RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN DATA …

i

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN DATA

ADMINISTRASI BERBASIS WEBSITE PADA

FAKULTAS SAINS UNIVERSITAS

COKROAMINOTO PALOPO

VIKI ARISKI

1604411028

FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER

UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO

2020

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN DATA

ADMINISTRASI BERBASIS WEBSITE PADA

FAKULTAS SAINS UNIVERSITAS

COKROAMINOTO PALOPO

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer

pada Program Studi Informatika Fakultas Teknik Komputer

Universitas Cokroaminoto Palopo

VIKI ARISKI

1604411028

FAKULTAS TEKNIK KOMPUTER


2020

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawahh ini:

Nama : Viki Ariski

NIM : 1604411028

Tempat/Tanggal Lahir : Masamba, 17 Mei 1998

Jenis Kelamin : Perempuan

Program Studi : Informatika

Fakultas : Teknik Komputer

Judul Skripsi : Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan

Data Administrasi Berbasis Website pada

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto

Palopo.

Dosen Pembimbing:

1. Rusmala, S.Kom., M.Kom.

2. Iin Karmila Putri Karsa, S.Si., M.Si.

Menyatakan bahwa karya ini adalah benar karya sendiri, bebas dari

ciplakan/plagiatan. Pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan apabila di

kemudian hari ternyata ditemukan ketidak benaran, maka saya bersedia dituntut di

dalam maupun diluar pengadilan serta menanggung segala resikonya.

Demikian pernyataan ini saya buat sebagai tanggung jawab formal untuk

digunakan sebagaimana mestinya.

Palopo, April 2020

Yang Bersangkutan

Viki Ariski

NIM: 1604411028

ABSTRAK

Viki Ariski. 2020. Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi

Berbasis Website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo

(Dibimbing oleh Rusmala dan Iin Karmila Putri Karsa).

Tujuan dari penelitian ini yaitu menghasilkan sebuah Rancang Bangun

Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi Berbasis Website pada Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo.jenis penelitian yang digunakan dalam

penelitian ini yaitu jenis penelitian Research And Development (R&D) sedangkan

metode pengumpulan data menggunakan pendekatan metode observasi dan

wawancara. Perancangan sistem menggunakan pendekatan Unified Modelling

Language (UML) versi 3.1.9, bahasa pemograman PHP versi 7.3 dan basis data

MySql 7.3.11. Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi telah diuji menggunakan

pengujian Blackbox dan hasil pengujian disimpulkan bahwa semuatampilan form

dan tombol telah berfungsi dengan baik.

Kata Kunci : Rancang Bangun, aplikasi pengarsipan data Administrasi, Fakultas

Sains, Universitas Cokroaminoto Palopo, Website, UML, PHP, MySql 7.3.

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia-Nya, yang

telah memberikan kekuatan, kesehatan, rahmat dan ridho-Nya kepada penulis

sehingga dapat menyelesaikan proposal sebagai mestinya. Proposal ini membahas

tentang bagaimana merancang dan membangun website dengan judul “Rancang

Bangun Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi pada Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo Berbasis Website”.

Terwujudnya proposal ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang

telah mendorong dan membimbing penulis, sehingga penulis dapat mengatasi

hambatan dan kesulitan saat penyusunan proposal sampai selesai tepat pada

waktunya. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis dengan tulus menyampaikan

ucapan banyak terima kasih kepada Ibu Rusmala, S.Kom., M.Kom, pembimbing I

dan Ibu Iin Karmila Putri Karsa, M.Si., S.Si, pembimbing II atas bantuan dan

bimbingannya yang telah diberikan mulai dari pengembangan minat terhadap

permasalahan penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai pada penulisan proposal

ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Hanafie Mahtika, MS, Rektor Universitas Cokroaminoto Palopo

yang telah banyak memberikan motivasi selama kuliah di Universitas

Cokroaminoto Palopo.

2. Ibu Rusmala, S.Kom., M.Kom., Dekan Fakultas Teknik Komputer Universitas

Cokroaminoto Palopo.

3. Bapak Nirsal, S.Kom., M.Pd., Wakil Dekan Fakultas Teknik Komputer

Universitas Cokroaminoto Palopo.

4. Bapak Muhammad Idham Rusdi, S.T., M.Kom., Ketua Prodi Teknik

Informatika yang selalu memberi motivasi dan dorongan agar semangat

menyelesaikan study.

5. Seluruh Bapak/Ibu Dosen Universitas Cokroaminoto Palopo terkhusus pada

Program Studi Teknik Informatika yang telah banyak membimbing dan

memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.

6. Seluruh keluarga besar Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo yang

siap membantu penulis dalam melakukan wawancara dan Kedua orang tua

iv

penulis tercinta yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun

materi.

7. Seluruh teman - teman seperjuangan yang telah memberikan dukungan, doa

dan motivasinya selama proses perkuliahan.

Penulis menyadari bahwa proposal ini masih jauh dari kesempurnaan,

untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi

kesempurnaan proposal ini. Selain itu penulis berharap, proposal ini dapat

berguna dan bermanfaat bagi yang membutuhkannya khususnya penulis sendiri,

dan semoga bermanfaat bagi seluruh pembaca khususnya rekan-rekan mahasiswa,

maupun masyarakat pada umumnya. Akhir kata, penulis mengucapkan mohon

maaf apabila ada hal-hal yang kurang berkenan atau tidak pada tempatnya.

Palopo, April 2020

Viki Ariski

v

RIWAYAT HIDUP

Viki Ariski, lahir di Masamba pada tanggal 17 Mei 1998,

anak pertama dari 3 bersaudara, buah hati dari pasangan Aris

dan Herawati. Penulis menempuh pendidikan dasar di SDN

116 Tarra Tallu dan lulus pada tahun 2010. Kemudian Penulis

melanjutkan pendidikan Sekolah Menengah Pertama (SMP) di

SMP Negeri 1 Mappedeceng dan lulus pada tahun 2013,

selanjutnya penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Mengenah Atas (SMA) di

SMK Negeri 1 Walenrang Utara dan lulus pada tahun 2016. Pada tahun 2016

melanjutkan studi di Universitas Cokroaminoto Palopo, dan terdaftar sebagai

Mahasiswa Fakultas Teknik Komputer (FTKOM) Program Studi Informatika,

untuk menyelesaikan gelar sarjana komputer, penulis menulis sebuah skripsi yang

berjudul Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi Berbasis

Website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................iii

RIWAYAT HIDUP .......................................................................................... iv

DAFTAR ISI ...................................................................................................... v

DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ vii

DAFTAR ARTI LAMBANG DAN SINGKATAN ........................................... viii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................. 2

1.3 Tujuan Penelitian................................................................................... 3

1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 4

2.1 Kajian Teori .......................................................................................... 4

2.2 Hasil Penelitian yang Relevan ............................................................. 15

2.3 Kerangka Pikir .................................................................................... 17

BAB III METODE PENELITIAN ..................................................................... 19

3.1 Jenis Penelitian .................................................................................... 19

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian .............................................................. 20

3.3 Batasan Penelitian ............................................................................... 20

3.4 Tahapan Penelitian .............................................................................. 21

1. Pengumpulan Data ............................................................................. 21

2. Analisis Sistem ................................................................................... 22

a. Sistem yang Berjalan .......................................................................... 22

b. Sistem yang Diusulkan ....................................................................... 23

c. Kebutuhan Fungsional ........................................................................ 24

d. Kebutuhan Non-Fungsional ................................................................ 24

3. Desain ................................................................................................ 25

a. Perancangan Model/Sistem ................................................................. 25

b. Rancangan Interface Sistem ............................................................... 40

vii

c. Rancangan Database .......................................................................... 47

4. Pembuatan .......................................................................................... 50

5. Pengujian ........................................................................................... 51

a. Pengujian Sistem ................................................................................ 51

b. Pengujian Ahli .................................................................................... 52

6. Hasil Akhir ......................................................................................... 52

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ..................................... 53

4.1 Hasil Penelitian ................................................................................... 53

1. Pembuatan Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi Berbasis

Website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo ......... 53

2. Tampilan Halaman Input .................................................................... 55

3. Pengujian Sistem ................................................................................ 66

4.2 Pembahasan Penelitian ........................................................................ 80

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................. 84

5.1 Kesimpulan ......................................................................................... 84

5.2 Saran ................................................................................................... 84

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 86

LAMPIRAN ...................................................................................................... 88

viii

DAFTAR TABEL

1. Simbol Diagram Use Case .............................................................................. 12

2. Simbol Diagram Activity ................................................................................. 13

3. Simbol Diagram Sequence .............................................................................. 13

4. Simbol Diagram Class .................................................................................... 14

5. Database User ................................................................................................. 47

6. Database Surat Masuk .................................................................................... 47

7. Database Surat Keluar .................................................................................... 48

8. Database Disposisi ......................................................................................... 48

9. Database Mahasiswa Cuti ................................................................................. 48

10. Database Mahasiswa Yudisium ...................................................................... 49

11. Database Klasifikasi ....................................................................................... 49

14. Database Instansi ............................................................................................ 49

15. Database Pengaturan....................................................................................... 50

ix

DAFTAR GAMBAR

1. Alamat Domain ................................................................................................ 8

2. Alur Kerangka Pikir ......................................................................................... 18

3. Tahapan penelitian (R&D) ................................................................................ 19

4. Sistem yang Berjalan........................................................................................ 22

5. Sistem yang Diusulkan ..................................................................................... 23

6. Diagram Use Case ........................................................................................... 26

7. Diagram Activity Login .................................................................................... 28

8. Diagram Activity Tambah Surat Masuk ............................................................ 28

9. Diagram Activity Edit Surat Masuk .................................................................. 29

10. Diagram Activity Delete Surat Masuk ............................................................ 29

11. Diagram Activity Cetak Disposisi ..................................................................... 30

12. Diagram Activity Galeri Surat Masuk ............................................................... 30

13. Diagram Activity Tambah Surat Keluar ............................................................ 31

14. Diagram Activity Edit Surat Keluar .................................................................. 31

15. Diagram Activity Delete Surat Keluar ............................................................... 32

16. Diagram Activity Galeri Surat Keluar ............................................................... 32

17. Diagram Activity Tambah Mahasiswa Cuti ....................................................... 33

18. Diagram Activity Daftar Mahasiswa Cuti .......................................................... 33

19. Diagram Activity Edit Mahasiswa Cuti ............................................................. 34

20. Diagram Activity Delete Mahasiswa Cuti ......................................................... 34

21. Diagram Activity Cetak Mahasiswa Cuti........................................................... 35

22. Diagram Activity Tambah Mahasiswa Yudisium .............................................. 35

23. Diagram Activity Daftar Mahasiswa Yudisium ................................................. 36

24. Diagram Activity Edit Mahasiswa Yudisium..................................................... 36

25. Diagram Activity Delete Mahasiswa Yudisium ................................................. 37

26. Diagram Activity Cetak Mahasiswa Yudisium .................................................. 37

27. Diagram Sequence Login ................................................................................ 38

28. Diagram Sequence AdminUser ......................................................................... 38

29. Diagram Class Aplikasi Pengarsipan ................................................................ 39

30. Interface Menu Login ....................................................................................... 40

31. Interface Menu Beranda Staf Admin ................................................................. 40

x

32. Interface Menu Beranda Staf Fakultas .............................................................. 41

33. Interface Menu Beranda Dekan ........................................................................ 41

34. Interface Menu Transaksi Surat ........................................................................ 42

35. Interface Menu Mahasiswa Cuti ....................................................................... 42

36. Interface Menu Yudisium................................................................................. 43

37. Interface Menu Buku Agenda .......................................................................... 43

38. Interface Menu Galeri File .............................................................................. 44

39. Interface Menu Referensi ................................................................................. 44

40. Interface Menu Pengaturan .............................................................................. 45

41. Interface Menu Akun ....................................................................................... 45

42. Interface Menu Tambah Data ........................................................................... 46

43. Interface Menu Daftar Data .............................................................................. 47

xi

DAFTAR ARTI LAMBANG DAN SINGKATAN

Lambang/ Singkatan Arti dan keterangan

HTML Bahasa markah yang digunakan untuk membuat halaman

website.

WWW Ruang informasi yang dapat diakses para pengguna Internet

URL Digunakan untuk menunjukkan alamat suatu sumber seperti

dokumen dan gambar di Internet.

.Com Nama domain yang diperuntukkan untuk Commercial.

.Net Nama domain yang diperuntukkan untuk organisasi yang

bergerang di bidang teknoligi jaringan.

.Org Nama domain yang diperuntukkan untuk Organisasi.

.Edu Nama domain yang diperuntukkan untuk pendididkan.

.Gov Nama domain yang diperuntukkan untuk pemberian

informasi pemerintah.

.Co.id Untuk badan usaha yang mempunyai badan hukum sah

.Ac.id Untuk lembaga pendidikan

.Go.id Khusus untuk lembaga pemerintahan ri

.Mil.id Khusus untuk lembaga militer ri

.Or.id Untuk segalah macam organisasi yang tidak termasuk dalam

kategori “ac.id”.”Co.id”,”go.id”,”mil,id”, dan lainya

PHP Bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke

dalam HTML.

ASP Salah satu bahasa pemrograman web untuk menciptakan

halaman web yang dinamis

MySQL Sebuah database management system (manajemen basis

data) menggunakan perintah dasar SQL (Structured Query

Language)

Ms SQL Jenis bahasa untuk basis data SQL yang dikeluarkan oleh

perusahaan Microsoft dan Sybase

SQL Sebuah bahasa yang digunakan untuk mengakses data dalam

basis data relasional

CSS Bahasa Cascading Style Sheet dan biasanya digunakan

untuk mengatur tampilan elemen yang tertulis dalam bahasa

markup, seperti HTML.

XAMPP Server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas

program Apache HTTP Server, mysql database, dan

penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa

pemrograman PHP dan Perl.

UML Bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan,

menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak.

ERD Untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,

untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan

simbol.

https://id.wikipedia.org/wiki/Alamat

https://id.wikipedia.org/wiki/Sumber

https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen

https://id.wikipedia.org/wiki/Gambar

https://id.wikipedia.org/wiki/Internet

xii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lembar Kuesioner Pengujian Aplikasi .................................................... 89

2. Foto Bersama Dekan Fakultas Sains ....................................................... 92

3. Foto proses pengumpulan data ................................................................ 93

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, masih banyak

sarana dan prasarana universitas yang belum memanfaatkan penggunaan teknologi.

Salah satunya yaitu pengarsipan data administrasi kampus seperti pencatatan nomor

surat keluar dan surat masuk, data mahasiswa cuti, serta data mahasiswa yudisium

yang masih menggunakan cara convensional. Dimana cara seperti ini sangat

membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengarsipannya, sedangkan kegiatan

pengarsipan ini hampir setiap hari dilakukan selama kegiatan aktifitas kampus

berjalan. Pengarsipan sendiri dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku,

foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen

lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau pun salinannya dapat

diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, atau karena

pentingnnya informasi yang terkandung didalamnya. Jadi, kalau hendak dirumuskan

secara singkat, arsip adalah segalah dokumen yang mempunyai manfaat bagi

organisasi sehingga perlu disimpan. Untuk perlengkapan pengarsipan, biasanya

diperlukan perlengkapan seperti map, briefordner, folder, quide, lemari arsip, filing

cabinet, kotak berkas dan snelhecter. Dari kata data administrasi, data dapat

diartikan sebuah informasi ataupun sebuah fakta mentah berupa butir kuantitatif.

Pengolaan data bertujuan menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks

untuk meghasilkan informasi yang bermakna. Data secara tidak langsung

memberikan informasi pada pihak penerima namun bisa juga terjadi sebaliknya.

