prosedur pengadaan barang dan jasa - 00.doc

PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN SUBKONTRAKTOR

Nomor : ME/P… - R…..

Tgl. Berlaku :

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Tgl : _________Nama : ________Direktorat :

Tgl : ___________ Nama : _________Direktorat :

Tgl : ____________Nama :___________Mgm. Rep. :

Tgl : __________Nama : _________Dir.Utama :

STATUS DOCUMENT

Copy :

Tgl :

Copy :

Tgl :

Copy :

Tgl :

Copy :

Tgl :

Dokumen ini dinyatakan sah dan terkendali apabila telah dibubuhi cap “INDUK” atau “TERKENDALI” yang asli. Bagi para pengguna dokumen yang “TIDAK TERKENDALI” disarankan untuk senantiasa melakukan pengecekan terhadap dokumen terkendali yang disimpan pada Petugas Pengendali Dokumen, guna memastikan dan meyakinkan keabsahan dari isi dokumen tersebut.

1/40



Tgl. Berlaku :

1. Ruang lingkup

1.1. Prosedur ini berlaku untuk mengatur proses pengadaan Barang dan Subkontraktor sejak tahap permintaan penawaran dari Pemasok dan Subkontraktor sampai dengan pemilihan dan penyerahan akhir barang / jasa kepada Pelanggan.

1.2. Ruang lingkup prosedur ini meliputi Praseleksi Pemasok dan Subkontraktor, Permintaan Penawaran Harga, Pemilihan Pemasok dan Subkontraktor, Penerbitan Surat Pesanan, Surat Perintah Kerja, Surat Perjanjian Jual Beli dan Surat Perintah Borongan.

2. Tujuan / Sasaran

2.1. Untuk menjamin agar kualitas barang Proyek memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Pelanggan, serta kode / standar yang disyaratkan oleh Peraturan Pemerintah.

2.2. Untuk menjamin agar kualitas pekerjaan yang disubkontrakkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Pelanggan, serta kode / standar yang digunakan dan peraturan pemerintah.

2.3. Untuk penyeragaman barang dan jasa yang serupa jika diperlukan dibeberapa proyek berjalan, terkait dengan optimasi harga dan effisiensi pengadaan

3. Definisi

3.1. Perusahaan adalah PT.

3.2. Pelanggan (Client) adalah Pemilik Proyek (Owner) atau Pihak Ketiga yang bertindak untuk dan atas nama Pemilik Proyek.

3.3. Pemasok (Supplier) adalah Badan Usaha / Perorangan yang menghasilkan produk melalui sumber daya material.

3.4. Subkontraktor adalah Badan Usaha / Perorangan yang menghasilkan jasa melalui sumber daya material dan jasa.

2/40



Tgl. Berlaku :

3.5. Proyek adalah Fasilitas / Sistem yang akan dibangun oleh Perusahaan berdasarkan Kontrak Kerja (Contract Agreement) antara Perusahaan dengan Pelanggan.

3.6. Project Execution Plan (PEP) adalah dokumen yang didalamnya terdapat segala sesuatu tentang rencana pelaksanaan proyek dimana di dalamnya memuat rencana pengadaan barang dan Subkontraktor.

3.7. Komite Pengadaan adalah unit organisasi task force yang dibentuk perusahaan untuk mengambil keputusan harga penawaran Supplier / Subkontraktor.

3.8. Barang Proyek adalah material dan / atau peralatan yang merupakan bagian / komponen tetap dari fasilitas / sistem yang dibangun, yang pengadaannya dilakukan oleh Perusahaan.

3.9. Praseleksi adalah seleksi calon Pemasok atau calon Subkontraktor untuk dimasukkan kedalam Daftar Induk Pemasok (DIP) atau Daftar Induk Subkontraktor (DIS)

3.10. Seleksi Teknik & Komersial adalah seleksi secara teknik maupun harga yang ditawarkan oleh Pemasok / Subkontraktor yang diseleksi dari Daftar Induk Pemasok (DIP) atau Daftar Induk Subkontraktor(DIS)

3.11. Seleksi Final adalah seleksi terakhir untuk menentukan pemenang dalam pemilihan Pemasok atau Subkontraktor.

3.12. Monitoring & Expediting adalah proses pemantauan Pemasok / Subkontraktor selama proses pengadaan barang.

3.13. Requisition adalah Surat Permintaan Pengadaan Barang dari Engineering kepada Procurement untuk diproses pengadaannya.

3.14. Daftar Induk Pemasok (DIP) adalah suatu daftar yang memuat nama-nama Pemasok yang telah lulus praseleksi oleh Perusahaan.

