 80

Gambar 4.38 Sequence Diagram Laporan Agenda Surat Masuk ..................................... 81

Gambar 4.39 Sequence Diagram Laporan Agenda Surat Keluar ..................................... 82

Gambar 4.40 Class Diagram............. ................................................................................ 83

Gambar 4.41 Deployment Diagram .................................................................................. 84

xii

DAFTAR TABEL

HALAMAN

Tabel 4.1 Instansi........ ................................................................................................... 49

Tabel 4.2 Kartu Surat Masuk ......................................................................................... 49

Tabel 4.3 Disposisi ......................................................................................................... 49

Tabel 4.4 Ada...... ........................................................................................................... 50

Tabel 4.5 Bagian ........................................................................................................... 50

Tabel 4.6 Kartu Surat Keluar ......................................................................................... 50

Tabel 4.7 Pegawai.... ...................................................................................................... 50

Tabel 4.8 Buat.......... ...................................................................................................... 51

Tabel 4.9 Surat Perintah Tugas ...................................................................................... 51

Tabel 4.10 Admin........................................................................................................... 51

Tabel 4.11 Spesifikasi Basis Data Instansi .................................................................... 52

Tabel 4.12 Spesifikasi Basis Data Kartu Surat Masuk .................................................. 52

Tabel 4.13 Spesifikasi Basis Data Disposisi ................................................................. 53

Tabel 4.14 Spesifikasi Basis Data Ada ......................................................................... 54

Tabel 4.15 Spesifikasi Basis Data Bagian..................................................................... 54

Tabel 4.16 Spesifikasi Basis Data Kartu Surat Keluar ................................................. 55

Tabel 4.17 Spesifikasi Basis Data Pegawai .................................................................. 56

Tabel 4.18 Spesifikasi Basis Data Buat ........................................................................ 56

Tabel 4.19 Spesifikasi Basis Data Surat Perintah Tugas ............................................... 57

Tabel 4.20 Spesifikasi Basis Data Admin ..................................................................... 57

xiii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Use Case Diagram

Gambar Keterangan

Actor menggambarkan orang atau sistem yang

menyediakan atau menerima informasi dari sistem

atau menggambarkan pengguna software aplikasi

(user).

Use Case menggambarkan fungsionalitas dari

suatu sistem, sehingga pengguna sistem paham

dan mengerti

mengenai kegunaan sistem yang akan dibangun

Associations menggambarkan hubungan antara

actor

dan use case

Extends Menspesifikasikan bahwa use case

target memperluas perilaku dari use case sumber

pada suatu titik yang diberikan.

Simbol Activity Diagram

Gambar Keterangan

Start Point adalah simbol yang

menyatakan

awal dari aktifitas

End Point adalah simbol yang

menyatakan akhir dari

aktifitas

xiv

Activity adalah simbol yang

menggambarkan aktifitas yang

dilakukan pada system

Decision adalah simbol yang

menggambarkan

kondisi dari sebuah aktifitas yang bernilai

benar/salah

Swimlane menggambarkan pembagian /

pengelompokan berdasarkan tugas dan

fungsi tersendiri

Transition State menggambarkan

hubungan antara dua state, dua activity

ataupun antara

state dan activity

Simbol Sequence Diagram

Gambar Keterangan

Actor menggambarkan seseorang atau sesuatu

(seperti perangkat, sistem lain) yang berinteraksi

dengan system

Boundary menggambarkan interaksi antara satu

atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian

dari sistem yang bergantung pada pihak lain

disekitarnya dan

merupakan pembatas sistem dengan dunia

luar

Control menggambarkan penghubung antara

boundary dengan tabel

xv

Object Message menggambarkan pesan/hubungan

antar obyek, yang menunjukkan urutan kejadian

yang terjadi

Message to Self menggambarkan pesan/hubungan

obyek itu sendiri, yang menunjukkan urutan

kejadian yang terjadi

Object menggambarkan abstraksi dari sebuah

entitas nyata/tidak nyata yang informasinya

harus disimpan

Entity elemen yang bertanggung jawab

menyimpan data atau informasi

Looping menggambarkan sebuah proses bisa

dilakukan berulang

Simbol Class Diagram

Gambar Keterangan

Class merupakan penggambaran dari class name,

attribute, atau property atau data dan method atau

function atau behavior.

Asociation menggambarkan hubungan antaraobjek

yang saling membutuhkan. Hubungan ini bisa satu

arah atau lebih satu arah.

xvi

Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar Keterangan

Entitas merupakan obyek-obyek dasar yang terikat

didalam sistem. Obyek tersebut dapat berupa orang,

benda, atau hal lainnya yang keterangan perlu

disimpan di basis data.

Relationship merupakan kejadian yang

menggambarkan hubungan antara dua atau

lebih entitas.

Garis yang menghubungkan entitas dengan

relationship.