v1.00111032161

QUẢN LÝ VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GOOGLE DOCS

VÀ SITES

GIẢNG VIÊN: ………………….

v1.00111032162

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Du lịch Vịnh Hạ Long:

Công đoàn TCT Dệt may VN dự định tổ chức cho Cán Bộ Nhân Viên (CBNV) đi nghỉ mát hè tại Vịnh Hạ Long. Để CBNV đăng ký đi, anh Giang gửi cho các đầu mối công đoàn tại các phòng ban bản Excel để điền thông tin. Sau khi CBNV đăng ký hết, anh Giang tổng kết lại số lượng người đi mất 3 ngày những vẫn bị nhầm.

Theo anh/chị, tại sao anh Giang lại mất đến 3 ngày để tổng hợp số liệu mà vẫn bị nhầm? Nên làm gì để không bị mất thời gian và bị nhầm như vậy?

v1.00111032163

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Up, download được file tài liệu lên Gdocs và Sites

Share, phân quyền được cho mọi người

Tạo được thư mục cho phần mình up lên

Edit, chia sẻ file share trên Gdocs và Sites để họp qua Skype, YM

Quản lý dữ liệu của mình

Tạo thói quen sử dụng Gdocs và Sites

v1.00111032164

NỘI DUNG

1 : Lấy tài liệu từ Gdocs(Download)

2: Tải tài liệu lên Gdocs (Upload)

3 : Bộ sưu tập (Collection)

: Chia sẻ tài liệu trên Gdocs (Share)4

: Các đối tượng trong Gdocs (Owner, Editor, Viewer, Commenter)

: Dùng form, tạo form và điền form trên Gdocs

7

5

6

8

: Mạng nội bộ (Intranet)

: Bài đọc thêm: Sử dụng công cụ Calendar

v1.0011103216

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GDOCS

Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Nó bao gồm 05 bộ ứng dụng: soạn thảo văn bản (Documents), soạn thảo bản tính (Speadsheet), soạn thảo trình chiếu (Presentation) , soạn mẫu biểu (form) và soạn thảo bản vẽ (Drawing). Nó cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người

Các định dạng file sử dụng trên Gdocs (15 định dạng)Microsoft Word (.DOC and .DOCX)Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX)Adobe Portable Document Format (.PDF)Apple Pages (.PAGES)Adobe Illustrator (.AI)Adobe Photoshop (.PSD)Tagged Image File Format (.TIFF)Autodesk AutoCad (.DXF)Scalable Vector Graphics (.SVG)PostScript (.EPS, .PS)TrueType (.TTF)XML Paper Specification (.XPS)Archive file types (.ZIP and .RAR)

v1.0011103216

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GDOCS (2/2)

Gdocs và các con số:

Số lượng người tối đa đồng thời chỉnh sửa và xem được 1 file tài liệu trên Gdocs: 50

1 file tài liệu có thể chia sẻ tối đa cho 200 người (xem và biên tập)

Dung lượng tối đa của 1 file tài liệu trên Gdocs (miễn phí): 100 MB

v1.0011103216

UPLOAD TÀI LIỆU LÊN GDOCSCác bước upload tài liệu lên GdocsB1: Đăng nhập vào tài khoản mail topica của bạn. Trên góc bên trái màn hình

nhấp chuột vào biểu tượng Docs.

B2: Trang Google Docs cá nhân của bạn sẽ hiển thị, bạn nhấp chuột vào biểu tượng Upload/ chọn Files… rồi lựa chọn tập tin bạn muốn tải lên

B3: Lựa chọn các tùy chọn kèm theo cho file rồi nhấn chuột vào Start Upload, sau đó chờ cho file upload được convert hoàn thành.

v1.00111032168

TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN 1

Chị Thu đã hoàn thành file GK700_V2012.6 và chia sẻ file với các thành viên trong nhóm Giáo vụ: ThuPT, MaiLTT. Chị Thu thực hiện ngay trên máy tính.

Theo anh/chị, chị Thu đã thực hiện đúng chưa? Chị Thu có mắc lỗi gì khi chia sẻ tài liệu không? Chia theo nhóm thảo luận.

v1.0011103216

CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (1/3) I. CÁC BƯỚC CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS B1. Trong cửa sổ Google Docs, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu của mình, bạn

kích chọn trước tên tài liệu mà mình muốn chia sẻ tương ứng.

B2: Tiếp theo bấm nút Share>Sharing settings …

B3: Trong hộp thoại Sharing settings, trong khung Add people bạn nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu đó, bạn có thể thêm nhiều người khác bằng cách nhập nhiều địa chỉ email, mỗi địa chỉ email cách nhau bằng một dấu “phẩy”, hoặc bạn có thể bấm vào liên kết Choose from contacts để nhập các địa chỉ email từ danh sách của bạn.

.

v1.0011103216

CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (2/3)I. CÁC BƯỚC CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (tiếp)B4: Tương ứng phía dưới là khung để bạn nhắn các tin nhắn cho người nhận về nội dung tài liệu muốn chia sẻ.

B5: Bấm tiếp nút Can edit và chọn Can edit nếu muốn người khác có thể xem và chỉnh sửa tài liệu bạn chia sẻ, hoặc chọn Can view nếu chỉ muốn người dùng chỉ có thể xem nội dung file.B6: Tiếp theo bạn bấm liên kết Change để cài đặt chia sẻ tài liệu, với tùy chọn Editor are allowed … thì người khác có thể thêm, chỉnh sửa, xóa … mọi quyền để thay đổi tài liệu của bạn. Nếu chọn Only the owner … thì họ không thể sửa hoặc xóa, thay đổi nội dung tài liệu đó.