3/40



Tgl. Berlaku :

3.15. Daftar Induk Subkontraktor (DIS) adalah suatu daftar yang memuat nama-nama Subkontraktor yang telah lulus praseleksi oleh Perusahaan.

3.16. Daftar Kebutuhan Barang Proyek (DKBP, Material Take Off List) adalah daftar yang memuat data-data (jenis, jumlah, dan spesifikasi) dari Material proyek yang akan digunakan untuk proyek termaksud,

3.17. Surat Perjanjian Kerja / Surat Perjanjian Pemborongan (Contract Agreement) adalah Bukti Perjanjian Kerja antara Perusahaan dengan Subkontraktor.

3.18. Surat Pesanan (Purchase Order / PO) dan atau Surat Perjanjian Jual Beli adalah Bukti pemesanan material proyek dari Perusahaan kepada Pemasok.

3.19. LOI (Letter Of Intent)/MOU (Memorandum Of Understanding) adalah Suatu ikatan antara Perusahaan dan Pemasok (Supplier) sebelum PO dikeluarkan.

4. Wacana

4.1. ISO 9001 : 2000 klausal 7.44.2. OHSAS 18001 : 1999 klausal 4.4.6

5. Ketentuan Umum

5.1. Didalam proses Pengadaan Barang dan Sub Kontraktor harus selalu menggunakan prinsip-prinsip efektifitas, efisiensi serta mengutama kan kepentingan Perusahaan secara keseluruhan.

5.2. Sebelum mengeksekusi proyek harus disusun Project Execution

Plan, diantaranya memuat perencanaan pengadaan barang dan Subkontraktor.

5.3. Proses Pengadaan Barang secara keseluruhan harus sesuai dengan

lampiran 8.1 dan proses pengadaan Sub Kontraktor harus sesuai dengan lampiran 8.2.

4/40



Tgl. Berlaku :

5.4. Proses Praseleksi calon Pemasok harus sesuai lampiran 8.3. dengan menggunakan formulir sesuai lampiran 8.9. Hasil praseleksi calon Pemasok dimasukkan kedalam Daftar Induk Pemasok (DIP) sesuai dengan lampiran 8.11.

5.5. Proses Praseleksi calon Subkontraktor harus sesuai lampiran 8.4 dengan menggunakan formulir sesuai lampiran 8.10. Hasil praseleksi calon Subkontraktor dimasukkan kedalam Daftar Induk Sub - kontraktor (DIS) sesuai dengan lampiran 8.12.

5.6. Daftar Induk Pemasok (DIP) dan Daftar Induk Subkontraktor (DIS) harus dilakukan revisi, sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.

5.7. Daftar Induk Pemasok (DIP) dan Daftar Induk Subkontraktor (DIS) Kantor Pusat harus didistribusi kepada setiap Proyek.

5.8. Proses pengadaan Pemasok harus berdasarkan Requisition, Daftar Induk Pemasok (DIP) dan Penawaran Harga dari Pemasok, sesuai dengan lampiran 8.11.

5.9. Proses pengadaan Subkontraktor harus berdasarkan Requisition, Daftar Induk Subkontraktor (DIS) dan Penawaran Harga dari Subkontraktor, sesuai dengan lampiran 8.12.

5.10. Evaluasi penawaran terhadap Pemasok harus didasarkan pada materi sesuai contoh lampiran 8.13.

5.11. Evaluasi penawaran terhadap Subkontraktor harus didasarkan pada materi sesuai contoh lampiran 8.14.

5.12. Proses Seleksi Final terhadap calon Pemasok dan Subkontraktor harus dilaksanakan sesuai dengan lampiran 8.6.

5.13. Untuk setiap Pengadaan Barang dan Subkontraktor harus dibentuk Komite Pengadaan.

5.14. Proses Pengadaan Barang dan Subkontraktor diatur berdasarkan nilai :

5/40



Tgl. Berlaku :

a. Untuk nilai Pengadaan diatas Rp. 100 juta : a.1. Pengadaan dilakukan oleh Procurement Pusat.a.2. Persetujuan terhadap pengadaan dilakukan oleh Komite

Pengadaan yang dibentuk melalui surat keputusan Direktur Utama.

Komponen didalam unit kerja Komite Pengadaan sebagaimana terurai didalam butir 6.7.1 dan 6.7.2.

b. Untuk nilai Pengadaan sampai dengan Rp. 100 juta : a.1. Pengadaan dilakukan oleh Procurement Proyek.a.2. Persetujuan terhadap Pengadaan dilakukan oleh Manajer

Proyek.Komponen didalam unit kerja Pengadaan sebagaimana terurai didalam butir 6.8.1.

