FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLESACTIVIDAD: Proyecto Integrador
Segundo entregable
Docente:Gustavo Augusto Leon YiSISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
2EMPRESA: COLEGIO ALBERTO BENJAMIN SIMPSONPresentado por:Christian
Tovar Astoquilca 20122819 Samuel Abarca 20120518Mario Camones
Flores 20087032LIMA - PERU
2015
Antecedentes y objeto socialEl Colegio naci en 1982, con el
objetivo de formar nios y jvenes con slidos principios morales y
espirituales, bajo el auspicio de la Iglesia Alianza Cristiana y
Misionera del Per, institucin de carcter pastoral y cultural con
trayectoria de 85 aos en nuestra patria, y 31 aos de servicio en la
educacin, ha contribuido a la sociedad con miles de peruanos
transformados por el mensaje del Evangelio que predicamos.La
Direccin del Plantel est a cargo de la Sra. Rosa Glvez Rubio,
educadora de reconocida calidad personal y profesional con ms de 27
aos de labor en esta casa de estudios. Texto Lema del
plantel:Proverbios 22.6: Instruye al nio en su camino, y an cuando
fuere viejo, no se apartar de l.Misin Desarrollar una propuesta
educativa cristiana que conlleve al desarrollo y formacin integral
de los estudiantes. Que sean el fiel reflejo del perfil. Orientar
bblicamente a los padres de familia en el cumplimiento de su rol
educador y formador de sus hijos. Capacitarlos para este fin e
involucrarlos activamente en el proceso de enseanza aprendizaje de
sus hijos. Desarrollar un plan de gestin del talento humano que
lleve los trabajadores a comprometerse en primer lugar con la
Institucin y su labor; al desarrollo mximo de sus potencialidades
como integrantes de una institucin educativa cristiana y al trabajo
en equipo como indispensable para el logro del xito
institucional.VisinAcerca de los alumnosAnhelan ser una Institucin
educativa de prestigio en el mbito nacional que haga de los nios,
personas de bien, con slidos principios cristianos ticos y morales
que involucra una slida formacin acadmica de alto nivel que
considera a Dios como centro de todo; que ayuden a la
transformacin, desarrollo social y econmico de nuestro pas. Es
decir brindar una educacin cristiana de calidad como parte de la
gestin del talento humano que lleve a los integrantes a dar lo
mejor de s como consecuencia de la prctica de su fe y sus
valores.Acerca del personal y padresDesean contar con personal que
mediante su prctica diaria evidencie las competencias requeridas,
fiel reflejo de los valores bblicos, para el puesto que desempea;
que lleve adelante el proceso de enseanza aprendizaje bajo la
propuesta de la Educacin por principios bblicos (mtodo de razonar
bblicamente) y que los Padres de Familia, los otros integrantes de
la comunidad educativa asuman su compromiso, responsabilidad y
participen de acuerdo al rol que la Biblia, el estado y la escuela
le han sealado.Cadena de valor
Bsicamente al ser una empresa que se dedica al sector educativo,
du giro del negocio esta dirigido a la instruccin de los escolares
por eso se le consideran actividades de soporte, ya que son las
generadoras de ingreso.Diagrama general de procesos
Este es el diagrama de como un alumno se inscribe al colegio,
que es la fuente principal de ingresos de la empresa. En general
este es el proceso de la empresa. Asi es como fluye la informacin
en esta empresa.
Cmo fluye la informacin para conformar el libro diario?
El colegio Alberto Benjamn Simpson utiliza tres sistemas, que
son los siguientes: Gestin (sistema contable), prcticamente hace
todo el trabajo para que la contadora general lo analice. Por otro
lado esta Telebanking (bancario), que es un sistema para corroborar
el pago de las pensiones en este caso es skotiabank. Adems uno de
pensiones, que se encarga de registrar el ingreso de dinero en la
empresa proveniente de los alumnos, este sistema registra el pago y
lo hace visible en la computadora de la contadora para que ella
pueda registrarlo en el sistema gestin y poder armar el libro
diario. Todas las transacciones hechas se ingresan en estos
sistemas. En cuanto a las ventas, debido a que es un colegio, no se
realizan ventas, sino que se realizan matrculas, pagos relacionados
con exmenes, etc[footnoteRef:1]; estas transacciones se depositan
al banco y se registra en el sistema Telebanking. En cuanto a las
pensiones, estas se ingresan en el sistema de Pensiones. En cuando
a las compras y gastos, estas se ingresan en el sistema contable
Gestin. Conocemos entonces que todo es automatizado y que, por
tanto, la generacin del Libro diario est, como podramos decir, al
alcance de un click. Sin embargo, para la generacin de este libro
estos sistemas deben ser llenados correctamente y estas
transacciones, como todas, para ser ingresada pasan por un proceso,
no tan complejo en cada caso. [1: Los uniformes no los venden el
colegio.]
