Upload
truongbao
View
260
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
No. Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman : i dari v
PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya
tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto
i
PROSEDUR SISTEM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
Prosedur Pengendalian Dokumen
IAIN-P/LPM/PS/02.02
PENGESAHAN
Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:
Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM
Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag. Dr. Munjin, M. Pd. I Dr. Suwito, M. Ag.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : ii dari v
ii
Prosedur Pengendalian Dokumen
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.
Ketua
Dr. H. Suwito, M.Ag.
Anggota
Ahmad Muttaqin, M.Si.
Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.
Rofina Dienasari, S.H.I.
Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.
Nursalim, M.Pd.I.
Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.
Penerbit Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : iii dari v
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT
atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu
prosedur sistem yakni Prosedur Pengendalian Dokumen dapat
diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.
IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan
untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa
prosedur sistem. Prosedur sistem pengendalian dokumen ini
dimaksudkan untuk mengelola pengendalian dokumen. Dokumen
merupakan data yang mengandung arti dan media pendukungnya.
Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan
bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu
yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya
sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering
menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen
(baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.
Akhirnya, kami berharap dengan adanya prosedur ini dapat
mendukung para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk dapat
mengelola dalam pengendalian dokumen dengan baik
Purwokerto, September 2017
Rektor
Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag
19670815 199203 1 003
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : iv dari v
iv
SK REKTOR
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : v dari v
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ........................................................................... i
TIM PENYUSUN .............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ....................................................................... iii
SK REKTOR .................................................................................... iv
DAFTAR ISI ...................................................................................... v
1. TUJUAN ....................................................................................... 1
2. RUANG LINGKUP ....................................................................... 1
3. DEFINISI ...................................................................................... 1
4. DOKUMEN TERKAIT .................................................................. 3
5. PROSEDUR ................................................................................ 3
6. DISTRIBUSI ............................................................................... 11
7. PENUTUP .................................................................................. 11
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 1 dari 11
1
1. TUJUAN:
Prosedur ini ditetapkan agar proses pembuatan dan
pengendalian dokumen di lingkungan IAIN Purwokerto berjalan
efektif dan efisien. Prosedur ini juga menerangkan pengendalian
atas dokumen dan data yang sudah tidak terpakai (kadaluwarsa)
untuk menghindari dokumen atau data tersebut digunakan
kembali/ disalahgunakan.
2. RUANG LINGKUP:
2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto.
2.2. Prosedur Pengendalian Dokumen ini mengatur
pengendalian semua dokumen terkait dengan penerapan
sistem manajemen mutu, meliputi manual mutu, prosedur
mutu, instruksi kerja, formulir, dokumen internal dan
dokumen eksternal yang berlaku di IAIN Purwokerto.
3. DEFINISI:
3.1. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang
berupa hardcopy dan softcopy (elektronik) yang dijadikan
sebagai acuan.
3.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan penyiapan,
review, pengesahan, identifikasi, penerbitan, penggandaan,
pendistribusian, penyimpanan, perubahan atau revisi,
penarikan dan pemusnahan dokumen.
3.3. Dokumen Internal (DI) adalah dokumen yang diterbitkan
oleh dan berlaku di Unilak.
3.4. Dokumen Eksternal (DE) merupakan dokumen yang
berasal dari luar Unilak sebagai acuan proses dan
kegiatan, dapat berupa undang-undang, peraturan-
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 2 dari 11
2
peraturan, surat keputusan, standar, pedoman, dan
dokumen lain.
3.5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat
persyaratan utama sistem manajemen, sebagai kerangka
kerja untuk memastikan bahwa standar kinerja Unilak
memenuhi harapan dan kebutuhan mahasiswa.
3.6. Prosedur Sistem adalah prosedur mandatory ISO
9001:2008, yaitu dokumen yang memuat urutan kegiatan
atau mekanisme tatalaksana serta tanggung jawab
koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis
dan administratif IAIN Purwokerto yang meliputi: Prosedur
Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman,
Prosedur Audit Internal, Prosedur Penanganan Layanan
Akademik yang Tidak Sesuai, Prosedur Tindakan
Perbaikan, dan Prosedur Tindakan Pencegahan.
3.7. SOP adalah standart operasional prosedur, yaitu dokumen
yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana
serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan
pengendalian proses teknis dan administratif di IAIN
Purwokerto.
3.8. Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan
tahapan kegiatan rinci dalam pelaksanaan kegiatan.
3.9. Formulir adalah bentuk lembar isian dengan judul tertentu
untuk merekam/mencatat bukti atas aktivitas atau kejadian.
3.10. Rekaman adalah catatan mutu atau bukti pelaksanaan
aktivitas/ kegiatan.
3.11. PD adalah singkatan dari Pengembangan Dokumen.
3.12. AMI adalah singkatan dari Audit Mutu Internal.
3.13. Unit adalah unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana
administrasi dan Unsur Penunjang.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 3 dari 11
3
4. DOKUMEN TERKAIT:
4.1. Formulir Daftar Induk Dokumen Internal
4.2. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal
4.3. Formulir Penerbitan Dokumen
4.4. Formulir Penarikan Dokumen.
4.5. Formulir Daftar Perubahan Dokumen
4.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
5. PROSEDUR:
5.1. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen hardcopy
5.1.1 Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit
terkait, atau Tim yang ditunjuk untuk menyiapkan
Rencana Kerja dan SOP yang baru atau revisinya,
menandatangani kolom “Disiapkan Oleh”, kemudian
menyerahkannya kepada Ketua Badan Penjaminan
Mutu, sedangkan Dokumen Manual Mutu dan
Prosedur Sistem disiapkan sendiri oleh Ketua
Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Kontrol
Mutu. Instruksi Kerja dan Formulir disiapkan oleh
staf unit terkait.
5.1.2 Staf PD mengumpulkan Dokumen Internal dan
Dokumen Eksternal, memberikan kode dokumen,
dan menyerahkan kepada Wakil Manajemen/ Ketua
LPM.
5.1.3 Pembantu Rektor I memeriksa SOP dan Rencana
Kerja yang baru atau revisinya, kemudian
menandatangani kolom “Diperiksa Oleh”, dan
menyerahkan kepada Rektor. Instruksi Kerja dan
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 4 dari 11
4
Formulir diperiksa oleh Ketua/Kepala/Pengelola Unit
terkait.
5.1.4 Rektor mengesahkan SOP dan Rencana Kerja yang
baru atau revisinya kemudian menandatangani
kolom “Disahkan Oleh”. Instruksi Kerja dan Formulir
disahkan oleh Dekan/ Pembantu Dekan/ Ketua/
Kepala/ Pengelola Unit terkait.
5.1.5 Dekan/Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola
Unit terkait menyerahkan SOP/ Rencana Kerja/
Instruksi Kerja/Formulir yang telah disahkan kepada
Ketua LPM.
5.1.6 Ketua LPM menyerahkan dokumen internal yang
telah disahkan tersebut kepada staf PD.
5.1.7 Staf PD mencatat dokumen internal yang telah
disahkan tersebut dalam formulir Daftar Induk
Dokumen Internal, dan memperbarui isian dalam
formulir Daftar Perubahan Dokumen Internal jika
terjadi revisi.
5.1.8 Staf PD membuat sejumlah salinan dokumen yang
diperlukan.
5.1.9 Staf PD memberikan stempel "TERKENDALI" warna
MERAH pada setiap salinan dokumen internal yang
baru/revisi terakhir.
5.1.10 Staf PD membagikan salinan SOP yang baru atau
yang telah direvisi ke Unit terkait.
5.1.11 Staf PD memastikan Unit terkait menandatangani
penerimaan pada “Formulir Penerbitan Dokumen”.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 5 dari 11
5
5.1.12 Staf PD memastikan penarikan kembali dari Unit
terkait salinan yang kadaluwarsa dan
menandatangani pengembalian pada “Formulir
Penarikan Dokumen”.
5.1.13 Staf PD memberikan stempel "TIDAK BERLAKU"
warna BIRU.
5.1.14 Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal yang
diberikan ke pelanggan atau pihak external lain
selain badan sertifikasi, semua salinannya harus
distempel "TIDAK TERKENDALI" warna HIJAU
oleh Staf PD.
5.1.15 Bentuk stempel sebagai berikut:
TERKENDALI
Salinan ke.........dari.........
TIDAK TERKENDALI
Salinan ke...........dari...........
TIDAK BERLAKU
Sejak tgl.: ............................
5.2. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen
elektronik/softcopy
Pengendalian dokumen elektronik/softcopy diatur
sebagai berikut :
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 6 dari 11
6
5.2.1. Penomoran, Penerbitan, Pendistribusian,
Penyimpanan dan Penarikan seluruh dokumen
elektronik/softcopy adalah sama dengan yang
tertera pada dokumen hardcopy
5.2.2. Seluruh dokumen elektronik/softcopy dikendalikan
oleh staf PD secara terpusat di satu komputer yang
terletak di kantor LPM IAIN Purwokerto.
5.2.3. Dokumen elektronik/softcopy disimpan di dalam
folder-folder yang tersusun secara teratur sehingga
memudahkan penelusurannya.
5.2.4. Dokumen elektronik/softcopy tidak boleh keluar dari
staf PD tanpa seijin tertulis dari Ketua Lembaga
Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu
(LPM).
5.2.5. Dokumen elektronik/softcopy adalah milik IAIN
Purwokerto sehingga seluruhnya harus ditarik dan
tidak dibenarkan pihak lain menyimpannya tanpa
seijin tertulis dari Ketua LPM.
5.2.6. Sebagai bentuk integritas bahwa para pihak sudah
tidak menyimpan dokumen elektronik/softcopy
tersebut, maka yang bersangkutan akan
menandatangani surat pernyataan.
5.3. Pengesahan Dokumen
Tanggung jawab penyiapan, review dan pengesahan
dokumen sesuai Tabel 1. berikut:
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 7 dari 11
7
Tabel 1. Tanggungjawab penyiapan, review dan
pengesahan dokumen
No Jenis
Dokumen
PENGENDALIAN DOKUMEN
Disiapkan oleh Diperiksa
Oleh
Disahkan
oleh
Dinomorkan,
Diterbitkan,
Didistribusi-
kan, Disimpan
dan Ditarik
oleh
1. Manual
Mutu
Ketua LPM Pembantu
Rektor 1
Rektor Staf PD
2. Prosedur
Sistem
Ketua LPM Pembantu
Rektor I
Rektor Staf PD
3 SOP Ketua/Kepala/
Penanggung-
jawab/Pengelola
Unit terkait, atau
Tim yang ditunjuk
Wakil Rektor
terkait
Rektor Staf PD
3. Instruksi
Kerja
Staf Bagian/Unit
terkait
Ketua/Kepala/
Penanggung-
jawab/ Pengelola
Unit terkait
Wakil Rektor/
Dekan/Ketua/Kepal
a/
Penanggung-
jawab/Pengelola
Unit terkait
Staf PD
5. Rencana
Kerja
Ketua/Kepala
/Penanggungjawa
b/Pengelola Unit
terkait, atau Tim
yang ditunjuk
Ketua/Kepala/
Penanggung
jawab/ Pengelola
Unit terkait
Wakil/ Pembantu
Rektor/ Dekan/
Ketua/Kepala/
Penanggung-jawab/
Pengelola Unit
terkait
Staf PD
6. Formulir Staf Bagian/Unit
terkait
Ketua/Kepala/
Penanggung
jawab/Pengelola
Unit terkait
Wakil Rektor/
Dekan/Ketua/
Kepala/Penanggung
jawab/Pengelola
Unit terkait
Staf PD
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 8 dari 11
8
5.4. Penomoran
5.4.1. Staf PD memberikan nomor sebagai identifikasi
sebagai berikut :
a) Manual Mutu : IAIN-Pwt/UNIT/MM//NO.DOK
b) Prosedur Sistem : IAIN-Pwt /UNIT/PS//NO.DOK
c) SOP : IAIN-Pwt/UNIT/SOP//NO.DOK
d) Instruksi Kerja : IAIN-Pwt/UNIT/IK//NO.DOK
e) Formulir : IAIN-Pwt/UNIT/F//NO.DOK
5.4.2. Keterangan:
a) IAIN-Pwt : IAIN Purwokerto
b) UNIT : diisi nama unit/ bagian yang
bersangkutan.
Unit-unit yang berada di IAIN Purwokerto antara
lain:
R
LPM
D
WD
JUR
PRODI
Biro AUAK
LPPM
Perpus
: Rektor
: Lembaga Penjaminan Mutu
: Dekan
: Wakil Dekan
: Jurusan
: Program Studi
: Biro Administrasi Umum
Akademik dan Kemahasiswaan
: Lembaga Penelitian dan
Pengabdian
: Perpustakaan
WR : Wakil Rektor
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 9 dari 11
9
c) MM : Manual Mutu
d) PS : Prosedur Sistem
e) SOP : Standar Operasional Prosedur
f) IK : Instruksi Kerja
g) F : Formulir
h) NO.DOK. : diisi no urut dokumen terdiri dari
dua digit pertama dan dua digit
ke dua, dipisahkan dengan titik.
Dua digit pertama menunjukkan
nomor level dokumen, dua digit
kedua menunjukkan nomor urut.
Contoh :
IAIN-Pwt LPM F 05 01
5.4.3. Keterangan kode level dokumen :
a) Kebijakan SPMI = KM
b) Manual Mutu = MM, dokumen level 01
c) Prosedur Sistem = PS, dokumen level 02
d) Standar Operasional
Prosedur
=
SOP, dokumen level 03
e) Instruksi Kerja = IK, dokumen level 04
f) Formulir = F, dokumen level 05
IAIN Purwokerto
Unit Kerja
Nama
Dokumen
Kode Level Dokumen
Nomor
Urut
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 10 dari 11
10
5.5. Penggandaan Dokumen
5.5.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal
penggandaan dokumen.
5.6. Perubahan Atau Revisi
5.6.1. Masing-masing unit dapat mengusulkan perubahan
atau revisi terhadap isi dokumen yang telah
diterbitkan kepada Ketua LPM melalui Staf PD.
5.6.2. Staf PD memroses perubahan atau revisi tersebut
sesuai butir 5.1.2.
5.7. Pemusnahan Dokumen.
5.7.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal pemusnahan
dokumen atas persetujuan Ketua LPM
5.7.2. Staf PD menyimpan 1 (satu) salinan dokumen serta
dokumen master yang sudah tidak berlaku sebagai
arsip.
5.7.3. Staf PD menyiapkan dan memintakan tanda tangan
bukti penarikan dokumen dan berita acara
pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.
5.7.4. Staf PD melakukan Pemusnahan dokumen yang
sudah tidak berlaku.
5.7.5. Staf PD menyimpan bukti penarikan dan berita
acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak
berlaku.
5.8. Distribusi Dokumen Eksternal
5.8.1. Staf PD bertanggung jawab dalam pendistribusian
dokumen eksternal.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 11 dari 11
11
5.8.2. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa
dokumen salinan tidak terkendali dan didistribusikan
ke pihak-pihak yang membutuhkan.
5.8.3. Dokumen eksternal harus direkam di dalam Formulir
Daftar Induk Dokumen Eksternal
6. DISTRIBUSI
6.1. Rektor
6.2. Wakil Rektor
6.3. Dekan.
6.4. Wakil Dekan
6.5. LPM
6.6. Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit.
7. PENUTUP
Demikianlah uraian dari prosedur sistem yang mengatur tentang
prosedur pengendalian dokumen. Semoga dengan adanya
prosedur ini dapat membantu para civitas akademik IAIN
Purwokerto untuk mengelola dokumen dengan baik. Selanjutnya,
kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam penulisan
prosedur ini. Kami berharap masukan dan saran dari para
pembaca agar prosedur ini dapat menjadi lebih baik.