Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Przemysław Adam Śmiejek ( [email protected] )
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
wersja prezentacji z dnia: 27 X 2019 na licencji Creative Commons BY-SA
https://lobo.expert/
O autorze
✔ Inspektor Ochrony Danych w placówkach oświatowych
✔ Blogger – https://lobo.expert
✔ Przedsiębiorca w branży informatycznej – https://lobo.pro/
✔ YouTuber i podkaster na kanale Kącik Inspektora (https://www.youtube.com/channel/UCrMjE2ewTaIoJoZH7cS0t6w)
✔ Sporadycznie ekspert telewizji śniadaniowej :) (http://pytanienasniadanie.tvp.pl/43820590/haslo-z-imieniem-psa-lub-kota-to-zly-pomysl)
Przemysław Adam Śmiejek
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Podstawa przetwarzania danych
✔ Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)
✔ Artykuł 6 pkt 1 lit. c: przetwarzanie jest niezbędne do
wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
✔ oraz Artykuł 9 pkt. 2 lit. b: przetwarzanie jest niezbędne do
wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw
przez administratora lub osobę, której dane dotyczą,
w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego
i ochrony socjalnej
Podstawa przetwarzania danych
✔ Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)
✔ Artykuł 6 pkt 1 lit. a: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę
✔ Artykuł 9 pkt 2 lit. a: osoba, której dane dotyczą, wyraziła
wyraźną zgodę
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Akty prawne powiązane:
✔ Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych – Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163
✔ Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
z dnia 14 czerwca 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego
tekstu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –
Dz.U. 2019 poz. 1352
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 1 a:
✔ Udostępnienie pracodawcy danych osobowych […] następuje
w formie oświadczenia.
✔ Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych
w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
✔ Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie
oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym
zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do
korzystania z Funduszu.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 1 b:
✔ Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia […]
mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne
upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez
pracodawcę.
✔ Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są
obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 1 c:
✔ Pracodawca przetwarza dane osobowe […] przez okres
niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty
z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres
niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 1 c:
✔ Pracodawca przetwarza dane osobowe […] przez okres niezbędny do
przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz
ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do
dochodzenia praw lub roszczeń.
✔ Kodeks Pracy Art. 291. § 1 : Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu
z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne
✔ Ordynacja podatkowa: Art. 70. § 1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się
z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin
płatności podatku.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 1 d:
✔ Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, […], nie
rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia
niezbędności ich dalszego przechowywania.
✔ Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze
przechowywanie jest zbędne do realizacji celu […]
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Jakie zmiany od wiosny 2019 r:
✔ Art. 8 ust 2:
✔ Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń
finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz
zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i
rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w
regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6
ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (
Dz. U. z 2019 r. poz. 263).
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Komentarz Urzędu Ochrony Danych Osobowych
✔ Newsletter UODO – wydanie 4 – lipiec 2019 r.
✔ Należy również wskazać, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, aby członkowie rodzin
pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia.
Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat jego sytuacji
rodzinnej (w tym zdrowotnej) przedstawia pracownik.
✔ Jeżeli […] przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów,
np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia jemu jedynie
wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Komentarz Urzędu Ochrony Danych Osobowych
✔ Newsletter UODO – wydanie 4 – lipiec 2019 r.
✔ Nowy art. 8 ust. 1a, dodany do ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie wpływa na
zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych
dotyczącego zasad przetwarzania danych osobowych na
potrzeby korzystania z usług i świadczeń […]
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Komentarz Generalnego Inspektora Ochrony Danych
✔ https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl (2015-04-14)
✔ Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych
zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne
do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane.
✔ […] wynika w szczególności zakaz zbierania danych
niemających znaczenia, jak i danych o większym, niż konieczny
stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych „na
przyszłość”.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Komentarz Generalnego Inspektora Ochrony Danych
✔ https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl (2015-04-14)
✔ […] aktualna linia orzecznicza […] opowiada się za przyjęciem
rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń
o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka
rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na
rodzinę pracownika (tak np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia
7 sierpnia 2014 r. sygn. akt: III AUA 2028/13)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS
✔ Czy oświadczenie jest podstawową formą ubiegania się o świadczenia?