(Bailah, 2019)

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo merupakan fakultas yang

terdiri dari 4 prodi yaitu prodi fisika, kimia, biologi, dan matematika. Fakultas Sains

merupakan salah satu fakultas yang mempunyai banyak peminatnya, walaupun

jumlah mahasiswanya tidak sebanyak mahasiswa fakultas teknik, namun fakultas

sains merupakan fakultas yang sering sekali melakukan banyak kegiatan yang

bersifat umum maupun kegiatan yang membawa nama baik universitas. Namun

berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada fakultas ini proses pengarsipan data

administrasinya masih menggunakan metode atau cara convensional yang mana

2

memakan waktu dan proses yang lama. Berdasarkan hasil wawancara kepada staf

fakultas dan Dekan Fakultas Sains Seperti pada proses Pengarsipan data

administrayaitu ibu Pauline Destinugrainy kasi, S.Si., M.Sc. pengarsipan /

pengelolahan surat masuk, surat keluar, pengolahan data mahasiswa cuti, serta data

mahasiswa yang akan yudisium prosesnya masih menggunakan proses yang panjang

dan lama dengan cara mengisi pada lembaran atau buku. Proses tersebut sangat

memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan data atau dokumen yang telah

diarsipkan, proses ini juga sangat membutuhkan banyak waktu pada saat pencarian

data serta pada saat membuat laporan yang harus dibuat lagi menggunakan komputer

setelah mencatatnya didalam lembaran atau buku arsip.

Maka dari itu dengan adanya aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis

website dapat memudahkan pengelolahan data pada fakultas sains, dimana pada saat

menginput data surat masuk, surat keluar, data mahasiswa cuti, serta data mahasiswa

yang akan yudisium dapat lebih menu dikarenakan proses yang terjadi pengelolah /

User dapat menginput datanya pada aplikasi dengan mudah dan tidak takut akan

rusak atau tercecer dikarenakan telah tersimpan aman dalam database aplikasi,

begitupun pada saat pencarian datanya dapat lebih mudah di karenakan dapat

mengetikan pada form pencarian pada aplikasi serta dapat langsung mencetak

laporan pengarsipan datanya maupun disposisi surat masuk dan keluarnya,

diperlukannya pemanfaatan teknologi untuk mempermudah proses pengolahan data

administrasi kampus, meniadakan kelemahan-kelemahan yang ditimbulkan dalam

proses pengolahan data administrasi kampus yang terjadi di Fakultas Sains


1.2. Rumusan Masalah

Rumusan masalah pada penelitian ini adalah “Bagaimanakah merancang dan

membangun aplikasi pengarsipan data administrasi pada Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo Berbasis Website ?”.

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun

aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis website pada Fakultas Sains


3

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari rancang bangun aplikasi pengarsipan data administrasi

berbasis website pada fakultas sains universitas cokroaminoto palopo adalah sebagai

berikut :

1. Manfaat Bagi Fakultas

a. Memberikan kemudahan dalam pengarsipan maupun proses pengolahan data

diakademik khususnya pada pengarsipan data surat masuk – surat keluar, data

mahasiswa cuti serta data mahasiswa yang akan yudisium.

b. Membantu dalam mengefisienkan waktu yang digunakan dalam proses

pengarsipan data administrasi.

c. Menambah wawasan tentang penggunaan komputer sebagai alat bantu untuk

memberikan informasi.

2. Manfaat Bagi Peneliti

a. Mengaplikasikan teori-teori yang telah di dapat selama perkuliahan pada dunia

kerja nantinya.

b. Mengidentifikasi dan memecahkan masalah dengan cara merancang dan

membangun sebuah aplikasi pengarsipan data Administrasi berbasis website

pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

c. Menambah pengetahuan, pengalaman serta wawasan.

3. Manfaat Bagi Universitas

a. Sebagai bahan referensi atau bahan acuan bagi penelitian berikutnya

b. Sebagai bahan tambahan ilmu pengetahuan pada teknologi rancang bangun pada

universitas.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Kajian Teori

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai teori-teori dari beberapa sumber

yang menjadi referensi yang digunakan untuk merancang Aplikasi Berbasis

Website yang akan di bangun atau kajian materi-materi yang diambil dari Buku, e-

Book, Internet, serta media cetak lainnya seperti Jurnal dan Skripsi.

1. Rancang Bangun

Menurut Pressman (dalam Subriadi, 2014: 980), rancang merupakan

serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil analisis dari sistem kedalam

bahasa pemograman untuk dideskripsikan dengan detail sebagaimana komponen-

komponen sistem di implementasikan. Adapun bangun / pembangunan sistem

menurut Pressman adalah kegiatan menciptakan sistem baru maupun mengganti

atau memperbaiki sistem yang telah ada baik secara keseluruhan maupun

sebagian. Jadi bangun sistem merupakan proses membangun sistem informasi dan

komponen yang didasarkan pada spesifikasi desain.

Menurut Bambang 2013 (dalam Sari, 2017:81) menyatakan bahwa,

rancang bangun adalah proses pembangunan sistem untuk menciptakan sistem

baru maupun mengganti atau memperbaiki sistem yang telah ada baik secara

keseluruhan maupun hanya sebagian.

Berdasarkan pendapat diatas dapat di simpulkan bahwa rancang bangun

adalah proses pembuatan untuk mendesain kegiatan sistem yang akan berjalan

baik itu pengembangan maupun yang baru serta mendeskripsikannya dengan

detail komponen-komponen sistem di implementasikan.

2. Aplikasi

Aplikasi adalah program siap pakai yang dapat digunakan untuk

menjalankan perintah-perintah dari pengguna aplikasi tersebut dengan tujuan

mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi

tersebut. Pengertian aplikasi secara umum adalah alat terapan yang fungsikan

secara khusus dan terpadu sesuai kemampuan yang di milikinya, aplikasi

merupakan suatu perangkat komputer yang siap pakai bagi User.

5

Menurut Hengky 2010 (dalam Sari, 2017:81), aplikasi adalah satu unit

perangkat lunak yang di buat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas

seperti sistem perniagaan, game, pelayanan masyarakat, periklanan atau semuua

proses yang hampir dilakukan manusia.

3. Pengarsipan

Arsip adalah sebuah kumpulan informasi yang di simpan dalam bentuk

berkas hardfile atupun softfile yang dibuat, diterima ataupun di kelolah oleh

sebuah organisasi maupun perseorangan sebagai bukti dari kegiatannya (Susanti,

2017:2). Menurut Dorotul Yatimah 2009 (dalam Susanti, 2017:2) menyatakan

bahwa, dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi khususnya bagian

yang menangani kearsipan harus melakukan berbagai tahapan atau kegiatan

kearsipan antara lain pengurus dan pengendali surat (berkas/dokumen),

penyimpanan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta

penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Bailah, 2019). Pengarsipan adalah surat

pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh setiap

badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta. Jadi, pengarsipan

adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem

pengarsipan tertentu. (Suparjati, dkk, 2015)

4. Data Administrasi

Data menurut Mills (1984:17) (dalam Suparjati, dkk, 2015) merupakan

fakta mentah, observasi, atau kejadian dalam bentuk angka ataupun symbol

khusus. Pengelolahan data bertujuan menyusun dan menempatkan data tersebut

dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakna.

Administrasi menurut Sondang. P. Siagian 1973 (dalam Bailah, 2019)

adalah keseluruhan kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan

menurut Ulbert, Administrasi didefinisikan persiapan sistematis dan pencatatan

data dan informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan

6

memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian

atau seluruhnya.

Dari pengertian diatas dapat di simpulkan data administrasi merupakan

data yang dikelolah yang berisikan informasi organisasi atau perorangan baik

secara internal maupun eksternal yang mempermudah pengelolahan informasi

data.

5. Website

a. Definisi Website

Sumaryadi (2014:4) menyatakan bahwa, website dapat diartika sebagai

sekumpulan menu-menu yang digunakan untuk menampilkan informasi, gambar

gerak, suatu, dan atau gabungan dari semuaya itu baik yang bersifat statistic mau

dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana

masig-masing dihubungkan dengan link-link. Website statistic sendiri adalah

website yang jarang sekali diubah-ubah karna memang tidak diperlukan

perubahan yang sangat sering seperti website profil organisasi, sedangkan website

dinamis adalah website yang kontennta dapat berubah setiap saat. (Sumaryadi,

2014:4). Sedangkan menurut Yuhefizar, Mooduto, dan Hidayat (2015) website

adalah keseluruhan menu-menu web yang terdapat dalam sebuah domain yang

mengandung informasi. Sebuah website biasanya dibangun atas banyak menu web

yang saling berhubungan. Isilah lain yang sering ditemui sehubungan degan

Website adalah Homepage, Homepage adalah Menu awal sebuah domain

sedangka keseluruhan isi/content domain disebut dengan Website.

Website tidak lain adalah salah satu layanan yang ditawarkan oleh internet

diantara layanan-layanan lainnya. Website bisa berjalan diinternet seperti saat

sekarang ini tidak lain adalah berkat penemua metode pemrograman web yang

disebut HTML oleh Tim Barners Lee pada tahun 1989, yang merupakan salah

seorang staf ahli dari CERN (Conseil Europeen pour la Recherche Nucleaire)

sebuah organisasi penelitian yang berlokasi di Jenewa, Swiss. Adapun HTML

adalah siangkatan dari HyperText Markup Language yang merupakan suatu kode

semi pemograman yang menjadi dasar terwujudnya atau terciptanya web, kode-

kode yang digunakan dalam HTML disebut Tag. Selain itu nama lain dari Web

7

biasa juga disebut WWW (Word Wide Web) merupakan sebuah sistem

penyebaran informasi melalui internet, informasi yang dikirm dapat berupa teks,

suara (audio), animasi, gamabar dan bahkan dalam bentuk format video. Secara

umum, Website adalah keseluruhan menu-menu yang terdapat dalam sebuah

domain yang mengandung informasi. Sebuah Website biasanya dibangun atas

banyaknya halamn web yang saling berhubungan, hubungan antara yang satu

Menu Web dengan Menu Web yang lainnya disebut dengan Hyperlink, sedangkan

teks yang dijadikan media penghubung disebut Hypertext. Istilah lain yang sering

ditemui sehubungan dengan Website adalah Homepage, Homepage adalah Menu

awal sebuah domain, misalnya ketika membuka Website www.lintau.com Menu

yang pertama muncul itulah yang disebut Homepage (Yuhefizar, Mooduto, dan

Hidayat, 2015).

Untuk membangun Website diperlukan beberapa unsur yang harus ada

agar Website dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan. Unsur-unsur

yang harus ada dalam Website, antara lain:

1) Domain Name atau Nama Domain

Domain Name, alamat permanen situs di dunia internet yang digunakan

untuk mengidentifikasi sebuah situs atau dengan kata lain Domain Name adalah

alamat yang digunakan untuk menemukan Website/situs pada dunia internet,

istilah yang umum digunakan adalah URL (Sumaryadi, 2014:4). Adapun

pengertian lain dari domain adalah nama unik yang dimiliki oleh sebuah institusi

sehigga bisa diakses melalui internet. Sedangkan pengertian lainnya domain

adalah alamat didunia internet yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah

Website, atau dengan kata lain domain adalah alamat yang gunakan untuk mencari

dan menemukan sebuah Website pada dunia internet. (Yuhefizar, Mooduto, dan

Hidayat, 2015)

Ada banyak nama domain yang bisa kita pilih, berikut beberapa nama

domain yang sering digunakan dan tersedia diinternet:

a) Generic Domains, domain yang berakhiran dengan .Com, .Net, .Org, .Edu,

.Mil, atau .Gov, jenis domain ini sering juga disebut dengan top level domain

dan domain ini tidak berafilisi berdasarkan Negara, sehingga siapapun dapat

mendaftar.

http://www.lintau.com/

8

b) Country-Specific Domain, domain yang berkaitan dengan dua huruf ekstensi,

dan sering juga disebut secend level domain, seperti .id, .au, .jp, dan lain

sebagainya. Domain ini dioperasikan dan didaftarkan dimasing Negara. Di

Indonesia domain ini berakhiran, .co.id, .ac.id, .go.id, .mil.id, .or.id, dan

.Web.id. Pengguna dari masing-masing akhiran tersebut berbeda-beda

tergantug pengguna dan penggunaanya, antara lain Co.id : untuk badan usaha

yang mempunyai badan hukum sah, Ac.id : untuk lembaga pendidikan, Go.id :

khusus untuk lembaga pemerintahan RI, Mil.id : khusus untuk lembaga militer

RI, Or.id : untuk segalah macam organisasi yang tidak termasuk dalam

kategori “ac.id”.”co.id”,”go.id”,”mil,id”, dan lainya, War.net.id : untuk

industry warung internet di Indonesia, Sch.id : khusus untuk lembaga

pendidikan yang menyelenggaraka pendidikan seperti SD,SMP, Dan atau

SMU, Web.id : ditujukan bagi badan usaha, organisasi ataupun perseorangan

yang melakukan kegiatannya di WWW

Nama domain dari setiap Website didunia tidak ada yang sama sehingga

tidak ada satupun Website yang akan dijumpai tertukar nama atau tertukar menu

situsnya. Untuk memperoleh nama dilakukan penyewa domain, biasanya dalam

jangka tertentu (tahunan). (Sumaryadi, 2014:4)

Untuk memperjelas pembacaan alamat domain yang didefinisian oleh

Kurniawan (2006) dapat dilihat dari gambar bagan berikut:

Gambar 1. Penjelasan alamat domain

b. Jenis-Jenis Website.

Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang begitu cepat,

Website juga mengalami perkembangan yang sangat berarti. Dalam

pengelompokan jenis Website, lebih diarahkan berdasarkan pada Fungsi, Sifat,

dan Bahasa Pemograman yang digunakan.

9

Adapun Website berdasaran sifat dan fungsinya menurut Yuhefizar,

Mooduto, adalah:

1) Website Dinamis, Website yang menyediakan Content atau isi yang selalu

berubah-ubah.

2) Website Statis, Website yang contentnya sangat jarag dibuah.

Berdasarkan fungsinya/tujuanya, Website dibagi atas:

1) Personal Web, Website yang berisi informasi pribadi

2) Corporate Web, Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan

3) Portal Web, Website yang mempunyai banyak layanan, mulai dari layanan

berita, email, dan jasa-jasa lainya.

4) Forum Web, Website yang bertujuan sebagai diskusi.

5) Disampig itu ada juga Website E-Government, E-Banking, E-Payment, dan

lain sebagainya.

Sedangkan menurut Yuhefizar, dkk (2015) jenis Website berdasarkan

fungsi, sifat, dan bahasa pemograman yang digunakan, antara lain:

1) Website Dinamis, adalah sebuah Website content dan isinya selalu berubah,

dimana meggunakan bahasa pemograman antara lain PHP, ASP, .NET Dan

Memanfaatkan Database Mysql Atau Ms SQL.

2) Website Statis, web yang contentnya sangat jarang berubah yang

menggunakan bahasa pemograman HTML dan belum memanfaatkan

database.

3) Personal Website, berisi informasi pribadi seseorang

4) Commercial Website, Web yang dimiliki perusahaan yang bersfat bisnis

5) Goverment Website, Web yang dimiliki instansi pemerintah, pendidikan yang

bertujuan memberika pelayanan kepada pengguna.

6) Non-Profit Organization Website, dimiliki oleh organsasi yang bersifat Non-

Profit atau tidak bersifat bisnis.

7) Server Side merupakan Website yang menggunakan bahasa pemograman yang

tergantung pada persedian server, jika tidak ada server Website tersebut tidak

akan berjalan atau berfungsi dengan semestinya.

10

6. HTML, CSS, dan Javascript

HTML merupakan singkatan dari Hypertext Markup Language. HTML

merupakan bahasa pemograman web yang memberitahukan peramban web (web

browser) bagaimana menyusun dan dan menyajiakan konten di menu web, dengan

kata lain HTML merupakan bahasa dasar website yang berfungsi untuk

menampilkan berbagai komponen web.

Sementara itu untuk mempercantik tampilan menu web digunakan CSS

(Cascading Style Sheet), CSS sendiri merupakan kumpulan perintah yang

digunakan untuk menjelaskan tampilan sebuah menu situs web dalam mark-up

language. Mark-up language atau bahasa markah adalah bahasa pemrograman

yang biasanya digunakan membuat website.

Sedangkan JavaScript memiliki fungsi untuk menambah fungsionalitas

dan kenyamanan menu website, JavaScript lebih fokus kepada proses pengolahan

data sisi Client serta menyajikan komponen web yang lebih interaktif. Maka dari

itu untuk menyajikan website yang interaktif maka diperlukan peranan dari ketiga

komponen tersebut.

7. Hypertext Preprosesor (PHP)

PHP atau Hypertext Preprosesor merupakan bahasa pemograman yang

digunakan untuk membuat website dinamis dan Interaktif (Enterptise, 2018).

