Quick Launch Guide

Du er her, fordi du har besluttet at ændre måden, din virksomhed forbinder, kommunikerer og samarbejder på ved at bruge Workplace. Det er meget spændende, og vi kan ikke vente, til du kommer i gang!

En ændring af din virksomheds måde at kommunikere på er et stort projekt, men vi er her for at hjælpe, blandt andet med denne Quick Launch Guide baseret på tusindvis af succesfulde Workplace lanceringer.

Velkommen !

Før du går i gangVi har også en række andre gode hjælpemidler til rådighed for at hjælpe dig med Workplace. Sørg især for at tjekke Ny virksomhed på Workplace, Ny bruger på Workplace og Ny administrator på Workplace. Du finder dem alle på vores hjemmeside.

Få lederne til at engagere sigLedelsens engagement er den mest kritiske faktor i forhold til en fuld implementering af Workplace i virksomheden. Hvis ledelsen ikke gør Workplace til en prioritet i virksomheden, er medarbejderne mindre tilbøjelige til fuldt ud at omfavne Workplace.

Præsentér din business case for ledelsenLedere spørger ofte sig selv: 'Har vi det nødvendige til at forny os, fortsætte og stadig være relevante om 10 år?’. Workplace kan hjælpe med dette gennem følgende tre nøgleområder:

• Tilpasning af den moderne arbejdsplads.

• Styrkelse af virksomhedens samarbejdsevner.

• Øget gennemsigtighed og synlighed i virksomheden.

Indvig lederne i hvordan implementeringen af Workplace understøtter virksomhedens mål. På baggrund af målene kan du opfordre dem til at være rollemodeller for den ad-færd, I ønsker at se på Workplace. Hvis lederne eksempelvis ønsker at få feedback fra deres kundeorienterede medar-bejdere, kan de engagere sig direkte i Workplace med af-stemninger og live Q&A's.

Opret et Workplace projektteamDet er en god idé at opbygge et Workplace projektteam til planlægning af lanceringen. Processen tager normalt 30 dage, og et Workplace projektteam består typisk af:

1. Topleder til at drive buy-in og retningen helt fra toppen af virksomheden.

2. Projektleder til at styre projektet og koordinere ressourcer under implementeringen.

3. IT/HR til at tilføje alle medarbejdere og integrere med en identitetsudbyder/SSO, hvis det er relevant.

4. Intern kommunikationsmedarbejder til at planlægge og gennemføre den interne kommunikationsstrategi.

5. Workplace Champions til at definere Workplaceindhold til lanceringen.

Opsætning af WorkplaceHvis du ikke selv arbejder med IT, skal du sørge for at få din IT afdeling involveret tidligt. Du skal bruge deres hjælp, når det kommer til at tilføje brugere, e-mails, e-mail domæne og domæne-whitelisting. Se udviklerens vejledning for at få flere oplysninger om opsætning af Workplace til IT.

BrandingBranding er et vigtigt element i opsætning af virksomhedens Workplace-konto, og Workplace gør det virkelig nemt. Alt du skal gøre er at tilføje dit virksomhedsnavn, -logo og anvendelsesvilkår, og så er du godt på vej.

Workplace ChampionsWorkplace Champions er dem, der kommer først på Work-place. De hjælper med at forme jeres Workplace-samfund og den adfærd, I ønsker at se derinde. Disse mennesker vil være de første brugere og vil bygge et samfund for resten af virksomheden.

Workplace Champions bør udgøre omkring 10% af virksom-heden, og der bør være repræsentanter fra flere forskellige afdelinger, steder, generationer og ledelsesniveauer. Dine Champions bør også vælges på baggrund af deres ind-flydelse i virksomheden og deres måde at være first movers på i mange af de tiltag, I gør i virksomheden generelt.

At have et stærkt netværk af Champions vil accelerere en-gagementet i fællesskabet, fordi de vil sætte tonen ved at oprette grupper og tilføje indhold, før du inviterer resten af virksomheden indenfor.

Byg dit rumOpret grupperFør du inviterer virksomheden på Workplace, skal du sørge for at oprette et sæt kernegrupper og tildele medlemmer til dem. Det er vigtigt, at folk allerede er tildelt nogle grupper, når de logger ind første gang. Dette vil give dem sammen-hæng og eksempler på grupper, de selv kan oprette. Det etablerer også nye kanaler til vigtig kommunikation.

Kernegrupper kan struktureres omkring følgende tre typer kommunikation:

1. Top down - bottom up kommunikationEn virksomhed kan kommunikere top-down for at sende meddelelser til medarbejderne. Med Workplace kan me-darbejderne løbende give feedback i takt med virksom-hedens meddelelser, opmuntre til åben diskussion og øge kommunikationen på tværs af virksomheden.

