Quản Lý ThờiGian - WordPress.com · Các thói quen tốt quản lý thời gian –Biết êu tốn từng giờ làm việc vào các công việc nào –Tập trung vào

Quản Lý Thời Gian

www.quanlycaptrung.vn Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu

Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment

Mục Tiêu Khóa HọcMục Tiêu Khóa Học

ả ểSau khi học xong khóa học quản lý thời gian, bạn có thể xác định rõ

Cá t ở i hí h ế ă ả b ử d hiệ ả thời i• Các trở ngại chính yếu ngăn cản bạn sử dụng hiệu quả thời gian • Hiểu được bản chất quản lý thời gian • Nắm được các công cụ quản lý thời gian• Nắm được các công cụ quản lý thời gian • Các mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian• Hiểu được và quản lý các công cụ nhưmạng xã hội email nhằmHiểu được và quản lý các công cụ như mạng xã hội, email nhằm

ết kiệm thời gian



Các mục êu học tậpCác mục êu học tập

Hiể đ á ô kỹ th ật à khái iệ ủ ả lý thời• Hiểu được các công cụ, kỹ thuật và khái niệm của quản lý thời gian

• Sử dụng các công cụ, kỹ thuật và khái niệm nhằm xây dựng qui trình quản lý thời gian hiệu quả để gia tăng năng suất và giảm nhẹ áp lực trong công việcáp lực trong công việc

• Giải thích rõ các lợi ích của qui trình quản lý thời gian hiệu quả• Giải thích rõ các lợi ích của qui trình quản lý thời gian hiệu quả



Giới thiệu



Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức

ả ả ả ốQuản lý thời gian hiệu quả đem lại các lợi ích quản lý sau đối với công ty và tổ chức:

– Nâng cao năng suất do sử dụng thời gian hiệu quả

– Nâng cao dịch vụ khách hàng do giao hàng hoặc thực hiện các cam kết sớm hơn về thời gian

– Tăng cường lợi nhuận do việc sử dụng hiệu quả nhân lực và á ồ l h hâ l ôcác nguồn lực phi nhân lực trong công ty



Q ả Lý Thời Gi à Tổ ChứQuản Lý Thời Gian và Tổ Chức

Cải thiệ hứ ă lê kế h h à kiể át ki h d h– Cải thiện chức năng lên kế hoạch và kiểm soát kinh doanh thông qua hệ thống quản lý thời gian

– Cải thiện phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban chức năng bằng cách áp dụng hệ thống thời gian hoàn thành trong việc phối hợp các bước công việc và dự án trong kinh doanhphối hợp các bước công việc và dự án trong kinh doanh

– Giảm được các căng thẳng và xung đột xẩy ra bằng việc hoạch ợ g g g ộ y g ệ ạđịnh thời gian và kế hoạch tốt hơn



Giới ThiệGiới Thiệu

Q ả lý thời i là ìQuản lý thời gian là gì

Thời gian là hàng hóa

Các thói quen tốt

Thời gian của thời gian

Ư ềƯớc lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành



Q ả Lý Thời Gi Là Gì ?Quản Lý Thời Gian Là Gì ?

ảQuản lý thời gian có 4 mục như sau

– Lên kế hoạch và mục êu cần đạt– Quản lý bản thân– Quản lý giao ếp với các cá nhân khác– Thời gian của chính bạnKết quả công việc

Bốn mục trên liên kết chặt chẽ và tạo ra kết quả cuối cùng‐ kết quả công việc



Thời gian như là hàng hóaThời gian như là hàng hóa

• Thời gian là nguồn lực quý giá nhất các bạn có• Thời gian là nguồn lực quý giá nhất các bạn có

• Thời gian là nguồn lực quan trọng nhất

• Thời gian và các bạn sử dụng nó cần phải được thực hiện một cách hiệu quả trong công ty và tổ chứcq g g y

• Thời gian là hàng hóa không tồn trữ được

• Thời gian là hàng hóa không tái tạo lại được



Các thói quen tốtCác thói quen tốt

Các thói quen tốt quản lý thời gian– Biết êu tốn từng giờ làm việc vào các công việc nào– Tập trung vào kết quả cuối cùng

á lậ iê iê– Xác lập mục tiêu ưu tiên– Lên kế hoạch cho các công việc quan trọng– Ủy quyền các công việc thường nhật không quan trọng vàỦy quyền các công việc thường nhật không quan trọng và

chịu trách nhiệm về các công việc này– Đương đầu với các trì hoãn quyết định và các chậm trễ của

hí h bchính bạn– Giảm bớt căng thẳng trong công việc– Luôn luôn cố gắng áp dụng các thói quen tốtLuôn luôn cố gắng áp dụng các thói quen tốt



Phân loại thời gianPhân loại thời gian

Thời gian chia làm hai loại

Thời i t ôi h h– Thời gian trôi nhanh• Khi các bạn chú tâm hoặc rất thú vị với các hoạt động đang diễn radiễn ra

– Thời gian trôi chậmg ậ• Khi chán nản với các hoạt động hoặc trong tâm trạng không vui

• Khi sợ hãi



Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thànhƯớc lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành

ỗ ể ềThời gian hoàn thành cho mỗi công việc có thể ước lượng nhiều hơn hoặc ít hơn do

– Mức độ nghiêm trọng của công tác– Mức độ khác nhau của chức năng nãoMức độ khác nhau của chức năng não – Thời gian giữa các khoảng nghỉ ngơi– Sợ hãi hay phấn khíchợ y p– Kinh nghiệm làm việc – Năng lực của cá nhân