B7: Cuối cùng bạn bấm nút Save để đóng hộp thoại và tiến hành chia sẻ tài liệu của mình.

v1.0011103216

CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (3/3)

v1.0011103216

BỘ SƯU TẬP (Collection)Tạo bộ sưu tập của mình (My collection)Để tạo bộ sưu tập, kích chuột vào nút Create ở phía trên bên trái của trang chủ Google Docs. Trong trình đơn thả xuống bạn sẽ thấy những lựa chọn hiện ra, chọn Collection rồi đặt tên cho bộ sưu tập mới của mình.

Theo mặc định bộ sưu tập mới này sẽ nằm trong mục My Collections. Nếu bạn muốn tạo thêm thư mục con cho nó, đơn giản chỉ cần kích chuột phải vào tên của mục cần tạo, chọn Create new > Collections.

.

v1.0011103216

MẪU BIỂU(FORM)

.

.

Tạo mẫu B1: Vào phần Creat New, chọn Form

B3:Nhập câu hỏi ở Question Title, tại Question Type bạn chọn cách thức trả lời. Nhập xong một câu hỏi thì bạn bấm Done.

B4: Muốn thêm câu hỏi thì bạn vào Add item rồi chọn hình thức trả lời câu hỏiTại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào   , bấm   để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm   rồi chọn Yes.

v1.0011103216

MẪU BIỂU(FORM)

.

.

Xem kết quảMuốn xem kết quả cuộc khảo sát, bạn vào Form > Show summary of responses. Google Docs sẽ đưa ra thông tin rất chi tiết.

Các kiểu câu hỏi1. Văn bản (Text)2. Văn bản của đoạn văn (Paragragh text)3. Nhiều lựa chọn (Multi choices) 4. Hộp kiểm (Check boxes)5. Chọn từ danh sách (Choose from the list)6. Thang tỉ lệ7. Lưới (Grid)

v1.0011103216

CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS

.

.

1. Người tạo (Owner)2. Người biên tập (Editor)3. Người xem (Viewer)4. Người góp ý (Commenter)

v1.0011103216

CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS

.

.

Câu hỏi thảo luận ( Interaction)

Theo anh/chị, 4 đối tượng sử dụng trong Gdocs (Owner, Editor, Viewer và Commenter được phân quyền như thế nào?

v1.0011103216

CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS

.

.

Google docs

Đối tượng Chỉnh

sửa

(Edit)

Xóa

(Delete

)

Bỏ phân quyền

của biên tập

(Remove access

for editor)

Bỏ phân quyền

của người xem

(Remove access

for viewer)

Copy được tài liệu về

ổ cứng (Export a

copy of doc to local

hard drive)

Góp ý về tài

liệu (Comment

on docs)

Owner x x x x x

Editor x x x

Viewer x x

Commenter x X

Tải tài liệu, ảnh và video

Đối tượng Tải tài liệu lên

(Upload file)

Xóa các version

của tài liệu (Delete

versión of files))

Chuyển quyền người

tạo cho người khác

(transfer onwner)

Lấy tài liệu về

(Download)

Owner x x x

Editor x x x

Viewer x

Commenter X

Tải tài liệu, ảnh và video

Đối tượng Tải tài liệu

lên (Upload

file)

Xóa các

version của tài

liệu (Delete

versión of

files))

Chuyển quyền

người tạo cho

người khác

(transfer onwner)

Lấy tài liệu

về

(Download)

Owner x x x

Editor x x x

Viewer x

Commente

r

X

v1.0011103216

MẠNG NỘI BỘ (SITES)

.

.

Google sites là mạng nội bộ giúp người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng xây dựng một trang web ở mức cơ bản đủ để phục vụ cho nhu cầu viết blog, đưa tin hoặc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của tổ chức, cá nhân.

Các tính năng hữu ích:Tạo website cá nhânQuản lý menu dễ dangCập nhật thông tin dễ dàngPhân quyền cho người truy cập: Công cộng hoặc thành viên có tài khoản GoogleCho phép thành viên cùng tham gia quản lý nội dungBảo mật chỉ cho phép một số ít người truy cập (nếu muốn)

Các thông tin sẽ có trên Google Sites của Topica1. Các tin cập nhật hàng ngày (PR) (hiện đã có )2. Các chính sách, chế độ… của Nhân sự (THR)3. Các biểu mẫu… của Hành chính (TAD)

v1.001110321619

Câu hỏi thảo luận ( Interaction)

Để nhắc việc cho mình cũng như trong nhóm Dự án của mình thì các anh chị thường làm gì? ((liệt kê những việc thực tế mà các anh chị đã làm). Thảo luận nhóm

v1.0011103216

CÔNG CỤ LỊCH (CALENDAR)

.

.

Tiện ích của Calendar: Thư ký nhắc việc qua mail hoặc SMS

1. Tạo lịch họp, lịch làm việc …cho 1 nhóm, 1 Dự án…

2. Lên lịch cho các sự kiện

3. Từ chối lịch hẹn gặp tự động

4. Đính kèm tài liệu vào cho sự kiện

5. Mời mọi người cùng tham gia sự kiện

v1.001110321621

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI