25/4/2015

1

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆNGiảng viên: Nguyễn Thu Thủy

Chức vụ: Bộ môn Tổ chức sự kiện – Khoa Du lịch học – ĐH KHXH&NV

Xem 3 clips và cho biết bạnhình dung như thế nào về tổchức sự kiện?

Sự kiện?

Getz, 1997

- Diễn ra 1 lần hoặc không thường xuyên,ngoài các chương trình thông thường(one-time or infrequently, outside thenormal program)

- Cơ hội để có sự trải nghiệm mang tínhgiải trí, xã hội hoặc văn hóa (opportunityfor a leisure, social, or cultural experience)

Sự kiện?

Goldblatt, 2005

- unique moment/ transient- satisfy specific needs- Tính khoảnh khắc trong sự kiện- Hướng tới những nhu cầu riêng biệt

Staff - Nhân sự

Attendees – Người tham dự

Reason – Lý do

Goal – Mục tiêu

Event type – Loại sự kiện

Time – Thời gian

Venue(s) – Địa điểm

Management – Quản trị

=>>>>>WOW

25/4/2015

2

Sự kiệnđặc biệt

Sự kiệngiải trí

Sự kiệnvăn hóa

Sự kiện củatổ chức

Sự kiệncá nhân

At a product launch for watch brand Q&Q in New York, guests were

encouraged to take photos against a modern backdrop. Guests who

posed for snaps received a coin that would allow them to receive a free

watch from a giant gumball machine.

To launch its newest A8 model at Art Basel Miami Beach in 2010, Audi

created a 45,000-square-foot temporary structure. EventStar worked with

Audi, German architecture firm the Design Company, and Miami event

management firm Siinc Agency to design the pavilion.

2012 IDC TECH MARKETING BENCHMARKS STUDY

- Webinars

- Virtual Events

- Live Streaming

Events

Online Events

- Trade shows

Trình diễn bán hàng

- Conferences

Hội thảo

- Seminars

Hội nghị

- Banquet events

Tiệc

Physical Events

25/4/2015

3

1. Làm thương hiệu

2. Giúp thương hiệu dẫn đầu

3. Thúc đẩy hành vi mua hàng

4. Định hướng tư duy khách

hàng về thương hiệu

4 lý do chính

1. Mục tiêu cụ thể và khả thi

2. Chủ đề, ý tưởng xuyên suốt

3. Đa dạng hóa phương án

tiếp cận trong truyền thông

4. Nhắm tới đối tượng mục

tiêu của sự kiện

5. Truyền thông sau sự kiện

Chìa khóa thành công

1. Planning - Lập kế hoạch

2. Event Logistics - Hậu cần

3. Event Look & Feel - Trang trí & cảm nhận

4. Driving Traffic - Quản lý tương tác với

người tham dự

5. Meeting Scheduling – Chương trình sự kiện

25/4/2015

4

Lập kế hoạch sự kiện

- Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng

- Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý

tưởng cho sự kiện

- Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự

toán ngân sach (kê hoạch) cho sư kiện

- Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều

chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện

- Bước 5: Hoàn thiện chương trình

- Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây

dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết)

- Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức

sự kiện

- Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình

chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ

khai mạc sự kiện.

Kế hoạch nhân sự

1. Cơ cấu đơn giản: theo người va đầu việc đươc giao. Người

quản ly sư kiện co toan quyền kiêm soat đối với hoạt đông của

nhân viên

• Dê hiêu

• Linh hoạt, dê thich ứng với thay đổi

• Co trach nhiệm giải trinh ro rang

2. Cơ cấu phức tạp

Giám đốc

dự án/ Quản

lý sự kiện

Đối

ngoại/

thông tin

Tài

chínhNôi dung,

kịch bảnThiết kế Sản xuất

3. Cơ cấu phức tạp

Giám đốc

sự kiện

Quản lý

địa điểm

Tổ chức

ăn uống

Tổ chức

biểu diễn

Chuyên gia

tư vấn Luật

Tư vấn

Marketing

Tổ chức

an ninhTư vấn Kế

toán

2. Cơ cấu phức tạp

Khuyến khich chuyên môn hoa lao đông cao

Phu hơp khi ap dung vao quản ly nhưng sư kiện quy mô lớn

Yêu cầu sư phối hơp tốt

Giám đốc sự kiện

Các hệ thống

nhân sự

Sảnh đon tiếp Hôi trường Bếp

Nhân sự chính

Nhân sự thời

vu

Tình nguyện

viên

25/4/2015

5

Event logistic (Hậu cần sự kiện)

-Công việc liên quan đến chủ đê chinh/triên khai nôi dung chinh

(địa điêm tô chức sư kiện, âm thanh anh sang, sân khấu va nôi

dung trinh diên)

-Công việc thuôc cac linh vực khac nhăm bô trơ cho nôi dung

chinh, như:

+ Đon tiếp khach mời va nhưng thanh phần tham gia sư kiện

khac (truyền thông, nha tai trơ)

+ Cung ứng cac dịch vu vận chuyên

+ Cung ứng cac dịch vu lưu tru

+ Cung ứng cac dịch vu ăn uống

+ Cung ứng cac dịch vu khac theo nhu cầu của khach mời va

cac thanh phần tham gia sư kiện (tour, tai liệu, vật dung, qua

tặng…)

- Hai nhom công việc tương đối đôc lập; co thê tach biệt giưa

công tac quản trị hậu cần với công tac đảm bảo nôi dung chinh

của sư kiện trong cơ cấu tô chức cac sư kiện lớn.

The 2006 Screen Actors Guild awards gala in Los Angeles had a striking

but simple look from event designer Stanlee Gatti, with bunches of

upside-down calla lillies hanging overhead. White furnishings were

arranged in lounge-like formations

To cap off New York Fashion Week in 2010, Calvin Klein hosted a party

with seating vignettes of minimalist, low-slung white sofas and ottomans

around fireplaces.

7 lưu ý khi tổ chức SK

1. Never go in blindLiên tuc lập kế hoạch, luôn đặt mình trong

tâm thế điều gì cũng có thê xảy ra

2. Hình dung về số lương nhân sự

cần sử dung

3. Biết sẽ cần nhưng hoạt đông gì

cho việc trao đổi giưa người chủ

trì và khách tham dự

7 lưu ý khi tổ chức SK

4. Tạo sự tương tác với khách tham dự

5. Không chậm deadline

6. Người tổ chức là người đứng lùi ra

sau đê quan sát và điều phối –

supervisor

7. Luôn theo sát lịch trình đã định

Case study

1. Hôi nghị

2. Hôi thảo

3. Tiệc Á - Âu

25/4/2015

6

At this year's Dining by Design, the annual fund-raising event hosted by

Design Industries Foundation Fighting AIDS, Smartwater's space aimed

to reflect the brand's natural water purification process, which is mirrored

after rain clouds. The fluffy fixtures lit up like a storm above the simple

table setting. The event took place at New York's Pier 92 in March.

At a 2013 brunch for L'Oréal, designer and producer Joe Moller added

subtle branding to the setup on the Viceroy Miami's outdoor terraace,

adding L'Oréal lettering to the backs of chairs and using shallow gold

vases filled with products as tabletop centerpieces.

The Women's Wear Daily Beauty Summit in 2013 had a sleek, all-white

design from Shiraz Events. Guests sat in clear Miro chairs at communal

tables topped with white linens and simple birch vases holding cobble

moss balls.

Thanks for listening

Nguyễn Thu Thủy

thuykdl2004@gmail.com

0913563966

FB: Thuy Nguyen Thu