BI 4.1 Quick Start Java User’s Guide  

   

 

  2  Version 0.1  

 BI 4.1 Quick Start Guide ................................................................................................................................ 1 

Introduction .............................................................................................................................................. 4 

Logging in .................................................................................................................................................. 4 

Home Screen ............................................................................................................................................. 5 

Documents ................................................................................................................................................ 6 

Preferences ............................................................................................................................................... 8 

Web Intelligence ..................................................................................................................................... 12 

Create a New Web Intelligence Document ............................................................................................. 13 

Query Properties ..................................................................................................................................... 15 

Opening An Existing Web Intelligence Report in View Mode ................................................................. 18 

Menu bar in Reading Tab ........................................................................................................................ 19 

Menu Bar in Design Tab .......................................................................................................................... 19 

Opening a Web Intelligence Report in Modify Mode ............................................................................. 20 

More about the Design Tab .................................................................................................................... 20 

Table .................................................................................................................................................... 21 

Heading ............................................................................................................................................... 21 

Report Elements ................................................................................................................................. 21 

Formatting .......................................................................................................................................... 21 

Data Access ......................................................................................................................................... 22 

Analysis ............................................................................................................................................... 22 

Page Set up ......................................................................................................................................... 22 

Customising Reports ............................................................................................................................... 22 

Tables .................................................................................................................................................. 22 

Adding object names .......................................................................................................................... 23 

Adding Totals ...................................................................................................................................... 24 

**New Functionality** ‐ Copying Tables ............................................................................................ 24 

**New Functionality** ‐ Formulas ..................................................................................................... 24 

**New Functionality**  ‐ in User Response Prompts ......................................................................... 25 

**New Functionality**  ‐ Hiding Dimensions ..................................................................................... 25 

**New Functionality** ‐ Charts .......................................................................................................... 26 

**New Functionality** ‐ Fold/Unfold ................................................................................................. 26 

 

  3  Version 0.1  

**New Functionality** ‐ Group Function ........................................................................................... 27 

Training and Further Guidance ............................................................................................................... 28 

Appendix 1: Differences Between HTML and Applet (Java) Mode ......................................................... 29 

Using Excel As A Data Provider ........................................................................................................... 29 

Conditional Formatting ....................................................................................................................... 33 

Repoint Reports To A New Universe ................................................................................................... 35 

Custom Number Format ..................................................................................................................... 37 

Saving a Document to Excel 2007 ....................................................................................................... 38 

Add or Modify A Sub Query ................................................................................................................ 39 

Copy Table ........................................................................................................................................... 40 

Appendix 2: Client Specification and Browser/Java/OS Support ............................................................ 41 

 

   

 

  4  Version 0.1  

Introduction 

This document provides a brief overview of the new Business Intelligence 4.1 application to help users 

get started with it. It is a living document and will continue to be updated as feedback is received from 

users.  

Logging in 

When you access the new BI4 environment via the url https://www.bo.scot.nhs.uk/BOE/BI you will 

initially be presented with the screen below: 

 

 

BI Launch Pad Login Screen 

This is BI Launch Pad, which replaces the Infoview portal used in previous versions of Business Objects.  

Navigation is different in this environment and will require a period of familiarisation. Guidance  to allow 

users to get quickly become familiar with the main new features of navigation around the new 

environment is provided in the sections below. 

Please log in to BI Launch Pad, using the same login details as you used in BOXI 3.1. 

   

 

  5  Version 0.1  

Home Screen 

Once you have logged in you will be presented with the Home screen, shown below.  You will notice that 

it is now possible to directly access your recently viewed and run reports via the My Recently User 

Documents and My Recently Run Documents panels. The Web Intelligence application, used to create 

and edit reports, can also be opened from this screen, as indicated. The Documents and Preferences 

options are indicated in red since they are covered in greater detail in the next two sections. 

 

 

Home Tab 

   

 

  6  Version 0.1  

Documents 

Select the Documents tab as shown in the Home Screen screenshot above and as indicated below: 

 

You will be presented with something similar to the screen below.  Although similar in appearance to 

BOXI 3.1 there are  two main differences to be aware of in this screen: 

in order to view Public Folders  you need to click on the area indicated by “Access Public Folders 

here” in the Documents Tab screenshot . 

In  order to access Web Intelligence to create or edit a report, you need to select Applications, 

then Web Intelligence and once the application opens choose the new document icon as shown 

in  Web Intelligence Tab screenshot.   

 

 

Documents Tab 

 

  7  Version 0.1  

 

Web Intelligence 

Further information on the new Web Intelligence layout is given in the Web Intelligence section below. 

   

 

  8  Version 0.1  

Preferences 

 

In order to set your Preferences or to check them, please select Preferences, indicated in red in the 

screenshot above. You will be presented with the screen below: 

 

   

 

  9  Version 0.1  

If your preference is to initially be presented with Public Folders rather than My Favourites whenever 

you access the Documents tab, you can set up access to a particular folder in Preferences, as shown in 

the screenshot below. Make this selection if required and select Save. 

 

Set up default folder access 

   

 

  10  Version 0.1  

Next Scroll down to “Set document viewing location” and ensure that the option “In the BI Launch Pad 

portal as tabs” is selected and choose Save. 

 

“In the BI Launch Pad portal as tabs” 

   

 

  11  Version 0.1  

Select Web Intelligence and on the screen that appears and ensure that your settings are configured 

appropriately.  

As with BOXI 3.1 there are two different modes for viewing and modifying reports, HTML and Applet 

(Java) mode. This guide details the features available when using Java for modifying reports and HTML 

for viewing.  Java has a number of features that HTML does not. The main differences between Java and 

HTML are detailed in Appendix 1 below. 

The screenshot below shows that HTML mode has been selected for viewing reports and Applet (Java) 

mode is being used for modifying reports. This combination gives a good mix of faster viewing and richer 

functionality for modifying. These selections have been used for creating this document.  Make the 

selections appropriate to you and select Save & Close. 

 

 

   

 

  12  Version 0.1  

Web Intelligence  

 When you access the Web Intelligence application in one of the ways described above, i.e. either via the Home Tab or the Documents Tab you will be presented with this screen:  

  Web Intelligence  

Some of the functions of the icons in Webinelligence are given in this table:   

Icon  Description 

 

 Create a new document (Ctrl +N) 

 

 Open a document (ctrl +O) 

 

 Save menu (CTRL +S) 

 

 Print – Export to PDF for Printing (Ctrl +P) 

 

 Find text in tables and cells on page (Ctrl +F) 

 

 History – list of dates corresponding to the instances of the scheduled documents 

 

 Export v‐ PDF, Excel, CSV 

 

 Send to – Email , Inbox 

 

 Undo / Redo 

 Refresh – one or more data providers 

 

  13  Version 0.1  

 

 Track – Activate or deactivate tracking changes 

 

 Filter bar – Click to hide/show filter bar 

 

 Freeze – keep the header or a portion of the table visible while the rest of the table scrolls 

 

 Outline – shows or hides the outline option for folding and unfolding elements 

 

Web Intelligence Icons                                         

Create a New Web Intelligence Document  

Click on      

 Options available with Java when creating a new document 

You will see a list of potential data sources. Only Universe and Excel will be covered in this document. 

For more information on other data sources please select the links in the section Training and Further 

Guidance. 

 

 

 

 

  14  Version 0.1  

 

 

Selecting a universe from any available to you will return screen that looks like the one below: 

 

Query panel 

 

The functions of the icons in the Query Panel are given below: 

Icon  Description 

 Data Outline panel ‐ shows/hides the data panel (classes and objects) 

 Filter panel ‐ shows/hides the Query Filters panel 

 Data Preview Panel – shows/hides the preview panel 

 Scope of analysis panel – shows/hides scope of analysis panel (hidden in the view above)  

 Add a combined query  

 Query Properties – shows/hides the query properties  

Select Universe and Click OK 

Data Preview This is a new section which 

allows you to see a sample of 

your data and how it will look 

when you refresh the report. 

 

  15  Version 0.1  

 View script – shows sql script generated by query  

 

Add a sub‐query 

 Add a database ranking 

    

Query Properties 

 

   

 

  16  Version 0.1  

 Creating a small query and clicking on Refresh in the Data Preview prior to refreshing the report shows how the report will look, very good for creating new reports and testing.   

 

   

 

  17  Version 0.1  

Click Run Query   This opens a new application window and closes the query panel Your report has been created.  

 

 The screen presents differently from the BOXI 3.1 screen.  Save the report.  Once you have saved it, icons which were previously greyed out will become available.     

 

  18  Version 0.1  

 

Opening An Existing Web Intelligence Report in View Mode  

As in BOXI 3.1, there are two ways to access a report in View mode ‐ you can either select a report and 

right click the mouse to produce a pop‐up context sensitive menu, from which you can select View: 

 

...or you can double left click the selected report and it will open in View mode. 

Once Web Intelligence opens you will see a screen something like the one below. Key areas of 

functionality are indicated. Of particular note is the new pin tab functionality, the new location of the 

Refresh icon and the two tabs Reading and Design.  

 

  19  Version 0.1  

 

Web Intelligence Report in View Mode   

The reports open by default on the Reading tab. 

 

Menu bar in Reading Tab (HTML/PDF) 

 Apply filters and drill in this tab.  

The Design tab will be visible if you have the requisite rights and it allows a user to modify a report using 

either Java or HTML depending on the View preference set earlier.  

Menu Bar in Design Tab (View data/View Structure) 

 

The Design tab contains the menus for manipulating and formatting the report on tabs at the top of the 

report where previously these would have been spread between the data panel and menu bars. 

 

  20  Version 0.1  

 

 

Opening a Web Intelligence Report in Modify Mode 

 

If you have the requisite rights to modify a report you can select a report and right click the mouse to 

produce a pop‐up context sensitive menu, from which you can select Modify: 

 

This will open the Report on the Design tab, allowing you to modify it. 

More about the Design Tab 

Design mode can open in two ways: With Data or Structure only, which are self‐explanatory. You might 

chose to use Structure only when working with a large report because of the overhead involved in data 

being presented to the screen as you make structural changes. 

 

In order to edit queries, once in Design mode you need to select the Data Access tab: 

 

 

  21  Version 0.1  

 

 

 

You can then choose to Edit a query, which is a process very similar to the one in BOXI 3.1 and is similar 

to query creation outlined above in Create a New Web Intelligence Document. 

Note the Data tab which is available when using Java.  This provides underlying query details for the 

report. 

 

 In Design mode, clicking into a table or heading adds more toolbars: 

Table 

    

Heading 

 

Report Elements  

Tables and Cells – in BOXI 3.1 would have been shown on the Data Panel under the templates tab 

Section – allows you to insert a section. 

Formatting 

In BOXI 3.1 was In the Data Panel under properties. 

 

  22  Version 0.1  

 

Data Access 

In BOXI 3.1 these icons would have been on the menu bar. 

 

Analysis 

These icons would have been on the menu bar, there is one new icon in this section. 

Page Set up 

Contains the settings for formatting a page. 

 

Customising Reports 

Tables 

Converting a vertical table into a crosstab report click Turn into on the tools menu and select Cross Table. 

  

Selecting the More Transformations options allows you to amend the columns and row headings to suit your requirements 

  

 

  23  Version 0.1  

Report has no object descriptions 

 

Adding object names 

 

 

 

 

 

   

Highlight the table by clicking on top left hand corner (X) and Right click and select Format Table  

Check Show object names 

Object names are now visible 

 

  24  Version 0.1  

Adding Totals 

Highlight column with values  

 

When you click Sum on a crosstab you get an Option Sum or Default Aggregation –  (on a vertical table these would be the same)  

 

 

**New Functionality** ‐ Copying Tables  

 

We can now copy queries, variables, tables and charts from one Web Intelligence document to another.  When copying an object all the dependant objects are also copied.    

