Protocollo informatico e archiviazione documentale ......Protocollo informatico e archiviazione documentale: frontiere e strategie dell’innovazione amministrativa Dopo il DPR 445/2000

Sala Bramante – Palazzo delle Stelline – Milano 18 aprile ore 10.00 – 13.00 ATTI DEL SEMINARIO

Protocollo informatico e archiviazione documentale: frontiere e strategie dell’innovazione amministrativa Dopo il DPR 445/2000 e il Codice dell’Amministrazione Digitale, il disegno di legge del Ministro dell’Innovazione Nicolais ha ribadito nuovamente l’importanza di carattere strategico che la gestione del protocollo informatico e dell’archivio riveste nell’ambito dell’ottimizzazione della gestione dei procedimenti nelle PA. In questo contesto, anche le Amministrazioni comunali sono chiamate modificare l’organizzazione di tutte le attività di gestione documentale, con il duplice obiettivo di applicare le regole che governano la formazione degli archivi e di introdurre le tecnologie più avanzate per conseguire adeguati livelli di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa. Questo momento di incontro è l’occasione per analizzare problematiche e prospettive relative alla gestione dei documenti e degli archivi, sia in forma cartacea che digitale e fornire linee guida anche per amministrazioni comunali di piccole e medie dimensioni.

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Sistema di gestione informatica dei documenti/Protocollo informatico:

nucleo minimoSistema di gestione dei flussi documentali

Manuale di gestione

Seminari Palazzo delle Stelline

18/04/2007

2007 a cura di Mauro Livraga 2

Sistema di gestione dei documenti

• Linee generali:– Il sistema comporta la “totale automazione

delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR445/00.

– 01/01/2004.

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Nucleo minimo 1

• Il nucleo minimo obbligatorio del sistema di gestione informatica dei documenti:– Registrazione di protocollo;– Segnatura di protocollo;– Classif icazione.


Nucleo minimo 2

• Registrazione: – data e numero progressivo annuale automatico

e non modificabile,– mittente/Destinatario registrati non

modificabili;– oggetto, non modificabile;– impronta;– altr i elementi.

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Nucleo minimo 3

• Segnatura:– risponde a una funzione di certezza giuridica;– consente di individuare ciascun documento in

modo inequivocabile;– apposizione o associazione all’originale in

forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento, di cui obbligatorie: amministrazione, data e numero di protocollo.


Nucleo minimo 4

• Classificazione:si effettua nei confronti di tutti i documenti correnti, protocollati e non, a prescindere dal loro stato di trasmissione, (spediti, ricevuti o interni), e dal supporto utilizzato, secondo un piano coerente che definisca la posizione di ciascun documento all’interno dell’archivio in formazione.

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Il sistema di gestione dei flussi documentali 1

• Prevede:– gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi;– progressiva riorganizzazione delle procedure

amministrative.Consente:

rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc.


Formazione dei documenti/1

• I documenti sono prodotti da parte degli uffici del soggetto produttore (interni o in partenza):- redazione;- registrazione;- condivisione e perfezionamento;- sottoscrizione.

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• Se il documento è inserito in un procedimento amministrativo il documento viene scritto su computer attraverso un modulo elettronico predefinito.

• In casi diversi dovrà comunque essere prodotto secondo le regole previste dal sistema.

• Nel modulo elettronico è presente il profilo del documento con i relativi metadati.


Formazione dei documenti/Metadati

• Metadati: numero e data di registrazione del documento; oggetto del documento; dati identificativi del destinatario; indice di classificazione; codice identif icativo dell’unitàarchivistica di conservazione (fascicolo, registro); data del documento; tipo documento; soggetto scrittore; ufficio produttore; file con la rappresentazione digitale del documento; formato del file, numero e descrizione degli allegati.

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Formazione dei documenti/Metadati 1

• Nel sistema di protocollo informatico i metadati saranno estratti automaticamente dal file che contiene la rappresentazione digitale del documento: dal profilo.


Formazione dei documenti/Condivisione

• Il documento in formazione prima di essere perfezionato può essere condiviso da altri utenti interni ed esterni (chi partecipa in base alla 241/90 alla formazione del provvedimento finale, consulenti, esperti in materia ecc.) all’amministrazione attraverso procedure che implicano anche l’uso di internet. Il sistema deve permettere la storicizzazione delle versione del documento.

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Formazione dei documenti/Sottoscrizione

• Prima della sottoscrizione da parte del soggetto/i abilitati a firmare il sistema deve controllare che tutti gli elementi previsti siano stati inseriti nel profilo, o modulo di gestione informatica del documento, ed eventualmente convertire il file in uno dei formati previsti per la conservazione senza alterare il contenuto del documento stesso.

• In un sistema totalmente automatizzato le informazioni sono inserite nel sistema al momento della produzione del modello standard del documento e del procedimento amministrativo.


Formazione dei documenti/protocollazione

• Dopo aver completato l’iter di formazione del documento e la sua sottoscrizione si deve avviare il processo di protocollazionee conservazione.

• In un sistema totalmente automatizzato l’iter di protocollazione e conservazione sarà effettuato dal relativo modulo informatico di gestione.

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Ricezione dei documenti

• Ricezione classica (cartacea via posta o a mano oppure).

• Ricezione attraverso canali sicuri di comunicazione digitale via web (Pigliapoco).


Ricezione dei documenti/Classica/e-mail

• I documenti cartacei che arrivano all’ente devono essere dematerializzati attraverso il processo di scansione sostitutiva.

• Via posta elettronica istituzionale: i documenti informatici che arrivano attraverso questo canale possono essere diversi rispetto a quelli prodotti all’interno del sistema dell’ente.

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Ricezione dei documenti/e-mail

• In questo caso il sistema dovrà verificare la compatibilità con il processo di conservazione dell’ente. L’eccezione dovràessere comunicata al mittente, solo dopo avere conseguito esito favorevole i documenti verranno immessi nel sistema di gestione documentale.


Scansione sostitutiva

+

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Ricezione attraverso canali web

• L’istanza di avvio al procedimento amministrativo si trova sul sito web dell’ente; l’utente deve:- autenticarsi per accedere al modulo di gestione del

procedimento,- produrre il documento sulla base del modulo

predefinito,- firmare (se necessario) il documento,- pagare eventuali oneri,- inviare il documento.

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Ricezione attraverso canali web 1

• Seguendo questo schema operativo si riesce a controllare il processo di formazione dei documenti in entrata, garantendo i giusti contenuti, un adeguato livello di sicurezza e un formato idoneo (Pigliapoco): dati identificativi mittente; data ricezione; mezzo ricezione; soggetto che esegue ricezione; metadati del profilo documentario.


Protocollazione/Classificazione/Fascicolazione

• Per la registrazione a protocollo verranno utilizzati i dati inseriti nel profilo documentario, così pure quelli della classif icazione e fascicolazione.

• I dati, prodotti in un file XML, di segnatura di sono trasmessi al destinatario insieme al documento per la registrazione automatica di protocollo nel suo sistema informatico di gestione documentale (interoperabilità).

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Spedizione dei documenti

• La spedizione dei documenti informatici in uscita è assicurata dal sistema all’indirizzo di posta elettronica del destinatario.

• Nel caso in cui il destinatario non possa ricevere documenti elettronici il sistema produrrà copie conformi cartacee da spedire attraverso servizi di postalizzazione.


Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema:

– Accesso interno.– Accesso esterno da parte di altre pubbliche

amministrazioni.– Accesso esterno ai sensi ex 241/90 ora l. 15/05;– Gestione dei documenti e trattamento dei dati

personali.– Consultabilità.

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• Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema:– Manuale di gestione– Piano di conservazione– Piano per la sicurezza informatica


Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00

• Il manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione dei documenti.

• Nell’ambito di ogni Amministrazione deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolaritàdell’ente

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Manuale 1

• Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato.

• Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l’intero sistema di gestione documentario (Allegati).

• Il manuale è per tutti.


Manuale 2

• Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure.

• Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi).

• Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati).

• Revisione periodica del Manuale.

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Manuale 3

• Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.).

• Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale.

• Chi sono gli utenti?• Formazione del personale.


Manuale 4

• Prima di effettuare l’introduzione del manuale ènecessario verificare le modalità gestionali dei documenti nel vostro ente, per fare questo si suggerisce di consultare http://www.sato-archivi.it/word/obblighi- legge-ente-pubblico.doc.

• Il manuale è il risultato di un progetto di “messa a norma” del sistema documentale dell’ente.

• La redazione del manuale deve essere condivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell’ente.

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Manuale 5

• Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adattato alla vostra realtà, non deve essere copiato tout court.

• Prima di introdurre il manuale nel vostro ente dovete ottenere l’approvazione della Soprintendenza archivistica.


Manuale 6

• Gli enti che non adottano il protocollo informatico, ma utilizzano un protocollo informatizzato, dovranno eliminare dal manuale gli articoli e i commi che si riferiscono esplicitamente alla gestione del protocollo e del documento informatico a firma elettronico/digitale.

• Altre informazioni, e modelli di manuale, si possono trovare nel sito http://protocollo.gov.it.

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Manuale 7 - Struttura

• Il modello di manuale proposto èformato da 14 sezioni e 24 allegati.


Struttura 1• Sezione 1 Disposizioni generali

– Ambito di applicazione– Definizioni dei termini– Area organizzativa omogenea– Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei

documenti, dei flussi documentali e degli archivi– Unicità del protocollo informatico– Modello operativo adottato per la gestione dei documenti

• Sezione 2 Formazione dei documenti– Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi– Formato dei documenti informatici– Sottoscrizione dei documenti informatici – Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di

trattamento specifiche– Formazione e gestione delle minute

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Struttura 2• Sezione 3 Ricezione dei documenti

– Ricezione dei documenti su supporto cartaceo– Ricezione dei documenti informatici– Ricevute attestanti la ricezione dei documenti– Apertura della corrispondenza e conservazione delle buste o altri contenitori di

documentazione– Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione– Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea

• Sezione 4 Registrazione dei documenti– Documenti soggetti a registrazione di protocollo– Documenti non soggetti a registrazione di protocollo– Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti– Registrazione dei documenti interni– Segnatura di protocollo– Annullamento delle registrazioni di protocollo– Differimento dei termini di protocollazione– Registro giornaliero di protocollo – Registro annuale di protocollo– Registro di emergenza– Documentazione particolare– Gestione della posta elettronica


Struttura 3

• Sezione 5. Classificazione dei documenti– Piano di conservazione dei documenti– Classif icazione dei documenti

• Sezione 6 Assegnazione dei documenti– Assegnazione – Modifica delle assegnazioni– Consegna dei documenti

• Sezione 7 Fascicolazione dei documenti– Formazione e identificazione dei fascicoli– Processo di formazione dei fascicoli– Modifica delle assegnazioni dei fascicoli– Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente

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Struttura 4• Sezione 8 Spedizione dei documenti destinati all’esterno

– Spedizione dei documenti cartacei– Spedizione dei documenti informatici– Spedizioni con destinatari multip li

• Sezione 9 Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni– Comunicazioni informali– Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente

• Sezione 10. Scansione dei documenti su supporto cartaceo – Documenti soggetti a scansione– Processo di scansione

• Sezione 11. Archiviazione dei documenti– Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei– Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito– Selezione e conservazione dei documenti cartacei– Selezione e conservazione dei documenti informatici– Archiviazione ottica


Struttura 5

• Sezione 12 Accesso– Accessibilità da parte degli utenti appartenenti

all’amministrazione– Accesso esterno– Accesso da parte di altre amministrazioni

• Sezione 13 Approvazione e Revisione– Approvazione ed entrata in vigore– Revisione

• Sezione 14 Pubblicazione– Pubblicazione e divulgazione

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Allegati 1

• Documento n. 1: Glossario dei termini utilizzati nel manuale di gestione;• Documento n. 2: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente;• Documento n. 3: Elenco dei protocolli interni aboliti;• Documento n. 4: Elenco delle registrazioni particolari dell’ente;• Documento n. 5: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative abilitate

all’utilizzo del protocollo informatico e all’ inserimento dei dati;• Documento n. 6: Elenco dei documenti che si possono sottoscrivere con forma

elettronica;• Documento n. 7: Piano di classificazione;• Documento n. 8: Massimario di selezione per la conservazione dei documenti;• Documento n. 9: Elenco dei documenti da trasformare obbligatoriamente in

formato informatico/immagine;• Documento n. 10: Regole per l’ inserimento controllato dei dati nell’anagrafica

e nel protocollo informatico;• Documento n. 11: Manuale operativo di gestione del sistema informatico

documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto;


Allegati 2• Documento n. 12: Elenco dei procedimenti amministrativi;• Documento n. 13: Elenco dei procedimenti ammessi alla

consultazione/accesso esterno;• Documento n. 14: Regolamento per l’accesso ai documenti amministrativi ex

241/1990;• Documento n. 15: Regolamento Privacy;• Documento n. 16: Documento programmatico per la sicurezza ex Dlgs 196/03;• Documento n. 17: P iano di conservazione dei documenti e degli archivi;• Documento n. 18: P iano per la sicurezza dei documenti informatici;• Documento n. 19: Registro di emergenza guida per l’attivazione;• Documento n. 20: Regolamento pubblicazioni albo pretorio e notifiche;• Documento n. 21: Regolamento per l’Archivio storico;• Documento n. 22: Elenco dei documenti che possono non essere protocollati;• Documento n. 23: P iano di fascicolazione;• Documento n. 24: Modulistica gestione protocollo informatico;

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Manuale 8 – Piano di conservazione

• Allegato particolare del manuale, non èformato solo dal quadro di classificazione e dal massimario, ma di regole relative alla conservazione dei documenti.


Piano di conservazione 1• 1. Composizione del piano

Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di classifi cazione (Titolario), dal massimario di selezione per la conservazione e dal censimento dei depositi documentari.

• 2. Conservazione- I documenti dell’amministrazione, su qualsiasi formato sono prodotti, sono conservati a cura del Servizio archivistico, secondo quantoprevisto dal manuale di gestione. La documentazione corrente èconservata a cura del responsabile delle UO fino al tras ferimento in archivio di deposito, secondo quanto previsto dagli articoli del presente piano. - I documenti e i fascicoli informatici sono conservati nell’archivio central e informatico fin dalla loro produzione, secondo quanto previsto dal manuale operativo per la produzione dei documenti informatici.

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Piano di conservazione 2- Formato dei documenti elettroniciPer la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che al minimo possiedono requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, immutabilitànel tempo del contenuto e della struttura, come specificato anche nell’articolo numero 8 del manuale di gestione. In via preferenziale si adottano i formati XML, PDF-A, HTML, TXT, TIFF, ecc.

- Trasferimento all’archivio di depositoSi trasferiscono all’archivio di deposito tutti quei fascicoli che corrispondono ad affari o procedimenti chiusi durante l’anno precedente il trasferimento, nonché tutti i fascicoli annuali e i fascicoli del personale cessato. Dopo leoperazioni di selezione i documenti destinati alla conservazione permanente vengono versati all’archivio storico.

- Trasferimento all’archivio storicoDi norma sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio. E’ tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purchénon rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente.


Piano di conservazione 3

- Conservazione dei documenti informaticiIl Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici selezionati per la conservazione perenne e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi.

- Memorizzazione Il responsabile del servizio archivistico provvede, ogni cinque anni e in collaborazione con il servizio di gestione dei sistemi informativi o una società esterna, a copiare su supporti di memorizzazione tecnologicamente avanzati i documenti conservati nell’archivio informatico.

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• 3. Censimento depositi documentariOgni anno il responsabile del servizio archivistico provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri in uso all’amministrazione e delle banche dati dell’ente, ai fini di programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e di predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi, il piano della sicurezza informatica dei documenti.


Piano di conservazione 5• 4. Copie del registro di protocollo e dell’”Archivio informatico”

- Nel mese di febbraio di ogni anno il responsabile del servizio archivistico provvede a riversare in un’unica soluzione le registrazioni del protocollo informatico dell’anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili e a inviarne, con proprio provvedimento, rispettivamente una copia al responsabile dei sistemi informativi e uno alla tesoreria, accertandosi che tali copie vengano conservate in luoghi idonei, come previsto dall’articolo 23 del manuale di gestione. - Al fine della conservazione documentaria sono create, dal server, copie di back up giornaliere della memoria informatica dell’ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili (Articolo n. 51 manuale di gestione). Almeno una volta l’anno sono create tre copie di back up dell’intera memoria informatica dell’ente, che verranno conservate, una a cura del Responsabile del servizio archivistico, una a cura del Responsabile dei sistemi informatici e l’altra in un luogo separato insieme a quella del protocollo informatico. Inoltre sono create le copie dell’anagrafe e dello stato civile informatici come previsto dall’articolo n. 52 del Manuale di gestione. - Ogni sei mesi è viene verificato lo stato di affidabilità delle copie.- Una volta l’anno, dopo avere accertato l’affidabilità delle copie di back up, deve essere eseguita la procedura di ripristino della memoria informatica conservata.- Per quanto riguarda le procedure di salvataggio e copia si rimanda anche al Piano per la sicurezza informatica (Documento n. 18).

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Piano di conservazione 6• 5. Piano della fascicolazione annuale

Prima della fine dell’anno solare il responsabile del servizio archivistico provvede a concordare con le unitàorganizzative dell’amministrazione il piano della fascicolazione per l’anno successivo in base al quadro di classificazione (Documento n. 23 – Allegato al manuale di gestione). Nel piano sono elencati i fascicoli che obbligatoriamente ogni anno devono essere aperti e quelli che già si prevede di utilizzare a partire dal mese di gennaio. Insieme all’elenco dei fascicoli il responsabile del servizio archivistico provvederà ad aggiornare l’elenco dei registri particolari. Durante l’anno è possibile aggiungere al piano della fascicolazione ogni fascicolo che si renda necessario secondo quanto stabilito dal manuale di gestione.


Piano di conservazione 7• 6. Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito

- All’inizio di ogni anno i l responsabile del servizio archivistico chiede ai responsabili delle UO di redigere l’elenco delle unità archivistiche da trasferire nell’archivio di deposito e sulla base degli elenchi pervenuti organizza il trasferimento dei documenti stessi. L’elenco delle unità archivistiche è redatto in duplice copia, una conservata con il verbale di trasferimento a cura del responsabile del servizio archivistico, l’altra a cura del responsabile della UO. Prima di effettuare il trasferimento il responsabile del procedimento, in base ai modelli di sfoltimento del fascicolo inviati dal responsabile del servizio archivistico, procede alla eliminazione di tutte quelle carte che non sono necessarie alla conservazione.- Il responsabile del servizio archivistico provvede a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione. Il responsabile del servizio archivistico redige il verbale di trasferimento e attiva l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti per lasciare traccia dell’avvenuto trasferimento dei documenti informatici, come previsto dal manuale operativo del sistema di protocollo informatico e dall’articolo 44 del manuale di gestione. Le operazioni di trasferimento si devono concludere entro il 31 del mese di marzo. - Se durante l’anno le UO hanno necessità di versare all’archivio di deposito altre unitàarchivistiche, queste verranno consegnate al responsabile del servizio archivistico con il relativo elenco di versamento redatto in duplice copia. Il responsabile del servizio archivistico redige il verbale di presa in consegna.

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Piano di conservazione 8• 7. Selezione e scarto

- Prima di effettuare il trasferimento delle unità archivistiche dall’archivio di deposito a quello storico il responsabile del servizio archivistico, coadiuvato da una commissione interna dell’ente, sulla base del massimario di scarto, e dei tempi di conservazione dei documenti in esso stabiliti, effettua la selezione dei documenti da inviare allo scarto. - Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla competente Soprintendenza archivistica, dopodiché in base alle procedure stabilite dalla legge porta a termine la distruzione fisica dei documenti cartacei e provvede, tramite le funzioni del sistema informatico e sulla base di quanto previsto dal manuale operativo dello stesso, a rimuovere i documenti informatici dagli archivi o supporti di conservazione/memorizzazione. - Il responsabile del servizio archivistico predispone un procedimento parallelo e autonomo per lo scarto dei documenti analogici dei quali si è effettuata la riproduzione sostitutiva di cui al successivo articolo.

L’istituzione della commissione non è necessaria, è una libera scelta dell’amministrazione.


Piano di conservazione 9• 8. Memorizzazione sostitutiva

- Il presente articolo detta le linee generali per la predisposizione di piani di sostituzione di documenti tramite un sistema di riproduzione ottico. Il responsabile del servizio archivistico presenta ogni anno un piano di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo che preventivamente sottopone all’approvazione della competente Soprintendenza archivistica.- Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate secondo le modalità previste dal piano annuale di memorizzazione sostitutiva: 1 essere aggiornati gli elenchi dei documenti o unità archivistiche da sottoporre a riproduzione sostitutiva; 2 individuati i modi più idonei di riproduzione (microfilm, microfiche, jackets, immagini digitali); 3 definite le procedure di filmatura o digitazione elettronica e gli standard tecnici da seguire;4 definite le procedure per creare indici e reperire le immagini;5 stabilite le procedure per il controllo di qualità; 6 stabilite tutte le procedure per la certificazione, la distruzione dei documenti archivistici riprodotti e quelle di conservazione; 7definite le procedure di back up e recovery e quelle della distruzione delle immagini che hanno esaurito la loro utilità. - Il piano deve tenere conto di quanto previsto dalla direttiva CNIPA 19 febbraio 2004.

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Piano di conservazione 10In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti per la tenuta corrente, semi-attiva, permanente (archivio storico) e l’eventuale scarto. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.La conservazione deve garantire di mantenere l’integrità e l’identificazione univoca dei documenti, nonchédel contesto di produzione con particolare riferimento ai dati di classificazione e fascicolazione e all’ indicazione delle strutture di assegnazione e a tutti i dati ritenuti necessari alla corretta individuazione del documento, delle sue relazioni e all’affidabilità del sistema documentario. Su questo aspetto si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.Nel caso in cui il servizio di riproduzione sia essere affidato all’esterno, ènecessario accertarsi che il fornitore esibisca adeguate certificazioni di capacità tecnico-scientifica.


Piano di conservazione 11• 9. Quadro di classificazione (titolario)

Il quadro di classificazione adottato è incluso in allegato al manuale di gestione. Il suo aggiornamento compete al responsabile del servizio archivistico. Il sistema informatico adottato deve garantire la storicizzazionedelle variazione deltitolario, e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti in relazione al titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica deve essere riportata la data di introduzione o quella di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte dopo un anno di sperimentazione. -Ad ogni modifica del quadro di classificazione il suddetto responsabile provvede a informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare le istruzioni per il coretto utilizzo delle nuove classificazioni, nonché ad informare i relativi responsabili delle UO dei cambiamenti effettuati. La sostituzione delle voci di titolari o comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile registrare documenti in fascicoli giàaperti con la classificazione precedente storicizzata fino alla chiusura degli stessi.

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Piano di conservazione 12• 10. Massimario di selezione dei documenti per la conservazione

Il massimario di selezione adottato in allegato al manuale di gestione.

• 11. Consultazione delle unità archivisticheI Settori possono richiedere in ogni momento, per consultazione,fascicoli inviati in archivio di deposito.Si deve tenere tracci a delle operazioni effettuate in relazione alla movimentazione dei fascicoli, della richiesta di prelevamento e dei tempi stabiliti per la restituzione.

• 12. AggiornamentoOgni anno il responsabile del servizio archivistico valuta la congruitàdel piano e lo aggiorna in base alle necessità riscontrate. Il responsabile del servizio archivistico comunica, con i mezzi che ritiene più idonei, ai membri dell’amministrazione con funzioni di responsabili nonché ai dirigenti gli aggiornamenti al piano.


Conclusioni

• Il manuale non va mai considerato come un’opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell’attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso.

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Bibliografia

• www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti)• http://protocollo.cnipa.it• www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti)• www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa)• http://www.interpares.org (progetto InterPARES)• http://www.erpanet.org (Erpanet)• http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm• Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Maggioli

editore, 2006• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore,

2002• Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Ma succi, La

documentazione amministrativa, Maggioli Editore, 2001• F. Caringella, L. Delpino, F. del Giudice, Diritto amministrativo, Edizioni giuridiche

Simone, v.e.• Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente

produttore, in “Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997

1

2 maggio 2007

Protocollo informatico e archiviazione documentale:

frontiere e strategie dell’innovazione amministrativa”

Milano, 18 aprile 2007

E’ UNA SOCIETA’ DEL GRUPPO MAGGIOLI

2 maggio 2007 IRIDE 2

Temi di questo intervento

Presentazione della società

Iride: la soluzione per la gestione dei procedimenti amministrativi

Best Practice e referenze

2


Presentazione della società


Gruppo MaggioliEditoriaFormazioneModulisticaInformaticaServ izi di riscossione Tributi e Contravvenzioni C.d.S.Fiere e Conv egni

Fatturato consolidato 2006

oltre 100 milioni

oltre 1000 tra dipendenti e collaboratori

Società del Polo informatico per la PA

Maggioli Informatica S. Aracangelo (Rn)Studi o K Reggio EmiliaSipal Savigliano (CN)Bit CosenzaCedaf Forlì

oltre 25 milioni di fatturatooltre 250 persone

più di 4000 enti con almeno un prodotto software del Gruppo

3


Gruppo Maggioli

disponiamo di un’offerta completa di prodotti e serv izi su tutti gli ambiti applicativ icontinueremo a mantenere un’identità di produttori, ricercando sempre quelle economie di scala necessarie per poter continuare ad investiresappiamo realizzare progetti complessi e siamo partner dei nostri clientinello sv iluppo dell’e-Gov ernment e del Riusosappiamo progettare la struttura organizzativ a e le modalità di f unzionamento dei CST e v ogliamo essere loro partner serv iamo circa 4000 entiabbiamo una rete commerciale caratterizzata da una capillarità unicasiamo determinati a continuare ad inv estire sul settore

Maggioli: “Il partner per il governo locale”l’acquisizion e di CED AF e la leadersh ip nel mercato dei servizi per la PA

Soluzioni Informatiche del Gruppoi punti di forza


Vision: la nostra identità

essere riconosciuti dal mercato di f ascia medio-alta come uno dei produttori software leader del settore

essere riconosciuti dai nostri clienti come partner nell’ambito dei progetti di e-Government e di Gestione Documentale ed utilizzare questa capacità progettuale come leva per arriv are ad un ampliamento dell’offerta sul f ronte dei portali dei serv izi e di altre componenti di prodotto

rispondere alle evoluzioni delle esigenze degli enti ed essere partner di Centri Servizi Territoriali in ambito nazionale con un apporto di prodotti e di capacità progettuali

4


Posizionamento di Cedaf

più di 100.000abitanti

20.000100.000

10.00020.000

meno di 10.000abitanti


Cedaf si propone al mercato …

consulenza su BPRanalisi dei fabbisogni e della loro ev oluzione

formazione

prodottiapplicativi

CST

outsourcing e progettazione CS T

progetti

assistenzahelp desk

e-Gove riuso

5


Iride: la soluzione per la gestione dei procedimenti amministrativi


supportare con efficacia la gestione amministrativa interna dell ’Entemigliorare l’efficienza dei rapporti formali dell ’Ente con le altre amministrazioni, con i cittadini e le imprese cooperare con il Sistema Informativo dell ’Ente

Iride è un sistema integrato per la gestione dei procedimenti amministrativi e la gestione documentale in grado di:

IRIDE: la soluzione

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IRIDE: la soluzione

• KEYWORDS

• Gestione Inf ormatica dei Procedimenti Amministrativi

• Gestione Documentale

• Protocollo Inf ormatico e Flussi Documentali

• Gestione Atti Formali (Delibere, Determine, etc.)

• Firma Digitale + Posta Certif icata + Interoperabilità

• Sportello Unico

• Sportello Unico per le Attività Produttiv e

• Sportello Unico dell’Edilizia

• Gestione delle Pratiche Edilizie

• Sistemi per E-Government + RIUSO


Workflow

Gestione Documentale

SUAP Sportello

Unico

AEDELIS pratiche edilizie

PROTOCOLLOInformatico

COMPONENTI APPLICATIVE

Firma Digitale

Integrazione Off ice

Automation

Acquisizione immagini

COMPONENTI DI INTEGRAZIONE

SEGRETERIA (Atti Formali)

COMPONENTI INFRASTRUTTURALI

BACK

OFF

ICE

Integrazione Posta Elettronica

e PEC

PRES

ENTA

ZIO

NE

DEI

SER

VIZ

IWEB SERVICE

PEOPLE, Ulisse o altro portale

FRO

NTO

FFIC

E

Integrazione piattaforma

EDMS

Interop.tàProtocollo

Web-ServicesPer

interoperabilità

Procedimenti amministrativi Commercio

7


WorkFlow

realizza il tracciamento e l’esecuzione dei flussi di lav oro del procedimentoi dati strutturati gestiti sono quelli della relativa componente applicativ aconsente il monitoraggio dello stato, dei tempi e delle responsabilità

IrideComponenti Applicative

Aedilis: pr atiche edilizieSUAP: sportello unicoProtocollo Infor maticoSegreteria: Atti F ormali

Moduli di integrazioneFirma DigitaleInter oper abilitàOffice Automation (MS, OO)Acquisizione ImmaginiIntegrazione EDMS

Infrastruttur aliWorkFlowGestione Documentale


Iride: disegno procedimento

8


Iride: Gestione procedimenti -1


Iride: Gestione procedimenti-2

9


Iride: stato del procedimento -1


Iride: stato del procedimento -2

10


Monitoraggio procedimento


Gestione Documentaleconsente l’attach ai dati strutturati di qualsiasi documento informatico (=f iles)gestione del v ersioninggestione delle policyGestione della praticaIntegrazione con Firma DigitaleIntegrazione con Posta Elettronica e PEC

IrideComponenti Applicative

EdiliziaAtti vità Produtti veProtocolloGestione Atti

Moduli di integrazioneFirma DigitalePosta ElettronicaInter oper abilitàCooperazione applicati vaOffice AutomationAcquisizione Immagini

Infrastruttur aliWor kFlowGestione Documentale

11


Condizioni per il successo

Nell’introduzione di un sistema per la gestione dei procedimenti amministrativi e la gestione documentale, sono possibili due visioni:

– Obbligo: necessità di essere a norma– Opportunità: significa ripensare i propri processi nell’ottica di

migliorare il livello di efficienza

Dal punto di vista dell’implementazione questo si traduce in:

– Obbligo = automazione/inf ormatizzazione– Opportunità = innov azione


Se si considera un’opportunità

• rif lessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo tradizionali

• capacità di identif icare le linee strategiche dell’innov azione

• determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzione tecnologica e trasformazione organizzativa

• consapev olezza della necessità di un lav oro interdisciplinare e della sua difficoltà

• Orchestrazione con committente ed enti di controllo

12


Per l’obiettivo occorre:

• riconoscimento della complessità del problema anche dal punto di v ista organizzativ o e autorevole sostegno dei responsabili dell’amministrazione

• def inizione di responsabilità per la progettazione e realizzazione • accurata analisi e valutazione dell’esistente (dei flussi procedurali e dei

sistemi di organizzazione)• def inizione degli strumenti di regolamentazione prev isti secondo

modalità condiv ise • programmi di sensibilizzazione, f ormazione e qualif icazione del

personale, oltre che di assistenza


24

Archiviazione Documentale: Stato dell’Arte

• E’ da considerare un work in progress

• I risultati del gruppo di lavoro sulla “dematerializzazione della documentazione amministrativ a” (rif. “Libro Bianco”):– Valore s trategico per l’innovazione e la semplificazione della P.A.;– Valore economico in gioco: 2% del P.I.L. (un obietti vo di

dematerializzazione del 10% val e € 3 miliardi)– Necessità di programmi di sensibilizzazione e for mazione per dare piena

attuazione;– Apertura di tavoli tecnici per l’approfondi mento di alcuni problematiche

specifiche.

13


Archiviazione Documentale: l’approccio di CEDAF

• Sulla base della considerazione che il mercato riconosce CEDAF come uno dei leader per le soluzione di “Gestione Documentale” della P.A., Cedaf ha posto la propria attenzione ed il proprio contributo all’ev oluzione del tema relativ o all’archiviazione documentale

• Sono stati avviate iniziative per identificare le linee guida con cui supportare le P.A. sul tema:– Accreditamento e certificazione nel progetto DocAr ea;– Partnership del gruppo Maggioli con Infocamere per quanto attiene alle

soluzioni di Archi viazione ottica e C onservazione sos tituti va a nor ma;– Creazione di partnership con i clienti e le autorità in materia (Sovritendenza)

per la defi nzione dei percorsi per attuare l’archiviazi one documental e.

25


Il progetto DocArea

• Nell’ambito del progetto DocArea il prodotto Iride ha ottenuto la certif icazione su tutti i tre livelli di certif icazione prev isti (Protocollo, workf low, SUAP);

• Nell’ambito del progetto è previsto la costituzione di un polo archiv istico regionale in cui saranno archiviati tutti i documenti degli Enti coinvolti;

• In tale contesto Cedaf collabora alla definizione e verif ica dell’integrazione tra tale sistema ed un’applicazione di protocollo inf ormatico.

26

14


Best Practice e Referenze


Referenze : alcuni casi di eccellenza

Provincia di FirenzeGestione dei procedimenti amministrativ i

Comune di Rimini800 PDL in rete: Gestione Procedim enti SUAP

Comune di Pesaro300 PDL in rete e Protocollo decentrato

Comune di Ravenna300 PDL in rete e 2 milioni di documenti

Comune di Veronagestione docum entale del progetto SERV-VR (e-gov) e proc edim enti

Comune di Brescia250 PDL in rete e Protocollo decentrato

Comune di Pisagestione docum entale e procedimenti del progetto CI-TEL (e-gov)

Comune di Carraragestione docum entale per S.U. del progetto CadiNel laRete (e- gov)

Comune di Ancona500 pdL per Protocollo Informatico e Gestione Atti

Provincia Udinegestione “paperless”protocol lo inform atico e degl i atti dirigenzia li

Oltre 180 Enti

utilizzano IRIDE

15


altri casi di eccellenza

Provincia di LecceProt informatico gestione atti dirigenziali + firma digita le

Regione SiciliaProtocollo informatic o e flussi docum ental i

Provincia AvellinoProgetto INTAMM: “Integrazione Process i Amministrativi”


Best Practice :

Comune di Cassano Magnago

16


Dispiegamento Operativo - 1

•Obbligo = automazione/informatizzazione•Opportunità = innovazione

•Orchestrazione con committente ed enti di controllo

•Creazione di partnership con i clienti e le autorità in materia (Sovrintendenza) per la definizione dei percorsi per attuare l’archiviazione documentale.


Dispiegamento Operativo - 2

•Accurata analisi e valutazione dell’esistente (dei flussi procedurali e dei sistemi di organizzazione)

•Evidenza di “Cosa è manca”

•Incontri con Committente e Sovrintendenza

•Definizione di “Cosa fare”

•Analisi di fattibilità di quanto concordato

•Progettazione e realizzazione

17


Best Practice :

Provincia di Udine


1. I presupposti del progetto, lo schema progettuale

Provincia di Udine

18


Quali funzionalità realizzare?

Principali aree di integrazione del nucleo minimo di registrazione informatica di protocollo

Ausilio all’assegnazione

Gestione completatramite workflow

GESTIONE DOCUMENTALE

Archiviazioneottica, cartacea, mi sta

PROCEDIMENTIe PROCESSI

Trasparenza(URP, servizi a esterno)

Gestione conoscenzaAccesso a documentazione

Inserimento in fasci coloNucleo minimo

(registro, segn .)

2 maggio 2007 IRIDE 36Udine 21 febbraio 2006

Nucleo Minimo Protocollo

• Registrazione in un archivio informaticodelle inf ormazioni riguardanti un documento

• Segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso

• Classificazione d’archiv io

Nucleo minimo1

19


Gestione Documentale

• Dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilità degli stessi a livello inf ormatico

• Scannerizzazione dei documenti

• Assegnazione per via telematica al destinatario

• Collegamento dei documenti ai procedimenti

1

Gestione documentale2


Workflow Documentali

• Informatizzazione dei processi relativ i ai f lussi documentali in entrata

• Inf ormatizzazione dei processi relativi ai f lussi documentali in uscita

• Inf ormatizzazione dei processi relativi ai f lussi documentali interni

1

2

Workflow documentali3

20


BPR: Business Process Reengeneering

• Reingegnerizzazione dei processi dell’ente.In particolare tutti quei processi che possiedono i requisiti di complessità, ripe-titività e stabilità dell’iter1

2

3

BPR4


Funzionalità e strategie di intervento

Nucleo minimo protocollo

Gestione documentale

Workflow documentali

BPR

1

2

3

4

Modello di interv ento adottato dall’Amministrazione nella realizzazione del processo

21


2. La realizzazione del progetto, le aree di interv ento, le scelte operate

Provincia di Udine


Attori coinvolti

• Repository documentale per tutti i documenti dell’ente generati all’interno, prove-nienti dall’esterno

• Utenti: tutti i dipendenti

• Gruppo di lavoro

• Comitato dirigenti

• Gruppo ‘esperti’ del sistema

• 1 gennaio 2005 ‘IRIDE’ entra in produzione

22


Accesso al sistema documentale

PRE POST

Sistema protocollo 1996 Sistema gestione documentale “IRIDE” 01/01/2005

Postazioni di protocollo dedicate nei vari servizi

Disegno della struttura virtuale Indiv iduazione dei ruoli creazione delle scrivanie virtuali. Assegnazione dei ruoli agli utenti

utenteutente


Accesso al sistema documentale

PRE POST

Accesso controllato da badge e consentito sola-mente ad alcuni utenti

Accesso a tutti gli utenti con credenziali user/ password (D.Lgs.196/2003 Testo unico sulla Privacy)

Produzi one di documenti con l’ausilio di strumenti di of fice e smistamento cartaceo

Produzione dei documenti nel sistema Iride e gestione tramite iter con smistamento digitale

utenteutente

23


Ufficio Archivio e Protocollo

PRE POST

Unico registro di pr otocollo Unica Area Organizzativ a (AOO)

Protocollo in ingresso centralizzato Protocollo in ingresso centralizzato

Protocollo in u scita decentrato Protocollo in uscita decentrato

Protocollazione di documenti digitali pervenuti tramite PEC

Documenti visibili a tutti Documenti con diversi livelli di riservatezza


Ufficio Archivio e Protocollo

PRE POST

Scannerizzazion e parz iale dei documenti cartacei

Scannerizzazione totale dei documenti cartacei adozione di sistemi di scansione massiva

Protocollazione di tutti i documenti (atti formali e atti intern i)

Documenti esclusi dal protocollo (art 53 c.5) e atti interni

Smistamento cartaceo Smistamento digitale sulle scriv anie v irtuali

D.P.R. 445/2000 art. 53 – comma 5Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione

24


Atti formali determinazioni

PRE POST

Redatti e firmati su supporto cartaceo Redatti e firmati su supporto digitale

Numerati su registri di area/servizio Numerati su registro unico di ente

Protocollati Non protocollati (art 53 c.5)

Smistati manualmente all’interno dell’ente per firme e par eri con processo definito da regolamento interno

Smistati in modalità telematicaall’interno dell’ente per firme e pareri con un processo guidato da iter


Atti formali determinazioni

PRE POST

Documenti visibil i a chiunque ne venga in contatto

Nascono riservati e vengono resi v isibili quando sono esecutivi tranne dati sensibili D. Lgs. 196/2003

Elenchi per la pubblicazione all’albo e copie per il CdG d a partedegli uffici

Elenchi per la pubblicazione all’albo e copie per il CdG redatti in modo automatico dal sistema

Consultazione dei documenti da parte degli inter essati presso l’ufficio

Consultazione dei documenti nella bacheca virtuale

25


Atti formali delibere

PRE POST

Redatti e firmati su supporto cartaceo Redatti e firmati su supporto digitale

Documenti visibil i a chiunque ne venga in contatto

Nascono riservati e vengono resi v isibili una v olta adottati e pubblicati

Raccolta manuale di firme e pareri (relatori/pareri tecnici e contabili…)

Raccolta tramite iter delle firme e dei pareri (relatori/pareri tecnici e contabili…)


Atti formali delibere

PRE POST

Inoltro manuale all’uf ficio at ti consiglio e giunta

Invio come passo di iter all’ufficio atti consiglio e giunta

Iscrizione manuale dei punti nella bozza e nell’odg

Iscrizione automatica dei puntinella bozza e nell’odg

Generazione manuale con ausilio degli strumenti di of fice delle delibere e del verbale di seduta

Composizione automatica delle delibere con gestione dei presenti/assenti e generazione del verbale di seduta

26

2 maggio 2007 IRIDE 51Udine 21 febbraio 2006

Fascicoli/Pratiche

PRE POST

Fascicoli cartacei Fascicoli digitali completi con documenti protocollati non protocollati riservati non riservati

Consultazione fascicolo cartaceo presso l’ufficio in cui si trova il fascicol o

Consultazione del f ascicolo digitale da qualsiasi postazione


Firma documenti – apposizione bollo

PRE POST

Firma cartacea dei documenti Firma digitale di tutti i documenti

Apposizione del bollo Apposizione del bollo virtuale(conv enzione con il ministero delle entrate)

Spedizione documento cartaceo Spedizione documento digitale v ia e-mail o stampa copia conformeautenticata

27


Posta Elettronica Certificata Interoperabilità

• Acquisita una casella di PEC collegata con il protocollo dalla quale i documenti entrano direttamente nel sistema validati dell’utente

• Spedizione documenti generati nel sistema tramite PEC

• Interoperabilità da Iride a Iride


3. Il liv ello di attuazione, gli impegni futuri

28


Livello realizzato

Nucleo minimo protocollo

Gestione documentale

Workflow documentali

BPR

3

4

Liv ello realizzato dalla Provincia di Udine

1

2

100%

80%

95%

20%


Progetti in fase di realizzazione

• Integrazione con il controllo dei gestione per l’imputazione dei centri di costo

• Realizzazione di procedimento amministrativo per la gestione delle sanzioni amministrative

• Interoperabilità con altri enti

• Realizzazione di uno strato di Web Service che permetta la comunicazione del sistema con gli altri applicativ i dell’ente

29


FINE DELLA PRESENTAZIONE

CEDAF E’ UNA SOCIETA’ DEL GRUPPO MAGGIOLI

1

La responsabilità della Conservazione per i servizi in

outsourcing

Arturo Salvatici

Milano, 18 aprile 2007

2

InfoCamere

Il know how

Outsourcer della rete e delle applicazioni mission critical delle Camere di Commercio italiane: Registro delle Imprese, …

Alti standard di sicurezza fisica e logica

Scalabilità: gestione di elevati volumi di dati

Le infrastrutture

Data Center e infrastrutture di rete ridondati

Alta affidabilità dell'architetturaBack-up e disaster recovery

2

3

Dematerializzazione dei documenti

Delib. CNIPA 11/2004Regol e Tecn iche

pe r la riproduzione e conserva zionedi documenti su supporto o tt ico

Del ib. AIPA 42/2001Regol e Tecn iche

pe r la riproduzione e conserva zionedi documenti su supporto o tt ico

Del ib. AIPA 24/1998Regole Tecniche

per l' usodi supporti ottic i

Del ib. AIPA 15/1994Regole tecniche

per l' usodei supporti otti ci

L 537/93Valore legale

supportiotti ci

D.LG S 7/03/2005 n.82Codice

dell 'amministrazionedigi tale

DPR 445/2000Testo unico

sulla documentaz ioneamministrativa

DPR 513/97Crite ri/moda lità per la fo rmazione, l'arch ivia zione e la tra smissioned i documenti con s trum. in form.

L 59/97Valore legaledocumentoinformatico

DPCM 13/01/2004R egole tecniche

Fi rma digitale

DPCM 08/02/1999R egole tecniche

Fi rma digitale

DPR 42/2004Codicedei beni

cul turali e del paesaggio

DLgs 490/1999Testo unico

sui benicul turali

Si stem a docum entale

Si può fare: Norme, …

4


Oggi il “Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale” e altre norme specifiche sanciscono il pieno valore legale della

firma digitale, della posta elettronica certificata, dell’utilizzo e della conservazione dei documenti in

formato elettronico.

Si può fare: Norme, …

3

5


per firmare

Firma digitale

per conservare

Conservazionea norma e

Fatturazione Elettronica

PostaElettronicaCertificata

per spedire e ricevere

per protocollare

Protocollo informatico

Si può fare: Norme, Strumenti, …

6

Il ciclo di vita del documento informatico

Nei modi che assicurino la rispondenzaalle previsioni normative

CONSERVARE

CREAREARCHIVIARE

USARE

4

7

Il responsabile della conservazione

Art. 5Deliberazione Cnipa

11/04

“…il responsabile del procedimento di conservazione digitale…”

8


Responsabilità di baseGarantisce che i processi adottati siano quelli definiti dalle

norme di volta in volta in vigore;

Garantisce la disponibilità, integrità e riservatezza dei documenti conservati nel tempo.

• Compiti organizzativi• Compiti tecnologici• Compiti di controllo

5

9


Compiti organizzativi

Archivia e rende disponibili, con l' impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:

• descrizione del contenuto dell' insieme dei documenti;• estremi identif icativi del responsabile della

conservazione;• estremi identif icativi delle persone eventualmente

delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;

• indicazione delle copie di sicurezza;Richiede la presenza di un pubblico uff iciale nei casi in cui sia

previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle att ività al medesimo attribuite.

10


Compiti tecnologici

• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguen-temente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato;

• mantiene e rende accessibile un archivio del softw are dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

• adotta le misure necessarie per la sicurezza f isica e logica delsistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

• definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale.

6

11


Compiti di controllo

• verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;

• verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

12

Il processo di conservazione

Crearedocumentiinformatici

Da elaboratore

Da documenticartacei

Archiviare ConservareDocumento informaticoo Impronta

Documento informaticoo Impronta

Documento informaticoo Impronta

Responsabilità del “conservatore”

Responsabilità del “redattore”

Trasferimentodelle

responsabilità

7

13


In pratica ….

Questo potrebbe essere un candidato ideale

14


La DELEGA

• Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

• Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

8

15


In pratica ….

Questo potrebbe essere il Responsabile con il Delegato

16


RESPONSABILEDELLA

CONSERVAZIONE

AZIENDA o ENTE

DELEGA

NOMINA

RESPONSABILEDELLA

CONSERVAZIONE

Agiscediretta-mente

Delega

Agiscediretta-mente

Delega

NOMINA

AZIENDA o ENTE

9

17


Con la DELEGA e l’affidamento dei servizi inoutsourcing

• L’Azienda, l’Ente o anche un consorzio di aziende può sfruttare le competenze di operatori specializzati che si assumono anche tutte le responsabilità previste in modo specifico dalla normativa.

• La delega non può comunque esimere totalmente l’Ente da esercitare un controllo formale sull’operato del fornitore.

• L’uso di questo metodo permette di affrontare un progetto a costi direttamente proporzionali all’uso delle risorse e generalmente inferiori a quelli in house.

18


I PUNTI CHIAVE PER UN PROGETTO DI SUCCESSO

• Esplicita individuazione dei documenti che verranno

trattati

• Precisa separazione delle responsabilità (tracciabilità)

• Nomina o Delega chiara che indichi in maniera esplicita i

compiti trasferiti

• Competenza e capacità “dimostrabile” del delegato

• SLA contrattualizzati.

10

19


Ma è indispensabile?

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82Codice dell'amministrazione digitale

Art. 3. Diritto all'uso delle tecnologieI cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere

l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni centrali e con i gestori di pubblici servizi statali nei limiti di quanto previsto nel presente codice.

1-bis. Il principio di cui al comma 1 si applica alle amministrazioni regionali e locali nei limiti delle risorse tecnologiche ed organizzative disponibili e nel rispetto della loro autonomia normativa.

20

Insieme ad InfoCamere

2,5 milioni i certificati di firma digitale

70.000 le caselle di PEC

decine di milioni i documenti conservati a norma per imprese, PA, CST, …

molti hanno già fatto questi passi

11

21

I vantaggi

La smaterializzazione dei documenti non èqualche cosa che si può estrarre da una scatola

né la si intraprende solo per i risparmi in termini di impegno di risorse e di materiali impiegati ..

22

I vantaggi

... è un fatto di natura culturale che richiede anche uno sforzo di approfondimento e di adeguamento della mentalità.

Non tutti se la sentono di affrontare il percorso da soli, noi siamo qui anche per

questo e oggi spero di aver portato un piccolo contributo di conoscenza e di aver dissipato

qualche dubbio.

12

Arturo Salvatici

[email protected]

Grazie per l'attenzione

1

Sistema di gestione informatica dei documenti/Protocollo informatico:

nucleo minimoSistema di gestione dei flussi documentali

Manuale di gestione

Seminari Palazzo delle Stelline

18/04/2007


Sistema di gestione dei documenti

• Linee generali:– Il sistema comporta la “totale automazione

delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR445/00.

– 01/01/2004.

2


Nucleo minimo 1

• Il nucleo minimo obbligatorio del sistema di gestione informatica dei documenti:– Registrazione di protocollo;– Segnatura di protocollo;– Classif icazione.


Nucleo minimo 2

• Registrazione: – data e numero progressivo annuale automatico

e non modificabile,– mittente/Destinatario registrati non

modificabili;– oggetto, non modificabile;– impronta;– altr i elementi.

3


Nucleo minimo 3

• Segnatura:– risponde a una funzione di certezza giuridica;– consente di individuare ciascun documento in

modo inequivocabile;– apposizione o associazione all’originale in

forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento, di cui obbligatorie: amministrazione, data e numero di protocollo.


Nucleo minimo 4

• Classificazione:si effettua nei confronti di tutti i documenti correnti, protocollati e non, a prescindere dal loro stato di trasmissione, (spediti, ricevuti o interni), e dal supporto utilizzato, secondo un piano coerente che definisca la posizione di ciascun documento all’interno dell’archivio in formazione.

4



• Prevede:– gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi;– progressiva riorganizzazione delle procedure

amministrative.Consente:

rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc.



• I documenti sono prodotti da parte degli uffici del soggetto produttore (interni o in partenza):- redazione;- registrazione;- condivisione e perfezionamento;- sottoscrizione.

5



• Se il documento è inserito in un procedimento amministrativo il documento viene scritto su computer attraverso un modulo elettronico predefinito.

• In casi diversi dovrà comunque essere prodotto secondo le regole previste dal sistema.

• Nel modulo elettronico è presente il profilo del documento con i relativi metadati.


Formazione dei documenti/Metadati

• Metadati: numero e data di registrazione del documento; oggetto del documento; dati identificativi del destinatario; indice di classificazione; codice identif icativo dell’unitàarchivistica di conservazione (fascicolo, registro); data del documento; tipo documento; soggetto scrittore; ufficio produttore; file con la rappresentazione digitale del documento; formato del file, numero e descrizione degli allegati.

6


Formazione dei documenti/Metadati 1

• Nel sistema di protocollo informatico i metadati saranno estratti automaticamente dal file che contiene la rappresentazione digitale del documento: dal profilo.


Formazione dei documenti/Condivisione

• Il documento in formazione prima di essere perfezionato può essere condiviso da altri utenti interni ed esterni (chi partecipa in base alla 241/90 alla formazione del provvedimento finale, consulenti, esperti in materia ecc.) all’amministrazione attraverso procedure che implicano anche l’uso di internet. Il sistema deve permettere la storicizzazione delle versione del documento.

7


Formazione dei documenti/Sottoscrizione

• Prima della sottoscrizione da parte del soggetto/i abilitati a firmare il sistema deve controllare che tutti gli elementi previsti siano stati inseriti nel profilo, o modulo di gestione informatica del documento, ed eventualmente convertire il file in uno dei formati previsti per la conservazione senza alterare il contenuto del documento stesso.

• In un sistema totalmente automatizzato le informazioni sono inserite nel sistema al momento della produzione del modello standard del documento e del procedimento amministrativo.


Formazione dei documenti/protocollazione

• Dopo aver completato l’iter di formazione del documento e la sua sottoscrizione si deve avviare il processo di protocollazionee conservazione.

• In un sistema totalmente automatizzato l’iter di protocollazione e conservazione sarà effettuato dal relativo modulo informatico di gestione.

8


Ricezione dei documenti

• Ricezione classica (cartacea via posta o a mano oppure).

• Ricezione attraverso canali sicuri di comunicazione digitale via web (Pigliapoco).


Ricezione dei documenti/Classica/e-mail

• I documenti cartacei che arrivano all’ente devono essere dematerializzati attraverso il processo di scansione sostitutiva.

• Via posta elettronica istituzionale: i documenti informatici che arrivano attraverso questo canale possono essere diversi rispetto a quelli prodotti all’interno del sistema dell’ente.

9


Ricezione dei documenti/e-mail

• In questo caso il sistema dovrà verificare la compatibilità con il processo di conservazione dell’ente. L’eccezione dovràessere comunicata al mittente, solo dopo avere conseguito esito favorevole i documenti verranno immessi nel sistema di gestione documentale.


Scansione sostitutiva

+

10



Ricezione attraverso canali web

• L’istanza di avvio al procedimento amministrativo si trova sul sito web dell’ente; l’utente deve:- autenticarsi per accedere al modulo di gestione del

procedimento,- produrre il documento sulla base del modulo

predefinito,- firmare (se necessario) il documento,- pagare eventuali oneri,- inviare il documento.

11


Ricezione attraverso canali web 1

• Seguendo questo schema operativo si riesce a controllare il processo di formazione dei documenti in entrata, garantendo i giusti contenuti, un adeguato livello di sicurezza e un formato idoneo (Pigliapoco): dati identificativi mittente; data ricezione; mezzo ricezione; soggetto che esegue ricezione; metadati del profilo documentario.


Protocollazione/Classificazione/Fascicolazione

• Per la registrazione a protocollo verranno utilizzati i dati inseriti nel profilo documentario, così pure quelli della classif icazione e fascicolazione.

• I dati, prodotti in un file XML, di segnatura di sono trasmessi al destinatario insieme al documento per la registrazione automatica di protocollo nel suo sistema informatico di gestione documentale (interoperabilità).

12


Spedizione dei documenti

• La spedizione dei documenti informatici in uscita è assicurata dal sistema all’indirizzo di posta elettronica del destinatario.

• Nel caso in cui il destinatario non possa ricevere documenti elettronici il sistema produrrà copie conformi cartacee da spedire attraverso servizi di postalizzazione.


Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema:

– Accesso interno.– Accesso esterno da parte di altre pubbliche

amministrazioni.– Accesso esterno ai sensi ex 241/90 ora l. 15/05;– Gestione dei documenti e trattamento dei dati

personali.– Consultabilità.

13



• Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema:– Manuale di gestione– Piano di conservazione– Piano per la sicurezza informatica


Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00

• Il manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione dei documenti.

• Nell’ambito di ogni Amministrazione deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolaritàdell’ente

14


Manuale 1

• Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato.

• Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l’intero sistema di gestione documentario (Allegati).

• Il manuale è per tutti.


Manuale 2

• Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure.

• Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi).

• Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati).

• Revisione periodica del Manuale.

15


Manuale 3

• Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.).

• Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale.

• Chi sono gli utenti?• Formazione del personale.


Manuale 4

• Prima di effettuare l’introduzione del manuale ènecessario verificare le modalità gestionali dei documenti nel vostro ente, per fare questo si suggerisce di consultare http://www.sato-archivi.it/word/obblighi- legge-ente-pubblico.doc.

• Il manuale è il risultato di un progetto di “messa a norma” del sistema documentale dell’ente.

• La redazione del manuale deve essere condivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell’ente.

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Manuale 5

• Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adattato alla vostra realtà, non deve essere copiato tout court.

• Prima di introdurre il manuale nel vostro ente dovete ottenere l’approvazione della Soprintendenza archivistica.


Manuale 6

• Gli enti che non adottano il protocollo informatico, ma utilizzano un protocollo informatizzato, dovranno eliminare dal manuale gli articoli e i commi che si riferiscono esplicitamente alla gestione del protocollo e del documento informatico a firma elettronico/digitale.

• Altre informazioni, e modelli di manuale, si possono trovare nel sito http://protocollo.gov.it.

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Manuale 7 - Struttura

• Il modello di manuale proposto èformato da 14 sezioni e 24 allegati.


Struttura 1• Sezione 1 Disposizioni generali

– Ambito di applicazione– Definizioni dei termini– Area organizzativa omogenea– Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei

documenti, dei flussi documentali e degli archivi– Unicità del protocollo informatico– Modello operativo adottato per la gestione dei documenti

• Sezione 2 Formazione dei documenti– Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi– Formato dei documenti informatici– Sottoscrizione dei documenti informatici – Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di

trattamento specifiche– Formazione e gestione delle minute

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Struttura 2• Sezione 3 Ricezione dei documenti

– Ricezione dei documenti su supporto cartaceo– Ricezione dei documenti informatici– Ricevute attestanti la ricezione dei documenti– Apertura della corrispondenza e conservazione delle buste o altri contenitori di

documentazione– Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione– Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea

• Sezione 4 Registrazione dei documenti– Documenti soggetti a registrazione di protocollo– Documenti non soggetti a registrazione di protocollo– Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti– Registrazione dei documenti interni– Segnatura di protocollo– Annullamento delle registrazioni di protocollo– Differimento dei termini di protocollazione– Registro giornaliero di protocollo – Registro annuale di protocollo– Registro di emergenza– Documentazione particolare– Gestione della posta elettronica


Struttura 3

• Sezione 5. Classificazione dei documenti– Piano di conservazione dei documenti– Classif icazione dei documenti

• Sezione 6 Assegnazione dei documenti– Assegnazione – Modifica delle assegnazioni– Consegna dei documenti

• Sezione 7 Fascicolazione dei documenti– Formazione e identificazione dei fascicoli– Processo di formazione dei fascicoli– Modifica delle assegnazioni dei fascicoli– Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente

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Struttura 4• Sezione 8 Spedizione dei documenti destinati all’esterno

– Spedizione dei documenti cartacei– Spedizione dei documenti informatici– Spedizioni con destinatari multip li

• Sezione 9 Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni– Comunicazioni informali– Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente

• Sezione 10. Scansione dei documenti su supporto cartaceo – Documenti soggetti a scansione– Processo di scansione

• Sezione 11. Archiviazione dei documenti– Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei– Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito– Selezione e conservazione dei documenti cartacei– Selezione e conservazione dei documenti informatici– Archiviazione ottica


Struttura 5

• Sezione 12 Accesso– Accessibilità da parte degli utenti appartenenti

all’amministrazione– Accesso esterno– Accesso da parte di altre amministrazioni

• Sezione 13 Approvazione e Revisione– Approvazione ed entrata in vigore– Revisione

• Sezione 14 Pubblicazione– Pubblicazione e divulgazione

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Allegati 1

• Documento n. 1: Glossario dei termini utilizzati nel manuale di gestione;• Documento n. 2: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente;• Documento n. 3: Elenco dei protocolli interni aboliti;• Documento n. 4: Elenco delle registrazioni particolari dell’ente;• Documento n. 5: Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative abilitate

all’utilizzo del protocollo informatico e all’ inserimento dei dati;• Documento n. 6: Elenco dei documenti che si possono sottoscrivere con forma

elettronica;• Documento n. 7: Piano di classificazione;• Documento n. 8: Massimario di selezione per la conservazione dei documenti;• Documento n. 9: Elenco dei documenti da trasformare obbligatoriamente in

formato informatico/immagine;• Documento n. 10: Regole per l’ inserimento controllato dei dati nell’anagrafica

e nel protocollo informatico;• Documento n. 11: Manuale operativo di gestione del sistema informatico

documentale e del protocollo informatico rilasciato dalla ditta fornitrice del prodotto;


Allegati 2• Documento n. 12: Elenco dei procedimenti amministrativi;• Documento n. 13: Elenco dei procedimenti ammessi alla

consultazione/accesso esterno;• Documento n. 14: Regolamento per l’accesso ai documenti amministrativi ex

241/1990;• Documento n. 15: Regolamento Privacy;• Documento n. 16: Documento programmatico per la sicurezza ex Dlgs 196/03;• Documento n. 17: P iano di conservazione dei documenti e degli archivi;• Documento n. 18: P iano per la sicurezza dei documenti informatici;• Documento n. 19: Registro di emergenza guida per l’attivazione;• Documento n. 20: Regolamento pubblicazioni albo pretorio e notifiche;• Documento n. 21: Regolamento per l’Archivio storico;• Documento n. 22: Elenco dei documenti che possono non essere protocollati;• Documento n. 23: P iano di fascicolazione;• Documento n. 24: Modulistica gestione protocollo informatico;

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Manuale 8 – Piano di conservazione

• Allegato particolare del manuale, non èformato solo dal quadro di classificazione e dal massimario, ma di regole relative alla conservazione dei documenti.


Piano di conservazione 1• 1. Composizione del piano

Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di classifi cazione (Titolario), dal massimario di selezione per la conservazione e dal censimento dei depositi documentari.

• 2. Conservazione- I documenti dell’amministrazione, su qualsiasi formato sono prodotti, sono conservati a cura del Servizio archivistico, secondo quantoprevisto dal manuale di gestione. La documentazione corrente èconservata a cura del responsabile delle UO fino al tras ferimento in archivio di deposito, secondo quanto previsto dagli articoli del presente piano. - I documenti e i fascicoli informatici sono conservati nell’archivio central e informatico fin dalla loro produzione, secondo quanto previsto dal manuale operativo per la produzione dei documenti informatici.

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Piano di conservazione 2- Formato dei documenti elettroniciPer la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che al minimo possiedono requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, immutabilitànel tempo del contenuto e della struttura, come specificato anche nell’articolo numero 8 del manuale di gestione. In via preferenziale si adottano i formati XML, PDF-A, HTML, TXT, TIFF, ecc.

- Trasferimento all’archivio di depositoSi trasferiscono all’archivio di deposito tutti quei fascicoli che corrispondono ad affari o procedimenti chiusi durante l’anno precedente il trasferimento, nonché tutti i fascicoli annuali e i fascicoli del personale cessato. Dopo leoperazioni di selezione i documenti destinati alla conservazione permanente vengono versati all’archivio storico.

- Trasferimento all’archivio storicoDi norma sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio. E’ tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purchénon rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente.



- Conservazione dei documenti informaticiIl Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici selezionati per la conservazione perenne e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi.

- Memorizzazione Il responsabile del servizio archivistico provvede, ogni cinque anni e in collaborazione con il servizio di gestione dei sistemi informativi o una società esterna, a copiare su supporti di memorizzazione tecnologicamente avanzati i documenti conservati nell’archivio informatico.

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• 3. Censimento depositi documentariOgni anno il responsabile del servizio archivistico provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri in uso all’amministrazione e delle banche dati dell’ente, ai fini di programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e di predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi, il piano della sicurezza informatica dei documenti.


Piano di conservazione 5• 4. Copie del registro di protocollo e dell’”Archivio informatico”

- Nel mese di febbraio di ogni anno il responsabile del servizio archivistico provvede a riversare in un’unica soluzione le registrazioni del protocollo informatico dell’anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili e a inviarne, con proprio provvedimento, rispettivamente una copia al responsabile dei sistemi informativi e uno alla tesoreria, accertandosi che tali copie vengano conservate in luoghi idonei, come previsto dall’articolo 23 del manuale di gestione. - Al fine della conservazione documentaria sono create, dal server, copie di back up giornaliere della memoria informatica dell’ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili (Articolo n. 51 manuale di gestione). Almeno una volta l’anno sono create tre copie di back up dell’intera memoria informatica dell’ente, che verranno conservate, una a cura del Responsabile del servizio archivistico, una a cura del Responsabile dei sistemi informatici e l’altra in un luogo separato insieme a quella del protocollo informatico. Inoltre sono create le copie dell’anagrafe e dello stato civile informatici come previsto dall’articolo n. 52 del Manuale di gestione. - Ogni sei mesi è viene verificato lo stato di affidabilità delle copie.- Una volta l’anno, dopo avere accertato l’affidabilità delle copie di back up, deve essere eseguita la procedura di ripristino della memoria informatica conservata.- Per quanto riguarda le procedure di salvataggio e copia si rimanda anche al Piano per la sicurezza informatica (Documento n. 18).

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Piano di conservazione 6• 5. Piano della fascicolazione annuale

Prima della fine dell’anno solare il responsabile del servizio archivistico provvede a concordare con le unitàorganizzative dell’amministrazione il piano della fascicolazione per l’anno successivo in base al quadro di classificazione (Documento n. 23 – Allegato al manuale di gestione). Nel piano sono elencati i fascicoli che obbligatoriamente ogni anno devono essere aperti e quelli che già si prevede di utilizzare a partire dal mese di gennaio. Insieme all’elenco dei fascicoli il responsabile del servizio archivistico provvederà ad aggiornare l’elenco dei registri particolari. Durante l’anno è possibile aggiungere al piano della fascicolazione ogni fascicolo che si renda necessario secondo quanto stabilito dal manuale di gestione.


Piano di conservazione 7• 6. Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito

- All’inizio di ogni anno i l responsabile del servizio archivistico chiede ai responsabili delle UO di redigere l’elenco delle unità archivistiche da trasferire nell’archivio di deposito e sulla base degli elenchi pervenuti organizza il trasferimento dei documenti stessi. L’elenco delle unità archivistiche è redatto in duplice copia, una conservata con il verbale di trasferimento a cura del responsabile del servizio archivistico, l’altra a cura del responsabile della UO. Prima di effettuare il trasferimento il responsabile del procedimento, in base ai modelli di sfoltimento del fascicolo inviati dal responsabile del servizio archivistico, procede alla eliminazione di tutte quelle carte che non sono necessarie alla conservazione.- Il responsabile del servizio archivistico provvede a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione. Il responsabile del servizio archivistico redige il verbale di trasferimento e attiva l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti per lasciare traccia dell’avvenuto trasferimento dei documenti informatici, come previsto dal manuale operativo del sistema di protocollo informatico e dall’articolo 44 del manuale di gestione. Le operazioni di trasferimento si devono concludere entro il 31 del mese di marzo. - Se durante l’anno le UO hanno necessità di versare all’archivio di deposito altre unitàarchivistiche, queste verranno consegnate al responsabile del servizio archivistico con il relativo elenco di versamento redatto in duplice copia. Il responsabile del servizio archivistico redige il verbale di presa in consegna.

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Piano di conservazione 8• 7. Selezione e scarto

- Prima di effettuare il trasferimento delle unità archivistiche dall’archivio di deposito a quello storico il responsabile del servizio archivistico, coadiuvato da una commissione interna dell’ente, sulla base del massimario di scarto, e dei tempi di conservazione dei documenti in esso stabiliti, effettua la selezione dei documenti da inviare allo scarto. - Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla competente Soprintendenza archivistica, dopodiché in base alle procedure stabilite dalla legge porta a termine la distruzione fisica dei documenti cartacei e provvede, tramite le funzioni del sistema informatico e sulla base di quanto previsto dal manuale operativo dello stesso, a rimuovere i documenti informatici dagli archivi o supporti di conservazione/memorizzazione. - Il responsabile del servizio archivistico predispone un procedimento parallelo e autonomo per lo scarto dei documenti analogici dei quali si è effettuata la riproduzione sostitutiva di cui al successivo articolo.

L’istituzione della commissione non è necessaria, è una libera scelta dell’amministrazione.


Piano di conservazione 9• 8. Memorizzazione sostitutiva

- Il presente articolo detta le linee generali per la predisposizione di piani di sostituzione di documenti tramite un sistema di riproduzione ottico. Il responsabile del servizio archivistico presenta ogni anno un piano di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo che preventivamente sottopone all’approvazione della competente Soprintendenza archivistica.- Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate secondo le modalità previste dal piano annuale di memorizzazione sostitutiva: 1 essere aggiornati gli elenchi dei documenti o unità archivistiche da sottoporre a riproduzione sostitutiva; 2 individuati i modi più idonei di riproduzione (microfilm, microfiche, jackets, immagini digitali); 3 definite le procedure di filmatura o digitazione elettronica e gli standard tecnici da seguire;4 definite le procedure per creare indici e reperire le immagini;5 stabilite le procedure per il controllo di qualità; 6 stabilite tutte le procedure per la certificazione, la distruzione dei documenti archivistici riprodotti e quelle di conservazione; 7definite le procedure di back up e recovery e quelle della distruzione delle immagini che hanno esaurito la loro utilità. - Il piano deve tenere conto di quanto previsto dalla direttiva CNIPA 19 febbraio 2004.

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Piano di conservazione 10In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti per la tenuta corrente, semi-attiva, permanente (archivio storico) e l’eventuale scarto. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.La conservazione deve garantire di mantenere l’integrità e l’identificazione univoca dei documenti, nonchédel contesto di produzione con particolare riferimento ai dati di classificazione e fascicolazione e all’ indicazione delle strutture di assegnazione e a tutti i dati ritenuti necessari alla corretta individuazione del documento, delle sue relazioni e all’affidabilità del sistema documentario. Su questo aspetto si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.Nel caso in cui il servizio di riproduzione sia essere affidato all’esterno, ènecessario accertarsi che il fornitore esibisca adeguate certificazioni di capacità tecnico-scientifica.


Piano di conservazione 11• 9. Quadro di classificazione (titolario)

Il quadro di classificazione adottato è incluso in allegato al manuale di gestione. Il suo aggiornamento compete al responsabile del servizio archivistico. Il sistema informatico adottato deve garantire la storicizzazionedelle variazione deltitolario, e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti in relazione al titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica deve essere riportata la data di introduzione o quella di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte dopo un anno di sperimentazione. -Ad ogni modifica del quadro di classificazione il suddetto responsabile provvede a informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare le istruzioni per il coretto utilizzo delle nuove classificazioni, nonché ad informare i relativi responsabili delle UO dei cambiamenti effettuati. La sostituzione delle voci di titolari o comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile registrare documenti in fascicoli giàaperti con la classificazione precedente storicizzata fino alla chiusura degli stessi.

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Piano di conservazione 12• 10. Massimario di selezione dei documenti per la conservazione

Il massimario di selezione adottato in allegato al manuale di gestione.

• 11. Consultazione delle unità archivisticheI Settori possono richiedere in ogni momento, per consultazione,fascicoli inviati in archivio di deposito.Si deve tenere tracci a delle operazioni effettuate in relazione alla movimentazione dei fascicoli, della richiesta di prelevamento e dei tempi stabiliti per la restituzione.

• 12. AggiornamentoOgni anno il responsabile del servizio archivistico valuta la congruitàdel piano e lo aggiorna in base alle necessità riscontrate. Il responsabile del servizio archivistico comunica, con i mezzi che ritiene più idonei, ai membri dell’amministrazione con funzioni di responsabili nonché ai dirigenti gli aggiornamenti al piano.


Conclusioni

• Il manuale non va mai considerato come un’opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell’attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso.

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Bibliografia

• www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti)• http://protocollo.cnipa.it• www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti)• www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa)• http://www.interpares.org (progetto InterPARES)• http://www.erpanet.org (Erpanet)• http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm• Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Maggioli

editore, 2006• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore,

2002• Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Ma succi, La

documentazione amministrativa, Maggioli Editore, 2001• F. Caringella, L. Delpino, F. del Giudice, Diritto amministrativo, Edizioni giuridiche

Simone, v.e.• Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente

produttore, in “Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997

1

Posta Elettronica Certificata ed Applicazioni nelle PAL

Valentino DitomaResponsabile Sviluppo

Obiettivi dell’intervento

Sintetica illustrazione del servizio PECSintesi normativa di riferimentoBenefici teorici nell’uso della PECCondizioni necessarie alla fruizione dei beneficiRischi nell’uso della PECAttività di Ancitel S.p.A. sul tema PEC

2

Cosa è la Posta Elettronica Certificata

Simile al concetto di “raccomandata” AR, in versione digitale, con l’aggiunta della certezza del mittente.Lo scambio di un messaggio di PEC certifica:– La data e l’ora dell’invio– Il mittente– Il destinatario– L’oggetto del messaggio originale– L’avvenuta consegna– L’integrità di quanto interscambiato

Differenze nell’uso della PEC rispetto alla normale e-mail

Pochissime e di non rilevante impatto sull’usabilità.– I servizi di PEC possono essere acceduti dai

più diffusi client di posta elettronica; viene fornito di norma anche un accesso web-mail

– Per ogni messaggio di PEC si ricevono almeno due ricevute, una di invio ed una di recapito, firmate digitalmente dal gestore e quindi legalmente opponibili.

– Il colloquio fra la postazione d'utente ed il server del Gestore avviene sempre in maniera crittografata (SSL)

3

Riferimenti Normativi Essenziali 1/6

Art. 15, comma 2, legge 59/97“Gli atti, dati e documenti formati dalla

pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”

Riferimenti normativi Essenziali 2/6

DPR 445 del 28 dicembre 2000 (testo unico in materia di documentazione amministrativa): art. 14 (per la pubblica amministrazione e i privati): – 1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si

intende inv iato e perv enuto al destinatario, all‘indirizzo elettronicoda questi dichiarato.

– 2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento inf ormatico, redatto in conformita' alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9 comma 4, sono opponibili ai terzi.

– 3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalita' che assicurino l'avvenuta consegna, equiv ale alla notif icazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge

4


Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82

Art. 6 Le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Art. 47 Le pubbliche amministrazioni dev ono istituirealmeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata.Art. 48 La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di inv io e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata

Riferimenti normativi Essenziali 4/6DPR 11 febbraio 2005 n. 68

Regola l’utilizzo della PEC all’interno delle amministrazioni pubbliche, nei rapporti tra di esse, tra le amministrazioni pubbliche e i privati e tra i privatiIstituisce la figura del gestore del servizio Chiarisce quali sono gli elementi probatori della trasmissione del documento informatico e il funzionamento delle ricevuteDefinisce il valore dell’invio ed della ricezione della posta elettronica, in particolare: – a) un documento trasmesso tramite PEC è ufficialmente inviato dal

mittente – b) un documento recapitato alla casella d el destinatar io è

ufficialmente consegnato

5


Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 che integra il Codice dell'Amministrazione Digitale – …. (Dal sito CNIPA)– Le integrazioni proposte rafforzano ulteriormente il

diritto dei cittadini a scambiare comunicazioni mediante posta elettronica con le PA, non più solo con quelle centrali ma anche con quelle locali e - in caso di mancata risposta - riconosce loro il diritto di riv olgersi al giudice amministrativ o per obbligare i pubblici uffici a rispettare tale obbligo. Inoltre, per facilitare tali comunicazioni v ia e-mail, è stata fissata al 1° settembre 2006 la data entro cui le amministrazioni pubbliche dov ranno dotarsi di un indirizzo di posta elettronica istituzionale ed uno di PEC per dare in più la certezza legale delle comunicazioni.

Riferimenti normativi Essenziali 6/6Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 che integra il Codice dell'Amministrazione Digitale

48. Posta elettronica certificata.1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricev uta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica11 febbraio 2005, n. 68.2. La trasmissione del documento inf ormatico per v ia telematica,effettuata mediante la posta elettronica certificata, equiv ale, nei casi consentiti dalla legge, alla notif icazione per mezzo della posta. 3. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento inf ormatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conf ormi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 f ebbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche.

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Elenco dei 17 gestori attualmente accreditati

Actalis S.p.A.ARUBA PEC S.p.A.Cedacri S.p.A.Consiglio Nazionale del NotariatoEDS Italia S.p.A.EDS Pubblica Amministrazione S.p.A.I.NET S.p.A.InfoCamere - Società Consortile d'informatica delle Camere di Commercio italiane per azioniIN.TE.S.A. S.p.A.ITnet S.r.l.IT Telecom S.r.l.Lombardia Integrata S.p.A.Namirial S.p.A.Numera Sistemi e Informatica S.p.A.Poste Italiane S.p.A.Postecom S.p.A.Sogei – Società Generale d’Informatica S.p.A.

I Gestori• I Gestori di PEC debbono rispettare precisi obblighi

1. Deve rispettare precisi requisiti , prescrizioni tecniche e livell i di servizio min imi che la norma dispone.

2. Deve essere dotato di certificazione ISO dello sp ecifico processo di gestione della PEC

3. Deve possed ere una polizza assicurativa4. Deve accettare la vigilanza da parte d el CNIPA

• Il rispetto di questi obblighi garantisce ai clienti un servizio con dei requisiti minimi di affidabilità.

• E’ comunque opportuno valutare attentamente il contratto di servizio offerto da ogni gestore.• Servizi aggiuntivi e livelli di servizio migliorativi rispetto a quanto

richiesto dalla norma sono espressi nel contratto del singolo gestore.

7

Vantaggi nell’utilizzo della PEC nelle PAL

Ingenti Risparmi Economici– Sulla postalizzazione– Sulla protocollazione– Sulla Gestione dei DocumentiVelocizzazione pratiche burocraticheFacilitazioni per cittadini ed imprese nelle relazioni con la PA

RisparmiUn comune di 40.000 abitanti arriva a sostenere 100.000 EURO annue in spese di postalizzazioneI risparmi non riguardano solo le spese postali. Ingenti risparmi possono arrivare anche dalla smaterializzazione dei documenti e quindi dalle risorse umane ed infrastrutturali necessarie alla loro gestioneL’uso della PEC può consentire un abbattimento, quasi totale, di questi costi. Ma solo con determinati presupposti.

8

La distribuzione dei risparmiE’ ragionevole ipotizzare che il risparmio registrato dalle amministrazioni in percentuale rispetto alle spese totali di gestione della corrispondenza sia legato alle dimensioni dell’amministrazione– Esistono dei co sti fissi che devono comunque essere so stenuti:

apparati e strumenti, formaz ione, assistenza.Secondo nostre stime per i grandi comuni (sopra i 100.000 abitanti) i risparmi possono arrivare all’80%, per i piccoli comuni (sotto i 5.000 abitanti) i risparmi possono arrivare al 30-40%Se i piccoli comuni si avvalgono di gestioni associate possono arrivare a cifre di risparmio simili a quelle dei grandi comuniL’entità del risparmio è ridotta per la necessità di inverstire parte delle risorse non utilizzate in “spese postali” per dotarsi degli strumenti necessari.Di quali strumenti parliamo?

I presupposti del risparmio

L’amministrazione è in grado di gestire il flusso digitale dei documenti?– E’ dotata di protocollo informatico?– Ha la possibilità di avvalersi di un servizio di

conservazione a norma dei documenti digitali?– E’ dotata di Firma Digitale?

Le entità con cui l’amministrazione interscambiacomunicazioni sono in grado di colloquiare tramite PEC?– G2G– G2C– G2B

9

Necessità del Protocollo Informatico

La necessità di uno strumento di protocollo informatico a norma (che di fatto dovrebbe giàessere integrato con la PEC) è condizione necessaria ad avere un effettivo risparmio sulla gestione dei documenti sia in ingresso che in uscita. La sua assenza non permette di avvalersi dei risparmi derivanti dalla smaterializzazione dei documentiVa detto che ogni amministrazione, sia locale che centrale, dovrebbe oggi possedere un protocollo informatico a norma

Archiviazione e Conservazione a Norma

Servizio da associare necessariamente alla PEC– Come si conservano le istanze ricevute

digitalmente attraverso la PEC?– Dove si conservano i documenti prodotti

digitalmente ed inviati tramite PEC?L’assenza di un tale servizio obbliga a procedure sicuramente poco ortodosse e comunque costose che di fatto assottigliano i vantaggi derivati dall’uso dello strumento PEC

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Firma DigitaleFirma Digitale necessaria per garantire– Valore legale: il documento elettroni co sottoscritto

con Firma Digitale ha l o stesso val ore legale di un documento sottoscritto con fi rma autografa.

– Autenticità: garanzia dell’identità dell’autore.

– Integrità: certezza del fatto che il documento non sia stato manomesso dopo la sottoscri zi one.

– N on ripudio: l ’autore non può di sconoscere il documento firmato.

Relazione G2G

Teoricamente ogni PA è obbligata a dotarsi di una casella di posta elettronica certificata. – Non appena questa disposizione sarà

interamente rispettata ogni amministrazione pubblica potrà colloquiare con le altre attraverso la PEC

– E’ una questione di tempo, ma la legge ha giàdato disposizioni cogenti su questo tema

11

Relazione G2C 1/3Una parte consistente delle comunicazioni ufficiali di un comune sono dirette ai suoi cittadini. Si pensi ad esempio alle notifiche di contravvenzioni.Affinché un comune possa però colloquiare tramite PEC con un cittadino debbono essere rispettati alcuni requisiti requisiti– Il cittadino deve possedere una casella di PEC– Il cittadino deve aver autorizzato l’amministrazione ad

inv iare comunicazioni ufficiali sulla sua casella di PEC– Il cittadino, per avviare procedimenti, potrà/dov rà essere

dotato della firma digitale

Relazione G2C 2/3DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005, n.68 ... omissis . ..Art. 4.Utilizzo della posta elettronica certificata1. La posta elettronica certificata con sente l'invio di messaggi lacui trasmissione e' valid a ag li effetti di legge.2. Per i privati ch e intendono utilizzare il servizio di postaelettronica certificata, i l solo indirizzo valido, ad ogni effettogiuridico, e' quello espressamente dichiarato ai fini di ciascunprocedimento con le pubbliche ammin istraz ioni o di ogni singolorapporto intrattenuto tra privati o tra qu esti e le pubblich eamministrazioni. Tale dichiaraz ione obblig a solo il dichiarante epuo' essere revo cata n ella st essa forma.3. La volonta' espressa ai sensi del comma 2 non puo' comunquededursi dalla mera indicazion e dell'indirizzo di posta certificatanella corrispondenza o in altre comunicaz ioni o pubblicazioni d elsoggetto.

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Relazione G2C 3/3Il costo di una casella di Posta Elettronica Certificata è oggi raggiungibile a chiunque. Ma il suo utilizzo da parte dei cittadini èancora scarsissimo. Solo l’offerta di servizi avanzati che utilizzino questo strumento può favorirne la diffusioneL’autorizzazione da parte di un cittadino a ricevere comunicazionisulla sua casella PEC rappresenta per lui sicuramente una grossacomodità ma può anche essere un impegno ed un fastidio– Necessità di controllare la casella con una certa frequenza– Sicurezza di ricevere t empestivamente e senza possibil ità di ripudio

anche comunicazioni non piacevoli , ad esempio le multe.E’ ragionevole supporre che solo tramite un beneficio oggettivo per i cittadini, essi potranno essere spinti ad utilizzare una casella di PEC dei confronti del proprio comune.– Risparmi utilizzati p er servizi aggiuntivi– Massima velo cità alle pratiche gestite tramite PEC– Sconti sui tributi– Etc. Etc.

Relazione G2BValgono le stesse considerazioni fatte per i cittadiniDECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005, n.68 – ... omissis ...– Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono

dichiarare la esplicita volonta' di accettare l'invio di postaelettronica certificata mediante indicazione nell'atto di iscrizioneal registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo ildichiarante e puo' essere revocata nella stessa forma.

E’ sicuramente più facile trovare vantaggi per le imprese che le incentivino all’uso della PEC. Ad esempio le imprese sono molto interessate alla snellezza dei procedimenti. Basterebbe attenzione a questi aspetti per stimolare la loro adesione

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Rischi nell’uso della PEC 1/2Rischi di tipo funzionale. Come in tutte le innovazioni c’è necessità di una presa di coscienza forte delle caratteristiche funzionali del servizio che si sta usando e questo può richiedere competenze nuove che se non acquisite possono esporre a rischi.– Conoscenza precisa di co sa si può e co sa non si può fare con il nuovo

strumento– Completo controllo dello strumento ch e si usa per evitare frodi– Verifica d ella qualità dei fornitori e stipula di contratti idonei. L a

responsabilità dell ’amministratore nell’espletamento di un atto pubblico difficilmente può essere delegata ad uno strumento tecnico

Rischi nell’uso della PEC 2/2Rischi economici: se il percorso di adozione della PEC non è ben studiato c’è il rischio di introdurre un elemento che può arrivare a disturbare il normale iter dell’amministrazione, arrivando addirittura a peggiorarne le prestazioni– Duplicazione di modalità per gestire la stessa

funzione– Acquisto di strumenti che rimangono di fatto

inutilizzati– Rischi economici derivanti da cattive

applicazioni degli strumenti adottati

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Attività di Ancitel sul tema PEC 1/2

Avanzata richiesta di accreditamento quale gestore di PECAncitel intende offrire ai propri utenti un servizio tecnologicamente avanzato adattato alle esigenze delle amministrazioni locali, con particolare attenzione alle amministrazioni medio piccole. Attenzione particolare a:

• Competenze necessarie all’uso dello strumento• Costi• Necessità di affiancamento nell’introduzione della PEC

nella macchina amministrativa comunale• Introduzione dei nuovi strumenti a rischio nullo per le

amministrazioni locali

Attività di Ancitel nella PEC 2/2

Assistenza consulenziale ai comuni per:– Studi di fattibilità tecnico economica– Verifica legale per utilizzi specifici della PEC– Collegamento tra PEC e protocollo Informatico– Consulenza nell’introduzione della PEC in

specifici procedimenti– Modelli economici, organizzativi e procedure

per estensione del colloquio tramite PEC a cittadini ed imprese

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ANCITEL LOMBARDIA SRL – Carmine Galluzzi

PROTOCOLLO INFORMATICO E ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE:

FRONTIERE E STRATEGIEDELL'INNOVAZIONE

AMINISTRATIVA

MILANO, 18 APRILE 2007


RIFERIMENTI LEGISLATIVI 1 / 6

TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE

AMMINISTRATIVA (D.P.R. 445/2000)

CAPO I (artt. 1-5): DEFINIZIONI E AMBITI DI APPLICAZIONE

CAPO II (artt. 6-37): TEMATICHE RELATIVE AL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO, INFORMATICO, ALLA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI, AUTENTICAZIONE, FIRMA DIGITALE, RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

CAPO III (artt. 38-49): SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

CAPO IV (artt. 50-70): SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

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CODICE AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.LGS. 82/2005)

CAPO I (artt. 1-19): DEFINIZIONI, AMBITI, DIRITTI DI CITTADINI E IMPRESE

CAPO II (artt. 20-39): DOCUMENTO INFORMATICO E FIRME ELETTRONICHE, UTILIZZO E VALORE PROBATORIO

CAPO III (artt. 40-44): FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

CAPO IV (artt. 45-49): TRASMISSIONE INFORMATICA DI DOCUMENTI, MODALITA' E VALORE PROBATORIO

CAPO V (artt. 50-66): DATI DELLE PA E SERVIZI IN RETE



DISPOSIZIONI INTEGRATIVE E CORRETTIVE AL CAD (D.LGS. 159/2006)

VIENE RAFFORZATO IL DIRITTO DI CITTADINI E IMPRESE A RICHIEDERE ED OTTENERE L'USO DELLE TECNOLOGIE TELEMATICHE NELLE COMUNICAZIONI CON LE PA; IL DIRITTO VIENE ESTESO ANCHE ALLE PAL (ART. 3)

VIENE ANTICIPATO L'OBBLIGO PER LE PA CENTRALI AD ISTITUIRE, ENTRO IL 1 SETTEMBRE 2006, UNA CASELLA DI P.E.C. E UNA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE, NONCHE' AD UTILIZZARE LA POSTA ELETTRONICA NELLE COMUNICAZIONI TRA GLI ENTI E I DIPENDENTI (ART. 19)


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ISTITUZIONE DEL SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITA' E DELLA RETE INTERNAZIONALE

DELLA PA (D.LGS. 42/2005)

STABILISCE LE FINALITA', I SERVIZI E GLI OBBLIGHI PER LE PA E DEFINISCE LE STRUTTURE ORGANIZZATIVE PREPOSTE AL GOVERNO DEL SISTEMA STESSO

REGOLAMENTO RECANTE DISPOSIZIONI PER L'UTILIZZO DELLA P.E.C. (D.P.R. 68/2005)

ATTRIBUISCE PIENA VALIDITA' ALL'E-MAIL NELLE COMUNICAZIONI TRA CITTADINI ED ENTI PUBBLICI, NEL RISPETTO DELLE DISPOSIZIONI FISSATE PER L'UTILIZZO DELLA P.E.C.



REGOLE TECNICHE PER LA FORMAZIONE, LA TRASMISSIONE, LA CONSERVAZIONE, LA

DUPLICAZIONE, LA RIPRODUZIONE E LA VALIDAZIONE, ANCHE TEMPORALE, DEI DOCUMENTI INFORMATICI

(D.P.C.M. 13/01/2004)

DEFINISCE LE REGOLE TECNICHE PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E LE DISPOSIZIONI PRINCIPALI RIGUARDANTI LA FIRMA DIGITALE E I CERTIFICATORI

REGOLE TECNICHE PER LA RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO IDONEO A GARANTIRE LA CONFORMITA' DEI DOCUMENTI

AGLI ORIGINALI (DELIBERAZIONE CNIPA 11/2004)


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CODICE DEI BENI CULTURALI E DEL PAESAGGIO (D.LGS. 42/2004)

E' INDICATO L'OBBLIGO DELLA CONSERVAZIONE E DELLA SALVAGUARDIA DEI BENI CULTURALI A CARICO DI TUTTI I SOGGETTI, PUBBLICI E PRIVATI, CHE NE SIANO PROPRIETARI, POSSESSORI O DETENTORI. PER QUANTO RIGUARDA I SOGGETTI PUBBLICI, AGLI OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE SI ASSOCIA ANCHE L'OBBLIGO DI ASSICURARNE LA PUBBLICA FRUIZIONE.



L'ARCHIVIO: DEFINIZIONI

“... E' LA RACCOLTA ORDINATA DI ATTI DI UN ENTE O INDIVIDUO, COSTITUITASI DURANTE LO SVOLGIMENTO DELLA SUA ATTIVITA' E CONSERVATA PER IL CONSEGUIMENTO DEGLI SCOPI POLITICI, GIURIDICI E CULTURALI DI QUELL'ENTE O INDIVIDUO.” (EUGENIO CASANOVA)

“... E' IL COMPLESSO DEGLI ATTI SPEDITI E RICEVUTI DA UN ENTE O INDIVIDUO PER IL CONSEGUIMENTO DEI PROPRI FINI O PER L'ESERCIZIO DELLE PROPRIE FUNZIONI.” (GIORGIO CENCETTI)

“... E' UNA STRUTTURA PERMANENTE CHE RACCOGLIE, INVENTARIA E CONSERVA DOCUMENTI ORIGINALI E NE ASSICURA LA CONSULTAZIONE PER FINALITA' DI STUDIO”(D.LGS. 42/2004)

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IL PROTOCOLLO INFORMATICO 1 / 2

DEFINIZIONE: l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedureinformatiche utilizzati dalle Amministrazioni per lagestione dei documenti (DPR 445/2000).

Punti chiave:analisi e individuazione Aree Organizzative Omogenee;riorganizzazione dei flussi documentali (classificazione efascicolazione dei documenti);istituzione e mantenimento di un registro informatico, conrelativa assunzione di responsabilità dall'Amministrazione;istituzione di un servizio ed annesso responsabile;redazione manuale di gestione.


IL PROTOCOLLO INFORMATICO 2 / 2

Funzionalità minime [art. 53, 55, 56 DPR 445/2000]: REGISTRAZIONE (num e data protocollo generati automaticamente e non modificabili; mittente/destinatarioe oggetto rilevati e non modificabili; eventuali data eprotocollo del documento ricevuto; impronta deldocumento se trasmesso per via telematica);

SEGNATURA (num protocollo 7 cifre, rinnovo annuale; data protocollo; indicazione AOO);

CLASSIFICAZIONE (omogeneità tematica, autonomia dei documenti rispetto alla struttura organizzativa,reperibilità del documento).

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IL REGISTRO DI PROTOCOLLO

E' UN ATTO PUBBLICO CHE FA FEDE DELLA TEMPESTIVITA' E DELL'EFFETTIVO RICEVIMENTO, O DELL'AVVENUTA SPEDIZIONE DI UN DOCUMENTO, INDIPENDENTEMENTE DALLA REGOLARITA' DEL DOCUMENTO STESSO


INTERVENTI

MARINA MESSINA – Soprintendenza Archivistica - LA GESTIONE DELL'ARCHIVIO

GIAMPIERO MASONE – Cedaf - CASI PRATICI: UN SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE

ARTURO SALVATICI - Infocamere - LA CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO: LA RESPONSABILITA' DELLA CONSERVAZIONE PER I SERVIZI IN OUTSOURCING

VALENTINO DITOMA – Ancitel – APPLICAZIONI E UTILIZZI DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

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Protocollo informatico e archiviazione documentale ......Protocollo informatico e archiviazione documentale: frontiere e strategie dell’innovazione amministrativa Dopo il DPR 445/2000