PUBLIC MEETING AGENDA 

 KALAMAZOO PUBLIC LIBRARY BOARD OF TRUSTEES 

May 18, 2020, 4:00 p.m. 

Conducted Remotely 

Participate through this Zoom link: 

https://us02web.zoom.us/j/88635111778 

Meeting ID: 886 3511 1778 

Password: 489936 

Or by calling: 1 312 626 6799 

  

I. ROLL CALL 

II. APPROVAL OF AGENDA 

III. RECOGNITIONS, RESOLUTIONS AND COMMUNICATIONS 

A. Resolution Establishing a MERS 457 Supplemental Retirement Program B. Resolution Establishing Authorized Signatories for MERS Contracts 

 

IV. PERSONS REQUESTING TO ADDRESS THE BOARD  

 

V. CONSENT CALENDAR 

A. Minutes of the Meeting of April 20, 2020 B. Minutes of the Meeting of April 27, 2020 C. Personnel Items 

 VI. FINANCIAL REPORT 

A. Financial Reports for the Period Ending April 30, 2020 

 

VII. REPORTS AND RECOMMENDATIONS Recommendations 

A. Budgets 

1. General Operating Fund Close Estimated Budget Revisions for FY 2019‐2020 

2. General Operating Fund Preliminary Budget 2020‐2021 

3. Capital Improvement Plan Revisions for FY 2019‐2020 

4. Capital Improvement Plan for the Three Years Ending June 30, 2023 

5. Special Revenue Fund Close Estimate Budget Revisions for FY 2019‐2020 

6. Special Revenue Fund Preliminary Budget 2020‐2021 

 

Reports 

A. Reopening Planning Update  

VIII. COMMITTEE REPORTS A. Finance and Budget Committee B. Personnel Committee C. Fund Development Committee  

D. Director’s Building Advisory Committee  

IX. OTHER BUSINESS A. Director’s Report 

 X. PERSONS REQUESTING TO ADDRESS THE BOARD  

 

XI. COMMENTS BY TRUSTEES 

 

XII. EXECUTIVE SESSION 

A. Director’s Evaluation 

 

XIII.  ADJOURNMENT 

 

Please take notice that a meeting of the Kalamazoo Public Library Board of Trustees may take place according to Executive Order 2020‐48 (COVID‐19) electronically, including by telephonic conferencing or video conferencing, in a manner in which both the general public and the members of the public body may participate by electronic means.  To assist with the new platform for Board meetings, we ask those participating to please follow the following best practices:  

1.  Turn off cellular/mobile devices and minimize distractions. 2.  Only KPL hosts will have the ability to mute and unmute at all times, in order to more efficiently conduct the meeting and avoid background noise. 

3.  As you participate in the meeting, your microphone will be placed on "mute".     

Public Comment Guidelines During  “Public  Comment”  participants  will  have  the  opportunity  to  address  the  Board  and  will  be unmuted.  There will be an opportunity to speak at the beginning of the meeting and at the end of the meeting for non‐agenda items.  To provide public  comment, please use the following tools in the Zoom meeting.  

1. Use the “Raise Hand” (Press *9 for phone audio) to be called upon by the Board Chair, please state your name. 

2. Use the “Chat” or “Q&A” window with your name and public comment and the Board Chair or designee will read it out loud. 

 

The Board Chair will ask if there are any remaining participants who would like to address the Board 

before continuing. 

 

Kalamazoo Public Library 

Financial Reports for April 2020  

 

Governmental Pooled Funds ‐‐ Sources and Uses of Funds and Combined Balance Sheet 

 

The Library’s Governmental Pooled Funds at the end of April came off their highest levels of the fiscal 

year as governmental cash on hand as of April 30, 2020 totaled $15,164,501.  Sources of funds during 

the month totaled $122,002, highlighted by Property Tax receipts of $67,475 and the Library’s receipt of 

a portion of its State Aid to Public Libraries ($46,216).  Uses of cash of totaled $911,450 led by Salaries & 

Wages, Benefits, and Prepaid Expenditures.   

 

Revenue and Expenditure Summary ‐‐ General Operating Fund 

 

Library General Fund revenue for the month of April was $120,838 while cumulative General Fund 

revenue totaled $11,604,866 or 90% of the adjusted budget for the fiscal year.  Other than the receipt of 

property taxes and State Aid mentioned above, KPL earned interest income of $6,072 during the month.  

Library General Fund expenditures recognized during April totaled $782,204 and cumulative expenses 

through the first nine months of the fiscal year total $9,349,024 or 75% of the adjusted General Fund 

budget for FY 2019‐2020.   

 

Capital Improvement Plan 

 

Capital Improvement Plan expenditures during the month of April totaled $71,397 consisting primarily 

of spending on district‐wide Security System upgrades (P#827 totaling $62,645).  Purchase orders for CIP 

projects open at the end of month included encumbrances for the Mobile Library (P#893 totaling 

$124,530), Local History Digitization (P#892A totaling $79,920), and the Central Restrooms project 

(P#806 totaling $29,243). 

 

Special Revenue Fund 

 

There was nominal activity in the Special Revenue Fund during the month of April.  Library donations of 

$783 were offset by expenditures of $299 that were attributed to miscellaneous expenses of the 

Antiracism Transformation Team. 

 

Endowment Fund 

 

In April the novel coronavirus (COVID‐19) continued to cause major disruption throughout the economy.  

The global pandemic caused shelter in place orders across the United States and led to massive job loss 

in several sectors of the workforce.  Gross domestic product fell by 4.8% in the first quarter of 2020 and 

more than 20 million Americans filed for unemployment in April. By the end of the month, nearly all 

employment gains since the Great Recession had been eliminated and the U.S. unemployment rate had 

mushroomed to 14.7%. 