✔ Czy oświadczenie zawiera tylko dane niezbędne do ustalenia wysokości
świadczenia?
✔ Czy oświadczenie zawiera szczegółowe zarobki członków rodziny,
czy jedynie sumaryczną kwotę oraz liczbę osób w rodzinie?
✔ Czy oświadczenie zawiera szczegółowe kwoty? Czy to konieczne?
Czy to możliwe, że wystarczające byłoby wskazanie progów
dochodów, zamiast konkretnych kwot?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS
✔ Czy przedkładanie innych dokumentów następuje dopiero w przypadku
wątpliwości?
✔ Czy regulamin wspomina o tym, że w przypadku innych dokumentów,
nie dokonuje się kopii, a jedynie notatkę osoby odpowiedzialnej,
stwierdzającą poprawność stanu z oświadczenia?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS
✔ Czy regulamin wspomina o okresie przechowywania? Jeżeli tak, to czy
jest ten okres zgodny z aktualnymi przepisami (3 lata)?
✔ Czy regulamin wspomina o przeglądach danych? Jeżeli tak, to czy są
one zgodne z przepisami (co najmniej 1 raz w roku kalendarzowym)?
✔ Czy regulamin określa kto (nie z nazwiska oczywiście) dokonuje
przeglądów danych? Jeżeli tak, to czy ta osoba jest tego świadoma?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS
✔ Czy regulamin zawiera informację o konieczności pisemnego
upoważnienia dla osób przetwarzających dane ZFŚS, w tym dla
członków komisji itp.?
✔ Czy regulamin zawiera wzór takiego upoważnienia?
✔ Czy wzór upoważnienia uwzględnienia zakres przetwarzanych
danych, w tym w szczególności danych dotyczących zdrowia?
✔ Czy jest prowadzona ewidencja osób upoważnianych? Albo jako
oddzielna ewidencja, albo w ogólnej ewidencji osób upoważnionych
z zaznaczeniem, że ta osoba ma upoważnienie do danych szczególnych
kategorii (tzw. danych „wrażliwych”)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS
✔ Czy regulamin zawiera informację o obowiązku dochowania tajemnicy
przez osoby upoważnione?
✔ Czy regulamin zawiera wzór oświadczenia (może być częścią
upoważnienia) o zobowiązaniu do zachowania tych danych
w tajemnicy?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?
✔ Obowiązek z art. 13 (wobec osoby, od której dane zbieramy bezpośrednio)
realizujemy jak najbardziej.
✔ W przypadku pracowników – większość informacji jest im znana (a przepis
mówi, że informujemy tylko o rzeczach nieznanych), więc można ją
ograniczyć do zapisów dotyczących wyłącznie ZFŚS:
✔ Dane będą przetwarzane w celu określenia wysokości świadczeń socjalnych oraz
dopłat zgodnie z art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych (przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość
dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby
uprawnionej). (RODO art. 6.1.c oraz art. 9.2.b)
✔ Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem koniecznym uzyskania
świadczeń.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?
✔ Obowiązek z art. 14 (wobec osoby, której dane zbieramy z innego źródła)
jest w mojej ocenie niepotrzebny.
✔ Nie mamy danych członków rodziny, za wyjątkiem ewentualnie ich
przychodów (a jeżeli Państwo pójdą za moim wzorem, to nawet bez
przychodów, a jedynie średni przychód na osobę lub wręcz widełki).
✔ Nie mamy ich imion i nazwisk ani adresów kontaktowych.
✔ Tak, możemy dedukować, że to ten sam adres, co osoby składającej, ale
nadal to dedukcja, a nie pewność prawna.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?
✔ A co w przypadku pożyczek i żyrantów?
✔ Dane od żyrantów zbieramy bezpośrednio od nich, więc nie z art. 14,
a z art. 13 i tak – musimy wtedy zrealizować obowiązek
informacyjny. Najlepiej bezpośrednio na wniosku o pożyczkę.