Quy trình Quản lý kho tại nhà máymeliasoft.wecan-group.net/wp-content/uploads/2017/11/QT4... · Web viewMã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFTMeliasoft Joint Stock Company

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO TẠI NHÀ MÁY

1. MỤC ĐÍCHQuy trình Quản lý kho được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, chống sai sót thất thoát trong quá trình nhập xuất kho. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc.

2. PHẠM VI ÁP DỤNGQuy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải

pháp Meliasoft 2010

3. ĐỊNH NGHĨA

Viết tắt Ý nghĩaDDHSX Đơn đặt hàng sản xuấtPKD Phòng kinh doanhSX Sản xuấtKTK Kế toán khoNVL Nguyên vật liệuNDUQ Người được ủy quyềnCCDC Công cụ, dụng cụPKHVT Phòng kế hoạch vật tư

4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ

Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý kho tại nhà máy 1

5. SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT


6. QUẢN LÝ MÃ HÀNG

6.1 Sơ đồ xử lý

6.2 Mô tả chi tiết


Mã sự kiện Tên sự kiện Người

thực hiện

Chức năng và báo cáo sử dụng trên P.Mềm Meliasoft

Nội dung

(1)Yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng

PKD, PKHVT

Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch vật tư khi phát sinh nhu cầu lập mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng trong hệ thống lập yêu cầu với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của hệ thống

(2)

Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống

BP.quản lý mã hàng

- Danh mục vật tư

Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng trong hệ thống kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống bằng cách tìm kiếm thông tin của mặt hàng đó trong phần mềm.- Đối với yêu cầu thêm mới: + Nếu không tồn tại thì thực hiện bước (3). + Nếu đã tồn tại thì thông báo lại với người lập yêu cầu.- Đối với nhu cầu sửa mã hàng thì thực hiện bước (6)

(3) Phân loại mặt hàng


Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp..., những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định.

(4) Cấp mã mớiBP.quản

lý mã hàng

- Danh mục vật tư

Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp, người phụ trách quản lý mã đặt mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm.

(5)Thông tin lại cho người yêu cầu


Thông báo kết quả cho người yêu cầu

(6)

Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong hệ thống


Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải thay đổi mã hay không và sự thay đổi nếu sửa mã đối với hệ thống: + Nếu không thể thay đổi thì thực hiện bước (5). + Nếu có thể thay đổi được thì thực hiện bước (7).

(7) Sửa mãBP.quản

lý mã hàng

- Danh mục vật tưThực hiện sửa mã hàng trong hệ thống, mã hàng được sửa lại cũng cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã.


7. QUY TRÌNH XUẤT KHO SẢN XUẤT, XUẤT DÙNG CCDC…

7.1 Sơ đồ xử lý:



Mã sự

kiệnTên sự kiện Người

thực hiện


Nội dung

(1) Lập đề nghị xuất NVL SX

PKHVT, bộ phận

có nhu cầu

Phòng kế hoạch vật tư khi đã lập được hướng dẫn sản xuất cho từng tổ có thể làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc các bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.

(2) Phê duyệtGiám đốc

hoặc NDUQ

Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.

(3) Kiểm tra tồn kho KTK

- BC tổng hợp nhập xuất tồn

Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem có thể đáp ứng được yêu cầu không? + Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện bước (4). + Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước (5).

(4)Lập giao dịch và in phiếu xuất kho

KTK

- Phiếu xuất kho Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, KTK lập giao dịch xuất kho trong hệ thống. Sau khi lập giao dich KTK thực hiện in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.

(5) Xuất kho Thủ khoThủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký duyệt thực hiện xuất kho theo phiếu.


8. QUY TRÌNH XUẤT CHUYỂN KHO





thực hiện


Nội dung

(1) Lập yêu cầu chuyển kho

Bộ phận có nhu cầu

Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu đề nghị chuyển kho.


hoặc NDUQ

Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho:- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3)- Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình

(3) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK - Phiếu xuất kho

KTK kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch chuyển kho trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận của các bên liên quan.