Ảnh hưởng của việc xác định thời gian hoàn thành không chính xác

• Xác định thời gian hoàn thành ít hơn cần thiết• Căng thẳng do hứa làm quá nhiều công tác • Chất lượng công việc kém• Không đáp ứng thời gian hoàn thành

• Xác định thời gian hoàn thành nhiều hơn cần thiết• Căng thẳng do đồng nghiệp tạo sức ép hoàn thành công việc

• Chất lượng công việc kém• Chất lượng công việc kém • Có thể không đáp ứng thời gian hoàn thành



Cá ê lý ả lý thời iCác nguyên lý quản lý thời gian



Các nguyên lý quản lý thời gianCác nguyên lý quản lý thời gian

Quản lý thời gian Ma trận sử dụng thời gian

Tập trung ô thứ 2 Quản lý theo thời gian



Quản lý thời gianQuản lý thời gian

C á đị h ó bố h há ả lý hời iCovey xác định có bốn phương pháp quản lý thời gian

1 Sử dụng các ghi chú và bảng checklists– 1 Sử dụng các ghi chú và bảng checklists– Nhận thức về nhu cầu của năng lượng và thời gian

– 2 Sổ tay và ghi chép lịch họp– 2 Sổ tay và ghi chép lịch họp– Lên kế hoạch hướng tới tương lai

– 3 Xác lập trọng tâm3 Xác lập trọng tâm – So sánh quan trọng tương đối giữa các việc

– 4 Quản lý bản thânQ ý– Nhận thức thời gian không quản lý được‐ chúng ta phải quản lý bản thân chúng ta



Ma trận sử dụng thời gianMa trận sử dụng thời gian

Cấp thiết Không cấp thiếtQ1 Q2Khủng hoảng

Công việc có thời hạnhoàn thành

Phòng ngừaXây dựng quan hệLên kế hoạch

i i

Quan trọng

Q3 Q4

Giải trí

Ngắt quãngố

Các hoạt động ưa thíchKhông Một số cuộc họpCác hoạt động thường nhật

Các công việc bận rộnLãng phí thời gianCác việc lặt vặt

Khôngquan trọng



Ô số mộtÔ số một

Nế á b ở ô ố ột á b ẽNếu các bạn ở ô số một các bạn sẽ:

Căng thẳng– Căng thẳng

– Áp lực caoÁp lực cao

– Quản lý khủng hoảngQ ý g g

– Dập tắt các vấn đề đang xẩy ra

– Tập trung vào hiện tại

Ô số baÔ số ba

ế ở ốNếu các bạn ở ô số ba– Tập trung vào ngắn hạn

– Quản lý khủng hoảng

– Các giá trị mục êu thấp

– Cảm giác là nạn nhân và thiếu kiểm soát công việc

– Các mối quan hệ không lâu dài



Ô số ba và bốnÔ số ba và bốn

ế ở ố ốNếu các bạn ở ô số ba và bốn

Cá b h à t à khô ó t á h hiệ– Các bạn hoàn toàn không có trách nhiệm

Phụ thuộc vào cá nhân khác ngay cả những công việc căn bản– Phụ thuộc vào cá nhân khác ngay cả những công việc căn bản

– Không tồn tại lâu trong tổ chứcKhông tồn tại lâu trong tổ chức



Ô số haiÔ số hai

Cá b ở ô ố h iCác bạn ở ô số hai– Tầm nhìn

– Góc nhìn tổng thể

Cân bằng– Cân bằng

– Tuân thủ quy định

– Kiểm soát

Tích cách cá nhân tại ô số haiTích cách cá nhân tại ô số hai

ẩ ể ốCó 6 tiêu chuẩn để cá nhân tại ô số hai

L i liê kết hặt hẽ t ô iệ– Logic – liên kết chặt chẽ trong công việc– Cân bằng

Tập trung– Tập trung– Có khả năng phối hợp với cá nhân khác – Linh hoạtLinh hoạt

– Có khả năng thực hiện công việc trong mọi hoàn cảnh



Yêu cầu cá nhân trong ô số haiYêu cầu cá nhân trong ô số hai

Cá ê ầ bả để á hâ t ô ố h iCác yêu cầu cơ bản để cá nhân trong ô số hai

• Hiểu rất rõ về vai trò tổ chức và vai trò của mình cần thực hiệnHiểu rất rõ về vai trò tổ chức và vai trò của mình cần thực hiện những vấn đề gì

• Lựa chọn và tập trung vào các mục tiêu SMART

• Phát triển và sử dụng kế hoạch làm việc• Phát triển và sử dụng kế hoạch làm việc

• Thực hiện các điều chỉnh và đáp ứng trong công việc hàng ngày ự ệ p g g g ệ g g y



Tầm quan trọng của việc nóiKhông và ô số hai

ể ố ầ ả ếĐể luôn luôn trong ô số hai chúng ta cần phải biết nói không

Th hà h ử h ê hiệ– Theo hành xử chuyên nghiệp

Đối với các công việc trong ô số ba và bốn nếu– Đối với các công việc trong ô số ba và bốn nếu • Không quan trọng không cấp thiết• Không quan trọng và cấp thiếtKhông quan trọng và cấp thiết• Không tạo ra lợi thế cạnh tranh



Q ả lý th thời iQuản lý theo thời gian

Các khái niệm quan trọng– Tập trung vào thời gian và nguồn lực

– Phân ch trước khả năng thực hiện

– Phân ch mục êu và mục đích

– Hệ thống hóa qui trình



Tập trung vào thời gian và nguồn lựcTập trung vào thời gian và nguồn lực

ả ả ầ ả• Quản lý thời gian hiệu quả yêu cầu chúng ta phải đánh giá thời gian và nguồn lực thực hiện công việc