5.15. Rapat Komite Pengadaan dapat mengundang calon Pemasok / calon Subkontraktor untuk mendapatkan tambahan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

5.16. Risalah rapat didalam rapat Komite Pengadaan harus menggambarkan alur proses pengambilan keputusan dan keputusan rapatnya dengan bukti – bukti kerja sesuai lampiran 8.15, 8.16, dan 8.17.

5.17. Proses penentuan format dokumen Pengadaan Barang dan Subkontraktor harus dilaksanakan sesuai lampiran 8.7 dengan bukti – bukti kerja sesuai lampiran 8.18, 8.19, 8.20, dan 8.21.

5.18. Proses Monitoring dan Expediting harus dilaksanakan sesuai lampiran 8.8.

5.19. Terhadap semua barang yang diterima harus dilakukan inspeksi penerimaan barang di lokasi Proyek (teknis inspeksi diatur didalam prosedur lain).

5.20. Untuk barang – barang tertentu yang diharuskan dilakukan inspeksi di lokasi Pemasok, maka inspeksi di lokasi Pemasok harus dilakukan (teknis inspeksi diatur didalam prosedur lain).

6/40



Tgl. Berlaku :

5.21. Jika dalam Perjanjian Kerja antara Perusahaan dengan Pelanggan dipersyaratkan adanya keikutsertaan Pelanggan dalam inspeksi penerimaan barang proyek di tempat Pemasok, maka Manajer Proyek diwajibkan mengundang Pelanggan untuk ikut serta dalam inspeksi dimaksud.

5.22 Pemasok yang menunjukkan kinerja yang tidak memuaskan untuk memenuhi persyaratan perusahaan maka pada saat revisi DIP harus dikeluarkan dari DIP.

5.23. Subkontraktor yang menunjukan kinerja yang tidak memuaskan untuk melaksanakan pekerjaan borongan yang dipersyaratkan perusahaan, maka pada saat revisi DIS harus dikeluarkan dari DIS.

5.24. Dalam pelaksanaan pengadaan barang proyek, dilarang melakukan substitusi barang proyek tanpa adanya persetujuan tertulis dari Manajer Proyek dan Pelanggan (Jika dipersyaratkan dalam kontrak).

6. Wewenang dan Tanggung jawab

6.1. Project Manager sebelum mengeksekusi proyek menyusun Project Execution Plan, diantaranya memuat perencanaan pengadaan barang dan subkontraktor. Jenis barang dan subkontraktor yang akan diadakan disusun secara packaging dan dipisahkan menjadi 2 (dua) kelompok, kelompok yang rencana akan diadakan oleh Procurement Kantor Pusat dan kelompok yang akan diadakan di proyek. (lihat butir 7.8.)

6.2. Engineering Proyek diwajibkan memberikan informasi yang jelas dan rinci tentang : jenis barang, spesifikasi, jumlah, pelaksanaan inspeksi penerimaan, waktu dan tempat penyerahan dan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

6.3. Project Manager diwajibkan memberikan informasi yang jelas dan rinci kepada Subkontraktor tentang : uraian pekerjaan, volume pekerjaan, standar mutu yang dipersyaratkan, pelaksanaan inspeksi, waktu dan tempat penyerahan, dan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

7/40



Tgl. Berlaku :

6.4. Yang diberi wewenang untuk melakukan Pengadaan Barang dan Subkontraktor adalah Procurement Kantor Pusat, yang dipimpin oleh Manager Procurement dan Procurement Proyek yang secara structural dibawah Project Manajer tetapi fungsional disupervisi oleh Manager Procurement.

6.5. Dalam pelaksanaan tender untuk Pengadaan Barang dan Subkontraktor sekurang - kurangnya harus diikuti oleh 3 (tiga) Pemasok, kecuali barang proyek yang harus dibeli dari Agen pemegang lisensi atau produsen tunggal, atau yang dipersyaratkan oleh Pelanggan.

6.6. Evaluasi terhadap Calon Pemasok dan Subkontraktor dalam tahap Seleksi Teknik & Komersial meliputi beberapa aspek sbb :

a. Engineering oleh : Manager Procurement Kantor Pusat b. Finance oleh : Manager Procurement Kantor Pusatc. QC & FSHE oleh : Manager QC & FSHEd Procurement oleh : Manager Procurement Kantor Pusate. Konstruksi oleh : Manager Procurement Kantor Pusat

Jika Manager Procurement dalam Praseleksi dan Seleksi Teknik & Komersial calon Pemasok meragukan tentang data – data yang diberikan oleh calon Pemasok termaksud, maka Manager Procurement dapat meminta bantuan Manager terkait untuk melakukan pemeriksaan dan penelitian sumber daya dan cara kerja Pemasok di tempat kerjanya.

