Upload
truongngoc
View
234
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
PROSES BISNIS P2L Perencanaan s/d Pelaksanaan Pengadaan
Oleh: Arief Se(awan B.N., Ph.D.
Kepala Pusat Pengadaan dan Logis4k
PERKEMBANGAN PERATURAN PRESIDEN
70 172 35 54 2010
Pengganti Keppres 80/2003
2011 2012 2014
4
2015
Tambahan Penunjukan Langsung Jasa Konsultan
Hukum di Pasal 44
Tambahan Penunjukan Langsung Pupuk dan Benih
Pasal 38
Penyempurnaan istilah, Penegasan Tupoksi, Perubahan Kriteria Pemilihan dan bukti
perjanjian dll
Penekanan eProc dan ePurchasing, penyederhaan prosedur dan perlindungan
pengelola PBJ dll
Rektor
WRSDMA
Kepala P2L
Kabag Pengadaan
Kasubbag ULP Kasubbag
Pelaksanaan Kontrak
Kabag LPSE dan Logis(k
Kasubbag LPSE Kasubbag Logis(k
Sruktur Organisasi P2L
GARIS BESAR PENGADAAN
Penyed
ia Pelelangan E-‐Tendering
Non Pelelangan
E-‐Purchasing
Penunjukan Langsung
Pengadaan Langsung
Subunit Input RUP
Review Kepala Unit
Review Bidang Logis4k P2L
Review Bidang Pengadaan Pengadaan Review Satgas Review Bidang Pengadaan
Proses Pengadaan UGM
SIMABEKA SIMKEU SIMPEL
www.simpel.ugm.ac.id INTEGRASI
Alur Pengadaan
USER -‐ Kantor Pusat (Unit, RS UGM) -‐ 18 Fakultas -‐ 2 Sekolah
ULP
Product
Penerimaan
Pelelangan
Pengadaan
Permohonan pengadaan (RUP)
Penyempurnaan pani;a
Unit Kerja
ya
Kepala P2L
Kabag PengadaanPermintaan
Pengadaan
Kasubbag ULP
Menunjuk PPK
Menunjuk Pokja disertai data HPS, KAK dan Draft
Kontrak
Mengirimkan data HPS, KAK/Spesifikasi Teknis dan
draft kontrak
POKJA
Proses Pelelangan di SPSE
Rekanan
PPK dibantu dg TPTK melakukan monitoring pekerjaan rekanan
Hasil Pekerjaan
PPHP
Serah terima pekerjaan PPK dan rekanan
Dokumen pembayaran
Permintan pembayaran ke keuangan
SatgasKasubbag Logistik
Perlu review?tidak
Kaji Ulang PPK dan POKJA
1
2
PPK
345
Admin Kontrak
TPTK
PUMK
6
Mendapatkan rekanan pemenang
Melaksanakan pekerjaan
Memeriksa hasil pekerjaan
Unit Kerja menerima barang/jasa
Pejabat Pengadaan
Proses Pengadaan Langsung
<200 juta -‐ non Konsultan< 50 juta -‐ Konsultan
Menetapkan PPHP
Kabag LPSE dan Logistik
Rencana Umum
Pengadaan (RUP)
Proses Pengadaan UGM
Jenis Pengadaan
Barang
Pekerjaan Konstruksi
Jasa Konsultansi
Jasa Lainnya
Alur pengadaan infrastruktur
USER -‐ Kantor Pusat -‐ 18 Fakultas -‐ 2 Sekolah
Proses konstruksi PPK (P2L), TPTK (Satgas), PPHP (P2L, DA, Unit), Admin
Kontrak (P2L), PMUK (P2L)
Hand over
Keuangan
RENBANG
LPSE (P2L), Pokja (P2L, DA, Unit)
KOMREN
DA
Satgas P2L
Product
pelelangan
Pembayaran term
in
Kawal Peren
canaan
Pengadaan
WR-‐SDMA
Proses Pengadaan
Proses Bisnis Pengadaan UGM
SIMKEU SIMABEKA
SIMP2L (sirencang-‐simpel-‐simonev)
Penyusunan/realokasi Rencana Anggaran Kegiatan Tahunan
(RKAT)
Budget locking
Usulan pengadaan
Perencanaan s/d Pelaksanaan PENGADAAN
Proses pembayaran (Defini4f/UMK-‐SPJ)
Pelaksanaan dan monitoring
Sistem Informasi terkait Pengadaan
• Administrasi Kontrak (Adminkon) • Tim Pengelola Teknis Kegiatan (TPTK)
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
• à Pengadaan langsung
Pejabat Pengadaan (PP)
• à Lelang
Kelompok Kerja (Pokja)
Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
Pejabat Pelaksana Pengadaan
Tugas Pokok PPK
1. menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasayang melipu4: 1) spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) rancangan Kontrak.
2. menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; 3. menandatangani Kontrak; 4. melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa; 5. mengendalikan pelaksanaan Kontrak; Dalam pelaksanaan tugasnya PPK dapat dibantu TPTK dan Admin Kontrak:
1. Membantu Kerja PPK dalam pengadaan 2. Mensuport hal-‐hal teknis dan administra4ve terkait pengadaan
Tugas Pokok POKJA
1. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 2. menetapkan Dokumen Pengadaan; 3. menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran; 4. mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di
website menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;
5. melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;
6. menjawab sanggahan;
1. melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan PengadaanBarang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak
2. menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan
3. membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
Tugas Pokok PPHP
Kebutuhan SDM dalam pengadaan
Nilai
Buk( pembayaran Konstruksi/Barang/Jasa
lainnya Konsultansi
0 s/d 10jt Nota pembelian Kwitansi 10 s/d 50jt Nota Pembelian SPK (Pengadaan Langsung) 50 s/d 200jt SPK (Pengadaan Langsung) SPK (lelang sederhana)
200jt – 5M Kontrak
(Lelang sederhana/ Pemilihan langsung) Kontrak
(Lelang umum) 5M ke atas Kontrak
(Lelang umum)
Surat Pesanan à Pengadaan sistem daring (On-Line)
Kebutuhan SDM dalam pengadaan
Nilai
Kebutuhan SDM
Konsultansi Konstruksi/Barang/Jasa lainnya
PPK PP/Pokja PPHP PPK PP/Pokja PPHP 0 s/d 10jt Y/N 1 1 Pimp. buyer Y/N 10 s/d 50jt 1 1 1 Pimp. buyer Y/N 50 s/d 200jt 1 3 3 1 1 1 200jt – 1M 1 5 3 1 3 3 1M – 5M 1 7 5 1 5 5 5M ke atas 1 7 7 1 7 7
Suplai logis(k UGM
Kebutuhan logis4k Produk
Ketersediaan SDM P2L: PPK : 2 orang Pokja : 9 orang Admin kontrak : 4 orang
Kemampuan proses pengadaan
Mar-‐Sept Jan-‐Feb Okt-‐Des
Kendala Pengadaan
Perencanaan pengadaan yang 4dak bagus
Penyusunan HPS yang terlalu rendah
Spesifikasi terlalu 4nggi
Desain yang 4dak sempurna
Jadi concern siapa ini??
Spesifikasi pengadaan barang
Alat Tulis Kantor – Spesifikasi – Test berat – Test warna – Test 4nta – Test ketahanan (boardmarker, bolpoint) – Sistem pembelian/pengiriman
Obat-‐obatan – Jenis – Sistem dan schedule pengiriman – Inventory – Jaminan expired
Spesifikasi pengadaan barang
Alat Medis Habis Pakai – Jenis – Sistem dan schedule pengiriman – Inventory – Kualitas Merk
Spesifikasi pengadaan barang
Alat laboratorium àspesifikasi
– Daya Listrik : – Fungsi : – Dimensi : – Custom : DED, spesifikasi, pagu à design-‐build? à beauty contest?
à Jaminan purna jual – Spare part – Jaminan bahan baku
à Long term contract?
Spesifikasi pengadaan barang
Elektronik àspesifikasi
– Daya Listrik : – Fungsi : – Feature :
à Clausul an(sipasi discon(nue – Harga 4mpang atas-‐bawah – Perubahan spesifikasi lebih 4nggi tanpa merubah harga
Spesifikasi pengadaan barang
Catering – Bahan Baku – Check proses pembuatan – Survey lokasi – Kemampuan ketenagakerjaan – Kemampuan peralatan
Spesifikasi pengadaan barang
Jaket almamater/Toga/Kaos – Jenis kain – Test uji – Ukuran baju – Mock up – Schedule pengiriman: – Syarat kerapihan produk??
Spesifikasi pengadaan barang
Pengadaan Jasa Konstruksi
• Struktur – Masihkah kita perlu membuat aturan mutu dengan menggunakan perbandingan campuran?
– Pondasi sumuran à harus dengan bor-‐auger atau boleh manual? à Kecelakaan kerja karena longsor tanggung jawab siapa?
–
Spesifikasi pengadaan barang
• Arsitektur – Sampai dimanakah DED seharusnya?
• Detail pertemuan antara komponen arsitektur • Perlukah gambar 3D se4ap detail?
– Perlukah sampai gambar komposit feasibilaty dari cross
Pengadaan Jasa Konstruksi
Spesifikasi pengadaan barang
– Sampai dimanakah DED seharusnya? • Detail pertemuan antara komponen arsitektur • Perlukah gambar 3D se4ap detail?
– Perlukah sampai gambar komposit (clashed-‐compnent visibility)
Pengadaan Jasa Konstruksi
Spesifikasi pengadaan barang
Sistem informasi Pengadaan
• SIMPEL (www.simpel.ugm.ac.id) PIC :
-‐ buyer -‐ PPK -‐ PP/Pokja -‐ PPHP
• RUP (Sirencang)
Local: 10.13.249.94 PIC :
-‐ Perencana Pengadaan Unit Kerja (peng-‐ENTRY) -‐ Pimpinan Unit kerja (Approval)
Web LPSE UGM
User manual SIMPEL dan SiRENCANG
Rencana tatakelola keuangan pengadaan
Proses pembayaran pekerjaan dilakukan oleh
unit kerja.
Sistem honorarium untuk pelaksana pengadaan (PPK, Pokja/PP, PPHP)
terpusat d P2L
KEGIATAN yang BUKAN Pengadaan
Perjanjian Kerja Sama (PKS)
contoh : kerja sama perparkiran,
Konsinyasi
Obat pada rumah sakit
Sewa menyewa
Sewa bangunan untuk bank
Semoga ke depan akan lebih baik….. J