(4) Thực hiện chuyển kho Thủ kho

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên quan để thực hiện xuất kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào phiếu xuất kho.

(6) Kiểm tra giao dịch KTK

Căn cứ vào phiếu xuất kho Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch:Nếu không có sai lệch thì kết thúc quy trình.Nếu có sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì chuyển sang bước (6).

(7) Thực hiện giao dịch điều chỉnh KTK - Phiếu xuất kho

Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho điều chỉnh sai lệch trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập.


9. QUY TRÌNH XUẤT LẮP RÁP





thực hiện


Nội dung

(1) Lập yêu cầu xuất vật tư để lắp ráp


Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp.


hoặc NDUQ

Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị:- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3)- Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình

(3) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK - Phiếu xuất kho

KTK kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.

(4) Thực hiện xuất kho Thủ kho

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã có ký nhận của các bên liên quan để thực hiện xuất kho vật tư để lắp ráp đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào phiếu xuất kho.

(5) Lắp ráp Kỹ thuật

Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã được ký nhận, bộ phận kỹ thuật lắp ráp và dán mã lên các mặt hàng đã được lắp ráp.


10. QUY TRÌNH NHẬP KHO TỪ SẢN XUẤT


10.2 Mô tả chi tiết:


thực hiện


Nội dung

(1) Lập yêu cầu nhập kho


Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu nhập lại công cụ dụng cụ, NVL từ sản xuất, nhập từ kiểm kê thừa...vv.Khi có hàng cần nhập vào kho bộ phận có nhu cầu tiến hành chuyển hàng về kho và yêu cầu thủ kho nhập kho.

(2) Kiêm hàng và nhập kho Thủ Kho

- Phiếu nhập kho. Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho và tiến hành kiểm hàng. Cho nhập hàng vào kho và lập phiếu giao nhận hàng.

(3)Thực hiện giao dịch nhập kho và in phiếu xuất

KTK

KTK kho căn cứ vào phiếu giao nhận hàng thực tế có xác nhận của các bên liên quan, thực hiện lập giao dịch nhập kho trên hệ thông, sau đó in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan.


11. QUY TRÌNH NHẬP KHO MUA HÀNG




thực hiện


Nội dung

(1) Nhận và kiểm tra hàng Thủ Kho

- Bảng kê đơn đặt hàng mua

Thủ kho nhận và kiểm tra hàng theo đơn hàng mua.+ Nếu đúng thì thực hiện bước (3)+ Nếu sai thì thực hiện bước (2).

(2) Thông báo cho phòng mua hàng Thủ kho

Thông báo cho phòng mua hàng hàng nhận được không đúng theo đơn hàng.

(3) Lập giao dịch nhập mua KTK

- Phiếu nhập mua. Lập giao dịch nhập mua trên hệ thống, in và lấy xác nhận của các bên liên quan.

(4) Nhập Kho Thủ kho Thủ kho thực hiện nhập kho.


12. QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG



11.2 Mô tả chi tiết.

Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực

hiện


Nội dung

(1)Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán

KTK

- BC bảng kê đơn hàng bán

Kế toán kho khi nhân được lệnh xuất kho, thực hiện kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán+ Nếu đúng thì thực hiện bước (3)+ Nếu sai thì thực hiện bước (2).

(2)Thông báo cho các bộ phận liên quan

KTK

Thông báo cho các bộ phận yêu cầu xuất kho về sự sai lệch thông tin trên đơn hàng bán so với lệnh xuất kho hoặc không đủ hàng xuất.

(3) Kiểm tra tồn kho KTK

- BC tổng hợp nhập xuất tồn

Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thông.+ Nếu đủ hàng thì thực hiện bước (4).+ Nếu không đủ thì thực hiện bước (2)

(4) Lập hóa đơn KTK

- Hóa đơn bán hàng

Kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng lập hóa đơn trên hệ thống.

(5) Xuất kho Thủ khoThủ kho thực hiện xuất kho theo lệnh xuất kho.


Documents

Quy trình Quản lý kho tại nhà máymeliasoft.wecan-group.net/wp-content/uploads/2017/11/QT4... · Web viewMã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng