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Provincia di Ancona

Manuale di gestione del protocollo informatico

Versione 5 del 9/10/2013 Pag. 1 Provincia di Ancona

PREMESSA Il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, n. 445 del 28 dicembre 2000, all’art. 50 prevede che “Le Pubbliche Amministrazioni provvedano entro il 1 gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali…”; “Le Pubbliche Amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico…”; “Le Pubbliche Amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici…”. Dette norme impongono di approntare un idoneo piano di adeguamento e sviluppo dei sistemi informativi in modo da poter governare la gestione informatizzata dei documenti, dei relativi flussi e degli archivi, in modo tale da garantire trasparenza, efficienza, efficacia dell’azione amministrativa. Allo scopo il predetto testo unico, all’art. 61, prevede l’istituzione del “servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50…”. L’adozione del protocollo informatico deve essere peraltro preceduta da una serie di adempimenti da parte dell’Amministrazione, previsti dal DPCM 31 ottobre 2000, artt. 3 e 4,che comprendono l’adozione del protocollo unico con la contestuale eliminazione dei protocolli interni, l’individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO), i relativi uffici, il titolario di classificazione. Al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi sopra esposti, il predetto DPCM, agli artt. 3 e 5 prevede la predisposizione, da parte del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi…, dello schema del manuale di gestione che disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Amministrazione. Il manuale di gestione è pertanto uno strumento operativo che descrive il sistema di gestione del servizio e di conservazione dei documenti nonché i processi di lavoro come puntualmente elencato all’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000.


1. AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI 1.1 Ambito di applicazione Ai sensi degli artt. 3 e 5 del DPCM 31 ottobre del 2000, la PROVINCIA DI ANCONA adotta il presente Manuale di Gestione dei documenti contenente le regole tecniche riguardanti il protocollo informatico. Detto manuale regolamenta l’attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Amministrazione. 1.2 Definizioni Per il presente manuale si intende: - per Amministrazione, l’ente Provincia di Ancona; - per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n. 445; - per Area Organizzativa Omogenea, un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione,

costituite da strutture e risorse con funzioni proprie, che operano, in modo omogeneo e coordinato, avvalendosi degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali (art. 2, comma 1, let. n, DPCM 31 ottobre 2000);

- per Ufficio Utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico (art. 2, comma 1, let. o, DPCM 31 ottobre 2000);

- per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, let. a, testo unico);

- per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1, comma 1, let. b, testo unico);

- per firma digitale, è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, let. n, testo unico);

- per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato ( art. 1 comma 1 lett. b e c, del DPCM 8 febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1 del DPR 513/97);

- per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato (art.1, comma 1, let. q, testo unico);

- per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti (art. 1 comma 1, let. r, testo unico);


- per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (art. 1 comma 1, let. s, testo unico);

- per archivio di settore, le unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti appartenenti a fascicoli correnti all’interno dell’area organizzativa omogenea (art. 5, let. f, DPCM 21 novembre 2000);

- per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente (S. Guiati, La gestione di un archivio di deposito di ente locale);

- per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico (P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione);

- per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantire in forma adeguata la consultazione al pubblico (P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione);

- per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta (P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione);

- per piano di conservazione di un archivio, il piano integrato dal sistema di classificazione definisce i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti nel rispetto delle vigenti disposizioni contenuti in materia di beni culturali (art. 68, 1 comma, testo unico e D. Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490);

- per fascicolo, l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti legati tra loro da vincolo archivistico e correlati ad un procedimento amministrativo o ad un affare di cui quindi il fascicolo ne da completa rappresentazione;

- per supporto ottico di memorizzazione, il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser (dischi ottici, magneto-ottici, DVD);

- per archiviazione digitale, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione;

- per conservazione digitale, il processo effettuato con le modalità di cui agli artt. 3 e 4 della deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42;

- per Servizio Archivistico Provinciale (SAP), il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee (AOO) individuate ai sensi dell’art. 50 del testo unico al quale sono attribuite le funzioni e le competenze in merito alla gestione documentale previste dalla normativa vigente e dal presente regolamento(art. 61, comma 1, testo unico);

- per RSAP, Responsabile del Servizio Archivistico Provinciale (art. 3, lettera b e art. 4, DPCM 31 ottobre 2000).


2. DISPOSIZIONI GENERALI 2.1 Aree Organizzative Omogenee (AOO) Per la gestione dei documenti l’Amministrazione individua e istituisce le Aree Organizzative Omogenee che sono l’insieme degli uffici, considerati ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, che operano assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione nonché di comunicazione interna tra le aree stesse (art. 50, n. 4, testo unico). Ciascuna pubblica amministrazione che intenda trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo deve accreditarsi presso l’indice di cui all’art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000 fornendo almeno le seguenti informazioni: Denominazione dell’Amministrazione, codice identificativo proposto per l’Amministrazione, indirizzo della sede principale, elenco delle proprie aree organizzative omogenee. Per ogni AOO debbono essere riportati la denominazione; il codice identificativo; la casella di posta elettronica dell’area prevista dall’art. 15, comma 3 del DPCM 31 ottobre 2000; il nominativo del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi; la data di istituzione; la eventuale data di soppressione; l’elenco degli uffici utenti dell’Area Organizzativa Omogenea (art. 12, comma 2; art. 3, comma 1, let. a, DPCM 31 ottobre 2000). La Provincia di Ancona è strutturata nella seguente Area Organizzativa Omogenea (Allegato 1): - Sede centrale, area dotata di un protocollo unico e articolata in settori, aree organizzative, unità organizzative complesse e semplici, cui sono attribuite funzioni con specifiche competenze amministrative, contabili e tecniche, e archivi di settore, cui competono la protocollazione, la gestione documentale e l’archiviazione. 2.2 Ufficio Utente Struttura operativa della sede centrale cui sono affidati compiti di gestione di affari e di procedimenti amministrativi in relazione alla gestione unica o coordinata dei documenti. 2.3 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi - Nell’Area Organizzativa Omogenea è istituito un servizio per la tenuta del protocollo

informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 61, comma 1, testo unico) al quale sono attribuite altresì funzioni di coordinamento in materia di gestione documentale in ordine alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi; coordinando, per quanto di sua competenza, con il servizio Informatica e telematica, la risoluzione delle problematiche riguardanti il protocollo informatico. A capo di tale servizio è preposto un Dirigente o Funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione (art. 61, comma 2, testo unico – art. 3, comma 1, let. b, DPCM 31 ottobre 2000 – art. 12, comma 2, DPR 20 ottobre 1998 n. 428) che provvederà inoltre al necessario aggiornamento del presente manuale di gestione.


Su proposta del medesimo, l’Amministrazione nomina un suo Vicario per casi di vacanza, assenza o impedimento del responsabile del servizio (art. 3, comma 1, let. b, DPCM 31 ottobre 2000).

- Al servizio sono assegnati i seguenti compiti di cui all’art. 61, comma 3, testo unico e art. 12, comma 3, DPR 20 ottobre 1998, n. 428:

• Attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazione all’inserimento e alla modifica dell’informazione;

• Garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

• Garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’art. 53;

• Cura che la funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

• Conserva le copie di cui agli artt. 62 e 63, in luoghi sicuri e differenti; • Garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di

registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli artt. 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli artt. 67,68,69;

• Autorizza le operazioni di annullamento di cui all’art. 54; • Vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale

autorizzato e degli incaricati; 2.4 Addetto al protocollo E’ l’operatore, assegnato all’archivio di settore e quindi all’area organizzativa responsabile (UOR), che esegue le registrazioni dei documenti nonché la gestione archivistica di propria competenza, ed inoltre svolge l’operazione di verifica della firma digitale nei documenti informatici. Acquisisce l’immagine elettronica dei documenti per mezzo dello scanner o associa il file prodotto da un programma di scrittura elettronica. Le due attività possono essere gestite al momento della registrazione del documento o in un momento successivo; in ogni caso non sono modificabili, se non dietro autorizzazione del responsabile del protocollo informatico. 2.5 Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) Gestisce il procedimento amministrativo nei termini temporali assegnati dai regolamenti per i singoli procedimenti. Per l’AOO Sede centrale è individuato nei dirigenti, nei titolari di posizioni organizzative, nei funzionari e in altri soggetti in ruolo presso l’Amministrazione, destinatari dei documenti in arrivo e produttori dei documenti in partenza o interni Il responsabile del procedimento può svolgere all’interno del settore o degli uffici le stesse funzioni che svolge l’addetto del protocollo.


2.6 Utente Gli utenti dei singoli settori possono accedere al sistema in visualizzazione ferme le inibizioni imposte dal sistema. Il dirigente di settore indicherà al responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico… il livello di accesso se consentito e in che grado per ciascun suo addetto. 2.7 Protocollo informatico unico La numerazione delle registrazione di protocollo è unica e progressiva nell’anno. Essa si chiude il 31 dicembre e ricomincia dal numero uno riferito al nuovo anno. Il numero di protocollo è costituito da sette cifre numeriche come previsto dall’art. 57 del testo unico. Non vi può essere altra forma di identificazione dei documenti all’infuori di quella prevista dall’uso del protocollo informatico a meno che gli stessi, privi di protocollazione, non formino serie documentali particolari (delibere, determine, decreti). 2.8 Eliminazione dei protocolli interni Con l’entrata in funzione del protocollo informatico sono contestualmente eliminati tutti i sistemi, manuali od informatizzati, atti ad attribuire protocolli diversi da quello informatico (art. 3, comma 1, let. d, DPCM 31 ottobre 2000). Il responsabile del servizio di protocollo effettua periodicamente controlli sulla regolarità delle registrazioni, sui legami archivistici documentali e sul registro informatico della sede centrale, verificando altresì la regolarità delle classificazioni e fascicolazioni. 2.9 Titolario di classificazione Con la gestione del protocollo informatico è adottato un titolario di classificazione atto ad organizzare in maniera funzionale ed omogenea i documenti e le competenze dell’ente. Il titolario per la sede centrale è descritto all’allegato 2.


3. GESTIONE DOCUMENTALE La gestione e conservazione dei documenti sono governate dal vincolo archivistico in quanto non è solo il documento rilevante ai fini della gestione ma l’insieme delle relazioni, di cui al predetto vincolo, che legano i documenti con tutti gli altri appartenenti all’archivio ed in particolare, i medesimi documenti che riguardano lo stesso affare e/o il medesimo procedimento amministrativo. La classificazione e la fascicolazione sono le attività, effettuata la protocollazione, che consentono il rispetto di detto vincolo permettendo l’accorpamento stabile della massa documentale prodotta ed acquisita dall’Amministrazione nel corso del tempo a seguito della propria attività amministrativa. In questa Amministrazione la gestione del protocollo informatico unico e dell’archivio corrente è decentrata e articolata in strutture e risorse umane dislocate in prossimità dei relativi settori di appartenenza in modo da garantire, in maniera diretta e penetrante, le relazioni tra chi è deputato a svolgere attività archivistica documentale (UOR) e coloro cui sono demandati compiti amministrativi, contabili e tecnici (Uffici Utente). Il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (SAP), cui l’archivio generale fa parte, oltre alle funzioni sue proprie tradizionali, svolge un ruolo di coordinamento, supporto e supervisione per le attività documentali archivistiche delle varie aree organizzative dell’ente. Il sistema documentale della Provincia è orientato al documento informatico e capace di gestire l’intera produzione documentaria, soggetta o meno alla registrazione obbligatoria di protocollo. Esso non si preoccupa soltanto del protocollo generale e della formazione dei fascicoli dell’archivio, peraltro funzioni indispensabili, ma fornisce gli strumenti per trattare ogni tipo di documentazione elettronica: e-mail, presentazioni powerpoint, pagine web, file audio, video, documenti “work in progress”, ecc. Questa documentazione, pur non passando attraverso il protocollo generale, inteso come strumento giuridico, può “essere collegata” alle pratiche cui si riferiscono per dare agli istruttori e ai responsabili dei procedimenti amministrativi la visione complessiva del patrimonio documentale connesso alla loro azione amministrativa. Alla luce di quanto esposto, a breve termine, si tenderà all’utilizzo della posta elettronica certificata e non, e del sistema di protocollo informatico per le comunicazioni interne, ufficiali e non, tra le unità organizzative, in sostituzione dei mezzi tradizionali basati su carta. 3.1 Formazione dei documenti informatici 3.1.1 Contenuto In ogni documento informatico, al minimo, deve essere presente, in modo facilmente leggibile, l’indicazione del soggetto che lo ha formato e della amministrazione interessata (art. 9, comma 2, DPR 445/2000). Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire al tempo stesso la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l’amministrazione rende disponibile, per via telematica, moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge (art. 9, comma 3, DPR 445/2000).


Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici sono definite dalla dirigenza con riferimento all’ordinamento dell’Ente (art. 3, comma 4, Deliberazione AIPA 51/2000). 3.1.2 Formato Per la produzione dei documenti informatici si adottano formati che, al minimo, possiedono i requisiti di:

a) leggibilità; b) interscambiabilità; c) non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione; d) immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. A tal fine i documenti informatici

non devono contenere microistruzioni o codice eseguibile, tali da modificarne il contenuto o la struttura.

In via preferenziale si adottano i formati PDF, XML, TXT e TIFF. 3.1.3 Sottoscrizione La sottoscrizione dei documenti informatici a rilevanza esterna è eseguita con una firma elettronica qualificata, basata su un certificato rilasciato da un Certificatore accreditato e generata con un dispositivo sicuro (art. 6, comma 3, D. Lgs. 10/2002). La sottoscrizione dei documenti informatici, a rilevanza esclusivamente interna, può essere realizzata con una firma elettronica di autenticazione, ovvero con gli strumenti tecnologici utilizzati dall’Amministrazione per il riconoscimento degli utenti. 3.1.4 Datazione Per attribuire una data certa ad un documento informatico prodotto dall’amministrazione, ci si avvale del servizio di marcatura temporale (time stamping) fornito da un Certificatore accreditato. L’esecuzione del processo di marcatura temporale avviene con le procedure previste dal Certificatore che eroga il servizio, nei tempi e con le garanzie di sicurezza di cui al DPCM 8 febbraio 1999. La data di produzione dei documenti informatici, la cui formazione non richiede obbligatoriamente l’associazione di una marca temporale a norma di legge, è garantita associando ad essi un riferimento temporale generato dal sistema di gestione informatica dei documenti. 3.2 Gestione dei documenti informatici Il sistema operativo dell’elaboratore, su cui è realizzato il sistema di protocollo informatico, è conforme alle specifiche previste dalla classe ITSEC F-C2/E2 o a quella C2 delle norme TCSEC e loro successive evoluzioni (Circolare AIPA 31/2001). Esso assicura:

a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti; b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate ed archiviate.


Il sistema di protocollo informatico: a) consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o

gruppi di utenti; b) assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e

l’individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate ed archiviate.

La conformità del sistema operativo alle specifiche di cui sopra e il possesso dei requisiti minimi di sicurezza per quanto attiene la configurazione dello stesso per la specifica applicazione del protocollo informatico, sono attestate dal fornitore con idonea documentazione inclusa nella fornitura. La configurazione è oggetto di verifica in sede di collaudo. Per la generazione delle impronte dei documenti informatici il sistema utilizza la funzione di HASH, definita nella norma ISO/IEC 10118-3:1998, Dedicated Hash-Function 3, corrispondente alla funzione SHA-1. Il sistema di gestione informatica dei documenti risiede su un’area sicura della rete, ovvero è protetto da un firewall. Il sistema garantisce prestazioni ottimali e continuità di servizio attraverso i meccanismi di Fail Over e Load Balancing che permettono di ripartire dinamicamente il carico di lavoro su più calcolatori collegati in configurazione cluster. Il sistema è modulare e ogni suo componente può essere installato su un singolo elaboratore. Questo garantisce la scalabilità dell’impianto in funzione dell’aumento della dimensione dell’archivio informatico. 3.3 Flusso dei documenti Di norma, i documenti dell’Amministrazione sono prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’art. 3 D. L.vo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni e integrazioni. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono contenute nell’art. 3, comma 4, della deliberazione AIPA 51/2000. I tipi di documento che possono interessare l’attività amministrativa dell’ente, siano essi cartacei o informatici, possono essere distinti in tre tipologie: in arrivo, in partenza, interni. I documenti di cui trattasi, vanno gestiti, in ordine alla protocollazione e all’archiviazione, secondo i modi che verranno di seguito esposti. 3.4 Documenti in arrivo 3.4.1 Documenti in arrivo su supporto cartaceo La corrispondenza che è indirizzata e perviene all’ente su supporto cartaceo e con qualsiasi mezzo, servizio postale, telegrafico, fax, in maniera diretta da parte degli interessati, è gestita dall’ufficio apertura posta in arrivo, area organizzativa Affari Generali, qualunque sia l’indirizzo indicato da parte del mittente. Quando un documento cartaceo viene consegnato personalmente dal mittente o da altro incaricato l’ufficio apertura posta in arrivo provvede, a richiesta, a rilasciarne ricevuta mediante l’apposizione del timbro datario su una copia fotostatica del documento consegnato ove non ostino particolari esigenze d’ufficio.


L’ufficio provvede all’apertura della posta pervenuta, ad apporre il timbro datario in arrivo, che ne attesta la ricezione. Va precisato che l’apposizione della data sui documenti con il timbro datario non sostituisce la segnatura di protocollo che è la sola a conferire valore legale. Dopo l’apertura, la posta, valutatane la natura oggettiva e la competenza, viene trasmessa ai vari dirigenti di settore affinché ne prendano conoscenza e possano provvedere alle dovute annotazioni e assegnazioni prima che venga protocollata e classificata presso il settore stesso da parte degli addetti al protocollo. Copie dei documenti cartacei che comportano interventi urgenti o riguardano questioni di rilevante importanza, possono essere immediatamente inoltrate agli organi deliberanti, ai dirigenti, al segretario generale ecc. per gli opportuni e immediati adempimenti. Dette copie, sulle quali dovrà essere apposto il timbro “copia informale da non protocollare”, sono poi distrutte, da parte dei destinatari, onde evitare possibile confusione con gli originali e provocare doppie protocollazioni. Gli archivisti di settore, ricevuti i documenti con le annotazioni effettuate da parte dei rispettivi dirigenti, provvedono:

- alla protocollazione; - alla segnatura; - alla classificazione; - alla fascicolazione; - alla scansione (dei documenti cartacei); - all’aggiornamento dei mezzi di ricerca.

I documenti così trattati e/o i relativi fascicoli sono assegnati ai responsabili dei procedimenti amministrativi in base alle indicazioni come sopra evidenziate dai dirigenti di settore. Gli addetti agli archivi di settore provvedono:

- a custodire le pratiche correnti del settore versandole, non appena concluso il relativo procedimento, a fine anno, all’archivio di deposito;

- allo smistamento dei documenti e/o dei fascicoli tra i vari settori qualora non vi provvedano direttamente i responsabili del procedimento;

- ad assegnare i documenti e/o i fascicoli, qualora non vi provvedano i responsabili del procedimento, agli utenti;

- a prelevare dall’archivio di deposito i fascicoli appartenenti al settore necessari all’ufficio per insorte controversie o accertamenti dell’autorità giudiziaria ecc….

3.4.2 Documenti in arrivo su supporto informatico 3.4.2.1 Documenti informatici firmati digitalmente La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’area organizzativa omogenea (AOO), sede centrale, è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata, dichiarata istituzionale e pubblicata sull’Indice Nazionale della Pubblica Amministrazione (IPA) e mediante consegna “brevi manu” all’ufficio posta in arrivo o agli uffici utente (art. 15, DPCM 31 ottobre 2000). La gestione della casella istituzionale è curata dall’archivio del settore Affari Istituzionali e Generali. I documenti informatici pervenuti alla casella istituzionale vengono protocollati, poi smistati, ai fini della fascicolazione, agli archivi di settore di competenza.


I documenti informatici così pervenuti ai vari settori: -se di competenza del settore, vengono fascicolati; -se non di competenza del settore, vengono smistati all’archivio di settore competente per la fascicolazione. Sono incaricati delle operazioni materiali riguardanti la gestione dei documenti in arrivo su supporto informatico gli archivisti di settore, coordinati dal responsabile di settore, di concerto con il responsabile per la tenuta del protocollo informatico e il responsabile del Servizio Informatica. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utenti sono da questi valutati (art. 15, comma 7, DPCM 31 ottobre 2000) e, se soggetti a registrazione di protocollo, immediatamente inoltrati all’indirizzo elettronico istituzionale dell’area organizzativa omogenea per la protocollazione stessa e rinviati per la fascicolazione all’archivio di settore competente. L’indirizzo della casella istituzionale dell’area organizzativa omogenea è riportato nell’ allegato1. Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico… provvede a pubblicizzare l’indirizzo postale elettronico istituzionale con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti (art. 12, comma 2, let. c, DPCM 31 ottobre 2000). L’operazione di ricezione dei documenti informatici comprende anche il processo di verifica della loro autenticità, provenienza e integrità. In presenza di situazioni anomale, tra le quali l’assenza di uno dei requisiti di cui al precedente paragrafo 3.1.2, si possono verificare le seguenti situazioni: - l’anomalia non è sanabile, viene notificata al mittente la condizione di eccezione e il documento non viene accettato; - l’anomalia è sanabile, in quanto il documento ricevuto è firmato in modo valido, è leggibile e non contiene macro o codice eseguibile, il documento viene accettato e poi avviata la procedura di riversamento sostitutivo ai sensi della deliberazione AIPA n. 42/2001. La ricezione dei documenti informatici provenienti da altre pubbliche amministrazioni avviene con modalità conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, recante standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. 3.4.2.2 Documenti informatici non firmati, ricevuti per via telematica da un indirizzo di posta certificata I documenti informatici non sottoscritti digitalmente e provenienti da un indirizzo di posta elettronica certificata possono essere considerati equivalenti ai documenti cartacei non firmati, ma di cui si ha certezza sulla provenienza ed integrità. Essi sono accettati dall’amministrazione e inviati al responsabile del procedimento che valuta l’ammissibilità nella procedura a cui si riferiscono. 3.4.2.3 Documenti informatici non firmati, ricevuti per via telematica da un indirizzo di posta elettronica non certificata I documenti informatici non sottoscritti digitalmente e provenienti da un indirizzo di posta elettronica non certificata, possono essere considerati equivalenti a documenti cartacei non firmati di cui non si ha certezza sulla provenienza ed integrità. La loro accettazione è subordinata alla verifica che la loro produzione non sia legata ad eventi anomali quali: attacchi informatici, virus, messaggi reiterati, scherzi o similari, comunicazioni totalmente irrilevanti e non attinenti alle


attività di competenza dell’amministrazione. In caso di accettazione, al responsabile del procedimento compete la valutazione della loro ammissibilità nelle procedure a cui si riferiscono. 3.5 Documenti in partenza 3.5.1 Documenti in partenza su supporto cartaceo Sono redatti dal personale appartenente alle aree organizzative omogenee dell’Amministrazione trasmessi a privati, o ad altre amministrazioni. Il documento cartaceo va redatto in duplice esemplare:

- un originale, in forma definitiva completo dei suoi elementi sostanziali e formali che verrà trasmesso;

- una minuta, anch’essa originale del documento, che verrà conservata nel relativo fascicolo di appartenenza; sulla medesima dovrà essere apposta la dicitura “minuta”.

Originale e minuta saranno sottoscritti con firma autografa mentre l’autore del testo firmerà, in forma abbreviata, la sola minuta in corrispondenza delle proprie iniziali apposte sull’atto. Adempiute la formalità della sottoscrizione i documenti cartacei pervengono agli archivi di settore che provvedono: alla registrazione, alla verifica dell’esatta compilazione delle ricevute di ritorno relative alla raccomandate apponendovi l’indicazione dell’ufficio mittente e il numero di protocollo corrispondente alla registrazione, alla fascicolazione della minuta e imbustazione dell’originale, trasmettendo quindi la posta all’ufficio competente per l’affrancatura e spedizione. I documenti prodotti dall’Amministrazione debbono riportare, ove possibile, le seguenti informazioni:

- Stemma dell’ente e dicitura Provincia di Ancona; - Settore, area organizzativa, unità organizzativa; - Indirizzo completo; - Codice fiscale; - Numero di telefono e Fax; - Indirizzo istituzionale di posta elettronica; - Data completa; - Numero di protocollo; - Classifica e fascicolo; - Oggetto del documento; - Numero degli allegati; - Firma autografa del legale rappresentante o del dirigente; - Sigla di chi ha composto il testo; - Indicazione del responsabile del procedimento.

Si precisa che le date relative all’originale e alla minuta devono essere trascritte dall’archivista (UOR) nel momento stesso in cui provvede alla protocollazione della lettera di partenza. Se ciò non avvenisse avremo una data di compilazione della lettera non corrispondente a quella della protocollazione e pertanto, qualora il destinatario nella risposta faccia riferimento alla data della lettera, essa non corrisponderebbe, in fase di ricerca, a quella di protocollazione.


3.5.2 Documenti in partenza su supporto informatico La spedizione di documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuata mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni (art. 15, comma 1, DPCM 31 ottobre 2000). Le modalità di composizione e scambio di messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica (art. 14, testo unico). Per la spedizione di documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di posta elettronica certificata offerto da un soggetto in grado di assicurare la riservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti facendo ricorso al “time stamping” e al rilascio di ricevute di ritorno elettroniche. Il servizio di posta certificata utilizzato dall’Amministrazione per la spedizione dei documenti informatici comprende anche le funzionalità per garantire la confidenzialità, l’integrità, il non ripudio, la tracciabilità e la storicizzazione dei messaggi. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, della registrazione di protocollo, della segnatura di protocollo, della classificazione e fascicolazione. Le unità organizzative responsabili (UOR) che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno. Con la messa in esercizio del software di produzione dei documenti informatici su modulistica elettronica, i documenti in partenza su supporto informatico sono trattati automaticamente dal sistema che recupera i dati immessi dagli estensori e sottoscrittori. Gli archivi di settore intervengono solo a supporto degli istruttori delle pratiche, per aprire nuovi fascicoli e controllare che l’intera procedura si sviluppi regolarmente. 3.6 Documenti interni I documenti interni dell’area organizzativa omogenea, sia cartacei che in forma elettronica, trasmes si tra i vari settori, aree, uffici, possono avere un carattere informativo come le brevi comunicazioni informali, gli appunti, le note di rito che di norma non vanno protocollate; altri, con caratteristiche formali e dal contenuto giuridicamente rilevante, sono soggetti alla registrazione di protocollo. Come per i documenti in partenza su supporto informatico, con la messa in esercizio del software di produzione dei documenti informatici su modulistica elettronica, i documenti interni su supporto informatico sono trattati automaticamente dal sistema che recupera i dati immessi dagli estensori e sottoscrittori. Gli archivi di settore intervengono solo a supporto degli istruttori delle pratiche, per aprire nuovi fascicoli e controllare che l’intera procedura si sviluppi regolarmente.


4. REGISTRAZIONE I documenti cartacei ed informatici prodotti dagli uffici utenti, spediti o interni, con caratteristiche formali e dal contenuto giuridicamente rilevante, nonchè quelli ricevuti dall’Amministrazione, sono obbligatoriamente soggetti a registrazione di protocollo. Detta operazione di registrazione deve essere effettuata nello stesso giorno (art. 53, comma 2, testo unico) salve le eccezioni previste nel successivo punto 4.5, “Protocollo Differito”, e dalla normativa in materia. L’inserimento delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuato dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati (art. 53, comma 3, testo unico). La protocollazione deve essere effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni obbligatorie (art. 53, comma 1, testo unico):

- numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

- data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

- mittente, per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

- oggetto del documento registrato in forma non modificabile; - data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; - l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica costituita dalla

sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Le informazioni accessorie, che possono facilitare la gestione documentale relativamente all’attività di protocollazione, sono:

- classificazione del documento; - numero del fascicolo; - numero del sottofascicolo; - data di arrivo del documento; - luogo di provenienza o destinazione; - numero degli allegati e loro descrizione sintetica; - mezzo di ricezione o di spedizione; - settore/ufficio utente di competenza; - tipo di documento; - collegamento a documenti precedenti e susseguenti; - indicazione degli allegati su supporto informatico.

Fanno eccezione a questa regola, e quindi esclusi dalla protocollazione, i documenti evidenziati dall’art. 53, comma 5, del testo unico:

- le Gazzette Ufficiali; - i Bollettini Ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione; - le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni; - i materiali statistici; - gli atti preparatori interni; - i giornali; - le riviste;


- i libri; - i materiali pubblicitari; - gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare

dell’Amministrazione (delibere, determinazioni, decreti, provvedimenti).

Gli insiemi riguardanti le deliberazioni, le determinazioni dirigenziali, i decreti, e i provvedimenti, costituiscono una serie archivistica numerata e repertoriata i cui componenti documentali non abbisognano di protocollazione in quanto sono cronologicamente identificabili per numero progressivo di repertorio e data in seno alla specifica serie. La numerazione del repertorio ha cadenza annuale e i documenti sono reperibili informaticamente per mezzo di appropriati indici e dettagliati strumenti di ricerca. 4.1 Registrazione di documenti su supporto cartaceo La protocollazione avviene memorizzando le informazioni obbligatorie di cui all’art.53, comma 1, testo unico, rilevabili dal testo del documento oltre, ove disponibili, le notizie accessorie che possono facilitarne la gestione già evidenziate al punto 4. 4.1.1 Scansione di documenti cartacei Per i documenti ricevuti su supporto cartaceo, effettuate le operazioni di registrazione e di segnatura, si procede alla scansione dei documenti stessi al fine di acquisirli in formato immagine. Tale operazione deve essere eseguita sistematicamente secondo le regole che sono fissate dal responsabile dal SAP. Non sono soggetti a digitalizzazione gli atti prodotti dall’ente (interni o in partenza) e quelli ricevuti da soggetti esterni che usano abitualmente sistemi informatici (pubbliche amministrazioni, studi professionali, aziende, ecc.), i quali devono essere acquisiti e archiviati direttamente in formato elettronico. Dette operazioni sono prerogativa degli addetti al protocollo facenti parte delle unità organizattive responsabili (UOR). La scansione si articola nelle seguenti fasi:

- acquisizione delle immagini garantendo che ad ogni documento, ancorché costituito da più pagine, corrisponda un unico file, in formato standard, idoneo alla conservazione;

- verifica della leggibilità e qualità dell’immagine nonché della accessibilità; - associazione delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non

modificabile; - memorizzazioni delle immagini stesse su supporti informatici in modo non modificabile.

4.2 Registrazione di documenti su supporto informatico La registrazione di protocollo di un documento informatico in arrivo avviene dopo la verifica dell’autenticità, della provenienza ed integrità del documento stesso. Per il documento informatico in partenza è necessario, oltre quanto sopra esposto, procedere alla verifica della validità amministrativa della firma apposta (Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28). Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile (art. 53, comma 1, let. f, testo unico).


La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica avviene in modo che ad ogni messaggio ricevuto da un area organizzativa omogenea corrisponda un’unica operazione di registrazione di protocollo. Detta registrazione si può riferire sia al corpo del messaggio sia a uno o più file ad esso collegati. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta va calcolata per tutti i file inclusi nel messaggio di posta elettronica (art. 17, comma 1, DPCM 21 novembre 2000). 4.3 Il registro di protocollo Il registro di protocollo è un “atto pubblico originario, che fa fede della tempestività del ricevimento e della spedizione di un atto privato o della pubblica amministrazione, indipendentemente dalla regolarità dello stesso” (Corte Suprema di Cassazione, III sezione penale, n. 1571, 1966). Esso svolge una duplice funzione: “permette di reperire i documenti e di seguire nelle sue linee generali lo sviluppo di una pratica”, “dall’altro ha la funzione, giuridica, di determinare la data certa di arrivo o di partenza di ciascun documento” (Elio Lodolini, Archivistica principi e problemi, Franco Angeli editore). Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, è riversato su supporti informatici non riscrivibili e conservato a cura del Servizio Informatica e Telematica. Il sistema informatico consente la stampa del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione, che deve essere conservato sino alla fine dell’anno. All’inizio di ogni anno, il registro di protocollo, relativo all’annualità appena trascorsa, deve essere stampato integralmente per verificare che le operazioni di registrazione riportate nelle stampe giornaliere, effettuate nell’anno precedente, siano rispondenti alla stampa integrale relativa all’annualità conclusa. Effettuate le verifiche e controllate le corrispondenze, si procede successivamente alla rilegatura del registro protocollo relativo all’anno precedente. 4.4 Annullamento di una registrazione Le registrazioni di protocollo effettuate dalle varie unità organizzative responsabili (UOR) appartenenti all’ area organizzativa omogenea (AOO) possono essere annullate nella stessa giornata in cui sono state effettuate le registrazioni direttamente dall’addetto al protocollo facente parte dell’unità organizzativa responsabile di competenza, a seguito dell’avvenuta preventiva autorizzazione rilasciata dal preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico (art. 61, comma 3, let. g, testo unico). Se il predetto annullamento avviene nelle giornate successive a quella di registrazione sarà sempre il responsabile del SAP, venuto a conoscenza della necessità e valutatene le motivazioni, ad autorizzare l’annullamento avvalendosi, per effettuare l’operazione, del servizio informatica che procederà ad eseguire l’annullamento stesso. I casi in cui può verificarsi la necessità di annullare una registrazione già effettuata si possono identificare nell’errata compilazione dei dati obbligatori non modificabili relativi alla protcollazione. Le informazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura riporta in occasione dell’annullamento una dicitura “annullato” in posizione visibile sulla stampa del registro protocollo, tale da consentire la lettura di tutte le informazioni


originariamente inserite, unitamente: alla data, all’identificativo dell’operatore e agli estremi del provvedimento di autorizzazione (art. 54, comma 1 e 2, testo unico). 4.5 Protocollo differito Nei casi in cui, per particolari circostanze, pervengano masse ingenti di documenti da protocollare, ad esempio in occasione di concorsi e selezioni di personale, gare d’appalto, borse di studio, ricerca o lavoro, o altri procedimenti in materia di formazione professionale e lavoro, procedimenti in materia ambientale, di tutela della fauna e della flora, di caccia e pesca, è possibile avvalersi del timbro datario, posta in arrivo, per indicare la data certa di pervenuto dei documenti, differendo a date successive l’adempimento della relativa protocollazione. L’elenco dei procedimenti soggetti a “protocollo differito” può essere ampliato, con provvedimento adottato di volta in volta, a seconda delle esigenze, dal Segretario Generale. Nella fattispecie, di cui al presente punto, l’apposizione del timbro datario deve essere effettuata, in deroga a quanto previsto in precedenza nel punto 3.4.1, dall’unità organizzativa responsabile (UOR) del settore competente a gestire il procedimento cui la documentazione ricevuta si riferisce. In ogni caso, il termine di differimento, entro il quale può avvenire la protocollazione, viene fissato in sessanta (60) giorni, fatta salva la possibilità, per il dirigente competente, di stabilire un termine maggiore in relazione alle esigenze di servizio e alla entità dei documenti pervenuti; detta procedura deve intendersi limitata ai soli documenti in arrivo, distinti per classi omogenee di titolario. 4.6 Protocollo riservato Fermo restando che alcune protocollazioni riguardanti certi uffici utente, sono inibite alla consultazione e visualizzazione da parte degli altri utenti dell’area organizzativa omogenea, per ovvi motivi di riservatezza (vedesi fatti riguardanti personale di ruolo e non di ruolo ecc…), caso ben distinto, da quanto sopra esposto, è l’uso del protocollo riservato. Questo non è un protocollo particolare ma è parte integrante e costitutiva del protocollo informatico unico, collegato quindi allo stesso con un repertorio a se stante che permette di effettuare registrazioni, che per la loro natura particolare, abbisognano di assoluta riservatezza. L’uso di questo supporto non differisce in alcun modo dalla gestione del protocollo informatico generale in quanto la procedura, come già evidenziato, è la stessa; medesime sono le regole di classificazione e segnatura basate sui principi generali della gestione documentale; differenti sono la fascicolazione e l’archiviazione che risultano riservate e quindi gestite in modo particolare e distinto da quelle ordinarie. La gestione di detto protocrollo è riservata al servizio per la tenuta del protocollo informatico e l’accesso ai dati conservati nel medesimo deve essere sempre autorizzato dal responsabile del servizio. La tipologia dei documenti che può essere oggetto di detta protocollazione riguardano solitamente vicende personali, fatti privati, documenti di carattere politico, documenti dalla cui pubblicità possa derivare pregiudizi a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa o di altra natura particolare. 4.7 Gare d’appalto Le offerte per gare di appalto, licitazioni, trattative private, devono essere protocollate in giornata apponendo sulla busta contenente l’offerta la segnatura di protocollo.


Avvenuta l’apertura delle buste, sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara riportare gli estremi del protocollo già apposto sulle varie buste anche sui documenti in esse contenuti. 4.8 Fax I fax vanno protocollati e la segnatura va apposta sul documento ricevuto, se offre idonee garanzie di mantenimento di futura leggibilità, altrimenti su una copia fotostatica dello stesso che possa garantire il mantenimento delle caratteristiche documentali. Qualora segua successivamente il documento originale, su quest’ultimo verrà apposto lo stesso numero di protocollo degli altri dati già attribuiti al documento fax già pervenuto. 4.9 Documenti particolari Le lettere anonime e quelle prive di firma dovranno essere comunque registrate a protocollo. Per le prime si compilerà una scheda anagrafica riportante l’indicazione di lettera anonima, per le seconde, qualora sia ben evidente il mittente, si procederà come in una normale protocollazione aggiungendo nelle note e, se reputato necessario, sul campo oggetto del documento l’indicazione della mancata sottoscrizione. 4.10 Registro di emergenza Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione su registro di emergenza ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Su detto registro sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema (art. 63, comma 1, testo unico). Modalità, tempi, modi di utilizzo e adempienze sono elencate ai commi 2, 3, 4, 5 del predetto articolo 63 del testo unico. Disponibili in emergenza sono un registro informatico atto a ricevere le registrazioni in caso di blocco del sistema di protocollo informatico unico; nel caso in cui, anche quest’ultimo, sia inidoneo all’uso sostitutivo della protocollazione, può essere attivato un registro manuale già a disposizione in base a quanto disposto dall’art. 14 DPR 428. Abilitati alle operazioni di registrazione, nella casistica in questione, sono gli addetti al protocollo delle varie unità organizzative responsabili (UOR) per i documenti di loro competenza, come d’altronde normalmente operano nelle circostanze ordinarie. Nel caso in cui si utilizza il protocollo informatico di emergenza, un’apposita funzione di recupero dei dati permette l’inserimento dei protocolli già registrati sul registro di emergenza informatico; nel caso in cui si utilizza il protocollo manuale di emergenza, gli addetti al protocollo, che hanno effettuato le registrazioni manuali, provvedono a reinserirle manualmente nel sistema di protocollo informatico, con stessa numerazione e date assegnate nel momento in cui è avvenuta la protocollazione di emergenza manuale.


5.SEGNATURA 5.1 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti i dati del documento stesso, già oggetto della registrazione, che permette altresì di individuare in modo non equivocabile ciascun documento. La segnatura di protocollo va effettuata contestualmente all’operazione di registrazione in quanto ambedue costituiscono un operazione unica avente natura di atto pubblico. Le informazioni minime previste sono (art. 55, testo unico):

- l’indicazione sintetica dell’Amministrazione o dell’area organizzativa omogenea (AOO) di cui all’art. 50, comma 4, testo unico;

- il progressivo di protocollo costituito da un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche, la numerazione è rinnovata ogni anno solare;

- la data del protocollo; L’operazione di segnatura può includere altri dati non obbligatori quale ad esempio l’ufficio assegnatario o produttore del documento, la classifica e numero di repertorio del fascicolo, o altre informazioni che potrebbero risultare utili. Nei documenti cartacei la segnatura di protocollo viene effettuata apponendo un etichetta sul documento riportante i dati sopra richiamati, e un “barcode” che permette di legare l’immagine, del documento passato allo scanner, alla registrazione di protocollo. 5.2 Segnatura di protocollo dei documenti informatici I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0, compatibile con un file DTD (Document Type Definition) (art. 18, DPCM 31 ottobre 2000 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28). Quando il documento informatico è indirizzato ad altre amministrazioni la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni su di esso registrate. L’Amministrazione ricevente può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli art. 9 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000.


6. CLASSIFICAZIONE La classificazione è effettuata sulla base del “titolario” che l’ente ha adottato per strutturare, in uno schema gerarchico ad esempio di classi - sottoclassi, titoli - sottotitoli, categorie – classi - sottoclassi, le proprie competenze funzionali e conseguentemente le attività amministrative che gli sono attribuite e che esso svolge in ragione dei propri compiti istituzionali (Allegato 2). Il titolario quindi corrisponde, con le sue voci primarie poi, sempre più in dettaglio, con le sottoclassifiche, ai compiti propri dei vari settori amministrativi in cui l’ente si riparte, prefigurando, in tal modo, la futura collocazione dei documenti, di cui il fascicolo è la minimale aggregazione archivistica, in ambiti ben delineati e rispondenti alle attività amministrative svolte nel tempo dall’Amministrazione. Dagli ultimi dettagli di classificazione si sviluppano i fascicoli che sono numerati progressivamente in relazione alla loro sottoclasse di appartenenza ed identificati, quindi, per il loro oggetto e numero cronologico. “Il titolario è predisposto sulla base delle funzioni dell’ente, secondo le materie di competenza, con una serie di suddivisioni –variamente denominate- indicate per lo più con simboli, costituiti da lettere e numeri. L’unità di base, in questo sistema, è il “fascicolo”, che riunisce tutta la documentazione relativa ad un affare trattato dall’ufficio “pratica”, indipendentemente dalla forma che assume la documentazione da cui la pratica è costituita ed indipendentemente dai corrispondenti con i quali il carteggio è scambiato.” (Elio Lodolini, Archivistica principi e problemi, Franco Angeli editore). Il titolario consente quindi l’aggregazione dei documenti, appartenenti allo stesso argomento o procedimento, in un medesimo fascicolo, assicurando altresì il legame tra fascicoli appartenenti alla stessa serie archivistica ed il collegamento tra le varie serie previste dal titolario stesso. Il Responsabile del Servizio Archivistico Provinciale (RSAP) può autorizzare l’incremento del titolario con nuove voci a seguito dell’attribuzione all’amministrazione di nuove competenze ovvero alla riformulazione di procedimenti che richiedano contestuali adeguamenti delle classifiche che devono risultare consone alla nuova realtà procedurale ed organizzativa. In ogni caso, non possono essere apportate modifiche o soppressioni di voci di classifiche alle quali siano già stati aggregati dei fascicoli sia in corso di formazione che conclusi nella trattazione. Nel sistema informatico è inserito il piano di classificazione che viene reso disponibile in occasione dell’inserimento dei dati riguardanti la protocollazione di un documento ed inoltre detto piano svolge la funzione, in sede di ricerca, di permettere l’individuazione della classifica e numero di fascicolo in cui un documento è inserito. Risulta evidente che le variazioni che interessano il piano di classificazione (titolario) debbono essere inserite nel sistema informatico al fine di garantire il costante allineamento.


7. FASCICOLAZIONE Con la fascicolazione viene costituita l’unità archivistica denominata “fascicolo” che è costituita da un insieme di documenti sia cartacei che informatici ricondotti alla stessa in modo cronologico e tutti legati alla pratica da vincolo archivistico. L’insieme dei documenti riproduce fedelmente le fasi di creazione, sviluppo e chiusura del fascicolo riflettendone l’iter seguito nello svolgimento dell’attività amministrativa riguardante quell’affare o quel procedimento di cui all’oggetto medesimo della pratica. Nel fascicolo vengano inseriti inoltre cronologicamente i documenti, ancorché non soggetti a protocollazione in quanto appartenenti a una specifica serie archivistica numerata cronologicamente per anno, al fine di rendere la pratica completa di tutti i suoi componenti documentali. I fascicoli vengono identificati mediante la corrispondente classifica di titolario la cui ultima voce divisionale viene seguita da un numero progressivo che permette una più precisa individuazione del fascicolo stesso tra quelli appartenenti al medesimo categoria, classe, sottoclasse. Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:

- classificazione - numero di fascicolo - sub fascicolo - oggetto del fascicolo - ufficio competente - stato del fascicolo (corrente – deposito – storico) - data di apertura - responsabile del procedimento amministrativo - data di chiusura

I fascicoli aperti, i cui affari o procedimenti si concludono entro il 31/12 dell’anno corrente, vanno trasferiti nei primi mesi dell’anno successivo all’archivio di deposito previa selezione nel campo stato del fascicolo della voce “deposito”. La “data di chiusura” si riferisce alla data di protocollazione dell’ultimo documento prodotto/ricevuto. Abilitati all’operazione di fascicolazione e archiviazione sono gli addetti al protocollo delle aree organizzative responsabili (UOR).


8. ITER DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI La movimentazione all’interno dell’ente dei documenti e fascicoli, siano essi cartacei o informatici, viene gestita mediante una procedura informatica che permette l’individuazione della collocazione momentanea e storica della massa documentale in seno all’Amministrazione. Con tale gestione informatica, i trasferimenti delle pratiche tra settori/uffici possono essere monitorati in ogni momento, dall’iniziale segnalazione della trasmissione del fascicolo, completo o semicompleto, al momento del ricevimento, con la puntuale individuazione del settore/ufficio assegnatario e, al suo interno, dell’ individuo responsabile del procedimento o mero detentore. Inoltre si ha la certezza dell’avvenuta ricezione, con l’indicazione da parte di chi e in che momento. L’aspetto forse più rilevante, sembra essere comunque, la segnalazione, in colore rosso, dei documenti mancanti all’interno del fascicolo nel momento della trasmissione, con ulteriore e evidenziazione presso chi e da quando gli stessi sono giacenti. A regime gli attuali movimenti di carte saranno sostituiti da flussi documentali elettronici, controllati e guidati con il sistema di protocollo informatico. Sotto il profilo pratico, l’operazione di trasmissione di uno o più documenti da un settore all’altro avverrà nel seguente modo:

- l’unità mittente, su indicazione del responsabile del procedimento, seleziona i documenti da inviare all’unità destinataria in modo che questa riceva tutti e solo quelli necessari allo svolgimento dell’azione amministrativa di sua competenza;

- l’unità mittente crea sul sistema l’unità archivistica che raccoglie i soli documenti da trasmettere, inserendola nell’ambito del fascicolo “padre”;

- l’unità mittente digitalizza, con l’ausilio degli scanner, i documenti da trasmettere che sono disponibili solo su supporto cartaceo – le eccezioni saranno valutate di concerto con il responsabile del SAP di volta in volta;

- l’unità mittente invia all’unità destinataria i documenti e la relativa unità archivistica creata, solo per via informatica;

- l’unità destinataria effettua la presa in carico della documentazione e svolge la sua azione amministrativa utilizzando l’unità archivistica creata dall’unità mittente;

- l’unità destinataria, al termine della sua azione, ritrasmette l’unità archivistica con i documenti al mittente, solo per via informatica.

Da ultimo, va segnalato che tutto quanto descritto viene riassunto cronologicamente in un supporto informatico che assolve la funzione di evidenziare storicamente tutte le movimentazioni e le relative prese in carico di un fascicolo ed in particolare dei suoi stessi documenti. Per quanto attiene l’esplicazione dettagliata di quanto sopra esposto si rinvia all’allegato 3, Manuale operativo Protocollo informatizzato e Iter documenti e Fascicoli, Parte II Iter dei documenti e dei fascicoli, pagina 282 e seguenti. In proposito si evidenzia che nella prima parte del predetto manuale, di cui all’allegato 3, viene esposta, sotto il profilo operativo, la procedura riguardante la gestione del protocollo informatizzato già in uso dal 6 aprile 1998.


9. ARCHIVIO L’Archivio dell’ente è suddiviso in archivio corrente, deposito e storico, che comunque, nonostante la tripartizione enunciata, deve essere considerato come entità archivistica unica. L’archivio corrente è costituito dal complesso di documenti che vanno a formare i fascicoli relativi ad affari e/o procedimenti amministrativi in corso di trattazione e serie numerate e repertoriate di atti o provvedimenti. L’archivio di deposito è costituito dal complesso di documenti, aggregati per gruppi omogenei di classifica, relativi ad affari e/o procedimenti amministrativi e serie numerate e repertoriate di atti o provvedimenti la cui trattazione è esaurita in quanto, la relativa attività amministrativa, si è interrotta o non ha avuto seguito per mancanza di interessi o, perché si sono raggiunti gli obbiettivi prefissati con l’attivazione delle procedure relative agli oggetti della pratiche ovvero si è conclusa l’annualità di riferimento. L’archivio storico è costituito dal complesso documentale, destinato alla conservazione permanente, relativo a tutta l’attività istituzionale e amministrativa dell’ente sviluppatasi nel tempo in affari e/o procedimenti conclusisi da più di 40 anni, effettuate le operazioni di riordino, inventariazione e scarto. 9.1 Gestione e custodia dei documenti e dei fascicoli Il personale assegnato agli archivi di settore (UOR) gestisce il materiale documentale relativo all’attività istituzionale e amministrativa corrente. I fascicoli prodotti a seguito di tale attività possono essere custoditi, fino alla conclusione della trattazione dei relativi affari, dai responsabili dei vari procedimenti amministrativi e/o il personale facente parte degli uffici utente. Alla fine di ogni anno, - i responsabili dei procedimenti amministrativi e/o il personale facente parte degli uffici utente,

individueranno gli insiemi documentali costituenti serie numerate e repertoriate (delibere, determine, decreti, ecc.) nonché i fascicoli relativi ad affari e procedimenti conclusi e comunque non più necessari allo svolgimento dell’attività corrente;

- gli addetti agli archivi di settore delle varie unità organizzative responsabili, in base alle indicazioni fornite, provvedono al trasferimento dei fascicoli e serie archivistiche, dagli archivi correnti di settore a quello accentrato di deposito, previa registrazione, in corrispondenza ad ogni fascicolo “chiuso”, della data di versamento, delle eventuali annotazioni circa le verifiche effettuate e la compilazione di apposito elenco (art. 67,comma 1, testo unico);

- il passaggio è formalizzato con apposite funzioni di sistema atte a documentare le operazioni di trasferimento e a fornire successivamente indicazioni per rendere agevole l’individuazione della collocazione fisica dei fascicoli e dell’altro materiale documentale che deve rispettare nell’archivio di deposito l’organizzazione e le serie che aveva nell’archivio corrente (art 67, comma 2, testo unico).

Per i fascicoli relativi al personale, detto versamento viene effettuato due anni dopo la cessazione dal servizio del dipendente al fine di agevolare gli adempimenti amministrativi successivi al collocamento a riposo senza la necessità di richiamare il fascicolo dall’archivio di deposito.


Il Responsabile del Servizio Archivistico Provinciale (RSAP) conserva un elenco, formato su sua indicazione dagli archivisti di settore, relativamente al materiale documentale di loro competenza, dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito (art. 67, comma 3, testo unico). Gli uffici utente o i responsabili dei procedimenti amministrativi, faranno richiesta agli archivisti di settore di appartenenza dei fascicoli collocati nell’archivio di deposito necessari per adempiere a sopraggiunte necessità amministrative, i quali archivisti, sentito il Responsabile del Servizio Archivistico Provinciale (RSAP) ,procederanno, espletate le procedure informatiche relative alla collocazione dei fascicoli (corrente, deposito, storico) e all’iter dei documenti, al prelevamento fisico dei documenti o dei fascicoli richiesti. Il sistema tiene traccia storica delle movimentazioni effettuate sia nell’archivio corrente che di deposito.


10. PIANO DI SICUREZZA 10.1 Accesso 10.1.1 Gestione della riservatezza Ad ogni documento, all’atto della registrazione nel sistema di protocollo informatico, è associata una Access Control List (ACL) che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti hanno accesso ad esso. Per default il sistema segue la logica dell’organizzazione, degli utenti, dei loro ruoli e delle abilitazioni all’utilizzo delle funzioni disponibili, nel senso che ciascun utente può svolgere solo le operazioni a cui è abilitato e accedere ai documenti che gli sono stati assegnati in modo diretto o indiretto (alla struttura di appartenenza e al suo ruolo, o agli uffici ad esso subordinati). I documenti protetti da un’ACL non vengono mai visualizzati agli utenti non autorizzati, neanche a fronte di una ricerca globale nell’archivio o una ricerca full text. Il sistema filtra l’accesso non soltanto al contenuto del documento ma anche ai dati della registrazione. Il sistema supporta il protocollo di comunicazione HTTPS che permette di trasferire i dati via Intranet/Internet in modo sicuro e riservato, utilizzando tecniche di crittografia a chiave pubblica Al fine di tutelare la riservatezza dei documenti, ai sensi del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”, i certificati e gli atti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite (art. 16, comma 1, DPR 445/2000). Lo scambio di dati e documenti attraverso reti non sicure avviene attraverso l’utilizzo dei sistemi di autenticazione e cifratura. Lo scambio di dati e documenti attraverso reti sicure, come la Rete Nazionale delle pubbliche amministrazioni o le reti interne, può avvenire anche senza adottare le misure di sicurezza precedentemente esposte (art. 9, Circolare AIPA 28/2001). 10.1.2 Accesso da parte degli utenti interni all’Amministrazione Il livello di autorizzazione all’utilizzo delle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti, distinte tra funzioni orientate alla consultazione dei dati e funzioni orientate all’inserimento e alla modifica delle informazioni, è attribuito dal Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico di concerto con il responsabile del Servizio Informatica e Telematica (art. 61, comma 3, DPR 445/2000). Il controllo degli accessi ai dati di protocollo e alla base documentale da parte del personale dell’Amministrazione è assicurato utilizzando lo USER ID e la PASSWORD assegnati ad ogni utente, oppure attraverso meccanismi di riconoscimenti e autenticazione basati su smart card e firma elettronica, CIE o CNS. Il Servizio Informatica assicura la variazione sistematica, almeno bimestrale, delle password assegnate agli utenti per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico. 10.1.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni avviene nel rispetto dei principi della cooperazione applicativa, secondo gli


