Upload
doankhanh
View
244
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 1/ 23
PROSEDUR PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
PK.PPAS(S)08
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
ZAINUDDIN TASIMAN Pegawai Tadbir
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 2/ 23
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 3/ 23
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5-6
7
8-15
16-21
22
23
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 4/ 23
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengambilan kakitangan
baru secara tetap, sementara, kontrak dan sambilan, dilaksanakan dengan
berkesan dan mematuhi peraturan-peraturan dan surat-surat pekeliling kerajaan
yang ditetapkan dan diterima pakai oleh PPAS.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh pengurusan PPAS dalam urusan pengambilan
kakitangan baru di bawah Skim Saraan Malaysia.
3. RUJUKAN
3.1. MK.PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008
3.1.1 Seksyen 6.2.1 dan 6.2.2.
3.2. Perintah-perintah Am
3.3. Surat-surat pekeliling kerajaan yang berkaitan
3.4. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
3.5. Surat Pekeliling Arahan Jabatan Perkhidmatan Awam
3.6. Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah PPAS
3.7 Bil. 4 Tahun 2002- Pekeliling Perkhidmatan Awam
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 5/ 23
4. DEFINISI
4.1 Pengambilan kakitangan di bawah Skim SSM
Adalah merujuk kepada aktiviti bagi memenuhi kekosongan jawatan tetap di
PPAS berdasarkan keperluan semasa mengikut peruntukan jawatan yang
diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).
4.2 Pengambilan Kakitangan Sementara
Pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan tetap yang kosong.
4.3 Pengambilan Kakitangan Kontrak
Pengambilan kakitangan di dalam bidang tertentu bagi melaksanakan sesuatu
projek semasa yang diperlukan tertakluk kepada kelulusan Mesyuarat
Lembaga Pengarah.
4.4 Pengambilan Kakitangan Sambilan
Pengambilan kakitangan di dalam bidang tertentu bagi melaksanakan sesuatu
projek atau keperluan tambahan kakitangan bagi menampung kekurangan
tenaga kerja.
4.5 Latihan Orientasi
Pengenalan bagi kakitangan mengenai PPAS secara keseluruhannya.
4.6 Penempatan
Tempat bertugas kepada pegawai yang baru dilantik.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 6/ 23
4.7 Pengemaskinian Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan
Menyelenggara rekod perkhidmatan seseorang anggota supaya rekod tersebut
teratur dan kemas kini sehingga sehari sebelum anggota bersara.
Penyelenggaraan dan pengemaskinian hendaklah selaras dengan peraturan
dan arahan pentadbiran sedia ada, dengan diberi penumpuan kepada perkara
yang memberi kesan kepada pengiraan faedah persaraan seperti:
i. perubahan gaji;
ii. perubahan imbuhan tetap atau elaun;
iii. perubahan tempoh perkhidmatan;
iv. kenaikan pangkat; dan
v. cuti
1.1 Proses Pencantuman Perkhidmatan Lepas
Pencantuman Perkhidmatan Lepas ialah proses mengagregatkan tempoh
perkhidmatan sekarang dengan tempoh perkhidmatan dahulu di agensi
awam lain bagi membolehkan tempoh perkhidmatan tersebut dimasukira
untuk tujuan pengiraan faedah di bawah undang-undang pencen.
1.2 Proses Pengiraan Gantian Cuti Rehat
Cuti rehat yang dikumpulkan untuk faedah persaraan.
1.3 Proses Pindaan Nama dan Tarikh Lahir
Membuat pindaan ke atas nama mengikut Kad Pengenalan dan Tarikh
Lahir di Buku Rekod Perkhidmatan (Am 274).
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 7/ 23
5. SINGKATAN
KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PT - Pembantu Tadbir
PSM - Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia
KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
SSM - Skim Saraan Malaysia
JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam
BPK - Buku Perkhidmatan Kerajaan Am 274
GCR - Gantian Cuti Rehat
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 8/ 23
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. PENGAMBILAN KAKITANGAN DI BAWAH SKIM SSM
1. Terima cadangan untuk pewujudan jawatan baru dari KS dan KB
pada setiap tahun.
2. Semak dan pastikan cara perlantikan.
3. Tentukan implikasi kewangan.
4. Kemukakan permohonan untuk kelulusan Pengarah.
KB PSM
5. Semak permohonan kakitangan baru dari KB PSM dan
bentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk
kelulusan.
6. Maklumkan kepada KB PSM berkenaan keputusan permohonan
Pengarah
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 9/ 23
TINDAKAN
T/JAWAB
7. Arahkan PPP sediakan iklan mengikut format iklan jawatan
seperti di Lampiran 1
8. Terima dan semak draf iklan untuk kelulusan
KB PSM
9. Siarkan iklan melalui media terpilih serta pamerkan di papan
kenyataan di dalam pejabat dan jabatan kerajaan di persekitaran
PPP/PT
10. Kumpul dan rekodkan permohonan yang diterima di dalam fail
Permohonan Jawatan Baru sehingga tarikh tutup iklan dan
serahkan kepada KS.
PT
11. Senarai pendekkan permohonan mengikut syarat-syarat yang
ditentukan oleh jabatan
12. Serahkan senarai pendek calon kepada Pengarah untuk
kelulusan.
KB PSM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 10/ 23
TINDAKAN
T/JAWAB
13. Terima dan pertimbangkan senarai pendek calon yang layak
ditemuduga.
Pengarah
14. Teruskan persediaan untuk panggilan temuduga sekiranya
dipersetujui. Jika tidak, buat semula senarai pendek calon.
15. Tetapkan tarikh dan masa temuduga serta tentukan panel
penemuduga dengan Pengarah
16. Arahkan PPP/PT keluarkan surat panggilan temuduga kepada
calon - calon yang terpilih sahaja
KB PSM
17. Hubungi calon – calon melalui surat atau panggilan telefon untuk
mengesahkan kehadiran pada hari temuduga yang telah
ditetapkan.
PPP/PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 11/ 23
TINDAKAN
T/JAWAB
18. Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel penemuduga
KB PSM
19. Sediakan borang temuduga dan salinan maklumat calon untuk
diserahkan kepada Pengerusi dan panel penemuduga pada hari
temuduga
PT
20. Pastikan urusan temuduga berjalan lancar.
21. Arahkan PPP untuk menyediakan
a. Laporan temuduga berdasarkan keputusan laporan
pengerusi panel penemuduga
b. Surat tawaran jawatan kepada calon yang berjaya
yang ditandatangani oleh Pengarah
KB PSM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 12/ 23
TINDAKAN T/JAWAB
B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN
22. Sahkan kehadiran kakitangan yang melapor diri dan beri taklimat
23. Perkenalkan kakitangan baru kepada Pengarah dan semua
kakitangan disetiap bahagian
24. Pastikan kakitangan baru melengkapkan dan menyerahkan perkara berikut :-
(a) Surat Setuju Terima Pelantikan;
(b) Surat Akuan Sumpah;
(c) Borang Pemeriksaan / Pengesahan Kesihatan
(d) Salinan Buku Bank; (Maybank, CIMB, Public Bank dan BSN);
(e) Salinan Penyata KWSP;(jika pernah bekerja sebelum lantikan)
(f) Salinan Kad Pengenalan; dan
(g) 2 keping gambar berukuran pasport
(h) Pengisytiharan Harta
(i) Borang Biodata
KB PSM
25. Sediakan Jadual Orientasi Kakitangan Baru (Rujuk Lampiran 2)
26. Serahkan kepada KB PSM untuk dapatkan kelulusan
PPP/PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 13/ 23
TINDAKAN T/JAWAB
27. Edar Jadual Orientasi kepada semua KS dan KB
PT
28. Pastikan semua kakitangan baru menjalani sesi orientasi seperti
yang dijadualkan.
29. Sediakan dan semak Borang Penilaian Latihan Orientasi
(Lampiran 3) yang dihadiri oleh kakitangan
KB PSM
30. Arahkan KB PSM mengendalikan penempatan kakitangan
berdasarkan keputusan di dalam Mesyuarat Pengurusan PPAS.
Pengarah
31. Sediakan surat penempatan untuk ditandatangani oleh Pengarah
dan edarkan surat penempatan kepada kakitangan baru
PPP/PT
32. Wujudkan fail peribadi kakitangan dan sediakan buku rekod
perkhidmatan bagi kakitangan tetap.
33. Daftarkan nama kakitangan ke dalam fail senarai kakitangan dan
sediakan kad perakam waktu
PT
34. Wujudkan rekod peribadi dan rekod perkhidmatan di dalam
HRMIS.
KB PSM/ PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 14/ 23
TINDAKAN T/JAWAB
35. Sediakan senarai tugas kakitangan baru.
KB Berkenaan
36. Hantar maklumat lengkap kakitangan baru ke KEW/P bagi tujuan
pembayaran gaji
KB PSM
C. Pengesahan Jawatan
37. Sediakan kertas cadangan pengesahan jawatan untuk kelulusan
Lembaga Pengarah PPAS
38. Kemuka perakuan pengesahan jawatan untuk ditandatangani oleh
Pengarah setelah diluluskan oleh Mesyuarat Lembaga Pengarah
39. Keluarkan surat pengesahan jawatan, perakuan pengesahan
dalam jabatan, kenyataan perkhidmatan yang diwajibkan
(Perintah Am Bab A 36 (ii)) dan perakuan pemberian taraf
berpencen selaras dengan Seksyen 6 Akta Pencen Pihak-pihak
Berkuasa Berkanun dan Tempatan kepada kakitangan yang
terlibat.
KB PSM
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 15/ 23
TINDAKAN T/JAWAB
40. Failkan satu (1) salinan kesemua perkara dalam para 36 ke dalam
fail peribadi kakitangan
41. Pastikan fail peribadi kakitangan dan Buku Perkhidmatan
Kerajaan AM 274 kakitangan dikemaskini dari semasa ke semasa
PPP/PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 16/ 23
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
TINDAKAN T/ JAWAB
KB PSM - Terima cadangan jawatan baru dari KS/KB
- Semak cara perlantikan dan tentukan implikasi kewangan
- Kemukakanpermohonan untuk kelulusan Pengarah
Pengarah - Terima dan semak permohonan untuk kelulusan
Pengarah - Maklumkan kepada KB PSM berkenaan keputusan permohonan
- Diluluskan?
KB PSM - Arahkan PPP sediakan format iklan dan semak draf
Tidak
Ya
MULA
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 17/ 23
A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
PPP/ PT - Keluarkan iklan di media tertentu
PT - Rekodkan permohonan jawatan dalam fail permohonan jawatan baru
KB PSM - Senarai pendekkan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan
- Serahkan senarai pendek calon kepada Pengarah untuk kelulusan
`
Pengarah - Terima dan pertimbangkan senarai pendek calon yang layak
- Setuju?
PT - Teruskan persediaan temuduga. Tetapkan tarikh, masa dan tempat
Ya
B
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 18/ 23
A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB PSM - Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon
PPP/PT - Hubungi calon bagi tujuan pengesahan kehadiran
KB PSM - Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel temuduga
PT - Sediakan borang temuduga dan salinan maklumat calon untuk rujukan panel temuduga
KB PSM - Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel temuduga
- Arahkan PP untuk menydiakan laporan temuduga dan surat tawaran kepada calon yang berjaya
B
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 19/ 23
B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN
TINDAKAN T/ JAWAB
KB PSM - Sahkan kehadiran calon yang melapor diri
- Perkenalkan kakitangan baru kepada Pengarah dan kakitangan lain
- Pastikan kakitangan baru membawa semua perkara yang telah ditetapkan
PPP/PT - Sediakan jadual orientasi dan serahkan kepada KB PSM untuk tandatangan
PT - Edar jadual kepada semua KS/KB
KB PSM - Pastikan kakitangan mengikuti jadual orientasi
MULA
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 20/ 23
B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB PSM - Sedia dan semak Borang Penilaian Latihan yang diisi oleh calon
Pengarah - Arahkan KB PSM untuk tentukan penempatan berdasarkan keputusan Mesyuarat Pengurusan PPAS
- Sediakan surat penempatan dan dapatkan tandatangan Pengarah
- Edarkan kepada kakitangan baru
PP/PT - Wujudkan Fail Peribadi, BKP dan RPI
- Daftarkan nama dalam fail senarai kakitangan dan sediakan kad perakam waktu
KB Berkenaan - Sediakan senarai tugas kakitangan
- Berikan satu salinan maklumat kakitangan ke KEW/P bagi tujuan pembayaran gaji
TAMAT
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 21/ 23
C. PENGESAHAN JAWATAN
TINDAKAN T/ JAWAB
KB PSM - Sediakan kertas cadangan pengesahan jawatan untuk kelulusan Lembaga Pengarah PPAS
- Lulus?
- Kemuka perakuan pengesahan jawatan kepada Pengarah untuk ditandatangani
- Keluarkan surat pengesahan jawatan perakuan pengesahan dalam jabatan, kelayakan perkhidmatan yang diwajibkan dan perakuan pemberian taraf berpencen kepada kakitangan yang terlibat
PPP/PT - Failkan 1 salinan perkara di atas ke dalam fail peribadi kakitangan
- Kemaskini fail peribadi dan BPK
kakitangan dari semasa ke semasa
MULA
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 22/ 23
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
8.1
8.2
8.3
Fail Pengambilan Kakitangan (No. Fail PA 2/8) Fail Peribadi Kakitangan (No. Fail PA 2.2) Fail Iklan (No. Fail PA 3/1)
PSM
PSM
PSM
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)08
NO. KELUARAN
: 01
PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKASURAT
: 23/ 23
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
Contoh Format Iklan Jawatan
Lampiran 1
9.2
9.3
Contoh Jadual Orientasi Kakitangan Baru Contoh Borang Penilaian Latihan
Lampiran 2
Lampiran 3