Chất lượng

Thời gianNguồn lực

• Chất lượng công việc là hàm số của nguồn lực và thời gian dành cho công việc

Thời gianNguồn lực



Phân tích trước hiệu năngPhân tích trước hiệu năng

Khi hâ h hiệ ă t á khứ á b út hữ ki h• Khi phân ch hiệu năng trong quá khứ, các bạn rút ra những kinh nghiệm quản lý thời gian hiệu quả nhằm tăng cường hiệu năng công việc

• Khi phân ch hiệu năng trong quá khứ: Phát hiệ á i ót à lỗi t ớ khi ẩ đồ thời l– Phát hiện các sai sót và lỗi trước khi xẩy ra đồng thời lượng giá được các tài nguyên có thể lãng phí xẩu ra sau các sai hỏng đó

– Xác định những điểm quan trọng trong quá trình nhằm quan tâm đặc biệt trong triển khai

– Sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất khi chúng ta có thể sử dụng– Sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất khi chúng ta có thể sử dụng các phương thức thực hiện tốt nhất‐ best prac ces trong các trường hợp



Phân tích mục tiêu và mục đíchPhân tích mục tiêu và mục đích

Thông qua việc xác định mục êu và mục đích theo phương pháp SMART khiến cho hiệu suất công việc tăng lên

– Specific : mục êu phải cụ thể và mô tả rõ – Measurable: mục êu và mục đích phải đo lường được , ápMeasurable: mục êu và mục đích phải đo lường được , áp

dụng cho cả các nguồn lực đầu vào – Achievable: phải khả thi với nguồn lực hiện có và kỳ vọng thực

hiện– Relevant: phù hợp với chiến lược của công ty

b d hù h kế h h hờ h h ệ ô– Time bound: phù hợp kế hoạch thời gian thực hiện công ty



Hệ thống hóa qui trìnhHệ thống hóa qui trình

Hệ thố hó i t ì h là khả ă thiết kế à th hiệ á i• Hệ thống hóa qui trình là khả năng thiết kế và thực hiện các qui trình đảm bảo nh đồng nhất đối với

– Nguồn lực đầu vào– Sản phẩm và dịch vụ– Đào tạo và chuyển giao kỹ năng

Tính đồng nhất trong việc quản lý cho phép công ty lập kế– Tính đồng nhất trong việc quản lý cho phép công ty lập kế hoạch theo thời gian thông nhất và điều năng dẫn tới tăng năng suất trong toàn tổ chức



Quản lý dựa trên thời gianQuản lý dựa trên thời gian

ầCác bạn cần quan tâm tới

Thời i hâ bổ h à thà h ô iệ ó thự tế ới á– Thời gian phân bổ hoàn thành công việc có thực tế với cá nhân và nhóm được giao ?

– Công việc đó có giá trị so với thời gian mất không ?Công việc đó có giá trị so với thời gian mất không ?– Đối với nhóm, quỹ thời gian sử dụng như thế nào để tạo ra

kết quả tối ưu?– Việc sử dụng quản lý bằng thời gian có phù hợp trong hoàn

cảnh công việc hay không?



Làm việc năng suấtLàm việc năng suất



Làm việc năng suấtLàm việc năng suất Bận rộn Vs Năng suất

Không ra quyết định và trì hoãnvà trì hoãn

Làm việc quá tảià v ệc quá tả

Cấp bách Vs Quan trọngCấp bách Vs Quan trọng

Ư tiê hóƯu tiên hóa



Bận trong công việcBận trong công việc

ả• Bận trong công việc không có nghĩa là hiệu quả trong công việc

Khá biệt iữ• Khác biệt giữa

Hiệu quả làm đúng điều cần làm– Hiệu quả ‐‐ làm đúng điều cần làm

– Hiệu năng – làm tốt những điều cần làmHiệu năng làm tốt những điều cần làm



Bận vs Làm việc hiệu quảBận vs Làm việc hiệu quả

Vấ đề 1 T ì h ã t ô iệ• Vấn đề 1: Trì hoãn trong công việc• Trì hoãn những việc cần phải làm ngay

• Giải pháp• Liệt kê các việc đang trì hoãn• Chia nhỏ các việc đang trì hoãn • Xác định 2‐3 việc cần thực hiện trướcLê kế h h à lị h ì h là iệ h á iệ ò l i• Lên kế hoạch và lịch trình làm việc cho các việc còn lại

• Tự thưởng khi hoàn thành việc• Có các hình thức tự phạt khi không hoàn thành công việc• Có các hình thức tự phạt khi không hoàn thành công việc

Đối phó với trì hoãnĐối phó với trì hoãn

• Khi ệp nhận một công việc các bạn có lựa chọnKhi ệp nhận một công việc các bạn có lựa chọn

– Thực hiện công việc

– Ủy quyền công việc

– Không thực hiện công việc

– Ra thời hạn thực hiện công việc

– Chia nhỏ công việc



Bận vs Làm việc hiệu quảBận vs Làm việc hiệu quả• Vấn đề thứ 2: Hoàn Hảo Dư Thừa

L ô l ô tồ t i ự khá biệt iữ h à thà h t ệt ời à– Luôn luôn tồn tại sự khác biệt giữa hoàn thành tuyệt vời và hoàn thành hoàn hảo

• Tuyệt vời ‐ ExcellenceTuyệt vời Excellence• Đạt được• Tiết kiệm nguồn lựcệ g ự• Thỏa mãn• Thực tế