standard e il modello architetturale della Rete Nazionale della PA che prevede l’attivazione delle porte di dominio. Il sistema presenta le funzioni minime di accesso di cui all’art. 60, c. 2, DPR 445/2000. 10.1.4 Accesso da parte di utenti esterni L’accesso per via telematica al sistema di protocollo informatico da parte di utenti esterni all’amministrazione è consentito solo con strumenti tecnologici che permettono di identificare in modo certo il soggetto richiedente. Per il controllo degli accessi esterni si utilizzano, oltre alla firma elettronica, la Carta d’Identità Elettronica (CIE) e la Carta Nazionale dei Servizi (CNS). 10.2 Sicurezza fisica dei documenti L’accesso in lettera e scrittura alle directory di rete, utilizzate come deposito dei documenti, è effettuato solo dal processo server dell’applicativo di protocollo informatico, mai dalle stazioni di lavoro. Il Responsabile del Servizio informatico garantisce la puntuale esecuzione delle operazioni di backup dei dati e dei documenti da parte di personale appositamente autorizzato. Ogni operazione di manutenzione o backup effettuata sul sistema è registrata su un file di log periodicamente controllato e archiviato. Le copie di backup dei dati e dei documenti sono conservate, a cura del Responsabile del Servizio informatico, in locali sicuri e differenti.


11. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 11.1 Archiviazione digitale Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sono archiviate su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, dopo le operazioni di verifica e associazione alle relative registrazioni di protocollo. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 11.2 Conservazione Digitale Il processo di conservazione digitale prende avvio immediatamente al termine della procedura di archiviazione. Esso si sviluppa nei modi e con le tecniche specificate nella Deliberazione AIPA 42/2001 e nel DPCM 8 febbraio 1999. Per la conservazione dei documenti informatici si utilizzano i supporti di memorizzazione che consentono la registrazione mediante l’impiego della tecnologia laser (dischi ottici, CD e DVD). La conservazione digitale si realizza attraverso la memorizzazione dei documenti, archiviati con le modalità di cui al precedente punto 11.1, su supporti ottici e l’apposizione, sull’insieme dei documenti registrati, del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione. Il riferimento temporale, inteso come l’informazione contenente la data e l’ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, associato ad uno o più documenti digitali è ottenuto con un processo di marcatura temporale, ovvero generato dal sistema di conservazione. Per la conservazione dei documenti cartacei digitalizzati è richiesta anche l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d’origine. Per far fronte all’obsolescenza tecnologica dei supporti di conservazione, il Responsabile del Servizio Informatica e Telematica, ogni cinque anni, esegue l’operazione di riversamento diretto che consiste nel trasferire i documenti da un supporto ad un altro senza alterare la loro rappresentazione digitale. Per far fronte all’obsolescenza dei formati, si effettua il riversamento sostitutivo che consiste nel convertire i documenti archiviati in nuove versioni e nell’apporre, all’insieme dei documenti trattati, il riferimento temporale e la firma digitale del Responsabile della conservazione. In presenza di documenti informatici sottoscritti con firma elettronica o di documenti cartacei originali, digitalizzati, è inoltre richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale. Per estendere la validità di un documento informatico oltre il termine di scadenza della chiave di sottoscrizione si ricorre alla marcatura temporale. In altri termini:

- prima della scadenza della chiave di sottoscrizione di un documento informatico si provvede alla generazione di una marca temprale con le modalità di cui al DPCM 8 febbraio 1999.

- prima della scadenza della marca temporale, il periodo di validità è ulteriormente esteso associando una nuova marca all’evidenza informatica costituita dal documento iniziale, dalla relativa firma, e dalle marche temporali ad esso associate.

Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva (cfr. art. 62, comma 4, del testo unico).


L’amministrazione individua come Responsabile della conservazione dei documenti informatici il Servizio Informatica e Telematica. Ad esso sono assegnato i seguenti compiti:

- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema provvedendo alla necessaria documentazione;

- archiviare e rendere disponibili per ogni supporto la descrizione del contenuto, l’identificazione del responsabile, l’identificazione delle persone delegate, l’indicazione delle copie di sicurezza;

- mantenere e rendere accessibile un archivio del software nelle diverse versioni; - adottare le misure per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie di sicurezza; - richiedere la presenza del pubblico ufficiale; - definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del

riferimento temporale; - verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei

documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo.


INDICE 1. AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI pag. 2

1.1 Ambito di applicazione ” 2 1.2 Definizioni ” 2

2. DISPOSIZIONI GENERALI ” 4 2.1 Aree Organizzative Omogenee(AOO) ” 4 2.2 Ufficio Utente ” 4 2.3 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali

e degli archivi ” 4 2.4 Addetto al protocollo ” 5 2.5 Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) ” 5 2.6 Utente ” 6 2.7 Protocollo informatico unico ” 6 2.8 Eliminazione dei protocolli interni ” 6 2.9 Titolario di classificazione ” 6 3. GESTIONE DOCUMENTALE ” 7 3.1 Formazione dei documenti informatici ” 7 3.1.1 Contenuto ” 7 3.1.2 Formato ” 8 3.1.3 Sottoscrizione ” 8 3.1.4 Datazione ” 8 3.2 Gestione dei documenti informatici ” 8 3.3 Flusso dei documenti ” 9 3.4 Documenti in arrivo ” 9 3.4.1 Documenti in arrivo su supporto cartaceo ” 9 3.4.2 Documenti in arrivo su supporto informatico ” 10 3.4.2.1 Documenti informatici firmati digitalmente ” 10 3.4.2.2 Documenti informatici non firmati, ricevuti per via telematica da un indirizzo di posta elettronica certificata ” 11 3.4.2.3 Documenti informatici non firmati, ricevuti per via telematica da un indirizzo di posta elettronica non certificata ” 11 3.5 Documenti in partenza ” 12 3.5.1 Documenti in partenza su supporto cartaceo ” 12 3.5.2 Documenti in partenza su supporto informatico ” 13 3.6 Documenti interni ” 13 4. REGISTRAZIONE ” 14 4.1 Registrazione di documenti su supporto cartaceo ” 15 4.1.1 Scansione di documenti cartacei ” 15

4.2 Registrazione di documenti su supporto informatico ” 15 4.3 Il registro di protocollo ” 16 4.4 Annullamento di una registrazione ” 16 4.5 Protocollo differito ” 17 4.6 Protocollo riservato ” 17 4.7 Gare d’appalto ” 17 4.8 Fax ” 18


4.9 Documenti particolari ” 18 4.10 Registro di emergenza ” 18

5. SEGNATURA pag. 19 5.1 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo ” 19 5.2 Segnatura di protocollo dei documenti informatici ” 19 6. CLASSIFICAZIONE ” 20 7. FASCICOLAZIONE ” 21 8. ITER DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI ” 22 9. ARCHIVIO ” 23 9.1 Gestione e custodia dei documenti e dei fascicoli ” 23 10. PIANO DI SICUREZZA ” 25 10.1 Accesso ” 25 10.1.1 Gestione della riservatezza ” 25 10.1.2 Accesso da parte degli utenti interni all’Amministrazione ” 25 10.1.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni ” 25 10.1.4 Accesso da parte di utenti esterni ” 26 10.2 Sicurezza fisica dei documenti ” 26 11. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ” 27 11.1 Archiviazione digitale ” 27 11.2 Conservazione digitale ” 27

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