Jika Manajer Procurement dalam Praseleksi dan Seleksi Teknik & Komersial calon Subkontraktor untuk pekerjaan fabrikan, ereksi dan instalasi meragukan tentang data – data yang diberikan oleh calon Subkontraktor termaksud, maka Manager Procurement dapat meminta bantuan Manager terkait untuk melakukan pemeriksaan dan penelitian sumber daya dan cara kerja Subkontraktor di tempat kerjanya.

6.7. Batas kewenangan Komite Pengadaan diatur dan ditetapkan sbb :

6.7.1. Untuk nilai Rp. 1 milyar keatas :

8/40



Tgl. Berlaku :

a. Ketua : Direkturb. Wakil Ketua : Procurement Managerc. Sekretaris : Project Managerd. Anggota : - Salah satu DD didalam Direktorat

Keuangan - GM Engineering- Salah satu GM Marketing- Salah satu GM Operasi - Manager Sekretariat Perusahaan

(fungsi legal)

6.7.2. Untuk nilai diatas Rp. 100 juta sampai Rp. 1 milyar :a. Ketua : Salah satu General Managerb. Wakil Ketua : Procurement Managerc. Sekretaris : Project Managerd. Anggota : - Salah satu Manager didalam

Direktorat Keuangan- Manager Engineering- Salah satu Manager Marketing- Staf Sekretariat Perusahaan (fungsi

legal)

6.8. Batas kewenangan Proyek didalam pengadaan barang dan Subkontraktor diatur dan ditetapkan untuk nilai sampai dengan Rp. 100 juta. Susunan team pengadaan terdiri dari :

a. Ketua : Project Managerb. Wakil Ketua : Project Engineerc. Sekretaris : Project Procurement d. Anggota : - Site Manager

- Project Control- Keuangan Proyek

6.9. Pengambilan keputusan didalam rapat Komite Pengadaan :

6.9.1. Pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah dan mufakat.

6.9.2. Materi yang digunakan didalam pengambilan keputusan adalah rekomendasi seleksi final yang sudah ditandatangani oleh Manager Procurement

9/40



Tgl. Berlaku :

6.9.3. Rapat dipimpin oleh Ketua Komite Pengadaan. Bila Ketua Komite Pengadaan berhalangan hadir maka bisa diwakilkan kepada Wakil Ketua Komite Pengadaan.

6.9.4. Rapat dianggap sah bila dihadiri oleh 2/3 dari seluruh jumlah komponen Komite Pengadaan

6.9.5. Keputusan dianggap sah jika disepakati oleh minimal 2/3 dari komponen Komite Pengadaan yang hadir

6.10. Pengambilan keputusan di dalam rapat team pengadaan yang diadakan di proyek.

6.10.1. Pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah dan mufakat.

6.10.2. Materi yang digunakan didalam pengambilan keputusan adalah rekomendasi seleksi final yang sudah ditandatangani oleh Manager Procurement.

6.10.3. Rapat dipimpin oleh Project Manager. Bila Project Manager berhalangan hadir maka bisa diwakilkan kepada Wakil Ketua.

6.10.4. Rapat dianggap sah bila dihadiri oleh 2/3 dari seluruh jumlah komponen team pengadaan.

6.10.5. Keputusan dianggap sah jika disepakati oleh minimal 2/3 dari komponen Komite Pengadaan yang hadir.

6.11. Wewenang otorisasi penandatanganan dokumen pengadaan adalah sbb :6.11.1. Surat Pesanan oleh : Project Manager 6.11.2. Surat Perjanjian Jual Beli oleh : Direktur6.11.3. Surat Perintah Kerja oleh : Project Manager6.11.4 Surat Perjanjian Borongan oleh : Direktur

6.12. Jika Pemasok dan Subkontraktor menunjukan kinerja yang tidak memuaskan maka Project Manajer yang bersangkutan harus memberikan teguran tertulis kepada Pemasok dan Subkontraktor dengan tembusan kepada Manager Procurement.

10/40



Tgl. Berlaku :

6.13. Project Manager diharuskan membuat laporan evaluasi kinerja dari setiap Pemasok dan Subkontraktor yang mendapatkan SP, SPJB, SPK, SPB dari Perusahaan, sesuai dengan lampiran 8.22, 8.23, 8.24 dan 8.25.

7. Kondisi Khusus

7.1. Dalam hal tertentu, pelaksanaan pelelangan Pengadaan Barang dan Subkontraktor dapat dilakukan sebelum kontrak ditandatangani oleh Pelanggan. Dalam pelaksanaanya dapat dilakukan oleh team Task Force Tender bersama-sama dengan Procurement.

7.2. Letter Of Intent (LOI) yang ditandatangani oleh Direktur dapat diterbitkan, walaupun kontrak belum ditandatangani asalkan ada persyaratan bahwa LOI berlaku kalau Pelanggan setuju pada saat approval spesifikasi.

7.3. Jika Project Manager mengusulkan calon Pemasok / Subkontraktor yang tidak terdapat dalam DIP / DIS, maka Perusahaan harus tetap melakukan praseleksi dan seleksi sesuai dengan ketentuan dalam prosedur ini, kecuali calon Pemasok / calon Subkontraktror yang lulus dapat segera diikutkan dalam tender walaupun revisi DIP / DIS belum dilakukan.

7.4. Jika Pelanggan mengusulkan calon Pemasok / Subkontraktor yang tidak terdapat dalam DIP / DIS, maka perusahaan harus tetap melakukan praseleksi dan pelaksanaan seleksi sesuai dengan ketentuan dalam prosedur ini.

7.5. Jika calon Pemasok / Subkontraktor yang diusulkan oleh pelanggan dalam hasil seleksi oleh perusahaan ternyata tidak lulus, maka Perusahaan diharuskan segera memberitahukan secara tertulis kepada Pelanggan.

7.6. Jika calon Pemasok / Subkontraktor yang diusulkan oleh Pelanggan ternyata lulus dalam seleksi yang dilakukan oleh perusahaan tetapi harga penawarannya melebihi harga Pemasok / Subkontraktor lainnya dan / atau waktu penyerahannya tidak sesuai dengan

11/40



Tgl. Berlaku :

rencana waktu Perusahaan, maka Perusahaan akan menyelesaikan masalah ini secara khusus dengan Pelanggan.

7.7. Jika Pelanggan menetapkan Pemasok / Subkontraktor yang harus digunakan, maka ketetapan pelanggan ini dapat dilaksanakan tanpa harus mengikuti ketentuan – ketentuan dalam prosedur ini, Jika Pelanggan mensyaratkan secara tertulis dan memberikan jaminannya atas segala resiko yang mungkin terjadi kepada Perusahaan.

7.8. Jika dibutuhkan, atas persetujuan Direktur Operasi, Proyek bisa melaksanakan proses Pengadaan Barang dan Subkontraktor dengan nilai diatas Rp. 100. juta, dimana proses pengambilan keputusannya mengikuti ketentuan dalam butir 6.7.1 dan 6.7.2.

8 Lampiran

8.1. Diagram Alir Proses Pengadaan Barang8.2. Diagram Alir Proses Pengadaan Subkontraktor8.3. Diagram Alir Praseleksi Pengadaan Barang8.4. Diagram Alir Praseleksi Pengadaan Subkontraktor8.5. Diagram Alir Seleksi Teknik & Komersial8.6. Diagram Alir Seleksi Final8.7. Diagram Alir Proses Pembuatan Dokumen Pengadaan Barang &

Subkontraktor8.8. Diagram Alir Monitoring & Expediting 8.9. Formulir Seleksi Calon Pemasok8.10. Formulir Seleksi Calon Subkontraktor8.11. Formulir Daftar Induk Pemasok8.12. Formulir Daftar Induk Subkontraktor8.13. Formulir Seleksi Teknis 8.14. Formulir Seleksi Komersial8.15. Risalah Rapat 8.16. Daftar Hadir 8.17. Keputusan Pemenang 8.18. Ketentuan Surat Pesanan (PO)8.19. Ketentuan Surat Perjanjian Jual Beli (SPJB)8.20. Ketentuan Surat Perintah Kerja (SPK) 8.21. Ketentuan Surat Perjanjian Borongan (SPB)

12/40



Tgl. Berlaku :

8.22. Kriteria Penilaian Terhadap Kinerja Pemasok8.23. Kriteria Penilaian Terhadap Kinerja Subkontraktor8.24. Formulir Evaluasi Kinerja Pemasok8.25. Formulir Evaluasi Kinerja Subkontraktor

13/40

Documents

prosedur pengadaan barang dan jasa - 00.doc