Flyt alle generelle e-mails til en ”Virksomhedsnyhed-er"-gruppe. Andre eksempler på top down-bottom up-kom-munikationsgrupper omfatter ”Ledelsesnyheder" og "Pro-duktopdateringer".

2. TeamkommunikationDet er her, det daglige arbejde bliver gjort. Tænk på hvert team i virksomheden og opret en gruppe for det team med en teammanager som administrator. Få hver af dine Cham-pions til at oprette grupper for at afspejle projekter de leder. Når du begynder at bruge Workplace, anbefaler vi, at du uddanner alle ledere i, hvordan en teamgruppe kan gøre dem i stand til at arbejde mere effektivt.

Eksempler på teamgrupper omfatter: "Marketing", ”Region Vestsjællands HR Team" og ”Hjemmeside-relancering".

3. Tværfunktionelt samarbejdeWorkplacegrupper kan lette kommunikationen og samar-bejdet på tværs af regioner, sprog og afdelinger. Opret grupper på tværs af funktioner for at udvikle en kollektiv vidensbase og bringe virksomheden tættere sammen. En "Marketing FYI"-gruppe kan eksempelvis være den gruppe, hvor marketingteamet deler kommende kampagneoplys-ninger og resultater med resten af virksomheden.

Eksempler på tværfunktionelle samarbejdsgrupper omfat-ter: "Marketing FYI", "Kundeoplevelses-idéer", "IT Helpdesk".

Overvej privatindstillingerne, når du opretter grupper. Disse indstillinger giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der kan få adgang til gruppen og dens indhold.

• Åben gruppe: Enhver kan finde en åben gruppe, se opslag og blive medlem.

• Lukket gruppe: Enhver kan finde en lukket gruppe, men kun medlemmer kan se opslag. Du skal inviteres eller godkendes af en administrator for at deltage i en lukket gruppe.

• Hemmelig gruppe: Du skal inviteres til at deltage i en hemmelig gruppe. Ikke-medlemmer kan ikke finde hem-melige grupper og vil ikke kunne se opslag.

Vi anbefaler at oprette en navngivningsguide for dine kernegrupper for at gøre søgning let.

Opret personsætDu kan finde Personsæt i afsnittet Personer i Administrator-panelet. Personsæt giver dig mulighed for at tildele bru-gere til grupper baseret på kriterier som kontostatus, afde-ling, jobtitel og placering. For projekt- og teamgrupper skal Workplace Champions tilføje medlemmer manuelt.

Udvikl en kommunikationsstrategiUdvikl en klar kommunikationsstrategi for at forberede dine medarbejdere til lanceringen af Workplace og engagere dem under og efter lanceringen. Uddannelse af dine me-darbejdere i, hvorfor virksomheden implementerer Work-place, og hvordan det vil gavne dem, er afgørende for at sikre den bedste implementering.

Pre-launchFremhæv fordelene ved Workplace, og hvordan det un-derstøtter virksomhedens mål. Send pre-lanceringsinfo ud via flere kanaler som e-mail og nyhedsbreve, inklusiv anvis-ninger om hvordan medarbejderne gør krav på deres konti.

Tilpas pre-lanceringsinformationen til de enkelte afdelinger, og få afdelingscheferne til at udsende meddelelser om Workplace til deres medarbejdere, med fokus på de unikke fordele afdelingen får på Workplace.

IT-afdelinger kan eksempelvis flytte deres tekniske dokumen-tation til en "Teknisk dokumentation"-gruppe. På den måde får medarbejderne nem adgang til de oplysninger de har brug for; juridiske afdelinger kan bruge Workplace multifil-grupper til at centralisere kommunikationen med eksterne samarbejdspartnere; og marketing kan bruge Workplace til at dele skabeloner og samle feedback i en "Marketing FY-I"-gruppe. Du kan finde inspiration i vores Kommunikations-plan, som du finder på vores hjemmeside.

Under lanceringenVi anbefaler at bruge alle dine nuværende kommunika-tionskanaler for at sikre, at alle medarbejdere er opmærk-somme på lanceringen på lanceringsdagen. Sørg for at give klare retningslinjer og vejledninger til, hvordan hver me-darbejder gør krav på sin konto.

Fortsæt med at bruge guiden Ny virksomhed på Workplace for at sikre, at alle ved, hvordan Workplace kan gavne dem. Du finder guiden på vores hjemmeside.

Efter lanceringenKør en regelmæssig serie af kommunikation på Workplace for at opretholde aktivitet og engagement i de første par uger efter lanceringen. Opmuntr lederne til at deltage i en-gagementskampagner som at fremhæve tilknytning via Workplace, invitér til innovation og ideer fra alle og fejr virk-somhedens kultur.

Pro tip!Få en leder til gå Live for at opfordre folk til at komme ind på Workplace. Lederne bør også fremadrettet sende opdateringer på Workplace i stedet for at bruge e-mail. Det er en fantastisk måde at tilskynde hele virksomheden til at deltage i jeres Workplace-samfund!

Sørg for at give en række nyttige tips om brugen af Work-place, især omkring meddelelser, grupper, profiler og typer af opslag. Læs vores Ny bruger på Workplace og Ny ad-ministrator på Workplace, som du finder på vores hjemme-side, for at få flere oplysninger om brugen af Workplace.

Lancér Workplace i din virksomhed

Fejr lanceringsdagen ved at arrangere en fest eller løbende køre konkurrencer for at forbedre implementeringen. Disse vil motivere medarbejderne til at gøre krav på deres konti og begynde at udforske Workplace. Hold træningssessioner og få IT-afdelingen til at stå til rådighed til at besvare spørg-

smål for at sikre, at medarbejderne føler sig understøttet og forberedt på Workplace.

Det er vigtigt at understrege, at lanceringen ikke marker-er slutningen på din implementering af Workplace. Du skal fortsætte med at følge op efter lanceringen for at sikre, at virksomheden arbejder på Workplace og forbedrer eksister-ende kommunikation og arbejdsgange.

Mål succesDu kan finde statistik om jeres Workplace-fællesskab un-der Rapportering i Administratorpanelet. Vi anbefaler at du følger op på disse, så du kan måle på lanceringen.

Personer måler procentdelen af medarbejdere i virksom-heden, der har gjort krav på deres Workplacekonto ud af alle, der er inviteret. Gå efter at få mindst 80% af de medar-bejdere, du har inviteret til at gøre krav på deres konti. Dyk dybere ned for at se aktuelle statistikker for forskellige afde-linger eller ledere. Brug disse data til at spore regionale- eller afdelingsbehov.

Mindst 75% af brugerne bør uploade profilbilleder - ideelt set kan I nå 100%! Profilbilleder er en god indikator for en-gagement. De hjælper med at skabe tættere forbindelser og en mere personlig oplevelse på Workplace.

70% eller flere af brugerne bør downloade mobilapp'en. App'en åbner muligheden for at medarbejderne kan være forbundet og samarbejde, uanset hvor de er. Personer der bruger mobilapp'en, er dobbelt så tilbøjelige til at bruge Workplace hver dag.

Sørg for at overvåge statistikkerne for opslag og kommen-tarer. Indhold og samtaler er afgørende for at tilskynde flere mennesker til at blive en del af Workplace-samfundet og bidrage til at yde værdi til virksomheden. De ugentlige opslag og kommentarer afhænger af antallet af personer, der bruger Workplace i virksomheden. Du bør forvente at se mindst 3 opslag og 2 kommentarer pr. medlem om ugen.

Forbedr implementeringenOverse ikke forbrugsstatistikken - det er den store indikator for den overordnede implementering! Her er et par tips til forbedring af implementeringen, så Workplace kan gøre mere for din virksomhed:

• Afhold afdelingskonkurrencer og giv præmier til person-er med det højeste aktivitetsniveau på Workplace.

• Forbind Workplacehandlinger med velgørenhedsdona-tioner. Donér f.eks. 10 kr. til velgørenhed for hver down-load af Workplace appen.

• Indstil Workplace som startside for alle. Folk vil være mere tilbøjelige til at engagere sig med Workplace, hvis de ser det hver dag.

• Send ugentlige påmindelser til brugere, der ikke har gjort krav på deres konti.

Styrk engagementetDet er vigtigt at fortsætte med at engagere medarbejderne på Workplace, selv efter at det er blevet implementeret til hele virksomheden. At styrke engagementet er afgørende for at sikre, at Workplace forbedrer hvordan virksomheden arbejder.Indarbejd Workplace-undervisning for nyansatte for at sikre, at nytilkomne medarbejdere er trygge ved at bruge Work-place hver dag. Hold træningssessioner for alle medar-bejdere for at fortsætte med at uddanne dem i, hvordan Workplace kan forbedre deres arbejdsgang.

Flyt alle generelle beskeder fra e-mail til en Workplace-gruppe. Informér alle via e-mail, når der laves meddelelser, og send dem til Workplace for at finde ud af mere.

Opret en begivenhed som fx Live Q&A på Workplace. Fremhæv begivenheden gennem dine virksomhedskanaler med eksklusivt indhold (for eksempel forhåndsvisning, tidlig adgang, ekstra ydelser) til medarbejdere, der får adgang til arrangementet via Workplace. Brug Workplace som pas til arrangementet, så medarbejderne kun kan se live streamen på Workplace. Under arrangementet bruger du Live-funktioner til at dele højdepunkter og lade nogen stille et spørgsmål.