• Hoàn hảo• Không đạt được• Thất vọng• Không thực tế



Bận vs làm việc hiệu quảBận vs làm việc hiệu quả • Vấn đề thứ 3: Xác lập mục êu không hiệu quả

Cá ê ầ hải thá h thứ bả thâ h hải hù– Các mục êu cần phải thách thức bản thân nhưng phải phù hợp với nguồn lực trong thực tế

• Tiêu chuẩn mục tiêu SMART– Cụ thể – Đo lường được

ồ– Đạt được ( nguồn lực thực hiện)– Thực tế

Có thời gian kết thúc– Có thời gian kết thúc– Được công ty, tổ chức hỗ trợ



Làm việc quá tảiLàm việc quá tải

Q á tải ó á ả h h ở khô tốt ề• Quá tải có các ảnh hưởng không tốt về – Tinh thần– Vật lýVật lý

• Quá tải do các lý do

– Tập trung làm quá nhiều cho công việc

– Có quá nhiều công việc để thực hiện



Vượt qua quá tảiVượt qua quá tải

ảCác biện pháp vượt qua quá tải – Xác định các áp lực

Bì h h khô h ả ợ– Bình nh không hoảng sợ – Đừng suy nghĩ mình chịu trách nhiệm về mọi thứ

Tạm nghỉ công việc– Tạm nghỉ công việc– Đánh giá lại nguồn lực, kế hoạch và các mốc mục tiêu– Xác định lại các thứ tự ưu tiênXác định lại các thứ tự ưu tiên– Luôn luôn nhớ tài nguyên là hạn hẹp – Nói không với các công việc không cần thiết g g ệ g– Gia tăng nguồn lực vô hình– Làm việc thông minh hơn – work smart not work hard



Cấp thiết vs Quan trọngCấp thiết vs Quan trọng

Khá biệt iữ• Khác biệt giữa – Cấp thiết

• Các công việc yêu cầu có kết quả ngayCác công việc yêu cầu có kết quả ngay – Quan trọng

• Trở thành cấp thiết nếu như không giải quyết• Ảnh hưởng dài hạn

L h iữ ấ hiế à á b ê– Lựa chọn giữa cấp thiết và quan trọng các bạn nên đánh giá• Tác động nếu thực hiệnộ g ự ệ• Ảnh hưởng nếu không thực hiện



Hệ thống lưới ưu tiênHệ thống lưới ưu tiên

Quan trọng

Ưu tiên 1Ưu tiên 2

Ưu tiên 3Ưu tiên 4 Ưu tiên 3Ưu tiên 4

Cấp thiết



Ưu tiên công việcƯu tiên công việc

ủ ủ ả• Mục êu của ưu ên công việc đó là tránh các khủng hoảng trong thực hiện

• Để thực hiện điều đó, các bạn nên

Lên kế hoạch cho những ưu tiênThay vì y

Ưu ên cho kế hoạch của chúng ta



Khủng hoảng trong công việcKhủng hoảng trong công việc



Quản lý khủng hoảng trong công việcQuản lý khủng hoảng trong công việc

Thụ động và chủ động xử lý công việc

Tạo sao xảy ra khủng hoảng

Dự đoán và ngăn ngừa khủng hoảng



Thụ động xử lý công việcThụ động xử lý công việc• Thụ động xẩy ra khi tập trung giải quyết các vấn đề

– Xử lý các công việc hàng ngày

– Xử lý cấp bách

– Giải quyết khủng hoảng

– Giải quyết các ngắt quãng



Chủ động xử lý công việcChủ động xử lý công việc

ủ ử ế ểChủ động xử lý công việc ‐tập trung vào làm thế nào để công việc diễn ra hiệu quả

– Xây dựng và phát triển kế hoạch và lịch trình làm việc

– Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng

– Cố gắng đạt các thời điểm hoàn thành và mục tiêu

– Quản lý dự án



Tại sao khủng hoảng xẩy raTại sao khủng hoảng xẩy ra

ẩ• Các lý do xẩy ra

Khô hậ thứ khủ h ả– Không nhận thức ra khủng hoảng

Không đánh giá đúng thời gian cần thiết thực hiện– Không đánh giá đúng thời gian cần thiết thực hiện

– Không có kế hoạch đối phó rủi roKhông có kế hoạch đối phó rủi ro

– Không kiểm soát các tác nghiệp ủy quyềng g ệp y q y



Dự báo và phòng ngừa khủng hoảngDự báo và phòng ngừa khủng hoảng

ố ủ ả• Các phương pháp dự báo và đối phó khủng hoảng

Lê kế h h à ả lý hặt th kế h h– Lên kế hoạch và quản lý chặt theo kế hoạch– Sử dụng các mục êu trung gian và chia nhỏ các nhiệm vụ ra

các tác nghiệp nhỏ có thể quản lý đượccác tác nghiệp nhỏ có thể quản lý được– Xây dựng nguồn lực – thời gian, con người hợp lý – Xác định rủi ro và kế hoạch phòng ngừa ị ạ p g g– Lập hệ thống giám sát, theo dõi – Tập trung các điểm rủi ro và tới hạn– Theo dõi các yếu tố không kiểm soát được



Lên kê hoạchLên kê hoạch



Lập kế hoạchLập kế hoạch

Kế hoạch là gì Thông tin và kế hoạch

Hệ thống quản lý thời gian Mục tiêu và thời gian

Phân tầng Kế hoạch ngày



Lập kế hoạch trong quản lý thời gianLập kế hoạch trong quản lý thời gian

Lưu ý số một

Thất bại khi lập kế hoạch có nghĩa là

Bạn đang lập kế hoạch cho thất bại



Kế hoạch là gìKế hoạch là gì

Kế hoạch là bản chỉ đường được lập ra trong thực tế nhằm đạt tới một tập hợp mục êu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định p p g g g

với nguồn lực hữu hạn xác định



Thông tin và kế hoạchThông tin và kế hoạch

ảCác thông n căn bản

B hải á lậ hú t thự hiệ kế h h ì• Bạn phải xác lập chúng ta thực hiện kế hoạch gì

• Sau khi xác lập• Sau khi xác lập– Chia nhỏ mục êu thành các mục êu nhỏ hơn hoặc các

nhiệm vụ cụ thể ệ ụ ụ– Xác định thời gian cho từng mục êu nhỏ hoặc nhiệm vụ cụ

thể – Xác lập lịch trình thực hiện cho từng mục êu nhỏ và nhiệm

vụ cụ thể theo trật tự logic



Hệ thống quản lý thời gianHệ thống quản lý thời gian

ẩ ủ ố ảCác êu chuẩn của hệ thống quản lý thời gian

Th hứ ă– Theo chức năng

Xử dụng tại mọi nơi hoàn cảnh trong mọi trường hợp– Xử dụng tại mọi nơi, hoàn cảnh trong mọi trường hợp

– Dễ hiểuDễ hiểu




ỗCác lỗi thường gặp

H à t à khô ó t ật tự• Hoàn toàn không có trật tự– Không thể xác định khi có yêu cầu

• Hệ thống quá hoàn hảo– Tiêu tốn nhiều thời gian để giữ hệ thống hoàn hảo thay vì tậpTiêu tốn nhiều thời gian để giữ hệ thống hoàn hảo thay vì tập

trung giải quyết các vấn đề phát sinh trong hệ thống đó




Cá thà h tố ủ hệ thố ả lý thời iCác thành tố của hệ thống quản lý thời gian – Lịch hẹn– Lịch hoàn thành kế hoạchLịch hoàn thành kế hoạch– Theo dõi công việc‐ đang thực hiện và hoàn thành– Ghi nhận ý tưởng và các ghi chú– Nhận dạng các nhiệm vụ quan trọng– Thông n cá nhân

Ghi hé á hô ài hí h há i h– Ghi chép các thông n tài chính phát sinh– Sổ theo dõi khủng hoảng – Sổ theo dõi dự ánSổ theo dõi dự án– Danh bạ



Mục tiêu và thời gianMục tiêu và thời gian

ố ả ả ế ắ ếHệ thống quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu như không gắn kết giữa mục êu và thời gian hoàn thành

– Mục êu chiến lược: thời gian từ 1‐ 5 năm

– Mục êu chiến thuật: thời gian từ 3‐12 tháng

– Mục êu vận hành: mục êu ngắn hạn và xác định rõ các nhiệm vụ cần làm. Có thể chi ết tận ngày , giờ thực hiện các nhiệm vụ nào



Bảng checklist khi thành lập mục tiêuBảng checklist khi thành lập mục tiêu

Bả kiể khi hà h lậ iêBảng kiểm tra khi thành lập mục tiêu– Mục êu có thực tế và thách thức khôngMục êu đã được cấp quản lý đồng ý và được kết nối tới– Mục êu đã được cấp quản lý đồng ý và được kết nối tới hệ thống đánh giá công việc?

– Các bạn có hình dung mục êu hoàn thành sẽ như thếCác bạn có hình dung mục êu hoàn thành sẽ như thế nào visualization?

– Mục êu có quan trọng với các bạn hay không– Mục êu có tuân thủ qui tắc smart– Các bạn có nhận được tưởng thưởng khi hoàn thành



Phân tầngPhân tầng

• Lập kế hoạch dựa trrên phân tầng theo thời gianập ạ ự p g g– Kế hoạch năm

– Kế hoạch tháng

– Kế hoạch tuần

ế– Kế hoạch ngày

Thời i iả dầ h độ hứ t i tă• Thời gian giảm dần nhưng độ phức tạp gia tăng



Kế hoạch ngàyKế hoạch ngày

ế ồKế hoạch ngày bao gồm các hạng mục sau– Các nhiệm vụ trong ngày và khoảng thời gian dành cho các

nhiệm vụnhiệm vụ

– Xác định các nhiệm vụ quan trọng để xác định thứ tự ưu tiênXác định các nhiệm vụ quan trọng để xác định thứ tự ưu tiên

– Xác định các quan hệ các bạn cần liên hệ để hoàn thành công ị q ệ ạ ệ gviệc



Kế hoạch ngàyKế hoạch ngày

ếKhi lập kế hoạch ngày các bạn chú ý

Phù hợ ới hị à đồ hồ i h h ủ b– Phù hợp với nhịp và đồng hồ sinh học của bạn– Lập kế hoạch vào đầu hoặc cuối giờ

Xác lập ưu ên theo êu chuẩn “ phải làm” “ nên làm” “ có– Xác lập ưu ên theo êu chuẩn phải làm nên làm có thể làm” Tập trung vào các việc “phải làm”

– Có thời gian dự trữ cho các việc không ên liệug ự ệ g ệ– Không xếp các cuộc họp liền nhau– Xếp giờ gọi điện thoại hàng loạt– Xác lập thời gian làm việc có chất lượng tốt nhất



Các mách nước và kỹ thuật quản lý thời ỹ ậ q ýgian



Các mách nước va ky thuậtquản lý thời gianquản lý thời gian

Nhật ký thời gian Thời gian chất lượngNhật ký thời gian

Quản lý tài liệu cứng- mềm Quản lý các ngắt quãng

Quản lý nơi làm việc Quản lý điện thoạiĐiệ th i di độQ ý ệ Điện thoại di động

Quản lý mạng xã hội Quản lý Email



Nhật ký thời gian time logNhật ký thời gian- time log• Nhật ký thời gian là công cụ hiệu quả để kiểm tra xem thời gian tiêu tốn