Select Table to copy 

Create a new document with no data source 

Paste the table in the report 

A new connection to the universe has been created when you copied the table and can be refreshed as required. 

 NB: This is only available in the Java interface/Rich Client  

**New Functionality** ‐ Formulas 

The formula language contains new functions and operators for working with hierarchical data. 

Aggregate  Returns the default aggregation of a measure and has additional parameters to specify a member set expression on a hierarchy 

Depth  Returns the depth of a member in a hierarchy 

Isleaf  Determines if object is a leaf member 

Parent Ancestor Children Descendants Siblings 

Define a member set on a hierarchy 

 

  25  Version 0.1  

Lag Range 

Before After Before after Self Self after Self before Self before after 

New operators for working with hierarchies 

Min Max Sum Count Average 

All have additional parameters to specify a member set expression on a hierarchy 

 

**New Functionality**  ‐ in User Response Prompts  

A new operator has been added to the list of available operators called Prompts... the purpose of this is to allow the user to add the user response prompt easily without making errors in the prompt text.  

  

**New Functionality**  ‐ Hiding Dimensions 

 In BOXI 3.1 if you wanted to restrict/filter a column and then hide the column this would be done by formatting it in white and reducing the size of the column, a new formatting property has been added called Hide Dimension, right click on column and select hide/unhide as required.  

    

 

  26  Version 0.1  

**New Functionality** ‐ Charts 

 Several new chart types have been introduced 

Pie chart with depth 

Scatter charts 

Bubble charts 

Box plot 

Heat map 

Tree map And additional support for hierarchical display in charts   No longer need to go into structure mode to create/amend charts. 

**New Functionality** ‐ Fold/Unfold 

This is new in BI4 but was available in Deski version 6.5.   

Create a sample report and add a section break: 

   

In Design mode Select Interact > Outline  

 

Two arrows appear, shown above underlined in Red 

 

  27  Version 0.1  

The outer left arrow is used to perform actions on the block, the inner left arrow is used to perform 

actions on the section. 

Clicking on the arrow at A461 hides the details  

 

Clicking the arrow again “unhides” the details for A461 

**New Functionality** ‐ Group Function 

 This functionality reduces the reliance on users creating their own grouping variables . 

   

  Select the values you wish to group together, click Group and rename as required  

This functionality was available in the Deski version of Business Objects. Click into a dimension column to place the grouping in Select Analysis tab – Group ‐ Manage Group 

 

  28  Version 0.1  

  

  

 

Training and Further Guidance 

 

Training videos to supplement the information in this guide can be found here:

Training Videos 

An introductory document produced by SAP can be found here: 

SAP Getting Started With Web Intelligence Guide 

A complete guide to Web Intelligence can be found here:  

SAP Web Intelligence User Guide 

 

Please email nss.bi@nhs.net  if you have any questions or comments. 

   

Repeat this exercise for other groups   A variable is created with the new groups which is editable ‐  you can move codes to other headings or rename etc.  

 

  29  Version 0.1  

Appendix 1: Differences Between HTML and Applet (Java) Mode 

 

The key differences between HTML  and Applet (Java) are detailed in the table below: 

Feature  HTML Applet (Java) 

Using Excel as a data provider  no yes

Conditional formatting  no yes

Re‐point reports to a new universe  no yes

Custom number format  no yes

Export a 2007 Document  yes no

Save as 2007 Excel Document  no yes

Add or modify a sub query no yes

Document Linking Wizard  Yes No

Copy Table  No Yes

 

Detail on how to access and make use of the Applet (Java) functionality referenced in this table are 

shown below. 

Using Excel As A Data Provider 

In order to use Excel as a data source you need to import a local Excel spreadsheet into BI4 by selecting 

New, then Local Document, as shown: 

 

 

Browse for the Excel spreadsheet you created as a data source on your local computer earlier and add it 

to BI4 as shown. It will appear in the My Favorites folder and can then be used as a data source. 

 

  30  Version 0.1  

 

In order to use Excel as a data source, open Web Intelligence and select the new document icon   

Select Excel as a data source: 

 

 

On the next screen select the Excel file you want to use: 

 

  31  Version 0.1  

 

 

Make any appropriate selections for your source in the next screen (e.g. whether the first row contains 

column names) and select OK: 

 

 

The Query Panel is invoked showing a sample of the data in the Excel source and allowing to you to run 

a query using the Excel source:  

 

  32  Version 0.1  

 

 

You can then format the report produced as you usually would: 

c

 

   

 

  33  Version 0.1  

Conditional Formatting 

 

Conditional Formatting allows you set alerts when values fall below or above specific thresholds. 

You can access Conditional Formatting when in Design mode by selecting the Analysis tab, then the 

Conditional tab and choosing New Rule: 

 

 

Set up a rule. This would normally be based on numerical values but just for the purposes of illustration 

if Health Board Name = “AYRSHIRE & ARRAN”  cell contents will be displayed in red. 

 

 

 

  34  Version 0.1  

Select the column to which the rule should be applied and apply the rule. 

 

 

The appropriate value is highlighted in red text. 

 

   

 

  35  Version 0.1  

Repoint Reports To A New Universe 

 

In order to point reports to a different universe you use the Change Source Wizard. Note: this only 

works if objects in one universe can be mapped to equivalent objects in the new universe. Select the 

Data Access tab then the Tools and Change Source. 

 

 

Select the query for you which you want to change the source. 

 

 

 

  36  Version 0.1  

This invokes the Change Source Wizard. You need to select the option Specify a new data source and 

then Select a data source 

 

 

Choose a new universe. 

 

   

 

  37  Version 0.1  

Custom Number Format 

 

In order to use custom number formats you need to select the Format tab then Custom. 

 

 

Create an appropriate format, which you can then apply to your report as required. 

 

   

 

  38  Version 0.1  

Saving a Document to Excel 2007 

 

In order to save a report to Excel 2007 choose Save As. 

 

 

This invokes the Save dialogue box. Choose a location on your own network or local machine, select the 

appropriate format and Save. 

 

   

 

  39  Version 0.1  

Add or Modify A Sub Query 

 

In order or add or modify a sub query you need to access the Query Panel by selecting Edit data 

provider: 

 

 

Add a sub query by selecting a universe object on the left and then selecting the Add sub query option 

shown. Once the sub query has been created it can be edited. 

 

 

  40  Version 0.1  

Copy Table 

 

See the section  **New Functionality** ‐ Copying Tables above for information on this functionality. 

 

Links providing further information on the differences between Applet (Java) and HTML can be found 

here: 

http://scn.sap.com/community/businessobjects‐web‐intelligence/blog/2014/04/27/web‐intelligence‐

41‐sp3‐applet‐java‐vs‐html 

http://scn.sap.com/community/businessobjects‐web‐intelligence/blog/2015/01/07/differences‐

between‐the‐html‐query‐panel‐and‐the‐java‐query‐panel‐in‐web‐intelligence 

   

 

  41  Version 0.1  

 

Appendix 2: Client Specification and Browser/Java/OS Support 

 

Minimum official supported client hardware requirements are Dual Core CPU with 2GB RAM. However, 

since client workstations are running various other applications they should have at least 4GB RAM and 

a Pentium 4 class processor at or above 2.0 GHz. 

Web Browser  Java Version Windows Desktop 

IE 8  Java 7, 8 Windows 7 SP1 

IE 9   Java  7, 8 Windows 7 SP1 

IE 10  Java 7, 8 Windows 7 SP1 +Windows 8 

IE 11  Java 7, 8 Windows 7 SP1 + Windows 8.1 

Firefox ESR 31.x  Java 7, 8 Windows 7 SP1 + Windows 8 + Windows 8.1

Google Chrome  As of release 45 no longer supports technology 

required for Java applets 

Windows 7 SP1 + Windows 8 + Windows 8.1