Sebagai contoh web dinamis, PHP dapat menampilkan tanggal dan hari saat ini

secara berganti-ganti didalam sebuah website, sedangkan web interaktif artinya

PHP dapat memberi feedback bagi User misalnya menampilkan hasil pencarian

produk.

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah suatu bahasa pemprograman yang

digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang

dapat dimengerti oleh komputer yang bersifat server side yang dapat di tambah ke

dalam HTML (Putratama, 2016:3)

8. MySQL (My Structure Query Languange)

Server yang melayani database adalah MySQL. Untuk membuat dan

mengolah database, kita dapat mempelajari pemograman khusus yang disebut

query (perintah) SQL. Database Sendiri dibutuhkan Jika Kita ingin Menginput

11

data dari User menggunakan form HTML untuk kemudian diolah PHP agar bisa

disimpan ke database Mysql (Enterprise, 2018).

Adapun menurut Mustafa 2012, MySQL adalah sebuah sistem manajemen

database relasi (relation database management system) yang bersifat terbuka

(open source). Terbuka maksudnya adalah MySQL boleh di download oleh siapa

saja. Baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi

binernya (executable program) dan bisa digunakan secara (relatif) gratis baik

untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu

program aplikasi komputer (dalam Solichin, 2016:5).

9. XAMPP

Sebuah software web server yang didalamnya tersedia database server

MySQL dan dapat mendukung merupakan pengertian dari XAMPP. XAMPP

merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun) Apache, MySQL, PHP

dan Perl. Program ini tersedia didalam GNU (General Public Licence) dan bebas,

merupakan web server yang digunakan yang dapat melayani tampilan Menu web

yang dinamis Silitonga (dalam Solichin, 2016:17)

Menurut Asyikin (2018), XAMPP adalah aplikasi yang simple, ringan, dan

sangat memudahkan para developer web untuk membuat web server local dengan

berbagai macam kebutuhan misalnya sebagai server local, XAMPP juga dapat

berjalan pada berbagai macam sistem operasi seperti windows, Linux maupun Mac

OS.

10. Unified Modeling Language (UML)

Menurut Akil (2018), Bahasa pemodelan visual yang digunakan untuk

menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan

rancangan dari suatu sistem perangkat lunak merupakan pengertian dari UML

(Unified Modeling Language). Pemodelan memberikan gambaran jelas tentang

sistem yang akan dibangun baik dari sisi structur ataupun fungsional. UML

sendiri dapat diterapkan pada semua model pengembangan, tingkatan siklus

sistem, dan berbagai macam domain aplikasi, dalam UML terdapat konsep

semantic, notasi, dan panduan masing-masing diagram. UML juga memiliki

12

bagian statis, dinamis, ruang lingkup, dan oraganisasional. UML bertujuan

menyatukan teknik-teknik pemodelan berorientasi obyek menjadi terstandarisasi.

Alat bantu yang digunakan dalam perancangan berorientasi objek

berbasiskan UML ada 8 antara lain Use Case, Class Diagram, Aktivity Diagram,

Squence Diagram, Statechart Diagram, Collaboration Diagram, Componen

Diagram dan Deployment Diagram. Namun pada penelitian ini peneliti hanya

menggunakan 4 diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Diagram Use Case

Use Case Diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (bevavior)

sistem Informasi yang akan dibuat. Use Case digunakan untuk mengetahui fungsi

apa saja yang ada pada sistem dan siapa saja yang berhak menggunakna fungsi-

fungsi tersebut (Hendini, 2016:4).

Adapun simbol yang digunakan pada Use Case Diagram diataralain:

Tabel 1. Simbol Diagram Use Case No Gambar Nama Keterangan

1

Actor Menspesifikasikan himpunan peran yang pengguna

mainkan ketika berinteraksi dengan use case.

2

Depedency Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada

suatu elemen mandiri (independent) akan

mempengaruhi elemen yang bergantung padanya

elemen yang tidak mandiri (independent).

3

Generalization Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi

perilaku dan struktur data dari objek yang ada di

atasnya objek induk (ancestor).

4

Include Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara

eksplisit

5

Extend Menspesifikasikan bahwa use case target

memperluas perilaku dari use case sumber pada

suatu titik yang diberikan

6

Association Menghubungkan antara objek satu dengan objek

lainnya.

7

System Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem

secara terbatas.

8

Use case Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan

sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur

bagi suatu actor.

9

Collaboration Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang

bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang

lebih besar dari jumlah dan elemennya (sinergi).

10

Note Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan

mencerminkan suatu sumber daya komputasi.

Sumber: Ruhamah (2014:58)

13

b. Diagram Activity

Diagram Activity menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas

dari sebuah sistem atau proses bisnis. Simbol-simbol yang digunakan dalam

diagram Activity yaitu:

Tabel 2. Diagram Activity No Gambar Nama Keterangan

1

Activity Memperlihatkan bagaimana masing-

masing kelas antarmuka saling berinteraksi

satu sama lain.

2

Action State dari sistem yang mencerminkan

eksekusi dari suatu aksi.

3

Initial State Start Point, diletakkan pada pojok kiri

atas dan merupakan awal aktivitas

4

Final State End Point, akhir aktivitas

5 (Transition) Fork Satu aliran yang pada tahap tertentu

berubah menjadi beberapa aliran.

Sumber: Hendini (2016:4)

c. Diagram Sequence

Diagram Sequence atu diagram urutan merupakan diagram yang

menggambarkan kelakuan objek pada Use Case dengan mendeskripsikan waktu

hidup objek dan pesan yang dikirim dan diterima antara objek (Hendini, 2016:4).

Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Sequence Diagram, antara

lain:

Tabel 3. Simbol Diagram Sequence No Gambar Nama Keterangan

1

Lifeline Objek entity, antarmuka yang saling

berinteraksi.

2

Message

Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang

memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

3

Message

Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang

memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

4

Activation Menjalankan salah satu operation dari

participant.

Sumber: Ruhamah (2014:59)

14

d. Diagram Class

Diagram Class merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail

tiap-tiap kelas didalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan

aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Class

Diagram juga menunjukkan atribut-atribut dan operasi-operasi dari sebuah kelas

dan constraint yang berhubungan dengan objek yang dikoneksikan (Hendini,

2016:4).

Diagram class bersifat statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi

class serta hubungannya antar class.Class diagram mirip dengan ERD pada

perancangan database bedanya ada ERD tidak terdapat method tapi hanya atribut.

Class terdiri dari nama kelas, atribut, dan method (Ruhamah, 2014:58-59). Simbol

diagram class diuraikan pada tabel berikut:

Tabel 4. Simbol Diagram Class No Gambar Nama Keterangan

1

Generalization

Hubungan dimana objek anak (descendent)

berbagi perilaku dan struktur data dari objek

yang ada di atasnya objek induk (ancestor).

2

Nary Association Upaya untuk menghindari asosiasi dengan

lebih dari 2 objek.

3

Class Himpunan dari objek-objek yang berbagi

atribut serta operasi yang sama.

4

Collaboration

Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang

ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu

hasil yang terukur bagi suatu aktor.

5

Realization

Operasi yang benar-benar dilakukan oleh

suatu objek.

6

Depedency

Hubungan dimana perubahan yang terjadi

pada suatu elemen mandiri (independent) akan

mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri.

7

Association

Apa yang menghubungkan antara objek satu

dengan objek lainnya.

Sumber: Ruhamah, 2014:58-59

15

11. Teknik Pengujian (Testing)

a. Pengujian White Box

Cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode

program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak merupakan

pengertian dari White Box. Jikalau ada modul yang menghasilkan output yang

tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program,

variable, dan juga parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu

persatu atau diperbaiki kemudian di compile ulang.

b. Pengujian Black Box

Black Box adalah metode pengujian perangkat lunak yang tes

fungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja.

Metode uji dapat diterapkan pada semua tingkat pengujian perangkat lunak seperti

unit, integrasi, fungsional, sistem dan penerimaan. Metode pengujian ini

memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itulah pengujian

black box memungkinkan pengembangan softwareuntuk membuat himpunan

kondisi input yang melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program.

2.2. Hasil Penelitian yang Relevan

Penelitian relavan merupakan penelitian yang telah ada atau yang telah

dibuat sebelumnya dan mempunyai kemiripan dengan penelitian yang akan

dilakukan, dan menjadi referensi dalam membuat proposal yang dilakukan,

sehingga dijadikan sumber referensi dan diantaranya:

1. Penelitian Irwin Supriadi, Rina Indrayani, dan Verra Trysda Maulydda (2018),

dengan judul “Rancang Bangun Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Berbasis Website pada Kantor Asuransi Jiwa Kantor Layanan Aministrasi

Bandung”. Hasil penelitian ini dalam bentuk website yang menggunakan

CodeIgniter yang merupakan Framework PHP. Permasalahan yang terdapat

pada penelitian ini adalah kendala pada manajemen pengelolaan surat masuk

dan keluarnya serta pada pembuatan suratnya dan disposisian surat oleh

pempinan. Dari penelitian yang dilakukan Irwin Supriadi, Rina Indrayani, dan

Verra Trysda Maulydda memeberikan solusi permasalahan dengan membuat

16

aplikasi ini untuk memudahkan karyawan dalam menginput data secara aman

dan dapat disimpan dan dicari sesuai kebutuhan. Penelitian ini menggunakan

metode MVC (Model View Controller) pada metode penelitiannya.

2. Penelitian Yuni Fitriani dan Roida Pakpahan (2018), dengan judul “Aplikasi

Sistem Informasi Pengelolaan Arsip pada Unit Pelayanan Pajak dan Retribusi

Daerah Palmerah Jakarta”. Pada penelitian ini, pengelolaan arsip pada unit

pelayanan pajak dan retribusi daerah palmerah Jakarta masih menggunakan

metode convensional atau manual. Dimana terdapat berbagai kendala dalam

penyimpanan data, penginputan serta pencarian datanya yang relatife lama

serta membuat banyak tumpukan kertas. Maka dari itu penelitian Yuni Fitriani

dan Roida Pakpahan tersebut disimpulkan bahwa penelitian menghasilkan

sebuah Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip untuk menwujudkan

pengarsipan data yang baik, rapi dan mudah diakses tanpa dibatasi ruang dan

waktu.

3. Penelitian Defi Susanti (2017), dengan Judul “Rancang Bangun Aplikasi

Pengelolahan Arsip Data Di Laboratorium KRIPMD (Klinik Pratama Rawat

Inap Pelayanan Medik Dasar) Siti Fatima Pare”. Penellitian ini dilatar

belakangi pengamatan dan pengalaman peneliti, bahwa sistem pengolahan dan

penyimpanan arsip di Klinik masih menggunakan penyimpanan secara manual

didalam sebuah rak lemari, akibatnya sebagian data yang telah diarsipkan

dapat rusak atau hilang hal ini nampak dalam proses pengolahan dan

penyimpanan arsip masih tidak efisien. Maka dari itu peneliti memberikan

solusi dengan merancang dan membuat Aplikasi Pengelolahan Arsip Data Di

Laboratorium KRIPMD (Klinik Pratama Rawat Inap Pelayanan Medik Dasar)

Siti Fatima Pare, dimana pada prosesnya peneliti menggunakan metode

Waterfall. Peneliti berharap dengan adanya aplikasi ini dapat memudahkan

para pegawai dalam proses pengarsipan dan penyimpanan datanya tanpa takut

data akan rusak dan hilang.

4. Penelitian Dicky Pratama Putra Ra’uf (2018), dengan Judul “Rancang Bangun

Aplikasi Manajemen Pengarsipan pada Badan Kepegawaian Daerah

Lamongan Jawa Timur”. Pada penelitian ini permasalah yang diangkat oleh

17

peneliti ialah pada Badan Kepegawaian Daerah Lamongan terjadi kehilangan

dokumen arsip yang dikarenakan saat pengembalian tidak dikembalikan

dengan tepat karena kurangnya pencatatan peminjaman, proses pencarian

dokumen terlalu lama dikarenakan harus dicari satu persatu dokumen didalam

rak penyimpanan berkas. Permasalah selanjutnya adalah tidak adanya

pencatatan serta laporan-laporan peminjaman dan pengembalian dokumen.

Untuk mengatasi permasalahan maka peneliti berinisiatif untuk membuat

aplikasi pengarsipan dokumen. Aplikasi ini memiliki fitur-fitur seperti

pencarian dokumen arsip, mencatat peminjaman dan pengembalian dokumen

serta softcopy dokumen arsip dan juga ditambahkan fitur untuk mendownload

dokumen dalam bentuk softcopy.

2.3. Kerangka Pikir

Lembaga pendidikan sebagai suatu wadah yang berfungsi sebagai tempat

melaksanakan proses belajar-mengajar, pelatihan dan pengembangan terhadap

anak didiknya. Di era globalisasi saat ini lembaga pendidikan diharapkan bisa

mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dalam bidang teknologi informasi

untuk menunjang kegiatan akademik seperti pengolahan atau pengarsipan data

akademik ataupun dalam penyajian informasi akademik secara cepat, tepat, akurat

dan berkualitas yang bertujuan menjadi sarana pembelajaran interaktif antara

dosen dan mahasiswa dalam mendapatkan informasi. Proses pengolahan atau

pengarsipan data yang ideal adalah pengarsipan data yang mampu

mengoptimalkan fungsinya sebagai sarana pendidikan yang mampu mengimbangi

perkembang iptek dan informasi, serta mampu mengaplikasikan system automasi.

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo hingga saat ini proses

pengarsipan data administrasinya masih menggunakan system convensional dalam

mengolah data administrasinya. Pengelolaan atau pengarsipan data dengan cara

ini tidak efektif dikarenakan proses yang dilakakukan sangat membutuhkan proses

yang lama, dan kemungkinan data tercecer dan hilang sangat besar. Untuk itu

diperlukan perubahan dalam cara mengelolaannya agar data dapat dikelola dengan

baik. Perancangan pengarsipan data administrasi berbasis website adalah solusi

yang tepat, pada sistem ini semua data dikelola menggunakan komputer dan data-

18

datanya akan disimpan di dalam databases sehingga pengarsipan datanya dapat

lebih cepat khususnya dalam proses pengarsipan surat masuk, surat keluar, data

mahasiswa cuti, dan mahasisiwa yudisium serta laporannya.

Berdasarkan uraian diatas, maka bagan kerangka piker dalam penelitian

perancangan pengarsipan data administrasi Fakultas Sains berbasis website dapat

digambarkan pada gambar.

Pengolahan atau pengarsipan data administrasi pada Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo masih menggunakan cara manual, sehingga banyak

menimbulkan masalah diantaranya: lamanya waktu yang dibutukan untuk

mengarsipkan data administrasi yang berkhusus pada data surat masuk-keluar,

data mahasiswa cuti, data mahasiswa yudisium serta pada saat pembuatan laporan

rekap data administrasi.

Semakin meningkatkan proses pengolahan dan pengarsipan data administrasi

yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan petugas

pengarsipan data administrasi.

Diharapkan dengan adanya rancangan aplikasi pengarsipan data administrasi pada

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo, dapat memudahkan dalam

pengolahan data, proses dalam mencari data administrasi, serta memberikan

keamanan dalam proses penyimpanan data administrasi fakultas.

Gambar 2. Alur Kerangka Pikir

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan yaitu Research and Development (R&D)

yang merupakan jenis penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk

tertentu. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan produk berupa website

aplikasi pengarsipan data agar bisa langsung digunakan. Jenis penelitian ini

nantinya mengacu pada teori model pengembangan waterfall. Penelitian ini

dilakukan secara bertahap sebagai berikut:

OBSERBASI PENGUMPULAN DATA ANALISIS SISTEM

PENERAPAN HASIL AKHIR

WEBSITE

PENGUJIAN SISTEM

(BLACKBOX)PEMBUATAN/IMPLEMENTASI DESAIN/PERANCANGAN

PENGUJIAN AHLI

Gambar 3. Tahapan penelitian (R&D)

3.2. Tempat Dan Waktu

1. Tempat Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini dilakukan bertempat di gedung H kampus 2,

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo.

2. Waktu Penelitian

Adapun waktu penelitian dimulai sejak Januari 2020 sampai April 2020.