 

Nevertheless, financial markets rebounded in April from their lows the previous month.  The market 

value of the Library’s Endowment Fund of April 30, 2020 per the custodian statement from Ameritrade 

was $4,839,942, an increase in Endowment Fund value of $372,257 compared to the fund value at the 

end of March.  A copy of page 1 of the monthly statement from TD Ameritrade is attached to the end of 

this internal financial report. 

Operating Capital Special Revenue Endowment

Assets

     Cash & Equivalents

          Cash & Checking 10,047,985$       2,081,439$         1,716,742$         370,815$            

          Investments 1,318,903$         ‐$                     85,906$               4,469,126$        

     Total Cash & Equivalents 11,366,888$       2,081,439$         1,802,648$         4,839,942$        

     Accounts Receivable

          Accounts Receivable 4,093$                 ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Total Accounts Receivable 4,093$                 ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Taxes Receivable

          Taxes Receivable ‐$                     ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Total Taxes Receivable ‐$                     ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Other Assets

          Other Assets 223,158$             ‐$                     ‐$                     ‐$                    

          Due to/from Other Funds ‐$                     ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Total Other Assets 223,158$             ‐$                     ‐$                     ‐$                    

Total Assets 11,594,139$       2,081,439$         1,802,648$         4,839,942$        

Liabilities and Fund Balance

     Current Liabilities

          Accounts Payable (9,424)$                ‐$                     ‐$                     ‐$                    

          Salaries Payable 2,190$                 ‐$                     ‐$                     ‐$                    

          Retirement Payable 1,112$                 ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Total Current Liabilities (6,122)$                ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Long Term Liabilities

          Long Term Liabilities ‐$                     ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Total ‐$                     ‐$                     ‐$                     ‐$                    

     Net Assets

          Fund Balance 11,600,261$       2,081,439$         1,802,185$         4,839,942$        

     Total 11,600,261$       2,081,439$         1,802,185$         4,839,942$        

Total Liabilities & Fund Balance 11,594,139$       2,081,439$         1,802,185$         4,839,942$        

As of April 30, 2020

Kalamazoo Public LibraryCombined Balance Sheet

 

a. Revenue:  Property tax revenue from the Library’s taxing districts is budgeted to increase in FY 

2020‐2021.  The Library’s property tax revenue forecast in the PEB is based upon a millage of 

3.9487 mills levied for operational purposes.  We continue to budget further reductions in fine 

revenues as the Library no longer charges patrons for overdue materials.  Our forecast for 

interest earnings on Library cash investments has been cut to reflect the prevailing interest rate 

environment.  In response to ongoing economic conditions and the effect of COVID‐19, 

forecasts for District Court Penal Fine revenue, the Library’s share of the State’s Local 

Community Stabilization Fund (Personal Property Tax replacement revenue) and State Aid to 

public libraries were each reduced significantly.  These revenue shortages were offset by an 

increased budget for property tax revenue from municipalities in the KPL taxing district.  The net 

result of these revenue assumptions is a slight decrease in revenue ($10,855) in the Preliminary 

Estimate Budget for FY 2020‐2021 compared to the PEB for the fiscal year ending June 30, 2020. 

 

b. Expenditures:  Among Salary and Benefits include two new full‐time positions in the FY 2020‐

2021 preliminary budget.  Final compensation for KPL’s full time staff is subject to the 

completion of negotiations with the Library employee unions.  Administration has budgeted 

higher employee insurance expenses to reflect the medical insurance choices of eligible Library 

staff.  The shift in spending on Materials for use by Library patrons towards electronic and 

digital material continues in the PEB, and KPL will expand its Library of Things collection during 

the next fiscal year.  Programming expenses are budgeted to grow as the Library continues to 

implement its new strategic plan.  Other expenses are budgeted to increase as the Library 

adjusts to the provision of library services in light of the impact of COVID‐19.  Finally, as store 

closings and weak economic conditions may lead to a spike in tax challenges by property 

taxpayers in the current environment, we have increased our FY 2020‐2021 budget for Tax 

Chargebacks payable to municipalities in the KPL district.  General Fund expenditures are 

budgeted to increase by $293,775 during FY 2020‐2021. 

 

c. Transfer to the Capital Improvement Plan (CIP):  The budget includes a transfer from the 

General Fund to the Capital Improvement Fund of $100,000 during FY 2020‐2021.  Library 

Administration may request further transfers from the General Fund to the CIP once FYE 

6/30/2020 financials are finalized. 

 

3. To maintain the Capital Improvement Plan through FY 2019‐2020, Administration recommends the 

transfer of $99,359 from CIP reserves to four CIP projects and a draw of $16,616 from the Patton Trust to 

close out the Local History Digitization project. 

 

4. The FY 2020‐2021 Preliminary Budget for the CIP finances the replacement of public and workspace 

furnishings for staff and patrons throughout the Library district, various building projects at each of the 

branches and the continuation of the Central Restroom project.  The CIP funds a reserve to cover 

building alterations, furnishings, or equipment as necessary or required for Library public spaces in 

response to COVID‐19.  The CIP also adds $15,000 to the reserve for Oshtemo infrastructure and 

$235,000 to the Central Boiler reserve. 

 

Budgeted revenue in the CIP for FY 2020‐2021 totals $600,000, and contemplates $460,000 of support 

from KPL’s General Operating Fund.  However, as mentioned above, at the time of this PEB $100,00 is 

budgeted be received from the General Fund and remaining support to the CIP will be determined at 

mid‐year.  Library administration plans to draw $140,000 to support the CIP from funds administered by 

the Kalamazoo Community Foundation in accordance with the Irving Schensul Memorial Fund Spending 

Plan.