Comencemos con los datos que se ingresan al sistema contable
Gestin. El departamento administrativo genera los pedidos a
Contabilidad. Se hacen las agendas, pedidos necesarios a comienzos
de ao, y todos estos pedidos pasan a Contabilidad. Cuando llega la
factura, la contadora lo aprueba y deben pagarlo en el plazo que se
vea conveniente. Aprobada la factura, se realiza la provisin en el
sistema y se genera el voucher en tesorera. Est todo encadenado.
Ingresado en el sistema, el sistema automticamente lo jalar al
diario. La contadora nos comentaba que este era el procesos mas
engorroso ya que tenan que introducir todas las facturas a mano en
el sistema, este proceso no estaba automatizado. Esto en cuanto a
gastos administrativos. Ahora bien, en el diario se registran las
provisiones mensuales. Es decir, en el libro caja del sistema se
registran las facturas diarias. En el libro diario se realizarn las
provisiones mensuales. Entonces, como todo est registrado en la
caja, cuenta la contadora, de la caja sale todo. En el diario
entonces estn los movimientos mensuales. El libro mayor centraliza
todas las cuentas que se registraron en el sistema.Esto
administrativo de cuentas y gastos se ingresan en el sistema Gestin
y as se genera el diario. Por otro lado, el proceso para la
matrcula de un alumno es parecido, sin embargo el registro se
realizar en el sistema de pensiones que el colegio usa
conjuntamente con el banco en este caso es el skotiabank. Cuando el
alumno paga en el banco, se genera un voucher de ingresos, que va
tambin al diario. De la misma manera en la que se ingresan al
sistema gestin. Todo va a caja y luego el sistema lo
centraliza.Este proceso lo genera tambin el telebanking. Este
sistema bancario controla el pago de los alumnos. Cada da llega la
relacin de los movimientos bancarios, relacin que el colegio maneja
tambin. Y entonces diariamente se realiza una conciliacin bancaria,
revisando si es que el sistema bancario gener lo mismo que el
sistema contable del colegio.As pues, todo el colegio est
automatizado, siendo el departamento contable el encargado de
aprobar facturas, verificar datos, pagos, etc. Todo ingresado en el
sistema, este podr genera el libro diario, y as, automticamente,
los registros se actualizan de acuerdo a lo ingresado en el
mencionado sistema.
Cmo fluye la informacin del diario al mayor?La tarea central de
la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de las
cuentas y contabilidad externa. Al registrar todas las operaciones
empresariales, en el caso de nuestra empresa el ingreso de las
facturas o el cobro de las pensiones (contabilizaciones de
referencia y liquidaciones de contabilidad interna) en un sistema
de software completamente integrado con el resto de reas operativas
de la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad son
ntegros y exactos.El libro mayor formado por el sistema gestin
bsicamente, contabiliza automtica y simultneamente todas las
posiciones del libro auxiliar, como el diario, las compras y caja
en las cuentas de mayor adecuadas (cuentas asociadas). Adems lo
actualiza simultneamente y las reas de la contabilidad de costesPor
otro lado hace una evaluacin en tiempo real y gestin de informes de
los datos de contabilidad actuales. en forma de visualizacin de
cuentas, balances contables con diferentes estructuras de balance,
y anlisis adicionales.Bsicamente, el libro mayor cumple la funcin
de registro exhaustivo de todas las operaciones contables. Es la
referencia central y actualizada para la presentacin de cuentas.
Las transacciones individuales reales se pueden verificar en
cualquier momento durante el procesamiento en tiempo real
visualizando los documentos originales, las partidas individuales y
las cifras de movimiento en diversos.
2. Se muestra la estructura de la Base de datos del ciclo de
conversin (contabilidad de costos y planeamiento y control de la
produccin) de la empresa real que escogi el grupo. Se explica
tambin.ColchnMonto a ahorrar (fin de mes)ProvisionesGastos
variablesPago de gastos (fin de mes)Armado de flujo de caja
efectivo (Estimaciones)Pago de pensiones de los alumnos (comienzos
de mes)
En el Colegio A.B. Simpson el ciclo de conversin es de un mes.
Todos los meses es igual: el dinero da vueltas en 30 das segn nos
explica la contadora.Debido a que es un colegio, el proceso para
armar el presupuesto es ligeramente simple. Separan los Ingresos
fijos (que constituyen las pensiones escolares) y los Egresos fijos
y variables (dentro de fijos se incluyen luz, agua, telfono y
planillas; dentro de los variables, materiales didcticos que puedan
necesitarse, al igual que suministros, etc.). Eso es todos los
meses. Cada mes se hace la estimacin promedio de las pensiones
entrantes y en base a eso se arma un flujo de caja efectivo. As,
cada hoja de presupuesto se considera mensualmente. En el caso de
las planillas, la estimacin es cada 15 das, al igual que las
provisiones de CTS. Ahora bien, estos ingresos son estimados de
febrero a febrero, puesto que en cada febrero se realizan las
matrculas. Entonces, basados en esto, se estiman las pensiones
mensuales que van de marzo a diciembre. Entre estos meses, debe
armarse un colchn de ahorros para que en el mes de enero se paguen
las vacaciones a todo el personal. As, el clico de conversin es de
30 das y los presupuestos se arman basados en las pensiones, que
son los ingresos, y gastos, que son los egresos.3.- cada grupo
deber elegir un ERP o software alternativo del mercado. Lo
presentara y explicara sus bondades.La aplicacin SAP Business One
es una solucin econmica, fcil de implementar y completa de gestin
de negocios. Est diseada especficamente para las pequeas y medianas
empresas, asegura el crecimiento del negocio, ayuda a aumentar la
rentabilidad y el control, y automatiza los procesos de negocios.
Esta solucin total incluye todas las funciones bsicas que usted
necesita para dirigir su negocio en crecimiento, lo que incluye
administracin, contabilidad financiera, banca, ventas, compras,
gestin de relaciones con los clientes, control de stock,
manufactura, contabilidad de gestin y reportes. Los gerentes y los
empleados podrn procesar la informacin con ms eficacia, lo cual les
ayuda a tomar las mejores decisiones. Caractersticas claves de
SAPCentros de trabajo personalizados, que pueden personalizarse
para cada usuario y le permiten:Acceder a informes de carteleras de
controlBrindar acceso a los recursos comunes con un solo
clicInsertar pginas web personalizadasSAP Business One es la nica
solucin construida para pequeas y medianas empresas que cuenta con
funciones integradas de gestin de relaciones con clientes (CRM)
para ayudar a los usuarios a:llevar a cabo un anlisis del proceso
de ventasRealizar un seguimiento de perfiles de clientes y
proveedoresBrindar soporte a gestin de contratos y planificacin de
serviciosHabilitar un eficiente soporte al clienteLas exclusivas
herramientas de consulta y reporte, totalmente integradas con el
software SAP Crystal Reports, le permiten hacer clic en
prcticamente cualquier elemento de un informe para ver todos los
detalles pertinentes. Desde el principiante hasta el usuario
avanzado, SAP Business One proporciona las herramientas necesarias
para acceder a informacin vital. SAP Business One hace posible
integrar cada aspecto de los negocios utilizando su tecnologa de
integracin.Bondades de SAPAumenta los ingresosEl rpido acceso a
informacin en tiempo real en cualquier lugar del sistema ayuda a
identificar nuevas oportunidades de ventas, agilizar los tiempos de
ingreso al mercado de sus productos, y prestar niveles de soporte y
servicio al cliente que promovern el logro de nuevos
negocios.Administra las empresas con una sola solucin de gestin de
negociosLa aplicacin SAP Business One incluye los siguientes
componentes integrales: contabilidad, gestin de relaciones con
clientes (CRM), ventas, manufactura, compras, banca y control de
stock.Mejora las relaciones con los clientesLa gestin de relaciones
con los clientes proporciona a su equipo los datos relevantes de
toda la compaa necesarios para alcanzar niveles ms slidos de ventas
y soporte, y as mejorar la satisfaccin del cliente.Mejore la
eficienciaLa disponibilidad de un repositorio centralizado de datos
mejora increblemente la eficiencia, proporcionando la informacin
apropiada a las personas adecuadas y eliminando el ingreso de datos
redundantes.Descripcin de las funcionalidadesSAP Business One es
una solucin integral y verstil de gestin de negocios equipada con
una interfaz de uso sencillo, y opera como la aplicacin primaria de
planificacin de recursos empresariales (ERP). La solucin ofrece
todas las funciones administrativas para personalizar y mantener
copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de
moneda, configurar permisos y alertas, y acceder a informacin
proveniente de software de terceros. Adems, cuenta con 11 reas de
funcionalidad que ayudan a ampliar sus capacidades mucho ms all de
su funcin administrativa primaria y que permiten optimizar todos
sus procesos de negocios. FinanzasAdministra todas las
transacciones financieras, incluido el libro mayor general,
configuracin y mantenimiento de cuentas, registros de diario,
ajustes de moneda extranjera y definicin de
presupuestos.Transacciones bancariasSe encarga de todos los
procesos financieros, como ingresos en efectivo, cheques,
transferencias bancarias, depsitos, anticipos, pagos de tarjetas de
crdito y conciliacin bancaria.ContralorDefine centros de costos
multidimensionales y reglas de distribucin para asignar costos y
analizar su negocio por centro de costos.
VentasAyuda a elaborar cotizaciones, introducir rdenes de
clientes, programar entregas, actualizar saldos de existencias y
administrar todas las facturas y cuentas por
cobrar.ComprasAdministra y lleva a cabo el mantenimiento de las
transacciones con proveedores, tales como la emisin de cotizaciones
y rdenes de compra, la actualizacin de los volmenes de existencias,
el clculo del valor en muelle de los artculos importados, el manejo
de devoluciones y crditos, y el procesamiento de pagos.Gestin
integral de relaciones con los clientesControla toda la informacin
relativa a sus clientes, revendedores y proveedores, lo cual
incluye perfiles, resmenes de contactos, saldos de cuenta y anlisis
del pipeline de ventas.Control de stockAdministra niveles de
inventario, gestin de artculos, listas de precios, acuerdos de
precios especiales, transferencias entre almacenes y transacciones
de existencias. Planificacin de requerimientos de materiales (MRP)
SAP Business One ofrece un sistema de planificacin simple pero
poderoso. ReportesCrea poderosos reportes para prcticamente todos
los aspectos de su negocio, lo cual incluye deudas a clientes y
proveedores, ventas, flujos de caja, resmenes de contactos con
clientes, contabilidad, existencias en almacn, estados financieros,
escalas de precios, actividades de clientes y mucho ms (mediante
reportes predefinidos o consultas definidas por el usuario). Gestin
de ciclos de servicioOptimiza el potencial de sus departamentos de
servicio brindando soporte a las operaciones de servicio, gestin de
contratos de servicio, planificacin de servicios, seguimiento de
las actividades de interaccin con clientes, soporte al cliente y
gestin de oportunidades de venta.
Perfiles de empleadosProporciona capacidades de gestin de
personal, lo cual incluye detalles sobre los empleados, informacin
de contacto y reportes de ausencias.4. Se deben explicar las
diferencias, ventajas y desventajas entre hacer un desarrollo
propio y adquirir y configurar un ERPDIFERENCIASLa principal
diferencia entre hacer un desarrollo propio y el ERP elegido (SAP)
es que SAP es un ERP (Enterprise Resource Planing) muy buscado y
utilizado en la actualidad por las grandes empresas ya que permiten
tener en un solo programa todo lo que se realiza en esta, desde
finanzas y manejo de materiales, hasta logstica y manejo de
proyectos, pasando por controlling de acuerdo a las necesidades de
esta. Asimismo, SAP al tener la mayor parte del mercado en este
tipo de software, son muy amplias las oportunidades de trabajo que
hay para quienes sepan de este sistema.Otra diferencia entre un
desarrollo propio y este ERP es que la funcionalidad principal de
este ERP es que todas las aplicaciones compartan la misma base de
datos, y lo ms importante, las definiciones de datos. Un elemento
de datos denominado cuenta tiene el mismo significado para la
aplicacin de ventas como para suministrar informacin a la
administracin. Teniendo la informacin en un solo lugar y formato,
significa que las grandes organizaciones ya no tienen que recopilar
datos de mltiples sistemas, ahora con un formato nico se puede
consolidar la informacin para hacer reportes. Un SAP tiene un lema
que promociona su integracin de datos que dice: "Si est en algn
lugar, est en todas partes". Esto se refiere a una sola fuente para
cada dato y la disponibilidad de la informacin para cada aplicacin.
Con lo que se puede acceder a una informacin fiable debido al uso
de una base de datos comn, la consistencia y exactitud de los datos
y las mejoras en los informes del sistema. A la vez tiene un flujo
eficiente de informacin y transaccional ntegro a travs de las
diferentes reas de la empresa, unidades de negocio y reas
geogrficas hace que se tengan beneficios an mayores, sobre todo en
cuestin de tiempos y acceso a la informacinVENTAJASUna de las
grandes ventajas de SAP es que ofrece opciones que se adaptan a la
forma de hacer negocios de las empresas ya que se pueden implantar
mdulos que se necesiten para llevar a cabo los procesos de nuestra
empresa segn la metodologa detallada y es posible configurarlos
todos o parte de ellos, segn nuestras necesidades. El tipo de mdulo
que mayormente proporciona SAP es el Mdulo Estndar, esta ofrece
diferentes mdulo y sub-mdulos para la implementacin del ERP. Hay
que tener en cuenta, que los ms usuales son los mdulos de FI/CO,
MM, PP y SD. El resto de mdulos se aaden poco a poco en una fase
posterior al proyecto. A continuacin se mostrar una tabla con los
modulo usuales y aquellos que se pueden aadirTabla N1: Mdulos
SAP
FUENTE: Universidad Polytcnica de CataluniaEn el caso que un
negocio utilice otro ERP y desee cambiarlo a SAP cabe mencionar que
el popular ERP cuenta con una plataforma abierta al 100%, en otras
palabras puede ser montado sobre cualquier base de datos, Oracle,
SQL Server hasta MySQL, y el sistema operativo puede ser UNIX,
Linux, Windows, y muchos ms. Adaptndose, asimismo, en las
necesidades y consideraciones empresariales especficas.Otras de las
ventajas de SAP es que pueden estar conectadas varias sucursales al
mismo programa y resolver todos sus problemas ONLINE con los
beneficios que eso implica, es decir cualquiera puede ver en
cualquier momento los datos que necesita de transacciones
realizadas, ventas, compras movimientos de mercadera y muchas cosas
ms con solo conectarse a su computadora ya que puede compartir
informacin en tiempo real con los operarios, proveedores y
distribuidores, as sea una compaa de 50 o de 100.000 empleados. Por
la combinacin de un superior conocimiento de negocios y experiencia
con las mejores prcticas de la industria, SAP le da sus soluciones
"state-of-the-future".Cabe mencionar que en la ltima versinse puede
hacer que determinados acontecimientos sean enviados directamente a
los mviles e inclusive conectarse desde un dispositivo Palm y
modificar lo que se crea necesario.DESVENTAJASAlto costoUna de las
principales desventajas de este ERP es que posee un alto costo al
momento de comprar e implementar el programa. Pues la empresa debe
comprar un software y hardware necesarios para ejecutar los
programas en toda la empresa y los costos incluyen la mano de obra
de los empleados encargados de la tecnologa de la informacin
interna (IT) o consultores externos que supervisan el proceso lo
cual en la actualidad tiene un elevado precio, pues siempre se
depender de tener algn consultor como soporte de los diferentes
mdulos, porque al ser tan grande, no existe persona que conozca
todo el sistema, por lo tanto se especializan en algo especfico,
como por ejemplo, ventas(SD), desarrollo (ABAP), finanzas (FI),
Inteligencia de negocios y datawahouse (BW). Una vez que la empresa
implementa el software, los empleados deben ser capacitados lo que
traera ms gastos ya que se trata de la formacin de cada empleado en
las funciones a las que tengan acceso. Por ltimo los gastos
continuos incluyen el mantenimiento del software y las
actualizaciones cada cierto periodoComplejidadOtra desventaja de
SAP es la complejidad con la que est estructurado dicho ERP. Pues
la mayora de las empresas y compaas implementan una caracterstica o
funcin del software a la vez, permitiendo que los empleados se
familiaricen con el software antes de seguir adelante. El proceso
de implementacin completa puede tardar varios aos.Conclusiones y
Recomendaciones Como hemos podido observar SAP se constituye como
una herramientas ideal para cubrir todas las necesidades de la
gestin empresarial, sean grandes o pequeas, entornoa administracin
de negocios,sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad,
administracin de operaciones y planes demercadotecnia, logstica,
etc. En relacin con nuestra empresa creemos que si la utilizara sin
duda podra aumentar su rendimiento y reducir costos. De por si
nuestra empresa ya est automatizada, sin embargo el uso de SAP
podra ayudarlos a manejar mejor sus finanzas para una mejor toma de
decisiones, ya que su contabilidad es un poco rustica y simple. Si
el colegio usara SAP tendra un mejor proceso de planeamiento que
analizara los proveedores, competidores y clientes. Por otra parte
SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar
problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo, los
desarrollos de estrategias de satisfaccin al cliente, las
necesidades deinnovacin tecnolgica, procesos de calidad y mejoras
continuas. Si nuestra empresa pretende crecer y posicionarse como
uno de los colegios que reporte mayores ganancias debera utilizar
SAP para la gestin de sus recursos. Sin embargo el alto costo quiz
no permita que se utilice este ERP en la empresa. Sin duda aplicar
SAP para una empresa implica una inversin bastante alta, y los
retornos se vern al largo plazo, pero valdra la pena sobre todo,
para el caso del colegio, por el hecho de que se realizara un
excelente planeamiento y presupuesto de los recursos para el
periodo. Una de las empresas peruanas que aplica hoy en da el
Sistema SAP es Crisol ,reconocida cadena de libreras, este sistema
le permiti la optimizacin del abastecimiento eficiente de sus
tiendas, el manejo logstico de sus tems y en general todos los
procesos integrados que demandaban sus sucursales a nivel nacional.
De manera similar el colegio podra aumentar su eficiencia ya que
provee de libros y materiales a sus alumnos. Por ello con SAP podra
optimizar eficiencia. Para lograr una ventaja competitiva, las
empresas peruanas necesitan ser ms eficientes y SAP es la solucin
de gestin empresarial creada especialmente para satisfacer las
necesidades de aquellas empresas que buscan una total integracin de
sus procesos a un bajo costo y en un tiempo rcord de
implementacin.Por lo tanto podemos decir que SAP es una poderosa
herramienta que no slo esta al alcance de las grandes empresas si
no tambin de las pequeas empresas, como nuestro colegio que si
decide aplicarlos creemos que facilitaria la gestin inteligente de
negocios a travs de su interfaz de navegacin intuitiva en un
entorno familiar y de sus mltiples herramientas de personalizacin.
Adems, la solucin es de fcil mantenimiento y permite una rpida
implementacin, un gran rendimiento y la posibilidad de evolucionar
hacia soluciones ms sofisticadas. Las herramientas de SAP ofrecen
un control total de la informacin y de las actividades que la
empresa realiza.
BIBLIOGRAFIA
QU ES SAP: LA HERRAMIENTA PRODUCTIVA DE LAS ORGANIZACIONES.
Disponible en: http://hectoryescas.blogdiario.com/1176213300/PARA
QUE SIRVE EL SISTEMA SAP EN LAS EMPRESAS. Disponible en:
http://gentesap.com/noticias-sap/70-para-que-sirve-el-sistema-sap-en-lasempresas.html.
INTRODUCCIN A LOS COMPONENTES DE SAP Y LOS MDULOS. Disponible en:
http://www.compute-rs.com/es/consejos-1646992.htm.CHAPTER 2: 'SAP
ARCHITECTURE CONCEPTS'. Disponible en:
http://searchsap.techtarget.com/feature/Chapter-2-SAP-Architecture-Concepts.