Diawali dengan pengajuan tema serta judul di awal bulan Januari dilanjutkan

melakukan observasi serta wawancara pihak terkait hingga akhir Januari.

Kemudian dilanjutkan penyususnan proposal, pengumpulan data serta analisis

system (desain) di lakukan mulai awal hingga akhir Februari. Sedangkan pada

tahap perancangan, pembuatan aplikasi dan pengujian aplikasi dilakukan pada

awal Maret hingga awal April.

20

3.3.Batasan Penelitian

Batasan penelitian merupakan ruang lingkup atau upaya untuk membatasi

permasalah yang diteliti sehingga pembahasan tidak meluas, serta penelitian yang

dilakukan dapat difokuskan pada masalah yang ditentukan. Adapun batasan

penelitian dalam penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini dilakukan berkhusus pada Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo yang terletak dikampus 2.

2. Penelitian ini berfokus pada rancang bangun aplikasi pengarsipan data

administrasi dimana berfokuskan pada data surat keluar, surat masuk,

mahasiswa cuti, dan mahasiswa yudisium.

3. Aplikasi pengarsipan data ini dibuat menggunakan aplikasi Sublime text 3,

google chrome, serta Xampp (Mysql).

4. Aplikasi pengarsipan data ini dibuat serta diterapkan untuk membantu

permasalahan di Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto dalam pengarsipan

data administrasinya, agar lebih memudahkan tanpa memakan waktu yang

lama dalam pengarsipan datanya.

5. Pada penelitian aplikasi pengarsipan data ini hanya berupa Localhost belum di

hosting atau di onlinekan.

3.4. Tahapan Penelitian

1. Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang peneliti lakukan di dalam penelitian ini

adalah:

a. Observasi

Pada tahapan awal penelitian ini, peneliti melakukan observasi secara

pendekatan dan terjun langsung ke lokasi atau pada tempat dan area penelitian

yang bertempat di Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo, pada saat

observasi peneliti melakukan pengumpulan data di ruangan dekan serta setiap

Prodi Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo.Tujuan dari observasi ini

sendiri agar peneliti dapat lebih memahami prosedur dan informasi yang ada pada

fakultas mulai dari kekurang atau kelemahan dari prosedur pengarsipan yang

selama ini dilakukan

21

b. Wawancara

Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pengumpulan data

secara tatap muka dengan orang yang bersangkutan. Pada tahapan ini peneliti

melakukan wawancara dengan pihak terkait yaitu Dekan Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo dan staf yang bersangkutan. Adapun

pertanyaan yang diajukan mengenai gambaran umum dari proses pengarsipan data

administrasi surat masuk dan keluar, data mahasiswa cuti, dan data mahasiswa

yudisium yang ada di fakultas sains.

c. Studi Pustaka / Literature

Pada pengumpulan data menggunakan teknik studi pustaka / Literature

selama penelitian pengumpulan data dilakukan dengan mencari referensi internet

dan mengumpulkan buku-buku dari perpustakaan. Adapun pengumpulan data

melalui internet dengan cara mencari jurnal atau skripsi serta melakukan

pencarian buku melalui E-Book.

2. Analisis Sistem

Secara umum perancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran

secara umum kepada pemakai tentang sistem aplikasi yang baru. Perancangan

sistem sendiri merupakan persiapan dari perancangan sistem secara terinci,

komponen-komponen sistem yang dirancang dengan tujuan untuk di

komunikasikan kepada pemakai.

22

a. Sistem yang Berjalan

Menerima Data

Administrasi

Mengarsipkan

Data

Administrasi

Membuat

Laporan

Administrasi dan

Disposisi Surat

Masuk

Menyerahkan

Kepada Dekan

untuk Ditanda

Tangani

Surat

Masuk

Surat

Keluar

Mahasiswa

Cuti

Mahasiswa

Yudisium

Surat

Masuk

Surat

Keluar

Mahasiswa

Cuti

Mahasiswa

Yudisium

STAF

Dekan Fakultas

Mengecek dan

Menandatangani Laporan

Data Administrasi serta

surat masuk dan keluar

Gambar 4. Sistem yang Berjalan

Berdasarkan hasil analisis sistemnya yang berjalan pada Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo ialah proses pengarsipan datanya masih

menggunakan metode convensional atau secara manual, hal ini membuat proses

pengarsipan dan pengolahan data surat masuk, surat keluar, data mahasiswa curi,

dan mahasiswa yudisium masing kurang optimal dalam prosesnya, dan memakan

banyak waktu.

23

b. Sistem yang Diusulkan

Staf admin

Login

Halaman

Home

Halaman

Surat

Halaman

Mahasiswa

Cuti

Mahasiswa

Yudisium

Galeri file

Pengaturan

LogOut

Laporan

Login

Buku Agenda

Dekan

Mengecek

Laporan

Galeri File

LogOut

Staf

Buku Agenda

Referensi

Gambar 5. Sistem yang Diusulkan

Berdasarkan gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang

diusulkan dalam penelitian imi adaalh Staf/admin melakukan Login, setelah

berhasil login admin dapat mengelola tampilan Home atau menu utamanya.

Kemudian staf dapat mengelola menu surat pada menu ini berisikan form

24

penginputan data surat masuk dan keluar serta pada menu ini staf juga bisa

langsung mencetak disposisi surat masuk untuk ditandatangani oleh Dekan

Fakultas. Selanjutnya pada menu mahasiswa cuti menampilkan data mahasiswa

cuti mulai dari data mahasiswanya, prodi, serta waktu cutinya. Serta pada from

mahasiswa yudisium berisikan data mahasiswa, tanggal ujian proposal, judul

skripsinya, tim penguji skripsi, nilai ujian, dan sebagainya.

c. Kebutuhan Fungsional

Sistem monitoring kegiatan pembangunan yang sedang berjalan memiliki

beberapa batasan procedure. Sistem tersebut juga terbagi mejadi beberapa

prosedur yang masing-masing mempunyai entitas dan langkah-langkah sendiri.

Kebutuhan fungsional sendiri berisi proses-proses layanan apa saja yang

nanti yang harus disediakan oleh sistem tersebut, mencakup bagaimanakah sistem

bereaksi pada inputan tertentu serta bagaimana prilaku sistem pada situasi

tertentu. Adapun kebutuhan fungsional dari aplikasi berbasis website ini yang

akan dibuat yaitu:

1) Kebutuhan fungsional admin/staf yang bertanggung jawab

a) Admin dapat login sebagai administrator yang menjalankan aplikasi website

b) Admin menginput data administrasi (surat masuk, keluar, mahasiswa cuti, dan

mahasiswa yudisium)

c) Admin dapat mengubah dan menghapus data administrasi (surat masuk,

keluar, mahasiswa cuti, dan mahasiswa yudisium)

d) Admin dapat mencetak laporan serta surat disposisi untuk data surat masuk.

e) Admin dapat menambah akun untuk staf lain yang akan mengelola aplikasi

website

f) Admin melakukan logout pada sistem.

d. Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non-fungsional meliputi elemen-elemen apa saja yang

dibutuhkan untuk sebuah sistem yang akan dibangun, spesifikasi masukan yang

diperlukan sistem, keluaran yang dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan

sampai sistem tersebut sampai tahap implementasi. Adapun kebutuhan non-

fungsional dari aplikasi berbasis website yang akan dibuat yaitu sebagai berikut:

25

1) Kebutuhan perangkat keras

Adapun kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembuatan

aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis website pada Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo ini adalah sebagai berikut:

a) Laptop / PC

b) Proses Intel® Celeron® CPU N2830 @ 2.16GHz

c) RAM 2.00 GB

d) Harddisk 500 GB

e) Monitor 14”

f) Keyboard dan Mouse

2) Kebutuhan perangkat keras

Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan

disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan

berbagai informasi yang dibaca dan ditulis oleh komputer. Adapun software

pendukung aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis website pada Fakultas

Sains Universitas Cokroaminoto Palopo sebagai berikut:

a) Sistem Operasi Windows 8 64-bit

b) Xampp v3.2.4

c) Sublime Text 3

d) PHP 7.3.11

e) MySQL 7.3.11

f) Google Chrome

g) Mozilla firefox

h) Mikrosoft Visio 2010

3. Desain

a. Perancangan Model / Sistem

Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk memenuhi

kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas

dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli

teknik lainnya yang terlibat. Komponen-komponen sistem informasi dirancang

dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pemakai.

26

1) Diagram Use Case

Rancangan diagram use case untuk aplikasi pengarsipan data administrasi

berbasis website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo dapat

dilihat pada gambar.

Staf admin

Login

Halaman

Home

Halaman

Surat

Halaman

Mahasiswa

Cuti

Mahasiswa

Yudisium

Galeri file

Pengaturan

LogOut

Laporan

Buku Agenda

Referensi

27

Login

Buku Agenda

Dekan

Mengecek

Laporan

Galeri File

LogOut

Login

Halaman

Home

Halaman

Surat

Halaman

Mahasiswa

Cuti

Mahasiswa

Yudisium

Galeri file

LogOut

Laporan

Staf

Buku Agenda

Referensi

Gambar 6. Diagram Use Case

28

2) Diagram Activity

a) Diagram Activity Login

Diagram activity login yaitu admin melakukan login terlebih dahulu,

kemudian sistem akan memvalidasi apakah Username dan password yang

dimasukkan sudah benar atau masih salah, setelah login berhasil maka akan

masuk ke halaman home yang dapat dikelola oleh admin nantinya. untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 5.

ADMIN SISTEM

Membuka aplikasi website pengarsipan fakultas sains

Input Username dan Password

Klik Tombol Login

Tampil Pesan Kesalahan

Tampil form login

Validasi Username dan Password

Masuk Ke Halaman Home

Benar

Salah

Gambar 7. Diagram Activity Login

b) Diagram Activity Surat Masuk dan Surat Keluar

- Diagram Activity Tambah Data Surat Masuk

Diagram activity tambah data surat masuk menjelaskan bagaimana proses

admin melakukan penginputan/penambahan data surat masuk.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat

Klik tombol surat masuk

Tambah Data

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil ditambah

Memproses data

Tampil Halaman Surat Masuk

Gambar 8. Diagram Activity Tambah Surat Masuk

29

- Diagram Activity Edit Data Surat Masuk

Diagram Activity Edit Dibawa, menjelaskan bagaimana proses admin

melakukan pengeditan data surat masuk.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat


Edit Data Surat Masuk

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil Di Update/Edit

Memproses Data


Gambar 9. Diagram Activity Edit Surat Masuk

- Diagram Activity Delete Data Surat Masuk

Diagram Activity Delete pada data surat masuk pada gambar dibawah ini

mejelaskan proses yang terjadi saat admin melakukan Delete data surat masuk.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat


Klik hapus/delete Surat Masuk

Hapus data

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil Di Hapus

Memproses Data


T

Y

Gambar 10. Diagram Activity Delete Surat Masuk

30

- Diagram Activity Cetak Disposisi Surat Masuk

Diagram Activity cetak Disposisi pada data surat masuk pada gambar

dibawah ini mejelaskan proses yang terjadi saat admin melakukan proses cetak

diposisi data surat masuk.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat


Klik cetak Disposisi Surat Masuk

Cetak disposisi

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil Di Cetak

Memproses Data


Gambar 11. Diagram Activity Cetak Disposisi

- Diagram Activity Galeri Surat Masuk

Diagram Activity Galeri Surat Masuk pada data surat masuk pada gambar

dibawah ini mejelaskan proses yang terjadi saat admin mengecek file gambar.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat

Klik tombol Galeri Surat masuk

Cari file yang dibutuhkan

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil Di temukan

Memproses Data

Tampil Halaman Galeri Surat masuk

Gambar 12. Diagram Activity Galeri Surat Masuk

31

- Diagram Activity Tambah Surat Keluar

Diagram activity tambah data surat keluar menjelaskan bagaimana proses

admin melakukan penginputan/penambahan data surat keluar.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat

Klik tombol surat keluar

Tambah Data

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Surat


Memproses data

Tampil Halaman Surat Keluar

Gambar 13. Diagram Activity Tambah Surat Keluar

- Diagram Activity Edit Surat Keluar

Diagram Activity Edit dibawah, menjelaskan bagaimana proses admin

melakukan pengeditan data surat keluar.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat


Edit Data Surat Keluar

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Surat


Memproses Data


Gambar 14. Diagram Activity Edit Surat Keluar

32

- Diagram Activity Delete Surat Keluar

Diagram Activity Delete pada data surat keluar pada gambar dibawah ini

mejelaskan proses yang terjadi saat admin melakukan Delete data surat keluar.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat


Klik hapus/delete Surat Keluar

Hapus data

Tampi Halaman Surat


Memproses Data


T

Y

Gambar 15. Diagram Activity Delete Surat Keluar

- Diagram Activity Galeri Surat Keluar

Diagram Activity Galeri Surat Keluar pada data surat keluar pada gambar

dibawah ini mejelaskan proses yang terjadi saat admin mengecek file gambar.

ADMIN SISTEM

Klik menu Surat

Klik tombol Galeri Surat keluar

Cari file yang dibutuhkan

Tampi Halaman Surat

Data Berhasil Di temukan

Memproses Data

Tampil Halaman Galeri Surat Keluar

Gambar 16. Diagram Activity Galeri Surat Keluar

33

c) Diagram Activity Mahasiswa Cuti

- Diagram Activity Tambah Mahasiswa Cuti

Diagram activity tambah data mahasiswa cuti menjelaskan bagaimana

proses admin melakukan penginputan/penambahan data mahasiswa cuti.

ADMIN SISTEM

Klik Menu Mahasiswa Cuti

Tambah Data

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Mahasiswa Cuti


Memproses data

Gambar 17. Diagram Activity Tambah Mahasiswa Cuti

- Diagram Activity Daftar Mahasiswa Cuti

Diagram activity Daftar mahasiswa cuti menjelaskan bagaimana proses

admin dapat menampilkan / mengecek daftar data mahasiswa cuti.

ADMIN SISTEM


Klik Daftar Data Mahasiswa Cuti


Menampilkan Data Mahasiswa Cuti

Memproses data

Gambar 18. Diagram Activity Daftar Mahasiswa Cuti

34

- Diagram Activity Edit Mahasiswa Cuti


melakukan pengeditan data mahasiswa cuti.

ADMIN SISTEM


Klik tombol Daftar Mahasiswa Cuti

Edit Data Mahasiswa Cuti

Klik Tombol Simpan



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiswa Cuti

Gambar 19. Diagram Activity Edit Mahasiswa Cuti

- Diagram Activity Delete Mahasiswa Cuti

Diagram Activity Delete pada data Mahasiswa Cuti pada gambar dibawah

ini mejelaskan proses yang terjadi saat admin melakukan Delete data mahasiswa

cuti.

ADMIN SISTEM



Klik hapus/delete

Hapus data



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiwa Cuti

T

Y

Gambar 20. Diagram Activity Delete Mahasiswa Cuti

35

- Diagram Activity Cetak Mahasiswa Cuti

Diagram Activity cetak pada data Mahasiswa Cuti pada gambar dibawah

ini mejelaskan proses yang terjadi saat admin melakukan proses cetak laporan

data mahasiswa cuti.

ADMIN SISTEM



Klik cetak Daftar Mahaiswa Cuti

Cetak



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiswa Cuti

Gambar 21. Diagram Activity Cetak Mahasiswa Cuti

d) Diagram Activity Mahasiswa Yudisium

- Diagram Activity Tambah Mahasiswa Yudisium

Diagram activity tambah data mahasiswa yudisium menjelaskan

bagaimana proses admin melakukan penginputan data mahasiswa yudisium.

ADMIN SISTEM

Klik Menu Mahasiswa Yudisium

Tambah Data

Klik Tombol Simpan

Tampi Halaman Mahasiswa Yudisium


Memproses data

Gambar 22. Diagram Activity Tambah Mahasiswa Yudisium

36

- Diagram Activity Daftar Mahasiswa Yudisium

Diagram activity Daftar mahasiswa Yudisium menjelaskan bagaimana

proses admin dapat menampilkan / mengecek daftar data mahasiswa Yudisium.

ADMIN SISTEM

Klik Menu Mahasiswa yudisium

Klik Daftar Data Mahasiswa Yudisium


Menampilkan Data Mahasiswa Yudisium

Memproses data

Gambar 23. Diagram Activity Daftar Mahasiswa Yudisium

- Diagram Activity Edit Mahasiswa Yudisium


melakukan pengeditan data mahasiswa cuti.

ADMIN SISTEM


Klik tombol Daftar Mahasiswa Yudisium

Edit Data Mahasiswa Yudisium

Klik Tombol Simpan



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiswa Yudisium

Gambar 24. Diagram Activity Edit Mahasiswa Yudisium

37

- Diagram Activity Delete Mahasiswa Yudisium

Diagram Activity Delete pada data Mahasiswa Yudisium ini mejelaskan

proses yang terjadi saat admin melakukan Delete data mahasiswa Yudisium.

ADMIN SISTEM



Klik hapus/delete

Hapus data



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiwa Yudisium

T

Y

Gambar 25. Diagram Activity Delete Mahasiswa Yudisium

- Diagram Activity Cetak Mahasiswa Yudisium

Diagram Activity cetak pada data Mahasiswa Yudisium ini mejelaskan

proses yang terjadi saat admin melakukan proses cetak laporan data mahasiswa

Yudisium.

ADMIN SISTEM



Klik Cetak

Cetak



Memproses Data

Tampil Halaman Daftar Mahasiswa Yudisium

Gambar 26. Diagram Activity Cetak Mahasiswa Yudisium

38

3) Diagram sequence

a) Diagram sequence Login

ADMIN HOMEPAGE LOGIN

1. Memulai Aplikasi Web Pengarsipan Data Administrasi Fakultas Sains

2. Menampilkan Halaman Homepage

3. Memasukkan Username dan Password

4. Menampilkan Halaman UtamaProses validasi

Gambar 27. Diagram sequence Login

Pada gambar diatas menjelaskan bahwa admin membuka halaman login,

menginput Username dan password setelah itu admin menekan tombol login, dan

selanjutnya proses validasi Username dan password yang akan menampilkan

halaman admin, admin yang dapat mengakses dan mengelola Aplikasi website.

b) Diagram sequence Admin/User

ADMIN BERANDA SURAT MAHASISWA CUTI MAHASISWA YUDISIUM PENGATURAN

1. Melihat Halaman Utama

2. Menampilkan Halaman Utama

3. Membuka Menu Surat

4. Menampilkan Halaman Surat

5. Membuka Menu Mahasiswa Cuti

6. Menampilkan Halaman Mahasiswa Cuti

6. Membuka Menu Mahasiswa Yudisium

7. Menmpilkan Halaman Mahasiswa Yudisium

8. Membuka Menu Pengaturan

9. Melihat Halaman Pengaturan

Gambar 28. Diagram sequence Admin/User

39

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan bahwa admin/user memulai

halaman utama/Beranda kemudian sistem menampilkan halaman utama/Beranda.

Setelah itu admin membuka menu Surat dan sistem menampilkan halam Surat.

Lalu admin membuka menu Mahasiswa Cuti dan sistem menampilkan halaman

Mahasiswa Cuti. Kemudian admin membuka menu Mahasiswa Yudisium dan

sistem akan menampilkan Halaman Mahasiswa Yudisium. Admin membuka menu

Pengaturan dan sistem menampilkan halaman Pengaturan.

4) Diagram Class

Rancangan diagram class untuk Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi

Berbasis Website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo dapat

dilihat pada gambar berikut.

+tambah()

+edit()

+hapus()

-Id_User

-username

-password

-nama

-nip

-admin

tbl_user

+tambah()

+hapus()

+edit()

+cetak()

-id_surat

-no_agenda

-no_surat

-asal_surat

-isi

-kode

-indeks

-tgl_surat

-tgl_terima

-file

-keterangan

-id_user

tbl_surat_masuk

+tambah()

+edit()

+hapus()

+cetak()

-id_surat

-no_agenda

-tujuan

-no_surat

-isi

-kode

-tgl_surat

-tgl_catat

-file

-keterangan

-id_user

tbl_surat_keluar

+tambah()

+edit()

+hapus()

+cetak()

-id_mhsyud

-tgl_sk

-no_sr_rekom

-nama_mhs

-nim

-ttd

-prodi

-tgl_ujian_pro

-thn_msk

-jdl_skripsi

-tim_penguji1

-tim_penguji2

-tim_penguji3

-tim_penguji4

-tgl_ujian_skripsi

-nilai_ujian

-lama_studi

-ipk

tbl_mhs_yudisium

+tambah()

+edit()

+hapus()

+cetak()

-id_mhs_cuti

-tgl_sk

-no_sr_rekom

-nama_mhs

-nim

-ttd

-prodi

-waktu_cuti

tbl_mhs_cuti

+tambah()

+edit()

+hapus()

-id_sett

-surat_masuk

-surat_keluar

-referensi

-id_user

pengaturan

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

+tambah()

+edit()

+hapus()

+cetak()

-id_disposisi

-tujuan

-isi_disposisi

-sifat

-batas_waktu

-catatan

-id_surat

-id_user

tbl_disposisi

*

*

+tambah()

+edit()

+hapus()

-id_klasifikasi

-kode

-nama

-uraian

-id_user

tbl_klasifikasi

*

*

+tambah()

+edit()

+hapus()

-id_instansi

-instansi

-nama

-status

-alamat

-dekan

-nip

-website

-email

-logo

-id_user

tbl_instansi

*

*

Gambar 29. Diagram Class Aplikasi Pengarsipan

40

b. Perancangan Interface sistem

Pada tahapan ini akan digambarkan Rancangan Aplikasi pengarsipan data

administrasi berbasis Website yang akan di implementasikan pada Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo. Hasil perancangan User Interface yang akan

dirancang diharapkan mampu memberikan kemudahan serta memenuhi kebutuhan

dalam pembuatan website.

1) Menu Login

APLIKASI PENGARSIPAN DATA ADMINISTRASI

LOGOUNCP

LOGIN

USERNAME :

PASSWORD :

Gambar 30. Menu Login

Pada menu login terdapat textbox untuk menginput Username dan

password sebagai akses User untuk masuk kesistem menu utama

2) Menu Home (Beranda)

- Beranda Staf Admin

LOGO

UNCP BERANDA TRANSAKSI SURAT MAHASISWA CUTI MAHASISYA YUDISIUM PENGATURAN

FAKULTAS SAINS


FOOTER

BUKU AGENDA GALERI REFERENSI

- AKUN

- LOGOUT

Gambar 31. Menu Beranda Staf Admin

41

- Beranda Staf Fakultas

LOGO

UNCP BERANDA TRANSAKSI SURAT MAHASISWA CUTI MAHASISYA YUDISIUM

FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 32. Menu Beranda Staf Fakultas

- Beranda Dekan

LOGO

UNCP BERANDA

FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 33. Menu Beranda Dekan

Tampilan pada menu home, terdapat beberapa bagian atau fitur yaitu fitur

beranda, surat, mahasiswa cuti, mahasiswa yudisium, buku agenda, Galeri file,

referensi pengaturan, akun, serta Logout. Pada menu diatas terdapat 3 halaman

42

menu beranda yaitu Halaman beranda untuk staf admin, staf fakultas, dan juga

halaman beranda untuk dekan.

3) Menu Transaksi Surat

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

- SURAT MASUK

- SURAT KELUAR

Gambar 34. Menu Transaksi Surat

Pada Menu transaksi surat, dimana menu ini memakai fungsi dropdown

yang memuat beberapa menu yaitu menu surat masuk dan surat keluar yang

berisikan tempat untuk menginput data surat masuk dan surat keluar. Didalam

surat masuk terdapat from tambah data, tabel data surat masuk, pencarian, edit,

hapus, disposisi, serta cetak disposisi surat masuk. Sedangkan pada surat keluar

hanya berisi tabah data, tabel data surat keluar, pencarian, Delete, dan edit data.

4) Menu Mahasiswa Cuti

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 35 .Menu Mahasiswa Cuti

43

Menu mahasiswa cuti, berisi menu-menu yang tang berfungsi untuk

mengelolah data mahasiswa cuti. Adapun data pada menu ini, antaralain sebagai

berikut:

a) Button tambah data, berfungsi menambah data-data mahasiswa cuti, mengedit

serta menghapus data yang ada.

b) Button daftar mahasiswa, berisikan tabel data mahasiswa cuti yang telah di

input di tambah data, pencarian data, serta cetak laporan.

5) Menu Mahasiswa Yudisium

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 36 .Menu Mahasiswa Yudisium

Menu mahasiswa yudisium, berisi menu-menu yang berfungsi untuk

mengelolah data mahasiswa yudisium. Adapun data pada menu ini, antaralain

sebagai berikut:

a) Button tambah data, berfungsi menambah data-data mahasiswa yudisium,

mengedit serta menghapus data yang ada.

b) Button daftar mahasiswa, berisikan tabel data mahasiswa yudisium yang telah

diinput di tambah data, pencarian data, serta cetak laporan.

44

6) Menu Buku Agenda

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT- SURAT MASUK

- SURAT KELUAR

- MAHASISWA CUTI

- MAHASISWA YUDISIUM

Gambar 37. Menu Agenda

Menu buku agenda, berisikan from untuk mencetak agenda surat masuk

dan surat keluar. Dengan cara mengisi tanggal surat yang akan di cetak laporan

agendanya.

7) Menu Galeri File

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT- SURAT MASUK

- SURAT KELUAR

- MAHASISWA CUTI

- MAHASISWA YUDISIUM

Gambar 38. Menu Galeri File

Menu Galeri surat, pada menu ini memakai fungsi dropdown yang

memuat beberapa menu yaitu menu surat masuk dan surat keluar yang berisikan

file gambar surat masuk dan surat keluar.

45

8) Menu Referensi

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 39. Menu Referensi

Menu referensi, berisikan from tambah data dan pencarian klasifikasi

persuratan

9) Menu Pengaturan

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 40. Menu Pengaturan

Menu pengaturan berisikan beberapa menu pengaturan untuk sistem

aplikasi, antaralain sebagai berikut:

a) Menu instansi, berisikan pengaturan instansi seperti logo, nama instansi, nama

dekan, dan website instansi.

b) Menu User, berisikan pengaturan User dan Password.

c) Menu backup database, menu ini berfungsi membackup database jika

sewaktu-waktu PC mengalami masalah

46

d) Menu restore database, berfungsi mengrestore database hasil backup

database sql nya.

10) Menu Akun

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

Gambar 41. Menu Akun

Menu pengaturan berisikan menu data profil dan ubah password pada

sistem aplikasi.

11) Menu Tambah Data

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

LO G O

UNCP BERANDA H ALAM AN SURATH ALAM AN

M AH ASISW A CUTI

M AH ASISYA

YUDISIUMPENG ATURAN

T A M B A H D A T A

F O O T E R

- A K U N

- L O G O U T

F IL E

SIM P A N H A P U S

U P L O A D F IL E / S C A N G A M B A R ..!!

Gambar 42. Menu Tambah Data

Menu ini berisikan tambah data yang terjadi pada saat admin atau User

sedang melakukan proses tambah data.

47

12) Menu Daftar Data

LOGO


FAKULTAS SAINS


FOOTER


- AKUN

- LOGOUT

LO G O

UNCP BERANDA H ALAM AN SURATH ALAM AN

M AH ASISW A CUTI

M AH ASISYA

YUDISIUMPENG ATURAN

D A F T A R D A T A

F O O T E R

- A K U N

- L O G O U T

EDIT

DELETE

DISPO

PRINT

Gambar 43. Menu Daftar Data

Menu ini berisikan daftar data yang yang telah ditambahkan sebelumnya.

Dimana pada menu ini terdapat tindakan seperti edit, Delete, print, dan disposisi.

c. Rancangan Database

1) Tabel User

Tabel 5. User Field Type Key Value

Id_User Int Primary 10

Username Varchar - 50

Password Varchar - 50

Nama Varchar - 50

Nip Varchar - 50

Admin Int - 10

Sumber: Hasil Penelitian

2) Tabel Surat Masuk

Tabel 6. Surat Masuk Field Type Key Value

Id_surat Int Primary 10

No_agenda Int - 10

No_surat Varchar - 50

Asal_surat Varchar - 250

Isi Mediumtext - -

Kode Varchar - 50

Indeks Varchar - 50

Tgl_surat Date - -

Tgl_terima Date - - File Varchar - 250

Keterangan Varchar - 250

Id_User int - 10


48

3) Tabel Surat Keluar

Tabel 7. Surat Keluar

Field Type Key Value

Id_surat Int Primary 10

No_agenda Int - 10

Tujuan Varchar - 50

No_surat Varchar - 250

Isi Mediumtext - -

Kode Varchar - 50

Tgl_surat Date - -

Tgl_catat Date - -

File Varchar - 250


Id_User int - 10


4) Tabel Disposisi

Tabel 8. Disposisi


Id_disposisi Int Primary 10

Tujuan Varchar - 50

Isi_disposisi Mediumtext - -

Sifat Varchar - 50

Batas_waktu Date - -

Catatan Varchar - 250


Id_User int - 10


5) Tabel Mahasiswa Cuti

Tabel 9. Mahasiswa Cuti


Id_mhs_cuti Int Primary 10

No_sr_rekom Varchar - 50

Nama_mhs Varchar - 50

Nim Varchar - 50

Prodi Varchar - 50

Waktu_cuti Varchar - 50


49

6) Tabel Mahasiswa Yudisium

Tabel 10. Mahasiswa Yudisium


Id_mhs_yudisium Int Primary 10

Tgl_sk Date - - No_sr_rekom Varchar - 50

Nm_mhs Varchar - 50

Nim Varchar - 50

Ttg Varchar - 50 Thn_masuk Varchar - 50

Tgl_ujian_pro Date - -

Jdl_skripsi Varchar - 250 Tim_penguji1 Varchar - 50

Tim_penguji2 Varchar - 50

Tim_penguji3 Varchar - 50 Tim_penguji4 Varchar - 50

Tgl_ujian_skripsi Date - -

Nilai_ujian Int - 20

Lama_studi Int - 20 Total_sks Int - 20

Ipk Int - 20

Predikat Varchar - 20


7) Tabel Klasifikasi

Tabel 11. Klasifikasi


Id_klasifikasi Int Primary 10

Kode Varchar - 50

Nama Varchar - 50 Uraian Varchar - 250

Id_User int - 10


8) Tabel Instansi

Tabel 12. Instansi


Id_instansi Int Primary 10

Institusi Varchar - 250 Nama Varchar - 50

Status Varchar - 250

alamat Varchar - 250

Dekan Varchar - 50

Nip Varchar - 50

Website Varchar - 250

Email Varchar - 50

Logo Varchar - 50

Id_User int - 10


50

9) Tabel Pengaturan

Tabel 13. Pengaturan


Id_sett Int Primary 10

Surat_masuk Varchar - 250 Surat_keluar Varchar - 50

Mhs_cuti Varchar - 250

Mhs_yudisium Varchar - 250

Referensi Varchar - 50 Id_User int - 10


4. Pembuatan

Tahapan-tahapan dalam pembuatan aplikasi pengarsipan data administrasi

berbasis website pada Fakultas Sains Universitas Corkoaminoto palopo dilakukan

terlebih dahulu melakukan observasi dilokasi penelitian serta melakukan

wawancara ke pihak yang bersangkutan seperti staf dan Dekan Fakultas Sains

untuk memperoleh informasi. Lokasi penelitian sendiri bertempat pada Fakultas

Sains Universitas Cokroaminoto Palopo. Berdasarkan obeservasi yang dilakukan

peneliti pada Fakultas Sains mengenai pengarsipan data administrasi masih

menggunakan metode convensional atau manual, masih mencatat data-data

Administrasinya pada buku laporan yang membuat proses kerja yang lama dan

membuat banyaknya tumpukan buku laporan dari tahun ketahun. Maka untuk

mengatasi masalah ini diperlukan suatu aplikasi pengarsipan data yang berbasis

website yang bisa disimpan secara aman pada database yang ada pada Aplikasi

pengarsipan dengan adanya aplikasi tersebut dapat memudahkan proses

pengarsipan, pembuatan laporannya serta pencarian data.

Langkah selanjutnya peneliti melakukan tahapan pengumpulan data yang

digunakan dalam membuat aplikasi pengarsipan data Administrasi berbasis

website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo. Pengumpulan

datanya dilakukan dengan cara mengkaji data yang bertujuan untuk menganalisis

data yang akan dimasukkan dan mengkaji perangkat pendukung yang akan

digunkan yang bertujuan mengetahui perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam

mengembangkan aplikasi berbasis website tersebut.

Setelah itu dilakukan proses tahapan perancangan desain produk, seperti:

kebutuhan fungsional, non-fungsional, perancangan model / sistem, perancangan

51

input dan output serta perancangan databasenya. Perancangan model / sistem

dibuat dan di desain menggunkan Aplikasi Visio 2010, dimulai dari pembuatan

diagram Use case , diagram activity, diagram Squence, serta diagram class,

sedangkan Input dan outputnya dibuat dengan Visio 2010.

Website aplikasi pengarsipan data administrasi tersebut dirancang untuk

para staf dalam pengelolaan data Administrasi fakultas sains dan mempermudah

dalam pembuatan laporanya. Pada aplikasi tersebut dirancang hak akses setiap staf

yang bertugas menginput data, kemudian data berupa laporan dan surat disposisi

dapat langsung dicetak melalui aplikasi tersebut tanpa harus membuat lagi di

Micrisoft Word dan Excel untuk diserahkan ke dekan untuk ditandatangani. Staf

yang mempunyai hak akses dapat menjalankan semua aplikasi yang ada pada

aplikasi dengan cara login terlebih dahulu. Selanjutnya setelah selesai dilakukan

perancangan dilanjutkan pembuatan website dengan menggunakan bahasa

pemrograman php dan didukung dengan perangkat lunak tambahan yaitu google

chrome, sublime text 3, dan Xampp. Adapun fungsi dari sublime text 3 sebagai

teks editor, dan xampp sebagai webserver pengelola database. Serta google

chrome digunakan untuk membantu menampilkan halaman website. Setelah

selesai semua tahap pembuatan maka melangkah ke tahap pengujian yang

dilakukan dengan meteode black box. Ketika hasil dari pengujian yang dilakukan

menunjukan hasil bahwa website yang dibuat telah bebas dari kesalahan sistem,

maka penulis melangkah pada tahap selanjutnya yaitu melakukan penilaian

website yang telah dibuat.

5. Pengujian

Tahap pengujian yang dilakukan dengan meteode black box. Ketika hasil

dari pengujian yang dilakukan menunjukan hasil bahwa website yang dibuat telah

bebas dari kesalahan sistem, maka penulis melangkah pada tahap selanjutnya

yaitu melakukan penilaian website yang telah dibuat. Pengujian pada aplikasi

nantinya akan menggunkan dua proses pengujian yaitu pengujian sistem dan

pengujian ahli.

52

a. Penguian sistem

Pengujian sistem dilakukan untuk memeriksa apakah suatu perangkat

lunak yang dihasilkan sudah dapat dijalankan sesuai dengan standar tertentu.

Pengujian sistem merupakan hal terpenting yang bertujuan untuk menemukan

kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada perangkat lunak yang

diuji. Adapaun pengujian yang dilakukan adalah pengujian black box. Pengujian

black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian

berikut dilakukan guna memeriksa tingkat keakuratan sistem.

b. Pengujian ahli

Pengujian ahli akan dilakukan oleh pihak Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo, serta pihak yang akan di tunjuk oleh pembimbing untuk

menguji keakuratan sistem aplikasi berbasis website yang telah dibuat. Pada

proses pengujian ini dilakukan guna memeriksa apakah aplikasi pengarsipan data

berbasis website tersebut telah dapat digunkaan atau dioprasikan secara optimal

agar dapat nantinya digunakan tanpa adanya kendala yang terjadi pada proses

pengarsipan datanya maupun pembuatan laporan admnistrasi yang terjadi.

6. Hasil Akhir

Hasil akhir dari penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi pengarsipan

data administrasi berbasis website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto

Palopo. Aplikasi ini diharapkan dapat berguna dengan semestinya dan

memudahkan proses pengolahan data administrasi di Fakultas Sains Universitas

Cokroaminoto Palopo yang awalnya masih menggunkaan cara convensional.

Dimana proses yang digunkan pada Fakultas Sains dapat memakan waktu yang

cukup lama dan panjang, proses penyimpaan datanya juga masih menggunakan

buku yang mana setiap tahunnya menciptakan tumpukan buku laporan

pengarsipan data admnistrasi yang banyak. Maka dari itu dengan adanya aplikasi

ini memudahkan semua proses pengarsipan data admnistrasi pada Fakultas Sains

menjadi lebih mudah dan aman pada proses penyimpanannya.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

4.1 Hasil Penelitian

Hasil Penelitian ini adalah aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis

website pada Fakultas Sains Univesitas Cokrominoto Palopo. Aplikasi

pengarsipan berbasis website ini terdiri dari input dan output serta dibuat

menggunakan bahasa pemprograman PHP.

1. Pembuatan Aplikasi Pengarsipan Data Administrasi Berbasis Website

pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo

Tahapan-tahapan dalam pembuatan aplikasi pengarsipan data Administrasi

berbasis website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo awalnya

melakukan observasi ke lokasi penelitian serta melakukan wawancara kepihak

terkait yaitu Dekan Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo dan Staf

Fakultas untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Sedangkan lokasi

penelitian sendiri ialah di Kampus 2 Universitas Cokroaminoto Palopo Fakultas

Sains, berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah penulis lakukan

bahwa Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo proses pengarsipan data

Administrasi seperti surat masuk, surat keluar, mahasiswa cuti dan mahasiswa

yudisiumnya masih menggunakan cara convensional atau cara manual dengan

mencatat semua data pada buku pengarsipan yang mana memakan waktu yang

cukup lama. Maka dengan memecahkan masalah yang terjadi, diperlukan sebuah

aplikasi pengarsipan data yang berbasis website untuk mempermudah pengarsipan

data di fakultas sains. Dengan adanya aplikasi ini juga di harapkan data dapat

tersimpan dengan aman karena data di aplikasi nantinya akan tersimpan pada

databases aplikasi.

Tahapan selanjutnya yang dilakukan yaitu pengumpulan data yang

dilakukan dalam membuat aplikasi pengarsipan data Administrasi berbasis

website. Pengumpulan data sendiri dilakukan menggunakan dua cara diantaranya

mengkaji data yang bertujuan untuk menganalisis data yang diperlukan dan

mengkaji perangkat pendukung yang digunakan, bertujuan untuk mengetahui

perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam mengembangkan website tersebut.

54

Selanjutnya dilakukanya proses tahapan perancangan desain produk/sistem

seperti: kebutuhan fungsional, kebutuhan non-fungsionalnya, perancangan

model/sistem, perancangan input dan output serta perancangan databasenya.

Sedangkan untuk perancangan model/sistem dibuat menggunakan UML dan di

desain menggunakan aplikasi visio 2010, yang di awali dengan pembuatan

diagram usecase, diagram activity, diagram sequence dan diagram class.

Sedangkan perancangan input dan outputnya didesain dengan aplikasi visio 2010.

Website rancang bangun aplikasi pengarsipan data Administrasi berbasis

website pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo tersebut dirancang

untuk dapat digunakan oleh tiga pengguna yaitu admin, staf fakultas, serta dekan

fakultas sains ketika ingin melihat data yang dibutuhkan. Rancangan hak akses

untuk pengguna tersebut seperti staf dapat mengakses beranda, halaman pada

transaksi surat, serta transaksi mahasiswa cuti dan yudisium, buku agenda, Galeri,

serta pengaturan akun. Sedangkan pada pihak dekan hanya dapat menyecek buku

agenda surat masuk dan keluar, serta buku agenda mahasiswa cuti dan yudisium.

Sedangkan untuk admin sendiri dapat mengubah dan membuka semua halaman

yang ada pada aplikasi pengarsipan, mulai dari input-output berkas, pengaturan

akun, serta pembackupan databasenya. Setelah melakukan perancangan

dilanjutkan pembuatan website dengan menggunakan bahasa pemograman php

dan didukung dengan perangkat lunak tambahan seperti google chrome, Mozilla

firefox, sublime text 3, dan xampp.

Adapun fungsi dari sublime text 3 sebagai teks editor, dan xampp

sebagai webserver pengelola database. Untuk Content Management System

(CMS) sendiri menggunakan framework kosong serta google chrome dan mozilla

firefox digunakan untuk membantu menampilkan halaman website. Setelah selesai

semua tahap pembuatan maka melangkah ke tahap pengujian yang dilakukan

dengan metode blackbox. Ketika hasil dari pengujian yang dilakukan menunjukan

hasil bahwa website yang dibuat telah bebas dari kesalahan sistem, maka penulis

melangkah pada tahap selanjutnya yaitu melakukan penilaian website yang telah

dibuat.

55

2. Tampilan Halaman Input

a. Tampilan Halaman Login

Tampilan pada halaman login terdapat tempat admin dan User untuk

menginput User dan password sehingga dapat masuk dan mengakses aplikasi

pada sistem, dapat dilihat pada gambar 44.

Gambar 44. Halaman Login

b. Tampilan Halaman Beranda

Tampilan halaman beranda merupakan tampilan awal dari website yang

berisikan menu-menu yang dapat digunakan pengguna untuk mengelola sistem,

dapat dilihat pada gambar 45.

Gambar 45. Halaman Beranda

56

c. Tampilan Halaman Transaksi Surat Masuk

Tampilan halaman transaksi surat masuk merupakan halaman yang

berisikan tempat mengelola surat masuk, mulai dari tambah data, edit, hapus, serta

cetak disposisi, dapat dilihat pada gambar 46.

Gambar 46. Halaman Transaksi Surat Masuk

d. Tampilan Halaman Transaksi Surat Keluar

Tampilan halaman transaksi surat keluar merupakan halaman yang

berisikan tempat mengelola surat keluar, mulai dari tambah data, edit, dan hapus

data, dapat dilihat pada gambar 47.

Gambar 47. Halaman Transaksi Surat Keluar

57

e. Tampilan Halaman Transaksi Mahsiswa Cuti

Tampilan halaman transaksi mahasiswa cuti merupakan halaman yang

berisikan tempat mengelola mahasiswa cuti, mulai dari tambah data, edit, dan

hapus data mahasiswa yang cuti, dapat dilihat pada gambar 48.

Gambar 48. Halaman Transaksi Mahasiswa Cuti

f. Tampilan Halaman Transaksi Mahsiswa Yudisium

Tampilan halaman transaksi mahasiswa cuti merupakan halaman yang

berisikan tempat mengelola mahasiswa cuti, mulai dari tambah data, edit, dan

hapus data mahasiswa yang cuti, dapat dilihat pada gambar 49.

Gambar 49. Halaman Transaksi Mahasiswa Yudisium

58

g. Tampilan Halaman Tambah Data

Tampilan halaman tambah data merupakan halaman yang berisikan

tampilan input data mau itu surat masuk, surat keluar mahsiswa cuti, mahasiswa

yudisium tampilannya sama dapat dilihat pada gambar 50 dan 51.

Gambar 50. Halaman Tambah Data Surat Masuk

Gambar 51. Halaman Tambah Data Mahasiswa Cuti

59

h. Tampilan Halaman Edit Data

Tampilan halaman edit data merupakan halaman yang berisikan tampilan

untuk mengubah data mau itu surat masuk, surat keluar mahsiswa cuti, mahasiswa

yudisium tampilannya sama dapat dilihat pada gambar 52 dan 53.

Gambar 52. Halaman Edit Surat Masuk

Gambar 53. Halaman Edit Mahsiswa Cuti

60

i. Tampilan Halaman Hapus Data

Tampilan halaman hapus data merupakan halaman yang berisikan

tampilan menghapus data surat masuk, surat keluar mahsiswa cuti, mahasiswa

yudisium tampilannya sama dapat dilihat pada gambar 54.

Gambar 54. Halaman Hapus Data

j. Tampilana Halaman Cetak Laporan Data

Tampilan halaman cetak laporan data merupakan halaman yang berisikan

tampilan untuk mencetak laporan data surat masuk, surat keluar mahsiswa cuti,

mahasiswa yudisium tampilannya sama dalam bentuk tabel dapat dilihat pada

gambar 55.

Gambar 55. Halaman Cetak Data

61

k. Tampilan Halaman Disposisi

Tampilan halaman disposis merupakan halaman yang berisikan tampilan

data disposisi dapat dilihat pada gambar 56.

Gambar 56. Halaman Disposisi

l. Tampilan Halaman Tambah Disposisi

Tampilan halaman tambah data disposis merupakan halaman yang

berisikan tampilan input data disposisi dapat dilihat pada gambar 57.

Gambar 57. Halaman Tambah Disposisi

62

m. Tampilan Halaman Cetak Disposisi

Tampilan halaman cetak disposisi merupakan halaman yang berisikan

tampilan untuk mencetak disposisi surat masuk dapat dilihat pada gambar 58.

Gambar 58. Halaman Cetak Disposisi

n. Tampilan Halaman Buku Agenda

Tampilan halaman buku agenda merupakan halaman yang berisikan menu-

menu untuk mencetak laporan transaksi surat, mahasiswa cuti, dan mahasiswa

yudisium dapat dilihat pada gambar 59.

Gambar 59. Halaman Buku Agenda Suat Masuk

63

o. Tampilan Halaman Galeri

Tampilan halaman Galeri merupakan halaman yang berisikan tempat

menampilkan file gambar yang ditambahkan sebelumnya dapat dilihat pada

gambar 60.

Gambar 60. Halaman Galeri Surat Keluar

p. Tampilan Halaman Referensi

Tampilan halaman referensi merupakan halaman yang berisikan tempat

menampilkan klasisfikasi surat masuk maupun keluar yang ditambahkan

sebelumnya dapat dilihat pada gambar 61.

Gambar 61. Halaman Referensi

64

q. Tampilan Halaman Pengaturan

Tampilan halaman pengaturan merupakan halaman yang berisikan menu-

menu mengatur data instansi, User, serta backup databases dan restore databases

dapat dilihat pada gambar 62, 63, 64, dan 65.

Gambar 62. Halaman Pengaturan Instansi

Gambar 63. Halaman Pengaturan User

65

Gambar 64. Halaman Backup Databases

Gambar 65. Halaman Restore Databases

66

r. Tampilan Halaman Akun

Tampilan halaman akun merupakan halaman yang berisikan menu-menu

untuk melihat profil User, ubah password, serta logout dapat dilihat pada gambar

66 dan 67.

Gambar 65. Halaman Profil

Gambar 65. Halaman Ubah Password

67

3. Pengujian Sistem

Pengujian diperlukan sebagai salah satu tahapan implementasi untuk

menguji tingkat minimal kesalahan dan ke akuratan perangkat lunak yang dibuat.

Adapun pengujian yang dilakukan adalah dengan menggunkan pengujian

blackbox.

a. Pengujian Halaman Login

Halaman login menampilkan halaman login dan tombol login. Hasil

pengujian yang telah dilakukan dapat dilihat pada tabel 15.

Tabel 15. Pengujian Halaman Login Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tampilan halaman login

Ketika admin dan User akan mengakses halaman website

aplikasi maka yang pertama kali

muncul adalah halaman login.

Sistem menampilkan halaman login yang

berisi Username dan

password

berhasil

Tombol login Ketika admin dan User login harus

mengisi Username dan password

dengan benar agar dapat masuk kehalaman utama/beranda. Apabila

password dan Username yang

dimasukkan salah maka admin ataupun User tidak dapat masuk ke

halaman utama aplikasi serta

sistem akan memberikan pesan atau umpan balik yang berisi

Username dan password salah

Sistem melakukan

validas Username

dan password dan berhasil masuk

kehalaman utama

atau beranda jika Username dan

password sudah

benar. Serta sistem juga akan

memberikan pesan

atau umpan balik bila

Username dan password

dimaksukkan salah

berhasil

Sumber: Pengujian Penelitian

Pada tabel dapat di simpulkan bahwa pengujian tersebut berhasil karena

sistem dapat melakukan validasi Username dan password sehingga ketika validasi

berhasil admin dan User melakukan login halaman yang akan tampil yaitu

halaman utama atau beranda admin dan User.

b. Pengujian Halaman Beranda Admin

Halaman beranda admin menampilkan tombol transaksi surat masuk,

tombol transaksi surat keluar, tombol transaksi mahasiswa cuti, tombol transaksi

mahasiswa yudisium, tombol buku agenda surat masuk, tombol buku agenda surat

keluar, tombol buku agenda mahasiswa cuti, tombol buku agenda mahasiswa

68

yudisium, tombol Galeri surat masuk, tombol Galeri surat keluar, tombol Galeri

mahasiswa cuti, tombol Galeri mahasiswa yudisium, tombol referensi, tombol

pengaturan instansi, tombol pengaturan User, tombol backup databases, tombol

restore databases, tombol ubah password, tombol profil, serta tombol logout.

Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel 16.

Tabel 16. Pengujian Halaman Beranda Admin Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol kelola

transaksi surat

masuk

Ketika admin menekan tombol

transaksi surat masuk, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi surat masuk

tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi surat

keluar


transaksi surat keluar, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi surat keluar

tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi

mahasiswa cuti


transaksi mahasiswa cuti, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi mahasiswa

cuti tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi

mahasiswa

yudisium


transaksi mahasiswa yudisium, maka

akan menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi mahasiswa

yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda surat masuk

Ketika admin menekan tombol buku

agenda surat masuk, maka akan menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda surat masuk tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

surat keluar


agenda surat keluar, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda surat keluar

tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

mahasiswa cuti


agenda mahasiswa cuti, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda mahasiswa cuti

tampil

Berhasil

Tombol kelola buku agenda

mahasiswa

yudisium

Ketika admin menekan tombol buku agenda mahasiswa yudisium, maka


Halaman menu buku agenda mahasiswa

yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri surat

masuk

Ketika admin menekan tombol Galeri

surat masuk, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu Galeri

surat masuk tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri surat

keluar


surat keluar, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu Galeri

surat keluar tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri

mahasiswa cuti


mahasiswa cuti, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu Galeri

mahasiswa cuti tampil

Berhasil

Tombol kelola Ketika admin menekan tombol Galeri Halaman menu Galeri Berhasil

69

Galeri

mahasiswa

yudisium

mahasiswa yudisium, maka akan

menampilkan halaman

mahasiswa yudisium

tampil

Tombol kelola

referensi


referensi, maka akan menampilkan

halaman

Halaman referensi

tampil

Berhasil

Tombol kelola

pengaturan instansi


pengaturan instansi, maka akan menampilkan halaman

Halaman menu

pengaturan instansi tampil

Berhasil

Tombol kelola

pengaturan User


pengaturan User, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

pengaturan User tampil

Berhasil

Tombol kelola

backup

databases

Ketika admin menekan tombol backup

databases, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu backup

databases tampil

Berhasil

Tombol kelola restore

databases

Ketika admin menekan tombol restore databases, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu restore databases tampil

Berhasil

Tombol kelola

profil akun

Ketika admin menekan tombol profil

akun, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu profil

akun tampil

Berhasil

Tombol kelola

ubah password

Ketika admin menekan tombol ubah

password, maka akan menampilkan

halaman

Halaman menu ubah

password tampil

Berhasil

Tombol kelola

logout

Ketika admin menekan tombol logout,

maka akan kembali pada menu login

Halaman kembali

kemenu login

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh admin seperti

halaman transaksi surat masuk, halaman transaksi surat keluar, halaman transaksi

mahasiswa cuti, halaman transaksi mahasiswa yudisium, halaman buku agenda

surat masuk, halaman buku agenda surat keluar, halaman buku agenda mahasiswa

cuti, halaman buku agenda mahasiswa yudisium, halaman Galeri surat masuk,

halaman Galeri surat keluar, halaman Galeri mahasiswa cuti, halaman Galeri

mahasiswa yudisium, halaman referensi, halaman pengaturan instansi, halaman

pengaturan User, halaman backup databases, halaman restore databases, halaman

ubah password, halaman profil, serta halaman logout semuanya berhasil.

70

c. Pengujian Halaman Beranda Staf Fakultas

Halaman beranda staf fakultas menampilkan tombol transaksi surat masuk,

tombol transaksi surat keluar, tombol transaksi mahasiswa cuti, tombol transaksi

mahasiswa yudisium, tombol buku agenda surat masuk, tombol buku agenda surat

keluar, tombol buku agenda mahasiswa cuti, tombol buku agenda mahasiswa

yudisium, tombol Galeri surat masuk, tombol Galeri surat keluar, tombol Galeri

mahasiswa cuti, tombol Galeri mahasiswa yudisium, tombol ubah password,

tombol profil, serta tombol logout. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat

dilihat pada tabel 17.

Tabel 17. Pengujian Halaman Beranda Staf Fakultas Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol kelola

transaksi surat

masuk


transaksi surat masuk, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi surat masuk

tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi surat

keluar


transaksi surat keluar, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi surat keluar

tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi

mahasiswa cuti


transaksi mahasiswa cuti, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

transaksi mahasiswa

cuti tampil

Berhasil

Tombol kelola

transaksi

mahasiswa

yudisium


transaksi mahasiswa yudisium, maka


Halaman menu

transaksi mahasiswa

yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

surat masuk


agenda surat masuk, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda surat masuk

tampil

Berhasil

Tombol kelola buku agenda

surat keluar

Ketika admin menekan tombol buku agenda surat keluar, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku agenda surat keluar

tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

mahasiswa cuti



menampilkan halaman

Halaman menu buku


tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

mahasiswa

yudisium


agenda mahasiswa yudisium, maka


Halaman menu buku

agenda mahasiswa

yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri surat

masuk



halaman

Halaman menu Galeri

surat masuk tampil

Berhasil

71

Tombol kelola

Galeri surat

keluar



halaman

Halaman menu Galeri

surat keluar tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri

mahasiswa cuti



menampilkan halaman

Halaman menu Galeri


Berhasil

Tombol kelola

Galeri mahasiswa

yudisium


mahasiswa yudisium, maka akan menampilkan halaman

Halaman menu Galeri

mahasiswa yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

referensi



halaman

Halaman referensi

tampil

Berhasil

Tombol kelola

profil akun



halaman

Halaman menu profil

akun tampil

Berhasil

Tombol kelola

ubah password



halaman

Halaman menu ubah

password tampil

Berhasil

Tombol kelola

logout



Halaman kembali

kemenu login

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh staf fakultas seperti

halaman transaksi surat masuk, halaman transaksi surat keluar, halaman transaksi

mahasiswa cuti, halaman transaksi mahasiswa yudisium, halaman buku agenda

surat masuk, halaman buku agenda surat keluar, halaman buku agenda mahasiswa

cuti, halaman buku agenda mahasiswa yudisium, halaman Galeri surat masuk,

halaman Galeri surat keluar, halaman Galeri mahasiswa cuti, halaman Galeri

mahasiswa yudisium, halaman referensi, halaman ubah password, halaman profil,

serta halaman logout semuanya berhasil.

d. Pengujian Halaman Beranda Dekan

Halaman beranda dekan menampilkan tombol buku agenda surat masuk,

tombol buku agenda surat keluar, tombol buku agenda mahasiswa cuti, tombol

buku agenda mahasiswa yudisium, tombol Galeri surat masuk, tombol Galeri

surat keluar, tombol Galeri mahasiswa cuti, tombol Galeri mahasiswa yudisium,

tombol referensi, tombol pengaturan instansi, tombol pengaturan User, tombol

72

ubah password, tombol profil, serta tombol logout. Hasil pengujian yang telah

diuji coba dapat dilihat pada tabel.

Tabel 18 .Pengujian Halaman Beranda Dekan Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol kelola

buku agenda

surat masuk


agenda surat masuk, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda surat masuk

tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

surat keluar


agenda surat keluar, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu buku

agenda surat keluar

tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

mahasiswa cuti



menampilkan halaman

Halaman menu buku


tampil

Berhasil

Tombol kelola

buku agenda

mahasiswa

yudisium


agenda mahasiswa yudisium, maka


Halaman menu buku

agenda mahasiswa

yudisium tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri surat

masuk



halaman

Halaman menu Galeri

surat masuk tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri surat

keluar



halaman

Halaman menu Galeri

surat keluar tampil

Berhasil

Tombol kelola

Galeri

mahasiswa cuti



menampilkan halaman

Halaman menu Galeri


Berhasil

Tombol kelola

Galeri

mahasiswa

yudisium


mahasiswa yudisium, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu Galeri

mahasiswa yudisium

tampil

Berhasil

Tombol kelola

referensi



halaman

Halaman referensi

tampil

Berhasil

Tombol kelola

pengaturan

instansi


pengaturan instansi, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

pengaturan instansi

tampil

Berhasil

Tombol kelola

pengaturan User


pengaturan User, maka akan

menampilkan halaman

Halaman menu

pengaturan User tampil

Berhasil

73

Tombol kelola

profil akun



halaman

Halaman menu profil

akun tampil

Berhasil

Tombol kelola

ubah password



halaman

Halaman menu ubah

password tampil

Berhasil

Tombol kelola

logout



Halaman kembali

kemenu login

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh dekan seperti

halaman buku agenda surat masuk, halaman buku agenda surat keluar, halaman

buku agenda mahasiswa cuti, halaman buku agenda mahasiswa yudisium,

halaman Galeri surat masuk, halaman Galeri surat keluar, halaman Galeri

mahasiswa cuti, halaman Galeri mahasiswa yudisium, halaman referensi, halaman

pengaturan instansi, halaman pengaturan User, halaman ubah password, halaman

profil, serta halaman logout semuanya berhasil.

e. Pengujian Halaman Transaksi Surat Masuk

Halaman transaksi surat masuk menampilkan tombol tambah data baru,

tabel daftar data, cari data, tombol edit, tombol disposisi, tombol print disposisi,

dan tombol Delete. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel.

Tabel 19. Pengujian Halaman Transaksi Surat Masuk Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol tambah

data baru

Ketika admin dan staf menekan

tambah data, sistem akan

menampilkan halaman tambah data

masuk

Sistem akan

menampilkan halaman

tambah data surat

masuk

Berhasil

Tabel Daftar data Ketika admin dan staf telah

menambah data, maka akan muncul

tabel daftar data surat masuk pada

halaman surat masuk

Sistem menampilkan

daftar data surat masuk

Berhasil

Cari data Ketika admin dan staf mengisi from

pencarian data lalu enter, sistem akan

menampilkan daftar data yang dicari

Sistem akan

menampilkan daftar

data surat masuk

Berhasil

Tombol edit Ketika admin dan staf menekan edit,

sistem akan menampilkan halaman

edit data surat masuk

Sistem akan

menampilkan halaman

edit surat masuk

Berhasil

74

Tombol disposisi Ketika admin dan staf menekan

disposiis, sistem akan menampilkan

halaman untuk disposisi surat masuk

Sistem akan

menampilkan halaman

disposisi surat masuk

Berhasil

Tombol print

disposisi

Ketika admin dan staf menekan print,


print disposisi surat masuk

Sistem akan

menampilkan halaman

print disposisi surat

masuk

Berhasil

Tombol Delete Ketika admin dan staf menekan

Delete, sistem akan menampilkan

halaman Delete/hapus data surat

masuk

Sistem akan

menampilkan halaman

Delete/hapus data surat

masuk

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh admin dan staf

seperti halaman tambah data baru, halaman tabel daftar data, halaman cari data,

halman edit, halaman disposisi, halaman print disposisi, dan halaman Delete

semuanya berhasil.

f. Pengujian Halaman Surat Keluar

Halaman transaksi surat keluar menampilkan tombol tambah data baru,

tabel daftar data, cari data, tombol edit, dan tombol Delete. Hasil pengujian yang

telah diuji coba dapat dilihat pada tabel 20.

Tabel 20. Pengujian Halaman Transaksi Surat Keluar Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol tambah

data baru

Ketika admin dan staf menekan tambah

data, sistem akan menampilkan halaman

tambah data surat keluar

Sistem akan menampilkan

halaman tambah data surat

keluar

Berhasil

Tabel Daftar data Ketika admin dan staf telah menambah

data, maka akan muncul tabel daftar data

surat keluar pada halaman surat keluar

Sistem menampilkan

daftar data surat keluar

Berhasil





daftar data surat keluar

Berhasil


sistem akan menampilkan halaman edit

data surat keluar


halaman edit surat keluar

Berhasil

Tombol Delete Ketika admin dan staf menekan Delete,


Delete/hapus data surat keluar


halaman Delete/hapus data

surat keluar

Berhasil


75




halaman edit, dan halaman Delete semuanya berhasil.

g. Pengujian Halaman Mahasiswa Cuti

Halaman mahasiswa cuti menampilkan tombol tambah data baru, tabel

daftar data, cari data, tombol edit, dan tombol Delete. Hasil pengujian yang telah

diuji coba dapat dilihat pada tabel 21.

Tabel 21. Pengujian Halaman Mahasiswa Cuti Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol tambah

data baru




mahasiswa cuti

Sistem akan

menampilkan halaman

tambah data mahasiswa

cuti

Berhasil



tabel daftar data mahasiswa cuti pada

halaman mahasiswa cuti

Sistem menampilkan

daftar data mahasiswa

cuti

Berhasil




Sistem akan

menampilkan daftar

data mahasiswa cuti

Berhasil



edit data mahasiswa cuti

Sistem akan

menampilkan halaman

edit mahasiswa cuti

Berhasil



halaman Delete/hapus data mahasiswa

cuti

Sistem akan

menampilkan halaman

Delete/hapus data

mahasiswa cuti

Berhasil





halman edit, dan halaman Delete semuanya berhasil.

76

h. Pengujian Halaman Mahasiswa Yudisium

Halaman mahasiswa yudisium menampilkan tombol tambah data baru,

tabel daftar data, cari data, tombol edit, dan tombol Delete. Hasil pengujian yang

telah diuji coba dapat dilihat pada tabel 22.

Tabel 22. Pengujian Halaman Mahasiswa Yudisium Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol tambah

data baru




mahasiswa yudisium

Sistem akan

menampilkan halaman

tambah data mahasiswa

yudisium

Berhasil



tabel daftar data mahasiswa yudisium

pada halaman mahasiswa yudisium

Sistem menampilkan

daftar data mahasiswa

yudisium

Berhasil




Sistem akan

menampilkan daftar

data mahasiswa

yudisium

Berhasil



edit data mahasiswa yudisium

Sistem akan

menampilkan halaman

edit mahasiswa

yudisium

Berhasil



halaman Delete/hapus data mahasiswa

yudisium

Sistem akan

menampilkan halaman

Delete/hapus data

mahasiswa yudisium

Berhasil





halman edit, dan halaman Delete semuanya berhasil.

i. Pengujian Halaman Buku Agenda Surat Masuk

Halaman buku agenda surat masuk menampilkan tombol tampilkan, dan

tombol cetak. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel 23.

77

Tabel 23. Pengujian Halaman Buku Agenda Surat Masuk Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol

tampilkan

Ketika admin, staf, ataupun dekan

memasukkan tanggal file di

tambah lalu menekan tampilkan ,

sistem akan menampilkan daftar

data surat masuk yang telah di

tambahakan sebelumnya

Sistem akan

menampilkan daftar

surat masuk

berhasil

Tombol cetak Ketika admin dan staf menekan

cetak, sistem akan menampilkan

from print surat masuk

Sistem akan

menampilkan from

print surat masuk

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh admin, staf amupun

dekan seperti halaman tampilkan data dan cetak data semuanya berhasil.

j. Pengujian Halaman Buku Agenda Surat Keluar

Halaman buku agenda surat keluar menampilkan tombol tampilkan, dan

tombol cetak. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel 24.

Tabel 24. Pengujian Halaman Buku Agenda Surat Keluar Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol

tampilkan


memasukkan tanggal file di tambah

lalu menekan tampilkan , sistem akan

menampilkan daftar data surat keluar

yang telah di tambahakan sebelumnya

Sistem akan

menampilkan daftar

surat keluar

berhasil

Tombol cetak Ketika admin, staf, maupun dekan

menekan cetak, sistem akan

menampilkan from print surat keluar

Sistem akan

menampilkan from

print surat keluar

Berhasil





k. Pengujian Halaman Buku Agenda Mahasiswa Cuti

Halaman buku agenda mahasiswa cuti menampilkan tombol tampilkan,

dan tombol cetak. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel

25.

