Chương I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC

1

1.1 Định nghĩa

“Nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị là thiết kế và duy trì môi trường làm việc, giúp mọi người cùng hoàn thành mục tiêu”.

(Koontz và O’Donnell)

2

1.1 Định nghĩa

3

“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

(James Stoner và Stephen Robbins)

1.1 Định nghĩa

4

– Nguồn lực khác: nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin. Các nguồn lực khác cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu.

– Nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó quản lý nhất.

1.1 Định nghĩaTóm lại:– Quản trị là một quá trình liên tiếp các chức năng

hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu với một hiệu quả cao.

– Quản trị được hình thành khi con người kết hợp lại với nhau thành tổ chức và cùng hướng đến việc đạt được mục tiêu chung.

Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.

5

1.1 Định nghĩa

Quản trị là một khoa học+ Khoa học quản trị là phần tri thức đã được tích lũy qua nhiều

năm, bản thân nó là một khoa học tổng hợp thừa hưởng kết quả của các ngành khoa học khác như Toán học, Kinh tế học, Thống kê học,Tâm lý học…

+ Quản trị học có đối tượng nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu.

+ Quản trị học nghiên cứu, phân tích công tác quản trị trong một tổ chức, tổng quát hóa thành lý thuyết áp dụng và phương pháp khoa học để giải quyết các vấn đề trong thực tiễn.

+ Quản trị cũng cung cấp những khái niệm làm nền tảng cho các môn học về quản trị chức năng khác như Quản trị nhân sự, Quản trị sản xuất, Quản trị hành chánh…

6

1.1 Định nghĩa

7

Quản trị là một nghệ thuật

Sự thực hành quản trị là một nghệ thuật vì các nhà quản trị phải biết vận dụng lý thuyết một cách linh hoạt vào các tình huống trong thực tiễn.

1.2 Tổ chức

– Tổ chức là sự sắp xếp một cách có hệ thống nhiều người nhằm thực hiện một mục đích nào đó.

– Đặt tính của tổ chức:+ Hình thành và tồn tại vì mục đích nào đó+ Nhiều thành viên+ Xây dựng theo một trật tự

8

1.2 Tổ chứcThành viên của tổ chức gồm 2 thành phần: Nhà quản trị và Người thừa hành.

“Quản trị là sự tác động có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước” .

9

1.2 Tổ chức

10

Chủ thể quản trị

Người thừa hành

Th

ôn

g tin

ph

ản h

ổi

Th

ôn

g t

in t

hu

ận

Hình 1.1 Hệ thống quản trị

II. Sự cần thiết của quản trị

– Quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức nhằm đảm bảo các thành viên trong tổ chức làm tốt nhất vai trò của mình và cùng hướng đến mục tiêu chung.

– Quản trị nhằm hướng đến hiệu quả.

11

II. Sự cần thiết của quản trịHiệu quả (Effectiveness): Quan hệ giữa kết quả đạt

được và nguồn lực được sử dụng, tức là đạt được mục tiêu với nguồn lực nhỏ nhất hoặc làm được nhiều hơn với nguồn lực đã có.

Ví dụ:

12

II. Sự cần thiết của quản trịCác phương pháp để tăng hiệu quả:

─ Giảm chi phí nguồn lực đầu vào vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra;

─ Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra và;

─ Vừa giảm được các chi phí đầu vào vừa tăng sản lượng đầu ra.

III. Các Chức Năng Quản Trị

14

– Hoạch định: Xác định mục tiêu và quyết định phương pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu.

– Tổ chức: Phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức, phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu.

III. Các Chức Năng Quản Trị– Lãnh đạo/ điều khiểu: Sự tác động của nhà

quản trị đối với các thuộc cấp nhằm phối hợp họ. Chức năng này được thực hiện thông qua việc động viên người dưới quyền, điều khiển những hoạt động của người khác, chọn lọc kênh thông tin hiệu quả, giải quyết xung đột, hỗ trợ thuộc cấp làm việc hiệu quả.

– Kiểm soát: Nhà quản trị phải đảm bảo tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra, kịp thời điểu chỉnh nếu có sai lệch.

15

IV. Nhà Quản Trị

Công việc chính của nhà quản trị là ra quyết định trong các lĩnh vực Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát. Vậy−Ai là nhà quản trị?−Nhà quản trị đóng những vai trò

gì?−Nhà quản trị cần có những kỹ

năng gì?

16

IV. Nhà Quản Trị

17

Hình 1.2 Các cấp quản trị

QUẢN TRỊ CẤP CƠ SỞ

Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng ...Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức.

QUẢN TRỊ CẤP

CAO

Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc ...Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động & phát triển củatổ chức.

QUẢN TRỊ CẤP

TRUNG GIAN

Tổ trưởng, Nhóm trưởng, trưởng ca ...Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày.

4.1 Cáác cấp quản trị

Người thừa hành

IV. Nhà Quản Trị

4.1.1 Quản Trị viên cao cấp (Top managers)– Nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ

chức. – Nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến lược. Tổ chức

thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. – Ví dụ: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy

viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…

18

IV. Nhà Quản Trị

4.1.2 Quản trị viên cấp trung gian (Middle managers)– Nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cao

cấp nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. – Nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện

các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.

– Ví dụ: trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng…

19

IV. Nhà Quản Trị4.1.3 Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers)– Quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp

bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. – Nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc

thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.

– Ví dụ: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng…

20

IV. Nhà Quản Trị

21

Cấp Trung

15%

24%

51%

10%

18%

33%

36%

13%

28%

36%

22%

14%

Cấp Bậc Quản Trị

Ch

ức

năn

g q

uản

trị

Cấp Cơ sở

Lãnh Đạo

Kiểm soát

Hoạch định

Cấp cao

Tổ chức

Hình 1.3 Tỷ lệ thời gian dành cho chức năng quản trị theo cấp bậc quản trị

IV. Nhà Quản Trị

4.2 Vai trò của nhà quản trị

Henry Mintzberg đã nghiên cứu và đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau, được trong 3 nhóm:

Vai trò quan hệ với con người Vai trò thông tin Vai trò quyết định

22

IV. Nhà Quản Trị

23

Nhóm 1: Vai trò quan hệ với con người

– Vai trò đại diện Nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng.

IV. Nhà Quản Trị

– Vai trò lãnh đạo

Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.

Ví dụ như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên.

24

IV. Nhà Quản Trị

25

– Vai trò liên lạc

Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao.

Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp, các tổ chức xã hội...

IV. Nhà Quản TrịNhóm 2: Vai trò thông tin– Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin

Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người.

26

IV. Nhà Quản Trị

27

– Vai trò phổ biến thông tinPhổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.

– Vai trò cung cấp thông tin

Thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

IV. Nhà Quản Trị

28

Nhóm 3: Vai trò quyết định– Vai trò doanh nhân

Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức, thông qua việc áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật hiện có.

– Vai trò người giải quyết xáo trộnĐối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi... nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định

IV. Nhà Quản Trị

29

– Vai trò người phân phối tài nguyênDùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền lực, thiết bị, hay con người.

– Vai trò đàm phánThay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.

IV. Nhà Quản Trị

4.3 Kỹ năng của nhà quản trị

Theo Robert L. Katz, nhà quản trị cần có 3 kỹ năng chính:

1. Kỹ năng Kỹ thuật (Technical skill)2. Kỹ năng nhân sự (Human skill)3. Kỹ năng nhận thức hay tư duy (Conceptual skill)

30

IV. Nhà Quản Trị

31

4.3.1 Kỹ năng kỹ thuật – Là khả năng cần thiết để thực hiện một công

việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.

– Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v...

– Kỹ năng này rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.

IV. Nhà Quản Trị4.3.2 Kỹ năng nhân sự – Là những kỹ năng liên quan đến khả năng phối hợp tốt

với ngang cấp, làm việc hiệu quả với cấp trên và thuộc cấp của mình.

– Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết như khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả, xây dựng không khí làm việc hợp tác, tin cậy, tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc.

– Kỹ năng nhân sự đều cần thiết đối với mọi cấp quản trị và trong bất kỳ tổ chức nào.

32

IV. Nhà Quản Trị

4.3.3 Kỹ năng nhận thức (kỹ năng tư duy)

– Là khả năng tổng hợp tư duy hệ thống, khả năng phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, giải quyết vấn đề, khả năng làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống mức độ có thể chấp nhận được trong tổ chức.

– Kỹ năng tư duy là kỹ năng khó hình thành nhất nhưng có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp.

33

IV. Nhà Quản Trị

34

Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên môn

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung

gian

Quản trị cấp cơ sở

Hình 1.4 Mức độ yêu cầu về Kỹ năng quản trị theo các cấp quản trị

Ý tưởng

IV. Nhà Quản Trị– Tầm quan trọng của các kỹ năng tùy thuộc vào từng

cấp quản trị.– Cấp quản trị càng cao thì càng cần nhiều những kỹ

năng về tư duy. Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật.

– Kỹ năng về nhân sự thì ở cấp nào cũng cần và cũng đều quan trọng.

Một nhà quản trị giỏi có thể quyết định sự thành bại của một tổ chức hay không?

35