ế ầ ểnhư thế nào khi làm việc. Ghi nhật ký thời gian khoảng 2 tuần để xem toàn cảnh sử dụng thời gian như thế nào

• Nhật ký thời gian cho phép xem xét và đánh giá– Mức độ chính xác khi ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ

Các hoạt động tiêu tốn thời gian– Các hoạt động tiêu tốn thời gian

– Mức độ bị ảnh hưởng từ bên ngoài

– Mức độ công việc thực hiện hàng ngày

– Các công việc và thời điểm gặp khủng hoảng



Thời gian chất lượng Quality timeThời gian chất lượng- Quality time

Thời i hất l là lú á b là á ô iệ t• Thời gian chất lượng là lúc các bạn làm các công việc quan trọng nhất trong ngày

• Thời gian chất lượng cho phép các bạn tập trung và loại bỏ hoàn toàn mọi ảnh hưởng từ bên ngoài

• Các bạn làm việc theo cấu trúc được định sẵn

• Tập trung vào thời gian chất lượng tạo điều kiện cho các bạn chuyển từ đối phó sang chủ động thực hiện công việc



Quản lý tài liệu cứng hard copyQuản lý tài liệu cứng- hard copy

ể ấ ấ ềTài liệu có thể gây mất thời gian rất nhiều trong công tác hàng ngày

Nâ hiệ ất ả lý tài liệ• Nâng cao hiệu suất quản lý tài liệu • Xử lý tài liệu một lần theo quy tắc

– Thực hiện đầy đủ như tài liệu yêu cầu

– Đánh số chỉ mục và lưu tài liệu

– Hủy tài liệu khi cần thiết



Quản lý tài liệu cứng hard copyQuản lý tài liệu cứng- hard copy

ố ốHệ thống quản lý tài liệu tốt cho phép

– Xác định lưu giữ những gì và bao nhiêu lâuXác định lưu giữ những gì và bao nhiêu lâu

– Hệ thống cho phép lưu trữ và tìm kiếm tài liệu dễ dàng

– Truy cập thông tin nhanh chóng

– Cập nhật tài liệu khoa học và định kỳ



Quản lý tài liệu mềm soft copyQuản lý tài liệu mềm- soft copyHệ thống quản lý tài liệu mềm‐ soft file

– Tên file rõ ràng và rành mạch tóm tắt nội dung trong file– Luôn luôn có ghi rõ bản version và thời gian tạo ra file

Không bao giờ sửa file trực ếp nên save các bản version khác– Không bao giờ sửa file trực ếp nên save các bản version khác nhau của tài liệu

– Cho các tài liệu file mềm theo đầu công việc đang ến hành và chuyển sang folder lưu trữchuyển sang folder lưu trữ

– Thiết lập hệ thống folder theo thời gian/phòng ban/ dự án/ nhóm công việc/ tầm quan trọng

– Tiến hành lưu trữ thường xuyênTiến hành lưu trữ thường xuyên– Có công cụ m kiếm file mạnh trên máy nh – Khi in file luôn luôn in đường dẫn trong footnote

Sử dụng định dạng pdf khi muốn kiểm nội dung tài liệu– Sử dụng định dạng pdf khi muốn kiểm nội dung tài liệu



Quản lý các ngắt quãngQuản lý các ngắt quãng

ả ắGiảm bớt các ngắt quãng • Tạo rào chắn tầm nhìn tại chỗ làm việc tránh các cuộc ghé thăm không cần thiếtthăm không cần thiết

• Tạo dấu hiệu đang bận để đồng nghiệp tránh gặp mặt bạn• Không để dư ghế tại nơi làm việc‐ đồng nghiệp sẽ nhanhKhông để dư ghế tại nơi làm việc đồng nghiệp sẽ nhanh chóng kết thúc nói chuyên khi họ phải đứng

• Khi làm công việc quan trọng, di chuyển tới nơi không có ngắt quãng

• Xếp lịch hẹn với các bộ phận tránh gặp các giờ không hẹn t ớtrước



Quản lý các ngắt quãngQuản lý các ngắt quãng

ả ắGiảm bớt các ngắt quãng • Làm đúng cam kết hứa với đồng nghiệp sẽ giảm bớt ngắt quãngquãng

• Chuẩn bị đầy đủ thông n gửi cho đồng nghiệp • Giải quyết công việc một lần hạn chế các việc phát sinh sauGiải quyết công việc một lần hạn chế các việc phát sinh sau này

• Lên kế hoạch chi ết và cam kết với kế hoạch • Chuẩn bị 150 % cho các công việc• Dự báo các nh huống xảy ra• Sử dụng các biểu mẫu template

• Tham gia những việc cần tham gia



Quản lý nơi làm việcQuản lý nơi làm việc

• Nơi làm việc tổ chức thế nào ảnh hưởng nhiều tới năng suất và hiệu quả công việc

– Thu dọn bàn sau mỗi ngày làm việc

– Lưu trữ tài liệu khi xử lý xong

L i á ài liệ h ờ kỳ– Loại các tài liệu thường kỳ

– Tổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việcTổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việc



Quản lý điện thoạiQuản lý điện thoại Quản lý điện thoại thông qua các lưu ý sau

– Gọi điện thoại ra ngoài hàng loạt

– Ủy quyền gọi điện thoại trả lời khi có thể

– Chấm dứt ngay gọi điện thoại khi xong công việc

– Giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc thành viên trong nhóm xử lý điện thoại gọi tới



Quản lý điện thoại di độngQuản lý điện thoại di động Điện thoại di động là tác nhân gây mất thời gian rất nhiều

– Sử dụng 01 số đi dộng cho công việc– Sử dụng n nhắn thay cho gọi điện thoại g y g– Xác lập rõ thời gian làm việc tránh các cuộc điện thoại cá nhân– Không nhất thiết phải nghe tất cả các cuộc điện thoại trừ khi bạn là

hâ iê bá hànhân viên bán hàng – Luôn luôn gọi lại các cuộc gọi nhỡ khi có thời gian phù hợp– Off điện thoại hoặc để ở chế độ silient khi làm các việc quan trọngOff điện thoại hoặc để ở chế độ silient khi làm các việc quan trọng

và cấp bách – Hạn chế trao đổi dài trên điện thoại di động



Quản lý EmailQuản lý EmailEmail là công cụ hiệu quả nhưng cũng gây mất nhiều thời gian trong công việccông việc

– Xác lập khoảng thời gian cụ thể đọc và trả lời email– Xác định rõ công việc có cần email hay trao đổi trực ếp– Tạo hệ thống folder và bộ lọc để chuyển email tới các folder khác

nhaunhau– Quản lý sổ địa chỉ email hiệu quả – Tạo một folder các công việc đang triển khai và xóa chúng khi đã

hoàn thành– Tạo một folder có email của tất cả các quan hệ quan trọng để có

thể sử dụng để trả lời nhanh chóngthể sử dụng để trả lời nhanh chóng – Tránh tham gia vào các email khi nhận dưới dạng cc



Quản lý EmailQuản lý Email

– Tránh tham gia và gây tranh cãi trên email– Tránh tham gia và gây tranh cãi trên email – Hạn chế email càng nhiều càng tốt‐ Quy tắc: bạn gửi nhiều email

thế nào thì khả năng bạn sẽ mất thời gian nhiều chừng đấy – Luôn luôn tự hỏi có cần gửi email cho người nhận không– Email nên có êu đề rõ ràng

Để thời i ó á il khô ầ thiết– Để thời gian xóa các email không cần thiết – Sao lưu email thường xuyên – Xác lập qui tắc trả lời email ví dụ việc cần kíp sau 1 h trả lời, việcXác lập qui tắc trả lời email ví dụ việc cần kíp sau 1 h trả lời, việc

không quan trọng sau 8 h trả lời và thống nhất với các bên gửi email yêu cầu



Quản lý mạng xã hộiQuản lý mạng xã hộiMạng xã hội là tác nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất

– Không nên tham gia thảo luận nhiều vấn đề

– Không trình bày cảm xúc gây tranh luận không nên có

– Tách riêng mạng xã hội cho cá nhân, gia đình và cho công việc ví dụ Facebook/ Linkedin

– Hạn chế gia nhập các mạng xã hội có chức năng tương tự nhau – Quy định giờ vào và khoảng thời gian sử dụng cố định trong ngày



Tổng kếtTổng kết



Tổng kết quản lý thời gian hiệu quảTổng kết quản lý thời gian hiệu quả• Lập kê hoạch va hê thống làm việc- Sư dụng trong công việc

• Lập kê hoạch kha thi va lên kê hoạch thực thi chính xáctương ứng

• Không bao giơ cam kết quá nhiều

• Tạo lập va đồng ý các ưu tiên phân biệt giữa cấp bách va quan trọng

• Luôn luôn có những khoảng thời gian trống đê đối phó cácbất ngơ

• Kiểm soát tài liệu, bàn làm việc, phone, email, mạng xa hội



Tổng kết quản lý thời gian hiệu quảTổng kết quản lý thời gian hiệu quả• Đừng bao giờ trì hoãn

• Xác định và sử dụng từng khoảng thời gian trong lịch làm việc

Tì á h ói Khô h ê hiệ• Tìm cách nói Không chuyên nghiệp

• Tránh xa hoàn hảo trong công việc- Hướng tới các kết quả hoàn hỉ hchỉnh

• Để dành thời gian cho phát triển năng lực bản thân

• Sử dụng email, điện thoại di động và mạng xã hội một cách hiệu quả nhất có thể



Chương trình đào tạo cho doanh nghiệp

01- Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng

02- Chương trình đào tạo Train The Trainer02 Chương trình đào tạo Train The Trainer

03- Chương trình đánh giá năng lực lãnh đạo, phát triển lãnh đạo

04 Chương trình đào tạo Trưởng Phòng nền tảng và hơn 20 chương trình04- Chương trình đào tạo Trưởng Phòng nền tảng và hơn 20 chương trình khác

05- Chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả và hơn 20 chương trình khác05 Chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả và hơn 20 chương trình khác

06- Chương trình phát triển nhóm: Đánh Giá- Team Building- Đào tạo

07 Chương trình đào tạo chuyên môn nhân sự07- Chương trình đào tạo chuyên môn nhân sự

08- Đặc biệt chương trình tặng hơn 50 bài giảng cho cộng đồng trong năm 2016

Liên hệ [email protected]

Chương trình đào tạo Train The Trainer 08 buổiBuổi 1: Các thay đổi về đào tạo trong doanh nghiệp /Đào tạo trong thế giới phẳng/ Thay đổi của người học/ hệ thống đào tạo / Tích hợp đào tạo và các chức năng nhân sự khác

Buổi 2: Các nguyên tắc giảng dạy sư phạm – khác biệt giữa đào tạo / đào tạo tại doanh nghiệpBuổi 2: Các nguyên tắc giảng dạy sư phạm khác biệt giữa đào tạo / đào tạo tại doanh nghiệp / Năng lực của Giảng viên

Buổi 3: Bộ tài liệu bài giảng/ Thiết kế bài giảng/ Các nguyên tắc thiết kế bài giảng / Các tài liệu bài giảng khác trong doanh nghiệpg g g g p

Buổi 4: Các công cụ đào tạo thông dụng Ice Breaker/ Action Based / Case Based/ Simulation / Brain Storming / Group Discussion / Reflection- Presentation / Problem Solving / Games / Team building

Buổi 5: Dẫn giảng/ Các nguyên tắc dẫn giảng / Các kỹ năng dẫn giảng / Xử lý các tình huống khó

Buổi 6: Thực tập dẫn giảng / quay videoBuổi 6: Thực tập dẫn giảng / quay video

Buổi 7: Đánh giá đào tạo / hệ thống đánh giá / các công cụ đánh giá / Các vấn đề trong đánh giá đào tạo/Các hệ thống KPI đánh giá hiệu quả đào tạo

B ổi 8 Đá h iá hi hí ủ đà t / Đá h iá hất l dị h ủ ô tá đà t / HệBuổi 8: Đánh giá chi phí của đào tạo/ Đánh giá chất lương dịch vụ của công tác đào tạo / Hệ thống form biểu mẫu đánh giá đào tạo / Kiểm toán hệ thống đào tạo



Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng

Buổi 1: Đại cương và nền tảng tuyển dụng

Buổi 2: Bảng mô tả công việcBuổi 2: Bảng mô tả công việc

Buổi 3: Các công cụ đánh giá trong tuyển dụng

Buổi 4: Các kỹ thuật phỏng vấn cao cấpBuổi 4: Các kỹ thuật phỏng vấn cao cấp

Buổi 5: Thực hành phỏng vấn tuyển dụng quay phim nhận xét

Buổi 6: Xây dựng, vận hành hệ thống tuyển dụng

Buổi 7: Đo lường đánh giá hệ thống tuyển dụng, kiểm toán hệ thống tuyển dụngdụng



Chương trình đào tạo trưởng phòng – quản lý cấp trung Quản lý cấp trung luôn luôn là nền tảng trong công ty. Họ là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, kế hoạch và thực thi, doanh nghiệp và khách hàng. Trong bối cảnh hội nhập, quản lý cấp trung càng cần phải được chú ý và đào tạo hơn nữa. Chương trình đào tạo quản lý cấp trung 2 ngày nhằm đưa các khái niệm và những nét chú ý cho quản lý cấp trung tại công ty

Buổi 1: Tổng quan quản lý cấp trungBuổi 1: Tổng quan quản lý cấp trungCác áp lực và thách thức cho quản lý cấp trung Khung năng lực – Các năng lực mới của quản lý cấp trung Các cách tiếp cận quản lý cấp trung Các nhiệm vụ trọng tâm quản lý cấp trung - hiệu suất- chất lượng - đào tạo phát triển - nâng cao năng lực Vòng tròn quản lý cho quản lý cấp trung

Buổi 2 -Chức năng, công cụ, quản trị hiệu suất cho quản lý cấp trung Quản trị cấp trung và chiến lược - Mô hình Business Canvas Quản trị thông tin – nền tảng của hiệu suất và chất lượngQuản trị tinh gọn - Lean Management Các nguyên lý quản trị chất lượng

Buổi 3- Sáng tạo và đột phá trong tổ chức eam building indoor sáng tạo Hiểu đúng về sáng tạo, đột phá và khởi phát - inititiatives Các rào cản sáng tạo Làm thế nào thúc đẩy sáng tạo trong doanh nghiệp và phòng ban

Buổi 4 - Lãnh đạo và quản trị con người Vai trò lãnh đạo của người trưởng phòng - quản trị con người Các mô hình lãnh đạo thế giới và châu Á - mẫu hình lãnh đạo Các mẫu hình quản trị con người Làm thế nào thể hiện vai trò lãnh đạo trong phòng ban ắ ế ề ả

g gGắn kết tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên húc đẩy - Tạo cảm hứng và hướng dẫn tự học húc đẩy và gắn kết nhóm làm việc Chia sẻ các trải nghiệm và bí quyết



Các module đào tạo trưởng phòng- quản lý cấp trung

Quản trị bản thân

Career ManagementCareer Management DelegatingGoal SettingManaging UpwardMeeting ManagementMeeting ManagementNew Manager TransitionsPresentation SkillsStress ManagementStress ManagementTime ManagementCompetencies Framework




Manage Others- Quản trị những người khác

Change ManagementChange ManagementCoachingDeveloping EmployeesDifficult InteractionsDismissing an EmployeeDismissing an EmployeeFeedback EssentialsHiringLeading & MotivatingLeading & MotivatingPerformance AppraisalsPersuading OthersRetaining EmployeesTeam LeadershipTeam LeadershipTeam ManagementNegotiating




Manage the Business

BudgetingBudgetingBusiness Plan DevelopmentCustomer FocusDecision MakingFinance EssentialsFinance EssentialsInnovation & CreativityInnovation ImplementationMarketing EssentialsMarketing EssentialsPerformance MeasurementProcess ImprovementProject ManagementStrategic ThinkingStrategic ThinkingStrategy Execution



Documents

Quản Lý ThờiGian - WordPress.com · Các thói quen tốt quản lý thời gian –Biết êu tốn từng giờ làm việc vào các công việc nào –Tập trung vào