78

Tabel 25. Pengujian Halaman Buku Agenda Mahasiswa Cuti Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol

tampilkan




menampilkan daftar data mahasiswa

cuti yang telah di tambahakan

sebelumnya

Sistem akan

menampilkan daftar

mahasiswa cuti

Berhasil



menampilkan from print mahasiswa

cuti

Sistem akan

menampilkan from

print mahasiswa cuti

Berhasil





l. Pengujian Halaman Buku Agenda Mahasiswa Yudisium

Halaman buku agenda mahasiswa yudisium menampilkan tombol

tampilkan, dan tombol cetak. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat

pada tabel 26.

Tabel 26. Pengujian Halaman Buku Agenda Mahasiswa Yudisium Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol

tampilkan




menampilkan daftar data mahasiswa

yudisium yang telah di tambahakan

sebelumnya

Sistem akan

menampilkan daftar

mahasiswa yudisium

Berhasil



menampilkan from print mahasiswa

yudisium

Sistem akan

menampilkan from

print mahasiswa

yudisium

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman yang dapat di kelola oleh admin, staf maupun


79

m. Pengujian Halaman Referensi Surat

Halaman referensi surat menampilkan tombol tambah data, tombol import

data, daftar data, tombol edit dan tombol Delete. Hasil pengujian yang telah diuji

coba dapat dilihat pada tabel 27.

Tabel 27. Pengujian Halaman Referensi Surat Masuk Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol tambah

data

Ketika admin, staf, maupun dekan

Menekan tambah data, sistem akan


klasifikasi surat

Sistem akan

menampilkan halaman

klasifikasi surat

Berhasil

Tombol import

data


Menekan tombol import data, sistem

akan menampilkan halaman import

referensi surat

Sistem akan

menampilkan halaman

klasifikasi

Berhasil

Daftar data Setelah menambah data, sistem akan

menampilkan tabel daftar data

Sistem akan

menampilkan tabel

daftar data

Berhasil

Tombol edit Ketika admin, staf, maupun dekan

Menekan tombol edit, sistem akan

menampilkan halaman edit data

Sistem akan

menampilkan halaman

edit data

Berhasil

Tombol Delete Ketika admin, staf, maupun dekan

Menekan tombol Delete, sistem akan

menampilkan halaman Delete data

Sistem akan

menampilkan halaman

Delete data

Berhasil




dekan seperti halaman tambah data, halaman import data, tabel daftar data,

halaman edit dan halaman Delete semuanya berhasil.

n. Pengujian Halaman Pengaturan

Halaman pengaturan menampilkan tombol instansi, tombol User, tombol

backup databases, dan tombol restore databases. Hasil pengujian yang telah diuji

coba dapat dilihat pada tabel 28.

Tabel 28. Pengujian Halaman Pengaturan Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol

pengaturan

instansi


Menekan instansi, sistem akan

menampilkan halaman pengaturan

instansi

Sistem akan

menampilkan halaman

pengaturan instansi

Berhasil

Tombol Ketika admin, staf, maupun dekan Sistem akan Berhasil

80

pengaturan User Menekan tombol User, sistem akan

menampilkan halaman pengaturan

User

menampilkan halaman

pengaturan User

Tombol import

databases


Menekan tombol import databases,


import databases

Sistem akan

menampilkan halaman

import databases

Berhasil

Tombol restore

databases


Menekan tombol restore databases,


restore databases

Sistem akan

menampilkan halaman

restore databases

Berhasil




dekan seperti halaman instansi, halaman User, halaman backup databases, dan

halaman restore databases semuanya berhasil.

o. Pengujian Halaman Akun

Halaman pengaturan menampilkan tombol profil, tombol ubah password

dan tombol logout. Hasil pengujian yang telah diuji coba dapat dilihat pada tabel

29.

Tabel 29. Pengujian Halaman Akun Komponen Uji Yang Diharapkan Yang Dihasilkan Hasil

Tombol profil Ketika admin, staf, maupun dekan

Menekan profil, sistem akan

menampilkan halaman profil

Sistem akan

menampilkan halaman

profil

Berhasil

Tombol ubah

password


Menekan tombol ubah password,


ubah password

Sistem akan

menampilkan halaman

ubah password

Berhasil

Tombol logout Ketika admin, staf, maupun dekan

Menekan tombol logout, sistem akan

kembali ke halaman login

Sistem akan kembali

kehalaman login

Berhasil



sistem dapat menampilkan halaman profil, halaman ubah password, dan halaman

logout semuanya berhasil.

81

4.2 Pembahasan Penelitian

Pada penelitian ini sistem dirancang menggunkaan UML yaitu diagram

usecase, diagram activity, diagram sequence, serta diagram class. Diagram

activity terdiri dari diagram Activity login, diagram activity tambah data surat

masuk, diagram activity edit data surat masuk, diagram activity Delete data surat

masuk, diagram activity cetak disposisi surat masuk, diagram activity daftar surat

masuk, diagram activity Galeri surat masuk, diagram activity tambah surat keluar,

diagram activity edit surat keluar, diagram activity Delete surat keluar, diagram

activity daftar surat keluar, diagram activity Galeri surat keluar, diagram activity

tambah mahasiswa cuti, diagram activity daftar mahasiswa cuti, diagram activity

edit mahasiswa cuti, diagram activity Delete mahasiswa cuti, diagram activity

cetak mahasiswa cuti, diagram activity tambah mahasiswa yudisium, diagram

activity edit mahasiswa yudisium, diagram activity Delete mahasiswa yudisium,

diagram activity daftar mahasiswa yudisium, diagram activity cetak mahasiswa

yudisium. Sedangkan untuk diagram sequence tediri dari diagram sequence login,

diagram sequence admin/User dan diagram class.

Penelitian ini telah dilakukan penulis untuk mengembangkan sebuah

aplikasi website sebagai media pengarsipan data Administrasi pada fakultas sains

terdapat kelebihan dan kekurangan selama proses penelitiannya. Kelebihan dari

website yang telah dikembangkan yaitu mengacu pada aspek kemudahan

(usabillity) agar staf maupun dekan dapat lebih mudah membuat dan melihat

informasi data administrasi yang ada, serta keamanan penyimpanan datanya yang

dijamin aman dikarenakan di simpan pada sebuah databases aplikasi. Namun

dibalik kelebihan website yang dibuat masih ada kekurangannya seperti penentuan

predikat yang harus dibandingkan dengan nilai dan lama studi pada mahasiswa

yudisium agak sedikit lambat dalam menentukan hasilnya.

Sedangkan untuk pembuatan rancang bangun aplikasi pengarsipan data

administrasi berbasis website juga sudah pernah di lakukan oleh peneliti lainnya,

seperti Irwin Supriadi, Rina Indrayani, dan Verra Trysda Maulydda (2018),

dengan judul “Rancang Bangun Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis

Website pada Kantor Asuransi Jiwa Kantor Layanan Aministrasi Bandung”. Hasil

penelitian ini dalam bentuk website yang menggunakan CodeIgniter yang

82

merupakan Framework PHP. Permasalahan yang terdapat pada penelitian ini

adalah kendala pada manajemen pengelolaan surat masuk dan keluarnya serta

pada pembuatan suratnya dan disposisian surat oleh pempinan. Dari penelitian

yang dilakukan Irwin Supriadi, Rina Indrayani, dan Verra Trysda Maulydda

memeberikan solusi permasalahan dengan membuat aplikasi ini untuk

memudahkan karyawan dalam menginput data secara aman dan dapat disimpan

dan dicari sesuai kebutuhan. Penelitian ini menggunakan metode MVC (Model

View Controller) pada metode penelitiannya.

Penelitian lain yang juga menerapkan aplikasi yang sama adalah Yuni

Fitriani dan Roida Pakpahan (2018), dengan judul “Aplikasi Sistem Informasi

Pengelolaan Arsip pada Unit Pelayanan Pajak dan Retribusi Daerah Palmerah

Jakarta”. Pada penelitian ini, pengelolaan arsip pada unit pelayanan pajak dan

retribusi daerah palmerah Jakarta masih menggunakan metode convensional atau

manual. Dimana terdapat berbagai kendala dalam penyimpanan data, penginputan

serta pencarian datanya yang relatife lama serta membuat banyak tumpukan

kertas. Maka dari itu penelitian Yuni Fitriani dan Roida Pakpahan tersebut

disimpulkan bahwa penelitian menghasilkan sebuah Aplikasi Sistem Informasi

Pengelolaan Arsip untuk menwujudkan pengarsipan data yang baik, rapi dan

mudah diakses tanpa dibatasi ruang dan waktu.

Kemudian penelitian yang dilakukan oleh Defi Susanti (2017), dengan

Judul “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolahan Arsip Data Di Laboratorium

KRIPMD (Klinik Pratama Rawat Inap Pelayanan Medik Dasar) Siti Fatima Pare”.

Penellitian ini dilatar belakangi pengamatan dan pengalaman peneliti, bahwa

sistem pengolahan dan penyimpanan arsip di Klinik masih menggunakan

penyimpanan secara manual didalam sebuah rak lemari, akibatnya sebagian data

yang telah diarsipkan dapat rusak atau hilang hal ini nampak dalam proses

pengolahan dan penyimpanan arsip masih tidak efisien. Maka dari itu peneliti

memberikan solusi dengan merancang dan membuat Aplikasi Pengelolahan Arsip

Data Di Laboratorium KRIPMD (Klinik Pratama Rawat Inap Pelayanan Medik

Dasar) Siti Fatima Pare, dimana pada prosesnya peneliti menggunakan metode

Waterfall. Peneliti berharap dengan adanya aplikasi ini dapat memudahkan para

83

pegawai dalam proses pengarsipan dan penyimpanan datanya tanpa takut data

akan rusak dan hilang.

Serta penelitian yang dilakukan Dicky Pratama Putra Ra’uf (2018), dengan

Judul “Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Pengarsipan pada Badan

Kepegawaian Daerah Lamongan Jawa Timur”. Pada penelitian ini permasalah

yang diangkat oleh peneliti ialah pada Badan Kepegawaian Daerah Lamongan

terjadi kehilangan dokumen arsip yang dikarenakan saat pengembalian tidak

dikembalikan dengan tepat karena kurangnya pencatatan peminjaman, proses

pencarian dokumen terlalu lama dikarenakan harus dicari satu persatu dokumen

didalam rak penyimpanan berkas. Permasalah selanjutnya adalah tidak adanya

pencatatan serta laporan-laporan peminjaman dan pengembalian dokumen. Untuk

mengatasi permasalahan maka peneliti berinisiatif untuk membuat aplikasi

pengarsipan dokumen. Aplikasi ini memiliki fitur-fitur seperti pencarian dokumen

arsip, mencatat peminjaman dan pengembalian dokumen serta softcopy dokumen

arsip dan juga ditambahkan fitur untuk mendownload dokumen dalam bentuk

softcopy.

Penelitian yang telah dilakukan sebelumnya kemudian penulis melakukan

pengembangan dari segi efesiensi waktu serta tampilan pengembangan fitur.

Untuk fitur yang penulis kembangkan disini yaitu fitur yang muda dikelolah staf

fakultas maupun dekan dalam penginputan data maupun laporan administrasi

lainnya. Kemudian dari segi tampilan penulis mengembangkan dari segi

perpaduan warna desain website, keserasian warna huruf dengan background dan

pengaturan tata letak menu pada website tersebut.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang diuraikan pada bab-bab

sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai beriku:

1. Perancangan aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis website pada

Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo menggunakan bahasa

pemograman PHP versi 7.3 dan berbasis data Mysql versi 7.3.11

2. Aplikasi pengarsipan data administrasi berbasis website pada Fakultas Sains

Universitas Cokroaminoto Palopo bertujuan membantu proses pengarsipan

data administrasi pada Fakultas Sains Universitas Cokroaminoto Palopo yang

belum terkomputerisasi yang mana masih menggunakan proses convensional

dalam prosesnya.

3. Program yang dirancang memiliki beberapa halaman seperti halaman beranda,

halaman surat masuk, halaman surat keluar, halaman mahasiswa cuti, halaman

mahasiswa yudisium, halaman buku agenda surat masuk, halaman buku

agenda surat keluar, halaman buku agenda mahasisswa cuti, halaman buku

agenda mahasiswa yudisium, halaman Galeri surat masuk, halaman Galeri

surat keluar, halaman Galeri mahasiswa cuti, halaman Galeri mahasiswa

yudisium, halaman referensi surat, halaman pengaturan instansi, halaman

User, halaman backup database, halaman restore databases, serta halaman

akun, ubah password, serta halaman admin.

4. Pengujian aplikasi pada penelitian yang dilakukan menggunakan metode

blcakbox testing.

5.2 Saran

Adapun saran dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi peneliti sendiri semoga dengan adanya tugas akhir ini dapat

mengimplementasikan apasaja yang didapatkan selama dibangku kuliah.

Sehingga kedepannya dapat menggembangkan hasil website yang telah dibuat.

2. Apabila diterapkan disarankan sebaiknya memiliki komputer dengan syarat

minimal spesifikasi hardware dan software yang mendukung.

85

3. Diharapkan aplikasi yang baru dapat di kembangkan lagi dari segi tampilan

dan unsur-unsur lain pada sistem agar dapat menjadi sistem pemberian

informasi pendaftaran seminar proposal yang lebih baik dan menarik.

86

DAFTAR PUSTAKA

Akil, Ibnu. 2018. Referensi Dan Panduan UML 2.4 Singkat Tepat Jelas.

Surabaya: CV.Garuda Mas Sejahtera.

Asyikin, Arifin Noor. 2018. Pemograman Web. Yogyakarta: POLIBAN PRESS.

Bailah. 2019. Pengelolaan Administrasi Penduduk Desa. Ponorogo: Uwais

Inspirasi Indonesia.

Enterprise, Jubilee. 2018. HTML, PHP, dan MySQL Untuk Pemula. Jakarta:

PT.Elex Media Komputindo.

Fitriani, Yuni, Pakpahan, Roida. 2018. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan

Arsip pada Unit Pelayanan Pajak dan Retribusi Daerah Pelmerah

Jakarta. Jurnal Komputer dan Informatika. 2 edisi September.

Hendini, Ade. 2016. Pemodelan UML Sistem Informasi Monitoring Penjualan

dan Stok Barang (Studi Khasus: Distro Zhezhea Pontianak).Jurnal

Khatulistiwa Informatika.4 edisi Desember.

Hidayat, Rahmat, Yuhefizar dan HA Mooduto. 2015. Cara Mudah Membangun

Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla

Edisi Revisi. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo.

Kurniawan, Arief. 2015. Terampil Berinternet. Bandung: PT. Karya Kita.

Lambert.M, dkk. 2010. Xampp. VDM Publishing

Putratama. 2016. Pemograman Web dengan Menggunakan PHP dan Framework

Codeigniter. Garut: Supono Publis.

Ruhamah. 2014. Perancangan Aplikasi E-Voting Berbasis Web Pemilihan

Presiden BEM. Journal d’computar’E. 4 edisi januari: 58

Sari, Yuntari P. 2017. Rancang Bangun Aplikasi dan Penjualan Obat Pada

Apotek Merben. JSK.1 edisi Juni: 81

Solichin, Achmad. 2016. Pemograman Web dengan PHP dan MySQL. Jakarta:

Budi Luhur.

87

Subriadi, Irwin, dkk. 2018. Rancang Bangun Aplikasi Surat Masuk dan Surat

Keluar Berbasis Website pada Kantor Asuransi Jiwa Kantor Layanan

Administrasi Bandung. Jurnal Konfrensi Nasional Sistem Informasi. Edisi

Maret: 980.

Sumarjati. 2014. Onlinekan!: Memulai Membangun Website Istimewa. Bandung:

Azzahra Publishing.

Suparjati, dkk. 2015. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: KANISIUS.

Susanti, Defi. 2017. Rancang Bangun Aplikasi Pengelolahan Arsip Data

Dilaboratorium Klinik Pratama Rawat Inap Pelanan Medik Dasar

(KRIPMD) Siti Fatima Pare. Simki-Techsain. 12 edisi Juli.

88

LAMPIRAN

89

90

91

92

93

Gambar 66. Foto Bersama Dekan Fakultas Sains

94

Gambar 67. Foto proses pengumpulan data

Documents

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN DATA …